1、传媒投资股份有限公司行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 为对公司行政事务进行高效有序的管理，理顺公司内部工作流程，保证各项管理工作有序进行，特制定本制度。第二条 管理职责与分工：1、办公室对公司行政管理工作负责。2、主管领导对行政管理负领导责任。第二章 日常行政工作管理第一节 办公用品管理第三条 为降低公司管理费用，加强办公用品管理，特制定如下管理办法。第四条 公司办公室负责公司办公用品的管理和控制，使用部门和使用人员负责日常保管，财务部实施财务监督。第五条 办公用品的购置：办公用品原2、则上由办公室统一购买，各部门人员领用。第六条 办公用品的领用：1、各部门根据实际工作情况，制定本部门年度办公用品需求计划，送办公室总体平衡。2、办公室会同财务部汇总各部门意见，共同制定公司办公用品使用定额，实行定额管理。3、公司各部门领取办公用品时，必须填领用单，领用价值超过300 元的物品须经副总经理以上领导批准。4、各使用部门对所领用的办公用品应妥善保管，如需报废或更换的，应写出书面报告，经办公室审核后办理报废或变更手续。贵重物品的报废须请示总经理。5、员工因辞职或其他原因离开公司时，必须向办公室交清领用物品。如发生严重损坏和丢失，应按价或折价赔偿。第七条 办公用品的检查：办公室每季度对各3、部门办公用品的使用情况进行清查，如发现损坏或丢失，应立即查明原因并汇同财务部根据情况进行处理，重大情况应报总经理指示后执行。第二节 图书资料管理第八条 公用图书、报刊杂志等由办公室专人负责登记、整理、借阅、保管。第九条 订阅报刊杂志、购买公用工具书、参考书，由办公室根据需要，统一购买。私人用图书和与公司业务不相关的图书不予报销。第十条 所购报刊、图书，交办公室清点、登记、编号后，方可借出。第三节 车辆管理第十一条 公司车辆的所有权属于公司，未经公司领导批准，任何部门、人员无权处置公司车辆，包括出借、出租、变卖、抵押和转让等。第十二条 公司车辆由办公室统一调配、使用及管理。第十三条 公司办公室根4、据各部门业务开展需要，统一安排调配公司的车辆，员工赴外地出差，原则上公司不再安排专车接送（公司高管人员除外），特殊情况可予特批。第十四条 办公室组织人员对车辆进行定期检查评比。负责公司车辆的年检、保险、交通事故的处理、公司车辆维修、保养，并对每次车辆维修、保养情况由专人负责造册登记。第十五条 公司车辆应尽量由公司在岗司机驾驶，非在岗司机未经领导批准不准私自开车，若私自开车被公司发现，扣发当事人当月20%工资，在岗司机私自将车辆交给他人驾驶扣发当月20%工资。私自开车发生事故或造成车辆损坏，该费用由当事人承担。第十六条 公司车辆原则上不得外借，如遇特殊情况而外借时，由部门经理提出报告，报办公室审5、核，总经理批准后方可外借，并由公司指定司机驾驶。未经批准，私自将车辆外借，被公司发现视情节轻重给予降薪、降级或除名处理。造成事故或车辆损坏，费用由本人承担。第十七条 车辆如需送厂修理，应由该车司机填写车辆送修申请表报办公室审批，在对车辆故障进行复核后，由办公室派人送指定厂家修理。车辆维修、保养等费用的报销必须由办公室审核，总经理批准后， 财务方能报销。第十八条 车辆的维修、保养由各车辆在岗司机负责，无在岗司机的车辆，办公室将定期安排人员维修、保养。车辆的例行保养应按公里数严格执行。第十九条 下班后车辆必须停放在公司统一规定的停车场内（总经理批准、办公室备案的除外），违者扣发当月20%工资。在岗6、司机未经批准下班后将车辆开出，扣发当月20%工资，由此引起的车辆损坏或其它事故由司机本人负责。第二十条 每月进行一次车辆清洁、安全评比，年终总评并对优胜者进行奖励，评比结果与月奖金及年终奖金挂钩。第二十一条 鉴于目前公司车辆的状况，不安排员工因私用车。如果司机擅自出车扣发当月20%的工资。第二十二条 每月 30 日办公室将对各车派车单、行车公里数、油耗量进行统计分析，对行车里程、油耗量与派车单不符情况进行查处。第二十三条 驾驶员必须严格遵守公司车辆管理制度，不服从管理情节严重者予以警告处分或解除合同。第二十四条 在岗司机职责：1、认真学习交通安全规则并严格遵守，树立文明行车、安全第一的良好风气7、。对工作认真负责、态度和蔼、服从调度分配。2、努力学习业务知识，不断提高自身的驾驶、修理等技术水平，注意积累行车经验，保证安全行车，提高车辆使用效率。3、每天司机必须根据车辆清洁状况和出车任务随时抽空擦洗车辆以保持车辆清洁。4、负责对车辆的维护保养，每日出车前应检查车辆的灯光、刹车、油料、冷却水、轮胎等是否正常，发现异常情况应及时处理，不得带故障行车。5、违章行驶造成事故者，后果自负，违章造成的罚款，公司不予报销。6、不得随意将车辆交给他人驾驶，特殊情况须经有关领导批准，对他人私自将车辆开走有权向公司汇报。上班时间不得利用车辆办理私事，否则视为旷工，由此发生事故由司机负责并按私自开车有关规定给8、予处理。7、上班时间内没有出车任务时，司机应擦洗车辆或在办公室等候，不得擅离职守，否则按旷工处理。