1、药业公司现金、支票及固定资产财务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 总则第一条 为了严肃财经纪律加强对财务工作的管理，提高经济效益，促进企业发展，根据公司法、会计法财务准则和企业会计制度并结合公司实际，特此制定本制度。第二条 建立内部财务制度，加强财务基础工作，如实反映财务收支情况，做好各项财务收支计划、控制、核算、分析和考核工作。第三条 有效的运用资金，使资金发挥最大的效益。第二节 资金管理制度第四条 营运资金在总经理及财务总监的直接领导下，由财务部统一管理、调度、分配、核算。财务部对各部门的资金使用2、有检查、监督、指导的责任。第五条 资金申请：各部门根据业务需要，应于每年年底（12月20日前）提交下年度资金申请计划，分季列示，按月申请，报公司审批。计划内资金的使用要及时报送财务部，经总经理和财务总监或由总经理转报董事长批准后方可执行。第六条 资金使用：财务部按各部门资金运用情况实行内部单独核算，根据预算与实际使用情况考核部门业绩。第七条 任何部门或个人不得以任何名义公款私存，私设“小金库”，搞帐外资金。第八条 每季度末10日内财务部向总经理、财务总监及董事会报送经营资金运用报告。第三节 现金管理制度第九条 认真执行现金管理制度，现金的收支、保管要严格执行手续，确保准确、安全无损。第十条 现3、金使用范围：工资、补贴、预借差旅费等以及公司对个人的其他现金支出和结算起点内的零星支出。第十一条 现金收支必须有合法的手续。现金收入凭会计人员开具的银行取款存根或有关单据入账，现金支出必须有经办人、部门经理、会计审核、总经理及财务总监签字才能成为有效的原始凭证。第十二条 严格现金管理制度，出纳员应每日盘清库存现金，当天收入及时存入银行。严禁坐支现金，不得以白条抵库存现金，做到日清月结，确保现金余额帐实相符，财务部负责人随时有权对库存现金进行抽查盘点核实。第四节 支票管理制度第十三条 现金支票、转帐支票必须妥善保管，各部门及个人借用时必须办理登记签批手续。第十四条 执行财务印鉴与支票分管原则，财4、务专用章、名章由财务负责人或主管会计保管，现金、转帐支票由出纳员保管。第十五条 不得签发空头支票，不准填开空白支票，不准签发远期支票，不准出借、出租支票或转让给外单位和个人使用。第十六条 因业务关系借用支票时，借款人填支票借款单交权限主管批准后，由财务审核办理。第十七条 因业务关系须借用限额支票时，须由总经理签字才可办理。第十八条 支票借款人限期五日内到财务报帐。第十九条 借款人如将支票丢失，应立即到财务部门通告，以便财务与开户银行及时处理。由此引起的一切后果由丢失人负责。第二十条 平时作废的支票应妥善保管，并在作废支票上加盖作废戳记，统一定期销毁。第二十一条 坚持前款不清后款不借的原则。第五5、节 发票管理制度第二十二条 发票是财务收支的法定凭证，是经济活动的唯一合法书面证明，因此经济活动必须使用税务局统一印制的发票，财务加盖印鉴方可使用，购入发票由会计妥善保管。第二十三条 开出发票必须按期顺时及发票号顺序使用，不准涂改、挖补、转借、代开、倒卖。填写作废的发票应全部保存，以备税务机关审查。第二十四条 经营购进货物和货物出售，必须使用税务机关印发的增值税专用发票，并于规定写清增值税数额，对方税务登记号于财务印章相符方为有效，否则，造成漏税受到损失应由经办人负责。第二十五条 购进货物付款数应与发票上金额一致，销售开出发票金额应与收款一致。如不一致经办人员负责查清更正。第六节 固定资产管理6、制度第二十六条 公司的固定资产是指使用期限在一年以上的经营性房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等，不属于生产经营性设备的物品，但单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的亦作为固定资产管理。第二十七条 公司固定资产购置、转让及报废的审批权限1、 根据董事会的授权，董事长审核批准公司、分公司非经营性固定资产和部分经营性固定资产的购买计划(即：商品房、客用车辆、办公用房、厂房、特殊大型设备、计算机设备及网络)。2、 公司、分公司固定资产的购置，由总经理审核批准。