1、地产集团合同审核资料存档备案管理办法编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 为加强监督指导，规范合同管理工作，根据中华人民共和国合同法及有关法律、法规的规定，结合集团的实际情况，制订xx地产集团合同管理办法（以下简称办法）。第二条 本办法适用于集团总部及各地区公司、各下属公司合同管理工作。第三条 集团合同管理职能部门是合同管理中心，各地区公司合同管理职能部门是合同管理部，各下属公司合同管理职能部门是合同管理部或其他合同管理部门。合同管理中心合同管理职责是合同审核，参与合同签署前期招标文件会审、招标答疑、2、合同谈判、监督开标等工作，参与制定、监督执行并完善集团公司系统合同管理相关制度，对地区公司、下属公司合同管理工作进行监督指导。地区公司、下属公司合同管理部门合同管理职责是合同审核、参与合同签署前期招标文件会审、招标答疑、合同谈判、监督开标等工作，参与制定、监督执行并完善地区公司、下属公司合同管理相关制度。第二章 合同的审核第四条 合同立项资料审核审核合同首先应对合同立项资料进行审核，包括：1、合同立项建议书或合同立项请示报告。2、合同招投标资料。3、议标资料或定标资料。工程类等合同定标时须预决算审计（分）部或预决算部审核的，应提供相应的审核报告，并提供预决算审计（分）部或预决算部审核并盖章的价3、格清单。材料、设备类等合同定标时经过监察（分）室审核的，应提供相应的价格分析报告。营销广告类合同应提供呈批报告（排期表）及经审核通过的价格比照报告。涉及施工、设计方案审批的合同报审时须提供设计成本质量控制中心或设计院审核通过的相关方案确认书。4、合同对方主体资格资料。报审合同时应提供合法有效的营业执照、组织机构代码证、税务登记资料、符合项目要求的资质等级等资料。合同对方主体经审批确定后，不得变更。不得将已审批确定的合同主体变更为其子公司或控股公司，如确因实际操作困难需与其100%全资控股子公司签订合同时，对方主体须为其子公司提供担保，并报集团主管副总裁审批后，再报总裁审批。5、对方法定代表人、4、代理人身份证明及代理权限证明。报审合同时应提交对方法定代表人身份证明书、与原件核对无误的对方法定代表人身份证复印件；对方通过代理人签约的，除提交法定代表人身份证明书外，还须提交与原件核对无误的对方代理人身份证复印件及法定代表人签名并加盖对方公司法人章的授权委托书。6、合同变更、解除资料。因合同发生变更、解除，与合同当事人签订协议或补充协议，合同立项部门应按权限提交经公司领导同意的批示。7、合同审批表。合同审批表上合同名称栏、合同主体栏、合同金额栏的审核遵循严格一致的原则，不得存在任何不一致或涂改。第五条 合同条款审核包括：1、集团已制定合同范本的，签订合同应采用范本，若因特殊情况采用其它版本，5、需报集团审批。工程建设施工合同内容原则上由两部分组成：第一部分为协议书，第二部分为通用条款，其主要内容按集团公司合同范本执行；通用条款部分不允许增删，如有特殊情况可以在协议书部分补充条款约定，但需在合同审批表中注明其原因。2、合同当事人权利、义务的规定必须明确，合同内容必须规范、准确，禁止出现加重我方义务或减轻对方义务的条款，不得存在不符合国家、行业或地方惯例且对我方不利的条款。3、合同价格、各种取费比率、节点工期及总工期、付款方式、国家规定的工程保修期、重大违约责任条款等合同条款必须与定标审批表及招投标文件一致。确因特殊原因需要变更的，必须报董事局主席审批。第六条 合同应写入廉洁条款。第七条6、 在招投标、协商或谈判过程中，凡合同对方承诺的各种对公司有利的事项必须写入合同条款。第八条 对于总价包干合同，在合同履行过程中如出现标的量（即工程量、采购量等）减少且符合合同约定的调整包干总价等对公司有利的情况，合同立项部门应及时签订补充协议书。第九条 同一承包人在同一时间签订的同一项目合同（包括工程委托）不得拆分。同一标的不得重复签订合同，确因特殊原因需要变更合作单位时，需完善解除手续后再签订新合同。第十条 严禁各地区公司及各下属公司变相以合同形式为不合格单位提供挂靠，使违规经营活动合法化。第十一条 签订合同除盖章外，还必须由签约人签名。集团各地区公司对外签订合同应由当地公司董事长或其授权的7、立项部门负责人签名；集团下属公司对外签订合同应由下属公司负责人签名。