1、光伏发电系统集成公司经营采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX科技发展有限公司第一部分 物资管理办法（暂行） 第一章 总 则第一条 为规范XX科技发展有限公司(以下简称“公司”)物资采购行为，加强物资管理，保证采购质量，降低采购成本，保障物资供应，结合公司实际情况，特制订公司物资管理办法（暂行）(以下简称“本办法”)。第二条 本办法规定了物资管理的原则、物资的分类、管理分工、管理职责、业务流程等。第三条 本办法适用于公司所有大宗物资的采购管理。第四条 物资管理的基本原则、先批准后采购的原则、采购与保管（验2、收）分离的原则、使用单位负责申请并报批的原则、保障供应、厉行节约、创造效益的原则第五条 设备或物资技术及设计的基本原则、工程用设备和物料清单由设计院确认把关的原则、设备或物资的信息数据采集端口的适配，由信息中心确认把关的原则。第六条 设备或物资的采购由总经理（特定由董事长）最终审批的原则第二章 物资分类及管理职责第七条 公司的物资按费用主要分为以下几类：、施工承包合同明确由公司负责采购的安装设备及备品备件；、施工承包合同明确由公司提供的主要材料和施工辅材；、其他物资，如施工用设备、工器具等；、办公类物资，如：交通工具、通信器材、计算机及配件、网络设备、办公用品、安全防护及劳保用品等物资。第八条3、 根据公司管理职能分工，小宗办公类消耗品由综合管理部门负责采购管理。工程类物资及固定资产由采购中心负责采购管理。第九条 物资使用部门职责 、项目部是工程类物资、施工用设备、工器具的使用部门，具体负责：、负责施工用设备、工器具需求计划的编制和报批；、负责项目工程设备、备品备件采购计划的编制和报批；、参加物资的招标和询价比价工作；、根据公司内部项目承包合同授权对大宗物资按照招标结果签订采购合同，组织询价比价和零星物资的直接采购；负责项目部需用物资的到货验收、保管、记录造册等工作。、办理项目部需用物资、设备的领用手续。、办公类物资由公司综合管理部门按季度申报计划并办理领用手续。特殊情况下可申请加急采4、购。第十条 设计院职责1、 负责系统方案可靠性的确认和完成项目最终方案的设计；2、 负责提供项目物资材料清单。第十一条 信息中心的职责、 负责审核系统项目的信息管理数据端口的方式与协议。（用于电站数据采集与系统分析）第十二条 工程技术部职责、负责审核设计院编制的工程设备、备品备件清单；、负责审核项目部申报的物资采购计划；、参与所有工程物资采购的核价。第十三条 经营采购中心门职责、负责物资申请计划汇总，并会同工程技术部做好申请计划平衡工作；、负责根据批准的物资申请计划严格按照公司招标管理办法确定采购方式，组织设备和大宗物资的招标、审核项目部询价比价和零星物资比价采购结果；、负责按照批准的招标或询5、价比价结果进行合同谈判，并按照公司经济合同管理办法签订订货合同或指导项目部签订订货合同；、组织物资使用部门进行到货验收工作。配合项目部做好验收中发现不合格品的处理退货或调换和质保期内物资质量问题的处理；、指导项目部建立健全物资采购台账和物资收发台账；、负责项目部节余物资设备的收储、保管和项目部之间调剂。第十四条 财务部门职责、负责对各部门需用物资计划进行汇总，编制公司物资采购费用计划，并落实相应资金；、参加物资的招标、询价比价等评标工作；、对物资收发台账进行稽核。第三章 物资计划管理第十五条 公司所属各部门、项目部需用物资，必须编报物资申请计划表（见附件）。物资申请计划表一式三份：一份本部门留6、存，一份交经营采购中心门，一份交财务部门。需用物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，需填写固定资产购置审批申请表，详见公司固定资产管理办法。第十六条 填写物资申请计划表时,要详细填写物资名称、型号规格、技术要求、使用时间、用途、暂估价格，有特殊要求的要加以说明。第十七条 项目部物资申请计划表由项目经理签字后，报公司工程技术部审核、分管副总审查批准后交经营采购中心门承办，其他部门物资申请计划表由申请部门负责人签字后报分管副总审批后交经营采购中心门承办。设备或重要物资等有技术要求的在提出物资申请计划表的需要同时提供技术规范书。第十八条 各部门、项目部编制采购计划时，要从实际需要出发，本着励行7、节约的原则，避免盲目提报物资采购计划。由于上报物资采购计划失误，造成物资积压给公司带来经济损失，由申请部门负责人承担相应经济责任。第十九条 工程施工承包合同规定由业主方供应的物资，项目部成立前由工程技术部根据承包合同要求向业主提出到货计划，项目部成立后由项目部负责根据合同要求提交使用计划和催交。第四章 物资采购管理第二十条 物资采购严格按照公司招标管理办法实现分级管理。第二十一条 物资采购单项合同估算价在万元人民币及以上的，必须进行招议标，招标结果应上报审批。第二十二条 物资采购单项合同估算价在万元人民币以下万元人民币及以上的由经营采购中心门实行询价比价采购。第二十三条 采购单项合同估算价在万8、元人民币以下的可实行市场直接比价采购。见附件零星物资比价采购单。凭零星物资比价采购单按公司财务报销规定办理报销手续。第二十四条 招标和询价比价的各项工作严格执行公司招标管理办法及物资采购询价比价实施细则。第二十五条 物资采购招标或询价比价结束后，采购管理部门（或项目部）应指定专人负责整理相关资料，按照公司档案管理要求移交公司档案室保存。