1、公司在职人员各类会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的 为了公司各类会议有序的组织与管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本规定 2 适用范围 适用于公司在职人员召开的各类会议。3 会议分类 3.1 举行地点分为内部会议及外部会议3.2 内部会议指在公司会议室举行的由公司内部人员召开或由公司外部人员参与的会议。 3.3 外部会议指在公司外部举行由公司内部分员召开或由公司外部人员参与的会议。 4 公司内部会议 4.1 会议通知 4.1.1 已安排并公告的例会等同于会议通知，不需要通知与会人员与人事行政部2、，会议改期除外。 新增例会、变更例会时间及与会人员的须提前向人事行政部申请，统一于双月更新例会安排。4.1.3 不定期会议由会议组织人员填写会议室使用说明申请表，查看会议室排期，确定会议日期及时间。4.1.4 与会人员必须是对会议所要实现的目标有直接或间接责任且必须参加会议的人员，否则与会人员有权拒绝参加会议。4.1.5 会议组织者在确定召开会议时间前，要先查看与会人员（关键人员）的排期，确保与会人员能准时出席。4.1.6书面会议通知：说明会议主题、日期、会议时间（开始与结束时间，且开会时间最长不得超过2小时）、会议主持人、与会人员、记录人员、应准备的资料/文件、会议目标和会议应达成的结果。43、.1.7 会议室除已配备的设备及用品外，需要人事行政部准备增加（如座位牌、会议餐等）或减少（如椅子）的物品及相关要求应在会议室使用说明申请表中详细说明。4.1.8 会议改期或取消，应至少提前5分钟通知人事行政部及与会人员。4.1.9 因会议延期会影响到其它已安排会议或培训的，会议组织人员应提前5分钟向人事行政部说明。未提前通知人事行政部的，人事行政部有权进入会场与会议组织人员进行确认。 4.2 会场准备 4.2.1 人事行政部每天上午08：30前确认电脑、音响、键盘、鼠标、空调、电子白板等是否能正常使用。4.2.2 根据会议时间，提前15分钟对场地进行准备，包含：开电脑、投影仪、空调等。4.24、.3 会议组织人员提前准备会议资料（笔记本电脑、会议报告、演讲稿、参考资料、数据、电子文件、实物、会议签到表等）。4.2.4 会议组织人员安排1人进行会议记录，必要时须安排专人拍照。4.2.5 与会人员应根据会议通知准备相应的会议资料。4.2.6 与会人员应在会议前将相关工作安排好，进入会议室将手机设为振动、静音模式，以方便与外部联系且不影响会议。如有特殊事项必须亲自离开会议室进行处理，须向会议组织人员请假方可离开。4.2.7 与会人员至少提前2分钟到场签到，不得迟到、早退。由会议组织人员或会议记录人员统计实到人数。 4.3 正式会议要求及纪律4.3.1 会议主持人在正式开会前要向与会人员讲清5、会议主题、会议目的、讨论内容、会议截止时间。4.3.2 会议主持人员应将重要的会议议案或事项安排在会议前端；不太重要的事项安排在会议后端。 会议主持人员应维持会议秩序，禁止与会人员在会议室接听电话（总经理级例外）或未经请假离开会议场所。 会议主持人员应控制会议时间，对偏离主题或与会议无关的讨论进行制止提醒，不得无故延长会议时间。4.3.5 重要会议时间超过2小时的，会议主持人应安排中途休息时间。4.3.6 会议记录人员应将会议主要事项作重要事项记录。5 内部接待会议 5.1 在公司会议室接待客人的会议、培训、签约等，提前3天填写会议室使用申请表，并详细注明人事行政部应协助准备的物品（如座位牌、6、鲜花、宣传资料等）。 5.2 接待客人安排在1#会议室，10人以上的安排到5#会议室。 5.3 临时接待客人或紧急会议使用5#会议室与例会时间有冲突的，由人事行政部进行协调双方调整时间或更换会议室。 5.4 会议事项跟进，由会议直接接待人员进行跟进处理。6 外部召开会议 6.1 因召开重要内容或保密会议需要到外部（酒店会议厅）举行会议，由相关组织部门提前3-5天向总经理写申请并作好外部会议相关预算，经批准后提交一份给财务部准备资金同时间提供一份给人事行政部存档。 6.2 会议场所由相关部门提前预订或将相关要求提供给人事行政部，由人事行政部协助预订及准备。 6.3 会议由相关接待部门提前安排横幅7、会议内容及时间安排，安排人员摄影、录像、会议记录，会后场所清理、通讯资料撰写、会议总结、会议相关事项的处理及跟进。 6.4 涉及外部客人参与的外部会议，相关部门提前向总经理申请及预算，并做好客人接送、酒店、饭店等安排，部分可由人事行政部协助处理（预订机票、酒店、饭店、购买礼品等）。 7 会议结束 7.1 会议组织人员应将会议室进行整理，除会议室配备的设备及用品外，其它物品及时带出会议室。7.2 会议记录人员应将整理后的会议记录发给相关人员确认，并将已确认的会议记录以电子档及文档方式发给会议决议事项的执行者。会议组织人员应对会议决议的事项进行跟进，相关责任人应按时保质完成所负责的事项。人事行政8、部有权对会议决议的事项执行情况进行查验，对未按时完成且未作出任何说明的责任人，将相关事项上报其上级，作为其季度绩效考核或月绩效考核中工作态度的考核参考资料。7.3 会议决定的事项在公开之前，与会人员不得随意传播、扩散。会议印发的文件资料，与会人员要妥善保管，必要时在会议结束后，由会议组织人员统一收回。7.4 会议从准备到结束整个过程的相关文件（含会议室使用申请表、会议通知、会议相关资料、会议签到、会议记录、会议跟进情况由会议组织人员提交一份给人事行政部存档。8 会议安全 8.1 会议组织人员开会前应检查会议室通道是否畅通。8.2 所有与会人员应做到文明开会，在双方或多方讨论意见不一致发生激烈争论时，会议主持人应及时协调，避免造成口水大战或人身攻击。8.3 会议场所禁止携带易燃易爆物品进入会议场所。 9 相关表格（略）编 制审 核批 准