8、接到出车通知单后，司机应立即上岗，马上将车开到指定地点等候，做好出车准备，若出现用车人等候司机的现象，将视情节予以处理和扣发当月2%-20%的工资。9、根据工作需要，司机实行不定时工作制，按照公司的安排，承担相应的工作任务或节假日加班工作。10、由于工作性质的特殊性，公司所有司机必须保持通信畅通，保证紧急情况下的出车任务，若在接到出车通知后，无故不出车，造成工作的贻误，将视情节严重程度予以处分或解雇，若司机确有事不能出车应及时向主管汇报，经批准后执行。11、凡因司机个人原因，公司无法根据司机提9、供的联络方式，与其取得联系，造成工作的贻误，将扣发当月 20 的工资，若造成重大影响，将视情况予以相应处分，若经教育提醒仍无改进，公司将视其无法胜任本岗位工作，予以解除合同。12、凡不爱护公司车辆或不能保持车辆清洁者，公司将给予教育，教育后仍不能改正者公司将予以解雇。第四节 电话管理第二十五条 以各部、室、分（子）公司为单位，国内外直拨电话管理，实行部门经理负责制。计入本单位费用成本。与本单位对外业务发展不相称或不合理的长话费用支出，由部门经理负责支付，每月进行结算一次。第二十六条 国际直拨电话（IDD）要严格控制，经批准同意并登记后方可拨打。第二十七条 在电话使用中，应注意讲文明、讲礼貌、讲10、道德，注意使用简洁、明确的语言进行陈述，不能长时间通话，影响别人使用电话。第二十八条 各部门因管理不严，私用电话，费用超标又查不清原因，超过规定标准的费用，分别从当事人或部门经理工资中扣收。第三章 印章管理第二十九条 公司印章及部门、子公司印章均由办公室指派专人保管及使用。第三十条 本公司正式公文，须经总经理签发，方可盖章。便函须经分管副总经理签字，报总经理审批方可盖章。第三十一条 与外商或与国内其他单位签订的业务性合同、协议书、意向书、备忘录等，须经总经理同意，并由公司领导或公司授权代表的签字，方可盖章。第三十二条 公司人事往来函件，均应由公司总经理或由主管人事的负责人签字方可盖章。第三十三11、条 各部门职员因公出差、开会、学习、参观等，经部门负责人同意、办公室审核，总经理审批方可盖章。第三十四条 公司派出人员购买（飞机、车、船）票、住宿等，经部门领导签署意见、办公室负责人审核，分管副总经理同意，报总经理批准方可盖章。第三十五条 公司的包裹单、特挂单、铁路和民航取货通知单及在外购买公用物品介绍信，由部门负责人签字，办公室审核，部门经理批准方可盖章。第三十六条 私人包裹、挂号信、汇（取）款单、卖出物品证明等，出据凭证后，办公室审核可盖办公室印章。第三十七条 其他特殊情况需用公司印章，须经办公室审核、总经理同意。部门印章须经部门负责人同意、办公室审核后方可使用。第四章 公文处理管理第三十12、八条 公司公文，是在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三十九条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。第四十条 在公文处理工作中，必须严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和公司保密规定。第四十一条 公文处理实行集中统一管理原则。办公室是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门、各子公司的公文处理工作。公司办公室及下属各单位办公室的文13、秘人员具体负责公文处理工作。第一节 收文程序第四十二条 凡政府部门、社会有关部门、业务来往单位等外来重要文件、信函，均由办公室统一逐件登记、复核，呈公司领导签阅。呈阅后按文件内容分送有关负责人、有关部门传阅和执行。第四十三条 办公室负责督查阅办情况。第四十四条 办公室负责文件传阅、回收和管理。年末所有文件、信函按不同类别立卷归档。第四十五条 不需立卷归档的文件经总经理鉴定批准后，按规定方法销毁。第二节 发文程序第四十六条 公司及各业务部门因工作需要发文件的，由业务部门负责文件起草，对国内外有关业务来信一般要在一周内尽快作出签复。需保密的应确定密级，密级分绝密、机密、秘密三级。第四十七条 部门文14、件起草完毕之后交办公室统一审核、编号并呈公司领导签发。第四十八条 公司所有文件、重要信函均需经总经理签发后才能正式打印。文件的签发使用公司统一文件签发笺。第四十九条 已签发的文件应立即如数打印，起草部门负责审核、核对、签名、盖印公章，由办公室登记后按需要及时分送有关领导、单位和部门。第五十条 各部门所发重要传真、机要电报均交办公室审稿，呈送总经理审批后交办公室登记，编号、发出。第五十一条 收取传真件，统一由办公室登记后，由办公室主任按阅批内容提出送请总经理阅批或交有关业务部门办理意见，紧急件要及时分送，以免压误。第五十二条 公司印发的各类文件、重要信函、电传、传真，按不同类别一式两份收存，并妥15、善保管、严防失窃、失密。每一份正式文件都要附留底稿，年末由办公室立卷存档。