1、网络技术公司文件档案及合同、保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录证照、合同及文件档案管理制度3第一章、证照管理制度3第二章、合同管理制度3第一节总则3第二节合同的签订、变更、解除和履行3第三节合同档案管理5第三章、文件管理制度5第一节总 则5第二节文件种类6第三节文件格式6第四节行文规则8第五节发文办理8第六节收文办理9第七节文件批阅与签发9第八节文件存档11第九节文件管理11第四章档案管理制度11第一节档案范围11第二节档案分类及编号12第三节机要档案12第四节档案装订12第五节保存期限12第六节保管2、部门13第七节档案移交13第八节档案调阅13第九节档案销毁14第十节其他14保密管理制度15第一章总则15第二章保密的文件资料范围15第三章保密文件资料的主要来源15第四章保密的具体规定15印鉴使用及管理制度16第一章总则16第二章印鉴的种类和用途16第三章印鉴的管理和使用16第四章其他17会议管理制度18第一章总裁办公例会18第二章公司工作例会18第三章重大事项专题会议18第四章部门内工作例会18第五章其它18办公用品采购、领用管理制度19车辆管理制度20电脑及网络、网站管理制度21证照、合同及文件档案管理制度第一章、证照管理制度第01条 公司证照由企业管理部指定专人统一管理。第02条 证照3、是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，包括（但不限于）营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、统计登记证、ISP经营许可证等。第03条 证照的使用包括借用、复印等；证照使用必须填写证照使用申请单。第04条 证照借用程序：借用人申请部门负责人复核主管副总裁（总监）审核总裁核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。第05条 证照复印程序：借用人申请部门负责人复核主管副总裁核准办理借用手续归还；如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第06条 如需使用原件，则须总裁核准；证照复印件必须加盖公司法人公章及“再复印无效”章；证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。4、第二章、合同管理制度第一节总则第07条 公司以及各职能部门代表公司签订投资、融资、担保、并购、购销、咨询、财产租赁、房屋买卖、土地使用权转让、建筑工程、合资、广告发布、专利权及专利申请权的转让和许可、非专利技术转让、技术服务等以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的各类合同，除必须遵守国家有关法律法规外，应遵照本办法。第08条 本办法所称重大合同是指法律关系复杂或者标的额巨大，其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同，包括（但不限于）：投资、融资、担保、并购、房屋买卖、土地使用权转让、重大工程施工等合同以及合同标的额超过如下标准的合同：1、 非业务类：10万元以上；2、 业务类：15、00万元以上。第二节合同的签订、变更、解除和履行第09条 签订、变更、解除合同，均应采用书面形式。第10条 公司的法定代表人以及由其授权的委托代理人有权对外签订合同，被授权人对外签订合同应办理法定代表人授权委托书；法定代表人授权委托书的办理机构为公司企业管理部；法定代表人授权委托书必须明确委托代理的权限和有效期，加盖公司公章，并由公司法定代表人签字或盖章。持有法定代表人授权委托书的人员应在授权委托书规定的权限的范围内从事业务活动。第11条 合同签订程序：1、 一般合同：指包括在公司各部门年度计划内、合同标的额为10万元以下的合同。 不同意 销项存档合同立项审批 授权范围内 签订合同要约（部门主6、管） 同意 合同草案 部门经理 授权范围外 主管副总裁 2、 重大合同：指合同标的额在重大合同范畴内或公司各部门年度计划外的合同。 不同意 销项存档合同立项审批 要约 （总裁） 同意 授权人合同洽谈 合同草案 财务审计部律师审阅 修改合同 总裁 签订合同 存档 第12条 对于单项购买合同标的为10万元以上的合同(包括所有合同),必须采用招投标(或议标)的方式进行。第13条 公司合同的审批权分为三级，即：总裁级、副总裁（含总监，下同）级及经理级。总裁为公司合同最高审查责任人，由董事会授权；总裁向副总裁授权，副总裁向各部门经理授权。第14条 签订合同应尽量使用国家有关机关公布的合同范本。第15条 7、签订合同应使用公司合同专用章或公司公章，合同专用章应用于业务合同，公章应用于非业务合同；公司公章及合同专用章由行政部门管理。第16条 加盖合同专用章时应审查下列内容：1、 合同经办人员是否超越权限；2、 按公司的规定应当由有关部门审查的合同是否已获审查批准；3、 按照国家法律规定应当经过政府有关部门批准或办理有关手续的合同是否已获批准或办理了有关手续；4、 对方当事人是否具备签约资格和签约能力；5、 合同是否具备法律规定的主要条款，合同内容是否完备、合法；6、 合同若有担保或抵押，应审查担保人是否合格、具有担保能力，或抵押手续是否完备、合法。第17条 重大合同和其它需要加盖公司公章的合同必须经8、过法律顾问的审查，其他合同各部门必须采用经律师审阅、修订后的合同。第18条 合同必须经法定代表人或其授权人签字，并加盖公章或合同专用章方可生效；任何人不得在空白合同上加盖合同专用章或公司公章。