1、铝业公司行政办公财务流程管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 财务管理制度第一章：总则第一条、为加强公司的财务管理，根据国家有关法律、法规及集团财务管理制度，结合公司的具体情况，特制定本制度。第二条、财务管理工作必须以严谨、务实的精神，严格执行财经纪律，以提高经济效益，壮大公司总体实力为宗旨。第三条、财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针，勤俭节约，精打细算，在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低消耗，增加积累。第四条、公司财务部业务部直属集团领导，日常管理由企业总经理领导。第五条、财务人员要认真执行岗2、位责任制，在实施会计业务中，必须以身作则，坚持原则，照章办事。对违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、报销和执行，重大事项必须报集团主管领导。第六条、公司一切经营工作都必须严格遵守本制度。第二章：公司财务人员的组织形式第七条、公司的财务机构是集团公司财务管理的执行机构，代表所属企业实施本制度并做好相关的财务管理工作。第八条、公司财务经理实行集团委派制，即在财务业务方面，受集团公司的直接领导；在日常行政管理方面，接受所派公司管理和监督。第九条、所属公司财务经理的基本工资由企业发放，绩效工资由集团公司负责发放。第十条、所属公司财务经理的招聘、调动、晋升、辞退、业务能力和管理工作的考核，均由集3、团公司根据其本人的表现和能力进行决定。第十一条、所属公司的其他财务人员的管理，由财务经理负责。第三章：固定资产的管理第十二条、公司以单价2000元以上，使用年限为1年以上的资产为固定资产，分为5大类：1.房屋及建筑物。2.电子设备（空调、手提电话、电脑、打印机、复印机等）。3.运输设备（货车、轿车、叉车）。4.机械设备（机器、加工设备、仪器仪表、发电机、工具等）。5.其它类。第十三条、固定资产以计提留残值10%后提取折旧。固定资产提完折旧后仍可以继续使用的，不再计提折旧；提前报废的固定资产要补提足折旧。第十四条、固定资产的购置应由使用部门申请，按规定的审批权限审批后，采供部门负责购买，使用部门4、验收，财务部门根据签字后的有效发票和按照财务管理规定的验收手续，确认无误后，方能入账。第十五条、财务部门应建立固定资产明细分类账；行政部门建立固定资产卡片，使用部门应指定责任人，负责日常使用管理（含说明书的保管）及维修、保养。第十六条、固定资产必须每半年盘点一次,做到帐、卡、物相一致，对盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价，必须严格审查，按规定经批准后，于年度决算时处理完毕。第十七条、对长期闲置的固定资产，应积极变现；不能正常使用，无修复价值的要及时办理报废手续，固定资产的报废和转让均需按规定的审批权限审批后方可办理。第十八条、固定资产（土地权证）的证书由财务指定专人妥善保管，严禁借给他人使用。第5、十九条、固定资产不得以个人的名义定购，办理产权登记、注册等, 未经集团公司同意,不得以任何形式向外提供担保、质押。第二十条、购置固定资产（含厂房、车辆）单价在1万元以下（不含1万元）由所属公司的总经理审批，单价在1万元以上，报集团公司资产管理部审批，其中办公用品及礼金单笔在5000元以上的，报集团公司履行审批手续。第二十一条、对使用、保养不善而造成损坏或丢失，由相关责任人员按重置或账面净值赔偿损失。第二十二条、公司签订的业务购销合同、基建合同、行政事务合同，一律放财务部门保管并立档，但不得将合同原件随凭证做帐。第四章：资金、现金的管理第二十三条、公司财务部门要加强对资产、资金、现金的管理，防止6、损失，杜绝浪费，提高效益。第二十四条、公司生产经营资金，原则上以自行解决为主，集团调剂为辅，如确需要贷款融资或担保的，必须报集团公司审批后方可实施。