1、制造业ERP系统治理管理制度K/3工作流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则 第一条 为规范公司企业资源规划（以下简称K/3 ERP）系统的治理，特制定本制度。 第二条 K/3 ERP系统各岗位职员的职责治理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。 第三条 K/3 ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳进公司KPI目标考核体系。 第四条 我司ERP系统分为系统设置治理、销售治理、采购治理、仓存治理、车间生产治理、计划治理、财务治理七大类模块，每个模块对应一个部分主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置2、，对各模块终极用户职责进行界定，共分解出如下岗位： 模块 职能部分 关键用户 数据输进员 数据审核员 系统设置治理 信息部 信息部经理 基础资料专员 销售治理 销售中心 销售助理 销售助理 生管部主管 采购治理 采购部 采购部主管 采购单据处理员 采购部主管 仓存治理 物流部 物流部主管 仓库数据治理员 物流部主管 车间治理 生产部 生产部经理 生产流程控制员 生产部经理 计划治理 生管部 生管部主管 计划治理员 生管部主上海至长沙物流管 任务治理员 财务治理 财务部 财务部主管 总账治理员 财务部主管 本钱治理员 存货核算员 应收治理员 应付治理员 固定资产治理员 系统维护 IT部 IT部经3、理/系统工程师第五条 ERP项目实施小组由各模块部分数据输进及审核职员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其中项目领导小组由副总经理任组长，各部分经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。ERP系统工程师（项目经理）负责协调解决各模块运作过程中碰到的各种题目，为项目的实施提供技术支持和保障，提供系统二次开发； 第六条 各部分主管是本模块的部分负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块终极操纵用户提出的与系统有关的所有题目。 第七条 各部分主管必须结合本部分情况组织制定出本模块操纵规范，说明本模块主要业务流程、4、各流程操纵步骤、各进程操纵方法、以及操纵留意事项和常见题目解答，用于各岗位操纵参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。 第八条 终极用户在操纵过程中如碰到题目应先查询操纵手册，如不能解决，再联系部分主管和系统工程师解决，解决题目后将新的题目和解决方法加进操纵手册。 第九条 ERP系统是一项治理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位职员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关职员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪题目解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操纵职员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。5、所有职员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操纵失误应及时通知受影响部分，并采取相应措施及时纠正； 第十条 ERP系统各岗位职员应保管好自己的权限，如因账号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。 第十一条 ERP系统各岗位职员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。 第十二条 ERP系统各级相关职员，均应严格遵守本规则各项规定。 第二章 岗位说明 第十三条 系统设置治理模块（工程部） （一）系统设置治理模块工程部经理 主要职责： 1、 负责制定物料编码规则、物料数据6、相关重要属性的设置总体方案； 2、 审核并签字确认本模块所有作为K/3系统输进依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等； 3、 负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操纵流程，编写流程图，并发放到部分各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等； 4、 对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导终极用户联系各相关部分提供其相关数据完成设置； 5、 分配、指7、导、监视物料系统数据治理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正； 6、 协助做好KPI考核工作； （二）、系统设置数据-数据组组长 1、 负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM层次设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据治理员执行； 2、 负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据治理员输进、修改数据； （三）、系统设置治理-数据组文员 主要职责： 1、 负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部分主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其它用户确认的物料数据文件，输进、修改系统各项物料数据及其属性，并8、保证录进无误； 2、 负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输进、修改各项物料不同单位间的换算系数； 3、 不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数； 4、 保证数据的及时性、正确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部分； 5、 当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部分要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部分，并说明情况； 6、 负责根据系统数据提供员签发的BOM层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替换； 