1、商业广场财务管理规章制度及要求编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx广场财务管理制度第一章 报销付款暂行办法一、总 则1、为规范日常报销、合同类付款、非合同类付款等结算业务，保证资金的安全完整，加强资金支付内部管理，根据国家财务会计制度的相关规定，以及本公司实际经营情况，特制定本办法。2、xx广场财务管理制度（以下简称“本办法”）。二、支付方式和适用范围1、资金支付分为现金支付（现金支票、网银报销付款视同现金支付）、银行支付（包括电汇、支票、承兑汇票等）两种方式。2、除以下各项可使用现金支付外，其他均应采用银行支付方2、式：1）支付员工个人工资、奖金、津贴、补助等款项。2）支付个人劳务报酬、各种劳保、福利费，以及国家规定的对个人的其他支出。3）支付出差人员必须随身携带的差旅费。4）结算金额在1000元以下的零星支出，具体支出内容仅限于日常办公耗用品以及对外的小额劳务支出等。5）日常费用报销支出。6）公司总经理批准用现金支付的其他款项。2、采用银行转账支付方式：同城结算一般适用转账支票，支票开具，原则上要求不得开具空白支票，如有特殊情况，金额可不填写，但收款单位处必须按照合同付款审批单上，请付款项单位的全称填写齐备，不得擅自改填与审批单名称不符的收款单位。异地结算一般适用电汇，如已开通网上银行，亦可通过网银支付3、。三、日常费用报销业务规定1、经办人员按照本办法要求，填写费用报销审批单或差旅费报销审批单，将发票按要求粘贴票据粘贴单附后，粘贴要求详见本办法第七章。2、因公垫付的现金经本部门经理（行政部由行政主管，以下同）签字后报财务部审核。员工按规定享受的补贴、福利，报行政部按照既定标准对报销的口径、范围及金额进行审核，且报销该笔支出的最晚时间不得超过次月20日。3、经办人员需将票据按照类别粘贴并书写齐全后，报部门经理签字后转至财务部，财务部门负责对照经集团本部审签的月度预算明细，审核报销票据是否为预算内付款，并审核手续是否齐全、付款单据是否符合要求，审核无误后财务经理签字。4、总经理审批后，出纳复核审核4、审批手续齐全，领款人在费用报销审批单或差旅费报销审批单签字后，按审批数额办理报销手续。四、借款业务规定1、借款包括一般借款和备用金借款。（借款等相关细则原则上执行集团备用金制度相关规定）2、一般借款是指经批准，预支用于差旅费、零星采购等费用性支出的借款，一般按估计需用数额领取（原则上不可超过5000元，集团备用金制度规定，科员借款限额1000 元，出差外地借款限额为5000 元），支用后一次报销借款，多退少补。3、备用金借款是指经批准拨付给相关部门一定数额的现金，按规定用途使用，使用后按规定手续报销。4、借款的工作流程如下：1）借款人员按本办法要求填写借款（含备用金）审批单并附相关附件，本部门5、经理签字。对备用金借款，应在借款（含备用金）审批单 “借款事由及用途”处说明备用金使用范围及备用金保管人员等情况。 借款人员应在办理借款手续前2个工作日通知财务部，以备足现金。2）财务部相关岗位审核借款（含备用金）审批单的填写、借款用途是否符合规定，相关附件是否齐全，审核无误后财务部经理签字。3）公司总经理审批后，出纳复核付款审批单填写正确、审核审批手续适当，借款人在借款（含备用金）审批单签字后，支付所批准借款。4）借款人员在本办法规定期限内，填写费用报销审批单或差旅费报销审批单，按第七章规定粘贴发票或其他相关原始凭证，按本办法报销工作流程办理，并办理借款核销手续。对备用金借款，按照报销工作流6、程办理即可。5）每年12月20日之前，备用金借款人员应将备用金已使用部分的发票及备用金剩余金额交财务部，办理年终清账手续；同时相关部门负责人重新审定备用金使用范围、保管人员及借用金额，按规定程序审批后，办理备用金借款手续。五、银行付款规定1、银行付款包括所有合同类、非合同类等付款。2、经办人员填写银行付款审批单（工程款支付填写工程付款审批表，营销类款项支付填写营销费用付款审批表）时应勾选“预算内”或者“预算外”和具体支出类别，并按表格设计各项内容逐项填写以下项目：时间、申请人、合同名称、合同编号、合同金额、已付金额、本次申请资金大小写、用款说明，并在空白处注明预算二级科目，收款单位等。