严禁以公司的名义向外单位和个人提供担保。第二十五条、公司财务不准向外单位或个人拆借资金，一切资产调拨或资金拆借，均必须经集团公司审批并办理相关手续方可实施。第二十六条、银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务和收支结算使用，严禁出借账户供外单位和个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账、套现。第二十七条、公司财务现金使用范围，须按集团公司相关规定执行，范围之外的现金使用应通过银行结算。除每天必须支出的膳食费用、临时接待费用7、及正常工资的发放外，支付5000元以上的款项，均应以支票、转帐或承兑汇票支付，并索取正式发票进行规范的帐务处理。不得由出差、采购人员携带大量（5000元以上，不含5000元）现金外出。一切非正常开支应征得同意后方能实施。各公司财务经理须凭集团公司批示方能报支。第二十八条、公司必须核定库存现金限额，减少无息资产的占用，限额的核定以1-3天的现金量为准。凡超过限额的应及时送交银行；凡借款或因业务需要领用二万元以上（含二万元）现金，须向集团公司申报。第二十九条、出纳人员必须按照出纳人员职责及制度要求，把好现金收付关，严禁受理不完整，不真实，不合法的内部凭证，并视情况报告财务负责人。第三十条、公司财务8、应建立资金回笼情况跟踪制度。对到期应收的资金，应督促经办人员催收；发现问题，应及时上报。第三十一条、一切现金往来，必须做到收付有凭据，严禁口说为凭。第三十二条、严禁公款存入私人账户，集团批准认可的企业财务人员除外，违者以贪污认处。第三十三条、公司会计每月终要会同出纳员盘点库存现金一次，确保钞、证、账相符。第三十四条、领用空白支票，必须注明日期，用途及使用期限。所有的空白支票及作废支票均必须存放在保险柜内。严禁空白支票在使用前先盖上印章。第三十五条、严格资金使用审批手续。财务经理对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。否则按违纪论处，并对该资金的损失负连带赔偿责任。第三十六条、9、不准用白条抵库，不准保存账外现金，不准因私借现金。第三十七条、加强银行账户印鉴的管理。印章必须实行分开管理。印鉴保管人临时出差时，由总经理同意后方可委托他人代管，并办理交接手续。第三十八条、财务人员办理信汇、电汇、票汇（含自带票汇），转账支付等付出款项，一律凭付款审批单办理。付款审批单应附入付款凭证记账备查。第三十九条、资金用途中投资、购置固定资产、佣金、广告费、咨询费、通讯费、业务费、旅游费、福利费、参展费、印刷费、应酬费等开支，应在年初作出计划报经集团公司同意。凡单笔支出价值一万元以上的非经营性费用开支，应逐笔上报集团公司资产管理部，经集团公司主管领导审批后执行，不得擅自列支。第五章：费用10、的管理第四十条、公司要不断加大增收节支的力度，挖掘潜力，扩大生产，努力降低成本和费用，并正确处理成本与质量，市场与资金周转等各方面的关系，争取最大的经济效益。第四十一条、费用报销程序。一、所有的费用单据必须先粘贴在费用报销单之后，对出差发生的车船票、飞机票、住宿发票、相关的保险发票粘贴在差旅费报销单上，方可报销。二、任何费用的报销，必须要有经手人的签字，并写明详细用途和时间、补助事项，先由部门负责人签署意见，再交财务部经理审核，最后由总经理签署意见后，交由出纳员付款。三、报销差旅费用时，应注明日程、交通工具种类、单价、补助标准。除允许将车船票、飞机票、住宿发票、相关的保险发票粘贴在差旅费报销单11、上外，不得将其他费用的单据混在差旅单后面一起报销。违者，财务经理一律不予审核。第四十二条、费用的审批权限。公司总经理对非经营开支的费用审批权限为单笔金额为1万元以下（不含），超过1万元（含），必须报集团公司审批。以上费用是指交际应酬费、会务费、培训费、书报费、差旅费、员工活动费、文化活动费等。第四十三条、费用报销的具体规定：一、业务招待费：公司的招待费标准为：经理级以下人员招待费用单笔应控制在500元之内，总经理、付总经理单笔应控制在1000元之内，视接待对象酬定严格控制陪客人数。