1、小公司行政办公及合同采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 总 则第一条 、本公司为促进管理效率，提高全员士气，并使其所依据及遵守，特制定本管理制度，员工在公司任职期间均应遵照执行。第二条、本规章适用于本公司全体员工，包含试用期人员。第三条、制度形成与管理，皆由现职人员所组合，凡在职人员皆必须加入，上至经理下至一般员工，均应严格执行。第四条、聘任员工合约制度在行政管理及各项制度中，以公平，公正，公开赏罚为原则。 第五条、本公司属对外营利单位，全体员工必须共同投入，积极表现个人荣誉感和责任心为宗旨。 第六条 、本2、公司对所有在职员工的升迁，加级，加薪及考核等，皆以该员工的平时表现与业绩为主要依据，包含员工的向心力，荣誉心，责任感等。第一章、部门员工岗位职责一、销售人员岗位职责 1、负责产品的市场渠道开拓与销售工作，执行并完成公司产品年度销售计划。 2、根据公司市场营销战略，提升销售价值，控制成本，扩大产品在所负责区域的销售，积极完成销售量指标，扩大产品市场占有率。 3、与客户保持良好沟通，实时把握客户需求。为客户提供主动、热情、满意、周到的服务。 4、根据公司产品、价格及市场策略，独立处置询盘、报价、合同条款的协商及合同签订等事宜。 5、维护和开拓新的销售渠道和新客户，自主开发及拓展上下游用户，尤其是终3、端用户。 6、认真贯彻执行公司销售管理规定，努力提高自身业务水平。二、 财务人员岗位职责 （一）收付款 严格按公司的收入管理规定办理收款业务，公司所有付款项目必须由经理签字方可支付，不得发生少付、多付现象。 （二）记帐 1、负责现金账和银行账的记账工作，当天的业务必须当天入账，做到日清月结； 2、每日核对库存现金与现金账余额是否相符，做到账证、账实、账账相符。 （三）票据管理1、 财务人员应当妥善保管公司发票、收据，不得丢失，及时做好发票、收据的使用登记工作，随时掌握发票使用情况。2、 发票、收据不得转借、转让、代开，不得拆本使用。 3、公司客户需要开具发票的，由销售人员填写发票开具申请表并由4、经理审批后，财务人员方可开具发票，不得按取得发票方的要求变更品名和金额。 （四）工资管理 1、根据工资管理规定按时核算员工工资，编制工资表，交经理审核； 2、根据经理审核后的工资表，进行工资发放。 （五）审核员工报销或借款的内容是否完整，数字计录是否准确，大小写出是否一致，签章是否齐全，发票是否合法等。 （六）资产管理 根据资产管理规定对公司的资产进行登记、入账、保管、检查等管理工作，做到账账、账实相符。 （七）成本控制和财务分析 正确、及时和完整地记录公司的财务状况，根据每月的账簿和报表，对其经营状况进行分析，制定出适合本公司的成本控制方案，实现增收节支，协助公司提高经济效益，当好公司经理的5、参谋和助手。 （八）对外工作 每月税务报税，缴税工作和工商年检工作。按时纳税、交费，如发生延误而导致公司受罚，其责任由财务人员承担，未经公司经理许可不得泄露公司的财务状况。三、行政人员岗位职责1、负责办公室管理制度的制订和日常维护、管理。2、负责公司各类电脑文档的编号、打印、排版和归档；3、报表的收编以及整理，以便更好的贯彻和落实工作；4、负责公司项目采购，各项合同文档的管理；5、办公室环境的日常维护工作，确保办公区域的整洁有序；6、完成部门经理交代的其它工作。第二章、财务管理制度一、费用管理制度 为了节约开支，降低公司经营成本，少花钱，多办事，办好事，提高公司经济效益，制定本制度。 (一）公6、司对各项费用开支实行计划管理，各项开支原则上必须先报计划，按批准的计划开支。各项费用开支都必须取得合法原始凭证，经办人必须在原始凭证上注明开支用途，财务部办理报销必须认真审核，保证开支凭证完整、准确、合法。 (二）所有的费用开支实行先报计划后开支，由申请人提出计划（须说明用途和详细预算）报经理批准，凭批准的计划经财务部审核后报销。 (三）差旅费管理制度 本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，结合本公司实际情况，特制订本制度。 1、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。 2、出差旅费分交通费、膳宿费：交通费系指火车、汽车、飞机等费用；膳宿费系指膳食费及宿费。 3、出差人7、凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。4、出差人返回后应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始讫地点、工作内容、报支项目、金额等，由财务部负责人审核后报经理批准，由财务部在报销时冲销预支数。(四）水电费管理水表、电表由行政部管理登记，负责与供水、供电部门核对数据，并按时交纳水电费，凭正式发票到财务部报销。公司每个员工都要树立节约每一分钱的思想，办公室人离开后必须关掉用电设施（灯、电脑、空调等）电源。二、 发票管理制度。 （一）发票的开具及管理 1. 销售人员应根据项目要求,在行政部领取并填写发票开具申请表,经经理签字后,报财务开具正式发票。2. 发票寄送为快递物流方式，在发票送出8、前要通知收件人送达时间,并要求收件人收到后及时反馈,作好确认工作，确保公司开出的每一张发票都能迅速、安全地到达客户手中。