7、 保证物料BO9、M与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部分； 8、 负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输进、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据； 9、 新产品的完整父BOM和子BOM在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在四个小时内完成录进确认工作，并打印受控； K/3工作流程： 1、收到系统数据提供员提供的各类基础数据录进K/3系统本人检查确认回馈给数据提供职员审核确认打印受控 2、 系统数据提供职员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、具体的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件10、来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等； 3、 系统提供员提供的物料BOM单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制件物料必须有一个或以上BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套.内容包括：版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替换等； 4、 系统数据治理员对数据提供员提供的数占有监视职能，因系统数据提供员的数据不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担； 系统业务功能名称：基础数据物料、计量单位、BOM维护、工程变更 合作部分：生管计划部、生产部、物流部、质量部、财务部 第十四条 销售治理模块（生产治理部） （一）、销售治理模块生管部主管 主11、要职责： 1、负责制定客户编码、操纵职员的工作分配； 2、制定、发布、完善销售治理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图； 3、审核并签字确认本模块所有作为系统输进依据的基础文件，包括客户编码、客户数据、运输提前期文件等； 4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员； 5、指导、监视销售数据治理员、销售订单处理员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性； 6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正； （二）、销售数据治理员 主要职责： 1、 负责根据部分主管确认的客户编码、客户数据等基础数据的输进、更新； 2、 根据销售治理部分主管12、审核确认的销售计划输进或修改销售订单； 3、 逐日于放工前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐； 4、 如发现物料数据、客户数据不正确或有疑问，应及时通知相关职员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部分主管反应并等候相关指示； 5、 保证数据的及时性、正确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关职员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理； 6、 跟踪订单执行情况，监视、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况回馈给部主管； K/3工作流程： 1、 收到部分主管提供的销售单销售订单K/3系统录进本人检查确认回馈给部分13、主管审核确认打印交财务通知下层用户； 2、 审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控职员处理； 系统业务功能名称：基础数据客户、销售订单处理 合作部分：工程部、财务部 第十五条 计划治理模块 （生产治理部） （一）、计划数据治理员() 主要职责： 1、负责计划运算方案、计划展看期等计划基础数据的系统设定； 2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、正确性； 3、负责依据部分主管签发的月生产计划、产品生产的优先级、物料库存情况制定公道的采购申请单，并在当天通知采购部分； 4、负责定期运行MRP物料需求运算，可以每两个工作日进行一次，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误14、的，如发现题目必须马上向工程部分、销售数据治理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP运算； 5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知； 6、当收到下游采购部、生产任务治理员回馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部分查清题目，如有误马上协助解决； 系统业务功能名称：物料需求计划方案设置、物料需求计划MRP计算、采购治理采购申请； 合作部分：工程部、物流部、采购部 （二）、生产任务治理员；（） 主要职责： 1、 根据计划数据治理员MRP计算天生的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单； 215、 当天天生的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细； 3、 负责下达生产任务单自动天生的生产投料单的维护、审核、打印工作； 4、 发现上游MRP天生的生产任务单有错误或疑问的，生产任务治理员有义务向其相关职员提出，并要求在限期内配合解决 5、 因产品BOM错误不完整或不存在导致无法天生正确的生产投料单，必须通知工程部分在一个小时内立即更新； 系统业务功能名称：生产任务治理生产任务单、生产任务治理生产投料单 合作部分：工程部、生产治理部 K/3工作流程： 1、 每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM是否正确，然后对其作MRP运算调整审核天生的采购申请单通知采购部分； 2、16、 检查天生的生产任务单调整并下达生产任务单维护审核生产投料单打印生产投料单通知物流部分备料； 第十六条 采购治理模块（采购部） （一）、采购治理模块-采购部主管 主要职责： 1、 负责制定采购合同、委外加工合同、以及供货商编码原则； 2、 审核并签字确认本模块所有作为系统输进依据的基础文件，包括供货商编码、供货商数据等； 3、 负责制定、完善本模块各项业务操纵流程，包括正常采购、采购退货，编写流程图； 4、 提供供货商编码文件给采购订单处理员，供货商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。 