1、投资担保公司十四项行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则 第一条 为完善公司行政管理机制，实行规范化的行政管理，使公司各项行政工作有章可循，特制定本制度。 第二条 本制度包括： 1、日常办公制度2、办公秩序管理制度3、员工办公行为规范4、员工考勤制度5、员工离职制度 6、保密规定 7、文件收发、传阅，档案管理制度 8、印鉴、介绍信管理制度 9、文印、办公设备管理制度 10、办公用品领用制度 11、通信设备使用制度 12、财产管理制度 13、车辆使用与维护管理办法14、文件销毁制度15、附则第二章 2、日常办公制度 第一条 公司上下都要严格遵守劳动管理制度和费用管理制度，高效率地为公司服务。 第二条 实行例会制度。重大问题、人事安排由总经理办公会决定；各项担保项目由公司各部门经理集体讨论决定。总经理办公会每月不定期召开。 第三条 业务部门要认真履行职责，广泛听取员工的意见和建议。业务部门之间应按公司操作程序交流工作情况和信息。 第四条 员工之间互相尊重，团结友爱。重大问题坚持原则，一般分歧互相体谅、互相理解。 第五条 严格档案管理，严守保密纪律。公司利益第一，个人利益服从公司利益。第三章 员工办公行为规范 本规范是员工（包括试用期员工、正式员工等）必须遵守的准则，是规范员工言行的依据，是评价3、员工言行的标准。全体员工应从我做起，从本岗位做起，自觉遵守行为守则，共同塑造公司良好的企业形象。第一条 道德行为规范 1.遵守国家法律和法规、社会公德，遵守企业管理的各项规章制度。 2.成为员工须自觉接受公司的传统教育和文化洗礼，理解和牢记公司的文化理念，并将其融入到自己的工作实践中去。3.树立正确的职业发展观。珍惜和利用好公司提供的职业发展途径和平台，和公司一起共同打造一个共嬴的平台。 4.树立正确的利益观和自信心，相信自己通过努力能在公司的工作中实现富有人生。 5. 保持积极的进取和创新精神，持续改进，不断超越自我，实现卓越。第二条 礼仪规范 1. 所有员工见到来宾时，都应该主动点头致意，4、或问候“您好”。在公司与上级或同仁碰面时，应该互道“你好”！ 2. 进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，随手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要找准机会以：“对不起，打断您的谈话”开头插话。 3. 公司员工与客户之间，公司同事之间都应做到礼貌交谈，不得相互争吵、谩骂或有不礼貌的行为、语言,谈话声音不能过高，不得大声喧哗。第三条 服饰仪表规范公司员工在工作期间应穿着工作服，佩带公司工牌；工服保持干净整洁，西服应配黑皮鞋，并保持皮鞋光亮；女士不得穿吊带裙、超短裙；所有员工均不得穿短裤、拖鞋上班。 1.头发：职员头发要保持清洁5、，男性职员头发不宜太长。 2.指甲：请保持指甲的干净。 3.口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。 4.女性职员化妆要求化淡妆。 5.要养成良好的习惯，克服各种不雅举止。注意个人卫生，无汗味、异味。 第四条 日常工作规范1.正确使用公司的物品和设备，提高工作效率。 （1）不能肆意破坏公司的物品，甚至占为己有。 （2）及时清理、整理账簿和文件；墨水瓶、印章盒等使用后应及时盖好 （3）借用他人或公司的东西，使用后应及时送还或归放原处。 （4）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。2.正确、迅速、谨慎地打、接电话。 （1）电话来时，听到铃响，至少在第三声铃响前取下话筒。通话时先问候，并自报6、公司。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时请求对方重述。结束时礼貌道别，待对方挂断电话，自己再放话筒。帮助他人接电话时要做好电话记录。 （2）通话应简明扼要，不得在电话中聊天。 （3）工作时间内，不得打私人电话。 （4）对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白地告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。第五条 会议中礼仪要求 1.参加会议必须守时，如遇到不能出席会议的特殊情况，必须事先请假并通知行政部门。 2.讨论研究问题要积极主动，群策群力。 3.发表个人意见时，态度要谦和，谈论问题要实事求是。 4.与会者之间要以礼相待，尊重他人的7、发言，认真听取他人的意见，不得随意打断他人讲话。 5.参会人员手机应关闭或处于静音状态。 6.中途离开者，要与会议主持人联系，必须动作缓慢，不引人注意。第六条 办公秩序管理要求 1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2.员工在办公场所和办公时间，原则上不准打私人电话和会私客，不准带小孩到公司玩耍。必须接的私人电话要尽量低声，不得影响他人工作，最长不得超过三分钟。必须接待的私客应到接待室或走廊接待。 3.向领导请示、汇报工作，应简明扼要，节省时间。原则上不允许越级请示、汇报，情况紧急、事关重大者除外。 4.除谈工作外，不准串岗闲聊、擅自离岗，进入8、各办公室应先请示，允许后方可进入。 5.员工负责本办公室清洁卫生，公共办公区域内禁止吸烟、乱丢弃物，爱护办公环境。 6.员工要保持自己办公桌桌面的整洁，禁止放置与办公无关的杂物，下班时应整洁办公桌面，私人物品均放入员工贮物柜，将办公桌锁好，防止文件资料的丢失。 7.员工要礼貌待客，礼貌用语，礼貌接转电话，耐心解答相关的业务事项及电话询问，自觉树立维护公司的良好形象。8.爱护公司财产，最后离开办公室的员工必须检查门窗是否关闭，空调、电脑、电灯、饮水机是否关闭，防止火灾和失窃事件的发生。第七条 前台接待工作规范 1目的：规范客户服务部的服务工作，确保为客户提供优质、高效的服务 2职责：负责接听接待9、客户的来电、来访及客户的投诉、建议等调度相关部门处理 3工作内容： （1）接待：凡来人来电应使用标准的文明、礼貌用语；务必做到亲切诚恳礼貌大方。切忌语气生硬，禁止与客户争吵。 （2）及时接听客户来电，电话铃声响起三声内接听。客户来电投诉或咨询应使用“您好，公司”等标准用语，如客户进行咨询要耐心、仔细、准确的给与解释；如客户进行投诉应使用“很抱歉，问题我记下了，一定及时帮您解决”电话机旁备笔纸以便及时记录客户姓名、电话、提出的问题等重要事项。 （3）客户来访咨询或投诉应主动打招呼，使用“请进”“请坐”“请问有什么可以帮您的”等用语。客户讲话时应以诚恳的目光注视对方，并认真做好记录和解释及安抚工作10、。客户离开应使用“请慢走”等语言，必要时起身迎送。 （4）应主动跟进出公司的领导同事问好，主动沟通和协调各部门之间的关系。 （5）管理好前台的设备，如发现设备不能正常使用时及时向相关人员回报处理。 （6）维护好前台的卫生，文件资料应分类归整后放入相应的文件夹。保持接待区域的卫生。 （7）工作时间必须至少有一人值班。第四章公司员工考勤制度1.目的：加强公司劳动纪律的管理，维护企业正常的生产、工作秩序。2.考勤范围： （1）公司在册员工。 （2）特殊原因员工不考勤须部门经理批准。3.考勤方法：（1）公司实行考勤机刷卡办法；（2）考勤工作由办公室专人负责，前台人员与各部门配合做好考勤过程中的监督和管11、理工作，同时由前台承担员工出入门、请假等情况的记录、上报等工作。4.考勤打卡时间： 冬季：白班 上午8：30至12：00，下午14：00至17：30 夏季：白班 上午8：30至12：00，下午14：30至18：00 5.有关规定：（1）由办公室为每位员工编制指纹考勤卡，每天上下班应依次排队进行打卡。（2）因公外出办事必须在下午16：00之前返回，若无法返回或忘打卡者视同早退处理。（3）员工必须自觉遵守工作纪律，不迟到、不早退。迟到、早退5-30分钟内扣10元，一月内累计5次至以上扣5天基本工资及全勤奖；月累计迟到早退10次（含10次）以上者扣当月基本工资及全勤奖。迟到早退1小时以上按旷工半天处12、理，此类推；迟到、早退又不打卡双重罚款。上午下班早退、下午上班迟到、中途离岗，视同迟到、早退处理。