1、公司费用报销及其它付款财务制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 总则1.1 目的：为规范报帐及各项付款，加强开支管理、严格费用支出、杜绝浪费、提高经济效益和促进管理的规范化。1.2 费用报销，是指公司各部门和员工因日常公办需要，对公司零星使用资金的借支、使用和报账行为。其它付款指除公司费用报销外支付其它款项。1.3 适用范围：适用于公司全体员工，全体员工应共同遵守。2 报销单据管理规定2.1 票据要求2.1.1 报销单据必须是真实、有效、完整、合法的原始凭证，不合法的单据原则上不予报销。2.1.2 发票丢失、损坏2、等特殊情况下，由经办人员写出书面说明，证明人、部门经理、财务经理、分管副总经理等签字，报总经理审批后，才能报销。2.2 审核要求：业务部门负责原始凭证的真实性、完整性审核，财务部负责原始凭证的合法、合规性审核，并根据具体情况，作如下处理：2.2.1 对没问题的原始凭证给予办理报销手续；2.2.2 对有问题原始凭证的处理：2.2.2.1 不真实、不合法的不予受理；2.2.2.2 记载不明、不完整的凭证，予以退回，要求补充、更正。2.2.2.3 金额等重要项目有涂改的原则上予以退回。2.2.2.4 弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应予以扣留，查明原因，及时向公司领导报告，给与严肃处3、理；2.3 单据的应用说明： 单据名称使用说明事务招待请示单招待（用餐、住宿）事前申请，注明费用支出预算、事由等事务请示报告单请购招待用品、办公用品申请差旅费报销单差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）费用报销单非差旅费的日常费用报销借款单日常费用借款2.4 报销单据填写、粘贴要求：报销单据必须用蓝、黑水笔书写，附件粘贴规范、有序，不得使用订书针、大头钉、回形针串别，原始凭证显示号码和金额的位置不能被粘死；不符合规定的，财务部门有权退回。3 借支规定3.1 借款用途：员工借款只能用于公司工作需要，不得因私事借款。3.2 借款金额：员工因工作需要，可预先在公司借款，金额以能满足必要的支出为限。34、.3 借款审批流程：员工借款按最新实施的公司报账审批流程办理审批。3.4 报帐、还款要求：借款人应在出差归来或业务办理完毕后10个工作日内办理报销还款手续；原则上一次借款未还清的，不得再次借款（不含备用金）。3.5 借款催收：3.5.1 所有借款在员工工作调动、离职、春节放假前应全部收回，由财务部及借款部门负责人监督完成。3.5.2 借款的日常催收部门经理对本部门员工的借款还款情况要及时跟踪了解，财务部每月清理一次账目，对逾期不还款或不报账者，应立即通知借款人及其部门经理，催还借款；对逾期一个月以上的借款，如无正当事由延迟还款及没有还款计划的，财务部上报公司总经理，以便及时采取措施，减少不必要5、的经济损失。3.6 备用金制度3.6.1 备用金的适用范围一些岗位日常用款次数较多，如零星采购等，为控制其借款总额和方便其报帐工作，可根据其业务量核定其备用金金额。3.6.2 日常报帐具体操作 3.6.2.1 借款人一次性从公司财务部领取规定限额的备用金，日常报帐不需冲所借备用金，直接报帐即可。3.6.2.2 如临时发生较大的采购或费用引起备用金不够用的，可按相关程序申请临时借款，临时业务发生后，报帐单冲临时借款，归还所有临时借款。3.6.2.3 非发生以上特殊情况，备用金借款人借款不得超过备用金限额。3.6.3 备用金标准的核定程序由各部门、科室对有需要的岗位人员，根据其业务量核定其备用金金6、额，经部门经理审核、财务审核、总经理与董事长审批。4 出差管理规定4.1 出差审批出差人员出差需写请示单，说明出差原由、地点、时间等。