1、天然食品有限公司财务费用报销管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 费 用 报 销 管 理 规 定为规范公司财务行为，根据国家有关财务及税务制度的要求，针对公司财务报销内容及审核签批流程特制定本规定，本规定适用于公司所有部门。一、原始凭证的要求1、取得的各种票据必须真实、合法、完整。2、发票客户名为“XX橄榄有限公司” 或“XX天然食品有限公司”。3、正规票据应具备以下几项条件：（1）由税务、财政部门监制的正规发票或财政收据，票据上方的中央位置有税务或财政监制章；（2）有填写开票时间；（3）票据下方有开据单位发票专2、用章或财务章；（4）发票联必须复写（或套打）；（5）金额大小写均完整、规范填写，且数额相同；（6）票面内容涂改或无法辨认的，不予报销；（7）一旦出现金额写错，此发票自动作废，如出现项目写错更改，必须加盖开票单位专用章，才可生效；4、票据遗失不能以各种书面证明、其他票据代替报销。二、规范整理、填写报销单1、经办人将票据按类别分好（如车费、办公用品、其他开支等类别），然后将同类的票据粘贴在一起，粘贴方法：若票据与报销单大小类似，每张票据正面朝上，左边和上边对齐，并将左上角用胶水粘贴。票据形状较小，每张票据正面朝上，左端用胶水粘贴在和报销单一样大小的粘贴纸上，要求按票面发生时间顺序或票据形状大小依次3、粘贴成阶梯形。2、根据不同类别的原始单据，分别用钢笔或签字笔填写报销单，如费用报销单、差旅费报销单、借款单等，如一张填写不下，可填写多张。同时，将报销单与原始票据粘贴在一起。粘贴方法：原始票据与报销单都正面朝上，左上角用胶水粘贴。费用粘贴单上不能使用订书钉、大头针、曲别针等坚硬物，发票不粘贴者，费用返回。报销单上各项内容应填写完整，包括日期、内容、金额大小写、单据张数等。3、购买实物（如固定资产、办公耗材、低值易耗品）的报销单应按相关规定附请购单、入库单等审批、验收单据。4、报销手续应及时办理，一般应在费用发生之日起15个工作日内报销，销售费用可待行销结案后办理，特别费用报销时限另有规定的除外4、。无故拖延不报者，财务有权不予核销。5、填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草，不得涂改。中文大写金额数字“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”等，应规范工整填写，不得自造简化字。大写金额一栏，不管“0”在什么位置，均要写成“零”（包括封顶），不得使用U及其他符号。整理原始单据、填写报销单不符合规定的，财务有权要求经办人重新整理、填写。三、费用核销票据的要求及标准费用项目核销凭证内容及要求办公费报销购买办公用品费用，除发票外还需附购物清单及入库验收单；快递费需附快递票据及快递清单。电话费固定电话及网络费用在限额标准范围内5、的，按照发生额的100%报销，超出定额标准之外的部分不予报销。补贴通信费包干使用的，随工资发放。水电费发票并附当月水电费划表度数清单。租金正规的租赁业发票并附房租租赁协议为准核销，不能使用餐饮等其他服物业发票代替。房租报销时应按照此次报销全额提供正规发票，多开部分不计入下次报销依据。个人补贴限额包干使用随工资发放。差旅费开支需事先报批出差申请，说明出差的原因、人数、时间、地点、预算，并做为报销附件，填写差旅费结算单并提供正规发票核销。差旅费结算单上需注明往返、常驻地点、时间等行程。住宿、交通费应与行程一致，住宿费在限额标准范围内按实核销，超过部分不予报销。交通费参照标准按实核销。手撕发票要求标6、明起始地点及时间，间隔行程的发票不允许连号；如提供的发票与行程不符，不予核销。特殊情况需超标准开支的，须由总裁批准。招待费开支需事先报批客情申请，说明发生费用的原因、人数、时间、地点、预算，并做为报销附件，提供正规发票核销。购买礼品的发票上不能开礼品，以购买实物的名称开具发票。要求发票与费用实际发生地一致。堆头陈列凭申请签呈、商超协议或合同（原件）、结案报告、陈列图片、费用发票核销。费用发票要求商超提供地税服务业发票核销，发票抬头名称必须为我司全称；开票项目可开为:陈列费、堆头费、专柜费、端架费、活动费、促销费、管理费、促销服务费、展示费；不能开服务费、咨询费、劳务费等费用。由经销商代理的商超7、如不能提供地税发票，则经销商需自行到地税代开。如经销商无法按要求提供发票，则该项费用做为该经销商进货折扣处理（详见折扣规定）。条码进场凭申请签呈、首次产品进货商超验收单、费用发票核销。费用发票要求商超提供地税服务业发票核销，发票抬头名称必须为我司全称；开票项目可开为:进场费或条码费(限新品进店时使用)、陈列费、堆头费、专柜费、端架费、活动费、促销费、管理费、促销服务费、展示费，不能开服务费、咨询费、劳务费等费用。