第19条 合同经办人员在签订合同过程中必须注意以下问题：1、 签订合同前应对对方的资金、技术、设备、产品质量和信誉等情况进行必要的调查了解，并可要求对方出示或提供营业执照、税务证、银行帐号等有关证明文件或信息，必要时可要求对方提供担保。2、 在签订合同时，应查验对方签约人员的法定代表人身份证明书或法定代表人授权委托书。3、 合同中涉及知识产权的条款，应遵守公司知识产权管理方面的有关规定。4、 在各类合同中9、应有 “解决纠纷的方式”条款，并明确具体的解决途径和办法。第20条 合同签订生效后，应全面严格履行合同，履行过程中任何钱或物的交付、验收以及其他履行行为都必须取得相应的有效书面凭证。第21条 合同签订后履行之前，如果有证据证明对方完全没有履行能力或根本不准备履行合同，我方在征求律师意见后可提出解除合同或要求对方提供担保后再履行合同。第22条 合同履行过程中，如果有证据证明对方实际未履行合同或没有完全履行合同，我方应中止履行合同或及时解除合同，合同经办人员应将前述情况及时报告主管领导，并征求律师意见，共同提出补救方案，采取必要措施减少损失。第23条 合同签订后以及履行过程中，根据需要按约定或法定10、条件可以提出变更或解除合同，变更或解除合同须经主管领导批准，并征求律师意见，若原合同还有其他批准或审查机构，则还应取得原批准或审查机构的同意；变更或解除合同应以书面形式通知对方，说明变更、解除合同的原因及答复期限，以达成变更或解除合同的协议。第三节合同档案管理第24条 公司合同一律由行政部部门保管，并建立合同档案，记录合同的签订、履行情况。第25条 合同档案除包括合同的正文及附件外，还包括与合同事宜有关的来往信函、电话记录、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。第26条 签订任何有款项往来的合同，还应保证公司至少有两份原件，一份由企业管理部存档，一份由财务审计部作付款凭11、据；其它合同由企业管理部保留原件，签订合同的部门则应保留一份复印件备查。第27条 合同档案应永久保存；未经主管领导同意，合同文本不得随意复印，合同内容不得随意透露给他人。第三章、文件管理制度第一节总 则第28条 为了切实做好公司的文件处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国家相关法规，结合我公司实际，制定本制度。第29条 公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。第30条 公司全体员工都应发扬深入调查、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效12、率。第31条 公司企业管理部是文件处理工作的管理机构，主管公司本部的文件处理工作并负责指导和检查各子公司、各分公司、控股公司、项目公司机关等相关单位的文件处理工作。第32条 公司各子公司、各分公司、控股公司、项目公司机关的办公室（综合管理部）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责文件处理工作。第33条 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成；公司文件由企业管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节文件种类第34条 公司适用的文件种类主要有：1、 规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。2、 决定、决议：“决定”适用于对重要事项或者重大行13、动做出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；“决议”适用于经会议讨论通过并要求贯彻的事项。3、 公告、通告：“公告”适用于向公司内外部宣布重要事项；“通告”适用于公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。4、 通知、通报：“通知”适用于转发上级机关和不相隶属机关的文件、适用于批转下级机关的文件、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员；“通报”适用于表彰先进，批评错误；传达重要精神或者情况。5、 请示、报告：“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。6、 批复：适用于答复下级机关14、的请示事项。7、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。9、 会议纪要：适用于记载、传达会议议定事项和主要精神，并要求与会者共同遵守。第三节文件格式第35条 文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线以上的份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统称眉首；置于红色反线以下的标题、主送机关（单位、部门、特定人员）、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体；主题词、抄送机关（单位、部门、特定人员）、印发机关、印发日期、录入及校对人员等要素统称版记。1、15、 发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后加 “文件”二字组成；对一些特定的文件可只标识发文机关全称或规范化简称。