一般员工出差需部门经理审批；部门经理出差需总经理审批；副总经理出差需总经理审核，董事长审批。出差报帐时，出差报帐单需附已审批的出差请示单，否则不予报销。为便于工作，总经理或董事长出差需相互告知，不需写书面资料。4.2 报销范围：包括员工根据公司安排到外地出差发生的交通费用、住宿费用和出差补贴等。4.3 报销标准职 务住宿费限额（天）伙食补贴（天）单 人双 人董事长、总经理实报实销实报实销实报实销副总经理500/人500/人实报实销部门经理300/人300/人实报7、实销部门经理以下人员180/人100/人50/人职 务火车飞机市内交通董事长、总经理、副总经理软卧普通舱计程车部门经理硬卧普通舱计程车一般员工硬座公交车 备注：公司驻外长s驻人员，标准视情况另定。4.4 报帐申批流程4.4.1 按最新实施的公司报账审批流程办理审批。由财务报帐员办理相关审批流程，其他人员办理的不予签批。4.4.2 审核员对票据的审核、报销要求：4.4.2.1 审核员在收到出差发票，须附有已审批的出差请示单，否则退回不予办理。4.4.2.2 收到已审批的出差请示单与发票，如当时不能及时填报的，要办理单据的交接手续，以免出现纠纷。4.4.2.3 出差人应按日期写明出差路线，报帐审核8、员严格按财务相关制度审核、粘贴、填制，审核过程中发现有假发票、不属本次报销范围等报销单据的，将剔出不予报销。4.4.2.4 对于超出报销标准的出差费用，原则上按标准报销，有特殊情况的经总经理审批后方可据实报销。4.4.2.5 出差单据经财务部报帐审核员审核、粘贴、填制，并经出差人签名确认后，按财务签字审批程序代办相关签字审批工作。办好签字审批程序后，通知出差人领取出差报销单据，注意要办好单据交接手续，出差人自行到资金科报帐领款。报销金额首先冲减其个人借款，多退少补。4.5 情况说明4.5.1 报帐时间：出差人员回公司后，应在10天之内将出差单据核好金额交财务部报帐审核员，超期不交报帐审核员导致9、不能报销的，后果自负。4.5.2 出差食宿由他人安排的处理：出差人员出差时，如食宿已被安排好、无需个人负担的，则不予报销食宿费。4.5.3 两人以上出差的报销标准：两人或多人一起出差，职务有差异的，住宿费、交通工具标准可按高职别标准报销。全部出差费用由1人报销，其中跨部门的，需附费用分摊明细表，并由各部门经理签字确认，交财务部报帐审核员办理。4.6 带小车出差报销规定4.6.1 董事长、总经理、副总经理、部门经理可带小车出差，相关油费、过路费等据实报销。4.6.2 其他人员带小车出差，需经分管副总批准。4.7 报销标准与发票不一致的处理：报销金额按报销标准要求处理，小于报销标准的，按实际报销，10、高于报销标准的，按标准报销。4.8 探亲的报销规定探亲人员仅报销相关往来车费，不得报销伙食补贴、住宿补贴等相关费用，自驾车回去的，经理以上的实报实销，经理以下人员只报销燃油费，其它费用不予报销。4.9 外出补助标准4.9.1 员工因公外出中午无法回公司就餐，公司给予误餐补助。标准为：长葛市辖区10元，许昌市辖区（不含长葛）15元/人次，许昌市以外辖区20元/人次。4.9.2 司机出差在外有住宿的给予出差津贴，第一天按20元/天，其余天数按50元/天。相关出差人员签字证明（包含司机），无相关人员的，部门经理签字证明；4.9.3 费用报销期限为10个工作日，过期不予报销。4.10 出差住院情况的费11、用报销出差人员在出差地因病住院，期间按标准发给伙食补贴，不发交通费和住宿费。住院超过一个月的停发补助费。4.11 公司业务无关的差旅费的处理与办理公司业务无关的差旅费、其他应由个人承担的费用不得报销。 5 业务招待管理制度5.1 业务招待费的使用原则业务招待费使用必须对促进企业安全生产、经济合作、企业管理、公司形象展示起到积极的作用。5.2 业务招待费的使用范围5.2.1 用于上级主管部门、政府部门到本公司检查、指导工作及兄弟单位来客联系工作的接待。