第五章 物资采购合同管理第二十六条 招标采购的物资或需要支付预付款的询价比价物资必须签订订货合同，合同签订严格按照公司合同管理办法办理。第六章 物资仓储管理第二十七条 公司原则上实行零库存管理需用即购、即购即用的管理办法。第二十八条 物资验收：经营采购中心或项目9、部物资管理人员会同需用物资部门有关技术人员根据订货合同和到货通知单对物资品种、型号规格、技术要求、质量标准认真进行验收，填写物资验收单（见附件），并进行到货登记到货凭证登记簿（见附件）。对于不合格物资以及不符合合同要求的，拒绝收货。到货物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，验收时需填写固定资产入库验收单，详见公司固定资产管理办法。第二十九条 业主方提供的主要设备、材料一般直接送货到施工现场。验收由项目部相关专业技术人员、物资管理人员、施工单位人员共同进行。第三十条 项目部或公司物资采购管理部门根据供货厂商提供的发票和实际验收情况填写物资收料单（见附件）第三十一条 对于验收合格的物资需用部10、门必须及时办理领用手续，填写物资领用单（见附件）,并由部门经理或项目经理签字。领用物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，领用时需填写固定资产使用保管登记表，详见公司固定资产管理办法。第三十二条 物资采购管理部门或项目部凭供货发票、物资收料单、物资领用单，根据合同付款条件办理付款手续。财务部按规定付款。第三十三条 物资采购管理部门或项目部必须建立物资收发台账物资现品卡（见附件）。财务部对物资收发台账定期进行稽核。第三十四条 公司将根据需要, 适时设立仓库用于物资设备的储存。物资仓储管理实施细则另行制订。第七章 附 则第三十五条 本办法由经营采购中心负责解释并根据情况修订。第三十六条 本办法11、自发布之日起实行。附件：、物资申请计划表、零星物资比价采购单 、物资验收单 、到货凭证登记簿 、物资收料单 、物资领用单 、物资现品卡 、物资管理流程图附件 XX科技发展有限公司物资申请计划清单 编报号码： 序号名称规格（型号或图号）质量要求单位数量单价总价备注（购买原因）1.2.3.4.5.6.7.总 价工程部审批： 项目经理（部门负责人）： 编制人：总经理（或董事长）批复： 分管副总：注：编报号码为：年份月份本月第几份清单，例如综合部年月份报的第一份计划清单就是2010-09-01。 此表 一式三份，采购管理部门、申请部门、财务部各存一份 附件XX科技发展有限公司零星物资比价采购单: 日期12、： 年 月 日序号物资名称型号规格数量报价单位报价(元)推荐定购单位定购价(元)备 注第一次第二次汇 总设计（技术）负责人： 项目经理： 工程部： 经营采购中心 ： 编制人：分管副总：附件XX科技发展有限公司物 资 验 收 单供货单位： 验收日期： 年 月 日 ： 序号物资名称型号规格计量单位应到数量实收数量质量情况备注经营采购中心门验收人： 项目部（使用部门）验收人：附件 XX科技发展有限公司到货凭证登记簿合同编号 年供应单位名称运单字号质保书编 号凭 证实收数量验收记录收料单据备注月日日期字号品名规格单位数量单价总价验收单号验收人字号月日附件 XX科技发展有限公司 物 资 收 料 单总帐科13、目明细科目 日记帐号 借 连 续 号 贷年 月 日 收料仓库 字 第 号合同号供货厂商发票号物资编号品名及规格凭 证实收实际价格收料后登现品卡稽核签章料帐存收料后交财务部登帐收料后交财务部登帐单位数量单位数量单价金额发 票 共 张备注 财务稽核： 收料人： 附件 XX科技发展有限公司物资领用单 领用单位： 年 月 日 字第 号 物资编码： 物资名称型号规格单位数量金额领用实发单价金额领采财用购务单管部位理门存存存查查查物资编码物资申请计划表编号备注供应主管： 发料人： 领料主管： 领料人：附件 XX科技发展有限公司物 资 现 品 卡物资编码计量单位物资名称型号规格年凭 证供应单位或领用单位实际14、单价收入数量支 出 数 量库存结余月日种类号码合计销售合计数量金额附件 XX科技发展有限公司物资管理程序设计院编制设备物资清单审核综合管理部汇总设备或万元以上的大宗物资 办公消耗物品 万元以下的物资设计院编制设备物资清单工程部、项目部项目部物资计划表物资计划表物资计划表 工程技术部审核招标公司分管领导审批工程技术部审核招标公司分管领导审批招标公司分管领导审批招标综合管理部组织采购经营采购中心或项目部招议标招标经营采购中心组织招标招标 经营采购中心、项目部组织签订合同经营采购中心组织签订合同使用单位领料经营采购中心或项目部组织验收、保管项目部组织验收、保管XX科技发展有限公司第二部分 招标管理办15、法（暂行）第一章 总 则第一条 为了规范安徽某科技有限公司(以下简称公司)的招标投标活动，保护公司利益和招、投标人的合法权益，提高经济效益，保证项目招、投标质量，根据中华人民共和国招标投标法等有关法律、法规，特制定招标投标管理办法(以下简称本办法)。第二条 本办法适用公司进行的所有招标投标活动。第三条 公司进行的工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、调试、监理以及与工程建设有关的设备、材料等的采购，批量物资的采购，设备运输等本办法第十五条规定限额以上的采购，必须进行招标。