第三节 行文规则第五十三条 行文规则是指根据发文机关与收文机关之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家有关规定进行：1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关16、，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。5、送上材料一律使用签发文稿纸。6、撰写材料要使用国际标准的A4 型纸张（长297 毫米、宽210 毫米），左侧装订。7、拟文要按规范的格式，文字从左至右横写、横排。8、拟文要严谨，通俗易懂，文过自负。9、对缮印、校对出差错的，责任一律自负。10、办理完毕的文件，速送办公室存档，以便备查。11、撰写的材料，要求字迹工整、清晰、涂改无效。第四节 公文立卷、归档和销毁第五十四条 公文办完后，应根据中华人民共和国档案法和公司档案管理办法的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。第五十五条 案卷应当确定保管期限，并按照有关规定17、定期向档案管理人员移交。公文归档要有交接手续。个人不得保存应存档的公文。第五十六条 公司公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。第五十七条 没有归档和查询价值的公文，经过鉴别和有关领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有二人监销，确保不丢失、不漏销。第五章 报批工作流程第五十八条 上报程序1请示在正常情况下，必须向直接上级请示工作，并得到指示；员工直接向部门领导请示工作；各部门及分公司负责人应向分管本部门、分公司工作的公司领导请示工作；公司高管人员直接向总经理请示工作。2汇报在正常情况下，必须向自己的直接上级汇报自己的工作情况或反映情况；员工必须向自18、己的部门领导汇报工作；各部门、分公司负责人必须向分管自己工作的公司领导汇报工作；公司高管人员直接向总经理汇报工作。3部门、各分公司及高管人员需报总经理批准的请示、汇报文件，一律由办公室收文登记，办公室主任复核后，文秘人员负责及时、准确、安全的呈总经理批示。第五十九条 批复程序1各级领导阅、批上报件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期。需要签署具体意见的，要明确、具体。发回：发回给呈报人执行(或不执行)。批转：被呈送人不能做出决定，则批转给有关负责人。留中：作为资料收存或暂不处理(暂不处理的决定要及时通知呈报人)。2 各级领导对上报的公文要及时阅批，以免积压或传失。急件，当天批复；一般上报件，三天19、内批复。3 对重要或紧急的批件，批复后可由办公室催办执行。第六章 会议制度第六十条 办公会议分为总经理办公会、管理层例会、部门例会、专题讨论会，四种类型。第六十一条 总经理办公会议是公司的最高执行机构，总经理办公会议的决议为公司经营层的最终决定，各部门均应无条件执行，并及时汇报执行情况，特别是执行中存在的问题更应立即反馈。第一节 总经理办公会第六十二条 总经理办公会会议定于每周一上午9：30 召开。第六十三条 会议内容为总结上周的工作，汇报工作中的问题，计划下一步工作，会议时间原则上不超过两小时(特殊情况除外)。第六十四条 参加人员为公司董事长、总经理、高管人员。第六十五条 会议主持人为公司总20、经理。第六十六条 与会者必须在每周五之前将需列入会议议程的事项以书面形式汇总到办公室，办公室根据公司领导的决定，将确定的议程回复与会者。第六十七条 会议将严格按照确定的议程进行，与会者务必在会前做好准备，必要情况下应准备书面资料。第二节 管理层例会第六十八条 公议时间为每月初的第一周的周二下午3：00。第六十九条 会议内容为检查前一阶段各部门工作完成情况，布置本月的工作。第七十条 参会人员为公司领导和各部门负责人。第七十一条 会议主持人为公司总经理。第七十二条 与会者会前务必做好准备，各部门应准备书面资料。第三节 部门例会第七十三条 各业务部门原则上每月召开一次例会，会议内容为部门业务的讨论和21、计划安排。第七十四条 部门例会时间和地点由各部门自行安排。第四节 专题讨论会第七十五条 专题讨论会根据需要不定期举行，讨论专题由经营班子成员、高管人员或部门提出报办公室，办公室根据总经理审定结果及时反馈提案者。会议召开的具体时间由办公室通知。第七十六条 专题讨论会参加人员为与讨论专题相关的人员和公司领导，与会者务必会前做好准备。第七十七条 会议主持人为相关业务的公司主管领导。第五节 会议守则第七十八条 遵守开会时间，准时出席。因故不能出席者，应提前一小时通知办公室。第七十九条 会议过程中与会者的发言应简练，切中主题。第八十条 所有会议必须做会议纪要，并交办公室备案。第八十一条 会议期间与会者务22、必将手机关机或设置为震动状态。第七章 禀议管理第八十二条 公司内下列事项须实行逐级禀议：1、各部门可能影响公司全局利益的重大事项决定。2、各部门原业务计划中未涉及需新开发的大型业务。3、需作调整或变动而与公司利益有较密切关系的事项。