工程款支7、付，需按工程付款审批表要求的各项内容填写，营销类款项支付，需按营销费用付款审批表等表单要求的各项内容填写。预算外款项的支付，无论金额大小均需经过集团本部预算外审批流程，方可支付相应款项。3、填写用款说明时，必须说明申请付款内容是否满足合同付款条件或其他付款条件，列明金额的计算过程，后附支持性文件。支持性文件包括但不限于：测量师出具的付款证书、监理公司出具的估值证书、工作成果确认文件以及发票、合同（协议）、合同审批单等。4、财务部每笔款项支付审核时均需确认，是否为总经理审签过的预算内付款，且需对应到预算的明细栏次内容，严禁在审定后的总预算金额内进行资金支付自行调配。审核银行付款审批单或工程付款审8、批单等表单填写完整、相关审核手续和附件是否齐全，各相关表单所记载内容与附件相关内容是否一致，审核无误后，财务部经理签字。5、总经理审批后，出纳复核票据上审核或审批手续无误、付款单据符合要求，由支票领用人在所领取支票票根和银行付款审批单或工程付款审批单等相关表单上签字后，办理相关手续。（转账支票必须将收款单位填写齐全）六、 经办人员及其职责1、申请资金支付的人员为经办人员，经办人员必须为本公司正式员工。2、经办人员不得将所借用现金或所领用支票转借他人，确需改变经办人员的，应重新办理有关手续，否则原经办人员仍承担相关责任。3、经办人员调离本公司，其所经办支票或现金借款在未办理账务核销手续前，财务部9、不为其出具办理工作调离手续。4、经办人员在规定时间内到财务部办理所借现金或申请使用支票/汇票的账务核销手续；5、经办人员不能在规定期限内办理核销手续的，应及时通知财务部相关人员，并说明原因。6、经办人员确保所借现金、所领用支票的安全，如不慎遗失应及时通知财务部，造成损失的应承担相应责任。七、付款单据的规定1、资金支付的报销必须有原始单据作为依据，原始单据必须完整。原始单据包括：借款（含备用金）审批单费用报销审批单差旅费报销审批单银行付款审批单工程付款审批单营销费用付款审批表（以下简称付款审批单）及相关附件等内部单据，发票、行政事业单位收费收据等外部单据，以及财务部按财务会计制度规定要求提供的其10、他单据。2、资金支付的审核审批手续齐全、适当。3、相关单据的各栏次内容需用水笔或钢笔填写齐全，大小写金额一致、书写规范、字迹清楚、不得涂改，如有涂改应另行填写。阿拉伯数字不得连笔写，人民币符号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白。汉字大写数字金额：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等；金额数字未到分的，在金额最后应当写“整”字或者“正”字。4、异地结算由财务人员负责电汇，但经办人需提供收款单位收款信息，如：收款人全称、收款人账号、汇入行名称、汇入地点（省、市）。5、经办人员应尽量在发票背面逐一签字，并注明经手人、时间、事由以及此笔业务发生的总金额等。若金额不大，原始单据过多11、的可以同意粘贴后，由经办人签名并注明内容及金额亦可。6、报销各种补贴、福利应使用当月或本季度取得的发票，除每年1月可暂接受少量上年度12月20日后发生的票据外，严禁非本年度或者非本单位抬头的发票列支。7、单张发票可将正面的左上角粘贴在付款审批单的背面。8、发票较多，应在分类后将票据左段依照阶梯形粘贴在票据粘贴单上，然后与相应的付款审批单粘牢。9、票据粘贴整齐、干净，不能超出付款审批单的边缘范围。10、用胶水粘贴票据，不得使用订书器、回形针、别针等装订票据。11、不同费用类别的发票应按集团全面预算二级预算明细类别分别填写付款审批单。如：差旅费、餐费、通讯费、办公用品、汽油费、过路过桥费、修理及保12、养等均应分别分栏填写。12、原始单据的合法性是指发票或行政事业性收费收据（以下统称发票）必须符合税法上对于合规票据的要求。13、发票必须产生于实际发生的经济业务，从正规渠道取得，严禁用虚假发票报销或核销账务。14、发票必须填写抬头，抬头填写“四川嘉佳茧丝绸有限公司五洲星国际时代广场”的全称，不得使用简称。15、发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，存根联、发货联、记账联以及非复写的发票联或报销联不能作为报销单据。