第四条 招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。大型招标项目，应由公司董事会、监事会或委托国家公证机关参加整16、个招标投标活动，进行现场监督，证明招标投标行为的真实性、合法性。第五条 公司董事会或公司董事长、总经理等高层领导明确不需要招标的以外，公司的任何部门或个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任某式规避招标，必须进行招标的项目，其招标投标活动不受地区或者行业的限制。第六条 招标投标活动及其当事人必须接受依法实施的监督。第二章 组织机构及职责第七条 公司招标领导小组及其职责：公司成立以董事会成员和公司总经理、副总经理组成的招标领导小组，招标领导小组主要负责：、对万元以上重大招标项目进行全过程的领导、指导；、负责对万元以上重大项目招标评标委员会上报的评标报告进行审议；、对万元以上重大项目评标委17、员会推荐候选中标单位排序进行审定并确定中标单位。第八条 公司招标办公室及其职责公司招标领导小组下设招标办公室，招标办公室主任由公司总经理兼任，成员由公司副总经理、财务总监、市场开发中心、经营采购中心、设计院、工程管理中心、财务管理中心主要领导和有关人员组成，具体负责招标、评标的组织工作，并受董事会委托根据评标委员会的评标结果确定万元以下项目的中标单位。主要内容:、确定招标方式（自行招标或委托咨询公司招标）、编制或审定招标文件、评标细则；、拟定或预选投标单位，发招标邀请函；、组织评标委员会；根据招标项目拟定评标委员人选；、对万元以下的候选中标单位排序，审定并确定中标单位；对重大项目候选中标单位排18、序进行排序，并招标领导小组确定中标单位。、发预中标通知书；、定标后的合同洽谈和签订。第九条 评标委员会及其职责评标委员会具体负责：1、 标书初评、详评；2、 组织答疑、撰写评标报告； 第十条 招标监督小组，重大项目可以由公司总经理根据需要成立监督小组。第三章 招 标第十一条 招标项目按照国家有关规定需要履行项目审批手续的，应当先履行审批手续，取得批准。第十二条 招标方式:根据招标项目的不同可以采取公开招标、邀请招标和议标三种方式。第十三条 一般情况下，达到下列标准之一的，必须进行招标：1、 施工单项合同估算价在万元人民币以上的；2、 重要的设备、材料采购，单项合同估算价在万元人民币以上的；3、19、 勘察、设计、监理、运输、调试等服务项目采购，单项合同估算价在万元人民币以上的；第十四条 有下列情况之一的可不实行招标:1、 可供选择的投标单位不足三家；2、 配套产品指定厂家。3、 公司董事会或公司领导认为不适合招标或有其他原因不适合招标的项目。因上述情况不具备招标条件的，采购前应报总经理或董事长批准。第十五条 公司可以选择招标咨询单位，委托其协助办理招标事宜。公司具有编制招标文件和组织评标能力的招标项目，公司可自行办理招标事宜。第十六条 公司采用邀请招标方式的，应当向三个或三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。特定项目或设备不具备公开招标和邀请招标20、条件的，报公司总经理批准后，邀请单位数量可为两个或采取直接议标发包方式。第十七条 公司可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查。第十八条 招标项目应编制招标评标工作计划、招标文件、评标细则等项文件。招标评标工作计划、招标文件、评标细则等应经招标办公室确认。第十九条 招标文件应根据招标项目的特点和需要编制。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。国家对招标项目的技术、标准另有规定的，应当按照其规定在招标文件中提出相应要求21、。招标项目需要划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明。第二十条 招标项目如设有标底的，标底必须保密。一个招标文件只能编制一个标底。第四章 投 标第二十一条 投标人是响应招标、参加投标竞争的法人或者其他组织。依法招标的科研项目允许个人参加投标的，投标的个人应符合本办法有关投标人的规定。第二十二条 投标人应当具备承担招标项目的能力和招标文件对投标人规定的资格条件。 第二十三条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。投标文件应密封，并加盖单位和法定代表人的印鉴。招标项目属于工程建设勘察、设计、施工、调试、监理的，22、投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩、拟对本项目的服务时间；属于勘察、施工、调试、监理的，还应当包括拟用于完成招标项目的机械设备、测试设备等。第二十四条 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。公司收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，应当拒收。第二十五条 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知本公司。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。