4、超出部门权限的事项。5、其他需要由总经理、副总经理或董事会、董事长裁决的事项。第二条 禀议程序：凡需禀议的事项，由各部门或具体经办人起草禀议报告书，并由部门负责人签署意见，交办公室审批后转呈领导裁决，若受理或转呈后仍需回议，等有关部门回议后，再进行转呈裁决。第三条 禀议拟文要求：1、禀议报告书应是一个事项写成一个禀议。2、如有补充资料和依据等应作为附件附上。3、23、部门负责人签意见时应态度明确、简练。第四条 办公室接到禀议报告书后应于三日内转呈公司领导裁决，裁决后由办公室向有关部门递交裁决通知书，裁决结果分为同意、修正标准、保留、否决四种。第五条 凡应禀议而未及时呈报禀议，并由此产生不良后果的部门负责人应承担一切责任。第八章 档案管理第八十三条 公司档案是指在行政、党群、科研、基建、设备、经营、出版、教育、外事、财会、声像、人事、实物档案等各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形式的历史记录材料。第八十四条 公司档案是职工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，也是衡量公司管理水平高24、低的一个重要尺度。为保证公司档案材料的完整、准确、系统与安全，各部门、各子公司必须把档案工作列入议事日程，做到领导重视、明确职责。第八十五条 凡应立卷归档的材料，均应由各部门、各子公司指定管理人员负责整理、立卷，并按有关规定向公司档案部门移交，统一管理。任何单位和个人不得擅自保存和销毁。公司在鉴定与上报科研成果、验收基建工程和贵重仪器设备开箱时，应由档案部门提供证明，否则，公司将不予办理。第一节 建制和职责第八十六条 公司办公室指定专人作为档案管理人员，负责综合管理公司行政、党群、科研、基建、设备、经营、管理、出版、教育、外事、声像、财会、人事、实物档案等各类档案。第八十七条 档案管理人员的主25、要职责：（一）贯彻执行档案管理工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司各类档案管理工作的规章制度，监督、指导、检查档案管理的执行情况。（二）负责管理公司治理、经营合同、内部控制等各类档案的收集整理、分类、鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用、销毁等各项工作。（三）负责拟定公司各类档案的归档范围、要求、时间和保管期限。（四）负责公司各类档案的借出和阅览工作，积极主动开发档案信息资源，为科研、经营和各项工作服务。（五）开展档案工作的理论研究和编研工作，负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，开发档案信息资源，提高各类档案的利用率。（六）积极参加档案工作的学术研究、专业学习和交流活动，不断提高业务26、水平和管理能力。（七）督促、指导和协助各部门、子公司的档案人员做好档案的立卷、归档工作。（八）负责对下属公司档案管理人员的培训管理工作。（九）完成上级领导交办的其它档案工作。第二节 立卷和归档第八十八条 各类文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是确保公司档案完整、准确、系统的基础。公司实行按问题特征立卷法进行归档。立卷、归档的档案须经各部门负责人审查合格签名后向公司档案部门移交。第八十九条 文件材料归档范围凡是反映本公司工作活动，具有可查考利用价值的文件材料均属于归档范围。按照国家档案局有关规定，结合我公司实际情况，归档的文件材料划分为四部分：一、归档的文件材料（一）上级机关的文件材料1、上27、级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3、有关领导等视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像、纸媒体等材料；4、上级机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）；5、证监会、xx证监局、深圳证券交易所、证管办等上级机关下达的有关批复文件、监管通知。（二）公司的文件材料1、行政部门颁发的各项决定、条例、制度、通知、请示、批复及下级单位的请示与公司的批复等文件材料；2、印章的启用、止用中形成的文件材料；3、公司颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的28、）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；4、各种普查工作中形成的文件材料；5、公司年度计划、工作总结等文件材料；6、反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；8、公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；9、公司形