第三章、文印资质管理制度一、 文印资料管理制度为规范公司行文及公司行政、业务等资料的打印、复印工作，并确保公司信息的安全，特制定本制度。1、文印工作由行政部专人负责打印和复印工作。 2、公司的文字资料，有打印、复印必要时方予打印、复印。可通过计算机网络传递或其他不需打印、复印的文件，一般不予打印、复印。3、复印公司重要的文件、资质证书、合同等资料时，需经领导同意后，方可复印。 4、文印室工作人员应注意节约纸张，尽量双面打印、复印，保持打印复印一体机及其他文印设备的清洁。二、印9、章管理制度为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。 （一）公章的刻制、启用公章的刻制1、公司印章的刻制均须报经理批准，由行政部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。2、公章的形体和规格，按国家有关规定执行。公章的启用新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 （二）公章的保管、交接和停用1、公司的公章、专用公章由行政部专人保管，各部门公章由各部门指定专人保管。2、公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。3、严禁员工私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需由经理批准10、后方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。4、公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。5、公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 （三）公章使用一）使用范围如下：凡属以公司名义对外发文、合同、标书、财会业务、授权书、证明等一律加盖公司公章；二）使用程序1、公司所有用章都须先经领导批准后方可盖章。2、公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的，行政部有权拒印。3、严禁填盖空白合同、协议、证明等。因工作特殊确需开具时，须经经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开11、具手续的用途，未使用的必须立即收回。 （四）、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。三、 资质管理制度 为加强公司经营管理，确保公司资质使用严谨、规范、合理，特制定本制度。 1、公司资质系公司资产，除用于公司经营外，任何个人不得以任何理由、任何方式私自使用。 2、公司资质由行政部保管，行政部对资质的安全存放和规范使用负责。 3、公司内部使用资质用于投标、各种外部审核等工作时，须由经理审批后方能使用。 4、行政部对资质使用情况作登记，确保资质的规范使用。第四章、物品管理制度一、办公用品管理制度 为加强公司办公用品的管理，规范办公12、用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据我公司实际情况，特制定本制度。（一）办公用品分类 公司办公室物资分为易耗品、管制品、实物资产。 1、易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。 2、低耗品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器、装订机等。 3、固定资产：物资达100元以上，如：电脑、办公桌椅、打印复印机等。（二）办公用品采购 办公用品由财务部负责采购。（三）办公用品的保管 1、办公用品由行政部负责保管。2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管的物资可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、消耗低、费用省。 3、批量购入的办公用品应即时入库存储，13、物资采购员和保管员要搞好验收交接，在“办公用品入库登记本”上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。 （四）办公用品的领取 1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确一次一领，随用随领，用多少领多少。 2、领取时，领取人须在登记表上写明日期、领取物品名称、规格、数量等项并签字。 3、领取的低耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。 4、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。 5、办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给采购员或保管员，采购保管人员根据情况予以调换或收回入库。