1、公司会议、文件印章管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 会议管理制度一、公司办公会议：公司办公会是公司最高等级会议，由公司董事长主持，参会人员为公司班子成员。会议主要议题是贯彻落实股东会、董事会和集团会议精神，研究决定公司“三重一大”重要事项。二、总经理办公会议：是推进各项工作落实、安排部署工作计划、发挥现场指挥作用的会议。由公司总经理主持，总经理助理以上人员参会。会议每月月初召开一次，全面总结考核上月工作完成情况并根据考核办法进行奖惩，认真细致安排部署当月工作实施计划。要求会前各分管领导将各自分管工作2、中需要上会研究的内容整理罗列出来，办公室汇总，总经理阅示后印发各参会人员。 三、专题会议：对总经理办公会议安排的各项工作以专题会议形式进行落实，推进日常工作进展。由各分管副总经理主持，涉及相关业务副总及部门负责人参会。参会人员共同研究专题事项，形成专题会议纪要，尽快解决实际问题，推进工作落实。超出总经理办公会议确定的议题应再经总经理办公会议研究。四、早调会:每天早8:00召开，由生产调度部负责主持，要求部门副经理以上人员参加。会议内容主要包括：贯彻集团公司文件精神、汇报工作完成情况和进度、安排布置当天及近期工作。五、部门会议：分管领导主持，本部门人员参会。以最高效、最简洁的方式传达落实集团会议3、公司办公会议、总经理办公会议和专题会议所确定的各项工作内容。并制定切实可行的落实措施尽快实施。六、工程协调会：由生产调度部负责组织，周一和周三为矿建工程协调会，周二和周四为土建工程协调会。参会部门有：生产调度部、工程技术部、机电部、安监部、总工办、一通三防部、选煤厂筹备部、物供部、计划管理部、财务部以及各施工单位和监理单位。会议分四个议程，一是安全工作、二是工程质量、三是生产组织及进度、四是工程签证。会后必须将研究决定的内容形成纪要。七、安全监理例会：每星期五举行一次，由监理公司主持，研究解决一周来安全生产运行中出现的问题，要求监理公司编制日报、周报及月报，及时存档，印发公司有关部门及各项目4、单位。八、党总支各类工作会议：由党总支书记主持，党工部组织实施。九、大型会议：指全体员工大会以及年度性的总结、表彰等大型会议。根据会议性质，由办公室（党工部）按照领导指示，对会议进行会务安排和会议组织，拟定议程，起草与审核有关材料等。第二节 机关文印管理办法一、公司行文及领导审批的文字材料由办公室负责打印。二、凡以公司文件文头行文的各类材料，统一由办公室审核、印制。三、各部门凡以公司文头行文的材料，需呈报电子板，填写发文审批笺，主管领导和相关领导会签、总经理审批后，由办公室统一审核安排印制。打字员按主次缓急进行打印。未经安排的打印材料，打字员不得打印。四、材料的校对，材料打好后先由起草单位（部5、门）领导审阅把关，签字后再由办公室主任审核签字，方可出正式文稿，确保文字、数据准确无误。五、文印人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印资料中有关企业机密或单位管理中必须保密的事项透露给他人，不能截留任何文件。六、文件打印严格按照公文格式统一要求进行排版，其他材料要本着美观、大方的原则进行编制。第三节 招待费管理办法为加强公司内外招待的管理与控制，使招待工作规范化，避免不必要的开支与浪费，合理控制招待费用，结合公司原制定的相关规定，制定本规定。一、招待费用的适用范围招待费是指因工作关系招待有关人员发生的就餐费、住宿费、差旅费和酒水等费用。二、招待费的管理原则（一）热情接待，厉行节约的原则6、。对外接待工作人员都要态度热情、积极主动，不搞奢侈性的招待；严格控制购买礼品、土特产等产生的其他费用。（二）定点接待的原则。接待工作原则上安排在本单位食堂，以工作餐的形式完成接待任务；确需外出接待，要实行“定点饭店、体现特色、降低费用”的原则，确定招待用餐内容。（三）事前审批的原则。根据职能及工作需要，对招待的规格及费用要提前做出预算，并经过相关领导审批方可安排接待。（四）内外有别、特事特办的原则。公司内部因工作需要就餐的一律以工作餐接待；如有上级或当地政府部门有关人员到场，确需接待的要本着节约的原则安排就餐。（五）对口接待原则。各部门接待来宾要对口安排，并严格控制陪客人数，非相关人员不得参与7、。三、对外接待（一）公司办公室对招待费的使用程序及每次就餐标准负责把关。