1、集团会议组织、召开及落实工作管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 会议管理规定1 目的：为加强集团会议管理，提高会议质量及会议效率，保障会议决议落实效果，特制定本制度。2 范围：本制度适用于集团各种会议的组织、到会、召开、记录、落实等管理工作。3 主要会议类型3.1集团战略研讨会3.1.1 时 间：每年12月下旬3.1.2 参加人员：集团总部部长及以上管理者，各事业部总经理、子公司总经理3.1.3 主 持 人：投资发展总监3.1.4 记 录 人：项目发展部长3.1.5 主要议题：3.1.5.1 研讨未来三年战略目2、标和衡量指标，并达成共识；3.1.5.2 研讨未来三年具体战略任务，并达成共识。3.1.6 会后：3.1.6.1 投资发展总监利用滚动修订法汇编制定未来三年战略规划报告，经总裁审批后下发；3.1.6.2 各事业部、子公司根据未来三年战略规划报告，分解制定战略行动计划，并上报总部投资发展总监审核、总裁审批。3.1.6.3 战略行动计划由经营管理中心监督执行。3.2集团年度经营大会时 间：每年1月中旬参加人员：集团总部部长及以上管理者，各事业部总经理、子公司总经理主 持 人：经营管理总监记 录 人：经营管理主管主要议题： 事业部总经理和各总监做述职报告，内容包括上一年度的总结、下一年度的计划和主要3、改进措施； 各子公司总经理和各总部部长做各自上级的述职补充； 研讨述职报告，与会人员提出明确的合理化建议； 总裁总结并给予明确的指导意见。会后： 经营管理主管制定会议纪要，经经营管理总监审核、总裁审批后下发； 事业部总经理和总监编制下一年度工作计划； 总裁审批各子公司总经理和总监下一年度工作计划； 各部门分解制定部门下一年度工作计划。 各中心年度工作计划由副总裁协助总裁监督执行，各事业部年度工作计划由经营管理中心监督执行。3.3集团年中经营总结会时 间：每年7月下旬参加人员：总裁、副总裁、集团各总监、总裁办主任、审计部长，各事业部总经理、子公司总经理主 持 人：经营管理总监记 录 人：经营管理4、主管主要议题： 事业部总经理和各总监做述职报告，内容包括上半年度的总结、下半度的计划和主要改进措施；3.3.5.2 各子公司总经理做各自上级的述职补充；3.3.5.3 研讨述职报告，结合新形势、新情况，与会人员提出明确的合理化建议；3.3.5.4 总裁总结并给予明确的指导意见。会后：3.3.6.1 经营管理主管制定会议纪要，经经营管理总监审核、总裁审批后下发；3.3.6.2 事业部总经理和总监修订下半年度工作计划；3.3.6.3 总裁审批各子公司总经理和总监下半年度工作计划；3.3.6.4 各部门分解制定部门下半年度工作计划；3.3.6.5 各中心年度工作计划由副总裁协助总裁监督执行，各事业部5、年度工作计划由经营管理中心监督执行； 团队建设活动和培训活动。3.4 集团年度总结表彰大会3.4.1 时 间：每年1月下旬3.4.2 参加人员：全体员工3.4.3 主 持 人：副总裁 主要议题：3.4.5.1 总裁做总结发言和宣导公司文化3.4.5.2 年度优秀员工表彰3.4.5.3 联欢 3.4.6 会后：团队建设活动和培训活动。3.5 集团月度经营调度会3.5.1 时 间：每月6日，13:3016:303.5.2 参加人员：总裁，副总裁，集团总部各总监、总裁办主任、审计部长，各事业部总经理、各公司总经理3.5.3 列席人员：经营问题或经营事件相关人员（视需要临时召集）3.5.4 主 持 人6、：经营管理总监3.5.5 记 录 人：经营管理主管3.5.6 主要议题：3.5.6.1 财务总监根据上月度财务报表和预算执行情况宣讲财务分析，包括静态分析和动态分析，并指出经营问题，包括经营目标达成问题、成本费用问题、现金预警问题等；3.5.6.2 经营管理总监根据战略行动计划、年度和月度工作计划，说明经营工作实施过程中发现的问题，并提出解决建议；3.5.6.3 各事业部总经理根据月度工作计划汇报上月度工作情况，言简意赅，重点汇报需要解决的问题及解决问题的具体建议；3.5.6.4 与会人员沟通、研讨、协商需要处理的问题，并拿出达成共识的具体措施和解决方案；3.5.6.5 总裁整体部署下个月度的7、工作重点和经营决策。