1、粮油食品公司会议、合同及车辆行政表单管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录 1. 湖南XX股份有限公司呈批件42. 湖南XX股份有限公司内部函件53. 传真格式64. 会 议 纪 要75. 工作总结总结标题86. 制度化文件格式模板97. 湖南XX股份有限公司用印审批单108. 合同审批表119. 文件资料传阅单1210. 请 购 单1311. 印章交接情况登记表1412. 车辆费用月度统计表1613. 各部门用车情况汇总表1714. XX车辆加油登记表1815. 客 餐 登 记 表1916. 湖南XX2、股份有限公司对外发文稿纸2017. 查阅文件登记表2118. 卷内文件目录2219. 收邮件登记表2320. 发邮件登记表2421. 呈批件登记表2522. 发传真登记表2623. 固定资产移交清单2724. 合同清册目录2825. 汽车保养、维修申请单2926. 招待费用申请表3027. 开具介绍信申请单3128. 名片请印单3229. 文件资料移交清单3330. XX会议室使用登记表3431. 借书登记卡3532. 索 书 条3533. 湖南XX股份有限公司用车申请单3634. 文件更改申请单3735. 文件更改通知单3836. 文件销毁清单3937. 查阅文件申请单4038. 查阅文件登3、记表4239. 受控文件清单4340. 外来文件最新有效版本清单4441. 基础设施管理台帐4542. 基础设施报废申请表4643. 基础设施大修（验收）申请表4744. 基础设施封存、停用、启用申请表4845. 基础设施年度维护、保养、维修计划4946. 基础设施维护、保养、维修记录5047. 办公楼安全检查巡视情况登记表5148. 固定资产购置审批表5249. 预算外固定资产费用申请表5350. 固定资产报废清理审批表5451. 固定资产清理结果报告单5552. 固定资产调拨单5653. 固定资产借用单5654. 闲置固定资产申报明细表5755. 质量记录清单5856. 改进措施报告5954、7. 管理评审报告6058. 管理评审计划6159. 会议签到表6260. 内部质量管理体系审核报告6361. 第 次内审不合格项分布统计表6462. 不合格报告6563. 内审检查表和审核记录6664. 纠正/预防措施实施报告6765. 基础设施调拨单6866. 年度工作目标6967. 工作目标执行情况表7068. XX工作目标追踪单71编号：XZ-001湖南xx股份有限公司呈批件呈送编号发自部门日期主题内容：部门负责人核签： 经办人签名：日 期： 日 期：审核意见：批复意见：编号：XZ-002湖南xx股份有限公司内部函件送交： 抄呈： 发自部门主题内容：部门负责人核签： 经办人签名：日 期5、： 日 期：编号：XZ-003=Mr/ Miss： From： To： P age： Fax No： D ate： 标题正文编号：XZ-004会 议 纪 要标 题关于会议纪要会议地点会议时间会议主持与会人员编 制审 核纪 要：编号：XZ-005工作总结总结标题正文编制： 审核：日期： 日期：编号：XZ006文件名称文件编号版次/更改次/制订日期编制审核分管领导审核批准受控状态颁布日期发放范围： 分发号制度化文件格式模板1 总则2 适用范围3 职责4 操作程序4.14.24.2.14.2.24.2.35 相关支持性文件5.15.1.15.1.2a.b.c.5.25.2.15.2.26 相关记录表6、格6.16.27 其它编号：XZ-007湖南xx股份有限公司用印审批单日期： 年 月 日需盖公司印章的内容份数部 门经办人部门经理批准综合企管部经理批准总经理室批准湖南xx股份有限公司申请用印审批单日期： 年 月 日需盖公司印章的内容份数部 