具体程序是：由接待业务的单位填写派餐单（提出招待申请）；经分管领导同意，办公室根据招待人数及级别确定用餐标准和招待地点。（二）招待客人时，一般限定在公司内部食堂，特殊情况方可在外安排定点的饭店，在外安排招待必须经办公室分管领导和总经理批准后，方可执行。就餐完毕由办公室签单或授权签单，每月由办公室统一结算，财务部对各单位招待费支出进行登记。（三）每次招待工作按照接风、送行的原则宴请，其余时间以工作餐接待，工作餐早中晚分别按16元、40元和40元标准执行。（四）宴请标准：接待对象为省部级人员时，宴请标准为480/人（含酒水）；8、接待厅局级人员标准为400元/人（含酒水）；接待处级及合作单位人员标准为320/人（含酒水）；接待其他人员按240元/人标准执行（含酒水）。（五）住宿标准：应选择24星级酒店的标准间。（六）严格控制如购买礼品等产生的其他费用。四、对内接待（一）每次招待工作按照接风、送行的原则宴请，其余时间以工作餐接待，工作餐早中晚分别按16元、40元和40元标准执行。（二）宴请标准：公司负责人出席接待客人时，宴请标准为320元/人（含酒水）；分管领导出席接待客人时，宴请标准为240元/人（含酒水）；其他人员出席接待时，宴请标准为160元/人（含酒水）。（三）住宿标准：应选择24星级酒店的标准间。（四）严格控制9、如购买礼品等产生的其他费用。五、管理措施（一）办公室是对外接待执行单位，上级部门来司考察、调研、参观等外事活动由对口部门提出申请，办公室根据接待标准统一安排。（二）尽量在本单位食堂完成接待任务；在定点酒店招待时，实行定点饭店优惠制度，本着体现地方特色、降低费用的原则，确定招待用餐内容，酒水以“山西煤销特供酒”为主。（三）各部门接待来宾要严格控制陪客人数，非相关人员不得参与宴请。（四）各部门要严格控制费用开支，如有超支费用，由经办部门负责人承担超支部分的20%。（五）经办部门要及时办理招待费用的结算，对定点酒店的费用一个月结算一次。（六）严格控制对内部单位人员的接待，能在食堂接待的不去酒店，能在10、定点酒店的决不去其他酒店，能在低档酒店的决不去高档酒店。（七）招待费实行月度预算管理，单次审批制度，各部门根据本部门的工作计划，按月编制招待费支出预算，预算要经过分管领导的审批办理，在具体接待时要按规定标准进行审批。（八）财务部门对招待费按部门单独登记，每月与相关部门进行核对。六、财务控制与监督（一）经办部门要对接待情况建立台账，及时掌握是否符合标准等情况。（二）经办人报销招待费时，财务人员要严格审查有关票据，加强监督。一切未经办公室审核的票据及就餐费用，财务部不予办理报销。（三）财务部对在本地发生的招待费进行集中支付，经办人员不得用现金结算，否则不予报销；异地发生的招待费用尽可能采用转账方式11、结算。（四）公司纪委会同有关部门，对招待费用定期或不定期进行检查，发现违规行为，要严肃处理。七、其他（一）招待费用要定期进行报告与公示。（二）原制度与本规定有冲突的，以本规定为准。（三）凡没有完善就餐手续而发生的招待费用一律自理。（四）招待来客时，严格控制陪餐人数，一般情况下，陪餐人员只限于分管领导、部门负责人及直接业务人员。陪餐人数一般不能超过来客人数。（五）公司主要领导可根据实际情况安排业务招待。第四节 会议费用管理制度为加强各种会议的管理与控制，使会议工作规范化，避免不必要的开支与浪费，合理控制会议费用，结合公司原制定的相关规定，制定本规定。一、会议费用开支范围会议费是指公司组织召开的股12、东会、董事会、监事会、公司办公会、总经理办公会以及公司组织召开的技术评审会、专家研讨咨询会、地企合作协商会、上级单位邀请或要求参加的会等会议产生的费用。二、召开会议应遵守以下要求（一）各部门召开会议应本着工作需要、切实有效的原则办理。（二）召开会议应有书面通知并明确时间、地点、内容、目的、标准、费用承担方式等有关事项。（三）会期要尽量缩短，实际会期不超过一天。（四）各种会议原则上在本单位会议室举行，大型会议也可选择在单位定点酒店举行。（五）参加上级单位和主管部门组织召开的会议以及参加外部会议必须有参会通知书或邀请函等。三、会议费开支标准（一）公司组织的会议原则上每人每天费用不超过280元。（二13、）以上会议费标准只包含会议的食宿费，租赁会议室费用和资料费等另行计算。（三）上级单位组织的邀请或要求参加会议的费用以通知为准。