5.2.2 用于业务部门外出联系工作所发生的必要招待。5.2.3 用于本企业发生突发性事件后的抢险抢修以及救灾所发生的就餐、茶水饮料等必要性开支。12、5.3 业务招待费的招待标准行政部是业务招待费的管理部门，根据制度严格控制使用并负责检查和考核。5.3.1 业务招待标准：接待政府部门处级以上人员、银行分行行长和业务单位高层管理人员的接待标准由公司领导决定；接待政府部门科级人员、银行支行行长或副行长、业务单位中高层人员原则上不超过150元/人的标准；接待政府部门科级以下人员、银行支行副行长以下人员、业务单位中层以下人员原则上不超过80元/人的标准；特殊情况的接待，由公司领导决定；业务用餐费用标准要按照事前请示原则执行，应列明接待及用餐人数，请示用餐金额范围；报销时除经办人签名外，至少应有一人为证明人签名。5.3.2 外单位到公司联系工作、参观13、等原则上不安排用餐。特殊情况须填写事务招待请示单。报告总经理或董事长批准。5.3.3 省、市级和相关职能部门领导接待用餐，由接待部门报总经理或董事长批准后方可接待，标准视具体情况而定，实报实销。5.3.4 凡超过标准的，其超出部分自理；凡没有完善就餐手续所发生的招待费用一律自理。5.4 业务招待费申请程序各部门、科室来客招待，需要事先在就餐或者活动前两小时填写招待业务申请单，根据来客情况，确定接待标准或规格。除董事长、总经理以外，各科室招待来客先填写“事务招待请示单”，注明招待来客姓名、职务、事由、经办人、来客人数、招待标准等内容，“事务招待请示单”必须按最新审批流程办理，最后作为报销凭证。因14、特殊原因，来不及填写事务招待请示单的，招待单位要及时完善手续，超过两天的不予报销。5.5 报帐审批流程5.5.1 按最新实施的公司报账审批流程办理审批。由财务报帐审核员办理相关审批流程，其他人员办理的不予签批。5.5.2 审核员在收到招待发票，须附有已审批的事务请示单，否则退回不予办理。收到后如不能及时办理的，要办理单据交接手续，以免出现纠纷。报帐审核员严格按财务相关制度审核、粘贴、填制，审核过程中发现有假发票、不属本次报销范围等的报销单据，将剔出不予报销。对于超出报销标准的原则上按标准报销，有特殊情况的经总经理审批后方可据实报销。招待费单据经财务部报帐审核员审核、粘贴、填制，并经经办人签名确15、认后，按财务签字审批程序代办相关签字审批工作。办好签字审批程序后，通知出差人领取报销单据，办好单据交接手续，由出差人自行到资金科报帐领款。报销金额首先冲减个人借款，多退少补。5.6 其它规定5.6.1 招待地点除总经理、董事长外，原则上各部门、科室招待地点由行政部确定接待人员就餐、住宿等地点，如需在公司金汇阁招待就餐，须经总经理或董事长批准。5.6.2 招待用烟酒结算业务招待用烟、酒一律由行政部人员安排并结算。5.6.3 就餐、住宿招待结算公司招待只有董事长、总经理有权签字挂账，由行政办公室指定专人负责结账，其它各部门任何人进行招待不得以公司名义签字挂账。5.6.4 公关事宜所需礼品公司对外公16、关事宜，须送礼品的可参照招待费申请程序办理，请示单注明礼品预算金额。6 后勤物品采购、保管、领用、报账管理规定为规范公司后勤采购事务，对公司行政办公室、行政总务科、公司工会、办公用品及办公电子设备等物品的采购、保管、领用、报帐作如下规定：6.1 行政办公室负责采购的物品公司接待用烟酒、礼品的采购与管理由行政办公室负责，办公室采购、保管、领用、报帐程序按以下规定执行：6.1.1 采购管理6.1.1.1 烟酒、礼品采购分日常采购与专项采购。日常采购行政部应于25日填写事务招待报告单，按最新审批流程审批后方可采购。专项采购指日常计划外的采购，由各需求部门提出申请，经行政部经理、行政副总审核，总经理审17、批后方可采购。6.1.1.2 已批准的采购计划，按使用情况分批采购，由行政部经理与其办公室采购专员一起参与采购询价，货比三家，以价廉物美为优先采购对象；本月采购计划不够使用需补充采购时，经报行政部经理、总经理或董事长批准方可采购。