第二十六条 招标文件应要求投标人在提交投标文件的同时提交投标保函(或保证金)。第23、二十七条 投标人不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标，否则一经发现，没收投标保证金，取消中标资格。第五章 开标、评标和中标第二十八条 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间后进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。第二十九条 开标会邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。第三十条 评标由公司评标委员会负责。评标过程要采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。第三十一条 评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设24、有标底的，应当参考标底。第三十二条 中标人的投标应当符合下列条件之一：能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。第三十三条 评标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求时，可以否决所有投标。必须进行招标的项目的所有投标被否决的，应当依照本办法重新招标。第三十四条 中标人确定后，公司经营采购中心负责向中标人发出中标通知书；将中标结果通知所有未中标的投标人，退还投标保函(或保证金)。中标人放弃中标项目给公司造成损失的，应当依法追究法律责任。第三十五条 公司和中标人应当自中标通知书发出之日起日内(特殊情况可适当延长)，按照招标文25、件和中标人的投标文件订立书面合同。中标人应当按招标文件确定的时间及时提交履约保证金；同时公司向其退还投标保函(或保证金)。第六章 附 则第三十六条 本办法自发布之日起实行。本办法由公司经营采购中心负责解释。XX科技发展有限公司招标结果汇总审批表工程或设备名称估算价承办人招标方式发标时间截标时间开标时间投标单位技术评分排名报价商务分总排名简要评估推荐预中标排序评标小组人员（签名）公司招标办公室成员（签名）备 注XX科技发展有限公司第三部分 经济合同管理办法（暂行）第一章 总 则为规范合同管理，防范经营风险，提高合同履约率，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关法律、法规，并结合本公司26、实际情况，特制定经济合同管理办法(以下简称本办法)。第二章 适用范围本办法适用于公司对外签订的所有经济合同和协议(以下均简称合同)。第三章 经济合同管理机构和管理职责一、经济合同管理实行公司某领导、归口管理、分工负责、监督管理的原则。二、经济合同范围和种类、本办法所指合同的范围包括以本公司为合同主体对外签订的所有发包合同，公司对外承包合同管理办法另行制定。、公司管辖的合同分为以下几类：类：项目前期可研、初步设计、勘测设计合同、咨询、评估监测及科学试验合同，土地及建构筑物征迁、补偿合同，技术引进、转让合同，教育培训等有关合同。类：工程施工承包合同，工程调试合同，工程监理合同，质量监督合同，安全监27、察合同，维修、技改、维护合同，财产租赁、工程设备、材料、备品备件采购合同，非标设备加工合同，货物仓储保管合同，后勤生活涉及的有关办公设备、房屋、机械租赁合同，运输以及其它与其相关的合同。类：借贷合同、财产保险合同、资产评估合同。以上各类合同的补充协议均与原合同属同类合同。、根据上述合同分类，确定本公司合同谈判、草拟签约的主办部门和协办部门。()类合同市场开发中心主办，设计院、经营采购中心、工程技术中心、财务管理中心、法务部协办。()类合同经营采购中心主办，市场开发中心、设计院、工程技术中心、财务管理中心、法务部协办。 ()类合同财务管理中心主办，经营采购中心、市场开发中心、法务部协办。特殊情况28、公司董事第或总经理可指定承办部门或承办人，以上各类合同的补充协议由原主办部门办理。三、合同管理职责、公司经营采购中心是公司合同的归口管理部门，对合同管理负有规范、管理、指导、监督和检查的职责。、合同主办部门职责()调研论证；组织合同谈判；草拟合同文本；组织合同评审，依据授权签约。()负责合同的履行以及履行过程某同的变更(包括单价、总价、图纸、期限、质量、价款支付方式变更)书面材料收集，保管归档。()合同履行过程中发生违约及工期、质量等争议，及时向公司领导汇报，并及时协调调解、仲裁、诉讼，确保公司权益不受损害。经营采购中心设合同专管人员人、市场开发中心、工程技术中心、财务管理中心设兼职合同管理人29、员或主办人员。、合同专管（兼职）人员职责()保管合同及分发。合同正本保存在公司档案室，合同副本按附表确定的分发范围办理分发手续。合同电子文本由主办部门负责发公司领导并按合同分发范围上公司局域网供相关人员浏览查询；()负责检查合同是否符合法律和有关规定；()及时检查合同执行情况，并督促合同执行人员做好合同的付款、催交，来往函件处理及相应的保管工作；()汇总反馈合同执行主要情况； ()汇编和编制合同签订和执行情况一览表（附件）。（）重大问题(资金问题、技术问题、质量问题)应及时书面向分管领导汇报；来不及时可先口头汇报，并于三天内补写书面报告。