四、管理措施（一）公司组织召开的各种会议的费用实行预算审批管理。预算金额超过3万元的要经过集体研究决定。（二）会议期间，参会人员用餐尽可能采用自助餐形式。（三）减少会议次数，在条件允许的情况下，采取集中开会的方式。（四）财务部门核算会议费开支，并定期公示与公布。（五）会议期间不得发生烟、水果等招待性质的费用开支。 第五节 印章管理办法一、公司印章、办公室印章由办公室负责管理。二、各部门印章由办公室统一负责刻制、启用；部门印章应指定专人保管。三、公司印章使用实行登记制度，14、登记的项目包括：时间、部门、经办人姓名、内容、用印份数、签批人等。四、公司印章由办公室专人负责保管，并做好登记工作。一般不得随意带出单位，更不得供他人使用，如发生遗失，应及时报告单位领导并声明作废。五、印章使用要严格履行用印审批手续，凡需加盖公章的内容或文书，都必须经过有关领导批准。六、印章停用或作废并启用新印章时，要发作废旧章、启用新章的通知。七、旧印章停用后，要清查回收，并将清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法，根据批示分不同情况上缴或销毁。八、凡未经领导批准私用印章的，追究当事人责任并给予处罚。第六节 固定电话费用管理办法一、为进一步加强固定电话费用的管理工作，更好地厉行节约，制15、止浪费，本着工作需要，方便生产，节约开支的原则，结合公司实际情况，制订本办法。二、本办法所指的电话是公司内的办公、生产等工作场所使用的固定电话。三、未开通长途功能的电话，因工作需要需开通长途功能的，须向办公室申请，经总经理批准后，安排开通使用。四、因工作调整或其他原因不再需要市话或长途功能时，使用部门必须及时向公司办公室提出，由公司办公室安排取消。五、各部门应严格按话费限额标准执行，话费限额标准详见附表。六、电话费用的支付由公司后勤保障中心统一办理。七、电话费使用规定（一）每月初，由办公室对各部门上月度电话费使用情况进行统计核对，对完成月度限额情况提出考核意见。（二）当月话费支出超出限额，所超16、部分由单位负责人自付。（三）使用部门未能及时报告应取消功能的电话而造成额外费用支出的，由责任部门负责人承担话费。（四）电话仅限公务用途。使用电话办理私事的，一经发现，每次罚款50元。（五）值班人员要精心爱护值班电话移动终端，如有人为破坏，除照价赔付外，并处以500元罚款。八、每月各部门的话费使用情况，由办公室统计核对后公布。九、本办法由公司办公室负责解释。第七节 文件管理办法一、公司所有文件统一由办公室管理，文秘人员具体负责。二、公司文件印制，每份文件必须留两份存档。下发给各部门文件由各部门自行妥善保管。三、上级、地方政府及政府职能管理部门来文，应按类别进行签收，填写公文处理卡，按文件种类使用17、不同文件夹，呈报办公室主任批示。四、文件收发人员要及时跟踪文件动向，按照办公室主任的呈报意见及时呈报领导批示，然后再根据领导的批示依次传阅处理。五、文件收发员要按照收文登记及时跟踪每个文件的走向，直至文件处理落实完毕后归档，杜绝文件中途停滞或走失。 六、文件在处理途中，如遇承办人不在要及时反馈办公室主任处理；承办部门（人）处理文件时间较长时，可复印文件给承办部门（人），原件由承办人签署处理结果后及时归档。文件处理程序为：办公室主任呈报意见-领导批示-承办部门领导处理承办部门签字归档。七、机要文件的范围。（一）机要文件范围：中共中央文件、国务院文件、中共中央办公厅文件、国务院办公厅文件等。（二）18、省、市政府以及上级公司的密级文件。（三）阅读范围为矿长助理级以上的期刊或资料。八、机要文件设专人收发、及时收回。文书根据上级机要部门的规定，做好文件清退工作，清退时要向上级机关送清单一份，凡经上级部门同意不必回收的机要文件，也应定期清理并按保密规定自行销毁。文件回收完毕后，如缺文件要向上级机关报送经领导审定的缺文情况报告，并认真检查文件丢失原因。九、单位领导阅读机要文件，由办公室主任送阅。十、密级为秘密以上的国务院文件，按规定的阅读范围阅读。十一、秘级为秘密以上的中共中央文件、内部参考，如需要复印或传达扩大范围，须请求上级机要部门批准后方可复印，其他机要文件复印须经公司领导或办公室负责人批准，19、并登记备案。第八节 机关保密制度为做好机关保密工作，根据公司有关规定特制定如下制度：一、文电在起草、收发、承办、立卷、归档或销毁等工作中，严格执行公文处理的各项规定。