6.1.2 入库、保管、领用管理6.1.2.1 公司行政办公室指定专人负责烟酒（不能与采购专员为同一人）；6.1.2.2 接待用采购物品均应办理入库手续，填写招待物品入库验质单，经采购专员、管理专员、行政部经理签字审核；6.1.2.3 接待物品领用必须办理领用手续，填写招待物品出库单，经领用部门经办人签名、领用部门经理、管理专员、行政部经理审核，总经理审批；6.1.218、.4 根据出入库单记录帐簿；月末，由行政部经理安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查。6.1.3 报帐管理6.1.3.1 由行政部经理与其办公室采购专员一起参与采购询价，参与采购询价的当事人都作为经办人签字，经行政副总审核后按公司最新报帐流程签批报帐；6.1.3.2 报帐时必须提供事务请示报告单（包含累计执行数）、发票、招待物品入库验质单。6.1.4 报表、帐簿管理：6.1.4.1 月未，根据帐簿编制招待物品报表，上报总经理、财务部经理；6.1.4.2 帐簿在年末时，转交财务部。6.2 行政总务科负责采购的物品及外协修理行政总务科负责的费用分两类：物品费用、服19、务费用。物品费用指为公寓采购物品、采购饮用水、为公司采购卫生用品等；服务费用指空调维修、门窗桌椅维修等。行政总务科负责的维修服务及物品采购、保管、领用、报帐程序按以下规定执行。6.2.1 采购管理6.2.1.1 行政总务科所负责的物品需要采购或维修时，行政总务科填写事务请示报告单，经行政部经理审核，行政副总批准后方可采购或维修；6.2.1.2 已批准的采购计划，按使用情况分批采购，由行政总务科科长与其采购专员一起参与采购询价，货比三家，以价廉物美为优先采购对象。6.2.2 物品入库、保管、领用管理及维修服务6.2.2.1 行政总务科指定专人负责物品的保管；6.2.2.2 行政总务科负责采购的物20、品均应办理入库手续，填写入库单，经采购专员、管理专员、行政部经理签字审核；6.2.2.3 行政总务科负责采购的物品必须办理领用手续，填写物品出库单，经领用部门经办人签名，领用部门经理、管理专员、行政部经理审核；6.2.2.4 根据出入库单记录帐簿；月末，由行政部经理安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查；6.2.2.5 发生外协修理时，填写服务(物品)确认单，并及时由接受服务的相关部门经办人签字，部门经理审核，并经行政部经理审核。6.2.3 报帐管理参与物品采购或维修服务询价的当事人都作为经办人签字，经行政部经理审核后按公司最新报帐流程签批报帐，报帐时必须提供21、事务请示报告单（包含累计执行数）、发票、物品入库单、服务（物品）确认单。6.2.4 报表、帐簿管理：6.2.4.1 月末，根据帐簿编制物品报表，报财务部经理；6.2.4.2 帐簿在年末时，转交财务部。6.3 公司工会负责采购的物品公司福利物品由公司工会负责采购。公司工会采购、保管、领用、报帐程序按以下规定执行：6.3.1 采购管理6.3.1.1 公司工会福利物品采购分日常采购与专项采购。日常采购应于25日编制采购计划单，经工会福利物品管理专员申请，工会主席、行政副总审核、总经理批准后方可采购；专项采购指日常计划外的采购，按具体需要的时间采购，其它与日常采购程序相同；6.3.1.2 已批准的采购22、计划，按使用情况分批采购，由工会主席与工会物品管理专员一起参与采购询价，货比三家，以价廉物美为优先采购对象，参与采购询价的当事人都作为经办人签字，经工会主席审核后按公司最新报帐流程签批报帐；报帐时必须提供计划单（包含累计执行数）、发票、物品入库单。