1、能源开发有限公司档案管理制度及违规罚款规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 湖南xx能源开发有限公司QES体系文件版本号文件类别A/O作业文件档案管理制度共5页第1页文件编号生效日期书面分发部门公司领导份技术中心份财务中心份内部网张贴总裁办份工程建设中心份分/子公司份综合管理中心份市场开发中心份其他份起草部门综合管理中心编制谭燕初审顾直会审王彩娥、李杰、批准1、 目的为加强本公司档案管理工作，保障档案安全，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、 适用范围本制度适用于湖南xx能源2、开发有限公司（以下称总公司）以及所管理辖的各分、子公司对档案管理的控制。3、职责和权限3.1总公司档案管理员负责长沙本部资料归档的保管、登记、更新发布及保密管理。3.2各地区子公司档案管理员负责本部资料的保管、登记、更新发布，配合总公司档案管理员做好档案管理工作。3.3各部门负责人按要求及时将有关资料送档案管理员进行登记归案管理。3.4 OA管理员严格按密级要求设置好档案的各种权限。4.活动的描述4.1档案的分类技术、科研档案资料归档包括：记述和反映公司生产技术项目、科研活动、等具有保存价值的档案资料，如：产品专利、项目资料、产品标准、试验报告、鉴定证书、成果证书。公司资质、基建类档案包括：公3、司证件、基建验收证明、建设和环保批复等。4.1.3生产过程档案归档包括：生产规章制度、产量报表、生产过程记录。4.1.4产品质量档案归档包括：检验和试验记录、产品质量报表、质量检验标准、质量信息处理记录等。4.1.5行政档案资料的归档包括：员工的个人档案、培训考核记录、人事通知、通报、劳动合同、公司规章制度。4.1.6业务档案资料的归档包括：客户档案、市场开拓信息、报价单、客户反馈信息、招投标文件、合同等。设备技术档案归档包括：设备安装、验收记录、设备图样、使用说明书、操作规程，历次大修记录、设备运行记录及设备事故报告单等。4.2密级分类及权限公司根据档案受控类型档案密级可分为：一般、保密、绝4、密。密级的规定由起草文件或涉及密级资料的部门承办人员提出密级意见。密级的调整，应根据公司发展状况和保密时限，由档案管理部门会同有关部门进行调整，文件资料和密级变更或解密后应及时通知有关部门，规定有保密期的文件期满自动解除密级。一般档案查看权限为全体员工，指：公司员工都可知道但不可告知外界的公司情况及文件，包括：公司体系文件、公司规章制度、部门规定，一般性通知通告、总结计划、产值、技术作业指导等。保密级档案查看权限为总裁、各部门负责人，指：公司秘密中比较重要的部分，一旦泄密，将给公司造成严重的损失，主要包括：公司经营战略和规划、财务账簿和报表、销售网络、报价资料、招投标文件、反映公司生产能力的方5、案、产品试验报告、检验报告、工艺方案、公司资质、及公司发生的重大质量问题。绝密性档案查看权限为总裁、总裁特批人员，指：极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失。主要包括：经营决策、管理诀窍、策划文书、市场调查与预测报告、促销方案、产品计划、投资计划等。4.3 档案保管范围需公司档案管理员统一归档的资料有：各类科研技档案资料、设备技术档案资料、公司资质、基建类档案、销售合同、采购合同及各类资质的原件资料、各种受控文件和制度等。各部门日常工作中形成的活动档案资料，应按照内容、名称、时间顺序，分类地进行整理归档以便于查询。4.4档案接收及保管各部门按照要求及时将档案资料送公司档案管6、理员处进行登记入档，文件送归案时，由送件人在文件接收登记表上进行登记，档案管理员应对核对资料及登记情况无误签字确认后分类归案。公司所有归案的档案资料需建立档案目录，由档案管理员及时更新档案目录，并在OA系统内同步更新，以便使用人员随时查阅有关资料。4.4.3 OA上传相关规定：一般、保密性档案需扫描上传至OA，绝密性档案不予OA上传。4.2档案保管人必须妥善保管所管辖档案，对档案进行分类归案，应确保档案资料的完整性、保密性，如有遗失或损坏的，须立即向直属领导报告，尽快采取相应的补救措施降低损失。4.5档案的查阅、借阅管理4.5.1公司所有档案原则上不得借出，只能就地查阅。如需借出，根据档案密级7、受控权限，在文件借阅登记表上做好登记，按照密级权限要求，经审批后，可予以借阅。4.5.2档案只能以复印件形式借出，如因工作需借出原件时，需在文件借阅登记表特别注明并经总裁批准或总裁授权人批准后方可以借出，除档案保管员本人外，其他人员一律不能私自复印或扫描公司档案。档案借阅时间不得超过一个月，借阅人应在借阅有限期内及时归还档案，如因工作需要继续使用的，借阅人应重新办理借阅手续再次申请借阅。4.6档案资料的保存期限档案资料的保存期限规定如下：a) 各类科研技档案资料、公司资质、基建类档案的保存期限为永久性保存当超过文件标明的有效期时，由档案管理员申请列入历史资料保存；b) 设备技术档案资料应长期保8、存直到设备报废为止，由档案管理员申请销毁；c) 人事资料及劳动合同的保存期限为人员离职之后的3年，由保管部门申请销毁；d) 销售合同、采购合同及各类资质的原件资料的保存期限为5年，由保管人员申请列为历史资料或销毁；e) 各种受控文件和制度的保存期限按文件与资料管理程序规定要求执行。4.6.2保管的档案资料超过保存期限后，由档案管理员填写文件与资料处理申请单报总裁或总裁授权人审批后按审批结果进行处理。对于已过期，但具有保留和参考价值的文件，经批准为历史资料时，由档案管理员建立历史资料目录并在文件的正面标识为“历史资料”。当文件批准为销毁时，由档案管理员负责对资料进行销毁。4.7 OA上传规定4.9、7.1一般、保密性档案须进行OA上传，根据公司档案类别，由综合管理中心在OA公共文件柜中设置好档案类别，设置好可查阅人权限，所有档案除公司总裁、上传者本人、总裁特批人员外，其他权限内人员一律只有查阅没有下载、编辑、删除权限。4.7.2绝密性档案因牵涉到公司重大机密，不予OA上传，但须保留好纸质档案，非总裁特批情况，一律不予外借、移交或损毁。为了便于查阅，所有上传到OA的文件应建立档案目录并根据档案目录的编号要求进行编号管理以便于快速查阅和管理。4.8 违规处理4.8.1违反本制度的规定，给公司造成损失须承担全部赔偿责任，造成严重损失或情节严重的，除承担赔偿责任外，公司将追究其法律责任；4.8.10、2员工私自复印或扫描公司档案每次罚款200元； 4.8.3员工泄密或者损坏档案根据情节严重处理如下：a) 一般级档案处以罚款100元；b) 保密级档案处以罚款300-500元；c) 绝密级档案处以罚款500-2000元。4.8.4各部门未及时递交归档资料的，处以部门负责人罚款200元，责任人100元；4.8.6未及时归还档案或办理续借手续（超过3天）的，处以罚款200元。5相关文件5.1文件与资料管理程序5.2文件接收登记5.3档案目录5.4文件借阅登记表5.5文件与资料处理申请单5.6历史资料目录6. 说明本制度的解释权和修改权属综合管理中心，本制度自审批之日起执行。更改记录更改日期标记更改单编号更改内容更改人更改后版次