门经办人部门经理批准综合企管部经理批准总经理室批准湖南xx股份有限公司申请用印审批单日期： 年 月 日需盖公司印章的内容份数部 门经办人部门经理批准综合企管部经理批准总经理室批准编号：XZ-008合同审批表日期： 年 月 日合同名称标的合同期限 年 月 日至 年 月 日签约事由签约对方名称签约对方法定代表人签约对方资信情况责任部门责任部门第一责任人审核：审7、计部审核：合同经办人：公司法律顾问审核：分管领导审核：总经理审核：董事会审核：股东大会审核：备注：编号：XZ-009文件资料传阅单题 名文号发文单位发文日期收文日期综合企管部拟办意见：总经理室批阅意见：传阅者签名：处理结果：编号:XZ-010请 购 单 编号：营运单位： 请购部门： 请购日期： 年 月 日货号名称规格单位数量用途单价金额请购原因：申请者： 部门负责人审核：综合企管部审核：经办人： 综合企管部负责人审核：单位分管领导审核：职能分管领导审批：备注：单位分管理领导负责各部门专用物品或临时所需物品请购计划的审核。请 购 单 编号：XZ-010营运单位： 请购部门： 请购日期： 年 月 8、日货号名称规格单位数量用途单价金额请购原因：申请者： 部门负责人审核：综合企管部审核：经办人： 综合企管部负责人审核：单位分管领导审核：职能分管领导审批：备注：单位分管理领导负责各部门专用物品或临时所需物品请购计划的审核。编号:XZ-011印章交接情况登记表日 期移交部门接收部门交接原因印章名称印 章 模 板移交人接交人监交人印章交接情况登记表编号:XZ-011日 期移交部门接收部门交接原因印章名称印 章 模 板移交人接交人监交人编号:XZ-012司机出车情况登记表车牌号：年初里程数：月初里程数：本年累计里程数：日期/时间用车部门用车人出发地目的地公里数（KM）用车时间（小时）过路/过桥费（元9、）单程300KM以上补助误餐费（元）住宿费（元）加油情况备注数量（升）金额（元） 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分司机：车管人员：编号:XZ-013车辆费用月度统计表月份： 月主要统计指标 车牌号小计车辆基本数据 里程(km)月初数月末数本月行使累计行使耗油(L)本月数累计数百公里油耗本月数平均数行车补助本月补助累计补助油费本月数累计数路桥费本月数累计数维修保养费总费用本月数累计数维修保养项目1.2.3.4.小计本月数累计10、数保险费年票费用年审费用年检费用养路费合计本月数累计数制表： 审核：日期： 日期：编号:XZ-014 各部门用车情况汇总表用车部门： 年 月车牌号使用时间（T）单位费用标准（元）数量金额（元）司机住宿费用（元）出差补助（元）过路/过桥费（元）其它小计（元）合 计制表： 用车部门核实： 各部门用车情况汇总表 编号：XZ-014用车部门： 日期： 年 月车牌号使用时间（T）单位费用标准（元）数量金额（元）司机住宿费用（元）出差补助（元）过路/过桥费（元）其它小计（元）合 计制表： 用车部门核实：编号：XZ-015xx车辆加油登记表 车牌号： 年 月序号日期加油当时公里数（KM）油型单价（元）数量（11、升）金额（元）司机签名备注12345678小计本月出差途中加油情况小计本月油费合计（元）：司机： 车管人员核实：日期： 日 期：编号：XZ-015xx洗车登记表车牌号： 年 月序号日期司机签名备注序号日期司机签名备注19210311412513614715816小计本月出差途中洗车情况小计司机： 车管人员核实：日期： 日 期：编号：XZ-016客 餐 登 记 表年 月日 期姓 名事 由餐 数金 额签 名备注制表： 审核：编号：XZ-017湖南xx股份有限公司对外发文稿纸签发：核签：核稿：主办单位和拟稿人：拟文日期： 年 月 日事由：主送单位：抄送单位：附件：文件编号：湘xx200 