3.5.7 会后：3.5.7.1 经营管理主管制定会议纪要，经总裁审批后下发，并由经营管理中心监督执行；3.5.7.2 各事业部总经理和总监向下属分解和分配任务。3.6 集团总部月度工作例会 时 间：每月30日9：003.6.2 参加人员：总裁、副总裁、总裁助理、各中心总监、审计部部长3.6.3 主持人：总裁3.6.4 记录人：总裁办主任3.6.5 主要议题：3.6.5.1 各与会人员汇报当月工作完成情况及下月工作计划内容；3.6.5.2 各中心提出需要总裁确定的相关事宜，由总裁给予明确指示； 3.6.5.3 总裁对各中心下月度临时工作任务的安排及完成标准、完成时间要求。 8、3.6.6 会后： 3.6.6.1 会后由会议记录人将会议纪要交由总裁签发，并由总裁办主任负责监督落实情况。3.7 各事业部经营调研会（未成立事业部的按产业群开） 时 间：每季度第一周3.7.2 参加人员：总裁、集团各中心总监、调研事业部部长级以上人员、总裁办主任3.7.3 主持人：事业部总经理3.7.4 记录人：总裁办主任3.7.5 主要议题： 3.7.5.1 事业部财务总监汇报当季事业部的财务信息及预算执行情况，并对差异部分进行重点说明； 3.7.5.2 事业部主管经营的管理人员依据年度工作任务分解目标对计划执行情况进行差异分析并提出具体的管理建议； 3.7.5.3 各部部长汇报季度工作任9、务完成情况，言简意赅，重点说明计划差异及下季度的工作目标； 3.7.5.4 事业部总经理对一些管理问题给予明确的解决意见，并提出需集团协调解决的问题； 3.7.5.5 总裁对需要集团协调解决的工作给予明确的处理意见。3.7.6 会后： 3.7.6.1 由总裁办主任整理会议纪要，交由总裁审核后下发，总裁办主任监督集团各中心的执行情况，事业部主管经营的高管监督事业部各部、各公司的执行情况。3.8 集团总部各中心周例会 3.8.1 时 间：每周一8:309:303.8.2 参加人员：本中心全体人员3.8.3 主 持 人：本中心总监3.8.4 记 录 人：由总监指定 主要议题：3.8.5.1 各部长汇10、报需要决策、沟通、协调的问题及解决问题的具体建议，其下属员工补充说明；3.8.5.2 总监给予现场解决，涉及其它部门的总监给予下属明确的时间表；3.8.5.3 总监指示本周工作重点。会后：3.8.6.1 记录人制定会议纪要，经总监审批后下发，并由总监监督执行。3.9 各事业部、各子公司周例会3.9.1 时 间：每周一8:309:303.9.2 参加人员：本事业部总经理、子公司总监及以上管理人员3.9.3 主 持 人：本事业部总经理3.9.4 记 录 人：由事业部总经理指定3.9.5 主要议题：3.9.5.1 各子公司总经理汇报需要决策、沟通、协调的问题及解决问题的具体 建议，其下属员工补充说明11、；3.9.5.2 事业部总经理给予现场解决，涉及其它部门的事业部总经理给予下属 明确的时间表；3.9.5.3 事业部总经理指示本周工作重点。3.9.6 会后：3.9.6.1 记录人制定会议纪要，经事业部总经理审批后下发，并由业部总经理监督执行。3.10 各子公司周例会：3.10.1 时 间：每周一10:3011:303.10.2 参加人员：本公司部长以上管理人员3.10.3 主 持 人：子公司总经理3.10.4 记 录 人：子公司总经理指定3.10.5 主要议题：3.10.5.1 各总监、部长汇报需要决策、沟通、协调的问题及解决问题的具体建议，其下属员工补充说明；3.10.5.2 子公司总经理12、给予现场解决，涉及其它部门的子公司总经理给予下属明确的时间表；3.10.5.3 子公司总经理指示本周工作重点。