1、地产开发公司行政办公秩序及保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第三章 行政管理制度办公秩序管理制度第一条 办公时间不准大声喧哗，不准乱窜闲聊，工作时间不准吃零食，不准看小说，不准利用电脑玩游戏、不准玩网络游戏，不准浏览非法网站、不准利用网络进行非法行为，除工作联系外不准聊天、工作时间不准利用网络进行娱乐、不准随便在不明网站下载数据，除必要的应酬外中午不准喝酒。第二条 办公室要保持整齐洁净，不得乱放东西、乱堆杂物、乱扔烟头纸屑，不得存放私人物品，不得在办公桌上摆放与办公无关的东西。办公室卫生要做到每天小清扫，2、每周大清扫。部门卫生由本部门负责，部门领导为部门卫生负责人，具体负责值日人员安排，并监督落实，确保办公区卫生清洁。公司成立卫生检查小组，不定期进行抽查，对卫生不合格部门及个人，将给予通报并下发处罚通知。第三条 员工在办公时间要注意仪态、礼节，不允许坐办公桌或把脚放在办公桌上。第四条 办公时间因工作需外出时，应在外出登记本上进行登记。第五条 对外来办事人员及来访客人，应礼貌热情，举止得体。第六条 不允许打私人电话，因公事拨打电话要做到长话短说，打长途必须到办公室登记，经许可后方可拨打。第七条 下班前各部门要清好桌面，锁好文件柜，关好门窗、电灯及电器；公司更夫应巡视大楼安全情况，锁好大门。第八条 3、凡违反上述规定者，将根据具体情况，给予批评、罚款。第九条 各部门领导为本部门办公秩序责任人，要随时检查督导本部门人员遵守办公规定，维护办公秩序，确保本部门始终保持良好的办公秩序。第十条 公司办公秩序督查组要每天检查上述规定的执行情况，对不符合要求的现象进行督导，对违反规定的行为要登记并下罚单，认真履行职责。礼仪制度第一条 公司员工工作时间要讲究仪容仪表，着装整齐，整洁，男不留胡须和长发，女不穿奇装异服，不化浓妆，不留长指甲，作到端庄自然，仪表大方，随时注意个人形象。第二条 在工作时间，不准大声喧哗和嬉戏打闹，影响他人工作。见到公司同志应主动打招呼，遇到外来办事人员和客户应主动询问要去办事的部门4、并带领前往。在接待外来办事人员和客户的时候，应主动握手、让座泡茶，耐心解答对方提出的问题和要求，语气应和蔼平稳，不准与外来办事人员和客户发生语言和肢体上的冲突。在事情办理完毕，应将来人送至电梯口，并与对方握手告别。第三条 在接打电话时，应正确使用礼貌用语。接电话时应先说“您好” 再说出公司和所在部门；接电话期间，语气应和蔼、平稳，对方有疑问的事要耐心解答，不要在电话里大吵大闹；通话结束后，应以“谢谢”或“再见”做为结束语。在打出电话时应先准备好相关的资料，然后正确拨号，规范地通话，如先问好，接着自报家门，要请谁接电话等，重要内容提请对方记录，记录完再请对方复述核实。若要找的人不在或不便接电话，5、可请他人转告或另约时间再打。第四条 销售人员在接待客户时，应按规范着装，正确使用礼貌用语。见到客户后应主动迎上，细心询问客户的要求，耐心解答客户的疑问，不准和客户发生争执。保密制度第一条 保密范围1、公司重大决策的秘密事项。2、内部掌握的经济合同、协议、证书、有关工程的可行性报告。3、对外招投标工程标底、公司新开发项目的设计研究成果及财务各种数据和内部报表。4、人员变动、机构改革等重要会议记录和内容。5、其它需保密的有关内容和事项。第二条 领导带头认真遵守保密制度，在行政人事部查阅文件，阅后要及时交还档案管理人员存档。阅办的文件要及时退还给文秘或承办人，不允许私自带文件回家，也不允许带文件外出6、。第三条 保密文件、资料必须持相关领导批准的借条方可查阅，阅后立即返回并登记。档案管理人员要严格对秘密文件的登记、存档，对调阅秘密资料要积极催办归档，任何人不能将资料带出办公室。第四条 文秘人员需对保密文件加注“保密”标记或盖章，对复印、打印秘密文件和秘密事项，不得向无关人员谈论和透漏，凡需文秘员工送取的文件、材料等不能让他人代办，对秘密文件和秘密事项等资料的底稿要连同存档文件一起存档或销毁。第五条 公司任何人不得向外界传播、提供公司资料及机密，公司的一切有关文件及资料不得交给无关人员；做到不该讲的不讲，不该看的不看，不该问的不问，不该记录的不记录。第六条 对泄漏秘密的责任人要给予经济处罚并视7、情节予以解聘或追究法律责任。计算机信息系统国际互联网保密管理制度第一条 公司行政人事部为计算机信息系统保密管理部门。公司内的计算机根据业务需要，要求加入国际互联网的，必须经行政人事部经理批准后方可入网。