1、公司请购审批及采购验收制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据相关会计法律、法规、准则和制度，并结合本公司实际，制定本制度。第二条 公司负责人对本公司采购与付款内部控制制度的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。第二章 岗位分工第三条 办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德及其相应的专业技术职称。第四条 公司专设采购部负责采购业务，付款业务由财务部负责办理。涉及采购与2、付款业务的相关部门应制定适合本部门的岗位责任制。明确岗位设置、人员配备及其职责、权限等。各部门、岗位应团队协作，减少相互推诿。第五条 办理采购与付款业务的岗位应当相互分离。为确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，采购与付款业务不相容岗位至少包括： （一）请购与审批； （二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审计；（四）采购与验收；（五）采购、验收与相关会计记录； （六）付款审批与付款执行。 第六条 公司内部不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全部过程。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。公司根据具体情况对办理采购与付款业务的人员实行定期岗位轮换。第三章 请购3、与审批第七条 请购部门的划分：常备材料: 生产管理部门；预备材料: 物料管理部门；非常备材料:订货生产用料: 生产管理部门；其 他 用 料: 使用部门或物料管理部门；第八条 请购应依相应的计划等依据进行，具有请购权的部门应当严格按照计划执行进度，办理请购手续。 第九条 请购单的开据和传递请购经办人员应参照用料计划、库存实有量、最低库存限额等，开据“请购单”（或“采购汇总表”，下同）。请购单应注明材料的品名、规格、数量、用料日期及注意事项，日常用品由物料管理部门按月根据耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。紧急请购时，请购部门应在“请购单”的“备注栏”内说明原因，并注明“紧急”字样,4、 提出请购。“请购单”经部门主管审核后依照请购批准权限呈报审批，“请购单”应及时送达采购部门，非物料管理部门提出请购，“请购单”应及时送达物料管理部门，由物料管理部门具体经办人核实签字后送交采购部门。第十条 免开请购单部分下列总务性物品免开请购单：招待用品:饮料香烟等。书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、刻印、报表等。食堂食用物品。车辆零星用油。零星采购及小额零星采购材料项目。第十一条 请购批准权限原材料支出请购金额预估在5 万元以下者,采购部填制付款申请单，由分管财务负责人批准。请购金额预估在5万元以上者, 采购部填制付款申请单，由分管财务负责人会同公司经理批准。财务部每月编制汇总付款计划5、，报董事长审批。固定资产支出 先由使用部门提出申请，说明申请理由。请购金额预估在1万元以下者, 公司经理批准。请购金额预估在1万元以上者, 报董事长审批。总务性用品先由使用部门提出申请，说明申请理由。请购金额预估在5000元以下者, 由公司经理批准。请购金额预估在于5000元以上者, 报董事长审批。超计划或计划外的采购申请，一律报公司负责人或董事长批准。审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 “请购单”未经审批或审批人超越授权范围审批的，经办人员有权拒绝办理，但应及时向审批人的上级报告。第十二条 请购变更或撤销请购变更或撤销应以“内部联络单”形式进行。“内部联络单”由初始变更的部门6、填写变更或撤销的内容和原因以及变更或撤销的数量等，由各部门签字后下发。请购变更或撤销时，采购部门应根据“内部联络单”变更或停止采购。请购变更或撤销时，物料管理部门应依原“请购单”及“内部联络单”待办收料，或将“请购单”单退回原请购部门。原“请购单”不能撤销时，采购部门也应告知原请购部门和物料管理部门。第四章 采购与验收第十三条 采购的划分除总务性物品外，物资采购由采购部门负责办理，其它部门不得为之。公司负责人或分管负责人可直接与供应商或代理商议价。专案用料的采购，必要时由公司负责人或分管负责人指派专人或指定部门协助办理。重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止7、出现决策失误而造成严重损失。第十四条 采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购：凡具有共同性的材料，如果集中办理采购较为有利，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，以便于采购部门定期集中办理采购。长期报价采购：凡经常使用且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应商，议定长期供应价格，经审批后通知各请购部门依需要提出请购。订单式采购：根据业务订单及生产计划，按产品生产订单组织采购。第十五条 采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需分类制定材料采购期限，通知各有关部门，以便参考，发生变更，应及时修正。8、第十六条 询价、比价、议价采购经办人员接获“请购单”后应依照请购物品的缓急，并参考市场行情、过去采购记录、厂商提供的资料，除经核准电话询价外，需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品的，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以注明，经主管核准后，先让使用部门或请购部门签注意见后呈报审批。属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员在议价后，应于“请购单”中注明，经主管签认后呈批。经过整理的厂商报价资料；以及充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力，产品品质保证等有关情况后，再采取由采购、使用、财务等部门共同参与比质比价，并按9、规定的授权批准程序确定供应商。第十七条 采购及审批按规定程序确定供应商后，一般物品或劳务等的采购应采用“采购订单”（“合同”）（或“请购单”，下同）等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式，并依采购审批权限审批。审批权限具体参照第十一条规定。“采购订单”（“合同”）应分送财务部门。需同供应厂商签订长期合同者，应以拟妥的长期合同书，依采购权限审批后办理。订货合同根据中华人民共和国合同法，规范制作。固定供应商且分批采购，可先订正式合同，待分批采购时以“订货单”用传真、电子邮件等方式确认。采购审批后，如发生采购数量、金额等变更时，请购部门应按照更改后的采购金额重新审批，但若更改后的审10、批权限低于原审批权限时仍应由原审批人核定。第十八条 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购，部门主管应立即指定经办人先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第十九条 进度控制及事务联系采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订处理对策。第二十条 根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由物资保管部门和质量检验部门对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。11、 对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应及时查明原因，提出处理办法。第二十一条 订单、合同等采购文件应及时整理、归类、装订存档并应妥善保管，采购价格属公司机密，不得外泄。第五章 付款控制第二十二条 采购付款按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制制度货币资金等法律、法规、规章、制度办理。第二十三条 支付的货款金额一律以公司财务部已经登记入帐的发票金额为依据，入帐发票所附订单（合同）、请购单、送货单、入库单及检验报告单等相关单证必须齐全，相关审批手续完备。否则，财务部可以拒绝接收。第二十四条 已到期的应付款项，财务部办理付款的会计，凭财务主管审12、核并经分管负责人审批和公司负责人核准的“付款申请单”办理付款。“付款申请单”应注明发票号码、金额、预计付款期限、及会计凭证号码等相关信息。第二十五条 严格控制预付定金，防止上当受骗。第二十六条 应付账款和应付票据，财务部由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理。第二十七条 已支付款项的退货，采购部应协助财务部及时收回退货款。第二十八条 财务部定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第六章 监督检查第二十九条 采购与付款的监督检查由公司内审、质检等相关部门进行。第三 十 条 检查人员主要对公司采购与付款内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行进行检查。第三十一条 采购部门应定期或不定期调查主要材料的市场行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。并向内审部门提供市场采购价格。第三十二条 质量检验部门应定期抽查和反馈质量信息。第三十三条 内审部门应对应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性及有关单据、凭证和文件的使用和保管情况进行检查。检查其凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。第三十四条 监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，检查部门应立即将检查结果及处理意见，报公司负责人并通知有关部门整改。第七章 附 则第三十五条 本制度经公司负责人批准后试行。