第 号打印份12、数： 打印： 校对： 机密程序： 绝密 机密 秘密附正文：编号：XZ-018查阅文件登记表日期部门查阅内容查阅形式批准人查阅人归还情况备注编号：XZ019卷内文件目录序号文件编号责任者题 名日期页号备注编号：XZ-020收邮件登记表日期： 年 月日期部门类别编 号收件人名址数量收者签名备注编号：XZ-021发邮件登记表日期： 年 月日期部门类别编 号收件人名址数量发件人签名备注编号：XZ-022呈批件登记表序号日 期编 号主 题呈送部门审 批 结 果经理室拟办意见处 理 结 果备 注编号：XZ-023发传真登记表日 期部 门发送对方号码发送份数经办人签字编号：XZ-024固定资产移交清单部门：13、日期：类别名称型号数量资产编号备注移交人：接交人：监交人：编号：XZ-025合同清册目录单位：日期：签订日期类 别甲 方乙 方合 同 名 称合同编号金额有效期限备 注制表：审核：编号：XZ-026汽车保养、维修申请单 日期 ：部 门车号保 养里程数维 修损坏零部件需更换的零部件具体原因派车人建议综合企管部经理签署意见上级主管意见上上级主管意见汽车保养、维修申请单 日期：部 门车号保 养里程数维 修损坏零部件需更换的零部件具体原因派车人建议综合企管部经理签署意见上级主管意见上上级主管意见编号：XZ-027湖南xx股份有限公司招待费用申请表部门： 日期： 至一餐饮费用：序号日期招待单位参加人数主要14、成员名单金额二礼物费用礼品品种赠送名单金额三住宿交通费用酒店住宿：交通费用：四其他合计费用预估总额：申请人： 核准：湖南xx股份有限公司招待费用申请表部门： 日期： 至一餐饮费用：序号日期招待单位参加人数主要成员名单金额二礼物费用礼品品种赠送名单金额三住宿交通费用酒店住宿：交通费用：四其他合计费用预估总额：申请人： 核准：编号：XZ-028湖南xx股份有限公司开具介绍信申请单联系单位事由：时间： 年 月 日申请部门申请人部门经理签字综合企管部经理签字备注湖南xx股份有限公司开具介绍信申请单联系单位事由：时间： 年 月 日申请部门申请人部门经理签字综合企管部经理签字备注湖南xx股份有限公司开具介15、绍信申请单联系单位事由：时间： 年 月 日申请部门申请人部门经理签字综合企管部经理签字备注编号：XZ-029名片请印单 日期： 年 月 日名片正面（中文）名片反面（英文）部门DEPT地址ADD电话TEL传真FAS邮编P.C姓名NAME职务手机PTE-mailE-mail填表人印刷盒数部门经理审核综合企管部经理复核经办人承办结果编号：XZ-029名片请印单 日期： 年 月 日名片正面（中文）名片反面（英文）部门DEPT地址ADD电话TEL传真FAS邮编P.C姓名NAME职务手机PTE-mailE-mail填表人印刷盒数部门经理审核综合企管部经理复核经办人承办结果编号：XZ-030文件资料移交清单16、部门（分子公司）： 日期： 年 月 日序号文件编号文件名称类别版本号页数备注移交人： 接交人： 监交人：日 期： 日 期： 日 期：编号：XZ-031xx会议室使用登记表日期时间使用部门事 由使用人签 字会后会议室整理备注 编号：XZ-032 借书登记卡书名编号借书还书备 注日期签名日期签名编号：XZ-033索 书 条编号书名类别借书者备注 湖南xx股份有限公司用车申请单 编号：XZ-034用 车部 门用车人人 数出 车时 间年 月 日 时 分预计返回时间年 月 日 时 分出 车区 间起： 止：出 车事 由用车部门经理签字派车人签 字综合企管部经理签字单位分管理领导签字司 机车牌号实际用车时间17、过路/过桥费往返里程KM出 差补 助司 机住宿费用车人核 实注：法定节假日、公体日、出车当天不能返回公司的公务用车及不在派车范围内的员工公务用车，需经综合企管部经理审核，呈单位分管领导批准后，车管人员方可派车。