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料（归属财务档案）；10、公司党支部、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回与公司有关的未经文书处理登记的文件；12、公司批准的基本建设、竣工、购置大中型设备的文件材料、公司直接管理的科研、29、生产、建设项目的科技文件材料；13、公司及下属单位的成立、合并、撤销、更改名称、注册域名、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；14、公司制定的各种规章制度、章程、细则等文件材料；15、公司的历史沿革、大事记、年鉴等反映本公司重要活动事件的简报、音像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；16、公司员工的任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等文件材料；党员、干部、员工名册、记录；纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、死亡、干部、员工的转移工资（归属人事档案）及干部奖惩等文件材料；17、行政、党支部、工会组织介绍信及存30、根；18、公司财产、物资、档案等的移接凭证、清册；19、公司关于车辆购买、配备、过户、报废的请示报告和批复及管理制度等文件材料；20、公司关于民事调解、劳动争议、法律顾问等方面的文件材料；21、股东会、董事会、监事会议案、决议等文件材料；22、公司季报、半年、年度报告；23、公司在证券事务与投资者关系管理工作中形成的文件材料；21、公司与其它公司签订的条约、议定书、合同、换文（正本、副本）和公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、音像材料、有查考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。（三）相关单位对公司开展工作中的文件材料1、有关单位颁布的非公司主管业务但31、需要执行的法规性文件；2、有关业务单位对本公司工作检查形成的重要文件；3、同级单位和非隶属单位与本公司联系、协商工作的重要来往文件。（四）下级单位的文件材料1、下级单位报送的重要的商业计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；2、下级单位报送的重要的科技文件材料；3、下级单位报送的法规性备案文件。第九十条 文件材料的归档要求公司实行按问题立卷制度。遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体有以下几点：1、应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整，并组成保管单位。在立卷时，要将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请32、示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起不得分开保存。不同年度的文件不得放在一起立卷，但对下列情况应区别对待：（1） 跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；（2） 跨年度的计划、规划放在针对的第一年立卷；（3） 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；（4 ） 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；（5） 文件与电报一般应按其内容联系统一立卷；（6） 绝密文件和绝密电报应单独立卷；（7） 录音带、录像带、照片、光盘、磁盘等材料应与纸质文件统一整理、编目分别存放，并在案卷目录上注明页号，以保持相互联系和便于查找利用；（8） 应注意区分文件价值，需要长久保存与短期保存的文件分开立卷。33、2、档案立卷时应注意以下几点：（1） 卷内文件排列要求条理系统，使卷内文件能组成一个互有联系的有机整体，一般是按重要程度或时间顺序来进行排列；（2） 对于那些密不可分的文件材料必须排在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（3） 重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；（4 ） 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号，并逐件填写卷内文件目录；（5） 对于音像材料还应当用文字标出录音或录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者，以便于保管和查找。