由经销商代理的商超如不能提供地税发票，则经销商需自行到地税代开。如经销商无法按要求提供发票，则该项费用做为该经销商进货折扣处理（详见折扣规定）。品尝费凭申请签呈、日报表、现场图片核销。8、客户代垫的需另附结案报告、终端客户签收凭证，待公司确认后补货返还。搭赠费凭申请签呈，待达到要求条件后随货同行。客户代垫的需另附结案报告、终端客户签收凭证、待公司确认后补货返还。年佣返利凭合同协议、地税发票核销。返利对象是客户的需另附签收凭证。发票抬头名称必须为我司全称；开票项目可开为: 。返利客户如无法按要求提供发票，则补货返还或做为该客户进货折扣处理（详见折扣规定）。运杂费提供运输业发票核销需附运输清单（注明时间、地点、运送货物名称、数量/趟数、经办人）。广告宣传凭申请签呈、合同协议、制作单、文案图片及费用核销。(窜换需注明金额)设计费凭申请签呈、合同协议、样本(专柜)图片、造价预算表、费用9、发票及相关部门验收记录核销。展销路演凭申请签呈、协议合同、文案图片、费用发票核销。费用发票要求商超提供地税服务业发票，发票抬头名称必须为我司全称；开票项目可开为:陈列费、堆头费、专柜费、端架费、活动费、促销费、管理费、促销服务费、展示费；不能开服务费、咨询费、劳务费等费用。由经销商代理的商超如不能提供地税发票，则经销商需自行到地税代开。如经销商无法按要求提供发票，则该项费用做为该经销商进货折扣处理（详见折扣规定）。汽车费用停车费及过桥费需填写差旅费结算单（注明起始地点及时间）；维修费用填写费结算单凭维修申请单、发票及维修清单、相关人员验收记录核销，更换主要零部件的还需附仓库验收入库单。检验费用10、凭申请签呈、合同协议、费用发票核销及相关部门验收记录。四、差旅费用的标准1报销标准：地区正副总经理正副部门经理一般职员区域销售人员住宿伙食交通合计住宿伙食交通合计住宿伙食交通合计区域经理城市经理业代一类地区280505038018030302401203030180210190180二类地区250505035015030302101003020150180160150三类地区20050503001203030180802020120150130120说一类地区：北京、天津、广州、上海、杭州、深圳、珠海、厦门、青岛、烟台、大连、宁波、温州市区明二类地区：省会城市（北京、天津、上海、广州郊县）、计11、划单列市、汕头、佛山、顺德、中山、泉州、漳州、晋江、石狮、南安、无锡、苏州、扬州、乐清、瑞安、舟山、绍兴市区三类地区：其他地级市、县级市、县。2、具体细则：2.1出差工具一般选择汽车、火车、轮船；特殊情况选择飞机的须在出差申请单上注明并提请分管副总裁批准。2.2出差人员出发和返程的伙食补贴以晚上六点和早晨八点为划分时点。即晚上六点前出发不满半天的按半天计算，早晨八点后返程的不满半天按半天计算，超过半天的按一天计算补贴。2.3一般工作人员乘坐火车，在晚上八点到次日晨七点之间乘火车时间超过六小时或连续乘火车时间超过十二小时的可购硬卧票。2.4出差地办事处可住宿的，出差人员应在办事处住宿。2.5销售12、人员到30公里以内地区出差，原则上返回原地住宿，特殊情况需发生住宿时，必须经销售总部总经理批准。2.6两位同性出差，住宿费按标准的80%执行。2.7驻外销售人员有办事处的应在办事处居住，无办事处时城市、区域经理一类地区补贴700元/月，二三类地区补贴500元/月;业务员原则自行安排居住，外派无居地时补贴300元/月，住房补贴费以费用补贴形式随次月工资发放(由销售总部确认，发现虚假时以一罚十)。五、物资请购流程所有物资、资产（固定资产定义：单价在2000元以上，使用年限在一年以上的资产为固定资产。）的请购，均需事前审批。按流程审批结束后，再由经管中心实施供应商评审、询价、签订合同、购置等流程。生13、产一线所需的机械设备、原辅料、包装材料的请购，由分管生产副总裁予以审批；低值易耗品、办公用品、非生产一线用固定资产，由分管行政副总裁予以审批。如预算已审批不在执行请购流程1、物资、资产的请购请购审批流程为：使用人填写请购单部门经理物管部（行政部）经理复核（落实库存情况）部门中心总经理分管副总裁财务总监总裁。物资、资产请购审批权限如下：1.1单项购置金额壹万元，签批至分管副总裁；1.2单项购置金额壹万元，需加报财务总监、总裁签批。2、原辅料、包装材料的请购请购审批流程为：使用人填写请购单部门经理物管部经理复核（落实库存情况）部门中心总经理分管副总裁财务总监总裁。原辅料、包装材料请购审批权限如下：14、2.1金额叁万元，签批至分管副总裁；2.2金额叁万元，需加报财务总监总裁签批。