16、发票必须盖有收款单位发票专用章，经办人员须在每张发票背面逐一签字，以明确相关连带责任。17、发票所记载的各项内容不得涂改，若记载的内容有错误，应由出票单位重开。八、13、核销期限的规定1、经办人员借用现金或申请使用支票/汇票，应在规定期限内凭发票等原始票据到财务部办理账务核销手续。核销期限参照集团相关规定。2、在规定期限内不能办理核销的，经办人员应及时向财务部说明原因，经财务部同意后可适当延长，但延长时间最长不得超过10日。第二章 备用金管理制度公司为加强资金管理，提高资金的使用效率和工作效率，特制定备用金管理制度。备用金是公司财务部门除存放一定数额的库存现金外，为便于公司内部某些部门及工作人员经常出差和日常零星开支的需要，而预支一定数额的备用款项。一、范围：公司采购人员、营销部、行政部门公务较多的人员及其他人员，根据工作性质需要可以申请备用金。二、原则：前债14、不清、后债不借。三、申请程序1、需备用金的工作人员应以书面形式写出备用金申请。说明原由、金额等。2、申请书应由部门经理签字同意，送交财务部审核，确定限额。3、财务部核定后，由总经理批准，然后到财务部办理借支手续。4、领用备用金的人员，原则上不允许另外借款，如特殊事项需要借款由总经理审批，但是特殊借款不得超过15天，15天之内及时报销结帐。四、备用金实行一次领用，及时报销，至少每周报销一次，借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续五、科员15、及主管借款限额1000元以内，出差外地借款限额为5000元以内，若一个月内未进行财务报销，借款金额将在工资中予以扣回，跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。六、备用金是为保证业务需要而设，不得公款私用，损害公司利益。七、员工离职时办理备用金结清手续后，财务才能支付工资。八、备用金的公务人员的报销程序按公司的报销制度执行。第三章 财务档案管理制度为规范会计档案管理，确保会计档案的及时归档和保存完整，特制订本制度。一、适用范围：适用于公司会计档案的装订、归档、保管和销毁的管理二、职责界定：1、财务部负责会计档案的归档与保管2、 财物人员负责会计档案的装订与归档三、工作流程1、16、会计档案是指在财务会计业务中形成的具有查考利用价值的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反应公司各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。2、会计档案的种类，具体包括：1） 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2）会计账簿类：总帐，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，以及其他会计账簿。3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交、保管、销毁清册，会计人员工作移交清册，各种财务审计报告，收据及发票存根联等。3、 使用计算机17、打印套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度要求，其管理方法及保管期限与一般会计档案相同。4、磁记录会计档案应按磁性材料的技术要求提供保管环境，其保管期限与归档方法和纸质会计档案相同。四、会计档案的保管期限1、 属于永久保管的会计档案包括：1） 公司各类会计决算报表及附注2） 会计档案移交、保管、销毁清册3）机构裁撤、合并、分设交接清单4）会计人员工作移交清册5）部门认为需要永久保存的其他会计档案及资料2、属于保管15年的会计档案1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其附件2）总账、明细分类账、日记账及其辅助账簿3）印章及空白凭证保管、利用登记簿3、属于保管5年的财务档案1）月、季度财务报告（包括文18、字分析）2）银行余额调节表和银行对账单3）现金及资产盘点报告五、会计档案的整理立卷1、财务部应设专门人员具体负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。