2、 发文机关标识使用公司标准字体，用红色标识。3、 发文字号由发文机关代字、年份、序号组成；年份、序号用阿拉伯数字标识；发文字号标于发文机关标识之下：A、 发文机关代字：公司使用“紫企字”，人力资源部的人力资源类使用“紫人字”、行政类使用“紫政字”，公司财务部使用“紫财字”、公司质量管理部使用“紫质字”，公司生产制造部使用“紫生字”，公司物资管理部使用“紫物字”，公司研发部使用“紫研字”，公司市场部使用“紫市字”，公司销售部使用“紫销字”；冠以“紫企字”、“紫人字”、“紫政字”16、“紫财字”的内发文件对全公司具有效力，冠以其它代字的内发文件仅对公司相关部门、人员及下属企业具有效力；冠以前述任一发文机关代字的外发文件，都应代表公司的整体意志；B、 年份为四位数，用方括号“ ”括入；序号格式为“第X号”。4、 发文字号之下为与正文等宽的红色反线。5、 上行文需标识签发人、会签人姓名；签发人姓名平行排列于发文字号右侧，居右空1字；“签发人”后标全角冒号，冒号后标识签发人姓名。6、 文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，一般应当标明发文机关；文件标题标于红色反线下，可分一行或多行居中排布。7、 主送机关是文件的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。17、8、 正文指文件所表述的内容，使用小四号宋字体、行距20磅、段间加0.5行（10磅）；正文中如有小标题，可用四号加粗华文中宋体或黑体字。9、 文件如有附件，应在正文末段下一行标识附件名称及其序号（只有一个附件不用序号），附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。10、 成文日期以负责人签发的日期为准；成文日期使用汉字，将年、月、日标全。11、 外发文件及公司级内发文件除“会议纪要”外，应当加盖印章。12、 附注(需说明的事项)应当加圆括号标注；请示件应标明联系人的姓名和电话。13、 文件应当标注主题词，主题词位于抄送栏横线之上；18、“主题词”用黑体字，居左顶格标识，词目之间空一字。14、 抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓文件的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关位于主题词下一行，左右各空一字标识“抄送”，抄送机关间用逗号隔开。15、 印发机关和印发日期指文件印制单位与送印日期，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；印发机关左空1字，印发日期右空1字；印发日期以文件付印日期为准，用阿拉伯数码标识；录入及校对人员标识于版记的最后一行。16、 版记中各要素之下均加一条反线。17、 页码指文件各页的联接顺序，用宋体阿拉伯数码标识，置于页面右下角。第36条 文件用纸一般采用国际标准A4型（2119、0mm297 mm），左侧装订。第四节行文规则第37条 行文应当确有必要，注重实效。第38条 行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第39条 公司本部各部门依据职权可以相互行文和向下一级的相关业务部门行文；企业管理部根据公司授权，可以对外正式行文，也可以向各职能部门、子公司、分公司、控股公司、项目公司行文；本部其他职能部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级各子公司、分公司、控股公司、项目公司正式行文；各分公司内设机构除办公室（综合管理部）外不得对外正式行文。第40条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第41条20、 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。第五节发文办理第42条 发文办理指以本机关名义制发文件的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。第43条 文件发文要坚持精简、效能的原则，一事一议，语言措辞力求准确规范；起草的文件送公司领导签发之前，应由部门经理认真进行审核；未经部门经理审核的文件，不得呈送公司领导审核、签发。各部门发文均应通过企业管理部发文人员实施，并填写文件批阅、签发呈送单，连同文件送至企业管理部办理。第44条 发文程序如下：1、 公司内部发文：拟稿人部门经理审核主管副21、总裁/总裁/董事长签发企业管理部统一编号打印盖章（签字）发文备案主办部门拟稿主办部门经理审核行政人力总监审核主管副总裁/总裁/董事长签发企管部统一编号打印企管部用印发文归档2、对外发文：拟稿人部门主管审核主管副总裁审核总裁审核董事长签发企业管理部统一编号打印盖章（签字）发文备案第45条 公司领导审批和签发文件要认真负责，签署自己的具体意见、姓名和日期；文字不要批写在装订线左侧。第46条 文件正式印制前，企业管理部应当进行复核；要应用计算机对文件的收发、传递、办理、归档、整理和查询调阅进行管理，逐步实现办公手段的现代化。