1、超硬材料有限公司行政管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度 一、文件管理规定 (一)总则 1、为提高办事效率和文件质量,发挥文件在公司各项工作中的指导作用,根据公司实际情况,制定本规定。 2、檔管理的内容主要包括:政府、上级来函、来电、来文、会议文件;经营往来的函、电、来文;公司上报下发的各种文件、数据的管理。 (二)公文的签收 1、凡外来由公司收取的公启文件,均由公司门卫室造册登记签收(上级直送总经办或领导的除外)后送总经办由秘书拆封签收,在签收和拆、封时,门卫和总经办秘书需检查封口和邮戳、邮票的2、完整性,对开口和邮票损毁的要查明原因,对秘密件和国外信函邮票受损或缺失的应拒收。 2、对上级邮送的檔,需进行信封、檔、文号、秘密等级的核对,如不符,要及时报告发送部门,并登记记录。 (三)公文的编号、保管 1、总经办秘书对上级檔拆封后,应及时附“檔处理登记单”进行分类编号、保管并分转处理。公司领导亲启的檔,也应在处理后办理“檔 处理登记单”。 2、公司外出参加会议人员带回的文件和资料应及时送交总经办秘书进行登记、编号处理,并留存。 (四)公文的阅批和分转 1、凡正式檔均须由总经办主任根据檔内容和性质阅签后,由总经办秘书分送承办部门或人员阅办,重要文件应由公司总经办主任或分管公司领导亲自阅批后分3、送承办部门或人员阅办。总经办主任应该于收文当天完成阅签,紧急檔应该即收、即阅、即办。 2、总经办秘书应该在主任阅签后的当天或第二天将檔分送公司领导或承办部门,如涉及两个以上部门的,按阅批次序传递。 (五)文件的传阅与催办 1、传阅檔应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带出公司,也不得横向传阅或转借他人阅看,不得抄录档内容,对尚未公开的檔不得宣传、泄漏檔内容。 2、传阅檔应在规定的时间内完成阅看,阅后应签名负责并立即送回总经办,传阅文件有领导批示意见的,总经办应责成有关部门,按文件要求和领导批示落实办理有关事宜。 3、传阅檔的阅文部门或人员,不得抽取传阅檔内的任何文件及附件。如确实工4、作需要,可办理借阅手续或经总经办同意后复印留存,原件应及时归档保存。 4、总经办对檔负有催办、检查督促的责任。承办部门接到檔、函电后应立即指定专人办理,不得拖压放置。 (六)发文的管理 1、公司各级上报、下发的文件、通告、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要、简报等均由公司总经办统一管理制发,公司各部门均不得自行上报、下发公司名义的正式檔。 2、公司各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排重要工作,要求发正式檔的,应将檔底稿送交总经办审核,同意后以正式檔上报下发。 3、公司正式檔均由董事长、总经理签发。 (七)发文程序与要求 1、发文应根据工作需要和公司领导指示,意图明确,目的清楚。 2、5、草拟文稿必须以公司大局出发,以党和政府的方针、政策、法规为依据,做到表述清楚,情况确实,观点鲜明,条理清楚,层次分明,文字简练,书写工整,标点符号正确,不得使用铅笔、彩笔、红笔书写。 3、文稿拟就后,拟稿人应交总经办核稿,并填附发文稿纸前页,详细写明檔编号、标题、拟稿单位与拟稿人、会签单位、发送范围、印刷份数,确定主题词和日期、密级、并签字。 4、总经办核稿时,应根据公司的实际,上级的指示精神和要求,有关文件的相关规定,以及对草拟文稿的规范要求,对文稿认真审查和修改,对不符合要求的,应退回拟稿单位或拟稿人重新拟稿。 5、经总经办审核后的文稿,送主管领导核稿、签字,需要会签的送会签领导或部门会签6、,然后送董事长或总经理签发。 6、檔打印清样,应由拟稿人核对,并在发文稿纸前页上签字。 7、檔打印后要按数印刷,按上报下发范围由总经办秘书分发。 (八)檔的借阅和归档 1、各部门或有关人员因工作需要借阅公司一般檔的,由部门主管签写便条,总经办秘书进行借阅登记即可借阅,对有密级的檔借阅须经总经办主任批准。 2、借阅檔应严格履行借阅登记手续,按时归还,不允许拆卷和在檔上勾画涂写。总经办秘书要负责及时收回借阅檔,如发现丢失,必须及时查明原因和责任,及时如实报告领导。 