3、案卷封面，应当逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、准确地反映卷内材料的内容，把责任者、内容和文种反映出来。此外还34、要根据档案保管期限表，注明每个案卷的保管期限。4、业务部门向档案管理人员提交归档案卷，都应当按照一定的次序进行系统排列，保持卷与卷之间的历史联系，编定案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份。第三节 档案的管理第九十一条 公司办公室在接收档案时，要依据移交清单仔细核对并检查案卷质量，发现问题及时解决。档案接收后在保持原卷文件历史连续性基础上，按照规定的分类编号方案，进行统一分类、编号、排列、登记、编目、妥善保管。档号编制按xxxx传媒投资股份有限公司档案归档范围和分类管理办法进行。第九十二条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是绝密级档案，要单独登记保管；对在一定时期内不宜公开交流的专35、利档案可按密级保管。第九十三条 定期检查库存各类档案的情况，每年要全面清点、检查一次，发现破损、变质的档案，及时修补和复制并作出记录。第九十四条 认真做好档案统计工作，要定期对各类档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，各子公司定期将统计情况报送总公司档案业务部门。第九十五条 档案的保管必须符合防晒、防潮、防雷、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防磁的要求，定期对库房进行安全检查，发现问题及时解决，最大限度地延长档案寿命。第九十六条 做好档案的各项基础建设和现代化管理工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。第四节 档案的使用第九十七条 档案管理人员要积极开展各类档案的开发、编研工作，开36、展档案文件汇编和档案信息的二次、三次加工工作，为公司科研和各项管理工作提供服务。第九十八条 建立健全各类档案的借阅、管理和登记制度。借阅档案必须遵循以下原则：一、公司档案室原则上只提供在册档案为公司领导和广大职工使用，经办人经本部门领导同意可直接查阅本部门的档案，如查阅非本部门的重要档案，须持本部门领导签署的意见，经办公室主任核准后方可查阅；公司以外的单位查阅本公司档案应持有介绍信，注明身份，说明利用档案的目的和范围，经办公室主任批准，必要时经公司主管领导核准，方可查阅。二、须查阅机密或项目开发档案、原始数据等，除形成该档案的部门外，其他人员须经形成档案的部门负责人、项目负责人和主管领导签字同37、意，总经理批准后方可办理查阅手续，且查阅人或查阅部门必须承担保密责任。三、查阅各类档案，一律在档案管理人员的监督下进行阅览。确需借出时，须持公司总经理、办公室主任、档案管理人员、档案使用部门主管领导签署意见批准后(必要时经公司领导批准)方可办理借出，持续借出时间不得超过五天。密级或内部事项档案，有专利权的档案，概不借出。仅有一套原件的永久保存的档案不得借出。四、复制档案(除形成档案的单位外)须经部门负责人和办公室主任核准，并加盖复制日期和公司印章。密级档案原则上不复制，确须复制由项目负责人审核，总经理批准。五、借、查阅档案的人员或部门，必须对其档案的安全、保密和完整负责。不准带至公共场所，不得38、遗失、污损、涂改、抽页、调换、增删和转借，不得将复制档案遗失或泄密，违者视问题性质和情节，严肃处理，情节严重者，移送司法机关追究法律责任。六、归还档案须经档案管理人员检查后，双方按规定办理归还手续，并将档案及时归位。七、调出(含借调)、辞职、解聘人员，在办理人员变动清理、交接手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不予以办理调、离手续。八、如遇特殊情况，经办人在无法办理借阅手续时，该部门主管领导需向办公室讲明事由，办公室经核实后方可借阅。并于二日内补办借阅手续。第五节 档案的鉴定和销毁第九十九条 档案部门要按规定进行档案鉴定工作，鉴定工作在主管档案工作的公司领导的带领下，由档案部门和有39、关业务部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁和延长保管期的意见，造册登记，对需要销毁的档案，经分管公司领导批准后，方可销毁。第一百条 档案保管期限分为永久、长期、短期。划定的原则是：一、凡是反映公司主要职能部门和单位活动、基本历史面貌和各项工作、具有长远利用查考价值的档案列为永久保存；二、凡是在一定时间内公司进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况列为长期或短期保存。长期为 16 年-50 年，短期为 15 年以下；三、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案，一律从长划定。第一百零一条 销毁档40、案，必须有两人监销，批准人、监销人要在销毁档案册上签字。