1、生态农业公司生鲜采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、适用范围本制度适用于公司采购部所有采购人员，价格的审核、接单、订购、验收等，除另有规定外，均按本制度执行。二、权责1、公司采购部门负责生鲜产品的采购工作。2、大客户部负责客户订单的收集汇总及异常处理，生鲜产品的销售统计工作。3、配送中心负责对生鲜产品的质量数量进行审核。4、配送中心负责对货物进行加工，分拣，配送，运输。5、配送中心结合库存情况，负责对每天的生鲜产品下单，并将需求下达采购部。6、结合每天的实际库存及市场行情，与配送中心及大客户部共同确认每2、天的实际采购量，并负责将生鲜产品送到配送中心。三、采购原则1、严格执行询价议价原则。生鲜商品必须有三家以上供应商提供，每天的实际采购必须有三家以上的供方报价记录（供方报价在权衡质量、价格、交货条件、资质、信誉等因素的基础上进行综合评估），确定最优供方后进行采购。2、信息传递及时原则。采购人员每天对市场信息进行收集，产品价格、数量与前一天对比超过20%涨跌幅时，必须向公司相关部门进行汇报。3、 职责分离原则。采购人员不得干涉商品采购外的其他部门工作。4、 一致性原则。采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号，数量相一致（特殊情况需向公司申请，公司同意后方可执行）。5、 入库及时性原3、则。采购人员采购的物品或服务必须满足配送中心的时间性要求，特殊性情况必须提前3小时以上与配送中心沟通确认。尽量缩短对存储条件要求高产品的采购、流转、运输时间。6、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。四、采购计划的制定1、生鲜采购工作根据公司的销售任务和毛利计划，库存情况编制采购计划，经领导批准后实施采购（仅限于有库存需求的产品）。2、采购部门还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定生鲜商品的品项、规格、数量等方面的实际需求，编制并调整采购计划。3、 采购计划经公司领导核准后，采购部与财务部、配送中心各持一份，采购部依据采购计划进行采购作业，配送中心依据采购计划安排收货，财务部4、依据采购计划安排所需采购资金的审批。五、采购计划制定的原则1、参考上年各月的销售及采购价格波动趋势；2、参考上月(节假日除外)销售及采购价格；3、参考本周销售采购价格及当日库存情况；4、市场上商品的品相；5、商品价格的市场竞争力。其中4、5项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。六、采购的实施1、选择供应商（1）生鲜供应商的采购选择要从批准的合作供应商中选取；（2）各类产品选择供应商时应当挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；（3）部门主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议定价格；（4）公司领导在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部门进一步议价；2、价格调5、查（1）已核定的商品，采购必须经常分析或收集商品资料，作为降低成本的依据；（2）采购人员均有义务经常性市调以协助主管了解市场行情，以利于领导做决策参考；（3）已核定的生鲜产品采购单价如需上涨或降低，应及时了解相关情况汇总上报；（4）采购数量或频率有明显的浮动时，应及时做出采购计划的调整以应对变化；（5）公司相关部门对采购价格有核查监督权。3、询价和比价（1）根据采购生鲜商品的品项、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；（2）采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；（3）在得到供应商的报价信息后，采购人6、员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的商品符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期等方面进行比较分析，以便选择条件最优的供应商；（4）供应商提供报价的商品规格与请购规格不同或属于代用品时，采购人员要经过主管的确认为准；（5）高量产品、特殊产品、大金额产品采购时，采购人员应该和部门相关人员共同询价议价；4、采购的执行（1）采购员需现金采购时，采购员根据采购需求单上产品的数量预估采购金额（以前一天的采购单价为参考），采购现金由采购员到财务借支备用金，现金采购必须采购员及付款员（财务人员暂定）两人同时上市场进行。（2）采购员需将每天的采购7、价格、采购时间、采购供方、质量状况等记录好，逐步分类分单品摸索总结出每天的最佳采买时机、采买地点，以获得最佳的商品品质、品相和最优惠的价格经验，最大限度降低采购成本，形成科学有效的采买制度。（3）采用送货制的供应商，每周二进行一次生鲜产品的报价，采购员结合市场调查的价格报采购主管审核后，与供应商确认下一周的定货价格。所有生鲜产品均为净重入配送中心仓库，有损耗的产品暂定自然损耗为3%。（4）现金采购的生鲜产品，采购员必须先进行市场询价（需要有记录），确认意向采购方后，进入议价环节，必须2人以上，现场明确主采购人员和协助采购人员，并对议定单价负责；价格谈定后通知携带现金的人员(指派专人并专款专用)8、开单结算，付款人员与驾驶员、搬运工一起过秤装车，付款人员对已买商品全部装车无遗漏负责。装车完毕后，由开单付款人负责填写采购单(一式两联)，有条件的留下供货商手机(电话)和联系地址，供货商签字确认；驾驶员、付款人员在送货单上签字确认并付款。付款人员对采购商品的数量、金额、现金结算负责。（5）自采的叶菜类产品的损耗率控制在3%以内（暂定），箱装类产品入配送中心需以净重量入库，采购人员需折算好毛重与净重的比率，入库单据上的单价及净重量亦需填写明确。（6）前期采购的金额在小于等于3万元/日时，采用自采模式，大于3万元/日时，采用供应商送货的模式。前期自采时大客户部及配送中心协助采购部进行市场采购，同时9、把好价格、品质关。（7）采购部负责将生鲜产品运输至配送中心，装车时采购员按重货优先原则、商品保鲜优先原则安排装车，商品要求轻拿轻放，严禁野蛮装卸商品。运输过程中驾驶员必须小心驾驶以保证商品安全、完整。（8） 公司对采购的商品进价，由监控部随机不定期抽检。（9） 对没有按上述流程执行的，公司视事情轻重进行处罚。5、采购流程（1）采购部从大客户部接收订单，最迟接收订单时间为晚上9：00，个别特殊情况的客户订单可延迟至晚上10：00。采购部接到大客户的订单后进行汇总整理形成采购单，确认是否有特殊商品（市场缺货、对采购数量有要求）或当日价格变化较大的商品，如有应在10：00前将信息反馈给大客户部，由大10、客户部与客户进行沟通确认。采购单一式三份，采购员一份，配送中心一份，采购部留存一份。（2）采购按汇总后的订单至市场进行实际采购（按公司制度执行），分批次将当日所需的商品运送至配送中心，最晚不能迟于次日3：00，如有个别特殊情况，采购人员需在次日2：00前通知配送中心晚点，并明确具体的到货时间。（3）每一批商品进入配送中心，都需进行入库流程的办理。采购人员按采购单要求采购，将实际采购的供方送货单或实际采购单交配送中心办理入库。入库存完成，配送中心打印实际的入库单并签字交采购员二份，一份交财务核消，一份采购部留存。（4）配送中心按采购单进行收货，箱装产品如有零散不满整箱的，采购人员可以整箱采购，配送中心存储。对质量不符合要求的商品，配送中心有权拒收。验收后的商品质量由配送中心负责。（5）入库完成后，采购部将分捡单一式两份打印出，一联交配送中心分捡，一联采购留存。（6）采购员凭打印入库单、采购订单、手工入库单一起，在财务结算。