（五）办公用14、品的使用 1、使用办公用品应以司为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。 2、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，下班后及时关闭电脑、打印机、饮水机等电器设备电源。3、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用、贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。二、烟酒管理制度为了规范公司日常烟酒的采购、保管、领取和使用，加强日常管理，做到物尽其用，并为能及时做好公司员工日常外协联络工作15、的后勤保障，特制定本办法。1、 行政部根据需求制定采购计划，由公司领导审批后财务人员负责采购。2、采购的烟酒经采购人和保管员共同核实无误后，办理入库手续登记台账，采购人及保管员签字。3、领取及使用(1)事前沟通原则：因工作需要送礼的需提前报备给经理，领导同意后方可在行政部签字领取。(2)剩余烟酒退还：对于领用的烟酒未使用或者剩余的，领用人必须在24小时内退还保管员并签字确认。4、库存盘点保管员要时时掌握烟酒库存量的情况，在临近最低库存值时，及时向领导报告，以免影响工作。5、对于侵占公司财物的，一经发现，公司予以开除。第五章、考勤制度 为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。 16、1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。 2、严格请、销假制度。员工因私请假的一律由经理批准并将请假条交由公司行政部，请假员工事毕后到行政部销假。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。第六章、合同管理制度一、人员合同管理制度为了规范本公司的劳动合同管理工作，促进依法履行劳动合同，保护公司与员工的合法权益，根据中华人民共和国劳动法和有关法律、法规，结合本公司实际情况，制定本制度。 （一）适用范围。在本公司工作与公司签订劳动合同的所有员工。实行劳动合同制度，无论公司管理人员还是一般员工，所有员工必须熟悉了解劳动合同管理17、制度，依照劳动合同管理制度调整、稳定、和谐本公司的劳动关系。 （二）管理职责。公司行政部门负责本公司的劳动合同管理工作，主要职责包括：1、认真学习并贯彻执行有关劳动合同的法律、法规和政策； 2、依据本制度办理劳动合同的订立、续订、变更、解除、终止等手续； 3、加强劳动合同的基础工作，实行动态管理，促进劳动合同管理的规范化、标准化。 （三）劳动合同的订立以书面形式订立。公司遵循公平、公正的原则，提供劳动合同文本。劳动合同一式两份，公司和员工各执一份。 （四）合同变更及解除。公司和员工如认为有必要，经协商一致可以书面形式对原订劳动合同的部分条款进行修改、补充、废止。任何一方不得任意变更，如协商不成18、的，劳动合同应当继续履行。员工因个人原因提出解除劳动合同，应当提前三十天通知公司。 （五）公司所有员工，都要熟悉了解本制度，全面正确地实施本制度，以维护公司和员工双方的合法权益、促进和提高劳动生产力。 二、购销合同管理制度 1、各类合同统一归由行政部进行管理。行政部应收集、整理各类合同进行归档管理，定期检查考核。 2、应定期按合同分类建立详细的台帐，及时归档保存。3、任何人不得擅自将合同带出室外，如因工作需要借出时，用完后必须及时归还。第七章、采购制度为规范公司采购工作，确保外购物品完全符合客户要求，特制定本制度。1、公司所需物品的采购需根据销售订单决定。2、慎重选择供应商；以合理的价格购买物19、资材料；货到后及时发给合作客户。 3.所有物品采购，申请人必须填写物品采购申请表，经理审核财务审批后方可采购。 4、 采购员应调查主要材料的市场与行情，选择最合适的供应商，以确保公司利益和满足客户要求。 5、如公司现有供应商不能达到公司客户要求时，采购员应及时重新寻找能满足公司客户要求的供应商。 6、每种物料采购员必须有三家以上的供应商进行询价、比价、议价、核对各项参数，并将结果报经理审批。凡没有按上述审批手续审批的，财务部将拒绝付款。7、 采购定单或合同准备完毕后交经理审核，经理核批方可实施。（必要时提供相关资料（如技术参数、样品等）。8、定单发出后，采购员按预定交期及时跟进督促供应商交货。20、9、货到公司，采购员应及时验货。核对型号、数量、种类等。第八章、保密制度 为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 1、公司经营发展决策中的秘密事项； 2、投标项目的标底、合作条件； 3、重要的合同、客户和合作渠道； 4、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 三、属于公司秘密的文件、资料，必须由专人负责收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。第九章、卫生管理制度 为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。一、卫生管理的范围为公司办公室、门窗等办公场所及其设施的卫生。二、保证每天打扫一次，做到各种设施干净无污垢，保持办公室干净整洁。