第六节 考核、奖励与处罚第一百零二条 建立健全档案工作年度考核制度，将档案工作列入每年年终工作考核的重要内容，依据各级档案人员的工作职责认真考核其履行职责情况，并对档案工作成绩突出的单位和优秀的档案工作人员（专、兼职）给予表扬和奖励，使档案工作检查、考核和评估工作经常化、制度化。第一百零三条 对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法的行为，要依法予以处罚。第九章 资产管理第一百零四条 固定资产的管理1、公司固定资产是指单位价值在2000 元（含 2000 元）以上，使用年限在一年以上的公司拥有的劳动资料。2、公司的固定资产41、按性质分为房屋建筑物、运输设备、办公设备、生活物品、其它等五类。3、公司固定资产，实行“统一购买，统一管理，分部使用”的原则。公司办公室为固定资产的实物管理部门，财务部是公司固定资产的财务管理部门。4、公司办公室应按固定资产的类别、名称、编号、存放地点等建立系统完整的固定资产卡片。5、公司财务部应建立完整的固定资产明细帐，逐笔登记公司固定资产的增减变动情况，定期核对。第一百零五条 固定资产增加的管理1、公司各部门购入固定资产，必须事先编制计划，报总经理批准后，财务部拨款，办公室统一购买。2、公司自建固定资产，报经总经理批准，指派专人负责管理。工程完工交付使用，由工程管理部门会同办公室、接收使用42、单位进行验收，验收合格，办理移交手续，即转入固定资产。财务部凭验收单和移交清单办理固定资产入帐手续。3、其它单位作为资本投入的固定资产，应按双方协议价或评估价作固定资产购入处理，办公室凭此建立新卡，财务部记入“固定资产”明细帐，相应增加股本，不做银行或现金支出。4、其它单位有偿转让固定资产视作固定资产购入处理。5、公司所有增加的固定资产必须由专人验收，经办人签章后才能入库。第一百零六条 固定资产减少的管理1、公司固定资产的报废，由使用部门提出报废申请，办公室审核、鉴定，财务部复核，报总经理同意后，进行清理，重大固定资产的报废需报请董事会批准进行清理。清理残值报财务部入帐，注销固定资产卡片。如需43、提前报废，应写明原因，按总经理意见执行。2、公司固定资产如确实不需要，办公室报总经理批准后可以对外销售或有偿转让，并负责办理相关手续。3、公司固定资产作为资本投入其它公司，应事先进行投资可行性研究，报经总经理批准后，由办公室办理固定资产转移手续。4、 固定资产毁损，应查明原因，属于责任事故者，应追究责任人责任。属于不可抗力造成事故者，由保管部门写出报告，报经总经理批准后按批示执行。办公室负责向保险公司索赔事宜，法律顾问予以协助。5、公司固定资产内部转移，应由使用部门办理移交手续，并由办公室凭此更换固定资产卡。第一百零七条 固定资产的日常管理1、 固定资产的日常管理归使用部门负责，实行“谁使用、44、谁保养”的原则。2、固定资产的使用部门应对其使用的固定资产的安全负责。3、固定资产的使用部门应负责日常固定资产养护工作，并负责日常修理工作。4、固定资产的大、中修理，使用部门应事先提出维修计划，送办公室审核，报总经理批准后，同时送财务部备查，财务部凭此审查维修经费预算，办理款项划拨。第一百零八条 固定资产清查的管理1、办公室应定期、不定期进行固定资产清查，每年不得少于两次。2、公司固定资产发现短缺，应立即查明原因，追究当事人责任，如确实不能挽回的损失，由保管部门提出书面报告，经总经理批示后按指示意见执行。3、公司固定资产盘盈，应视同固定资产增加处理，综合部登记固定资产卡片，财务部登记入帐。第一45、百零九条 低值易耗品管理1、公司低值易耗品是指使用年限不满一年或单位价值在2000 元以下的劳动资料，如工器具、管理用具、玻璃器皿、包容器、生活用具等。2、办公室负责公司低值易耗品的管理和控制，使用部门负责日常保管，财务部门实施财务监督。3、公司低值易耗品由综合部统一购买，各部门领用。4、凡公司购入的低值易耗品都必须办理验收入库手续，指定专人验收。购买部门凭正式发票和入库验收单到财务部门办理报销手续。5、办公室综合各部门意见，制定公司办公用品使用定额，实行定额管理。6、公司各部门应根据自己的实际情况，制定部门年度办公用品需求计划，送办公室总体平衡后按计划领用。7、公司各部门必须指定专人领取办公46、用品。8、公司各部门领物时，必须开具领用单，贵重物品领用须经总经理批准。9、办公室必须指定专人负责低值易耗品的管理，建立收发存明细帐，进行实物量的控制，定期盘点库存数，并与帐存数核对。如有不符，立即查明原因，根据实际情况写出书面报告，报总经理批示后按批示意见执行。10、各使用部门对所领用的低值易耗品应妥善保管。如确需报废或更换的，应写出书面报告，送办公室审定后办理报废或变更手续。贵重物品的报废须请示总经理。11、办公室应定期、不定期对各部门低值易耗品的使用情况进行清查，如发现毁损或丢失，应立即查明原因，分别不同情况进行处理，重大情况应报总经理指示后执行。12、 财务部建立低值易耗品明细帐，分别47、核算低值易耗品的在库、在用和摊销数。