第二条 凡涉及公司秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络连接，必须实行隔离。第三条 上网信息的保密管理实行控制源头、专门管理、分级负责的制度，坚持“谁上网谁负责”的原则。凡向国际互联网的站点提供或发布信息，必须经行政人事部经理审查批准。电子邮件的传递实行部门管理，凡是需要通过国际互联网传递的电子邮件，需经部门领导同意后方可传递。第四条 接入互联网的个人和部门使用电子8、邮件进行网上信息交流，应当遵守国家和公司的有关规定，不得利用电子邮件传递、转发或抄送公司秘密信息。第五条 加入国际互联网的个人和部门一旦发现网上有泄密或可能泄密的情况时，应当立即向行政人事部报告，并及时组织有关部门采取补救措施，阻止泄密情况出现。第六条 入网的个人和部门应接受并配合行政人事部实施的保密监督检查，协助查处利用国际互联网泄露公司秘密的行为。第七条 对泄露秘密的责任人要给予经济处罚并视情节予以解聘或追究法律责任。办公用品管理制度第一条 为避免浪费、节约成本，公司根据各部门上报办公用品需求计划，每年集中2次由行政人事部统一进行采购。在办公用品领用过程中，实行以旧换新，领用人进行登记，月9、末统计办公用品消耗情况，对超标部门及个人实行限额发放。第二条 办公用品购置计划及审核。办公用品购置计划由行政人事部在各部门申报的基础上制定出公司全年的购置计划，经总经理审核批准后执行。第三条 办公用品的购置。办公用品由行政人事部统一购置，任何部门和个人不得擅自购买。第四条 办公用品的分类。分为管制品和消耗品。1、管制品：计算器、打孔机、钉书器、验钞机、塑封机、照相机、微机设备等。2、消耗品：纸、墨、笔、尺、书钉、大头针、墨合、墨粉等。第五条 办公用品的管理。办公用品由行政人事部管理，建立办公用品入库、出库登记账，凡出入库的办公用品均要履行登记手续。第六条 办公用品的请领与发放。管制品每年初请领10、发放一次，消耗品按使用情况随时发放。管制品需使用人提出申请，行政人事部按使用和折旧情况决定是否发放。第七条 管制品的保管。凡管制品应由使用人或专人保管，计入年终盘点，调离时上交所保管的管制品。第八条 计划外办公用品的购置，须由部门提出申请报告，经公司总经理审核批准后，由行政人事部统一购置。第九条 公司各部门领用办公用品实行以旧换新制度，即凡领用新办公用品必须持原有的旧品到行政人事部换取（消耗品除外），废弃用品由行政人事部统一销毁处理。经分管副总批准后方可核销。档案管理制度第一条 档案资料实行公司统一管理，行政人事部为主管部门。第二条 对于新员工，员工基础人事档案由行政人事部指定的专人进行保管，11、档案中必须留存本人毕业证或同等学历证明的复印件，工程技术人员必须留存职称证复印件，各专业人员职称证原件在公司需要时，应将原件随时向公司提交，以利公司办理资质升级或是上级主管单位检查时用。第三条 对于人事档案管理，公司建立临时档案，详细录入个人简历及家庭成员、担保人情况，要求相关信息必须完整、全面、真实。第四条 档案资料的归档与收集。按照公司的有关规定和要求，各部门应及时将有关归档材料整理齐全，移交档案室；档案管理员应定期收集有关归档材料。材料归档时交接双方应办理相关交接登记手续。第五条 档案资料收集后，要认真做好各类档案的分类、登记、立卷、归档；并建立档案总目录、分目录，根据需要编制检索。第六12、条 调阅各类档案资料需填写“档案借阅登记簿”，借后三日内返还。第七条 各类档案资料一律不得外借、污损、涂改，如发现此类情况将追究当事人的责任，并视情节轻重，给予处罚第八条 档案资料的销毁。档案资料的销毁应由行政人事部提出建议，列出清单，报总经理审核批准后统一销毁。印章使用制度第一条 公司公章及合同专用章由公司行政人事部管理，公司行政法人名章由行政人事部经理管理，财务法人名章由出纳员管理。第二条 各部门使用的公章由各部门指定专人保管、登记使用。第三条 公司公章、合同专用章、法人名章的使用，必须经总经理或有批准权的分管副总批准、登记方可使用，行政人事部有权对不合理盖章行为提出疑义和拒盖。各部门用章13、须经各部门经理批准、登记后方可使用。第四条 由于管理不当、责任心不强，或不经相关领导同意加盖各项公章，造成公司损失或影响的要追究保管人责任，并给予经济处罚。第五条 凡加盖公司公章、合同章及法人名章的材料，必须在档案室存档（例行性的事务除外）。