用车申请单存根 （以申请单为准）用车部门：用 车 人：人 数：出车时间：返回时间：出车事由：司 机：车 牌 号： 湖南xx股份有限公司用车申请单 编号：XZ-034用车申请单存根 用 车部 门用车人人 数出 车时 间年 月 日 时 分预计返回时间年 月 日 时 分出 车区 间起： 止：出 车事 由用车部门经理签字派车人签 字综合企管部经理签字单位分管理领导签字司 机车牌号实际用车时间过路18、/过桥费往返里程KM出 差补 助司 机住宿费用车人核 实注：法定节假日、公体日、出车当天不能返回公司的公务用车及不在派车范围内的员工公务用车，需经综合企管部经理审核，呈单位分管领导批准后，车管人员方可派车。（以申请单为准）用车部门：用 车 人：人 数：出车时间：返回时间：出车事由：司 机：车 牌 号： 湖南xx股份有限公司用车申请单 编号：XZ-034用车申请单存根 用 车部 门用车人人 数出 车时 间年 月 日 时 分预计返回时间年 月 日 时 分出 车区 间起： 止：出 车事 由用车部门经理签字派车人签 字综合企管部经理签字单位分管理领导签字司 机车牌号实际用车时间过路/过桥费往返里程KM19、出 差补 助司 机住宿费用车人核 实注：法定节假日、公体日、出车当天不能返回公司的公务用车及不在派车范围内的员工公务用车，需经综合企管部经理审核，呈单位分管领导批准后，车管人员方可派车。（以申请单为准）用车部门：用 车 人：人 数：出车时间：返回时间：出车事由：司 机：车 牌 号： 编号：XZ035文件更改申请单部门（分子公司）：日期： 文件名称文件编号版本更改原因：更改内容：申请人：日 期：所在部门意见：签 名：日 期：审核部门意见：签 名：日 期：编号：XZ036文件更改通知单TO：FROM：文件名称： 文件编号： 版本/更改次： 更改内容： 日期： 年 月 日编号：XZ036文件更改通知20、单TO：FROM：文件名称： 文件编号： 版本/更改次： 更改内容： 日期： 年 月 日编号：XZ037文件销毁清单部门（分子公司）：日期： 年 月 日序号文件编号文件名称销毁原因份数备注制表：审核：编号：XZ038查阅文件申请单日期申请人单 位备注查阅内容查阅形式：借原件外出；现场查原件；复印，份数部门经理签 字综合企管部经理签字总经理室签 字查阅文件申请单日期申请人单 位备注查阅内容查阅形式：借原件外出；现场查原件；复印，份数部门经理签 字综合企管部经理签字总经理室签 字查阅文件申请单日期申请人单 位备注查阅内容查阅形式：借原件外出；现场查原件；复印，份数部门经理签 字综合企管部经理签字总21、经理室签 字编号：XZ039查阅文件登记表日期部门查阅内容查阅形式批准人查阅人备注编号：XZ040受控文件清单部门（分子公司）：日期： 年 月 日序号文件编号文件名称类别版本号页数备注制表： 审核：编号：XZ041外来文件最新有效版本清单部门（分子公司）： 日期： 年 月 日序号文件编号文件名称类别颁布日期来源页数备注制表：审核：编号：XZ042基础设施管理台帐部门（分子公司）：类别名 称规格型号购买日期购买价格数量编号所属地使用者责任人备注制表：审核：编号：XZ043基础设施报废申请表部门（分子公司）：制表日期： 年 月 日基础设施名称编号单位型号购买日期购入价格元已使用年限累计折旧 额申请22、报废原因申请人： 年 月 日部门（分子公司）负责人意见签 字： 年 月 日相关职能部门意见 签 字： 年 月 日职能分管领导批示意见 签 字： 年 月 日总经理批示 签 字： 年 月 日备注编号：XZ044基础设施大修（验收）申请表部门（分子公司）：制表日期：年月日基础设施名称编号单位型号购买日期购入价格元已使用年限累计折旧 额维修情况申请大修及原因 申请人： 年 月 日部门（分子公司）负责人意见 