1、研究院知识获取、采集及存储管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 研究院知识管理制度知识管理制度是促进知识生产、共享、应用和创新的高效有序运转的知识流程，其核心是知识的分享和学习。它包括知识获取制度、知识存储制度、日常维护制度及知识考核与激励制度。知识获取制度知识获取指的是将已挖掘和沉淀出来的知识收集放入到知识文档库中，明确哪些内容应该放入知识文档库，保证知识库内容的严肃性。不同来源的知识有独立的获取方式，一般情况下，内部显性知识获取需依靠我院日常运作制度来完成，每个员工在工作中产生的文档都作为知识文档库的来源2、，员工应主动存放。对于外部显性知识，大量外部的知识或信息可以在知识论坛中沉淀下来，然后获取到院的知识库里。对于内部的隐性知识获取，则重点是通过隐性知识梳理、知识论坛及召开交流会等形式挖掘员工的隐性知识。对于外部的隐性知识，例如我院许多的专业所都与外部机构进行交流，未来可以将交流学习的结果系统的梳理并放置在院的知识管理系统平台上。从知识管理建设的第一阶段目标来看，目前有二大类的内容可以放入知识文档库中：外部知识和内部知识。相应的有一些制度上的要求： 外部知识采集 对外的重要技术、商务沟通要形成会议纪要或备忘录，并存入知识库中。 对外的重要工作访问、考察、学习，要由参与人员形成总结或备忘录，并存入3、知识库中。 从外部收集的各种重要资料、情报，应及时整理并存入知识库中。 各种重要的外部来源的纸面文件、资料，应由专人扫描成为文本文档或图片文档，并存入知识库中。 内部知识采集 每个员工在工作中，需遵循研究院日常运作制度，将产生的工作文档都作为知识文档库的来源，应主动存放，自己的文档自己负责。 任何内部正式会议、或非正式但重要的内部讨论沟通，要指定专人形成会议纪要或备忘录并存入知识库中。 各部门/专业所应及时总结工作中的经验或教训，形成案例，并存入知识库中。 各部门/专业所日常工作中形成的重要计划、总结、报告、报表等要指定专人定期整理，并存入知识库中。 院制定的管理制度、行为规范、作业流程等要定4、期更新到知识库中。 知识管理员（设置在知识管理执行团队中的岗位）每周至少一次从各部门/专业所的知识论坛转移精华帖子到知识库。 上述未列明但符合研究院知识管理要求的文档资料，应根据研究院要求及时存入知识库中。知识存储制度知识存储制度说明的是存储文档这个动作应该遵循哪些要求。研究院知识存储要求如下： 上传职责我院全体员工都有上传文档的义务，每人负责上传自己工作产生的文档。由部门主任/专业所所长定期（建议每周）或不定期（随时）对本部门所上传的文档进行检查，对未及时上传文档的员工进行提醒和催促。 文档要求系统使用初期可以先将显性化的文档上传至知识库，随着员工逐步加深对知识管理的理解并熟练使用系统后，结5、合隐性知识挖掘工具与引导激励措施，促使员工逐步把个人经验和技能等隐形知识显性化并上传至知识库中共享。 目录与属性存储文档时要求根据文档内容选择相应的目录，并要求根据文档内容填写或选择相应的文档属性。 文档命名存储文档时要求参照文档命名规范填写文档标题。日常维护制度日常维护工作主要包括文档维护、知识地图维护和文档管理系统维护。 文档维护文档维护是对我院的文档等进行增加、修改、删除、整理等维护操作，从而保证文档命名规范、存放目录合理、属性设置准确。文档的维护主要由专兼职文档管理人员负责。 知识地图维护文档管理系统中会按照不同维度，陆续建设一些知识地图，比如按项目、按产品、按竞争对手等建立相应的知识6、地图。知识地图的信息需要持续的维护从而保证信息的及时性、可用性。建议对知识地图至少每3个月更新一次，其中对内容更新较快的项目类的知识地图，要求至少每月更新一次。知识地图的维护主要由专兼职文档管理人员负责。 文档管理系统维护包括知识库目录结构、文档属性、系统用户等的管理和维护。文档管理系统的维护首先由相应的部门提出需求，经过院审批流程批准后，方可由指定的系统管理员进行操作。知识分享、学习相关制度和措施推动我院内部的知识共享和主动学习，是知识管理的核心。根据我院现阶段的实际情况，在知识分享与学习采取以下制度予以推进：（一）新员工导师制度 新员工导师运行制度每位进行研究院的员工，应该由其部门主管指派7、导师，并制定专业进阶学习计划，在未来的2-3年里按计划执行，导师提供直接的辅导与帮助。