公司员工集团系统出差期间（包括所属公司员工相互之间的日常往来、出差），原则上不得互相宴请。二、手机通信费用，要根据12、XX地区的资费标准确定为：一般人员（含主管）确因工作实际需要，限报50元/月，内勤经理级人员限报100元/月，外勤经理200元/月，外勤业务人员150元/月。经理级人员（含外勤业务员）确因工作需要超支的部分个人承担50%，公司报支50%。三、固定电话一律使用IP电话，禁止公话私打，一经查实每次扣工资20元，本部门未审出，由行政部审出的扣部门经理10元工资。行政部没有查出的扣行政部经理5元/次。以明确层级管理之责任。四、销售返利：严格控制个人返利，如因业务需要销售返利的，必须遵循以下原则：必须是同等规格的产品价格偏高或同等价格的产品销量偏大而回款率严格按合同执行的客户。个人返利款项必须事前报集团13、公司审批后执行。返利的款项要经办人（业务员或业务经理）、财务经理、分管业务付总、总经理签字后方可支付。属企业返利的，由总经理批准，报集团备案。五、质量赔付：公司事先制订的质量赔付的规定和赔付程序审批。对质量赔付要严格履行销售合同和赔付程序、手续，单笔在5万元以上（含5万元）的质量赔付，必须报集团公司审批。各公司财务部门要对质量赔付登记台账。五、差旅费：（一）出差实行审批制度：1、出差人员应遵循提高工作效率，节约费用的原则出行，严禁出差人员利用出差期间借道访亲走友、游山玩水。2、出差人应在出差前，将要出差的目的地、原因、目的和要解决的问题，填写在出差审批单上。回来要有出差工作报告。3、部门一般工14、作人员出差，由部门经理审批；部门经理以上人员出差，由上一级主管领导审批；副总经理出差，由总经理审批；总经理出差三天以上（含三天）要经集团公司董事长同意。4、集团公司及兄弟单位员工来公司联系工作、途径所发生的差旅费，除在本公司食堂用餐、客房部住勤外，一律回所在单位报销。公司不报销任何费用，员工内部调动时，按集团规定在调入单位报销。（二）出差费用标准：集团公司副总经理及相关领导、所属各公司总经理本着节约的原则，原则上实行实报实销；所属公司副总每天食宿费原则上控制在200元/天以内（其中伙食补贴35元/天，下同），经理级人员控制在150元/天以内，一般工作人员控制在120元/天以内，业务人员控制在115、00元/天以内，住宿费凭正式发票报支。非经费包干人员特殊情况的超标住勤，应事先征得公司领导的同意。同地点、同性别二人出差限报一人上限住宿费。七、机动车费用：小车归公司行政部管理，货车归公司业务部管理。详见公司XX年10文件公司车辆使用管理规定。八、办公费用的管理：各部门所需的单价在100元以下的日常办公用品，应由各部门于每月1日列出计划表，再由行政部进行汇总，并根据办公用品的库存情况，决定是否需要购买和需购买的数量报主管领导批准。然后由各部门根据工作的需要，统一由部门负责人领取。行政部门购买办公用品时，应尽量向销售单位索取增值税专用发票，以降低办公用品的购买成本。100元以上的办公用品由使用部16、门拟专题报告报主管领导审批。九、运输费用的管理：应在每年年初，由行政部牵头，会同业务部部、财务部等相关部门共同制定出承运招标方案，并找寻几家运输公司进行比较。选择一家做到既能保证货物安全，又有运输发票且价格合理有能力缴纳一定风险金，能签订严格的运输合同，且能有结算期的运输公司承运货物，以降低运输成本。与运输公司结算时必须收齐所有有收货单位签收的回单或凭据，否则不得结付运费。第四十四条、总经理费用开支，必须由所属公司副总签字，没有配备付总的，可由总经理助理或行政部经理签字，交由财务审核后方可报销，不得自批自报或让他人签经手后变相报销。第六章: 存货的管理第四十五条、存货管理应遵循采购、检验、付款17、保管（验收）领用相分离，会计全面监督的原则。涉及各个环节的业务不能由一个人承担，会计员、出纳员不得兼办采购或保管员。第四十六条、仓库必须建立严密的出入库和保管制度，每月向所在公司财务部报送一次盘点表。