1、石化公司公文管理制度及文件格式要求编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 石化有限责任公司 公文管理规定一、目的为了规范石化公文管理，特制定本规定。二、范围包括行文格式、公文处理、职责、管理内容与要求等。三、职责（一）综合管理部负责全公司内所有公文的管理，管理标准的起草、执行、监督以及违规处罚，公司级公文的拟定、报批、收发、传送。（二）机构人事任免文件由人力资源部负责拟定、报批，综合管理部审核并统一发布。（三）各部门负责部门级文件的拟定、报批、发放，并对发放的文件规范性负全责。部门级文件需在OA中公告的，交由综合管理部审核2、通过后方可发布。四、公文管理内容与要求（一）公文格式1、公文用纸幅面及版面尺寸公司、部门所打印材料如无特别要求一律使用word格式，制定表格一律使用Excele格式。一般公文用纸采用A4型纸双面打印，公文用纸上下页边距为：30mm1mm，左右页边距28mm1mm，标题与正文之间空留一行，行距为15磅。2、公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。3、排版规格与印制装订要求标题一般用华文中宋2号字体，所有的副标题一律为楷体3号字体，前面一律用“ ”索引。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，全部正文行距为固定值28磅即可。4、装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面3、与书芯不脱落，后背平整、不空。装订的订位为两钉订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为10mm左右；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。5、结构层次序数第一层为“一、”，第一层的标题用黑体，后面无需添加任何标点符号；第二层为“（一）”，第二层级标题楷体（如第二层级所在自然段无法提炼出主题，则无须加粗），后面无需添加标点符号；第三层为“1、”第四层为“（1）”，字体均为仿宋。6、成文时间用汉字将年、月、日标全，年份不能简写，“零”写为“”。成文时间上面不署发文部门名称时，需加盖相应的印章；如无必要加盖印章时，则署发文部门名称。发文时间的横向距离是右空4字，纵向与正文的距离4、要依据印章大小而定，其标准是：印章加盖在成文时间上，印章的上弧距正文不到一行的空白，这样要求是为了防止变造公文。7、加盖印章加盖印章有两种方式：一种是将印章的下弧压在成文时间上，适用于下弧没有文字的公章；另外一种是适用于印章下弧有文字的印章，如部门用章或财务专用章，这种要求印章的中心线压在成文时间上。印章用朱红色印泥。当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不允许采取标识“此页无正文”的方法解决。具体地说，当公文正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将1行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小5、行距或字距，挤出能容下印章的位置。8、附注及其他附注一般是对公文的发放范围，使用时需要注意的事项加以说明。如“此件发至主任级”、“此件不得复印”等。公文附注不是对公文的内容作出解释或注释，对公文的解释或注释一般在公文正文中采取句内括号的方式解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体，词目之间空1字。9、附件公文如有附件，应该在正文下一行加以标示。附件说明位于正文的左下方，正文的下一行居左空两个字的位置，在公文成文日期之上。附件务必要注明所附文件材料名称以及件数。如果附件为1件，则表示为“附件1件6、：XXX”；如为2个附件，则表示为“附件2件：1、XXX2、XXX”，“附件2件：1、XXX”与“2、XXX”分别占一行位置，“1、XXX”与“2、XXX”左端相互对齐；如为多个附件，则以此类推。附件另起一页，在材料第一页单独占用第一行注明“附件”两字，用黑体3号字体；如有多个附件，还要用阿拉伯数字在相应材料上列明“附件1”、“附件2”附件应该与正文一起装订。10、抄送公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。回行时与冒号后的抄送部门对齐，在最后一个抄送部门后标句号。如抄报部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。（二）公文编号1、红头文件编号（1）属于公司7、红头文件，其编号按“石字xx号”的编号”执行。（2）凡以石化有限责任公司对外（石化以外单位）发红头文件的，一律由综合管理部统一归口。2、非红头文件的编号（1）非红头文件编号要素的组成非红头文件编号要素由公司简称、所在部室简称、年代号、顺序号组成（2）公司非红头文件结构图X X X （X） X 顺序号(一年一流水，从001999编号) 四位数公元年代号 所在单位简称 公司代号（3）非红头文件公文编码1）非红头文件公文编码采用石+所在部室简称（X）+年份+顺序号的方式来表示。2）属公司发文的，其非红头文件编号可按年度发文时间先后顺序，由各部门累计计算。3）各类通知、通报、纪要、申请报告、审批单及付8、款申请单等均使用此编码。4）非红头文件公文编码示例如：综合管理部年第10份非红头文件：石（行）010。（三）行文要求1、需确有必要，一事一议，准确规范，同时注重效用。2、对外联系中，上行文由综合管理部根据职责行文，其他部门不得对外行文。3、上下级部门、部门与部门之间需正确使用公文文种，文种使用错误，上级单位有权责令纠正或撤销。4、红头文件格式要求。上行文红头文件格式按本制度附件1规定的格式执行，下行文红头文件的按本制度附件2规定的格式执行。