3、公司檔统一由总经办负责归档,归档立卷应按照内容、名称、拟稿人、时间顺序分门别类进行整理归档,并要做到檔批复、正本、底稿、主件、附件7、收集齐全,保持文件的完整性。 4、要保持平时立卷归档和年终立卷归档相结合的方法,重要檔材料,要及时立卷归档。 5、上年度檔的归档工作,应该在元月份完成,第一季度以前完成向档案室的移交工作,并制作移交清单一式两份,各自留存。 6、对于多年的、重复的、过时的、无价值的文件,要定期造册登记,经总经办主任同意后,在有公司领导监视下销毁。 二、数据文书档案管理制度 (一)总则 1、为加强公司文书档案管理工作,特制定本制度。 2、归档的档材料必须按年度分类立卷,公司各种生产经营活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都必须按照本制度规定,按期分类立卷归档。 3、各类公文数据承办部门或承办人员应保证所经办公文8、数据的系统完整、各种公文附件的全面,并及时转交公司文书档案管理人员归档。因工作变动或因故离职应将所经办的文件、资料向公司有关人员或公司文书档案管理人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 4、公司文书、数据文件管理职能由总经办负责。 (二)文书、数据的收集与管理 1、凡公司生产经营活动产生的文书、数据,各部门均应妥善保管,指定专人负责。 2、凡公司收到的上级政府发来的与公司有关的各类文件和公司发出的各类公文(含打印正件与附件,请示的批复等)一律由总经办统一收集管理。 3、一项工作由几个部门参与办理形成的文件资料,由主办部门收集归卷,凡由总经办参与办理的,总经办直接收集归卷;各类会议数据,包括声像材9、料,均应由会议主办部门指定专人负责收集,及时归档;外出参加会议、学习、考察的人员,必须将会议文件数据及时向总经办办理归档手续。 4、各级管理人员要建立档案管理意识,了解本部门工作业务,掌握文件资料的归档范围,注意收集应归档管理的文件数据。 5、认真实行平时及时归档制度,各管理部门都要将应归档文件数据 及时收集归档,总经办要认真办理临时归档手续。每年2月份以前应将上年应归档材料清理归档完毕。 6、文件数据归档后,总经办应积极提供利用、服务工作。 (三)归档范围 1、上级机关发来的各类指示、决定、通知、规定、条例等檔。 2、公司对上级机关的请示和上级机关的批复,对外正式发文和与关单位来往的文书。 10、3、公司内部的各种计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报、重要会议的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、会议记录等。 4、公司经营活动中与有关单位签订的合同、协议等。 5、公司各类员工任免、奖惩、劳动工资等檔材料。 6、反映公司发展历史、重要活动的简报、照片、录音、录像等。 (四)立卷要求 1、各部门工作平时形成的文件数据要按照公司规定的“案卷类目”及时收集齐全,整理归卷,集中统一保管。总经办要按公司编制的檔材料归卷“案卷类目”及时收交应归档文件数据,按照“案卷类目”对号入座,收入相应卷宗,并进行归档登记。 2、总经办档案管理员负责编卷、编目。 3、案卷要遵循檔形成的规律11、和特点,保持檔的有机联系,区分各类文件的价值,有利于保管和利用。具体为:每份文件的正件与附件、正稿与印件、请示与批复、转发档与原件,几种文字形成的统一文件 要分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密檔单独立卷,与绝密檔有联系的普通檔,随同绝密檔立卷。 4、不同年度的檔一般不放在一起立卷,跨年度的请示与批复,放在批复年立卷;规划、计划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。 5、卷内檔应依序排列,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后。依照檔形成的规律或特点,保持文件之间的联系和系统性。 6、卷内文件材料应按系列顺序,依次编写页码,案卷12、应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。 