（4）当月内旷工半天扣当天基本工资及全勤奖；每月累计旷工一天扣三天基本工资及全勤奖，并按记过处分一次；每月累计三天以上六天以内，公司予以辞退。（5）办公室应对考勤工作进行全方位的监督与检查、落实，及时协调与处理工作中出现的问题，对严重违反制度及时处理。（6）严格遵守请、销假制度，员工因私事请假一天由所在部门负责人批准，三天以内由公司副总经理批准；三天（含3天）以上由公司总经理批准。事毕向批准人销假。（7）法定假日：公司遵照国家法定假日休假（8）每周一至周五为工作日。周六、周日值班由项目部、理财部、13、财务各部门自行安排，报分管领导批准执行。（9）值班：公司实行各部门轮岗值班制，值班员工在离开前负责检查公司所有电源确认关闭关好门窗。值班纪律 值班纪律视同出勤纪律，值班期间确有特殊情况需申报行政人事部经理批准 被指定值班人员不得随意调班，特殊情况确需调整必须向行政人事部申请批准为有效 值班人员负责在离开前检查电源关闭及门窗情况，确保安全 6.具体考勤办法由部门考核，前台监督,公司办公室执行。第五章公司员工离职制度一、目的：为规范公司员工的离职管理，确保公司和离职员工的正当权益，特制订本制度。二、适用范围：公司所有员工，不论何种原因离职，均依照本制度办理。若有特例，须由总经理签字认可。三、内容114、辞职：在任职期间，由员工提出辞职申请2、辞退：是指在任职期间内，员工不合格或工作表现、学识、技能等不符合公司要求，公司决定提前终止与员工雇佣关系的行为。符合下列情况之一者，公司可以辞退员工：（1）、试用期内，被证明不符合录用条件或能力较差、表现不佳者。 （2）、患有非本职工作引起的疾病或非因公负伤，医疗期满后，经医疗部门证实身体不适，不能胜任本职工作的。（3）、工作能力明显不适应本职工作要求，又无法转任其它岗位者 （4）、参加岗位适应性培训后考核仍不合格且又无法转任其它岗位者。 （5）、公司因生产经营状况确需裁减人员的。（6）、试用期满后工作态度差，工作缺乏责任心和主动性的，无法满足工作需求15、者。（7）、公司制度或法律法规规定的其它情形3、开除：员工在任职期间内，员工违反公司有关规定或做出有损于公司利益的行为，给公司造成较大损失，公司根据有关规定随时予以开除。有下列情况之一者，公司有权开除员工：（1）、严重违反劳动纪律或公司规章制度的。（2）、严重失职、营私舞弊、贪污腐化或有其它严重不良行为，对公司利益或声誉造成损害的。（3）、对公司有严重欺骗行为的。（4）、因触犯法律而被羁押拘留、劳教、逮捕、判刑或被追究刑事责任的。（5）、泄漏公司商业或技术秘密，使公司蒙受损失的。（6）、年度内被处以记过处罚达3次的。（7）其它违反公司制度中有关开除类规定的情形。4、自动离职: 是指员工未经公司16、批准而擅自离开工作岗位的行为。有下列情况之一者，公司将按员工自动离职处理，并暂时冻结其工资：（1）连续旷工三天以上者。（2）、未按正规手续申请离职而自行离开工作岗位者。（3）、已申请离职但未办妥离职交接手续而自行离开公司者四：离职程序1、辞职：辞职申请的提出由员工应提前一周填写辞职申请表并提前通知公司，经管理部门批准后辞职申请表交予人力资源部门并安排离职员工在离职日办理离职手续2、辞退：公司辞退员工，原则上由其直属单位主管填写员工离职通知书，非员工过失性辞退，应提前一个月通知被辞退员工。但必要时，须协商解除劳动关系。在辞退员工时，其直属部门（单位）主管须与被辞退员工面谈，明确清晰地告知其被辞退17、原因，并负责解答其与被辞退有关问题，人力资源部可陪同提供必要的支持3、开除：公司开除员工时，由其部门主管填写员工离职通知书通知被开除员工4、公司离职和被开除员工应于当天离开公司5、离职移交：指将本人经办的各项工作、保管的各类工作性资料等移交至直接上级所指定的人员，并要求接交人在工作交接单签字确认，具体内容如下： （1）公司的各项内部文件 （2） 经管工作详细说明；客户信息表、客户资料信息表（含姓名、单位、联系方式及其它相关信息） （3） 公司的技术资料或职位所涉及保管的文件性资料（包括书面文档和电子文档两类） （4） 项目工作情况说明，包括：项目计划书；项目实施进度说明；项目相关技术资料；其它18、项目相关情况详细说明 （5） 工作记录资料及其他相关资料 （6）事物移交：员工在公司就职期间所有领用物品的移交，并应交接双方签字确认；所领用的办公用品、通讯工具、钥匙等应交还人力资源部 （6）离职结算（结算条件）：当交接事项全部完成，并经相关人员签字确认后，方可对离职人员进行相关结算；结算部门：离职人员的工资由财务部和行政部共同进行。 （7）工资：离职员工，在其办妥离职手续和完成工作交接后统一于离职后的第一个工资结算日结算支付；公司有权冻结其工资，直到办妥各项手续为止。 第六章 保密规定 第一条 密级确定： 公司文件分“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级，凡涉及三个等级内文件均属保密范围。 119、“秘密”：内部规章制度属秘密级，只限全体员工周知，不可外传。 、“机密”：公司“总经理办公会议纪要、“项目进度计划”、“项目建议书”、“项目可行性研究报告”、“ 有关财务制度”、“财务报表”“各类经济合同、协议”等属机密级，此类文件发至个股东及相关高级管理人员。、“绝密”：公司“董事会会议纪要”、“总经理工作报告”、“年度财务决算报告书”、“年度财务收支和利润分配方案”等属公司绝密级，此类文件发至公司领导。第二条 保密规定：1、由业务部门建立的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）由业务部门向办公室提交文件软盘及文件原稿备案，各业务部门留存一份，其中软盘及文件原稿由各业务部门主管负责保管，20、保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由各业务部门主管掌握。 2、各类“绝密”级文件统一由办公室负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由办公室主管掌握。3、各业务部门的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）的打印草稿各业务部门主管负责收集，以备下次打印之用，凡不能继续使用的草稿纸，各业务部门必须及时销毁，不得随意放置。4、办公室定期对保存的各类文件软盘进行拷贝更新，避免因软盘损坏导致文件丢失。5、所有担保客户提供的资料为“绝密”级文件，业务部门要及时整理归档，未经常务副总批准任何部门或个人不得对外提供客户的任何资料。 第三条 借阅规定： 1、凡借阅本部门“机密”21、级以下文件（含“机密”级），需经部门主管允许，办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经经理签字批准； 2、凡借阅“机密”级以下文件（含“机密”级），需经经理允许，到办公室登记办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经总经理签字批准； 3、凡借阅“绝密”级文件，经常务副总签字批准，到办公室登记、办理借阅手续，并于借阅当日归还，不得带出公司。 第四条 对泄密行为的处理凡私自传播、散发、复印公司保密范围内的文件，均属泄密行为。 泄露公司“秘密”者，给予警告处分一次。 泄露公司“机密”者，给予记过处分一次。 泄露公司“绝密”者，给予除名。第五条 任何人不得随意涂改或自行处理公司文件，22、必须妥善保管，公司不定期收回保密范围内文件统一销毁。第七章 文件收发、传阅，档案管理制度 第一条 管理分类及原则 1、公司档案按三类实行“部门立卷、分类管理”办法： 人事档案：综合办公室立卷、管理； 业务档案：业务部门立卷、管理；财务档案：财务中心立卷、办公室管理； 2、立卷、归档中凡涉及部门之间的档案整理、保管工作因规定不明的，由行政管理中心协调后决定职责归属及处理办法。 第二条 立卷归档要求凡记载公司的具有查阅、保管价值的各类文件材料、磁盘、实物等，均属归档范围。具体如下：1、综合办公室立卷归档范围(1)行政管理立卷归档范围 公司成立的有关资料。包括可行性研究报告、合同协议、章程、申请报告23、主管部门批复、营业执照、股东会成员的简历、公司领导班子个人情况等。 公司历届股东会的主要资料。