1、公司费用报销与付款管理制度和程序编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 费用报销与付款管理制度和程序1. 标题： 费用报销与付款管理制度与程序 2. 目的： 加强公司内部财务管理的制度化、严格控制公司经营费用支出、确保公司现金与银行存款资金的安全性，结合本公司的经营活动等管理特点与要求，特制定本管理制度与程序。3. 适用范围： 本制度与程序适用于公司内部所有的现金、备用金和银行存款的款项支付和费用报销支付等货币性支出。4. 管理程序：4.1 款项与费用报销的支付方式界定资金支付方式的最后界定权在公司领导。 4.2 管理与审2、批权限支付类别 经手人填报单据 部门审核 财务复核 批准 日常费用类 费用报销单 主管/经理 行政部 分管副总经理差旅费用类 费用报销单 主管/经理 财务主管 分管副总经理现款采购类 付款申请单 主管/经理 财务主管 分管副总经理预付款采购 借款单 主管/经理 财务主管 分管副总经理费用报销单 主管/经理 财务主管 分管副总经理付款申请单 主管/经理 财务主管 分管副总经理固定资产类 付款申请单 主管/经理 财务主管 分管副总经理月结付款类 付款申请单 主管/经理 财务主管 分管副总经理注：超一万的支付款项须经总经理核准发放出纳在支付相关人员的各种款项时，须落实是否都有上述人员的审核签字，若有3、紧急情况，无法取得相关人员的签字时，需有分管副总经理或总经理的首肯，并于款项支付后，代替经手人补办签字手续，并对经手人领取款项的单据的齐全性负责。会计编制记账凭证时，须对单据进行复核，看签字是否齐全，金额支付是否正确，若签字手续不齐，须责成出纳补充相应审核岗位的签字，否则不予入账；若支付金额与核准支付的金额不符，全部责任由出纳个人承担4.3费用报销与付款管理原则部门分级控制、层层严审的管理原则4.4 费用报销与付款申请流程4.4.1 日常费用类：各部门费用发生后，当事人应及时取得费用的相关税务发票或财政收据。- 属年度服务或技术维护类需取得合同或协议；- 属差旅费的车费、误餐费。一般不允许报销4、的士费，如遇紧急情况需注明起至地点及事由、误餐费需注明误餐日期及事由；- 汔车费用的报销按照公司车辆使用派车管理制度执行，每项费用的单据应详细填列；-业务交际应酬餐费与礼品支出需经副总核准，需在发票上注明客户或对方单位名称、用餐时间与用餐人数等信息；- 员工工资每月四号行政部交审核的考勤到财务部，财务部核算工资金额，报总经理核准后财务部发放；- 文具由各部门填写申购单相关领导批复后，统一由行政部采购；- 要求当月费用当月清，最多延迟一个月费用报销，超过二个月的费用报销自己买单。4.4.2 采购付款.1采购货到付款：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门采购订单，填制付款申请单，并取得对方的发票5、经公司收货部门签收的我司系统内的入库单（收货人必须检查确认收货的数量、品种和质量）；原则上供应商的发票为增值税专用发票。4.4.2.2 采购预付款：采购部或相关购置部门根据经双方确认签字的采购单或协议、合同复印件，填制借款单，并经相关人员审批后，向出纳领款支付给供应商；领款之后必须于10日内办理入库手续并追索发票原件后交财务部，需附采购订单原件，并填写费用报销单冲借款。4.4.2.3月结计划付款：月结结算方式支付的采购货款，每月月结日为25日（年度末结算日具体确定）；采购可提醒供应商每月必须于月底28日前编制与我司对账的月结对账单、采购订单、我司的入库单交采购核对，采购核对与系统一致后，填写6、付款申请单；交PMC审核供应商的订单执行情况，批示扣款项目等，交还采购，采购与供应商就PMC通知扣款的项目进行沟通，确认无误后，由采购传递至财务部，财务对供应商的对账单据复核无误后，通知供应商提供采购订单规定的发票、收款收据送至我司财务部门，供应商提供的发票及收款收据必须与我司的采购订单、入库单的主体一致，否则财务部可以拒绝付款；财务部根据供应商的收款收据每月15-24日申请支付上月25日到期需支付的月结款项，若供应商提供的收款账户与实际开具发票的户名不一致，则供应商还需提供发票开具方及收款方盖了有效印鉴的付款委托书。