13、上述应由总经理审批的可由总经理委托的副总经理审批。第十章 合同管理第一百一十条 本管理制度所指的合同是指以“xxxx传媒投资股份有限公司”名义对外签订的各类合同及协议；第一百一十一条 签订合同必须履行的程序1、由对外签订合同的部门、分公司填写签订对外合同申请表，并由部门、分公司领导签署意见；2、将对方相关资料交专业律师进行资格审查；3、分管副总经理与财务部门审核并签署意见后，报总经理审批；4、根据总经理的批示，办公室协助提供签订合同所需要的我公司相应的文件或资料；5、正式合同文本加印公章时，需办理登记手续；6、合同正式文本及申请表一律交公司办公室归档。48、各部门及分公司自留均用合同复印件。第一百一十二条 合同的补充、修改、变更和废除，需提交书面报告，经总经理批准后，报办公室备案。第一百一十三条 签订合同的部门必须监督对方履行合同的情况，并定期向总经理和分管副总经理提交合同履行情况报告。如发现问题应及时汇报并采取措施。合同履行期超过一年的，每季度提交一次报告；未超过一年的，每月提交一次。第一百一十四条 如不按上述规定执行，造成公司经济或名誉上的损失，将追究当事人和部门负责人的责任，并赔偿相关损失；情节严重触犯法律的，将依法移送司法机关追究法律责任。第一百一十五条 办公室将每季度对合同进行整理、归档，根据合同的执行情况（合同的变更、终止）及时补漏和49、清退，保证合同完整、严密、规范。第十一章 安全工作三级检查第一百一十六条 一级检查由员工个人检查实施：1各分公司、各部门每位员工每天下班前将电脑及其它办公设施电源关闭，拨断插头，并对本区域、本岗位进行一次安全检查，特别是要加强防火安全的检查，排除一切不安全因素，及时上报不能解决的安全隐患及不安全因素(如短路、打火、跑电、漏电、超负荷用电等)。2公司员工在检查中发现问题应及时处理并上报所属部门负责人处理，无法解决的隐患问题报公司办公室处理，否则本人工作区发生情况由员工本人承担由此产生的一切责任。第一百一十七条 二级检查由各分公司、各部门领导实施：1各分公司、各部门领导每周要组织相关安全人员对本公50、司、本部门管辖区域、重点部位、消防设施、设备物资进行不少于一次检查。2检查部门员工对防火安全工作的执行落实情况，特别是要对吸烟、安全用电规定的执行情况进行重点检查，发现问题立即整改。3检查部门组织处理各分公司、各部门的火险隐患及整改落实情况，并以书面形式报告各分公司、各部门领导，不得忽视或拖延。第一百一十八条 三级检查由公司领导、办公室及安全员组织实施：1节假日、重大活动及消防部门要求进行的检查，由办公室组织，有公司领导参加进行检查。2每月办公室对办公区域进行一次检查，或不定时进行检查和抽查，并做检查情况说明。3办公室、安全员每月研究公司安全保卫、防火工作，并向公司主管领导汇报安全工作情况，并51、视具体情况以书面或会议的形式进行适时通报。第一百一十九条 检查的基本内容：1职工个人检查工位及周围工作环境是否按公司规定的安全做到位。电源与易燃品是否分开放置，有无违规用电及设备现象，下班是否关好电器设备、电源等，对公司财物是否保管到位(主要是电脑、手机、现金等贵重物品)。2易燃易爆危险物品储存管理、管理使用是否符合安全规定和要求，是否有专人管理。3各分公司、各部门要检查公共区域及每个工位是否整洁、畅通，是否存在安全隐患。4查看是否有人违规吸烟、用电，安全员工作是否到位。5下班前查看门、窗、灯、空调、电脑、饮水机等电器设备是否关闭，确认安全后方可离去。6加班人员是否按规定和要求加班，最后离开办52、公室的人员要认真检查安全情况，填写每日安全检查表，并签名。7安全管理部门检查各分公司、各部门安全组织是否健全，安全检查落实工作是否到位。8检查办公区域的消防设备、设施和消防器材是否完好，是否按规定放置在指定位置。9部门领导是否重视安全工作，教育工作是否到位，安全工作是否按公司规定做到位，是否存在安全隐患。第一百二十条 安全消防注意事项1、公司员工如发现未熄灭的烟头、火柴梗等火源火种，要立即予以熄灭，以防着火；2、公司员工应对办公室配备的电器和自带的电器按有关规定使用，如发现有短路、打火，跑电、漏电、超负荷用电等不安全因素，要及时采取措施，同时报相关部门处理；3、公司员工应确保不将易燃易爆等危险53、品带入办公环境；4、保证办公区域的整洁，及时清理办公区域的报纸、废纸及纸箱、纸盒等易燃品，减少隐患；5、公司区域的通道、走廊、门前不得堆放各种物品，以保持畅通无阻；6、公司员工应每日下班前将电脑及其它办公设施电源关闭，插头拔断，尤其是节假日放假前进行彻底检查；7、办公室的消防设备、设施和消防器材，供灭火情况下抢救使用必须处于良好状态，保持清洁和完好，不得随便挪用和移动位置；8、消防报警系统定期进行测试；消防栓、轻便灭火器应定期进行检修、保养；9、经常检查传真机、复印机和照明用电是否安全可靠，不用的及时关闭；10、公司员工应及时清理复印机、电脑等办公设备周围的纸张等可燃物，纸张等可燃物与插座、电源开关保持一定安全距离。第十二章 附则第一百二十一条 本制度报董事会批准后生效。第一百二十二条 本制度由办公室负责解释。