如通知、董事会参加人员名单、会议日程安排、总经理工作报告、股东会会议纪要、总经理办公会会议纪要等文字材料及声像材料等。 政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其它资料。 相关公司发送的各种邀请书、信息资料等。 公司的规章制度、发文、纪要、通知。 公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书(正本)。 其它在公司各项行政、业务活动中形成的具有考查、利用价值的资料。 (2)人力资源管理立卷归档范围 公司人事档案，包括部门主管以上人员的任免通知、员工试用、聘用以及升职、奖惩、辞退的各种记录； 公司各类24、人员技术职称、技术培训的各种记录； 建立人才档案库，对所有技术专业人才设置特殊档案； 2、财务部门立卷归档范围 各类财务报表、凭证、资料以及与上级财税部门、金融机构相互来往的函件、协议、合同及其它文件。 3、业务部门立卷归档范围： 业务部门专业资料、文件及其它。 第三条 文件的传阅 1、需传阅文件（上级政策性文件、公司的决策方案、公司的发文、公司收集的经济信息等），根据文件内容由办公室决定传阅范围。 2、建立卡片式文件的传阅单，传阅单上应有领导批示、阅文人及传阅、退回时间。 3、办公室应及时催阅已传出的文件； 第四条 文件的借阅 1、公司员工借阅各类文件按公司有关规定办理；2、外单位人员借阅文25、件时，须持有介绍信，介绍信写明文件号、借阅人姓名、政治面貌、职务、借阅时间、借阅目的等，经总经理审批后在办公室办理借阅手续。第五条 文件的立卷归档存放 1、在年终，通过对照收发文登记本和借阅文件登记本，把所有应归档的文件收集齐全；2、立卷时应保持文件之间的历史联系，按文件的共同特征和相互联系进行组卷；3、公司内文件按文号以年为单位立卷。其他单位来文以单位名立卷。专题事项单独立卷，即按问题特征立卷；4、定卷时，对卷内文件进行系统排列、编号，填写卷内目录和卷本备考表，填好案卷的封皮及案卷的目录。 第六条 文件的收发制度1、 发文 （1）在领导对文件草拟后，由办公室对文件进行拟稿，也可由具体业务部门26、拟稿； （2）文稿通过检稿并证明无误后，送往公司主管领导人审批签发； （3）经签发的文稿应在发文登记簿上登记，填写编号、成文日期、送发范围、文件名称、文号、份数、附件、签发人等事项； （4）经登记后的文稿方可正式印制、盖章； （5）文件收领部门必须在发文登记单上签字，发文登记单随留底文件一同保存，以备核查。2、 收文 （1）建立收文登记簿。填写顺序号、收文日期，来文单位、文号、文件名称、份数、内容摘要、处理情况等事项。 （2）上级或其它单位文件、内部资料以及挂号信件等都应登记。一些带广告性质的信函以及不具文件性质的电报、报刊等不必记录。 （3）急件随到随登，并及时分送，不得延误。 （4）在收文27、登记的同时，在文件右上角加盖本公司的收文专用章。第八章 印鉴、介绍信管理制度 第一条 公司印鉴、法定代表人个人印鉴、由常务副总指派专人保管，公司业务部门的印鉴由部门负责人指派专人保管。 第二条 印鉴必须放在安全的地方，不可乱放，发现印鉴丢失或有异常现象，应及时报告领导，迅速查明情况，及时处理，确认丢失，应向有关部门声明作废。 第三条 各业务部门因对外业务需要使用公司印鉴时，需经办公室审核、签字登记后，方可办理。公司投资、担保等重大经济活动涉及各种对外合同使用公司印鉴，需经总经理签字，交由办公室登记后方可办理。第四条 所有公司文件应先编上文号，经总经理签发后方可加盖公司印鉴。 第五条 各业务部门28、印鉴或专用印鉴因机构变动或其他原因停用时，应统一交回办公室加以销毁。第六条 凡以公司名义出具的介绍信，须由行政管理中心经理签发。填写介绍信应按规定内容填写，持出部分和存根部分内容一致，经办人需在存根联上签字。 第七条 所有介绍信均应按顺序编号，非经总经理书面特许，不能出具空白介绍信。经特批出具的空白介绍信必须说明有效期限，并由使用人在介绍信存根签名。第八条 非本公司工作人员，不得使用公司介绍信。因工作需要必须使用时，须经总经理书面批准。第九条 妥善保管介绍信存根，及时归档。