1、物流公司采购系统仓库会计管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、目的：为了完善仓库出入库及采购报销审核流程，降低仓库盘点差异，在此特对仓管会计的职责及管理进行规范。二、适用范围：各仓库管理工作部门。三、岗位设置各经营事业部应设置一名仓管会计，对经营事业部总部所在城市的会计部经理负责，业务上接受会计部的管理和指导，更换时需得到会计部与人事部的批准。四、工作职责1、 负责审核入库单据。2、 负责审核出库单据。3、 负责审核下发单据。4、 每月负责与供应商对账。5、 每月负责参与实物盘点。6、 每月负责与仓管员对盘点2、差异查找原因，编制仓库盘点差异报告。7、 每月负责对存货盘点的相关文件进行归集和保管。五、操作流程基于新采购系统操作流程：1、 入库审核。仓管员提供资料：仓管员将入库打印（一式二份，采购、仓管会计各一份）并签字确认，然后将入库单和供应商的送货清单（或采购订单明细），传递给仓管会计进行审核。仓管会计审核：仓管会计根据送货清单与入库单进行比对。如果无误，仓管会计在ERP中审核仓管员生成的入库单，并在入库单上签字确认。仓管会计负责将审核后的纸质入库单传递到采购员。2、出库审核。仓管员提供资料：仓管员将出库单打印（一式两份，收货部门、仓管会计各一份）并签字确认。如果直接由领用部门领取，必须由领取人在出3、库单（两份）上签字确认。如果领用部门不在仓库所在地，仓管员必须提供出库单和内部带货的运单，然后将单据传递给仓管会计进行审核。仓管会计审核：仓管会计根据内部带货的运单与出库单进行比对。如果无误，仓管会计在ERP中审核仓管员生成的出库单，并在出库单上签字确认。3、 下发审核。下发单：是指购买的物品不属于仓库常规库存物品，不办理实物出入库，但在系统上进行出入库，由仓库直接下发的物品清单。仓管员必须及时将下发物品的下发单通知仓管会计审核。情况一、仓管员直发营业部的物品下发审核。仓管员提供资料：仓管员打印下发单（一式两份，采购、仓管会计各一份）并签字确认。如果直接由领用部门领取，必须由领取人在下发单（两4、份）上签字确认。如果领用部门不在仓库所在地，仓管员必须提供下发单和内部发货运单、供应商的送货清单或下发部门经理回执，然后将单据传递给仓管会计进行审核。仓管会计审核；仓管会计根据送货清单或回执、发票与下发单进行比对，如果无误在ERP中对下发单进行审核，在下发单上签字确认，并将一份已签字的下发单传递给相关采购人员进行报销处理。情况二、供应商直送营业部的物品下发审核。仓管员提供资料：仓管员打印下发单（一式两份，采购、仓管会计各一份）并签字确认，并提供供应商的发货运单、供应商的送货清单或下发部门经理回执（若供应商直接送货到部门，有清单回执即可），交给仓管会计进行审核。仓管会计审核：仓管会计根据送货清单5、及供应商的发货运单或下发部门经理回执与下发单进行比对，如果无误在ERP中对下发单进行审核，在下发单上签字确认并将一份已签字的下发单传递给相关采购人员进行报销处理。4、 采购报销费用。、为保证账务数据的及时性、准确性和真实性，采购人员取得发票后，必须在申请工作流审批完成后7天内报销完毕。下发的固定资产在下发单上必须有对应的固定资产编码，对于不按规定者会计有权退回。、报销单据。a) 经过仓库发放的物品：采购提供发票原件、入库单。b) 经过仓库下发的物品：采购提供发票原件、下发单。其中预付款及工程款必须附有带订单的合同，月结款必须有详细的送货清单及入库记录。c) 供应商直送的物品:采购必须提供有供应6、商的送货清单、供应商的发货运单（若供应商直送部门，有清单回执即可）、下发单、发票原件。、与供应商核对账单。每月采购需与供应商结账时，必须向仓库会计提供供应商的对账单及相关的采购订单，由仓管员提供相应的入库单或下发单交由仓库会计进行核对，核对无误后可由采购进行相关的付款操作。5、仓库之间调货审核。货物调出仓库，作为出库处理，流程见“出库审核”货物调入仓库，作为入库处理，仓管员根据调货通知单编制入库单，办理入库。然后将入库单，传递仓管会计，仓管会计在ERP中审核仓管员生成的入库单。仓管员与仓管会计必须在入库单上签字确认。6、月初盘点每月月初3号前仓管员与仓管会计一同对上月仓库库存进行盘点。由仓管记7、录盘点的库存数据，仓管会计复核数据。由仓管将数据录入ERP中，仓管会计在ERP中审核仓管员录入的盘点数据，最后生成存货盘点差异表。由仓库会计根据差异上报品管部处理，根据处理结果调整账面数。将电子版盘点差异表分别发至会计经理，财务部高级经理及财务规划小组相关人员，并准备两份由仓管员、仓管会计、仓管经理及会计经理签字的纸质版盘点差异表，一份上交给财务部高级经理，一份由仓管会计自己留存。六、岗位培训1、各会计部经理每季度组织对仓管会计集中培训至少一次，提高仓管会计的专业水平；2、新仓管会计必认真学习此文件，且进行现场5个工作日的交接并通过了会计部组织的考试方可上岗。七、仓管会计对盘点差异的处理办法存货盘点产生的差异必须由仓管员在盘点结束3天内查明原因，由仓管会计在存货盘点差异报告中注明。盘点存在差异的由各仓管会计上报品管处理，对于盘点差异金额，费用全部入仓库所属部门八、责任规定仓管员要配合会计盘点，每月按时盘点。采购员或仓管员要及时将当天出入库存货的相关单据传递到仓管会计处，以便仓管会计在ERP中审核出入库记录。仓管会计要严格按审核标准对当天的出入库存货单据进行审核，以保证当天的实物库存与ERP台账一致。如果出入库单据不符合审核标准，仓管会计有权利将单据退回。九、此文件从发文之日起正式执行，之前有与本文件相冲突的以本文件为准。