1、公司物资供应、定额管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、物资供应管理的基本任务 根据公司发展战略和日常生产经营需要，依据年度综合经营计划、财务预算和工程项目计划，按照控制、服务和评价的管理要求，积极有序地推进区域自治的管理模式，确保资源得到合理配置，公司物资供应高效有序。1、超前做好主要原燃材料资源和物流规划，确保稳定供应，强化计划及预算控制，优化物资储备体系，实现管供、管用、管节约，稳步推进供应链建设。2、依托公司的规模采购优势、管理资源优势、品牌优势开拓外部市场，建立战略合作关系，提升公司经营效益。3、强2、化内部培训、考评、竞聘制度，完善物资管理组织保障体系，加快专业队伍建设，提升专业人员素质，优化内部人员结构。二、物资供应管理的基本要求以持续提高公司物资供应贡献率为原则, 按照构建“三个体系”、杜绝“三个浪费”、满足“三个适应”的管理要求，实行统分结合的供应管理模式，对资源性物资充分利用当地的廉价资源，非生产性物资从严控制,充分发挥集团中心库功能,实现整个集团资源和信息共享，确保供应的可靠性和经济性。三、基本管理制度的建立和执行要求(一)为保证企业正常生产，规范物资管理流程，提高物资供应保障能力，必须建立以下管理制度：1、物资计划管理制度2、物资采购管理制度3、物资定额管理制度4、物资仓储管理3、制度5、劳保用品管理制度6、废旧物资及修旧利废管理制度（二）物资计划管理制度1、依据年度产销计划，以先进的定额指标，在优化采购物资品种、采购渠道和物流通道的基础上，编制年度物资供应计划；2、月度申报计划，必须有申报责任人并需经过评审；3、月度计划中用量较大的物资需确定用途和时间要求；4、月度必须经过核库后产生采购计划； 5、月度采购计划在实际执行过程中要根据用料情况适时、适量安排采购； 6、急件计划必须经过子公司领导审批，频繁急件计划要纳入考核并分析申报薄弱环节；7、计划申报与实际领用要执行责任追溯追究制，进行问责或损失赔偿。（三）物资采购管理制度1、制定物资采购管理制度,依据供应部每年修订下4、发的“物资采购职责分工和业务流程”,明确采购职责和要求;2、采购计划必须经过评审和认真核库;3、利用有效采购形式，提高采购效益；以效益优先原则，选择年度招标采购,比质、比价采购及合同谈判等采购方式,比价采购要有书面材料支撑和会签;4、招标采购要符合流程要求，招标请示(包括招标物资类别、范围、投标厂商、招标清单),招标结果报告要经过公司及供应部双签。5、严格按招标批复报告签订合同，严禁随意增加物资品种；合同签订必须经过评审,合同变更须报供应部备案。6、必须依据合同采购，规范合同条款，防止无合同采购及产生法律纠纷;7、依据合同进行数量及品牌验收,建立到货验收台帐,包括到货时间、供货单位、到货数量、5、到货质量等;8、地方材料采购合同签定后须报供应部备案;9、建立合同台帐,台帐内容包括物资类别、供应商名称、合同标的、签订时间、合同有效期、合同单价、合同数量、运杂费承担方式、质量要求等;10、对到货物资建立付款结算台帐,包括前期应付款、本期支付等项目。（四）物资定额管理制度1、依据公司核定的年度物资供应计划对主要原燃材料采购价格预算、年度物资消耗与储备定额进行分解，分解时要防止简单化，对主要物资要细化到替代资源利用，实物单耗指标，将定额分解到物资类别、主要物资品种和用料单位，并制定分解定额管理考核办法；2、区分实际生产、基建及自营工程用材消耗，实现分生产线与装备的统计核算，确保数据统计的准确性6、，同时，实际执行情况要与财务核算保持接口；3、对价格预算、消耗、储备等情况建立月度分析、考核制度，重点分析发生超出的原因及非正常性消耗，同时定期检查现场用料进行通报，规范定额考核评价体系。（五）物资仓储管理制度1、制定物资仓储管理制度，明确出入库验收、审批程序和手续，库房日常管理规范要求和帐物管理；2、做好日常盘点，保持帐、卡、物三相符，物资出入库单据坚持日清日结，保持核算及库存准确，做好库龄分析的基础支撑；3、注重物料平衡，盈亏有分析，盈亏帐务核销需分权限报批；4、坚持日常保养，防止物资损坏变质；5、按采购计划和合同进行入库验收，防止超计划采购造成物资积压；6、利用新物资信息系统，确保帐物核7、算的及时准确，建立储备预警机制，减少缺货损失及存货损失，提高工作效率和管理水平；7、搞好库容库貌管理和安全防范。