50万元以上100万以下，由董事长书面批准，超过100万元以上由董事会批准，或由董事会授权董事长批准。3、 对经营性固定资产的转让7、和提前报废，原值在10万元以下由总经理批准，10万元至100万元由董事长批准，超过100万元由董事会批准。4、 公司章程规定须经股东大会审批的，须报股东大会审议通过后方可实施。第二十八条 公司固定资产购置的程序1、 购置固定资产的部门应在公司年度预算时提出购置计划，经总经理签署后报董事会审批。2、 在经营年度中，部门提出购置固定资产计划，首先应报总经理，根据审批权限，由总经理、董事长或董事会批准。但固定资产的购置计划金额超过50万元须提前三个月报批，50万元以内的须提前一个月报批。3、 购置部门在取得审批同意后，应及时把批复报告及用款时间报财务部，财务部应及时对资金做出安排。4、 购领部门经办8、人领款时在支出凭单上有总经理、财务总监、经办人员签字后方可到出纳处领款。5、 固定资产经办人应及时把购买发票交财务部，同时应在办公室进行登记。6、 固定资产中途领用人或保管人变更应到办公室同时变更，开除、离职或被辞退应到办公室办理有关手续。第二十九条 固定资产日常修理及大修理费用支出程序1、 固定资产的日常修理费用，由固定资产保管人提出申请，由总经理审批。2、 固定资产大修理支出必须由固定资产保管人提出书面报告，并会同办公室，对此项固定资产的状况作陈述，包括已使用年限、现净值、大修理后所保持的功能、时间等意见，最后报总经理审批，批复转财务部，并由办公室通知有关单位执行修理。3、 日常修理费用与9、大修理费用以一次性修理费用3000元为界，3000以内为日常修理费用，3000元以上为大修理费用。第三十条 公司的固定资产实行分别管理原则，具体分工如下： （一）公司本部管理部门，管理本部所有固定资产，具体为：（1） 公司办公室负责本部固定资产的实物管理。（2） 公司财务部负责本部固定资产的金额核算和管理。（二）分公司及其他独立核算单位的管理部门及财务部门，负责本企业固定资产的实物和价值管理，各企业应有专人负责。第三十一条 各单位应按固定资产的类别，结合本单位的实际情况，编制固定资产目录，使用部门应建立固定资产卡片，财务部门建立固定资产总帐、明细帐或固定资产卡片帐，加强固定资产实物和价值的管理10、，做到帐帐相符，帐实相符，帐卡相符。第三十二条 固定资产应按季定期盘点，盘点结果报财务部及总经理。第三十三条 目前固定资产的日常使用人即为该项资产的保管责任人，必须对其使用和保管的设备进行签字登记，并对设备的安全负责。部门及个人之间如调换办公设备，除做正常手续以外，须到办公室登记备案。第三十四条 固定资产的有关技术资料应交办公室统一保管，借阅时需办理借用手续。第七节 费用管理制度第三十五条 财务报销严格执行公司财务管理制度，对部门实行内部单独核算。第三十六条 费用审批程序：） 日常费用开支由部门经理同意，由财务部门根据财务报销细则对金额及内容进行审核，由总经理及财务总监审批后方可报销。） 部门11、经理以上人员的招待费、差旅费报销先由财务部门根据财务报销细则对金额、内容进行审核，由总经理及财务总监审批后方可报销。） 购买办公用品按照采购管理细则执行，车辆费用控制按照公司规章执行。第三十七条 每月月底，财务部连同月财务报告按规定向总经理、财务总监、董事会报送本月费用明细表，每季度附注费用使用情况分析说明。第八节 现金及日常费用管理细则第三十八条 每个职能部门必须严格控制现金及日常费用。不得私立银行账户及小金库，严禁任何人以任何方式巧立名目，公私不分，篡改账目，损公肥私。第三十九条 所有职员报销差旅费必须填写差旅费报销单，根据有效原始发票及单据详细填写出差各项费用，并由部门经理审核签字，交财12、务部审核，由总经理，财务总监复审签字后报销领款。第四十条 所有职员报销日常费用应根据原始发票填写付款凭证，若使用备用金或公司卡（公司为员工出差便利颁发的牡丹卡，龙卡，VISA卡等）的员工需持银行帐单和原始发票定期报销（每两周报销一次）需填写差旅费报销单，由部门经理审核签字，提交财务部审核，并由总经理复审，财务总监签字报销，财务部核实并汇款至公司卡帐号上。第四十一条 若出现不可预见事件或问题需要临时提取现金，职员必须持总经理、财务总监和财务经理的批准报告办理提款手续。