签 字： 年 月 日相关职能部门意见 签 字： 年 月 日职能分管领导批示意见 签 字： 年 月 日总经理批示 签 字： 年 月 日验收结论 验收人： 年 月 日编号：XZ045基础设施封存、停用、23、启用申请表部门（分子公司）：表日期： 年 月 日基础设施名称编 号型 号单 位封存停用原因： 申请人： 年 月 日部门（分子公司）负责人意见： 签 字：年 月 日重新启用原因： 申请人： 年 月 日部门（分子公司）负责人意见： 签 字：年 月 日编号：XZ046基础设施年度维护、保养、维修计划部门（分、子公司） 时段： 年 月至 年 月 序号日期所属部门设施名称编号规格型号数量使用/保管人维护、保养、维修保养项目、内容维护、保养、维修保养人员备注总经理： 分管领导： 部门负责人： 制表：编号：XZ047基础设施维护、保养、维修记录部门（分、子公司） 下属部门（线、场、车间） 序号日期设施名称编24、号规格型号数量使用/保管人维护、保养、维修保养项目、内容维护、保养维修保养人员维修保养结果备注编号：XZ048办公楼安全检查巡视情况登记表日期时间十九楼门窗关闭情况十九楼电源、电器、电脑等设备关闭情况二十楼门窗关闭情况二十楼电源、电器、电脑等设备关闭情况其他（含员工加班情况）检查人编号：XZ049固定资产购置审批表申报单位申报日期编号申报项目名称申报项目具体内容固定资产类别是否预算内项目购置目的项目效益分析回报率产量增加幅度成本降低幅度预算金额申报金额其中：设备费用土建费用安装费用申报单位负责人技术部门审核财务部门审核综合企管部门审核单位分管领导审核：企管总监审核：董事长审批：注：固定资产更新25、更新改造审批适用此表。编号：XZ050预算外固定资产费用申请表申请单位申请日期申请项目名称申请项目具体内容固定资产类别购置目的未纳入预算原因申请单位负责人签字单位分管领导审核：企管总监审核：董事长审批：编号：XZ051固定资产报废清理审批表申报单位申报日期固定资产名称固定资产编号固定资产类别预计使用年限已使用年限账面原值已计提折旧账面净值已计提减值准备上一次维修情况时间费用报废原因预计净残值预计可收回变价收入预计发生清理费用预计清理净损益申报单位处置意见申报单位负责人签字综合企管部意见财务部意见单位分管领导审核：企管总监审核：董事长审批：编号：XZ052固定资产清理结果报告单固定资产使用单位固26、定资产名称固定资产编号固定资产类别清理日期清理方式固定资产账面价值清理费用变价收入清理净损益使用单位负责人签字固定资产管理部门签字财务部签字清理经办人签字注：1、固定资产清理过程中回收的可利用材料和配件，应办理入库手续，入库单随清理结果报告单交财务入账。2、固定资产清理结果应报综合企管部备案。编号：XZ052固定资产清理结果报告单固定资产使用单位固定资产名称固定资产编号固定资产类别清理日期清理方式固定资产账面价值清理费用变价收入清理净损益使用单位负责人签字固定资产管理部门签字财务部签字清理经办人签字注：1、固定资产清理过程中回收的可利用材料和配件，应办理入库手续，入库单随清理结果报告单交财务入27、账。2、固定资产清理结果应报综合企管部备案。编号：XZ053固定资产调拨单固定资产名称固定资产编号固定资产类别调拨日期调出单位名称调入单位名称账面原值已计提折旧账面净值固定资产管理部门意见单位分管领导审批编号：XZ054固定资产借用单借用单位经手人借用单位负责人借出日期预计归还日期用途固定资产名称固定资产编号固定资产类别账面价值借用单位分管领导审批固定资产管理部门意见企业管理总监审批编号：XZ055闲置固定资产申报明细表申报单位申报日期固定资产名称固定资产类型固定资产编号账面原值已计提折旧账面净值资产状况闲置原因制表： 单位负责人：编号：XZ055闲置固定资产申报明细表申报单位申报日期固定资产28、名称固定资产类型固定资产编号账面原值已计提折旧账面净值资产状况闲置原因制表： 