（六）劳保用品管理制度1、制订劳保管理制度，确定劳保发放标准、范围及更换周期；2、编制年度劳保消耗及使用计划；3、明确劳保领用、登记及以旧换新流程；4、统购劳保需报供应部采购；5、委托采购劳保要按公司核定的定额加强控制。（七）废旧物资管理制度1、按公司废旧物资及修旧利废管理办法，制定实施细则；2、各类物资的回收量应达到实际出库数量或重量的一定比例。成立由子公司领导兼任组长的废旧物资鉴定小组，明确各类物资的鉴定技术人员，在一个月内完成所回收废旧物资的鉴定分类。3、子公司要制订月度修旧利8、废计划，负责日常的修复工作，必要时由采购部门联系厂家进行培训指导，或装备部给予技术支持，以确保维修质量。修理所用的材料和备件由维修部门领用，直接进入生产成本，修复后的废旧物资交仓库验收入库， 凡可用废旧物资替代使用的一律不得外购；4、供应部为公司废旧物资处理的管理部门，废旧物资的处理以鼓励再利用、代用或修复使用为主，对外出售为辅。任何单位和个人均不得外借或赠予各种废旧物资，未经批准子公司一律不得对外处理任何废旧物资。5、经鉴定需外售的报废物资，子公司在向供应部申报物资报废申请单前，必须进行分检，将价值较高的物资单独存放，分类处理，供应部在三天内要给予明确的回复；6、出售废旧物资的货款由子公司财9、务部门及时入帐，并将物资报废申请单、批准资料、磅、码单和出门证等相关材料做为凭证附件，一并归档，严禁将上述收入挪作它用或设立小金库。四、物资供应管理体系（一）物资供应的基本要求1、原燃材料的供应原则原燃材料供应以保证生产为前提，满足可靠性和经济性的要求。（1）、可靠性要求：资源有保障；卸运畅通，有应急预案；有足够的库容和库存量。（2）、经济性要求：用足自有资源，提高资源利用率；就地就近，引入竞争机制；原则上直供，尽量避免中间渠道和环节。信息管理 开展广泛的周边市场调研和供应市场信息收集、分析、运用，同时密切关注竞争对手原燃材料供应情况，并确保与部室信息畅通。地方性原燃材料的管理子公司负责采购、10、调运、卸货、验收和供应商管理，供应部对供应过程实行监管，采购合同由供应部会审、备案。质量标准由子公司根据资源状况制定后报品质部审批后执行，资源性原燃材料可会同发展部拟定资源买断、控股或参股等方式抢占廉价资源，多个子公司的共同资源由供应部授权就近、管理较好或影响力较大的子公司负责统一对外，或由区域供应管理委员会协调解决，杜绝子公司间相互抢夺资源。子公司必须结合气候条件，建立季节性储备，保持合理库存，满足生产配料需要。统购统配的原燃材料管理供应部负责统一采购、调运和供应商管理，子公司负责卸货、验收，质量标准由品质部统一制定。2、专项（特殊）材料的供应原则建立实物消耗台帐，依据单项实物定额和性价比进11、行分析，充分发挥中心库的寄售功能，实现专项管理。（1）、耐火材料的供应管理 耐火材料的选型和试用由集团耐火耐磨材料专业委员会核定。进口耐火材料实行年度计划，集团耐火耐磨材料专业委员会审核，集团公司领导批准后，由国际业务部采购。子公司提前四个月向供应部申报进货计划，避免增加转运费用。国产耐火材料由子公司提前45天申报计划，供应部组织统购统配。（2）、润滑油的供应管理润滑油的选型、试用和替换由装备部核定。各子公司应积极研究油品的型号统一问题，使润滑油的品种尽量统一。进口设备和质保期内设备应严格按设备使用和供应商要求用油。一次性大规模换油和大型主机设备的换油要经装备部审批。（3）、火工材料的供应管理12、火工材料的管理必须按国家民爆器材的法律法规执行。不得在专业库房外存放，不得出售，不得违章运输。新产品的试用要经矿山专业委员会批准。（4）、柴油和耐磨材料的供应管理柴油分矿山用油、烧成工序用油和运输用油制定消耗定额，建立单台设备或单条生产线的用油消耗台帐，进厂柴油必须过磅计量验收。油品的结算过程中必须保证各项单据齐全，验收环节要形成闭环，并保持油料平衡。耐磨材料分低铬和高铬相应地制定单台磨机的消耗定额，建立单台设备的用球消耗台帐。换下的钢球必须进行分拣挑选后重新使用。