公司内部文书传输流程：企管部登记下发-第六节收文办理第47条 收文办理指对收22、到文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第48条 收到下级机关上报的需要办理的文件，企业管理部应当进行审核；经审核，对符合本办法规定的文件，企业管理部应当及时提出拟办意见送公司领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；对不符合本办法规定的文件，经企业管理部经理批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第49条 收到上级机关下发或交办的文件，由企业管理部提出拟办意见，送公司领导批示后办理；各部门收到上级交办文件，必须在一周内回复。第50条 审批文件时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。第51条 送公司领导批示或者交有关部门办理的文件，23、企业管理部要负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。第七节文件批阅与签发第52条 以下文件由董事长批阅、签发：1、 公司以法人名义对外颁发的正式的法律性文件、公告、凭证（包括但不限于：公司股权证书、股票、股权与股份结构证明、资产证明）。2、 公司向政府相关主管部门、公司业务主管机构递交的报告及申请类文件；政府有关部门、公司业务主管机构和合作机构下发、转发、抄报（送）给公司的重要文件。3、 须以董事长名义向股东大会、董事会、监事会提交的决策建议或提案，公司本部或其部门、下属机构向股东大会、董事会、监事会、项目评估和监督委员会提交的各类报告、申请文件。4、 股东大会、董24、事会或其以公司法人名义向公司本部、下属企业的管理层或其它相应机构与人员提供的授权文件。5、 对公司具有战略性影响的重大业务及项目（包括但不限于：战略性并购、战略性投资、战略合作、经济及信用担保、股份及资产出售、资产抵押等合同）方案、合同、计划及其预决算方案。6、 公司经营管理的年度、季度计划及其预决算方案，公司薪资调整方案。7、 公司本部高层管理人员、下属（全资或控股）企业董事长和总经理的聘用合同及委任状。8、 公司战略性、决策性的方案及管理制度文件，包括重要的财务、人力资源管理制度。9、 其它须以公司法人或董事会名义发布的重要文件。第53条 以下文件由总裁批阅、签发：1、 公司以非法人名义对25、外颁发的正式文件、普通公告。2、 公司各项内部决议和管理制度文件，以公司名义对内（包括本部及下属企业机构）颁布的各类行政文件。3、 公司向政府相关主管部门、公司业务主管机构递交的沟通及协调文件；政府有关部门、公司业务主管机构和合作机构下发、转发、抄报（送）给公司的重要文件。4、 须以公司名义向股东大会、董事会（包括董事长办公会议及其成员）、监事会、项目评估和监督委员会提交的决策建议或提案，公司本部或其部门、下属机构须向股东大会、董事会、监事会、项目评估和监督委员会提交的各类报告、申请文件。5、 公司向公司本部、下属企业的管理层或其它相应机构与人员提供的授权文件；6、 公司本部中高层管理人员、关26、键性主管岗位人员的聘用合同及委任状；7、 公司本部及下属企业机构各项业务及项目的方案、合同、计划及其预决算报告；8、 公司本部各部门业务、下属企业机构经营管理的年度、季度计划及其预决算方案。9、 其它须以公司名义发布的重要文件。第54条 以下文件由主管副总裁、总监批阅、签发：1、 公司本部各职能和业务部门对本部门或相关下属企业机构颁发的管理办法、工作规范，以及公司本部各职能和业务部门须以公司名义对外、对内颁布或转发的各类行政文件。2、 公司本部各职能和业务部门向外部机构递交的沟通及协调文件；政府有关部门、公司业务主管机构和合作机构下发、转发、抄报（送）给公司或的相关文件。3、 公司本部各职能和27、业务部门须向项目评估和监督委员会、董事长、总裁提交的各类报告、申请文件。4、 公司本部各职能和业务部门各项业务工作的方案、合同、计划及其预决算报告等。5、 公司本部各职能和业务部门普通员工的人事合同。6、 公司本部各职能和业务部门的年度、季度计划及其预决算方案。7、 其它需要主管副总裁批阅、签发的文件。第八节文件存档 第55条 文件办理完毕后，应当由公司企业管理部根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档；个人不得保存应当归档的文件。第56条 归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值归档整理，要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第28、57条 归档范围内的文件应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第58条 拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第九节文件管理第59条 公司文件由企业管理部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁；文件立卷归档按照档案管理制度执行。第60条 公司文件中，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级业务部门经公司领导或企业管理部经理同意，可以翻印；但翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。第61条 文件复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关公章。第62条 文件被撤销，视作自始不产生效力；文件被废止，视作自废止之日起不产生效力。