1、装饰公司财务流程、岗位职责及印鉴使用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 装饰公司财务管理制度第一章 总则1、 依据中华人民共和国会计法、企业会计准则制定本制度； 2、 为规范公司日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效地监督，同时进一步完善公司财务管理制度，维护公司及员工相关的合法权益，制定本制度；第二章 流程管理1、装饰材料的采购：经手人申请由采购部门负责人、工程部经理、副总经理批准后，交采购部统一负责比质比价采购。2、办公用品等物资采购：应由各2、部门提出书面采购申请，副总经理审批后，由行政部负责集中采购。3、工程进度款支付：由项目负责人、工程部经理、副总经理、财务批准后付款，如预先借支工程款的，待工程完成后，填写工程进度请款单，冲销借支。4、员工出差管理：部门经理以下（含部门经理）员工由本人填写出差申请单，经部门负责人、副总经理签字后，交行政部备案。部门经理以上人员提交副总经理签字的出差申请单到综合部备案，特殊情况电话请示副总经理同意的应办理事后补签字手续。以上经批准的出差申请单作为财务报销的必备附件。5、招待费审批管理：各部门因业务需要接待的，须事前填写招待费费审批表，经部门负责人、副总经理审批后方可实施，特殊情况可以先电话请示同意3、后补手续。签字手续完备的审批单作为报销必备的附件。业务发生后5个工作日内办理报账，实际发生费用超过审批金额的，需要单独书面说明原因。第三章 凭证填写、粘贴规范、第一条 报销凭证的填写部门、时间、报销人、报销金额（大小写）以及产生相关费用的具体事宜须完整且清楚无误。第二条 原始凭证粘贴规范：(一）原始凭证进行粘贴时，必须使用公司统一提供的单据粘贴单、差旅费报销单、费用报销单等相关单据；(二）原始凭证应按照报销的费用项目进行分类整理，应按照类别分别粘贴，把相同费用项目的原始凭证粘贴在一起；(三）所有原始凭证必须在粘贴单上由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在票据左侧背面，从装订线（粘贴单左4、侧2公分位置）开始粘贴，将票据向右边均匀排开横向粘贴，每张发票均应直接粘贴在单据粘贴单上，而不能发票粘在发票上；粘贴的原始凭证必须在粘贴单的装订线内，上方及右方不得超出粘贴线，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。第四章 支付报销凭证规范第一条 装饰材料采购结算凭证1、正式发票；2、入库单；经工程部验收合格签字齐全的入库单3、采购申请单；4、委托书：需结算现金或公转私的。5、采购合同复印件第二条 车辆费用报销凭证1、费用报销单；2、过路费、油费发票；3、综合部签字的车辆费用统计表。第三条 差旅费报销凭证1、填写的差旅费报销单；2、出差申请单；3、正式发5、票：（住宿费提供不超过标准的实际发生的合法有效票据，出差补贴不需要发票只需按标准填写、车船费按批准的交通工具提供实际发生的合法有效票据）。自带车人员须按行政部审核后的金额，提供同等金额的油费、路桥费、停车费等车辆有效票据。第五章 会计员岗位职责一、负责审查各项原始发票、帐单等结算凭证，及时办理结算手续，正确编制会计凭证。二、负责编制会计凭证，并根椐审核无误后的记帐凭证，逐笔准确地输入电脑。确保记帐及时、账账相符。三、负责办公用品、低值易耗品的明细核算，正确摊销费用。四、负责“应收帐款”、“其他应收款”、“应付帐款”、“其他应付款”的结算业务。负责往来帐款的核对及债权债务的清理工作。五、负责统计6、汇总各部门交来的合同，根据各部门及行政部门报送的原始资料按时、准确编制工资及提成表。六、费用报销：差旅费、办公费、招待费及其他一切费用、必须按公司有关规定制度报销，报销要素必须齐备。