1、贸易发展公司资料档案目录制定、处理条例制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 资料管理制度1目的明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。2定义资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。3原则3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。3.2各部门上交资料，需填写移交表。3.3行政人事部按规定格式填写案卷目录。3.4公司对外签2、订的所有合同统一由财务部管理。3.5公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。4需要保管的档案资料及其分类4.1文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。4.2财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。4.3物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管，项目完工后移交给行政3、人事部。4.4策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。4.5销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。4.6图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。5有关注意事项5.1各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。5.2各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。6档案目录制定所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。7处理条例有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1)毁损、丢失或擅自销毁公司资料；2)擅自向外界提供、抄摘公司资料；3)涂改、伪造资料；4)未及时归还；5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）