（5）、运输带和收尘袋的供应管理运输带和收尘袋在使用过程中应建立装机型号、规格和数量的专项台帐，对每次更换进行记录，分析非正常消耗13、，不断优化使用方案。运输带和收尘袋的改型和试用均要经过装备部审核批准。运输带的整条更换必须经过技术鉴定和审批。（6）、篷布的供应管理在蓬布使用过程中，要尽量提高篷布的周转效率。蓬布的采购：蓬布的采购首先由使用部门（销售部门）提出申请，工厂供应处经审核并通过子公司批准同意，向供应部申报采购计划。蓬布的领用与成本核算：用料单位领出的蓬布采取分次摊销法记入工厂待摊费用，工厂财务设置库存包装物、在用包装物、包装物摊销三个明细科目核算。（4）、蓬布的结算：为减少资金占用，应加快结算速度。3、一般辅材的供应（1）、原则：严格制定和控制该类物资的综合储备定额与消耗定额，加强库龄和周转速度的考核。（2）、一般14、辅材在定额范围内由供应部委托或授权、经子公司领导审批后购买和使用。4、工矿备件的供应（1）、原则：严格制定和控制该类物资的综合储备定额与消耗定额，加强库龄和周转速度的考核。（2）、建立单台设备的消耗台帐，充分发挥中心库的寄售功能，实现专项管理。（3）、按设备类型对消耗指标和储备指标进行分解，推行定额管理。(二)、分级采购管理1、分级采购的原则要体现效益优先的原则，并发挥集团统购统配优势。具体实施时供应部根据不同时期子公司的区域特点、资源分布情况和管理能力强弱等因素采取“一厂一策”方式进行采购，采购权限具有唯一性。2、物资采购权限的设置和业务流程根据目前各公司的现状将物资分为以下四种采购方式，具15、体采购职责分工及业务流程如下:（1）、统一订购、统一调配供应部负责此类物资储备的控制，并负责合同的签订、履行和统一付款，子公司负责申报月度用料计划、到货验收以及消耗定额的控制。子公司每月25日前上报月度请购计划表，供应部对请购计划进行审核，对不予采购物资于次月2日前进行反馈，依据审核后的计划安排供货，由供应商送货或子公司到中心库提货。子公司负责到货物资的验收，并将验收情况反馈供应部，付款按供应部委托付款函要求执行付款。（2）、集中订购、分别履行供应部负责此类物资储备的控制，并负责合同的签订和统一付款，子公司不需向供应部申报月度用料计划，直接通知供应厂家送货，子公司负责到货验收以及消耗定额的控制16、。子公司年初申报分品种的年度总量计划，供应部审核后确定子公司的年度需求总量，子公司每月根据实际需要用料情况，直接通知供货厂家送货，对到货物资进行验收，并将验收情况反馈供应部，付款按供应部委托付款函要求执行付款。（3）、特定限制、专项委采供应部负责组织招标，审签合同，并在中心仓库进行部分物资的寄售，子公司根据需要到中心仓库提货。子公司负责储备与消耗定额的控制。对子公司自行采购价格低于供应部采购价格部分，供应部下达委托采购函委托子公司采购并自行签订合同及付款。子公司每月25日前上报月度请购计划表，供应部对请购计划进行审核，根据具体情况（如价格低于供应部采购价格）对部分物资进行专项委采，其它部分子公17、司到中心库提货。中心库寄售物资由子公司负责到货验收，并将验收情况反馈供应部，由供应部通知供应商开票与子公司结算。子公司按供应部签订的寄售合同办理付款。（4）、总额控制、综合委采子公司每月上报资金额度计划，供应部负责审核月度采购资金额度并反馈。子公司负责储备与消耗定额的控制、采购合同的签订与履行。由子公司自行组织招标、比价采购或者根据供应部授权组织区域集中招标。每月25日前上报月度采购资金额度计划，子公司在供应部核定额度内组织采购，按合同评审程序签订和履行合同。地方材料合同的签订、变更或解除均需报供应部审批和备案。3、物资采购的一般要求（1）、必须按“谁采购谁负责，谁经办谁负责”的原则，明确责任18、人办理采购业务，经办人员必须对所购物资的质量、价格、数量、采购程序和所付资金等承担第一责任。（2）、非采购人员（包括：物资使用、计划编制和仓库验收人员）不得履行采购行为，不得擅自通知供应商供货。（3）、采购行为要公开、透明。对采购行为要有明确的监管内容和措施。（4）、原则上所有物资实行招标采购，不具备招标条件的至少要有比质比价的书面材料，并签订采购合同。