第九章 文印、办公设备管理制度 第一条 办公室文印人员必须遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项；第二条 打29、印文件，应按文件收发规定由各级领导签字批准。各中心及业务部门草拟的文件、报表和业务资料，需注明拟稿人及打印份数，经经理签字批准方可打印。第三条 公司各业务部门需复印的各种文件、资料，要求注明复印份数，复印量过大时需注明用途，由部门负责人签字并经办公室主管审核登记后方可复印。 第四条 公司各业务部门需传真的各种文件、资料，需注明传真号、对方的单位名称及接件人，经部门负责人签字并经办公室主管审核登记后发送。第五条 文印工作人员必须按时、按质完成打字、传真、复印任务，不得积压迟误，任务紧急时应加班完成。第六条 复印机、传真机由专人管理。一般情况下非专管人员未经允许不准开机；第七条 原则上不接受外单位30、个人资料打印、复印，如确实需要，经办公室主管批准后办理登记收费手续。复印收费标准：（3，4）0.2元张，（4，5）0.1元张；打字收费标准：以4计算每页收费5元。收据由财务部出具； 第八条 文印人员应爱护设备，按操作程序进行操作，节约用纸，降低消耗，注意安全。 第九条 文印的消耗材料采购，须报办公室批准方可购买。 第十条 严禁私事用传真电话，严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违者按公司的有关规定处罚。 第十一条 各业务部门发生的文印材料消耗及传真、长途电话费用由办公室负责统计，并报财务部门备案，作为年终各中心及业务部门费用考核的依据。第十章 办公用品领用制度 第一条 公司各部门所需的办公用品（31、财务部除外），按计划由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。 第二条 办公室指派专人负责对办公用品进行造册，领用时实行登记制度。 第三条 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 第四条 所有员工要本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，爱惜办公用品。 第五条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由行政管理中心经理审批，购置大宗办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后购置。各部门业务所需用品需要购买，实行签报制度，由本门提出申请，由行政管理中心经理签字后统一购买。第十一章 通讯设备使用制度 第一条 接听外来电话必须用规范用语，通话时讲普通话，如对方为本地人时可讲地方语言。规范用语为：“您好，公司”，32、“请问找哪位”，“请稍等”，“谢谢”，“再见”。 第二条 电话为办公配备、使用，私事打市内电话不得妨碍联系公务。通话须简单明了，禁止用电话聊天。 第三条 因公拨打长途电话按下列程序办理： （）详细填写“长途电话使用申请单”；（）交部门负责人签字；（）通话完结后，将登记表项目完成以备核查。 第四条 禁止员工为私事挂拨长途电话。确有急事需要，比照因公程序办理，并按电信局收费标准收费，由财务部出具收据。禁止拨打各种信息台及股市信息电话。如有违反，将给予以元人民币罚款。 第五条 公司报销限额费用的手机必须随时处于待机状态，并在公司呼叫时立即回答。第十二章 财产管理制度 第一条 公司全部固定资产、低值易33、耗品、办公设备用品由办公室统一负责购置、保管、调配、报废处理。 第二条 购置财产、办公用具按下列程序办理： 1、公司购买办公用品及低值易耗品，均需使用部门填写物品购置计划单报办公室汇总，并报主管副总（总经理助理）或总经理审查同意，财务部凭审批后的物品购置计划单预付货款。 2、日常耗用的办公用品由办公室根据业务需要量，编制全年预算和分批采购计划。 3、各部门业务必需的书报、杂志、学习资料等，由各部门列出清单，行政管理中心经理批准后方可购买。 