单位负责人：编号：XZ056质量记录清单部门：日期：年月日序号记录名称编号编制部门编制日期保存期限备注编制：审核：编号：XZ057改进措施报告责任部门责任人序号需改进事项计划完成时间改进措施完成时间具体实施情况备注改进事项陈述： 责任人签名： 日 期：改进措施实施效果验证：验证人签名： 日 期： 编号：XZ058管理评审报告评审目的：评审日期/时间： 主持人：参加人员：缺席人员： 应到 人实到 人评审内容综述：改进决定：序号改进事项责任部门责任人完成时间备注编制： 审核：批准：编号：XZ059管理评审计划 编制日期：29、 年 月 日评审目的：评审依据：计划评审时间：评审内容及评审重点：序号日期评审内容主持人备注参加评审的部门/人员：评审所需资料的准备要求：序号需提交资料截止日期责任部门备注拟定：审核：批准： 编号：XZ060会议签到表会议名称开会日期会议地点会 议主持人会议记录人员到会人数缺席人数缺席人员参会人员签名序号姓名单位名称签名序号姓名单位名称签名编号：XZ061内部质量管理体系审核报告审核目的：审核范围：审核依据： 审核日期：受审核部门：审核组长： 审核员:审核过程综述：不合格项统计和分析（包括：数量、严重程度、特定部门有缺点、特定要素执行情况、存在的主要问题等）：对质量管理体系的评价（包括：文件化30、体系与标准的符合程度、实施效果、发现和改进体系的运行机制及措施等）：结论：纠正措施要求及审核报告分发对象：审核组长： 审核： 批准：编号：XZ062第 次内审不合格项分布统计表 日期：年月日部门过程总经理室综合企管部技术开发部贸易部营销中心人力资源部博罗分公司永安分公司湘乡分公司韶山分公司生物科技分公司 湘潭分公司珠海分公司深圳分公司小计4.15.15.25.35.66.16.26.36.47.17.27.37.47.68.18.38.4总计编号：XZ063不合格报告日期：年月日受审核部门时间不符合项事实陈述：不符合条款：不符合类型： 严重不符合 一般不符合审核员： 审核组长：原因分析： 责任31、部门负责人： 日期：纠正措施：责任部门负责人： 日期： 审核员： 日期：纠正措施完成情况： 责任部门负责人： 日期：纠正措施实施效果验证：验证人： 日期：编号：XZ064内审检查表和审核记录受审核部门日期审核员受审核部门负责人涉及的过程检查内容和方法审核纪录编号：XZ065纠正/预防措施实施报告编号：日期：年月日报告类型： 纠正措施报告 预防措施报告存在/潜在不合格情况：签名/日期原因分析：签名/日期：纠正/预防措施：责任部门： 责任人： 完成时间：拟定： 批准： （单位分管领导、职能分管领导、管代）实施情况：实施人：效果验证：验证人：编号：XZ066基础设施调拨单部门（分子公司）：制表日期：32、年月日基础设施名称编 号型 号单 位购买价格现使用部门现使用人需使用部门需使用人调拨原因： 签 字： 年 月 日职能部门意见： 签 字： 年 月 日总经理室意见： 签字：年月日号：XZ067xx 部（分子公司） 年度工作目标 部门/分子公司： 日期： 年 月 日序号目标项目标内容目标值保障措施完成期限责任人经营目标管理目标编制： 审批：注：季度、月度、岗位目标可参照此表编制。编号：XZ068xx 部门（分子公司）工作目标执行情况表部门/分子公司： 目标执行期限： 年 月到 年 月序号目标项目标内容目标值时间要求责任人实际完成情况实际与目标值的差异改进措施编制： 审批：编号：XZ069xx工作目标追踪单目标部门：目标责任人：目标项目标施行进度目标达成率原因分析改进措施和办法处理情形签发人： 签发部门：编号：XZ-069xx工作目标追踪单目标部门：目标责任人：目标项目标施行进度目标达成率原因分析改进措施和办法处理情形签发人： 签发部门：