第63条 不具备归档和存查价29、值的文件，经过鉴别并经行政总监批准，可以销毁；销毁秘密文件应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密文件应当进行登记。第64条 工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。第65条 文件处理必须严格执行有关保密规定：1、 本公司制发的文件，凡涉及秘密事项的应按规定标明密级（绝密、机密、秘密）。2、 保密（包括绝密、机密、秘密）文件要有严格的收发、登记、阅办、传递、保管制度；绝密和重要的机密文件在传递中应由专人送达。A、 绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。B、 机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。C、 秘密文件：阅后立30、即保存在文件柜内。3、 不得将保密文件带到办公室之外阅读；确需在外阅读时，由专人送阅，随阅随退。第四章档案管理制度第一节档案范围第66条 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档；其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同、协议、内外行文等。第二节档案分类及编号第67条 公司档案按其内容及关联部门可分为九大类：1、 人事类2、 行政类3、 财务类4、 研发类5、 生产类6、 质量类7、 采购类8、 营销类9、 其它类第68条 机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。第69条 档案编号以“一案一号”为31、原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第70条 归档后须填写档案管理登记表。第三节机要档案第71条 机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：1、 绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。2、 机密档案包括：财务资料；公司重要会议纪要；公司经营情况；人事档案、薪资档案、劳动合同；技术资料；金额在50万-100万元的合同。3、 秘密档案包括：重要项目资料；金额在10万元以上、50万元以内的合同、协议。第四节档案装订第72条 档案以左方装订为原则，右上角标明档案号。第73条 32、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补、裁切折叠使其整齐再装订。第五节保存期限第74条 档案保存期限除有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按下列规定办理：1、 永久保存：A、 公司章程；B、 股东名簿；C、 股东会、董事会、监事会会议纪要；D、 公司证照；E、 各级批文；F、 印鉴；G、 公司年度经营计划；H、 公司年度经营总结；I、 年度财务报表；J、 技术资料；K、 不动产所有权状及其他债权凭证；L、 人事资料；M、 大型活动图片、音像资料；N、 其他核定须永久保存的文书。2、 十五年保存：A、 会计凭证；B、 其他经核定须十五年保存的文件、资料。(其它财务档案的保存期限按国家33、相关规定执行)3、 五年保存：A、 期满或解除的合同协议；B、 完结后的项目方案；C、 其他经核定须保存五年的文书。4、 一年保存：A、 部门工作计划及工作总结；B、 完结后的部门请求报告；C、 完结后无长期保存必要文书。5、 公司规章制度由企业管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节保管部门第75条 财务专项机要档案由财务部负责保管。第76条 人事专项机要档案由人力资源部负责保管。第77条 股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。第78条 其他档案均由人力资源部协同相关部门共同指派专人保管。第七节档案移交第79条 公司各类证照、批文在颁发之日起移交企业管理部；公司章程，股东会34、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交企业管理部；合同协议应在签订之日移交企业管理部；财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理；其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。第80条 档案移交须填写档案移交清册；档案移交清册一式三份，移交双方各一份，企业管理部留存一份。第八节档案调阅第81条 因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单，并经相应核准人核准后方可调阅。第82条 各类普通档案的调阅须部门主管核准，跨部门调阅档案须行政总监核准，但仅仅限于普通档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总裁核准。第83条 档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，35、供调档人查阅；调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。