七、负责固定资产的明细核算，计提固定资产折旧，正确进行账务处理，切实做到账、卡、物相符。八、按时、准确地申报税款及财务会计报表。九、负责编制资产负债表、损益表等会计报表及领导需要的数据。十、每月月初应将上月会计凭证进行整理，检查编号有无错漏，将检查无误的会计凭证按顺序装订成册，并妥善保管。第六章 出纳员岗位职责一、收付款时，认真复查会计凭证及付款单，如手续不全或有错误现象，及时退回会计改正，保证凭证准确无误。二、7、负责每日营业额的追缴，按业务情况筹备现金，负责按时发放工资及提成。三、严格遵守现金管理制度和支票使用规定，现金做到日清月结。四、及时将部门收回的支票送交银行进帐。收到银行回单时，及时登记后交会计作帐。如有银行退票，应及时交会计冲帐，并重新更换支票 。五、每日下午4：30开始汇总当日凭证，将凭证附件和收支明细表交会计录入电脑，并将当日现金余款交存银行。六、汇总时应负责审核每张凭证现金或银行存款编号大、小写金额是否相符。第七章 工程款项收取流程一、负责工程款的收取工作：1、中期款的收取：按合同各期及增减项变更收取工程款。2、尾款的计算：把该客户的合同金额和增减项进行拉通计算出总应交款额（包括计算增8、项管理费、减项管理费及退还减项管理费），再核算出该客户能否享受原优惠，扣除已交款额后计算出客户应交（退）的尾款金额3、按完工工地收款情况，填制完工工地收款情况明细表，以备做项目经理结算及完工提成。4、结算时间每周星期二之前接收到的项目经理交来工程结算单及其附件，即可在本周星期五进行结算。在星期二以后交来的工程结算单一律在下周星期五进行结算。第八章 薪酬制度一、一般程序 1、 以出勤日计算每月应发工。2、 每月8-10日发放上月工资及提成，由公司财务部统一存入员工个人帐户（遇节假日顺延。3、 自动离职人员工资待办理完移交手续后于次月8-10日发放结算工资。工资由财务部统一存入离职人员个人账户。49、 按照劳动合同的约定及公司的福利待遇制度，根据当月考勤统计情况及公司有关规定由财务部门计算的工资及提成，统一制工资表。 5、工资单经本人核对，由副总经理签字后财务部方可发放6、由公司行政部统一制定并调整工资管理制度，经公司副总经理批准后执行。 二、保密原则 工资报酬实行保密管理，任何管理人员及相关工作人员非因履行工作职责之需要，不得向第三方泄露所获悉的公司薪酬结构；任何员工不允许以任何方式询问、议论他人的薪资报酬，并不得向他人泄露自己的薪资报酬。凡违反者公司将做为严重违反劳动纪律者处理。 第九章 货币资金管理办法一、银行存款1、由出纳保管、购买及签发支票，新购支票一律登记，签发支票时必须在支10、票登记簿上登记日期、用途、金额、经手人。2、不得签发空头支票和远期支票，签发支票日期应填写签发当日日期，金额大小写及用途填写齐全。3、已签发的支票遗失，使用支票人必须在发现遗失的1小时内报财务部出纳，出纳应立即向银行挂失。由于使用中遗失支票而发生款项损失时，由使用支票人承担全部经济损失。支票遗失由于采取措施果断未造成损失时，也要对责任人处以至少1000元的罚款。4、作废的支票，由出纳进行归档保存。二、有价票证1、有价票证含：水票、印花税票、发票、收据等。2、有价票证购买时由财务出纳与行政部协同办理入库。3、有价票证由出纳保管，根据分公司规定领用、发放、使用。领用、发放、使用时须有经手人双方签字11、及明细记录。每月核对账目、盘点实物，统计领用情况，做到帐实相符。4、凡有存根的票据（发票、收据等）要对存根联进行登记，由责任人保管、稽核。使用完的票据经出纳、会计人员核对无误后，每本应注明开票金额，整理后作为会计档案进行归类保管。5、发票由财务统一购买，由会计保管、开据。发票由客户本人持合同原件来公司开，并将与开票金额相符的由财务部开出的收据“客户联”交回。且须在合同上盖“发票已开”字样的章，客户签字办理领取登记。特殊情况下可代开，但须加写委托书。第十章 财务印鉴的使用和保管1、财务印鉴指财务专用章和银行票据预留人名章。