（四）公文的起草注意事项1、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。2、起草公文的理由包括起因、以及中间交涉过程9、，必要时附上相关资料与文件。3、公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（五）请示审批1、请示审批是公司经营的一10、项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得总经理审查、裁决和公文批复之后，方能实行。2、须请示审批事项如下：1) 职务及重要人事安排；2) 各种制度性规定的变更；3) 重要契约的缔结、解除与变更；4) 诉讼行为；5) 与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；6) 土地、建筑物等所有权的购买与转让；7) 大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支；8) 分支机构的增减与升降；8) 预算与决算事宜；10) 借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；11) 重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；12) 定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；13) 有关经营的11、重要计划与企划；14) 其他上述未涉及的重要事项。3、请示审批者为公司总经理，以及以此为标准确定的主管。4、对请示审批的提案文件必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。5、请示审批的事项，必须以提案文件的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文件形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文件上报。6、请示提案文件的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文件应一式多份，分送有关部门如业务部、总经理和财务部等等。7、请示提案文件必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。8、请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。9、请示提12、案原则上由各级办公室保管。（六）公文归档1、公文办理完毕后，应当将公文原件交档案室整理（立卷）、归档，电子版文件需及时交档案室存档。2、个人不得保存应当归档的公文。3、归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。4、联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。五、附则（一）本办法自颁布之日起执行；（二）本办法由综合管理部负责制定、解释并实施。附件4件：1、公司红头文件请示 2、公司红头文件通知 3、公司非红头文件（一） 4、公司非红头文件（二） 附录1：公司红13、头文件（上行文：请示）小标宋 石化有限责任公司文件石字10号阿拉伯数字居中3号仿宋加黑 宋体二号空2行顶格关于的请示空1行：3号仿宋（每行排28字，每页排22行）。 。全角冒号不加标点符号号附件：1.空2字2.黑体3号空4字（石化有限责任公司）二一二年月日日期大写居左空2字空2行3号仿宋（联系人：，电话：）空1字逗号隔开3号小标宋全角冒号3号黑体主题词：句号抄送：，。空一字石化有限责任公司 年月日印发 3号仿宋校对： （共印 份）空1字 附件2公司红头文件小标宋（下行文：通知）石化有限责任公司文件石字10号居中阿拉伯数字3号仿宋加黑 宋体二号空2行关于的通知顶格空1行3号仿宋（每页排22行，每14、行28字）：空2字全角冒号。 不加标点符号空一行附件：1.3号黑体2. 空4字 （石化有限责任公司）二一二年月日 日期大写3号小标宋全角冒号逗号隔开空1字3号黑体空一字句号主题词：抄送：，。 石化有限责任综合管理部 年月日印发空1字校对： （共印 份）注：主题词及以下部分应视文件的需要排版，应排在公司印鉴和日期下面，一般空行即可；主题词及以下部分在排版格式上上行文与下行文基本相同。117mm空一格附件3公司非红头文件（一）（常规通知格式）标题字体宋体二号字，居中通 知石（行）010石：公司简称（行）：行政部；：年份；010：发文顺序号顶格关于XXXXX的通知 空1行X X X X X X X：15、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 正文字体仿宋三号特此通知！空4字 石化有限责任公司 综合管理部日期大写 二一二年十月十日117mm空16、一格附件4公司非红头文件（二）主标题较长时换行要在词组的完整处，主标题为二号方正宋体居中（情况反映/工作汇报格式）标题字体宋体二号字，居中XXXX情况反映/工作汇报主送单位和主标题之间距空一行或姓名或职务三号楷体顶格（二0一二年十月十日）（空一行）主送单位/主送领导： 正文为三号仿宋，首行两格。一、 一级标题为三号黑体空两格（换行后边无句号）（一）二级标题为三号楷体加黑空两格。正文段落过长时，要分清层次，可设立三级标记，举例如下：一是三级标题字体为仿宋加黑。正文。二是层次清晰。正文。三是通常划分为三个以上的层析。正文。（二）二级标题楷体加黑空两格。小标题还可以采用序列编码标示: 1.字体为三号仿宋加黑空两格。 （1）第四级以下均为三号仿宋，与正文同。 A、第五级标示空两格。 a、如有第六级表示空两格。如需落款空两行偏右侧日期大写