具体包括以下步骤：（1）选择安排导师新员工到公司报到开始上班后，应由其所在部门负责人安排一位资深员工作为导师。（2）制定重点学习计划新员工应立即与导师沟通，共同制定每半年的专业进阶学习计划。每半年按照预定的计划进行学习。半年结束后相互评估并制定下个半年的学习计划。同时学员每半年提交一份工作学习小结。受导者的直线上司是在进阶计划实施的过程中应始终对进阶计划实施及相关的任务负责。如不断的检查确认受导者对指导过程的满意程度，并不断做出适当的调整；对导师给予充分的支持和激励；从组织其他方面获得支持以协助培训计划的顺利8、进行。（3）期满总结汇报专业学习期满后，新员工进行总结汇报，整理学习结果，并成文发布到知识库。新员工到研究院报到开始上班后，应由其所在部门负责人安排一位资深员工作为导师。新员工应立即与导师沟通，共同制定出每半年的专业进阶学习计划，并报人力资源部备案。安排导师新员工入院发展长期的师生关系2-3年的直接辅导期制定进阶学习计划期满总结汇报这24个月中，新员工要按照计划进行学习，导师要提供一定的帮助。人力资源部门和受导者部门主管负责监督导师的指导工作。进阶学习期满后，新员工进行总结汇报，导师、部门领导及人力资源部门派人参加。报告结束后进行点评，为新员工将来发展提出建议。 图1确导师和新员工相应的权利和9、义务如下表：表1义务权利导师n 与新员工一同制定填写新员工专业进阶学习计划表；n 监督该新员工的进阶计划执行情况；n 每月至少进行一次面对面的沟通；n 解答该新员工提出的问题，并引导他的专业发展思维；n 按照要求定期填写新员工专业进阶学习计划表，并参与该员工的进阶结束汇报会；n 因情况变化，员工提出进阶计划不合理时应当与其一起进行讨论决定是否变更；n 可以作为院技术骨干评选的依据；n 要求该新员工按照进阶计划进行学习并做出各阶段任务成果；新员工n 结合自身情况，与导师一同制定进阶学习计划；n 认真按照进阶计划的要求安排学习；n 按照计划的要求做任务成果(非日常工作任务成果)，每半年提交一份工作10、学习小结；n 认真总结24个月的进阶学习，形成演示幻灯片，进行总结汇报；n 在工作中遇到困惑时应当向导师请教；n 要求导师每月进行一次面对面的沟通；n 因情况变化，进阶计划已不合理时，可以向导师提出变更申请； 基于新员工导师制的知识激励制度新员工导师制作为院技术骨干评选的必备条件。在专业期学习过程中取得重大成果的新员工，其本人和指导的导师将获得奖励。（二）知识论坛 知识论坛运行制度知识论坛是一个非常好的挖掘沉淀隐性知识的场所。所有的员工都可以到知识论坛里找到感兴趣的主题或自行发起主题进行讨论。员工在知识论坛里有唯一的身份标识。研究院整个知识论坛运作基于知识货币体制，即在整个社区里面，许多项的动11、作都会被定义好能得多少个知识货币，最后对每位员工的知识货币数量进行考核，并有针对知识货币的专项奖励。知识论坛里的全部活动的分值定义如下：表2活动定义知识货币奖励分值说明发表文章2评论文章0.5发表评价文章的用户获得奖励回复文章1文章被评价0.5至2.5每一篇主题和回复都可以被评价，评价分为5个等级，分别对应0.5，1，1.5，2,2.5个知识货币给予文章精华标记5版主删贴-5从作者的知识货币账户中扣除版主工资50版主可以获得每月50个知识货币的奖励每位员工的知识货币都有两个指标，一个是他的总知识货币收入额，另一个是目前剩余的知识货币额。根据知识货币收入总额进行排序，每10%的人为一档，会把所有12、员工分为十级，作为在社区里称谓头衔的参考。除了上述各项动作的分数定义外，社区的日常运作还需要有管理者来维护、管理。知识管理的执行部门负有管理知识论坛的责任，其他各个版面的版主可以自由报名，由知识管理执行部门审定批准。总版主及各版主的职责是：总版主职责： 监督版主的行为； 负责处理有争议的版主行为； 组织版主研讨会；版主职责： 维护版面内秩序； 及时、公正的处理精华帖； 删除冗余、不合适的发言（删帖时需要填写删帖理由）； 能够组织版面内的成员展开积极讨论。知识论坛每月举办一次在线大讨论，由院知识管理执行部门制定计划，包括：议题，具体问题（3个以上），建议参与部门，建议参与专家。由院知识管理执行部13、门确定时间，确认参与专家。讨论会当天，在研究院内部邮件系统发布通知，并再次提醒参与人员。讨论开始前在社区中开辟相关的在线讨论版面。