2、财务专用章由会计保管、盖章。财务专用章只限用于银行支票、发票、财务报表12、。这三项以外如使用财务专用章须经副总经理批准。3、银行票据预留印鉴人名章，由公司出纳保管。4、财务印鉴不得向保管人以外的任何人借用、保管，用印时必须是保管人亲自盖章或在保管人监督下使用，并征得副总经理书面同意。第十一章 会计档案管理一、会计档案是指收据、发票、会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料和与财务具体工作有关的合同，每月及每年统一由会计负责整理、登记造册，长期保管。二、对会计档案的管理必须做到妥善保管，存放有序，查找方便，严格执行安全保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。三、会计档案原件上不得借出，如有特殊需要须经副总经理批准方可提供复印件，交给经办人使用，但不得拆散原13、有卷册。四、各类会计档案保管期限分为永久、定期二类。年度会计报表保管期限为永久保存；现金、银行日记账、会计档案保管清册保管期限为25年；会计凭证、明细账、总账、辅助帐保管期限为15年；月、季度会计报表保管期限5年；银行存款余额调节表保管期限3年第十二章 固定资产、低值易耗品及办公用品管理流程办法一、各项财产按取得的原始成本计价。购入时必须取得完整、合法的凭证，即时建立、登录财产物品的会计账目，详细登记品名、型号、单价、金额、购置日期等。对实物进行编号登记，领用或使用人或责任人签字负责。二、固定资产由财务建“固定资产明细账”进行核算，实物由行政部负责监管，并于每季度末对在用固定资产进行盘点。三、14、低值易耗品和办公用品由财务建二级账目核算，由行政部建三级账目对实物进行监管，双方互相核对，对在用“低值易耗品”季报盘存，对“办公用品等库存材料”月报盘存。四、办公用耗材应尽量减少库存，以一个月用量为基本采购数量。购买时由行政部办理入库，凭入库单、发票报销。第十三章 记账规则及工作程序一、基本原则1、我公司采用的记账方法是借贷记账法。2、会计根据各种明细账及相关的汇总资料，编制财务报表。3、一个财务人员可以兼管几个岗位的工作，或将一个岗位的工作分由几个人管理，但必须遵循出纳人员不得兼管稽核，会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作的规定。二、收款的规定和程序1、从ERP系统中统一打出收15、款单，双方签字确认。2、值班人员所收款项应于次日交接给出纳并且双方要做交接记录。3、会计对收入的款项进行审核并以此入帐。三、退款的规定和程序1、工程退款须客户亲自办理，特殊情况可写委托书指定委托人办理。但超过2000元的款项不允许代办退款。2、退款的办理程序：项目经理申请，经工程部经理、副总理、财务依次审核后方可退款。退款时打印退款单，双方签字确认收款人再加盖手印。第十四章 费用报销的财务内部规定一、借款1、借款人填写借支单，经部门经理、副经理、会计签字，出纳审核用途、金额及各项签字正确、齐全后付款。2、凡借款款项必须在三日内，立即销账（固定有备用金的除外），如财务发现逾期不予销账的情况有权对16、当事人提出质疑并报批对其进行相应处罚。3、行政部每月借取备用金用于支付本月零星开支，并于当月报销冲帐。二、报销1、会计审核原始凭证。原始凭证的要求：抬头、名称、型号、项目、金额、数量、日期、大小写、印章齐全、正确的税务部门发售的统一发票，凡有一项不符不予办理报销手续。固定面额的发票，必须注明日期、实际发生金额。2、一次性购买数量较多的物品或材料，发票填写不下的可附明细单，明细单需加盖与发票一致的印章。3、支出凭证须经手人、部门经理、副总经理、会计签字后予以报销。4、支出凭证大小写金额、名称、项目均不得涂改，凭证金额必须与原始发票金额一致。实际支出小于票面金额的由会计在发票上签字注明。实际支出大于票面金额的退回重新开具发票。