、合同主办人员职责()负责合同签约前的各项具体工作；()30、负责合同签约后的具体执行工作，如催交、付款等；()牵头与其他部门相关人员的协办工作；()来往函件的收发和管理工作；、各专业人员职责()按专业分工负责相关条款的执行工作；()经常检查该部分的执行情况；()及时处理有关来往函件，但函件的原件须及时交主办部门专管人员保管(如需用则保留复印件)；()执行情况及函件处理结果及时和主管部门专管人员联络，并以书面形式交主管部门专管人员。、合同管理总结会议原则上每半年召开一次，根据项目进展情况有关部门可分别召开协调会处理有关事宜。第四章 合同的订立一、公司是合同主体，任何职能部门一律不得以其名义对外订立合同。二、公司合同评审采取会议评审和会签制度。合同文本由主31、办单位或合同另一方草拟，由招标确定中标单位的合同文本应与招标文件某同主要条款相一致。三、合同评审：、万元以上的类合同，万元以上的类合同、万元以上的类合同（融资合同除外）采取会议评审。、会议评审由公司总经理或副总经理主持，设计院、工程技术中心、经营采购中心、法务部、财务管理中心相关专家参加，主办部门记录会议结果（见附件），如需要修改的不同意见则由合同主办部门与对方洽谈；上述限额以下的合同采取会签制(附件)，合同会签由主办部门根据与合同另一方初步洽商情况草拟文本，经主办部门、协办部门会签后，报公司领导批准，进行合同签订；如会签中有不同意见需要对合同条款进行修改，由主办部门负责与合同对方进行再次洽商32、后报公司领导批准，进行合同签订。公司对外工程承包合同原则上由公司法定代表人或法定代表授权委托人审批并签署。分包工程或物资采购合同原则上由董事长授权总经理审批，总经理根据授权范围认为需要董事长审批的合同，由主办部门报董事长批准，如总经理因事外出不能及时审批，合同又急于签订时，经过总经理同意可由委托分管副总经理审批，分包合同文本经过董事长或总经理审批后，可委托公司主办部门有关人员和公司分管领导签署。四、合同签订前的准备、签订各类合同人员必须熟悉并掌握相关法律、法规、政策，严格执行各类合同法定程序，本着平等互利、等价有偿、诚实信用、协商一致的原则，依法进行；、合同签订前应做好资质审查工作，详细了解合33、同另一方的法人资格、经营范围、资质等级、企业信誉及业绩、履约能力、财务状况等事项；、工程合同签订前，合同主办部门及业务人员应详细了解标的、市场行情，做好合同对方报价、概预算的审核以及招标等有关工作。、合同主办部门在合同签订前，草拟合同文本，组织合同谈判前的准备会议，公司领导、合同协办部门参加并提出谈判意见；合同主办部门汇总并整理各方意见，组织与合同对方的合同谈判工作，公司领导、合同协办部门人员参加谈判。五、合同的内容可根据合同性质具体约定，但应包括以下条款：当事人的名称(姓名)和住所；标的；数量；质量；价款或酬金；付款方式；履行的地点、期限和方式；违约责任；解决争议的方式；生效与失效时间；合同34、份数。各类合同应按以下原则由合同管理人员某编号，编号规则及及含义如下：（） 合同： . (、) 某 合同类别 项目代码 年月份 顺序号 （）补充协议： . (、) 某 合同类别 项目代码 年月份 原顺序号 补充协议序号（）技术协议：为确保设备符合设计上明确的技术参数，以及设备间的系统互连，合同应有技术协议做为附件，合同技术协议（附件）由设计院根据设计要求拟制，工程技术部审核确认。合同文本应做到文字规范、严谨，表达准确、具体，重要的概念、专业术语应作专条定义。以仲裁或诉讼作为争议解决方式的，应当争取将仲裁机关或管辖法院确定在本地。六、合同签订：签约前应对合同主体、签约资格、对方资信进行审查。各类35、合同签订的当事人，应具有法定代表人资格或持有有效的法定代表人授权委托书。公司对外签订合同，在履行批准程序并由公司法定代表人或法定代表授权委托人签字，加盖合同专用章后方可生效。七、所有合同应采用书面形式签订，可参照国家有关部门推荐的合同示范文本。八、合同专用章由公司授权经营采购中心负责保管。合同专用章是合同的专用签章，任何其他部门不得私自乱刻合同章或借用、冒用合同专用章。合同签署后必须加盖合同专用章，不得用其他签章形式代替。九、实行招标或议标发包的合同，其合同的主要条款，应当与招标文件、投标文件和中标通知书的主要内容相一致，招、投标文件差异部分的澄清应补充到相应条款。十、类合同我方不得少于份，即36、正本份，副本份，其他合同我方一般不得少于份，即正本份，副本份。第五章 合同的履行一、合同一经签订生效，即具有法律效力，应当按照约定，认真、全面地履行。二、合同生效后，主办部门及协办部门要认真履行合同，对质量、数量、价款有异议的要在法定期限或规定期限内以书面形式向合同另一方提出，同时对合同另一方在质量、数量、价款的异议也要在法定期限内给予书面答复；对确需变更或解除的合同，以书面形式经双方确认；合同履行中发生争议或有违约现象发生，要及时向公司有关领导书面汇报，以便及时有效的解决争议。三、合同履行期间，合同管理人员和经办人员须及时了解合同履行情况，汇总整理相关资料；合同履行中必须严格按照合同的约定予37、以进行，相关的通知、送货单、催收通知等相应证据需妥善保存。四、超出授权范围和期限签订的合同对公司不具有法律效力，其后果由责任人个人承担。五、严禁以签订合同名义谋取私利，损害本公司利益。严禁在合同谈判、合同签订、合同履行过程中收受礼品，收受回扣。