7、各类案卷必须按统一的格式填写卷内文件目录,放置卷首;有关卷内材料的说明,应逐项填写在备考表内,并将立卷人和立卷日期填写完整,以示负责,备考表放置卷尾。 8、文件目录、备考表、案卷封面均应逐项用毛笔或钢笔书写,字迹 要 工整、清晰。 9、案卷装订前卷内檔材料要去掉金属物(书钉类),对有损毁的檔材料要裱糊或复制并与原件一并立卷,案卷装订用三孔一线封底打活结的方法装订。 10、各类案卷以案卷号排列次序装入卷盒,置入档案柜内保存。 三、办公用具及通讯工具配置标准和发放管理办法 四、计算机网络管理制度 (一)总则 为提高计算机利用效率,延长13、使用寿命,建立正常的计算机网络运行秩序,防止不良操作,特制定本暂行办法。 (二)管理范围 凡公司内安装、配置的计算机硬件、软件、盘、电源、计算机信息文文件、 设备数据,均应遵守本办法规定。 (三)管理责任 计算机的管理采用谁使用、谁维护、谁保管的原则,计算机及网络设备的 检测维护和计算机使用、维护、保管情况的检查由总经办负责。 (四)设备购置 1、计算机及其设备的配置、更新由总经办按照公司办公机具配置标准拟定配置计划,报总经理核准后,由采购部结合使用单位需要选型、统一采购,并配合协助安装调试后移交使用单位,使用单位验收、签字。 2、计算机修理配件和各类耗材的采购计划由总经办提出。 (五)计算机14、硬件、软件及文文件数据的管理 1、计算机硬件应建帐管理,财务部对购入的各类计算机及外部设备均应建立资产管理帐卡,纳入年度清产核资范围。 2、计算机的安装应经公司用电责任部门检验,确认用电安全的情况 下方可使用。 3、凡公司购买的各类计算机软件由公司总经办统一保管,造册登记,如需安装须申请批准后借用安装。 4、各部门的计算机系统文文件数据应妥善保存,不得向外透露。禁止未经授权的查询、复制,对属于保密的文文件数据,使用人应加密保护。由于个人保管不当造成失密,由失密者承担法律责任。 5、使用软盘时,必须进行免疫检验,确认无病毒后方能使用。各使用单位(人)要定期对硬盘进行病毒检测。 6、由于个人使用不15、当而造成的软、硬件损失,由使用人负赔偿责任。 (六)计算机网络管理 1、公司计算机网络资源由公司总经办根据公司业务需要统一计划协调,报总经理批准后实行。 2、工作时间不准在网络系统运行与业务无关的软件,如游戏、聊天等。 3、不得用网络散布恶意信息,或冒名他人名义发布信息,不得制造传播计算机病毒及其它侵犯网络和他人合法权益的活动。 4、不得利用网络进行任何违反国家法律的活动,不得存储任何反动、色情檔。 5、任何部门或个人未经许可,不得利用网络发布有关公司的任何信息。 6、任何部门或个人,不得违反宽带使用管理办法规定,私自连接网在线网,否则按有关规定给予处罚,原分配埠使用人(部门)负 连带责任,由16、此产生的一切后果由违反规定者承担。 7、本暂行办法由公司总经办检查实行,未尽事宜适时补充。 五、会议管理制度 (一)为提高会议效率和会议质量,树立良好会风,特制定本制度。 (二)会议的分类与组织: 1、公司会议:公司领导扩大会议、全体员工会等。凡公司会议均应由董事长、总经理批准召开,董事会按公司章程规定召开,由总经办负责组织。 2、专业会议:经济活动分析会、计划财务会、生产技术会、质量分析会、安全工作会、营销策划等会议由主管领导批准召开,主管部门负责组织。 3、车间、班组织会议:车间会议由生产主管批准召开,车间主任负责组织,班组会议由车间主任批准召开,班组长负责组织。 (三)上级或行业在我公司17、召开的各种工作会议(现场会、报告会、业务洽谈会、用户座谈会),由总经办受理安排,有关业务对口部门协作做好会务工作。 (四)公司各类会议均要将时间、内容、地点报总经办,合理安排,避免时间的冲突和内容的重复。 (五)总经办要协调安排好涉及公司主要领导参加的各种会议,避免会议交叉。 (六)总经办要掌握各种会议时间安排,做到提前通知,适时告知, 会议改期要及时通知参会人员。 (七)公司各类会议的召集人和组织部门及参会人员都应做好有关会议准备工作,拟定会议议程和提案,准备发言要点或汇报总结提纲,起草好工作计划草案或决议、决定草案,做到会议主题明确,议题清晰,有议论,有结果。 (八)总经办或会议组织部门要18、做好会议场所的落实安排工作,维持好会议秩序,搞好会议服务,做好会议记录。 (九)为提高会议成效,各类会议均要做到: 1、严格遵守会议开始的时间、不准迟到,通讯工具要关闭。 2、会议开始前,要有明确的会议主持人,会议开始时,会议主持人要就会议的议题有明确简洁的说明,告知与会人员会议事项,进行顺序、时间要求等。 3、在会议过程中,会议主持人要进行会议控制。发言内容不能偏离会议议题;与会人员必须专心聆听发言,不能开小差开小会;发言不能过于集中个别人,要尽量畅所欲言;不能出现个别人过于冗长,个别人一言不发的现象;注意控制会议,按预定时间结束,并引导发言内容向结论推进;必须延长时间时,要提前打招呼,取得19、与会人员谅解会议应做到发言切题,不长篇大论,滔滔不绝,一般发言一次不超过十分钟;不沉默寡言,一言不发,或只谈理论,不讲实际;引用资料要有理有据,不牵强附会;讨论问题要切合实际,不空谈妄谈;尊重他人,不打断他人发言,不吹毛求疵,有不同意见不要恶言相加,人身攻击;谦虚自重,不不懂装懂、胡言乱语;不中途退席或不辞而 别。 六、保安制度 (一)本制度是公司保安人员的行为规范执行职务的依据。 (二)公司实行24小时不间断值勤制度,不得辍值。 (三)保安人员职责是: 1、公司各生产、办公场所各种事故的预防,公司区域内的保安巡逻; 2、公司范围内各种突发事故的应急措施; 3、进出公司的各类外来人员和公司员工20、的管理和联系,登记事宜; 4、进出公司的各种车辆的管理事宜; 5、进出公司的各种物品的查验和准出、入; 6、防火、防盗及公司正常生产、工作秩序的维持; 7、监控设备的使用与维护; 8、邮件、物品的收发; 9、卫生责任区的清扫与维护; 10、公司领导交办的其它事宜。 (四)保安人员必须履行职责,并做到: 1、绝对服从命令,切实执行任务,不偏袒徇私; 2、执行职务态度和蔼严正,不卑不亢,谨言慎行; 3、执勤时服装仪容端庄,应急及防护器具佩戴或准备齐全; 4、时刻提高警惕,遇有突发事件时,应临危不惧,果断敏捷,处置适当,立即报告领导、报警; 5、严守岗位,不得擅离职守或闲聊、睡觉等失职行为; 6、熟21、悉公司各处环境情况,知道公司各处水、电、油、燃料、开关、门锁、门窗位置和消防器材存放点;及时更换保持重要位置照明,发现门、窗损坏等有碍安全情形时立即报告,建议公司修复或采取措施; 7、进入公司的人、物、车辆,必须办理登记准入手续,禁止任何人携带危险品管制品进入公司; 8、保证按时或不定时按照预先设定的路线、位置、巡逻查看; 9、建立值勤日志,记录情况和重要事项,交接班应建全制度,交代清楚接班人员注意事项。 (五)物品管理 1、各类出、入公司的物品(原材料、成品、半成品、机械设备、工具器材等)由有关部门办理核准手续后,到总经办登记备案后,凭证查验后方可放行; 2、公司内住宿或离职人员携带的行李、22、箱包、日常用品等均须经总经办清点登记,查验后方可放行; (六)人员管理 1、维护公司生产、工作秩序,制止各类人员不法行为的发生; 2、负责公司员工的考勤纪录; 3、员工班中离开公司均应出示相关请假证明并记录; 4、员工上班期间非公谢绝会客; 5、各类外来人员均应办理进入公司登记手续,并联系有关部门接待,否则不得任其进入公司; 6、不准闲杂人员和未成年人进入公司。 (七)车辆管理 1、所有车辆出入公司,均须例行检查,不得载有违禁、危险、易燃物品,随车物品按物品管理规定办理; 2、外来人员随车辆进入公司的依据“人员管理”规定办理; 3、各种车辆必须按指定位置次序停放,不得随意停放; (八)保安人员23、应熟练使用安全器械,了解消防器材使用方法和存放地点,遇有紧急情况应采取最有效的方法,减少损失,并做到治安事件发生时,要冷静判断是否可以制服消除,如尚可能,应立即采取措施并报告领导,否则,应立即报警,保护现场。发现盗窃事件发生时,要保护现场,追捕罪犯追回失窃物品并报告领导,或报警。发生火情,要立即采取补救措施并立即报警,尽快报告公司领导。 本制度由总经办监督考核执行。 七、印章管理制度 (一)本规定所指印章为:法人印章(公章)、合同专用章、财务专用章、发票专用章、董事会章、法定代表人手章及部门专用章。(二)公司印章管理实行合理使用,专人保管,责任到人,过错追究的管理制度。 (三)印章的保管。 