合同管理制度第一条 公司各类合同需由经手人（发起部门负责人）、部门领导签字同意，分管副总审定、法律顾问、总经理会签同意后方可盖章，如需按进度付款的，还须经财务审计部负责人会签。一般合同需存档两份，发起部门和档案室各存一份，凡涉及经济合同需存档四份，发起部门、行政人事部、成本合约部各存一分、财务审计部门必须存查一份。第二条 合同起草前有关部门负责人应对合同相14、关事项进行充分考察和论证，对合同涉及的各种情况做到心中有数。在报批过程中要层层把关、层层审查，对合同中存在漏洞和错误及时提出修改意见，对合同中出现的错别字从发现的领导下级开始进行分别处罚，每字每人罚款5元。第三条 各类合同凡国家或行业有统一范本的按范本进行，无统一范本的应依照合同法有关规定，将双方权利义务、合同期限、违约责任等各项内容约定清楚，不能漏项，凡涉及售后服务的在合同中要明确，需留质保金的要留足留齐。第四条 签订各类合同，须填制公司统一制订格式的会签单，并经有关人员会签同意、分管领导审定后，方可与对方签订合同。第五条 合同签订的有关部门应负责该合同条款的履行，并监督检查对方履约情况，如15、发现对方有违约问题应及时处理并上报主管领导。第六条 合同签订后如有未尽事宜或出现新情况，有关部门应及时与对方协商处理或签订补充合同.第七条 合同签订盖章后必须将合同正本存档备案。第八条 合同签订后要由经办人对合同进行管理登记，依据合同条款进行催办、检查。资产管理制度第一条 固定资产主要包括：1、锅炉房设施、设备；2、各种机械设施、设备；3、交通运输设施、设备；4、各种仪器设备；5、办公设备；6、服务于生产的小型设备；7、房屋建筑物等。第二条 固定资产应进行分类编号管理，实行登记制，由行政人事部、财务审计部根据每年盘点结果一起统一建册，标明使用单位、责任人、价值、使用情况等。第三条 每年年终，对16、固定资产全面盘点，对出现的各种问题，应查明原因，落实责任，盘点领导小组要提出处理意见。第四条 对固定资产要定期检查、维护，需要维修的必须填写维修申请单，经主管副总批准后，方可维修。因管理不到位，不能及时维修，造成资产损失的要对责任人进行经济处罚。第五条 固定资产需要报废的，应写出书面报告，填报废单，经总经理批准后对其进行处理，收回价款上缴财务审计部。第六条 要盘活闲置的设施设备，决不允许长期闲置设施设备，如因设施设备存放造成损坏的，对部门要进行处罚。第七条 对新增资产要进行登记建帐，已维修过的资产要重新评估，及时登记建帐。第八条 资产管理人员调动，必须办理交接手续，由交接双方共同核定资产，在帐17、物相符后，双方要在交接书上签字。例会管理制度第一条 公司办公会。按年度例会时间表召开，召集人为行政人事部经理，参加人员为公司部门以上领导。会议主题为汇报研究当前工作，部署下步工作任务。第二条 部门工作会。时间由部门领导自行安排，每周一次，由各部门领导主持，部门全体人员参加，会议主题为汇报总结上周工作，安排下周工作任务。第三条 年终总结会。每年年底召开工作总结表彰大会，主持人为公司总经理，召集人为行政人事部经理，公司全体人员参加。会议主题为表彰奖励年度工作先进部门和先进个人，总结公司本年度工作,部署下年度工作任务。第四条 因特殊原因上述会议可提前或延后，无特殊原因，相关人员均要参加会议，如不能参18、加必须向会议主持人请假。第五条 各种会议有关部门应事先做好各项准备工作，会议主题要明确，人员要齐全，要开短会，开实会，提高会议效率和会议质量。第六条 公司司庆会每年9月9日召开，要有充分的材料、庆典仪式、讲话及其他庆祝方式进行庆祝.微机室管理制度第一条 微机室的微机、打印机、复印机、传真机、路由器、交换机等由行政人事部设专人管理、专人使用，未经许可任何人不得擅自使用。第二条 微机室必须始终保持机器设备摆放有序，整洁干净，状态良好，对机器设备存在的问题，微机管理员应及时提出维修建议。第三条 微机室各种机器设备的配置物品、U盘等必须登记入账。第四条 微机室为公司保密场所，外来人员、公司无关人员不得擅自输出或在微机屏幕上显示公司的各种资料。重要资料需加密保存。第五条 微机管理员对重要资料必须按部门分类，另行储存一份，以防微机出现故障或信息丢失。第六条 微机管理员及各部门人员要对可移动存储设备必须进病毒检测后方可使用。第七条 任何人不准利用微机、打印机、复印机、传真机干私活或进行娱乐活动。第八条 各部门打字由部门自行负责、总经理材料由秘书负责、公司副总经理的材料打印由文秘负责，打印或复印材料均从微机室出印，凡打印和复印的材料要分部门做好登记工作。