要严守商业秘密，保证合同安全履行。六、合同履行终结后，主办部门应将合同正本包括其他书面文件整理装袋并按公司相关要求附有移交文件目录、电子版本（扫描件）等交档案室存档。第六章 分包合同付款一、合同必须严格按合同规定条款付款。付款程序按公司财务付款程序办理.二、分包工程合同和服务合同其至工程或服务结束、竣工验收前，付款一般不超过总价的，质保金一般为结算款的。38、三、设备采购等合同一般付到合同总价的后停止支付，待质保期满合格后，再付余款。四、在合同结束付最后一笔款项时，采取会签制度，由主办部门会同协办部门负责人签字，确认没有遗留问题，并注明“付清余款”字样，按有关批准程序批准后再予支付（详见承包商管理办法）。五、承包合同和技术转让等合同的应收款由财务部按照合同约定及时足额办理。第七章 合同的变更、转让和解除一、对外合某生变更时，在收到对方的书面通知后，在规定的期限内做出书面明确答复。二、合同履行中，对方提交的有关合同附件及相关文件、文本不作合同变更处理的依据。三、我方将合同责任转让给第三方时，应以书面形式通知合同对方，并进行协商，协商一致后再行变更。四39、合同变更导致合同价款、付款方式等变化时应签订补充协议，当价款变更超过原合同价款的三分之一时，应按原合同签订审查程序办理会议评审或会签。五、未经与对方协商一致或未出现约定的解除条件的，不得单方解除合同。但发生下列情形之一的，可书面通知对方解除合同：、因不可抗力致使不能实现合同目的的；、在履行期限界满之前，对方明确表示或者以其行为表明不履行合同义务的；、对方延迟履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行；、对方其他违约行为致使不能实现合同目的的。第八章 合同索赔一、在履行对外合同中当发生下列情形之一时，应向对方提出合同索赔：、对方拒绝或疏于其应尽的合同义务而导致我方遭受损失或损害的；、对方无法或40、没有能力承担在合同中约定的责任和义务；、由对方引起的合同的变更、转让和解除对我方产生影响或使我方遭受损失的；、由于不可抗力导致合同不能继续执行而造成的对我方的影响或损失的。二、合同索赔应注重证据，合同主办、协办部门和合同管理人员应及时收集与合同索赔有关的资料和证据，了解合同执行中存在的问题，实事求是，合理索赔。如系双方共同责任，则由双方协商处理。三、合同主办、协办部门和合同管理人员应熟悉合同，研究合同，认真执行合同，及时纠正履行合同中的偏差，作好反索赔工作。第九章 合同纠纷的处理一、在执行对外合同中因合某生纠纷时，可先行协商、调解；某一致的，应形成书面协议，协议签订前应当送交法律事务部门审查。41、二、合同纠纷协商、调解未果的，可以按合同的约定申请仲裁或提起诉讼。当采用诉讼方式时，要写明地域管辖条款；采用仲裁方式时，应明确仲裁机构。第十章 合同信息管理一、合同主办部门应建立合同台账，对本部门全年承办的合同按时间顺序进行登录。对每一份合同应分类建档，每类中应收有该合同自订立至履行的全部资料。合同主办部门每月末向公司领导和有关部门通报合同执行情况报表，并在公司局域网上共享。重要的合同应由公司档案室按照档案管理办法编目归档。第十一章 附 则本办法自发布之日起实行。本办法由经营采购中心负责解释。附表：、XX科技发展有限公司合同分发范围表 、合同评审会议记录、合同会签表、月度采购付款申请表、设备、42、物资付款审批单附表： 合同分发范围表序号合同名称正本副本类合同档案室合同执行单位、财务管理中心、经营采购中心、工程技术中心、设计院类合同档案室合同执行单位、经营采购中心、财务管理中心、工程技术部、设计院类合同档案室财务部、经营采购中心附表 合同评审会议记录公司领导、有关部门： 合同经过与发（承）包方初步洽商，形成合同文本(初稿)，根据公司经济合同管理办法规定，现将合同文本(初稿)提请本次会议评审，（主办部门名称）将根据本次评审意见再次与中标单位洽商。（ 主办部门名称）： 主办人： 年 月 日 评审意见或结论参 加 人 员董事长总 经 理分管领导分管领导设 计 院工程技术中心财务管理中心法务部主43、 办 部 门附表： 合 同 会 签 表公司领导、有关部门： 合同经过与发（承）包方初步洽商，形成合同文本(初稿)，合同金额为： 元，根据公司经济合同管理办法规定，现将合同文本(初稿)报请相关部门会签和领导审批。主办部门：（章） 主办部门主管： 主办人： 年 月 日领导、部门意 见签 名总经理（或董事长）分管领导法务部设计院工程技术中心财务管理中心其他有关部门注：部门会签不分先后，请相互传递，部门会签完后送主办部门汇总会签意见，分包和采购合同原则上由董事长授权总经理签署，总经理根据授权认为需要董事长审批时，由主办人部报董事长批准。 第四部分 物资付款流程第一条 目的 为规范经营采购中心采购各阶段44、付款，确保公司资金合理使用，保证采购物资及时满足项目现场需要，现结合公司实际情况，制定本流程。第二条 适用范围适用于XX经营采购中心各项目材料及设备采购款项支付。第三条 部门职责 经营采购中心主要职责负责根据采购合同要求负责办理采购付款手续，负责收集财务收据、采购发票、到货证明等付款证明。合同预付款的支付：由经营采购中心根据合同规定填报设备、物资预付款审批单，同时附收款单位财务收据，报财务总裁、董事长审批。设备进度款的支付：由经营采购中心根据采购合同和财务部门提供的月度付款信息编制月度采购付款申请表，每月号前报公司资金平衡会议讨论，讨论通过后签字形成月度采购付款计划表交财务部门。 