1、眼部理疗美容连锁机构文件管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.目的为确保集团公司体系文件得到有效控制，并保持使用文件版本的正确性，以避免作废文件的非预期使用，特制定本规定。2范围本办法适用于集团总部各职能部体系文件的控制。3术语3.1 受控文件：是指被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确保文件正确性；4职责文件类别制定、变更、废止校 核审查会签审核批准体系文件集团各职能部集团人事部各职能经理集团副总经理集团总经理记录表单集团各职能部集团人事部各职能经理集团副总经2、理集团总经理5管理细则5.1文件版本、版次编订原则 5.1.1初制订为0版，版次为0，修订时版次依19的顺序递增。5.2文件编制5.2.1各职能部门依业务与管理需求，按照体系文件标准模板（见附件1）格式要求草拟文件内容并报集团人力资源行政部人事经理进行校核，集团人事经理根据文件标准格式、规定等要求对文件进行编码、规范格式、文字内容、编制逻辑进行校核后，交由集团人力行政总监复核，复核后将意见反馈给文件起草部门进行相应修改，经确认无误后，文件编制负责人填写体系文件评审表分别交由各职能经理对文件进行评审，待评审无疑义交由副总经理进行审核，后由总经理批准后下发执行。5.2.2在文件的会签审核过程中相关3、部门或人员提出疑义时，应与制订部门或人员沟通了解，必要时对文件内容进行适当修正，以符合公司管理体系运作的需要。5.3文件编号 5.3.1体系文件编号按公司规定编制，然后汇编成册，其编号格式为：XXJT QC/ XX XXX XX 版本号顺序号部门代号 公司代号体系文件代号注：图中标记”/”符号表示选择。（1）公司代号用XXJT表示；（2）体系文件代号用QC表示; （3）部门代号:集团总经理 用XX表示；集团副总经理 用XXFJL表示；集团人力资源行政部 用XXRLB表示；集团审计部 用XXSJB表示；集团财务部 用XXCWB表示；集团企划营销部 用XXQHB表示；集团采购供应部 用XXCGB表4、示；集团XX美眼事业部 用XXMYB表示；集团XX安杰玛事业部 用XXAJB表示；集团热度洗浴事业部 用XXXYB表示。（4）文件顺序号按公司策划的文件数依次往下编号码。如公司体系文件XXJT-QC-ZHRLB-001-1 表示集团公司人力资源行政部第一号体系文件第一次修订版。5.3.2与体系文件有关的质量记录（表单）及流程一般用如下格式进行编号：XXXX XX XXX XX XX 版本号文件种类代号部门代号文件顺序号表格/流程顺序号（1）质量记录（表单）或流程编号为五段。（2）该质量记录（表单）或流程编号取三位数，如001-999。如某表单编号为XXRLB-QC-001-001-0表示集团人5、力资源行政部第一号文件中的第一个表单，版本为第一版。如某制度相关流程编号为：XXRLB-LC-001-001-0表示集团财务部第一号文件中的第1个流程。5.4单位/部门代号及分发编号规范序号分发单位/部门分发编号分发份数备注1集团总经理XX-0012集团副总经理XXFJL-0023集团人力资源行政部XXRLB-0034集团审计部XXSJB-0045集团财务部XXCWB-0056集团企划营销部XXQHB-0067集团采购供应部XXCGB-0078集团XX美眼事业部XXMYB-0089集团XX安杰玛事业部XXAJB-00910集团热度洗浴事业部XXXYB-010 5.5文件控制登记管理5.5.1集6、团人事经理应编制体系文件清单，将所有文件记录在表中管理，注明文件编码、文件名称、文件版次、页数及发行日期等信息。5.5.2集团各部门持有的文件若发现为非受控版本或作废文件未替换的，应立即告知集团人事经理，要求更换新版适用文件。5.6文件发行5.6.1文件发行控制由集团人力行政总监负责执行。5.6.2经核准颁布实施的受控文件，发放部门负责人视工作需要性，复印适当份数，于文件封面页上注明分发部门及分发编号（无封面页者免），并于每页加盖红色受控文件章，记录于文件发放/接收/回收记录，由接收部门人员签字分发。5.6.3修订后的换版文件，由发放部门负责人重新分发修订页及文件封面页，并登记于文件发放/接收7、/回收记录，由接收部门人员签领。5.6.4各单位接收文件后组织进行文件传阅，并在体系文件阅览记录上签字确认。