第84条 档案借阅时间最长不超过8个工作日；如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第85条 档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。第九节档案销毁第86条 超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。第87条 需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准后方可销毁。第88条 部门内部档案由经理核准销毁；机要档案由总裁核准销毁；其余档案由主管副总裁核准销毁；销毁档案须两人以上人员共同完成，企业管理部指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表。第89条 档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，企业管理部一份。第36、90条 档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。第十节其他第91条 档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。第92条 所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。第93条 所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。第94条 以上表格均由企业管理部统一编号。第95条 各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。保密管理制度第一章 总则第01条 为保证公司机密信息，使公司免受不公平竞争带来的损失，公司对有关文件资料实行严格的保密制度。第02条 公司每一位员工都必须严格遵守公司制定的保密制度。第二章 保密的文件资料范围第03条 与公司业务经营或公司分支机构业务有关的客户、技37、术和其他有关公司信息。第04条 公司已经或将要告知员工的经营或技术信息，或员工在公司工作期间接触到的或察觉到的经营和技术信息，特别是有关公司的销售赢利、市场份额、价格、经营策略、商务谈判、客户资料、新产品及研发、投资及财务数据、上市进展、组织机构、业务拓展、经营计划、数据库资料等；公司的各项规章制度、薪酬制度及其相关资料、培训和激励制度及其方案；公司投入人、财、物力而取得的市场情报、研究报告、策划方案、商业计划书等相关资料及其研究成果。第三章 保密文件资料的主要来源第05条 公司或其附属机构在经营活动中创造、生成、收集或使用的与其目前或未来业务及研发有关的任何资料。第06条 员工本人在公司工作38、期间，代表公司由本人或本人参与发明、提议、设计等产生出来的方案、资料，包括已经公开和尚未公开的资料。第四章 保密的具体规定第07条 对于本公司的秘密，员工应该做到不该问的不问，不该看的不看，不该说的不说，不要将有关秘密的文件带到不该带的公共场所；发现同事在不宜场所谈论涉及公司保密事项时，应主动提醒，加以劝阻；当有丢失、泄密保密文件时，应立即向您的上级汇报并尽最大努力来争取果断补救措施。第08条 任何不经许可越级阅览公司机密材料的行为均属违规行为。第09条 任何职员不论任何原因离开公司工作时，应将全部书面机密材料文件（包括报告、图册、磁盘、磁带、光盘等）交还公司并保证不得将公司的秘密外传，否则公39、司将诉诸法律；员工对公司的保密义务不因其离开公司而自动终止，除非公司对相应的保密资料、事项、信息予以公开或法律有要求。第10条 公司从保护其利益和技术的角度出发，可以针对某些工种人员要求签订保密协议，员工任何违反本规定的行为均被视为严重违反公司规章制度的行为，并有权其进行处分，甚至解除劳动合同；无论公司是否对员工进行纪律处分或其他任何处分，公司均有权追索因其违反规定而直接或间接导致的公司任何损失的责任，并有权要求赔偿。印鉴使用及管理制度第一章 总则第01条 公司印鉴代表公司的权力、凭信和职责，是公司法人的象征，对外具有法律效力。为了加强公司的印鉴使用与管理，防范印鉴使用风险，依据国家相关法律法40、规，特制定本制度。公司企业管理部为印鉴管理部门，负责落实、监督、执行本制度的相关规定。第二章 印鉴的种类和用途第02条 公司公章：用于以公司名义印发的各种公文、信函、颁发的各种奖状、荣誉证书、有关证件、请柬和出具介绍信、证明信以及与银行签订的贷款、担保等重大经济合同。第03条 公司法人名章：用于需要以公司法人代表名义出具的有关公文、信函、相关财务票据与凭证等。第04条 公司财务专用章：用于公司各类财务文件、证明及有价证券、财务票据、财务凭证等。第05条 公司合同专用章：用于以公司名义对外签订的各类经济、技术合同。第06条 部门、分公司印章：用于公司内部各部门及单位之间的业务联系。 第三章 印鉴41、的管理和使用第07条 公司的法人公章、合同专用章、行政（部门）印章、介绍信均由企管部保管，公司法人名章、财务专用章由财务部保管；公司董事会、监事会的印章由董事会秘书保管，其管理与使用办法由公司董事会、监事会另行制订。第08条 公司各种印章必须由相应的管理部门指定专人负责保管、使用、监印工作；印鉴需妥善存放、确保安全，严防丢失和私用；若发生丢失的情况，要及时向领导报告，说明原因，采取相应措施；使用各种印章要坚持原则，严格把关，严禁以任何理由在空白介绍信和空白表格上加盖印章。造成严重后果的，要追究责任。