六、基建（含专卖店、专柜装修）、维修(含种植基地维护)申请流程基建、维修必须以单项工程（单项工程是建设项目的组成部分，是具有独立的设计文件，在竣工后可以独立发挥效益或生产能力的独立工程。）为单位进行预决算、费用审批，不得将单项工程的预决算、费用审批再行拆分为分项工程、单位工程（单位工程是指具有单独设计和独立施工条件，不能独立发挥生产能力或效益的工程，它是单项工程的组成部分）。基建、维修均须事前报批。由使用部门提出申请报部门经理、职能部门会签、部门总经理、分管副总裁、财务总监、总裁审批后执行。预算伍万元，须由总裁办招集15、三家以上有施工能力单位（或个人）进行招标，确定施工单位（或个人）。审计部（暂由财管中心代）应对预算伍万元安排事前审核，预算伍万元的工程随机抽查专项复核。基建、维修申请审批权限如下：1、金额壹万元，签批分管副总裁；2、金额壹万元，需加报财务总监、总裁签批。七、出差、招待申请流程出差、招待均须事前申请报批，说明出差、招待的原因、人数、时间、地点、预算。由申请人规范填写出差、招待申请单报部门经理、部门总经理、分管副总裁、总裁审批后执行。出差、招待申请审批权限如下：1、金额叁仟元，签批至分管副总裁；2、金额叁仟元，需加报财务总监、总裁签批。八、报销流程及审批权限报销签批流程如下：经办人部门经理部门中心16、总经理财务经理分管副总裁财务总监总裁。报销凭证由部门中心总经理签批后递交至财务部，由财务经理审核后负责交由分管副总裁、财务总监、总裁签批。签批结束后，转交资金部。资金部通知经办人办理现金报销或安排转款。1、单项日常生产经营费用（含销售费用）：1.1单项日常生产经营费用壹万元，签批至分管副总裁。及财务总监。如财务总监对该笔费用有异议，报总裁审批。1.2单项日常生产经营费用壹万元及分管副总裁、财务总监个人费用（不论金额大小）需加报总裁签批。2. 物资、资产购置费用：物资、资产购置费用报销时，采购人员须将发票、签呈、合同及请购单一并粘贴好。报销审批权限同日常生产经营费用权限。3. 原辅料、包装材料购17、买费用：费用报销时，采购人员须将发票、签呈、合同及请购单一并粘贴好。报销审批权限同日常生产经营费用权限。4. 基建、维修费用:费用报销时，经办人需将申请签呈、协议合同、发票、预决算书、验收记录一并作为附件。报销审批权限同日常生产经营费用权限。5、差旅、招待费用:费用报销时，经办人需将审批完毕的申请单作为附件。报销审批权限同日常生产经营费用权限。报销金额超过叁仟元的，应提前一天向出纳预约现金。九、借款规定部门可申请定额备用金，用于部门经办人小额支付的垫付。如经办人单次所需借支金额不高于部门定额备用金的50%，则用部门定额备用金垫付，不再另行申请借支。公司员工因公借款要办理借款手续，借款人应自行填18、写借支单，注明借支日期、事由、金额大小写、借款人，借支单审批流程为：借款人部门经理部门中心总经理财务经理分管副总裁财务总监总裁。原则上借款人前一笔借款不结清，不得办理下一笔借款手续。借款审批权限及预约款项时间为：借支金额壹万（采购借支金额伍万元）签批至分管副总裁及财务总监，提前1天向出纳预约款项。借支金额壹万（采购借支金额伍万元）需加报总裁签批，提前2天向出纳预约款项。借款人在业务办妥后须及时办理报销手续。当月内费用冲销完毕的，归还借支单，但双方当面对借支单盖章作废；跨月冲销费用的，由出纳开具收据给借款人。 十、使用单据（详见附件）1、“ 费结算单”：用于现金费用（含转账至个人账户）的报销审批19、。2、“转账单”：用于对公账户汇款的报销审批。3、“借支单”：用于经办人因公借款及部门定额备用金审批。4、“差旅费报销单”用于出差费用及车辆停车费、过桥过路费用审批。5、“出差申请单”用于出差申请审批。6、“招待申请单”用于招待、成品领用、购物卡（券）申请审批。7、“维修申请单”用于日常维修、汽车维修申请审批。十一、审批责任各部门都应本着节约有效的原则使用公司资金。审批流程中相关人员应承担相应的责任。经办人及相关审批责任人在签字确认时，必须标注日期。经办人责任：费用开支、使用的必要性。部门总经理责任：把关费用开支、使用使用真实性、合理性、有效性。财务经理责任：审核原始凭证的真实性、完整性、合法性、程序性；金额加总是否正确；是否符合公司及国家的有关规定；各部门费用预算审核及跟踪；。分管副总裁责任：权限范围内核准报销；部门费用预算控制管理。财务总监责任：监督费用开支、使用的有效性、合理性，合理安排调度资金并权限范围内核准报销。总裁责任：核准报销。十二、办理时间财管中心每周二、五下午上班时间办理出纳现金报销及财务经理、财务总监费用报销审批。本办法自文件签发日起实行，之前财务核签规定与此管理规定不符的，以此规定为准。总 裁： 年 月 日