1、公司物资采购管理制度及保管员职责编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条：物资采购供应管理是企业经营管理、产品质量、环境、职业健康安全管理体系认证的主要组成部分之一，因此加强物资管理，严格物资管理制度是促进企业发展，提高经营效果的有效途径。第二条：物资采购供应管理工作必须坚持“从生产出发，为生产服务”的观念，认真贯彻国家、企业经济管理的各项法规和制度，严格执行物资纪律，合理分配物资，及时、齐备、保质、保量、经济合理地组织供应，切实保证企业生产经营活动的正常进行。第三条：加强物资科学管理。在物资计划、采购2、供应、核算、统计等各个环节上做到“计划有依据，分配有道理，消耗有定额，用料有核销”；合理储存和保管物资，定期清查库房，合理调剂余缺，压缩库存，保证在库物资数量、质量完整无损，降低仓储费用。第四条：加强物资管理人员的培训，提高管理人员素质。物资工作岗位本着因事设岗，适当配备定员，不能缺岗、代岗，以保证工作质量。第二章 部门职责及岗位描述（一）部门职责1.负责物资系统的全面管理工作，包括制度制定、运行、修改与完善、监督检查制度落实；传达、贯彻上级有关文件精神；承担相关指标的完成。2.负责公司物资采购各过程监控、建立采购制约机制；协调物资供应，保障工程项目施工正常进行。3.负责物资采购、验收、发放3、保管以及周转材料租赁、使用、退场等过程管理。组织分析主要材料、周转材料费用消耗，以便对管理薄弱环节加以控制。4监控公司各项目废旧物资处理工作，使各过程受控。5.掌握部门人员状况，负责系统人员培训、考核，协助人力资源部进行系统人员调配。6.负责制定系统工作规划并根据公司要求适时调整。7.负责与主管领导、上级主管部门、公司各项目部、部门间的沟通、协调工作；协调公司与项目物资设备租赁供需关系，降低公司周转材料消耗水平。8. 本部门与其他部门的协调与信息共享。（二）采购员岗位职责1、严格贯彻执行公司各项物资采购管理政策及有关材料管理规定，接受部门主管及公司监督检查。2、积极主动与申购部门联系，核实所4、购物资的名称、规格型号、数量等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。3、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。4、 以搞好“物资供应，保障工程需要”为原则，抓好采购管理，了解车间及各工地项目部的物资需求及市场供应情况。5、熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、规格型号、产地、单价、质量及供应商和产品生产商。6、按“产品质量负责制”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道询价、议价，降低采购成本，提高采购质量。7、定期去项目部了解产品质量、听取项目管理人员、保管员及工人的反馈，5、根据反馈情况制定切实可行的方案满足项目物资需求。8、及时完成部门主管下达的各项采购任务，及时保障企业正常生产经营需求，严格执行公司采购管理制度，采购均以“物资申请单”为依据。9、严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知仓库管理员、成本员、质量员等验收，按规定办理验收入库手续，共同把好质量及数量关。对因为采购员采购货物质量不合格，导致的退货费用或者为了使货物达到使用标准而进行进一步加工处理所产生的费用由采购员承担。10、熟悉所采购物品的市场行情，能据此为经营投标活动做好参考服务。11、服从公司各部门监督，遵守公司有关规章制度。（三）保管员职责2、入库：(6、1)新购物资到达仓库，根据物资特性，检查物资外观质量，数量，根据工地或加工厂反馈提醒采购员采购质量；入库填写一式三联入库单，其中一联交给采购员，报销使用；存根联仓库做账使用，另一联返给财务做账；仓库管理员没有认真核对物资和发票单是否一致，就办理入库手续，所带来的一切责任由仓库管理员承担。