5、 分配、指导、监视采购订单处理员的工作，检查供货商数据、采购订单、委外加工单的正确性，发现17、错误及时指导纠正； 6、 追踪采购订单执行情况，发现题目及时指导纠正； 7、 协助做好KPI考核工作。 （二）、采购订单处理员 主要职责： 1、 负责根据部分主管签发的供货商编码、供货商数据，输进、更新供货商数据； 2、 对于新增加供货商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、同一性； 3、 负责根据采购申请确定的采购订单输进、修改、打印、以及传送物流财务部分； 4、 当日交采购订单、委外加工单给物流出进库控制员，不能因自己的延误影响物流物料的收发； 5、 跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应及时封闭； 6、 如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产治理配合解决，18、如没有得到解决，应书面向部分主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作； 7、 如发现本层采购订单、委外加工单有错误，马上更正并以书面通知物流及财务部； K/3工作流程： 1、 收到签发采购申请单录进K/3采购订单审核打印订单传送物流财务； 2、 根据生产治理部MRP天生的委外加工单调整并下达委外加工单； 系统业务功能名称：采购治理订单处理、采购治理采购申请，委外加工治理 合作部分：生产治理部、物流部、财务部 第十七条 仓库治理模块（物流部） （一）、仓存治理模块物流部主管 主要职责： 1、 负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表； 2、 负责制定、完善仓储数据增加修改流程，19、出进库控制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据分析治理规则，编写、发布、更新流程图； 3、 审核并签字确认本模块所有作为系统输进依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等； 4、 确保物流畅通，进步库存效率，降低库存本钱； 5、 负责分配、指导、监视仓储数据治理员的工作，确保库存数据的正确、确保出进库控制的及时性和正确性； 6、 协助做好KPI考核工作。 （二）、仓库数据治理员 主要职责： 1、根据部分主管签发的仓库数据文件，输进、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部分； 2、在接到采购部分签字确认后的采购订单，物流收料、退料通知20、单和送货单位送货单后，当天输进采购收货数目完成（蓝字、红字）外购进库单及其它进库单，并确认审核、打印交财务部； 3、在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料进库，并确认审核、打印交财务部分； 4、在接到经生产或其它使用部分签字确认的生产投料单、退料单、物料领用通知后，当日输进完成（蓝字、红字）生产发料单、其它出库单并审核； 5、接到生产治理部分签发的发货通知单后，一个小时内输进销售出库单，并确认审核、打印交财务部分，不能因延误影响销售出库； 6、如发现自身操纵失误应及时通知受影响部分，并采取相应措施及时纠正； 7、所有操纵须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出进库业务，造21、成公司经济损失； 8、如发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产投料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关职员，如没有得到解决，应书面向部分主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。 9、在接到经各有关部分签字确认的车间成品进库单后，作库存转移，将成品从收货仓调进成品库，样品散数调进样品库，操纵及时正确； 10、以上各项操纵要谨慎，否则会影响系统各项库存的正确性； 11、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据治理员提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出数据，找出原因记录备案并报告部分主管； 12、照各个物料的盘点周期，仓22、库治理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据治理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，打印盘点表交仓管员物料盘点； 系统业务功能名称：仓存治理进库、出库、挑唆、盘点 合作部分：生产部、采购部、生产治理部、财务部 第十八条 车间治理模块 （生产部） （一）、生产治理模块生产部经理 主要职责： 1、 审核并签字确认本模块所有作为系统输进依据的资源清单、生产工序、工作中心，工艺流程文件等基础数据； 2、 负责制定、完善基础数据增加修改处理流程、工序计划流程，编写、发布、更新流程图； 3、 传送经计划治理员确认的生产任务单至生产工序派工单，并跟踪派工计划执行情况，发现错误及时与计划部沟23、通，共同解决指导纠正； 4、 确认和传送半成品、成品的生产任务至工序汇报单，并跟踪执行情况； 5、 分配、指导、监视、生产流程控制员的工作及工作结果，包括生产订单、原材料领用、成品进库的正确性和及时性； 6、 协助做好KPI考核工作。 （二）、生产流程控制员 主要职责： 1、 负责根据生产治理部分签发的生产任务单进行工序排程； 2、 根据成品进库交接单输进产品进库数目，报告完成生产任务单，完成系统产品进库； 3、 在生产任务单报告完成后，反冲原材料； 4、 以上操纵应及时进行、正确，不能因自身的延误影响产品库存、产品进库和销售发货； 5、 定时对比车间实际库存与系统库存，发现错误及时报告部分主24、管，必要时申请库存事务盘点处理； 6、 在执行过程中如发现物料清单、物料编码、仓库、库存等有题目时应及时上报部分主管，或及时通知相关部分，如发现没有得到及时解决应上报项目组采取措施； 7、 天天及时校对材料领用数目、成品进库数目、工序派工单执行进度情况，如发现错误应及时找出原因记录备案，并及时纠正。 （三）、车间数据治理员 主要职责： 1、 负责根据生产任务单输进、更新工序计划单，并正派或倒排计划单后审核确认； 2、 根据排产的计划单录进工序派工单，审核下发工序派工给相关工作中心； 3、 在派工序计划执行完毕后提供工序汇报给生产流程控制员，根据实际使用情况，完成物料退库； 4、 如发现物料基础25、数据、仓储基础数据不正确或有疑问，应及时通知相关职员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误； 5、 定期提供派工执行进度表、工序汇报明细表、工序在制品统计表、月工序执行统计表给生产部分主管，便于生产主管控制整个生产进度； 6、 所有操纵要及时、正确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。 系统业务功能名称：车间治理、生产任务治理、仓库治理 合作部分：生产技术部、物流部、生产治理部 第十九条 财务治理模块 （财务部） （一）、总账治理员财务部主管 主要职责： 1、 负责总账模块的科目维护更新，分帐设置治理； 2、 检查逐日事务处理，并将集成事务处理26、过帐到财务模块核对科目总账； 3、 结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表； 4、 指导其它岗位的日常操纵，检查错误日志，和IT部相关职员解决题目； 5、 提出财务治理报表规划； 6、 针对实施过程中出现的题目，结合K/3的特点，提出合适的财务解决方案，并能促进该方案的顺利执行； 7、 就生产、采购、销售过程中的题目提出意见，与相关部分保持有效沟通以达到解决题目的目的； 8、 维护更新部分操纵手册。 （三）、本钱控制员 主要职责： 1、 制定公司本钱核算治理制度； 2、 维护本钱核算要素，如系统价格，生产本钱，用度回集方案； 3、 及时过帐生产事务处理并检查集成结果； 4、 及时就生产27、结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程； 5、 指导公司报废物料过程及在系统中的数据回集。 （四）、应付账款治理员 主要职责： 1、 负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价； 2、 及时跟进采购员和收货部分处理已收货的记录； 3、 每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理； 4、 月结时跟进采购员和收货部分出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告； 5、 及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录进已处理的收货记录对应的进项税暂估； 6、 检查对各供货商应付账余额，确保能反映真实的往来。 （五）、应收账款治理员 主要职责： 1、 负责审核结算单的单价、28、扣点、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正； 2、 及时打印销售发票，间隔期不超过1天； 3、 及时处理已交货的销售订单； 4、 过账集成销售数据至财务子系统； 5、 及时处理应收账款：根据客户汇款，输进客户回款，并及时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票治理，销售更正处理，保证客户余额的正确性； 6、 逐日对帐并存盘，发现题目及时解决、纠正； 7、 如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知财务数据治理员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。 系统业务功能：总帐、报表、应收款治理、应付款治理、固定资产治29、理 合作部分：生产治理部、采购部、物流部、生产部 第二十条 系统治理 （一）、ERP工程师 主要职责： 1、 负责系统权限分配； 2、 负责系统日常治理、维护和备份（见K/3日常维护操纵手册、计算机系统维护及备份操纵手册）； 3、 负责解答其它用户按程序提交的技术性题目； 4、 协助其它部分主管制定各种方案、制度； 5、 负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部分主管推进系统实施； 6、 根据治理需要进行系统二次开发； 第三章 危机预防及应急处理办法 第二十一条 数据备份：IT部必须定期进行相关数据备份，天天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次回档备份并验证备份数据的正确性；完全30、备份和回档备份数据必须和系统分开存放。 第二十二条 IT部定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现题目要及时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行及数据安全； 第二十三条 在发生系统故障或突发事件发生时，IT部必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部分采取措施降低由此造成的影响和损失；IT部必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。 第二十四条 各相关职能部分在收到IT部故障或突发事件通知后，必须组织本部分相关职员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输进到系统； 第二十五条 涉及其它如操纵流程调整、业务流31、程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；然后由IT部分牵头组织上海至乐山物流各相关部分会议讨论决定相关解决办法并实施。 第四章 赏罚办法 第二十六条 各岗位以一百分为基数进行考核，终极得分为ERP考核分数乘以ERP考核占KPI考核的权重的值。 第二十七条 各岗位职员不按操纵规则执行而造成错误的，每次扣10分。 第二十八条 各岗位职员因操纵时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5分。 第二十九条 各岗位职员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣5分。 第三十条 各岗位职员如发现其它职员提供的数据错误却没有回馈到相关职员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分。 第三十一条 各岗位职员如没有在规定时限内对其他职员按ERP题目处理流程提出的题目进行处理而导致错误延续或扩散的，每次扣5分。 第三十二条 由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关的处理原则、方案而导致系统不能正常运行的，每次扣5分。 第三十三条 对所有被处罚当事人的直接领导按以上系统的50处罚。 第三十四条 建立激励机制，针对各用户的工作情况由项目组分别设立一个激励基数，与年终奖挂钩，以此激励大家的积极性和责任感。