124、各部门因工作需要刻制的专用章,必须先提出刻章申请,呈报总 经理审批后,办公室方予办理。未经批准,任何部门和个人不得擅自刻制印章。 2、所有印章保管者,均必须与公司签订印章管理责任书,并于办公室备案。 3、公章、合同章、由办公室指定专人保管。 4、董事会章由董事会秘书保管。 5、财务专用章由公司财务总监保管。 6、法定代表人手章由出纳保管。 7、其它印章亦均由公司指定专人保管。 8、保管印章的人员应当把印章放置于固定安全场所,不得擅自随身携带,严禁将印章置于本人所能支配的范围之外。 9、印章应及时添加印油、泥,妥善保养,保证及时使用。 (四)印章的使用。 1、印章由公司认可的保管人员代为使用,25、严禁保管人员将印章私交他人擅用。 2、所有印章的使用,管理人员必须进行登记,并由使用经办人签名。 3、公章用印必须是经过总经理或董事会及总经理授权人签发的档、函等。未经签发的档、函等不得用印。 4、合同专用章的用印,保管人员必须见到合同上总经理的签字、合同审批单总经理签字或亲自得到总经理认可的方能用印,并按程序进 行登记。 5、财务专用章由财务总监执印,法定代表人手章由出纳执印,根据各自的职责用印,不得相互代替用印。 6、董事会章用印,保管人员必须得到董事长的指令,方能用印。 (五)其它。 1、印章保管人应对印章使用内容核实、了解清楚后方可给予用印。 2、丢失、损坏印章者,根据给公司造成的损失26、情况进行处罚。 3、违反本印章管理规定者,将根据情节给予警告和扣发工资、降级、开除等处分。触犯刑律者,依法追究其相关责任。 八、绩效考核制度 (一)总则 为加强企业管理,明确公司各部门工作责任和标准,保证公司经营方针目标的实现,逐步完善激励机制,特制订本制度。 (二)考核的基本方法 1、总经理根据公司年度经营计划和工作总体要求,在充分论证的基础上,确定各部门年度考核内容和标准,作为考核指标,下达到各职能部门作为当年对各部门职责履行情况、工作任务完成情况的考核依据。 2、考核指标制订以定量指标为主,各部门考核内容指标要不重不漏, 简便易行,并能够保证公司经营目标和工作整体要求的实现。 3、考核分27、为年度考核和月度考核,总经办根据公司下达的年度考核指针和计划进度充分征求各分管领导和部门意见,逐项逐级分解为月度计划考核指标,分月下达,每月由公司确定的考核组织和单位分项对照进行考核。月度考核可作为年度考核的依据,考核结果与月工资和年度奖金挂钩。 4、考核项目的各项指针标准分值之合为100分,各考核项目占总分的比重根据其重要程度确定。 (三)考核指标体系 考核项目根据部门职责和工作关联及公司整体要求由以下三类项目组成,具体考核内容逐项分解为相应的标准分值。 1、责任项目(70分) 此考核项目为根据部门职责和对公司目标应承担的责任分解为具体的考核内容,包括经营(工作)指标;工作质量指针;完成临时28、性工作任务情况指针等。 2、关联项目(20分) 此考核项目体现公司各部门分工、配合关系,强调服务和协作,避免推委扯皮,通过各部门的紧密联结,保证公司整体有效运行。具体内容为:各部门需要配合完成工作任务、经营计划的时间要求,提供服务的质量要求;需要完成临时性任务的配合要求,如:年度、月度生产经营计划的制订完成,员工业务技能培训计划的实施等。 3、共性项目(10分) 此考核项目是为了保证公司价值观和行为的统一性,建立公司良好的 运行秩序和良好的社会形象,具体考核内容包括:各部门执行公司制度情况,劳动纪律、员工守则,现场管理等内容。 (四)考核程序 1、公司成立责任业绩考评领导小组,负责制订考核方案29、,下达考核指标,实施考核奖惩。 2、总经办负责将分解后的月度考核计划指标下达各部门,考核期末各部门对照考核内容和标准进行自检自测,按规定时间交总经办。 3、具有领导职责的部门是责任项目的考核单位;接受服务、配合单位是提供服务配合单位的关联项目考核单位;总经办是共性项目的考核单位。 4总经办负责按考核要求的时间收发、传递考核表至确定的考核单位,提交公司考评组长进行综合考评,总经理负责核准考核结果。 (五)考核要求 各级考核单位要认真履行职责,客观公正,事实求是,不准徇私舞弊,被考核单位要自检自查,虚心接受考核,不断提高工作水平,公司上下要齐心协力,为完成公司经营方针目标和工作总体要求,努力贡献。