（2）工地材料入库：如果材料是从公司仓库提取的，则根据仓库的出库单填写工地的入库单，认真核对材料的明细情况，对不符合施工要求的坚决不收，由于疏忽大意造成残次材料进入工地造成损失，付全部责任；如果材料是从供货商直接运到工地的，由采购员和核算员，工地负责人共同验收入库，如发现所送材料与所要求材料不符，立即反馈意见，7、是采购员责任，损失由采购员承担，如果是供货商原因，追究供货商的责任；未能及时发现问题，只要进入工地，将来不能以材料不符当初提货要求推卸责任，对因这部分材料带来的损失负全部责任。（3）工地退回物资，工地人员和仓库管理人员共同对退回的物资进行清点，确认无误后开具物料退库单，登记入账，便于对项目成本的结算。如果工地人员没有进行对退回的物资进行清点，退库单将以仓库管理员出具的退库单为准，将来引起的退库物资的质量及数量问题由工地人员负责，如果退库时仓库管理员没有认真的核对退回物资的数量及质量情况，而直接按照工地人员的出具的退库初稿直接进行退库，将来引起的任何问题由仓库管理员负责。 3、出库：根据项目部物8、资申请单及部门库存表，盘存物资库存数量；库存数量足够，备货发货，同时根据最低库存或数量不足填写物资申购单，经领导批准后由部门主管安排采购员采购；出库填写一式三联出库单，一联仓库做账使用，一联交给工地领用人，另一联返给财务； 出库时如果领用人没有对领出物资明细与出库单明细进行核对，与仓库管理员进行沟通查实，确实属于失误的，补办手续，如果无法证实确实因为出库原因导致领购物资质量和数量问题由领购人承担责任。4、盘存：定期根据（每半年一次）库存表及出入库单据核查实物，做到单据与实物一致，盘亏物资分情况处理，属于盗窃丢失的，经公司行政部调查后，属于保险范畴的，有保险公司承担，如果属于保管员，门卫职责不到9、位引起的丢失，有保管员，门卫负责赔偿；如果物资由于管理不善，或者没有按照使用说明进行保管造成物资无法正常使用，则由保管员负责赔偿。5、信息收集与反馈：对发送项目部及加工车间的物品，实行跟踪制度；统计物品的使用寿命，收集工人及项目管理人员的反馈等，及时同部门主管沟通使用结果。6、负责仓库物资的搬运、贮存、保管、维护、堆放管理工作，保证不合格的物资不投入使用；7、材料出入库做好记录，健全账目，每月结算填写报表，按时上报；8、负责废旧物资的回收、分类、保管、管理工作。第三章 物资采购管理工地物资采购、验收、发放流程图1.1前提条件工地提出物资需求申请表，该表首先由工地负责人提出申请，后经核算部领导确10、认属于预算范围的签字，最后由经理审批，然后所提物资需求申请表汇总至材料部，由材料部核对库存，有，直接进入步骤9发放程序；不足或无拟定新的需求计划表。1.2步骤一材料部拟定采购计划表报领导审核批准，领导认为该物资有购买必要，在采购计划表上签字；如果领导认为该物资应部分购买或不购买，工地应该重新拟定新的采购计划表，直至主管领导批准，步骤一结束。1.3步骤二材料部将领导审批通过的采购计划表一式两份交采购员及实际使用者，两部门人员根据采购计划表内容同时进行询价。1.4步骤三采购员将询价结果报部门主管，材料部经理将两部门询价结果进行对比，根据质优价廉、服务快捷等原则，材料部拟定采购方式方法向供货商再次议11、价。1.5步骤四采购员整理供货商报价资料，深入分析进入采购程序，根据公司实际情况，签订供货合同。1.6步骤五根据供货合同，采购员填写付款申请单，部门主管、核算部及公司领导审核签字，交财务部付款；采购员合理安排运输车辆及时将所采购物资运至工地或仓库。对于货到付款及延期付款的，直接进入验货环节。1.7步骤六采购物资运送至仓库后，由保管员，及采购员对采购物资进行验收。运至工地后，由采购员，工地负责人，核算员共同签字确认验收。1.8步骤七 物资验收合格，保管员填写一式三联入库单，采购员及保管员分别在入库单上签字；否则，采购员应及时同供货商协商，采取退换、换货或索赔措施。1.9步骤8 根据合同付款。1.12、10步骤9 进入物资发放环节。1.11根据公司要求，货到工地及公司后，采购员及时提醒供应商开具发票并提供产品质量证明书。备注：对于采购物资直接到项目现场的，由项目负责人及核算员同时签字确认；对于验收不合格的，及时通知采购员处理退换货或索赔。如果工地负责人没有对材料进行认真验收，导致的损失由工地负责人承担。2公司办公用品采购流程图各部门提出物资需求申请表，该表首先由使用人提出申请，后经本部门领导确认后签字，最后由经理审批，然后所提物资需求申请表汇总至行政部，由行政部核对库存，有，直接进入步骤3发放程序。