第09条 公司建立印鉴管理与使用登记册，记录印鉴的保管、领取、归还、使用情况；印章持有情况纳入员42、工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第10条 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需用印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章；印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章；用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交企业管理部归档。第11条 公司各种印章须在办公室内使用，用完后锁入保险柜内，严禁带出使用；特殊情况下确须携带外出使用的，必须书面报经总裁或主管副总裁（总监）特别批准后由两人以上共同携带使用，并签订专项43、用印承诺书，承诺书应列明用印文件名称、用印范围及具体权限、承诺责任等。第12条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第13条 公章的使用决定权归公司总裁，其他各印章的使用决定权由公司总裁根据实际工作需要进行授权。第14条 公司机构调整、合并或撤销、更名等，原印章必须停止使用，并于十日内交企业管理部，由企业管理部统一保管并最终销毁。第四章 其他第15条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用；违反本办法的规定给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第16条 本制度从下发之日起实44、施，解释权在总裁办公会。会议管理制度第一章 总裁办公例会第01条 总裁办公例会分工作例会和专题会议。第02条 工作例会于每周五下午定期召开，由总裁主持；会议由总裁召集，参加人包括总裁、副总裁、总监和相关部门负责人。第03条 专题会议必须由主管副总裁提议，总裁同意后方可召开。第04条 总裁办公会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。第二章 公司工作例会第05条 公司工作例会于每周一上午定期召开。第06条 公司例会由企业管理部经理召集，总裁或副总裁、总监轮流主持。第三章 重大事项专题会议第07条 需由部门负责人或副总裁提议，由企业管理部统一安排。第08条 会议企业管理部经理召集、主持，由主管副45、总裁核准。第四章 部门内工作例会第09条 部门内工作例会召开时间由部门自定。第10条 部门负责人主持。第五章 其它第11条 专题会议的召开应填写会议提案表；会议经核准召开后，由企业管理部发会议通知单。第12条 所有会议应做好会议记录，会后形成会议纪要，及时传达会议精神。第13条 以上第一、二、三项会议的会务工作由企业管理部统一安排。第14条 由会议主持人负责会议考勤工作；与会者应做好会议准备，准时出席；因故无法出席或无法准时出席者，应以书面请假形式报上级批准，否则作无故缺席处理。第15条 会议期间必须遵守会议纪律：1、 出席会议必须穿戴整齐，并着正装（职业装）。2、 会间应关闭通讯工具，或将其46、消音，并不得接听非紧急业务电话或收发短信。3、 会议中应充分尊重他人的发言和意见表述，不能随意打断他人发言或私下讨论；如确需打断发言人的发言以提出重要意见或予以纠正发言人的错误，应采用举手方式提醒发言人、主持人，并在征得发言人和主持人的同意后再予以发言。4、 会议发言应避免使用方言并保证相对宏亮的声音，让所有与会人员清楚无误地理解发言人的真实思路和意图；对重要观点、意见、建议及关键数据，应用较慢的语速予以明确表达，必要时应复述一次，并提醒会议记录人员予以完整记录。办公用品采购、领用管理制度第01条 为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。第02条 本47、规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、 消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。2、 管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸等。3、 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒、文件框等。第03条 办公用品分为个人与部门领用两种，“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。第04条 消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。第05条 各部门于每48、年的1月25日填报部门年度固定资产申购单，交企业管理部汇总，并会同财务部共同拟定公司年度固定资产购置计划。第06条 原则上，职能、业务部门每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支，每人每季度发便条纸及信纸各一本、胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。第07条 企业管理部设立“办公用品领用登记册”，统一管理和控制办公用品的领用状况。第08条 企业管理部可向文具批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。第09条 新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在企业管理部领用，离职时，应将剩余办公用品一并退还企业管理部。