1、 实业公司采购目标及部门职责管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第1章 说明1.1采购手册编撰目的：1.1.1阐述在采购职能的执行中应遵循的原则、程序和惯例，指导执行和参与采购职能的部门和职员执行采购相关程序，推进采购职能按合理的流程高效、实用地执行(附件一采购流程图)。1.1.2 推动获得采购实践和程序标准化的益处、确保采购标准的统一应用。1.1.3 向公司职员清楚传达公司的采购政策和采购目标。1.1.4向执行采购职能的所有人员提供关于他们的责任、目标、权限和在公司组织架构中职位的清楚概要。1.2适用范围：12、.2.1 库存项目：指需要并赋以库存项目编码来体现所属种类、需要仓库进行进、销、存管理的物料。如家用燃气用具、燃气仪表、管材、管件和维修保养配件等。1.2.2 非库存项目：指不须进入仓库管理、毋须进行库存项目编码的物料和服务。如小额（如小于人民币10万元）的固定资产项目，如办公家具、办公设备等；服务外包、电脑软件、办公印刷品和文具等。1.2.3 资本性支出：指超过一定金额(如人民币2,000元)、计入固定资产项目的设备、建筑/土木工程建设项目。1.2.4 营业性支出：指在业务运作时产生的费用，包括直接的一次性支出和周期性的花费，如大型会议、办公楼维修与清洁、房屋租赁、软件定期维护等。1.2.53、 不包括燃气采购。1.2.6 其它：对公司运作有重大影响的费用发生的或需要长期承担义务、需由公司董事会来决定的采购项目(例如新厂房建设等)，不适用本手册。1.3 名词定义：1.3.1 采购负责人：指公司采购经理或采购组所归属部门经理（如财务经理）；1.3.2 采购部门：指在财务部架构下的采购组；1.3.3采购员：指负责执行采购职能的人员，某些情况下可能非采购部门人员；1.3.4 供应商：指所有向公司提供产品或服务的组织，如工程物料设备供应商、炉具供应商、代理商、外判施工队、办公用品供应商等；1.3.5 公司：*有限公司；第2章 采购目标采购目标是采购绩效量度和评估的必要前提，是实施各种采购评估4、方法的基础。公司的采购目标如下：2.1 保证所需物料、供应品、设备和服务的适时、适量、及时供应；2.2 为了公司运作经济高效的进行，在与需要的质量、交货期和服务水平一致的情况下，以最有竞争力的价格采购产品/服务。2.3 通过有效的库存管理使库存成本最优化；2.4 确保采购的货物/服务在质量、交货期和服务水平上达到公司要求；2.5 通过严格遵循公司相关采购程序，使合格供应商平等、公正地获得报价与投标的竞争机会，保持公司的竞争能力；2.6引导采购职能的发挥与公司利益、商业道德标准相一致；2.7持续搜寻和开发能为公司提供满意产品/服务的潜在供应商；2.8发展并保持胜任的采购部职员，以适当的运作成本管5、理采购活动；2.9通过招标等合适的程序处理余料/过剩物料，使投资回报最大化；2.10采购有利环保的产品和服务，并使用合适的经济手段以减少污染和浪费。第3章 环保采购政策3.1 环保政策? 公司承诺在为我们的客户提供安全可靠的燃气供应和优质服务的同时，务求减少污染和浪费，为后代缔造更为理想的生活环境；? 公司的环保采购政策是采用有利环保的产品和服务，以节约资源、减少污染和推进物料的循环利用；? 使用者和采购部门会确保在采购运作中遵守以上的政策。3.2环保采购指引在可选择的情况下，应该采购能安全使用、不影响环境的产品/服务；如果不能选择，应向供应商建议我们对环保的关注并鼓励供应商达到我们在环保上执6、行的原则和标准；在采购实际操作中，我们应遵循如下的指引：3.2.1同等质量、商务条件下，优先向有环保认证（如ISO14000）的供应商采购相关产品；3.2.2购买或使用持续再生的木材及木材制品, 包括应用在隔墙板、门、 地板、 加固木条及其它木材配件。供应商要证明木材源自可再生的资源。无论何时，应避免使用不可再生的木材。选择大楼维护及装配工程的供应商亦应遵循以上原则；3.2.3向环保纸张的供应商采购纸张；3.2.4废弃、过期等物料进行合理分类，如可再利用物料、不可再利用物料等，以便废弃物处理商相应地进行环保处理；3.2.5购买可再补充的文具, 例如: 可再补充的铅笔及原珠笔；3.2.6购买能减7、少产生废物的设备及机器, 例如: 可双面复印的复印机；3.2.7购买可节省能源及能充分利用能源效益的产品，例如: 购买太阳能计算器代替用电池的计算器；3.2.8采购活动应遵守当地有关的环保法律、法规；3.2.9向供应商宣传并促进其提高环保意识，推动其环保措施的实施；3.2.10在符合经济原则下, 应避免购买污染环境的产品， 例如: 含氟氯化物的绝热材料等；3.2.11主张简易包装，避免使用非环保材料(如不可降解的塑料)来包装。第4章 采购部门职责4.1采购部门主要负责推动联合采购的实施、商品供应渠道搜寻、与供应商谈判及订立订单/合同并跟进其完成、评审供应商的表现和维持合适库存水平。另外，订购的8、处理、物料的接收和检验、物料储存、对帐及申请付款、库存记录的及时维护等相关事项也是采购部的职责。4.2 其它规定的职责如下：4.2.1检查采购申请单是否获得适当权限的批准和申请数量是否适当；4.2.2 必要时，复核采购申请单是否有适当的CEA、EA、成本中心、批准的资金预算或业务预算等文件或信息的支持；4.2.3维护并更新合格供应商目录及组织协调对供应商表现的评估；4.2.4同其它相关部门一起，通过评估样品、考察/审核供应商工厂等检验获得的物料或服务是否达到公司要求的质量标准；4.2.5引导相关部门参与潜在的物料/服务的供应商的搜寻；4.2.6管理标书收集箱并确保制订的招标程序被严格地遵守；49、.2.7组织开标与评标，发出中标通知书，协调合同的及时签订；4.2.8监控交货，将相关物料采购进展情况适时通知申请部门；4.2.9对货物缺失、短少、毁损及其它供应错误或次品向供应商投诉/索赔；4.2.10同当地和境外的供应商、保险公司、银行、船运商或其它服务公司维持良好的工作关系，以保证他们都能为公司提供经济高效的服务；4.2.11同使用部门保持良好的工作关系，并在采购政策和采购程序的解释与坚持上提供协助；4.2.12通过合适的程序处理大宗零碎和剩余物料；4.2.13优化采购程序，探寻联合采购的可能，推动成本节约、良好库存控制等经验的交流与推广。4.2.14 在采购手册规定的程序下，非库存项目中的办公用品及劳保用品，单价低于500元的，由行政部负责购买。