对会计凭证、账簿、报表分别以册为单位装订会计档案盒，并对会计凭证、账簿、报表分别进行排列编号。2、案卷封面应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等。3、会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表要进行修补，装订要规范、牢固、整齐，装订时不得压字与掉页，并加盖骑缝章，若需拆封，需要公司总经理的批准方可办理。六、会计档案的保管1、会计档案立卷完成后，先在财务部保管两个月，以便查找利用。2、根据公司统一安排，财务部保管期满后移交公司档案管理部门统一保管19、，移交时双方部门负责人和经手人应在移交报告上签字或盖章。3、移交公司档案管理部门保管的会计档案应按要求分类保管。七、会计档案的调阅1、会计档案账册不得外借2、公司内部人员调阅会计凭证、帐表时须经财务经理批准，档案管理人员方可办理。3、公安、司法、检查机关及有关单位因特殊需要查阅会计凭证、帐表时，必须提供相关有效的证明文件，档案管理人员在报财务经理同意后方可调阅或复印，并在账册查询、复制登记簿上登记。八、会计档案的销毁1、保管期满的财务档案，可以按照以下程序销毁：1、由行政部会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期20、限、销毁时间等内容。2、公司总经理在会计档案销毁清册上签署意见3、销毁会计档案时，应由行政部负责人和财务部经理共同监销4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总经理。5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第四章 费用支出报销流程一、公司财务管理中心具体负责公司费用的支付和核算、审核工作，公司各管理中心所发生的费用统一到公司财务中心报销。二21、费用报销的基本流程是：经办人申请，各中心负责人复核，公司财务负责人审核/审批，分管总经理根据核决权限审批，出纳付款。三、操作细则如下：1、 出差费用请使用“差旅费报销单”，单据上已列明的项目内容请逐项填写，同行人、出差日期、出差天数、出差事由、车费、住宿费等项目内容逐一填列，住宿费及伙食补贴参照公司流程中规定的相应级别的标准执行粘贴票据；2、 出差费用“原则上”需在返回公司的一周内报销完毕，差旅费报销单上列明的各种费用票据粘贴方面，要求分别按照车费、住宿费、业务费（级别标准范围内）等内容单独粘贴。烟台当地的出租车费请不要混淆在差旅费报销的车费内，请单独粘贴并单独审批报销；3、 如在出差地宴请22、客人，须提前向行政部门负责人及分管总经理报告宴请理由及标准，经同意后按标准宴请，宴请的业务费票据单独粘贴，领导单独批示；4、 市内报销的出租发票后面需要写明打车事由、日期、起始地点，正常的报销时间是每周一次；5、 业务招待费在宴请前需要到行政部门填相应表格进行登记，报销时将发票连同行政部门的登记表一起到财务中心审核（已有固定格式业务招待费登记表）；6、 私车公用需先到企管中心进行登记，汽油费报销按照公司规定相应级别粘贴相应票据，正常的报销时间为公司规定的每个月10日前；私车公用出差到烟台市外的，需提前去行政部门报备，具体“市外”私车公用报销额度与细则，由行政部门拟定管理办法报公司领导同意后，交23、财务执行。票据单独粘贴，单独审批；7、 “费用报销单”请用签字笔书写，不可涂改，且附件要写清多少张，粘贴要整齐，不可使用订书机，请用回形针或大头针固定好发票即可；8、 发票抬头请按照公司的需要填写无误；9、 所有报销人员填制好各类“费用报销单”经本部门领导审批后，先到财务中心进行票据审核（出纳会计），通过后再继续走下一步报销流程；10、 所有报销发票均必需盖有“发票专用章”方为生效票据；11、 所有报销的费用都必须按照每月的预算执行，超出部分要另行追加，原则上财务出纳是每周的周一至周三审核，周四至周五报销。