第四十二条 每星期二、四下午提交报销单据及凭证，经审批后，予以报销领取现金。第四十三条 对外签署各种合同协议等文件，审批盖章期限为13、提交当日后三日签发。第四十四条 备用金付款职员需填写备用金付款凭证，备用金付款最高定额为500元人民币，超出定额的备用金付款或借款应按银行付款管理规则办理，批准权力如下：500元以下的由部门经理和财务经理审核，总经理批准；500元以上的由总经理批准和财务总监审核。第四十五条 公司员工以工作关系而发生的餐费，交际费，由部门经理签字，总经理批准，财务总监签字。第四十六条 总经理因商务应酬而发生的交际费，由董事长审批。第四十七条 对于需办理预付款采购固定资产、办公用品等的款项，公司采购经办人需填制借款申请单（填制方法与预支差旅费借款相同）。经总经理及财务总监和财务经理签字后，领取款项。待发票收到后随14、同收货凭证一并报账，并填制备用金付款凭证。第四十八条 职员预付支票需填制预付支票凭证，经部门经理，财务部经理，总经理签字后财务部记账。待发票收到后，持票人根据发票及收货凭证需填制银行转账凭证，经部门经理及财务经理签字后，财务部记账。第九节 采购管理制度第四十九条 为了明确采购程序，明确职员在采购过程中的责任，使购买的货物和服务获得最好的价格以便实现节省成本的目的，避免任何利益冲突及职员在采购货物和服务及选择供应商时谋取私利，特此制定采购管理制度，在考虑货物及服务的数量、质量、运输时间、价格等主要因素后，为公司提供质优价廉的货物和服务。第五十条 公司对外采购活动（固定资产、办公用品等）均由办公室15、负责办理。第五十一条 本制度结合财务预算规定等其他制度执行。第五十二条 公司的所有采购活动（包括固定资产、办公用品等），均由公司办公室牵头负责办理。在整个采购过程中，使用部门负责物品的质量、性能的监督工作，财务部门负责相关的财务和审计工作。第五十三条 公司的所有采购活动，应严格按照以下程序进行：） 对于每月预算内物品的采购以及价值在50000元以内的预算外物品采购，由使用部门将购买申请单报总经理及财务总监，经批准后，将申请单复印件提交办公室，同时将该申请单的原件提交财务部；办公室在接到已批准的购买申请单后，应进行多方询价，并基于价格质量性能比最大化的原则选择供应商，同时填写订购单。订购单应载明16、物品的品牌、性能质量指标、规格、价格以及供应商名称、地址、联系方式等。此订购单经使用部门的部门经理签字确认经总经理、财务总监签字审批后后，由办公室进行采购。采购完毕后，使用部门应做好验收领用工作；并填制验收及领用的单据，同时，办公室应将付款凭证随附订购单、购物发票及以上填好的单据提出交财务部作帐务处理。） 对于价值在50000元以上的预算外物品采购，由使用部门将购买申请单报总经理，总经理及财务总监同意后，需经董事长批准，将申请单复印件提交办公室，同时将该申请单的原件提交财务部；办公室在接到已批准的购买申请单后，应进行多方询价，并基于价格质量性能比最大化的原则选择供应商，同时填写订购单。订购单应17、载明物品的品牌、性能质量指标、规格、价格以及供应商名称、地址、联系方式等。此订购单经使用部门的部门经理签字确认经总经理、财务总监签字审批后后，由办公室进行采购。采购完毕后，使用部门应做好验收领用工作；并填制验收及领用的单据，同时，办公室应将付款凭证随附订购单、购物发票及以上填好的单据提出交财务部作帐务处理。） 办公室应将该固定资产的相关技术资料全部清收归档。第五十四条 财务部基于降低成本的原则选择供应商（包括质量、价格，售后服务等）将相关信息反馈给办公室，办公室填写完整的订购单（份），经总经理、财务总监签字审批后由办公室进行采购。第五十五条 办公室在接到原始发票后，根据发票填写银行备用金付款凭18、证（程序与报销程序相同）。同时将付款凭证随附订购单及相关财务文件提交财务部。第十节 借款报销审批制度第五十六条 凡属计划内支出，须由借款人填写借款单，交部门负责人签字，财务审核后负责办理；凡属计划外支出，须由总经理签字后方可办理。第五十七条 从财务借款时，借款金额不超过银行规定的现金限额，以现金支付；借款金额超过银行规定的现金限额时，以支票支付。第五十八条 每月27日以前，应将当月支票全部结清，27日以后不签发支票，如特殊情况必须使用支票时，按下月日期签发。