6.3.2 入库、保管、领用管理6.3.2.1 工会指定专人负责工会福利物品的管理；6.3.2.2 工会福利物品均应办理入库手续，填写物品入库单，管理专员、工会主席签字审核；6.3.2.3 工会福利物品领用必须办理领用手续，填写物品出库清单，须经领用人、管理专员签字，工会主席审核；6.3.2.4 根据出入库单记录帐簿；月末，由公司工会安排相关人员进行23、盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查。6.3.3 报帐管理参与采购询价的当事人都作为经办人签字，经工会主席审核后按公司最新报帐流程签批报帐，报帐时必须提供计划单（包含累计执行数）、发票、物品入库单。6.3.4 报表、帐簿管理：6.3.4.1 月未，根据帐簿编制工会物品报表，报财务部经理；6.3.4.2 帐簿在年未时，转交财务部。6.4 办公用品采购与管理办公用品指纸张、笔墨等耗材、计算器、U盘、移动硬盘、电脑配件等。6.4.1 采购管理各部门每两个月提交一次办公用品耗用计划，经部门经理审核签名，上报行政部办公室，行政部办公室统计后，经行政部经理审核签名，行政副总批准后由供应24、部经理审核签名，安排采购，同时上报财务部经理。6.4.2 入库、保管、领用管理6.4.2.1 办公用品购回后应到公司行政办公室办理入库手续，填写办公用品入库验质单，经采购专员、管理专员、行政部经理签字审核；6.4.2.2 办公用品领用必须办理领用手续，填写办公用品出库单，经领用部门经办人签字、领用部门经理、管理专员、行政部经理审核；6.4.2.3 根据出入库单记录分别登记办公用品帐簿；月末，由行政部经理安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查。6.4.3 报帐供应部按公司最新审批流程审核后报销，报帐必须提供计划单（包含累计执行数）、发票、办公用品入库验质单。6.25、4.4 报表、帐簿管理：6.4.4.1 月末，根据帐簿编制办公用品报表，报财务部经理；6.4.4.2 帐簿在年末时，转交财务部。7 通讯费用管理7.1 公司手机通讯费用报销标准为：7.1.1 经理（含）以上级别，实报实销；7.1.2 副经理级别：300元；7.1.3 科长、副科长级别：200元；7.1.4 一般行政、人事、财务、供销人员50-100元；7.1.5 其他特别批准人员；特批人员手机通讯费按特批标准报销；7.2 有通讯补贴相关人员24小时开机有通讯补贴相关人员，手机必须24小时开通，1个月内有三次关机者，取消手机补贴（由各部门统计关机次数，汇总后由行政办公室报财务部门）。7.3 实报26、实销人员手机费用报账实报实销凭发票报销，由行政办公室及时缴纳，按公司最新审批流程审核后报销。7.4 其他人员手机费用其他人员手机费用按照标准直接补贴列支工资表，不得另行报销通讯费。7.5 固定话费固定电话费用报销由行政办公室根据发票按月报销，固定电话费用单上不允许有通讯费用外的“其他服务费用”，如有发现，经查实的由拨打电话人承担相关费用，不能查实的由固定电话负责人个人承担相关费用，公司不予报销通话费用之外的其它一切代收费。8 关于私车公用的管理规定 8.1 符合私车公用的条件8.1.1 公司副经理级（含）以上业务中需私车公用的人员。8.1.2 总经理或主管副总指定或特批的特殊岗位人员。8.2 私车公用报销范围私车公用过程中所产生的燃油费根据实际里程，按1元/公里享受补贴；过路过桥费、停车费等凭有效发票予以报销；其它原因所产生的费用，如车辆保险费、车辆维修费、事故处理费等由个人承担。8.3 私车公用审批流程私车用于公司业务前，必须事先提出申请，填写私车公用申请单（详见附件），部门副经理报部门经理批准，部门经理报分管领导批准。8.4 私车公用实行一事一请示，及时报销，杜绝事后补单行为；运行过程中所产生的费用必须为申请单有效期内的费用，否则不予报销。8.5 符合集团职务级别在6级以上的领导，参照公司关于公司公务车辆使用管理规定的通知所规定的内容执行。