第四十七条、仓库保管员根据经批准的请购单及入库单验收入库，为保证产品质量，在材料入库前，必须通过质检部门质检验收。第四十八条、材料物资经质检部门验收后，仓库保管员应根据入库单，认真审核供应商名称、材料名称、规格、数量及价格资料，必须清点数量，并一一过磅入库。对于物料包装不清，标识不清，仓库应另存放，不予办理入库手续。入库单一式三联，分别由仓库，供应部门和财务留存。第四十九条、仓库应设立反映数量和18、金额的明细账，按类别、品种、型号、规格逐笔登记库存动态。财务人员应每月与仓库、供应部门对账一次，做到账物相符。第五十条、生产车间班组员工生产领料，由生产部门负责人签字后，仓库方可发料。领料单一式三联，分别为仓库留存，财务记账留存，领料单位留存。第五十一条、技术部门试制研发阶段在仓库领料时，需持技术主管签字的技术领料通知单到仓库领料。第五十二条、生产过程中发生的边角料及废料（品），应退还仓库并办理退料手续，仓库保管员不得拒收。由仓库保管员另外保管，登记库存台账。第五十三条、所有材料物资进、出仓库都必须同时有双方（如领料人，交货人，退料人，仓库保管员等）当事人签字。第五十四条、仓库保管员应具备强烈19、的工作责任心，在日常工作中发现材料物资账实不符时，必须上报其直接上级及所属公司有关领导，不得隐瞒事实。否则，一经查实，视具体情况给予经济处罚直至辞退。第五十五条、劳动保护用品的发放，应由所属公司行政部门按员工各岗位的需要制定发放标准，编制发放花名册，并提交所属公司总经理批准后，由仓库发放。第五十六条、领用一般常用工具，如钳子、板手等时，领用单上必须经本部门的领导签批，方可发放；领用专用工具、贵重工具，除部门领导签批外，还需上报主管部门领导审批后方可领（发）放，使用部门必须监督登记入账（卡）。建立使用人工具台帐，上述人员离职时应如数交还领用工具，遗失、损坏照价赔偿。第五十七条、对生产上急需临时采20、购的零星配件应提前计划，作好备存、备货的工作。第五十八条、严格付款手续。一、对以现金采购的小额的各种原辅材料、包装物、各种备件配件、各种物资，采购人员在申请借款时，借款单据后面必须附有采购申请单财务联作为借款依据，采购人员将采购申请单上的单价及金额填上，以便于审核人员的审核。二、采购人员在报销采购费用时，后面必须附有采购申请单复写件，仓管员开具的入库单供应联、销售商开具（有物料名称、单价、金额、销售商地址、电话等内容的销货清单）的发票。三、采购人员必须在采购货物送交仓库的三天内将费用予以报销，超过时间未报销的，公司财务作直接扣采购人员工资处理。对于特殊情况，需现金采购入库的货物，应在费用报销时21、将销售方开具的发票送交财务部。因特殊原因，造成发票不能按规定送交财务部的，应在限时内书面向财务部说明，并在十五日内负责将发票送交财务部仍作扣工资处理。四、对采购大宗的各种原辅材料、包装物、各种备件配件、各种物资，必须在发票和入库手续办妥后方能付款，并且只能通过银行支付；对发票或入库手续不齐全或不符者，财务部门应当予以拒付。第五十九条、加强仓库与财务、采供、财务部的对帐工作。仓管员必须每月将自己所保管的各种产成品、半成品、原（辅）材料、包装物、各种备件配件、各种物资进行实物盘点一次，并填制盘点表，盘点表一式三份，一份自存、一份报采供部、一份报财务部、一份报采供部核对。第七章：应收款的管理第六十条22、各所属公司应强化应收账款的管理，原则上向客户的发货,应根据销售合同的规定进行,不得超出合同规定的上限数量和金额发货。如有特殊情况（客户信誉一直很好，只是由于某种原因，暂时耽搁一、二天回款的，下同），需要超出合同发货的,需经所属公司总经理的批准，并由公司总经理协调，及时收回超出部分的货款。一、所属公司所有的货物，必须经财务部经理（财务经理不在，可委托主办会计代理签字）审核确认后，方可发出。财务部经理在审核发货单时，应从两方面进行审核：销售价格是否符合公司的有关规定，严禁低价销售公司的货物；货物的发出是否超出客户的应收款限额，对超出合同规定的限额，原则上不予以发货，并在发货单中签署明确的意见和姓23、名。对特殊情况确需超限额发货的，还需要总经理签字确认，仓库方可发货。