第10条 印刷品（如信纸、49、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由企业管理部统一管理。第11条 固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。车辆管理制度第01条 为加强公司车辆的保管及有效运用，特制订本制度。第02条 本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。第03条 本公司的办公车辆统一由企业管理部管理，并指派专职司机驾驶和负责保养。第04条 各部门需要使用车辆时，应事先填写派车单，经50、本部门经理核准后交企业管理部统一调派。行政主管签字同意后交专职司机，司机必须按单行车，用车人不按派车单行驶，司机有权拒绝，如有特殊情况，应及时通知企业管理部。第05条 用车原则：1、 部门主管级以上人员因工作需要可申请用车；2、 财务部门员工办理银行存取款、投融资手续和税务申报等事宜，具有优先用车权；3、 公司其他员工因工作急需用车者，需由部门负责人核准，方可申请用车。第06条 车辆的维修及保养1、 车辆需随时保持整洁，保证性能良好。车辆专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命，确保行车安全；2、 车辆的有关证照及保险资料统一由企业管理部保管，企业管理部统一建立汽车档案，并负责按时进51、行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。3、 车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签订协议，车辆维修完毕需当场进行验车，确保维修质量，要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对帐。车辆维修实行事前审批制。500-3000元的由企管部负责人批准；3000以上的车辆大修费用由企管部报总裁批准。修理完毕后，由驾驶员本人在维修记帐单上签名确认。车辆维修需更换较大部件时，须交回旧件登记留存4、 由于驾驶人使用不当或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，所需维护费，应依情节轻重，由公司与驾驶员负担。第07条 车辆安全1、 为保障行车安全，司机在行车前应注意休息并不得52、饮酒；每次出车前应检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎等，发现损坏或其它问题应及时报告行政主管。2、 节假日或夜间，公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场，如遇特殊情况需停放在外，驾驶人应报告行政主管；驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。第08条 违规和事故的处理：1、 因驾驶员违反交通规则而产生的罚款由驾驶人自行支付；指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规、车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿；2、 无照驾驶发生车祸全部赔偿由驾驶人自行负责；有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。电脑及网络、网站管理制度第01条 公司电脑（包括台式机和笔记本）、网络、网站由公司53、企业管理部统一管理和维护，责任人为公司IT工程师；全体员工必须遵守本制度。第02条 公司电脑由企业管理部统一采购，采购标准另行制订。第03条 员工领用公司电脑，必须填写电脑领用及保管责任书，其中应注明电脑品牌、型号、规格（技术参数，包括处理器、主板、内存、硬盘、显示器、其它附加设备等）、操作系统，电脑领用及保管责任书由领用人填写后交企业管理部统一存档保管。第04条 电脑领用人必须妥善保管所领用的电脑，并定期进行系统维护和杀毒；公司电脑除操作系统外，统一安装并使用如下必须的应用软件：1、 日常办公软件：Office2003（使用完全安装）2、 防毒杀毒软件：可升级的正版瑞星3、 系统维护软件：超54、级兔子魔法设置（可升级的零售版）4、 邮件收发软件：Foxmail-5.0以上版本5、 即时通讯软件：6、 网络办公软件：7、 外语翻译软件：金山词霸2003以上版本第05条 为确保公司电脑领用人不得私自安装软件，特别是与工作无关的网络聊天软件和娱乐软件、股票查询软件等；但由于工作需要而必须安装其它应用软件的，须向企业管理部提出专项申请，并由IT工程师安装；电脑领用人应该通过网络方式定期升级、更新前述可升级的应用软件。第06条 公司为员工在办公区内提供宽带上网环境，公司员工在上班后应该登录网络，同时即时通讯软件、网络办公软件并使之在线，便于员工之间的工作联络、文件传输，以提高工作效率、节省时间和文件用纸。第07条 公司的宽带上网环境专为工作需要而提供，员工可以利用该便利条件及公司电脑设备查阅、下载用于本职工作的相关信息和资料，或收发邮件、传真等，但从事与工作无关的事情，其中包括但不限于：1、 传输或传播非法信息、资料和涉及公司商业秘密的信息、资料；2、 网上聊天、浏览娱乐网站或色情网站；3、 下载电影、电视剧、歌曲、手机铃声或其它与工作无关的软件、文档、资料。第08条 公司网站由公司企业管理部统一管理，并指定专人维护；网站各频道、栏目的内容必须分配到专人负责定期维护和更新。