经营采购中心45、根据月度采购付款计划表，编制设备、物资进度款审批单经过项目经理签字确认报采购总裁审批后送报财务部审核付款，送财务部应同时附到货证明（安装完工证明或质保期完成证明）。.财务部门主要职责每月初第二个工作日提供前一个月项目合同付款情况表，包括合同当月付款、累计付款等信息。审核经营采购中心提供的月度付款计划。审核经营采购中心申报的项目合同设备、物资预付款审批单，审核无误后付款。按照付款条件审核各进度设备、物资付款资料的完整性，在资料满足付款条件时及时付款。第四条、月度采购付款申请表的编制和审批采购工程师根据采购合同付款方式、到货凭证、销售发票、财务已付款信息等情况编制月度采购付款申请表，部门经理审核后46、交公司资金平衡会议讨论批准。第五条、设备、物资付款审批单的编制和审批 未列入月度采购付款计划表的临时性付款由采购工程师根据采购合同付款条件设备、物资付款审批单，经过财务审核后报公司董事长批准。第六条 付款 除支付预付款和已签有合作协议付款以及合同另行规定发票到票情况外，原则上必须收到供应商的正规增值税发票和供应商财务对账单后，才能办理最后一笔货款支付。 当接到对供应商提供的产品或服务提出投诉或出现重大不良品事故时，采购工程师应及时向上级主管领导汇报，得到上级领导授权后，通知财务部停止对该供应商的付款，直到投诉或不良品问题得到妥善解决后，方可继续付款。第七条 发票资料管理：对于采购收到的发票做好47、及时审核工作，包括开票名称、开票明细和开票金额，并录入发票台帐。入库手续办齐后及时上交公司财务，财务收到发票后需签收发票复印件并交与采购合同管理员存档。附：物资付款流程图经营采购中心根据合同和财务提供的实际付款情况表编制月度采购付款申请表董事长财务部有关人员财务总监 资金平衡会议讨论批准 工程部有关人员经营采购中心有关人员采购总监 月度采购付款计划表提货款、到货款等进度付款审批表预付款审批表 、收据（发票）、收料单（入库单、完工验收证书） 1、 收据（发票）2、 合同 财务部办理付款附表： 月度采购付款申请表光伏并网发电项目月份付款申请表序号设备物资名称对方单位合同金额 付款情况 未付款 月应48、付款 建议付款 合计：采购部经办人：财务复核：总经理审批：采购领导审批：财务领导审批：董事长审批意见：附表： 设备、物资付款审批单附表 振 发 新 能 源 科 技 有 限 公 司设备、物资进度付款审批单项 目 名 称：申请日期：设备合同物资名称合同金额：付款进度预付款提货款到货款安装款质保金应付金额合计已付本次就付金额：（大写）：（小写）：收款单位全称：收款单位账号：收款开户银行：本款项经办人: 分管领导审批：项目经理：采购部经理：财务审核凭证、付款：备注：此表为资金计划批准后的财务付款审批表。由经营采购中心填制，财务付款时按合同进度应分别提供到货证明、安装验收证明、质保期证明及相应的财务收据49、和发票财务审核无误付款。附表振 发 新 能 源 科 技 有 限 公 司设备、物资预付款审批单项 目 名 称：申请日期：设备合同物资名称合同金额：付款进度预付款提货款到货款安装款质保金应付金额合计已付本次应付金额：（大写）：（小写）：收款单位全称：收款单位账号：收款开户银行：本款项经办人: 项目经理：年 月 日经营采购中心：总经理审批：年 月 日董事长审批： 年 月 日财务复核付款：说明：此表为预付款审批表，由经营采购中心根据合同填制、报批，报批时应附合同、财务收据。附表 振 发 新 能 源 科 技 有 限 公 司设备、物资（计划外）付款审批单项 目 名 称：申请日期：设备合同物资名称合同金额：50、付款进度预付款提货款到货款安装款质保金应付金额合计已付本次应付金额：（大写）：（小写）：收款单位全称：收款单位账号：收款开户银行：本款项经办人: 部门经理： 年 月 日分管领导意见：年 月 日财务审核：财务总裁审批：总经理审批：董事长审批： 年 月 日说明：此表为计划外临时性付款申请表，由提出部门填报，按上表审批流程报批。财务按照付款性质审核相应资料。附表 振 发 新 能 源 科 技 有 限 公 司发票核销单项目名称： 项目采购单位：江苏XX发票内容：供应商：*有限公司合同编号： 合同金额： 发票清单：序号货物名称发票号码单位数量金额备注合 计：张合同未开票金额：经办人：审核人：接收人：第五部51、分 物资询价比价实施细则（暂行）1. 为了更好地执行公司招标管理办法，便于询价比价工作的实际操作 和管理，特制订本实施细则。2. 本实施细则适用于公司招标管理办法和物资管理办法中规定所有须询价比价的工作。3. 公司招标办公室是询价比价工作的领导机构。承办部门（或项目部）负责询价比价的组织工作。4. 询价比价评标小组根据询价比价项目情况，在公司进行的询价比价应临时成立询价比价评标小组。成员必须有：承办部门、专业工程技术人员、财务部等人员组成，参加人员不少于三人；在项目部进行的询价比价工作由项目经理组织，指定专人负责，参加人员不少于三人。5. 询价比价准备. 询价比价准备工作由承办部门或承办人负责52、。. 经营采购中心（或项目部）负责编写询价书。技术规范书由工程部技术人员或项目部技术人员编写。. 承办部门根据询价比价项目进行询价邀请，并进行必要的资格预审。邀请单位不得少于两家，重要物资不得少于三家。.项目部负责的询价比价将上述资料发公司经营采购中心审核，审核人员应在两个工作日内反馈意见。. 