第十二条 合同审核后，如合同条款完备，内容具体明确，权利义务清楚，合同的立项、报批等程序正确，合同的相关资料经形式审查齐全合格的，由各归口合同管理部门签署意见后按权限报审；如对合同内容有异议，应及时与合同立项部门进行沟通、协调，经协调取得一致意见后，形成正式合同文本逐级报审；如达不成一致意见，各归口合同管理部门则在合同审批表上签署建议后按权限报审。第三章 合同的审查批准第十三条 合同审批权限按最新发文的总部相关管理办法、地区公司相关管理办法及下属公司相关管理办法及其补充规定等执行。第十四条 合同在正式签订前，必须按相关规定及审8、批权限上报，经批准后方能正式签订；合同签字盖章前，原则上要求对方应先完成签字盖章，我方才签字盖章。第四章 合同的变更、解除、终止第十五条 合同履行过程中出现不可抗力、对方违约或对方单位无法满足我方要求等原因而导致合同无法继续履行的，应做好维权取证工作，取得对方单位同意变更、解除合同的书面确认文件，并按集团规定的权限上报合同。第十六条 变更、解除、终止合同，任何部门均不得以个人或部门名义与对方签订协议变更、解除、终止合同，如需签订此类协议必须严格按规定的审批权限和程序执行。第十七条 变更、解除、终止合同，一律采用书面形式。给予合同对方补偿、赔偿、奖励或调整合同价格的，必须以合同书形式，严禁采用会9、议纪要、往来函件、传真等各种非合同书形式。严禁以非合同书形式变相修改合同内容。严禁以变更合作单位名称、名为降价实为增加我方造价成本等形式变相调整合同价格及其包含的内容。严禁以甩项、分包等形式变更原合同，增加我方实际造价成本。第十八条 因变更、解除、终止合同而使公司的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，应采取有效措施追究对方违约责任。第五章 合同文本的管理第十九条 各地区公司、各下属公司须严格执行合同文本控制要求。 按权限报领导审批的合同必须是全面的与对方协商一致的合同，经领导审批通过后的合同文本即作为最终签约文本与对方签订，不得更改。第二十条 合同按程序审批完毕后，由合同管理部负责编号、10、盖骑缝章（详见附件一：xx地产集团合同分类、编号导则（2010年修订）。合同文本原则上壹式肆份，双方各执贰份，如对方有特殊要求需在合同报批时加以注明。两份合同原件交合同立项部门转合同对方，另两份合同原件送监察（分）室并由监察（分）室将其中一份原件送财务（部）中心。第二十一条 集团各地区公司、各下属公司合同管理部门应对下发合同文本复印件严格管理、控制。与合同履行密切相关部门需复印合同的，须经地区公司、下属公司负责人审批，由地区公司、下属公司监察分室严格管理控制，合同管理部原则上不得保留合同原件。第二十二条 各地区公司、各下属公司合同管理部每月2日前编辑合同重要信息报合同管理中心，合同管理中心每月11、5日编辑合同重要信息报集团领导。第二十三条 集团各地区公司、各下属公司合同管理部应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。第二十四条 作废合同文本应由各地区公司、各下属公司合同管理部督促合同报审部门统一收回并交监察（分）室处理；如需重新签订合同，应在收回作废合同文本后才能重新签订。第二十五条 合同台帐与合同文本控制管理具体要求详见附件二。第六章 资料存档备案第二十六条 集团各地区公司、下属公司应制定地区公司、下属公司合同管理相关管理制度并报集团合同管理中心审核备案。第二十七条 集团各地区公司、各下属公司每月2日前将上月报集团公司审批的已生效合同（各地区公司合同金额100万元以上合同及其12、补充协议、各下属公司总金额50万元以上合同及其补充协议）的复印件报集团合同管理中心备存。第二十八条 合同及立项资料复印件需留存备案；集团各地区公司、各下属公司合同管理部参与招标文件会审、招标答疑、监督开标、采购询价等合同签订前期工作的，需建立台账，并保存会签纪录、开标表、询价表等相关资料复印件。第七章 附则第二十九条 本办法由集团合同管理中心修订、解释，自下发之日起执行。附件一:xx地产集团合同分类、编号导则（2010年修订） 附件二:xx地产集团合同台帐及文本传递控制管理规则 其中含：附表1：合同重要信息摘要汇总表（共九个表格） 附表2：月报合同台帐样式附表3：集团审批合同文本传递控制程序附表4：地区公司自行审批合同文本传递控制程序