二、财务部门每月必须填制应收账款变动表来反映公司的应收账款的增减变动情况，并对超出三个月的应收账款，单独按客户列出明细表报所属公司总经理，以便及时安排相关人员催收。三、对未经财务部经理签字或发货手续不全的仓库不予以发货，门卫不予以放行，失职者或擅自发货者，公司将予以扣工资50-200元处罚；凡年度内累计发生三次失职或擅自发货现象，一律予以辞退。四、对业务人员发生的超期（中断六个月销售往来的客户）应收款和呆死账，业务部为第一责任单位，财务部负备办责任，主管销售的领导和总经理负领导责任。第六十一条、公司的关联交易，应遵循市场规律，24、签订购销合同，并及时由财务部门进行对账，核对应收款（含应收账款和其他应收款）余额，对账必须以盖有对方财务或法人印章的原件书面对账单为准，严禁以口头的形式进行对账。财务部门应指定专人，进行核对内部关联企业的往来账和与供应商、与客户的对账，财务经理对此负第一责任。第六十二条、对集团所属关联企业及供应商的应收应付账款，必须每月以对账单的形式确认一次。除个别小客户、暂停客户外，与客户的对账，也必须每月一次。违反上述规定，将扣除财务经理当月的业绩工资不等。第八章：发票的管理第六十三条、销售发票的管理一、产品销售后，业务部门应将客户所需增值税发票或普通发票，提前填制发票申请表交财务部，财务部在收到申请2425、小时内开具。二、财务部在开具发票时，必须严格按发票申请表所列的各项目认真填写，字迹清晰，尤其是增值税发票，客户的名称，税号等开票信息一个字也不能错、漏，以免发票作废，影响货款的及时回笼或造成公司损失。凡开错一次发票，未寄出的每次扣业绩工资10元，寄出被退回的每次扣50元的业绩工资。三、销售发票开具后，采取公司统一寄送或由销售人员、送货司机转交二种方式进行。销售人员、司乘人员收转发票，要视同现金一样认真保管，并由相关人员在填开发票备查表中的领票人栏签名认可，送达客户时必须取得收到发票确认函。财务部开票人员必须对已开出的发票进行回款的跟踪，防止只开票不回款，给公司造成不必要的损失。四、发票开具根据26、客户要求，一月一开或一单一开。开具的发票必须全额收回货款。 五、财务必须加强对发票的管理，安排专人负责发票的开具登记、领用、清理、核对。严禁为外单位或个人代开发票，违者处发票款15%的罚款并扣1-2个月的业绩工资，情节严重的追究其法律责任。第六十四条、外来发票的管理一、开展业务过程中，取得的发票必须是符合国家税法规定的正式发票。二、发票开头必须全称填写公司的名称，不得以其他名义开具发票（飞机票除外）。三、发生可抵扣的经济业务，如汽车维修、运输等，原则上要索取增值税、正式运输发票并确保发票的真实。四、一般物料付款、货到三天后发票要及时送交财务记账。设备发票按合同约定期限开具。五、主要原材料（铝卷27、涂料、药剂）发票随货同行，货到发票到，采购员收到发票办好手续后送交财务部门，财务部门要协商采购负责人协调好各期开票，合理纳税。六、当月发票，月末28日前务必送到财务入账。七、收发室保安人员在接到特快专递的同时，必须将快件及时送到财务。第九章：个人借支的管理第六十五条、个人借支只限于出差、购买物品或因公办事和学习等，原则上不允许个人发生生活借支。如属特殊情况确须发生借支，以不超出该员工的未发工资为额度，并须经所属公司总经理批准。第六十六条、出差人员凭出差审批单，并根据出差地点、时间等具体情况计算所需借支额，由财务部经理审核后报总经理签批，交由出纳员付款。借支购物，按请购单要求办理，写明借款事由。驾驶员可根据实际情况借支1000元作日常备用金，但必须在离职前全部归还。所有借支在事情办理完毕后3天内报账。违者逐月全额扣当月工资冲抵。第十章 附则第六十七条、本制度由财务部根据公司的管理权限进行解释。第六十八条、本制度未涉及、未尽的财务管理事项，另行制订补充规定执行。第六十九条、本制度自XX年4月1日起执行，以前发布的相关制度与本制度相冲突的，一律以本制度为准。 XX铝业（XX）有限公司7主题词：财务 管理 制度 XX铝业(XX)有限公司行政部 XX年03月27日印发