第五十九条 承付各项业务款或物资采购款，属于正常往来并有经济合同时，可以按计划支出款项；其他未在计划支出的费用报销必须事先由权限主管批准，19、否则财务不予办理。第六十条 各部门需要办理银行汇款时，应提前一天办理汇款通知，将收款单位全称、开户银行、帐号填写清楚；较大金额汇款时，要提供合同证明，报总经理同意后交财务办理。第六十一条 凡借现金必须三天内报帐，借支票最长不超过五日报帐，因公出差人员回单位一周内报帐。对逾期不办理报帐者，除从工资中扣回借款外，并依借款金额和逾期时间长短给予15%的罚款。第六十二条 报销程序：（1） 凡属费用报销，如办公费、差旅费、招待费等必须由经办人签字，部门负责人签章，再由财务总监签字，总经理审批后，财务按计划拨付办理。（2） 凡属资产和物资报销，如固定资产、材料低值易耗品等必须由保管员办理入库手续和部门负责20、人签字，财务部门审核，总经理签字。（3） 报销凭证必须是由税务局监制的合法的原始凭证，财务部门对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证由财务予以退回。对违反国家财经纪律和集团财务制度的支出有权拒付。第十一节 预算管理制度第六十三条 为了有效规范资本运营，协调本公司各部门及各分公司，各分公司每月需详细编制本公司运营预算表。第六十四条 分公司各职能部门每月20日需将本部门下个月费用预算（如资金需求计划及资金回笼安排）提交财务部，经财务部审核后提交公司审批，对于预算中财务部认为不合理的开支，财务部有权质询有关人员。第六十五条 公司每月30日前由总经理完成对预算资金的批复返回21、各分公司。第六十六条 预算报告将紧密与部门目标绩效挂钩，每月10日财务部将提交上个月的预算完成情况的总结报告。对于预算金额与实际金额有差异时需查明原因，如实报告。此报告为一式四份，一分提交董事长，一份提交总经理，一份提交财务总监，一份公司备案。第十二节 差旅费规定第六十七条 为了严肃财经纪律，加强财务管理，合理开支，对公司的差旅费作如下规定：（一）标准1、 住宿费标准：） 公司总监以上人员出差实行实报实销。部门经理住宿标准不超过300元/天。） 员工特区每日300元（深圳、珠海、厦门、汕头、海南），其它地区260元。 上述标准按原始单据，据实报销，超过标准部分自行负担。） 上述住宿标准按每次实22、际住宿标准计算，不允许按出差天数平均计算；同性两人共同出差按一标准间计算，不允许许多人累计计算。、 伙食费用补贴标准） 特区、沿海开发区、每人每天包干补贴80元；） 其它地区，每人每天补贴60元。、 乘坐交通工具标准） 副总经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机、火车硬卧或软卧、轮船三等或二等舱。乘坐夕发朝至列车或火车运行时间不超过小时，如无紧急情况应乘坐火车。） 员工以乘坐火车为主，特殊情况由部门经理报请总经理审批。） 乘火车（八小时以上）可购买卧铺票，不购买卧铺票，可按硬卧票价及所购票价差额的给予奖励。） 部门经理级（含）以上人员，在出差当地乘坐交通工具，凭票实报实销；部门经理级以下人员，在出23、差当地乘坐交通工具，每人每天按不超过元的标准，凭票报销。、 出席各种会议，按会议要求标准报销，不再领取差旅费补助。、 出差地系父母或配偶所在地的，原则上不予报销住宿费，伙食补助照发。、 两人以上出差同在一起的按职位高的人为主报销。第六十八条 出差审批、 凡出差人员应填写“出差申请报告”（见附表），履行出差报批手续。、 一般职员出差，由部门经理签署意见报请主管总监级领导审批。、 各部门经理以上人员出差报请总经理审批。第十三节 移动电话费用报销细则第六十九条 公司原则上不为个人配备移动电话，如有特殊需要，需有个人申请，总经理批准方可购买。第七十条 公司规定通讯费用标准如下（遇有特殊情况申请总经理特批）：超标准自付，标准内据实报销。一般业务人员：150元月（需总经理特批） （基本通话费：50.00元,市内4.55X22100.00元共计150元）部门经理及副经理：300元月 （基本通话费:50.00元,市内7.00 X22150.00元共计200.00元）公司总监及其他高级管理人员：600元月(计算方法同上)总经理：1000元/月(计算方法同上)