结算方式供应商采购部PMC财务部有批复权限的据决策者出纳录单员1. 对账单27、. 入库单3. 采购订单1.月结2.货到 付款付款计划书应付账款报表不通过审批立即支付录入系统付款申请单批复扣款明细通过复核排期支付4. 收款收据5. 发票6. 收款账号7. 付款委托书内部工作要点1.对账单是否与系统数据一致；2.是否到结算期3.是否在规定的时间内提供对账单4. 与供应商就PMC扣款项目进行沟通确认审查订单执行情况：1.到料是否有短缺；2.质量是否符合要求；3.到货是否及时；批注需要扣的费用1.复核对账单数据是否与系统一致；2.入库单据/采购订单是否齐全；3.及时通知供应商提供收款单据；4.审核供应商开具的发票是否规范；5.发票及收据的金额是否与应付金额相符；6.开票的供应商8、主体是否与订单及收货单一致1.检查审核批复手续是否齐全4.4.3 固定资产类：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门申购单后， 需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同与供应商的收款收据（盖公章或财务专用章）。如预付款需将其协议或合同复印件附在借款单之后（预付款需与合同付款条件中的预付款一致；如属货到付款需附固定资产收货单，需附费用报销单到财务冲借条。4.5 付款审批程序费用报销与非月结采购付款：需由当事人填写费用报销单或付款申请单报经所在部门主管或副总以上人员审核、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员报销付款。月结计划付款：到期要结算的供应商，由采购部对账岗位编制付款9、明细表与付款申请单、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员据资金账户付款。4.6 报销或付款时间费用报销日：每周安排一个工作日为报销付款日，即周五。月结付款日：每月15日-24日货到付款日：随采购需求与送货日支付。预付款借支单比照办理，经手人须在10个工作日内平帐超过50000元的现金及50万以上的货款必须提前一天报备财务。4.7 单据填报规范- 报销单或付款单用签字笔填写，字迹必须清晰、工整，数字金额大小写必须完整、一致、规范、不得涂改，填写项目必须齐全、内容完整。- 报销原始单据必须按费用或款项类别分类、整齐、规范地粘贴于报销单据粘贴单，便于相关复核、审核人员核实单据10、金额与填报金额一致性。- 报销原始单据取得时当事人必须审核相关内容与实际内容的一致性、大小写金额的合法性、是否已加盖对方的财务专用章或发票专用章、公司抬头是否与公司名称一致。未按要求填写，财务一律退单。4.8 出纳付款规范 财务出纳员在报销支付款项时，必须审核：- 申请报销或付款的申请及审核程序是否齐备、是否完成- 填报支付金额是否与所附原始单据金额相符；- 现金报销金额必须双方清点核实；- 及时清理费用报销额与暂时借款额，对不及时报销的暂时借款应从工资中扣回；- 支票付款需复查支票金额与付款批准相符、支票填写是否规范、预留印鉴是否完整与清晰；- 网银付款必须复查付款信息的准确性、及时更新付款11、账户资料文件。- 相关会计岗位必须每周及时将费用报销或付款凭证及时维护到系统中。- 出纳员必须每日清点库存现金，并核对是否与账面数一致。4.9内部控制4.9.1财务部应不定期对库存现金进行盘点清查，及时发现与杜绝占用公司资金现象。4.9.2每月定期盘点库存现金、编制银行未达账项调整表，确保现金实物、银行存款额余额与财务现金、银行存款日记账的一致性。4.9.3各部门在费用的日常管理中按部门严格把关。4.9.4财务部严格审核费用的日常报销状况，发现不合法、不合理、超标准的开支及时向相关责任人与总经理反映，并有权不予报销。5 记录:记录名称保存部门 保存期限5.1费用报销单财务部长期5.2付款申请单财务部长期5.3借款单财务部长期5.4报销单据粘贴单财务部长期5.5申购单财务部长期