讨论结束后由院知识管理执行部门人员和专家共同评定1-2名积极参与奖。 基于知识论坛的知识激励制度结合当年论坛及个人在论坛的表现，具体会有如下单独奖项：（1）最佳知识共享部门评选标准：由知识管理执行部门在社区的知识共享情况确定。（2）最佳原创文章奖评选标准： 获奖原创文章数由知识管理委员会确定 系统自动按评分高低提取获奖文章数15%的原创文章 在这些文章中组织相关专家进行筛选，最终确定入选文章（3）最佳专业论坛奖评选标准：由知识管理执行部门根据论坛综合发展情况确定。（14、4）知识贡献杰出员工：评奖方式： 获奖员工数量由知识管理委员会确定；按当年获取的知识货币排序，确定入选人员。（三）其他辅助性知识共享推动措施 专家讲坛知识管理执行部门定期向员工搜集员工的知识需求(可以通过网上调研的方式进行)，主要是希望核心技术人员传授的一些经验，汇总以后总结出几个主题，然后安排相关人员做面向全院的讲座，目的能够传承高级技术人员的隐性知识并推动知识共享。1）每年不定期邀请国内外各大高校、知名机构有影响力的、权威的导师举办面向全院的专家讲坛；（每季一次）2）每年不定期邀请各级技术专家及技术骨干举办面向全院的专家讲坛。（每月一次） 星火燎原计划每年会由院领导和人力资源部选择有潜力的15、重点培养对象，集中在一起进行一次为期3-5天的“新秀培训班”的培训活动，由资深专家进行授课。授课方式是多种多样的，可以是直接讲课，也可以组织研讨，还可以直接带着学员到外面的参观学习。新秀培训班结束后，每位受训成员要总结写出这几天培训所得到的最精华的知识，并在部门内部对其他员工进行主题演讲，向更多员工传播他们所获得的经验和知识。知识管理执行部门应对表现优秀的受训成员给予奖励， 部门技术交流会每个部门每年开展1-2次部门自主的研讨会，可以邀请其他部门共同参与。各部门负责人组织部门内的员工参加自主研讨活动，鼓励员工把自己的专业特长方面的东西或是项目中的一些体会总结出来做成演示文档，然后在研讨活动中向16、同事们进行讲授，大家共同分享经验和体会。每个员工每年力争有一次这样的主题演讲。知识管理整体考核评估机制知识管理考核制度重点在于考核知识贡献度。知识贡献度可以分为两部分，一部分是日常工作中的知识贡献，比如项目报告制作；另一部分是非工作任务的知识贡献，如在知识管理平台发表文章。前者属于岗位所赋予的职责，而后者则是自愿主动的知识贡献。知识贡献度考核主要是针对后者，即非工作任务范围内的知识贡献。员工知识管理年度的考核建议采用知识积分方式进行，即每半年对员工日常知识贡献累积的知识积分进行统计，年末根据知识积分定量进行考核。知识积分分为基本积分和附加积分两个部分。具体对员工以下几方面的知识贡献给予知识积分17、，如表所示。表3 类别积分备注基本积分AAR1分/人参加AAR的员工每人记1分填写AAR模板的员工再额外给予2分协同写作每个主题限10分写作对象清单公布之后，员工根据自己擅长领域申请负责某一主题的写作。由该负责人召集人员共同完成，最终整理之后，负责人按劳向参与写作人员分配知识积分。分配积分前提：主题写作须基本达到要求，对于刚开始写作、文章篇幅不多的不准予分配积分。知识主管可以根据协同写作主题的难度适当增加额外积分。 警示报告2分/人 项目内成员平均分配，总分不超过5分同行帮助1分/人次须填写反馈表，否则不予积分内部演讲10分/人次 知识地图创建与维护2分/篇原则上谁创建谁维护无人维护的知识地图18、由知识主管安排人员维护原创文章2分/篇通过导师制及员工黄页方式形成的文档，须在文中列示导师及黄页成员姓名，双方均各加1分。转载文章0.2分/篇每半年转载文章加分上限为20分附加积分员工黄页补贴加分5分/人列入员工黄页的人员，给予额外5分补贴，每半年加一次 导师/COP负责人补贴加分10分/人对进入导师库人员、 COP的负责人，给予额外10分补贴，每半年加一次；同一人员若有多重身份，只加一次分入选“知识推荐表”1分/篇入选“知识推荐表”的文章可为：原创、转载文章、外部资料、知识地图、协同写作更新。其中入选的协同写作更新不予加分。协同写作季度排行榜TOP10 15分/篇由知识管理委员会进行评选；每篇只加一次，不重复记分；按照前面写作得分的分配比例分配到该主题的参与人员访问量最多文章TOP105分/篇每半年评选一次，每篇只加一次，不重复记分每年院知识管理执行部门进行知识积分的统计，根据统计结果采取针对性的激励。