4、购置的各项财产、办公用品、书刊等，均凭正式发票和实物，由办公室验收、登记并在发票上签收后，连同审批后的物品购置计划单在财务部按费用报销规定报销，并据此入34、帐。 第三条 财产的保管与使用。 1、公司全部固定资产、低值易耗品、办公用品，统一由办公室登记、建卡、保管，其中固定资产和大宗低值易耗品，财务部还应建立分类明细帐，进行固定资产折旧和低值易耗品摊销的会计核算。 2、各部门所需使用的各项物品，在办公室办理领用手续，并按部门建立在用物品登记簿。员工所用的办公用品，由使用者负责保管。 第四条 财产物资的报废。 1、固定资产报废由使用部门向办公室申报，经总经理审批后，分别在财务部、办公室办理核销手续。 2、各类需清理变卖的财产物资由办公室登记造册，财务部审查并合理定价报总经理批准后处理，所获变卖收入财务部据以入帐。第十三章 车辆使用与维护管理办法 第一35、条 车辆使用： 1、公司车辆由办公室负责管理和调配，并首先保证业务使用。 2、各业务部门用车时，应由部门负责人填写派车申请单说明去向、用途，提前通知办公室，办公室主管视业务的轻重缓急和出车地点合理调配。 3、根据业务需要有驾驶执照的员工，经经理派遣，可以驾驶公司车辆。 4、保证财务部取款、送款用车； 5、因业务急需，公司又无车需乘出租车时，由各业务经理说明理由，办公室同意并签字后才能报销。 6、每日下班时各车辆钥匙统一交回办公室保管，节假日、晚上车辆一律停放在公司，若因外出加班超过21时，或其他原因不能停放公司时，经请示后，可以停放它处。 第二条 车辆维护： 1、专职驾驶员负责公司车辆保养、维36、护、年审等。车辆需要检修时，专职驾驶员说明情况，经行政管理中心经理审核同意后，实施检修。维修费用达500元以上，需经总经理审核后，再进行检修。 2、购置车辆备件（品）金额在500元以上的，由专职驾驶员填写物品购置计划单，经总经理审批后报销。 第三条 事故的处理 1、发生行车事故后，不论行车事故大小必须报办公室备案。 2、公务用车情况下损失金额在5000元以下的责任事故，保险公司赔付后的不足部份由责任人自行承担。 3、公务用车情况下损失在5000元以上的责任事故，保险公司赔付后的不足部份40%由责任人承担；60%由公司承担。 4、经批准后的私人用车如发生事故，维修费用一律自负。 第四条 其它情况37、处理 1、驾驶者因违章被处罚公司不予以报销。 2、未经批准自行出车、执行公务擅办私事者，除扣发驾驶者当月全部奖金外，还将受到公司行政处罚。 3、未经批准自行出车、执行公务擅办私事时发生行车事故的，不仅要自负全部经济责任，公司还要处以500-2000元的罚款。 4、不具备驾驶资格的未经批准擅自驾驶，扣发驾驶者当月全部奖金。在此期间发生行车事故的自负全部责任，并将受到公司严厉的行政处罚。第十四章 文件销毁制度 第一条 销毁文件指把没有保存价值或作废的文件、资料、合同、协议、刊物等书面资料，按有关规定加以销毁。 第二条 应销毁文件范围：1、 上级下发的文件，不需要归档立卷或备份的文件。2、 本公司制38、发的文件，归档立卷后的余份。3、 政级单位报送的无存档价值的文件、资料等。4、 公司会议文件、资料立卷后的余份。5、 公司决定作废的合同、协议及行政文件等。6、 上级机关指定销毁的文件、资料等。第三条 销毁程序：1、 清点：总经理办公室把确认就销毁的文件、资料通知各部门清理出来，按份数核对点清，交由总经理办公室统一销毁，各部门不得自行销毁。2、 登记：将应销毁的文件、资料逐份登记在文件销毁申请单上。不允许未经登记，私自将文件销毁。3、 审批：公司所有合同、协议，上级政发的文件、资料及一切属于公司“密级”文件范围的文件、资料，需经总经理或分管副总审批后方可销毁；其它内部行政文件、资料等需经总经理办公室主任审批后方可销毁。4、 销毁：办公室定于每月30日进行文件销毁工作。5、 备案：文件销毁后，监销人要在文件销毁申请单上签字，并注明时间。文件销毁申请单将长期存档。 第四条 本规定自颁布之日起生效，请各部门严格遵守。 第五条 本规定解释权在公司总经理办公室。第十五章 附则本制度经总经理办公会审核后公布实施，修改亦同。本制度如有未尽事宜，可由总经理办公会另行补充规定。本制度如与国家有关法律、法规相抵触，则以国家法律、法规为准。