5.7文件修订5.7.1根据实际工作需要修订文件时，由欲编制、修订部门或人员商讨进行。5.7.2修订时将欲修订部分草拟内容后，送集团人力资源行政部人事经理处予以综合分析，填写文件修改申请表提交集团人力行政总监处审批复审，再交由集团主管领导审批后方可进行修改。5.7.3集团人事经理将经批准修订后的文稿再依版次编订原则赋予新版次，或用新页内容直接抽换原页内容。同时按文件的编制、审核、批准程序进行会签后重新发布控制。5.8文件废止不适用的体系文件应予废止，集团人力资源行政部提交文件废止/销毁申8、请记录，经集团人力行政总监审核、总经理批准后方可废止。文件废止后原文件编码不得再重复使用,且发布公告通知停止使用该文件。5.9文件回收5.9.1文件经修订或废止后，无效及作废文件应由文件发放部门负责回收，并在文件发放/接收/回收记录上予以记录。5.9.2回收的旧版文件，由集团人事经理画直接予以销毁。5.10质量记录控制5.10.1 由体系文件生成的记录表单未被记录使用前应视为文件，但因作业上需复印使用，故表单分发时不须登记记录控制。但必需保证现场使用表单与文件控制中表单内容格式一致。5.10.2表单若因适用性而修订时，应由集团人事经理以公告方式通知使用者全面改用新版表单格式，自公告日起旧版表单9、即正式作废，不得再使用。5.10.3凡本公司管理体系运作相关活动所产生的记录，均应由各相关活动参与人员或职能人员负责收集，并加以适当的整理归档。5.10.4记录的识别5.10.5记录应有个别的记录名称（不同的记录表单应有不同的记录编号和名称），如适用时，记录应包含日期、编号、权责人员等必要的信息。5.10.6记录保存于卷宗夹时，卷宗夹的书背应注明存放记录的名称。5.10.7任何作废的记录表单作废面应画识别，以免误导记录内容。5.11记录的储存与保护5.11.1记录应以适当的环境分类归档储存，原则上记录应保存于卷宗夹并置放于档案柜中。5.11.2记录如属较不常使用或需长期保存者，得于相当数量后统10、一收存保护，储存时应避免记录受潮致使记录毁损。5.11.3记录存放于卷宗夹中，应以记录发生日期、或记录编号顺序，依序排列符合逻辑方式整理，以免混乱致使记录取用时找不到。5.11.4各部门记录每月末前整理包装标识好，经部门领导审查后自行统一保存整理。5.12记录的保存期限5.12.1记录表单的保存期限依体系文件清单上注明的保存期限为主。5.13文件保存及销毁5.13.1最新版本文件保存5.13.1.1文件原稿（电子档）由集团人事经理保存管理。5.13.1.2各部门人员领用的受控文件应妥善保存，若有遗失或破损无法辨识，应填写文件补发申请单说明原因呈部门领导核准批准后，向人事经理申请补发。5.13.11、2无效废止文件保存5.13.2.1无效废止文件原稿，由集团人事经理加盖作废章后保存，以供新版文件修订时参考使用。5.13.2.2复印分发的无效作废文件，回收后不再保存，画后直接销毁。5.13.2.3各部门记录负责人按规定的保管期限定期组织鉴定，对无保存价值的记录将其列在文件废止/销毁申请记录上，经部门主管领导确认后给予销毁。5.13.2.4销毁时可用碎纸机或烧毁的方式进行。销毁工作必须由二人以上进行。5.14其它规定5.14.1受控文件任何部门均不得擅自复印使用，以确保文件能得到有效控制和预期使用。5.14.2受控文件持有人不得在文件上书写任何文字、符号，但若认为必要标注重点时，可于重点文字上12、画线标识。5.14.3受控文件接收部门人员调任、离职时，应将保管的文件列入移交清单。文件移交时，若发现份数不足或毁损，应由原接收人员提出申请补发齐全后再移交。5.14.4 文件编写完毕后，统一由人事经理按文件类别样稿内细则要求发行文件。5.14.5各部门接收文件应在文件发放/接收/回收记录中登记存档备查。5.14.6文件评审需在3个有效工作日内完成并给予意见反馈，经审批通过的文件需在3个有效工作日内下发完成。5.15 流程图示 详见附件1.文件管理流程图。5.16流程图符号绘制说明详见附件2.流程图符号注释。6.相关文件 无。 7.质量记录7.1 体系文件清单 7.2 集团公司体系文件评审表 7.3 文件修改申请表 7.4 文件废止/销毁申请记录 7.5 文件补发申请单 7.6 文件发放/接收/回收记录 7.7 文件签阅记录7.8 体系文件清单汇总表 7.9 XX集团管理文件模版