2.1步骤1行政部采购人员根据审批的物资需求申请表进行盘存，没有库存物资，填写借款单，由行政部13、经理签字，实施采购。2.2步骤2行政部采购员和仓库保管员共同验收，合格填写入库单，如发现所购物资与申请表中列明物资不符（或不能达到要求使用状态），立即与供货商协调，属于供货商的责任，要求退货或者换货，属于采购员的责任，则负责赔偿损失。采购员必须出具由采购员，仓库管理员，行政部经理三人签字的发票或者收据方可报销。2.3步骤3物资合格后入库，行政部填写出库单，交给仓库管理员，分发物资。公司行政各部门正确使用的办公用品，妥善保管，如因使用者的原因造成物资的损毁或者不能正常使用，负责赔偿（正常合理的损耗除外）。第四章 物资入库管理入库流程：材料直接入仓库的，采购员必须出具仓库入库单，并有仓库管理员签字14、方可报销。工地材料入库：项目经理对材料质量负责，核算员对数量负责，材料入库前发现问题的，材料员负有与供货商协调的责任。工地没有负责人及核算员签字的退库初稿，则以仓库退库单为准。物资验收1、验收意义：确保入库物资数量准确、质量完好，为物资保管、保养打好基础，为拒付、退货、索赔提供依据。2、验收要求：a、四验：验品种、规格、质量、数量。b、核对物资品种、规格、质量、数量及配套情况，做到准确无误。3、验收程序：a、验收准备：存放位置,堆码方式和保管方法.垫放材料和搬运装卸器具、人力。验收工具和计量器具。验收资料（发货清单、质量标准和说明书等）。b、核对资料入库验收单（凭证号码、供货单位、物资名称、规15、格型号、供货数量及单价、总金额、运杂费等）。运单（出库码单、到货通知单等）。材质证明、装箱单、磅码单、发货明细表等。c、检验实物数量验收：按双方约定或法定的计量单位进行验收。质量验收：按合同要求验证实物。资料不完备的物资，做待验收标识，防止误发出库。凡不需要入库保管直接运往项目部的材料，材料员要与项目部共同验收。对质量/环境/安全有专门要求的物资，必须会同相关技术人员共同验收。验收中发现数量、质量、规格、品种等不符，保管员及工地负责人有权拒绝验收入库，并报告部门主管。4、物资入库对验收合格的物资，保管员填写入库单，登记入账，并将实物放入相应的货架。5、物资退库保管员填写退库单，工地没有负责人及16、核算员签字的退库初稿，则以仓库退库单为准。6、在途物资物资在运输过程中发现缺少，损坏的，如果因为特殊原因导致的可在经过领导批准后不承担责任，除上述原因外承担全部责任。物资保管、保养（一）、保管保养要求：1、符合质量、环境、安全规定，根据物资性能，安排物资摆放、堆码场所。2、保持物资原有的使用价值。3、做到成行成列、检点方便，先进行出，发料方便。 4、定期盘点库存，保证帐、物、卡相符，反映真实成本。5、保证物资贮存安全。做好五无（无霉烂变质、无损坏和丢失、无隐患、无杂物积尘、无老鼠）、六防（防雨、防潮、防压、防腐、防火、防盗）。6、有特殊防护要求的，按规定保管、保养并予记录。7、保管员工作调动，17、要办理交接手续，实物盘点及未了事宜，列清单一式三份，领导见证，双方各执一份，部门存档一份，便于分清责任。（二）、保管保养工作：1、易燃、易爆等物资，专库存放，配备防护设施，有详细的发放记录。2、精密仪器（测量仪器、质检仪器等）、仪表及有温度要求的材料，要有保温措施。3、焊材：库内通风、干燥、无有害气体和腐蚀性介质。码垛离地面0.3米，离墙壁0.3米，垛高1.5米。装卸小心轻放，避免药皮脱落。经过烘干的电焊条，严禁退库。4、油漆涂料：库内干燥，通风，远离火源，防止日光照射。铁桶包装的要定期倒置，防止沉淀。发现桶盖或桶底鼓涨时，应开盖放气，防止爆裂溢出。油漆、涂料贮存期不宜过长，先进先出。不要用铁18、器敲打桶盖，防止产生火花爆炸。5、橡胶制品、塑料制品：保持库内通风、清洁。避免日光照射及高温、高压，以免老化、变型或粘连，失去弹性发生裂纹。先进先发。6、有贮存期的物资应标识明显，登记出厂、进库日期，分批存放，先进先发。7、露天存放的设备、材料，必须做好苫垫防护。定期巡查并记录，发现积水、锈蚀、变质、冻裂等，应及时报告并采取措施。9、物资在保管期间，要有唯一标识，并记录备查。第五章 物资领用管理发放原则：先进先出，方便用户，简化手续，做好质量跟踪记录。出库流程：基本要求：1、仓库发料必须符合质量、环境、安全的规定。2、领料人必须凭领料单（指钢材、油漆）领用物资；领料单必须先经直接领导签批；涂改19、的领料单无效。