承办部门根据批准的询价比价申请表发放询价书。询价比价的投标 询价书的截止日期须在询价书中明确。 询价书应密封完好，由综合部监督人员某接收.。 询价保证金。是否收取询价保证金根据询价比价项目的重要性确定。如要收取，必须在询价书明确。询价比价的开标. 开标时间须在询价文件或询价书中明确。 承办部门要做好询价53、比价记录（见附表一），参加人员要在询价比价开标记录表上签字。. 需要二次报价的须在询价书中明确。二次报价的开标也应采取公开开标，同标做好开标记录。. 询价比价的评标 询价比价的评标由评标小组进行。 评标小组首先应进行投标文件对招标文件的响应性进行评价。对于各投标单位的承包、服务或供货范围及技术要求等合同条件要某到同一标准上。各投标单位二次报价应在同一标准上报出。 评标小组根据各投标单位的二次报价，综合各投标单位的资信、业绩、技术条件、质量标准等因素进行预中标排序。询价比价的定标 承办部门根据评标小组的预中标排序填写招标结果汇总审批表（见附表二），连同询价比价开标记录表、专业技术人员的书面推荐意54、见报公司招标办成员汇签。 万元人民币以下万元人民币及以上的小额通用物资采购，承办部门可直接向供货单位发询价书，按照供货单位的报价书的报价，填报小额物资询价比价推荐表（见附表三），推荐供货单位，报分管领导审查、总经理批准。承办部门负责询价比价招投标资料的收集整理工作，并按公司档案管理办法进行归档。. 承办部门根据公司经济合同管理办法商谈、签订合同。本细则由经营采购中心负责解释。本细则自发布之日起实行。附表一：询价比价申请表附表二：询价比价开标记录表附表三：招标结果汇总审批表附表四：小额物资询价比价推荐表附表一XX科技发展有限公司询价比价开标记录表序号询价比价项目投标单位第一次报价第二次报价备注 55、参加人员： 记录人；附表二 XX科技发展有限公司询价结果汇总审批表项目概况估算价承办部门招标方式发标时间截标时间开标时间投标单位第一次报价第一次报价简要评估预中标排序评标小组人员（签名）公司招标办公室成员（签名）备 注附表三XX科技发展有限公司小额物资询价比价推荐表序号询价项目投标单位第一次报价第二次报价推荐供货单位分管领导： 部门负责人： 承办人：第六部分 项目部现场物资管理相关规定为规范项目部现场物资的管理，特制订以下规定：1 项目现场物资共分为三大类：施工专用设备：施工过程中，为加快施工进程、方便施工而购卖的各类专用工具、设备、运输工具等，施工过程中可反复使用的资产；施工材料：施工过程中56、的各种消耗性物资；项目安装设备：总承包合同中，由我公司代为采购的各类设备；2 总承包项目：项目部必须明确专职的材料保管员，负责项目现场所有材料的收发及保管工作；分包项目：项目部必须指定专人兼职材料保管员的工作；3 到现场物资的质量、抽检、品质的保证，由项目部经理根据具体情况，指定专业人员进行，材料保管员只负责数量、重量的确认工作；4 材料保管员的职责：A 根据项目采购人员的通知，对送到项目现场的物资，组织现场数量的清点工作，根据实际清点情况，签收材料收货单；B 根据项目现场的实际情况，组织物资的临时堆放及保管；C 根据项目经理签发的物资领用单，发放物资，由领用人及分包方在物资领用单上签收；D 57、对现场物资的管理负首要责任。5 项目财务人员的职责：A 建立物资收发存台帐；建立施工专用设备管理台帐；B 归档保管各类原始凭证：供应商送货清单、化验单、质保书、收料单、领料单等原始凭证，并分别按收料、领料进行整理，装订成册；C 每周同材料保管员核对现场物资收发存情况，盘点现场库存；对发现的问题及时进行跟踪，并上报项目部及公司财务部；D 以每月日为项目现场物资结帐日期，每月日前将物资报表报项目经理、公司财务部；E 项目结束，将上述资料移交公司财务部进行归档保管。6 项目经理的职责：A 在材料保管员收货时，指定第三人（或本人）参与物资的清点验收工作，并最终在物资收料单上签字确认；B 根据施工情况，58、签发物资领用单；C 对现场物资的保管工作负领导责任，因管理不善导致的物资丢失、损坏，公司将根据实际损害及责任的大小，追究责任；D 项目结束时，必须组织对现场物资的清理、盘点、核对、移交工作，确保公司财产不受损失。7 此规定为试行，如执行过程中有异议，请及时沟通。本规定自年月日始执行。第七部分 仓管管理办法一、入库管理 、物料进库时，仓库管理员必须凭送货单、物料发票办理入库手续；拒绝手续不齐全的物资入库。 、入库时，仓库管理员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。不合格的物资一律退回，同时必须在短期内通知经办人员负责处理。 、收料单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与送货单一致,铸件收料单上还应注明单重和总重。收料单上必须有仓库保管员及经手人签字，并且字迹清楚。每批材料入库合计金额必须与发票上的金额一致，并登记入帐二、出库管理 、各类材料的发出，出库时必须办理出库手续，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料；仓管员应开具领料单，经领料人签字及相关经理签核，登记入帐。 三、工具管理 、在仓库领用的工具要做好登记，经领导签核后方可领用。用毕及时归还并登记工具使用情况。 、对以损毁工具应上报领导进行处理。 四、盘点 、配合财务人员进行半年、年终盘点。