每月的25日以后为预算截止日；12、 附公司报销审批流程图。第五章 发票开具及费用报销要24、求一、发票抬头即：单位名称必须填写全称“烟台朗湖置业有限公司”，日期、金额大、小写必须填写正确并相符，发票上清楚盖有发票专用章，并有收款人签字；二、能够开发票的必须开具，并盖有发票专用章（例如：停车费、车辆加油单据、办公用品、车辆修理费用、物流运输发票等），否则，不予报销；三、普通发票开具时必须符合要求，发票左下角为开具时间要求，右则为最高金额要求，开票时间应在法定时间内，金额不能超过最高限额要求，否则，不予以报销；四、所有经办人员（包括业务人员），出外就餐，在可开具发票时，应先以开具会务费或住宿费内容的发票为主；五、如果是开具办公用品内容的发票，内容少的可以在发票上列出明细，内容多的情况下，25、要求附列出明细表，并盖有销货单位发票专用章，否则，不予报销；六、增值税发票应在右下角加盖发票专用章（一般存在于加油单据中，增值税普通发票）；所有罚款单一律不得报销，如在领导同意的情况下，可用相关合法单据抵顶签字报销；七、出差费用使用“差旅费报销单”，单据上已列明的项目内容逐项填写，同行人、出差日期、出差天数、出差事由、车费、住宿费等项目内容逐一填列，住宿费及伙食补贴参照公司流程中规定的相应级别的标准执行，出差费用原则上需在返回公司的一周内报销完毕；八、如在出差地宴请客人，须提前向行政部门负责人及总经理报告宴请理由及标准，经同意后按标准宴请，宴请的业务费票据单独粘贴，领导单独批示；九、市内报销的26、出租发票后面需要写明打车事由、日期、起始地点，正常的报销时间是每周一次；十、所有业务招待费用报销先到行政部门登记，然后再到财务部审核；十一、汽油费报销按照公司规定，每个月一次，先到行政部门登记（私车公用），然后到财务中心审核。私车公用出差到烟台市外的，需提前去行政部门报备，具体市外私车公用报销额度与细则，由行政部门根据集团公司规定，拟定烟台地区管理办法报公司领导同意后，交财务部执行；十二、“费用报销单”上签字笔书写，不可涂改，且附件要写清，粘贴要整齐，不可使用订书机，请用回形针与大头针固定好发票即可。附发票开票资料：单位户头： 银行账号： 单位地址： 电话号码： 税 号： 第六章 原始凭证粘贴27、具体要求 为加强会计基础工作管理，提高会计核算信息质量，适应会计档案管理工作的需要，现将原始凭证粘贴要求规定如下：一、到财务部出纳会计处领取费用报销单、差旅费报销单或原始凭证粘贴单，粘贴时在粘贴纸左边留出两公分装订线的位置。 二、票据分类。票据应分类粘贴：对于各种票据按照经济内容进行分类，如办公用品、电话费、资料费、差旅费、餐费等等，按照类别分别粘贴，其中差旅费应单独填写差旅费报销凭单，出差过程中发生的会务费、考察费、学习资料费及餐费等业务不包含在差旅费报销凭单内，应另粘贴费用报销单据履行报销手续；三、票据粘贴。将胶水涂抹在票据左侧背面，从粘贴单右侧开始，在单据与右侧位置对齐开始，将票据从右边28、至左呈阶梯型均匀排开横向粘贴，原始单据与粘贴单的上面必须对齐，要遵循上面、右面对齐的原则（根据单据大、小可以贴两排），注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来要整齐、归类合理，有利于公司档案管理及审批要求； 四、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照大票在上、小票在下的顺序粘贴；差旅费的票据要按照票据发生的时间顺序粘贴；例如：票据长的在上、票据短的在下。票据比较多时可使用多张粘贴单；对于比粘贴单大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧留出两公分装订线的位置后粘贴，超出部分可以按照粘贴单大小折叠在粘贴范围之内。五、原始凭证粘贴单只用于粘贴原始凭证，不写任何有关票据内容的文字及数字，粘贴完毕后，把费用报销单左上角粘贴在最上面。六、票据按以上规定粘贴完成后，由经办人部门负责人财务经理相关有审批报销权限的单位领导签字确认最后到财务出纳会计处报销（根据公司相关规定）。第六章 附则一、本制度由财务部负责解释二、本制度自下发之日起试行xx广场xx年8月份起生效