（5）、原则上不得用现金采购；预付款、定金和质保金的支付必须有合同和准许付款的书面会签材料。（6）、要求建立供应商档案，进行市场调研，不断优化供货渠道，合同执行完毕要对供应商进行评审。评审内容包括：供货质量、供货及时性、售后服务、出现问题能否及19、时处理等。评审要形成评审报告。4、物资采购的方法（1）、招议标采购基本要求a物资招标工作必须公开、公平、公正、透明，遵循竞争、择优的原则。b招标采购工作必须在财务、审计部门及子公司领导的监督下进行。c供应部负责组织统购物资的招标工作，并组织或参与子公司自行采购物资的招标工作。招标准备统计所招标物资的原采购渠道、原采购价格和预计需求量，并进行市场调研，对招标物资的市场分布、生产厂家进行了解，提交对前期供货单位合同履行情况的评审报告，努力寻找满足资质条件的新渠道。招标经批准招标后，即可进行招标，发出投标邀请。投标 投标文件应在规定的投标截止时间之前，按统一格式密封送达或邮寄到投标地点，过期不予受理20、。对招标文件没有作出实质性回答的投标文件无效。开标、评标及定标a开标由招标组组长主持，供应部派人参与，不邀请投标人参加。开标前应查验投标文件密封情况，确认密封完好无误后方可拆封。b在开标前应讨论通过本次评标的原则和通报对原供应商的评审意见，具体评标时要综合比较投标物性能、质量、价格、交货期和投标方的资信情况等因素，依据公正、科学、严谨的原则和招标文件的要求进行评标和议标，综合评价出中标侯选单位。c评标结束后，编写招标结果汇报，招标结果经子公司主要领导和供应部部长审标后方可生效。招标纪律、监督财务或审计部门和公司领导负责对招标的全过程实行监督，防止在招标过程中出现舞弊行为。（2）、比质比价采购在21、未完成招标前或对未纳入招标范围的物资，采购时要进行比质比价、货比三家，比质比价要有书面支撑材料。5、采购合同管理（1）、物资采购必须签订合同，合同条款要按合同法的要求进行规范，如对产品质量标准、运输费用承担、交货期限和地点、产品价格税率、合同有效期限及违约责任等条款都必须明确规定，以回避供货风险和经济风险。（2）、合同有规范连续的编号，并登记台帐，以便于查询。（3）、合同原件，供应部门、合同管理部门、财务部门各一份。如规定报供应部存档的还需报供应部存档。（4）、业务员留存的合同于每年年底将已执行完的合同装订好交合同管理员存档。（5）、合同因故变更，合同签订人负责按原合同签订的程序办理合同变更协22、议。（6）、采购结算与付款物资采购部门对已经采购的或即将采购的物资的资金使用情况应申报用款计划，并根据批准后的资金用款计划进行结算付款。为维护公司商誉，避免合同风险，各相关部门要严格按合同中规定的结算条款付款，杜绝人为压款和人情付款。目前主要的结算付款方式有三种，即供应部申请财务部代付、供应部委托子公司付款和子公司自行结算。原则上统购物资采用前两种方式，委采物资采用自行结算方式，但这三种付款方式的物资范围因各子公司不同特点及采购物资市场供需情况不同而不同，并定期进行调整。a统购材料采用供应部申请财务部代付或供应部委托子公司付款方式b其它材料，采用自行结算方式这种方式各子公司自行向本公司财务部门23、申请资金用款计划，并根据合同及到货验收情况进行付款结算的方式。c付款结算时注意事项各子公司业务人员在收到供应商提供的结算票据后，应在规定的时间内及时将票据核算入帐，并到供应部门挂帐，形成应付帐款，严禁长时间无理由滞压发票。各子公司在进行付款结算时，应定期与供应商进行核帐，对出现与合同或协议价格不符等情况时，应要求开票单位对其情况进行说明确认，并报财务部门备案，以避免发生帐务纠纷。(三)、用料管理1、原则规范生产性用料，控制非正常性消耗，降低生产成本，增加公司效益。2、严格执行分级审批制度2000元以上物资配件必须经子公司分管领导签字，20000元以上的物资配件必须经子公司主要负责人签字；职能部24、门自身的领用必须经子公司分管领导签字；耐火材料的更换按耐火材料维修管理办法的规定报批；润滑油的批量更换或重要的物资配件领用必须经过技术评审。3、损坏处理对重要物资配件损坏要组织分析，防止事故频繁重复发生，事故性消耗要做好台帐并报供应部备案。4、新材料和新技术的使用新材料新技术使用必须按价格性能比最大化要求认真评审，并报公司审批或备案，要建立新材料使用效果分析报告。