3.10.6 会后：3.10.6.1 记录人制定会议纪要，经子公司总经理审批后下发，并由子公司总经理监督执行。3.11 各作业单位日例会3.11.1 时 间：每个工作日8:308:503.11.2 参加人员：本作业单位全体人员3.11.3 主 持 人：本作业单位负责人3.11.4 主要议题：3.11.4.1 作业单位负责人点名；3.11.4.2 作业单位负责人说明本日工作重点并将任务安排到人；3.11.4.3 作业单位负责人说明昨日的工作问题及纠正和预防措施；3.11.4.4 作业单位13、负责人强调安全生产和工作纪律。3.11.5 说明: 各作业单位包括施工队伍、销售队伍、生产一线队伍、保安、保洁、司机、维修工等各个基层业务单元团队。4 会议组织：4.1 一般会议由主持人负责组织召开；4.2 经营管理总监负责组织临时性的经营类会议；4.3 总裁办主任负责组织总裁直接安排的专题性或临时性会议；4.4 其它临时会议、业务现场会、商务谈判会由发起人负责组织召开。5 会议纪要：5.1 对于各类会议的召开，根据要求，由主持人安排专人做好会议签到、会议记录，以便制定会议纪要，确保落实执行及管理归档；5.2 会后1个工作日内记录人负责整理制定出会议纪要，明确说明会议决议分配的工作任务的管理四14、要素：执行人、拟行措施、完成期限、完成标准；5.3 各部门负责人指派专人负责各自会议记录、纪要的保存管理，由部门负责人负责监督、检查效果；5.4 重要商务谈判会，也必须形成会谈纪要，如实纪录会谈过程和成果（或者主要分歧），并把会谈纪要交上级审阅后，由部门存档。5.5 会议纪要格式参见附件一。6 会前准备：6.1 对于年度和月度会议：6.1.1 会议主持人会前应做好准备工作，包括拟好会议议程、议题、议案，并落实会场、落实会期、落实通知等，确保会议按期召开、按时完成；6.1.2 会议主持人会前应及时将会议议程、议题、议案、会场、会期通知参会人；6.1.3 参会人员会前应做好准备工作，包括拟好发言提15、纲、提案重点、需要公司解决的问题及解决建议等，控制发言时间，确保发言有效。6.2 对于其它会议：参考以上要求，由会议主持人确定会议准备事项。7 会议纪律：7.1 无论何种会议与会者必须按时到会就座，因公出差或其他特殊情况不能参加会议者，务必于开会前30分钟向主持人请假，否则将按照旷会处理，旷会视同旷工；7.2 开会时参会人员一律将随身携带的手机调为振动或者静音状态，确保会议不受影响；7.3 会议召开时，与会人员严禁随意离会，如遇特殊情况须征得主持人同意方可，离会人员可另行指定人员参会，做好会议记录，传达会议精神；7.4 会议主持人负责会议期间事务的处理，会场秩序的维护， 并对其负责。8 会议发16、言：8.1 参会人员发言要聚焦、中肯，内容不能偏离议题，不提出与主题无关的言论，不能夸张表述；8.2 轮流发言时要重点突出，条理清晰，明确表述自己观点，不能含混，尤其是需要上级支持/决策和同级协调/配合的事项，必须提出明确的需求。9 会议成效管理：9.1 要严格遵守会议时间；9.2 会议开始时，主持人应对议题做简洁说明；9.3 会议主持人要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；9.4 会议主持人应当引导会议在预定时间内做出结论，并表决确认，形成会议决议，会后形成会议纪要；9.5 各项会议纪要除本部门存档外，都需要向监督执行者提交一份，以便监督执行者督察跟进；9.6 总裁有权调阅各种会议纪要，并提出指导和修正意见；9.7 会议决议任务的完成情况，将计入绩效考核。10 有效期：本制度自颁布之日起执行。