3、按质、按量、及时、准确、按规定程序、手续出库。（三）、发放程序：1、填写领料单、物资申请单，项目齐全、签字确认。2、核实品种、规格、单位、数量。3、出库材料，保管员必须清点核实。第六章物资使用、物资管理、物资退库6.1物资使用工地负责人按照图纸施工，以预算为标准，以工程质量和公司利益最大化为出发点进行施工管理。正常施工中，由于工地负责人的原因导致工地出现超过预算的废料，指挥不当导致出现窝工，返工的情况，有此带来的多余的成本和费用，工地负责人承担相应责任，从工地补助工资中扣除。工地负责人发现材料需要进一步加工才符合图纸要求，但是完全按照图纸施工会使成本提高，费用增加，这时需要工20、地负责人全盘考虑利弊，妥善处理，当不能确定最佳方案时，可以上报总经理，征求最佳方案，如果因项目经理欠缺考虑而做出的有损于公司利益的决定，应负责相应的赔偿。在实际施工中，工地人员发现图纸设计合理但是从施工，美观，成本等角度考虑提出更优方案并进行了周密的处理，为公司降低成本，提高工程质量；公司根据具体情况给予相应的奖励。工地负责人对工地用料的使用情况负完全责任，在预算允许的范围，属于正常合格的管理，超过预算的允许范围的，对超过的部分进行分析，属于不可控因素造成的，经总经理签字，不承担责任，属于自身管理问题，则赔偿耗费多余材料的损失，材料使用率越低（废料率越高）承担赔偿越高；材料使用率低于预算的允许21、范围，公司根据情况给予奖励。6.2物资现场管理施工现场由于环境、条件的限制，容易造成物资管理的混乱、丢失与浪费，因此加强施工现场的物资管理对降低安装成本、提高公司的经济效益有着重要的积极作用。各工地及车间的负责人应加强工地的安全保卫工作，确保公司的一切物资材料不受损（流）失。存在安全隐患的，工地负责人须安排相应人员值班看护。工程结束退库时，工地人员不得以“被盗”为理由和借口。如果丢失，找相应责任人，如果没有落实相应责任人，则由工地负责人承担相应责任。移动性强的设备要机随人走。工机具用完即收。单位将不定时进行检查，发现有随心所欲乱仍浪费材料（工机具）者，视情况予以罚款处理。各施工点的负责人，要养22、成下班前检查现场的作风，关电源，关气阀，处理不安全因素，避免意外。现场的设备、材料管理人员要经常检查现场的机械设备、工机具、材料的使用情况与现状。向工地领导反映情况，提出建议、出谋划策，提高现场物资的管理水平。对现场的废料、边角余料要及时组织回收，大力开展修旧利废活动，勤俭节约，降低成本。对于常用易损物资材料，实行以旧换新制。现场材料和机具设备要区分使用，不得乱堆乱放，做到文明管理，文明施工。工地之间借调工具及材料，必须有相应手续，并且及时将相应手续转交到保管员手中，及时登记，便于工地物资管理和区分责任。6.3材料退库材料退至仓库工地退回物资，工地人员和仓库管理人员共同对退回的物资进行清点，确23、认无误后开具物料退库单，登记入账，便于对项目成本的结算。如果工地人员没有进行对退回的物资进行清点，退库单将以仓库管理员出具的退库单为准，将来引起的退库物资的质量及数量问题由工地人员负责，如果退库时仓库管理员没有认真的核对退回物资的数量及质量情况，而直接按照工地人员的出具的退库初稿直接进行退库，将来引起的任何问题由仓库管理员负责。材料直接推给供应商由工地负责人，核算员填写退料单（一式三联），一联工地留存，一联交给采购员，报销冲账使用，一联交给财务，留存与供货商结算使用，任何一方造成的损失都要做出相应的赔偿。第七章 废旧物资管理1.目的：加强对废旧物资的有效管理，确保公司利益不受损失。2.范围：公24、司范围内一切生产废料（如废铁、空焊丝盘、空油漆桶等）及以旧换新的旧物品均为废旧物资的范畴。3.职责：物资部负责对公司的一切废旧物资实行全面管理。任何项目（制造）部及个人不得擅自处理。4.废旧物资处理办法4.1车间废材料及废旧物资 车间产生的废材料全部由材料部统一处理，废型材及废旧物资必须经过整理筛选确认为无生产利用价值。4.1.2材料部设专人负责，处理时由财务部、材料部共同在场方可处理。5其它废旧物资5.1凡规定以旧换新的物品必须交旧才能领新，凡规定如数归还物品必须归还。5.2废旧物资退库须以材料部统一的单据为准，单据须经办人及负责人签字并存好以备核对查证。项目部退库废旧物资若无单据以仓库点收到的物品为准。由材料部统一处理。