5、进口件国产化进口件国产化代用必须充分评审会签，重大改造需报公司批准或备案，防止草率替代造成设备故障，或频繁更换增加成本。6、修旧利废坚持节约再利用原则，加强废旧物资回收管理，充分利用物资残值。7、追溯分析坚持月度用料检查及领用追溯25、分析，防止多领积压，造成物资流失和成本反映失真，对于高质低用、大材小用行为予以追究责任。8、现场存料控制加强现场存料控制，制定存货范围和标准，并经常性开展现场存量检查，防止出现二级库。9、非生产性消耗控制采取有效措施，对低值易耗品及与生产关联度不高的物资实行限额控制，减少非生产性消耗。(四)、物资调配1、原则发挥集团现有资源优势，盘活长期积压、闲置物资，满足其它子公司的生产和基建需要。2、子公司间调配（1）、各子公司应将各自物资库存情况定期上报供应部，以便供应部在调配时进行综合协调和平衡。（2）、子公司间的物资调配子公司间能够协调解决的由子公司内部解决，需供应部协调解决的由供应部按照股份公司的26、有关规定办理，子公司负责调配物资的装卸和配送。(五)、仓库管理原则仓库实行统一管理，不得设立二级库，三级库。库房设置1、库房的设置要满足物资的性质、形状和存放环境（温度、湿度）要求，并确保物资安全，专仓专储。2、同一仓库不能储藏互有影响，相互抵触、灭火方法不同的物资。3、零星危险物资仓库要做到同室分割，同柜分割。4、库房的消防、防盗等安全设施要齐全。5、仓库必须配备微机等现代化办公工具。物资验收物资验收就是根据合同或计划对到达本企业物资进行检验。物资验收是供需双方权益的分界线，也是采购和仓库工作责任的分界线。1、大宗原燃材料验收（1）、大宗原燃材料到达本单位专用线（码头）后，收货单位装卸部门应27、做好卸货准备工作。（2）、化验指标不符合同约定的品质指标，应立即停止卸车（船），或卸下后单独堆放，报请供应部处理，自行采购物资应立即通知供应商，要求派员前来处理。（3）、大宗原燃材料数量验收原则上必须通过轨道衡，地中衡及皮带称计量，也可采取其它科学的法定认可的测量方式，决不允许毛估推算。（4）、所有过磅记录，货物运单，化验单及相关验收原始资料，必须妥善保管。（5）、供应部门及时填写大宗原燃材料验收登记簿，如发货单位，发站（港），车号（船号），到货时间，数量、质量状况等。（6）、供应部门每旬一次将大宗原燃材料到货情况于次旬1日传报供应部。2、辅助材料、备品备件验收根据核对验收凭证和资料对采购物资28、的数量、质量等进行验收。3、验收中发生问题的处理（1）、验收中发现数量短缺,质量不符的问题应作为待处理物资,单独堆放,并要求采购人员到场,明确责任,采购人员应在一周内处理完毕。（2）、对实物已到，必要的验收凭证未到的应卸货登记，妥善保管，待凭证到达后补办手续。4、验收合格物资的账务处理步骤（1）、办理暂估入库手续（2）、收到供应商结算发票时，计划员首先检查发票内容与验收物资是否相符，然后办理正式入库手续。基建材料的仓库管理（1）、基建材料仓库要求摆放整齐安全，便于入库和发放，并做到各类物资材质不混，规格不串，标识明显。（2）、定期进行物资盘存，核准帐物，做好盘存记录，正确使用法定计量单位。（329、）、盘点发现物资盈亏时，根据盘点情况拟写盘点报告书，分析原因，分清责任，并提出处理建议后报供应部按审批意见处理。（4）、基建物资出库领用包括施工单位领料和自营项目领料都要办理价拨手续。(六)、分析与考评1、原则坚持数据来源真实、核算指标统计口径统一、考评指标量化原则，对各项业务活动进行指标分析考评，有利于促进管理指标不断优化、经济技术指标的先进性及考评的合理性。2、分析与考评的指标（1）、分析库龄指标（2）、物资周转速度（3）、物资储备定额（4）、物资消耗定额（5）、用料计划的准确率（6）、供应、生产与财务进耗存数据的一致性（7）、非正常消耗额（8）、主要物资采购价格预算（9）、采购用款计划兑现率（10）、积压报废物资代用调剂率3、分析采用数据比较分析法和结构分析法进行分析对比，寻找差距，挖掘潜力，不断提高物资供应管理水平。4、考评建立年度、季度和月度的指标考评办法，将主要技术经济指标纳入工资考评体系，实行月度考核。