二、文件印制应严格履行手续，承办人按规定的分数验收，废页要及时销毁。三、复印文件应指定专人负责，并严格签批手续。四、坚持在办公室或阅文室阅读文电，私人不得留存秘密文件，也不得将密件携带外出。五、查办案件过程中的全部材料应该严格保密。六、公司内部召开的各类会议记录及会议文件要严格保存。七、宣传报道稿件应严格把关。八、未经比准，微机中存储的内容不得为外单位调阅，微机软件不得外借。九、使用普通电话时，不得谈论涉密事项。十、对上级及公司内20、部规定的保密事项应严格保密。第九节 办公电话接听管理办法一、总则电话联系是公司经营活动以及与外界沟通和联系的重要手段，是展示公司形象的重要窗口之一。为了树立公司良好的形象和声誉，员工在接听和处理相关业务时，应遵守以下规定。二、接听电话（一）上班时间各部门要有人员留守接听电话，特殊情况要委托他人代接。（二）接听电话人，应于铃响4次内接听，并向对方说：“您好！XXX部门”。（三）接听电话应语言温和，不能大声叫嚷。（四）当对方所要找的人不在时，应询问对方，是否留言并转达。（五）接听电话实行首接负责制，即第一个接听者要帮助来电者实现其来电目的。三、电话记录（一）接听电话应根据需要留有记录，以便归档备查21、。（二）电话记录主要包括如下内容：通话时间、来电者单位和姓名、通话内容与事项、记录人姓名等。（三）电话记录事项应及时转告有关部门和负责人进行处理。（四）电话记录凡涉及公司秘密的要注意保密。四、拨打电话（一）拨通电话后，对方接听时应说：“您好！王家岭煤业。”（二）在确认对方身份后，简述需办事由。（三）电话交流要表现温文而雅的气质，不要过分客套和含糊其词。（四）对方告知的重要细节，如号码、金额、时间、地址等，要随手记下或重述一遍，以免差错和遗忘。（五）委托对方留言或转达时，一定要记下他的姓名和所在部门。（六）通话完毕后，要道别，静候对方挂断电话。第十节 计算机管理办法第一条 计算机是员工办公的必要22、工具，为了强化计算机管理，保证工作效率，特制定本办法。第二条 计算机原则上专机专人专用，未经允许不得擅自使用他人电脑、偷看他人资料。第三条 使用者要妥善保管和维护设备，不得随意调换他人计算机的部件，如鼠标、键盘等。第四条 计算机使用完毕后要按照正常的关机方法关机，不得强行关闭电源，无特殊原因下班后必须关机。第五条 计算机使用人要做好计算机资料的保密工作，计算机必须加开机密码，使用人离开机器时要及时锁定。第六条 不得在办公时间利用计算机上网聊天；不准上班时间使用计算机玩电子游戏。第七条 不得在办公时间下载电影、游戏及与办公无关的软件。第八条 不得私自修改系统配置、拷贝系统使用的软件。第九条 要加23、强计算机病毒管理，严禁使用带有病毒的软盘、光盘或其他存储设备。第十条 要养成备份重要文件的习惯，防止因系统损坏而丢失公司重要数据。第十一条 财务、人劳等专用计算机要专机专用，严禁安装其它无关软件。第十二条 计算机在使用中出现问题，应联系信息科专人维修，禁止私下处理。第十一节 机关办公场所管理制度一、公司机关各办公场所的卫生均实行责任承包，各承包部门必须按时清扫，经常保持室内外卫生清洁、干净、符合标准。二、办公人员要衣冠整洁，仪表大方，岗位工要穿工作服上岗，待人要谦和，与同事和睦相处，团结一致。三、办公人员要作风正派，对工作认真负责、一丝不苟，及时按标准完成各项任务。每日上班前将办公室清扫干净，24、办公用品要摆放整齐，做到整洁、美观，给人一种舒适感。四、办公楼卫生责任部门在员工上班之前要将楼道、楼梯、扶手、痰盂、厕所等公共场所、设施清扫干净，给职工创造一个良好的工作环境。五、办公楼服务人员要服务周到，待人热情、礼貌，坚守工作岗位，做到随叫随到，不得脱岗、串岗、离岗。六、办公楼服务员每日上班半小时前将领导办公室整理干净，要经常擦沙发、茶几、地板、办公桌、窗户、玻璃、床头、衣架等，保持领导办公室窗明几净、一尘不染。对领导办公室的办公用品要摆放整齐、合理，做到美观大方，同时要供足饮水。七、办公楼服务员要保持会议室清洁干净，上班前要给会议室准备好开水，备好茶叶。开会时要给参会人员泡好茶，并及时添25、水。泡茶、添水时要保持茶水不溢满、不外倒，杯壶响声较小，不影响会议正常进行。会后要及时清理会议室，以便下一个会议正常安排。保持水壶干净、茶杯无垢。洗饮具时要用开水进行清毒处理。八、办公楼服务员礼仪接待要符合标准。第十二节 立卷归档制度为保证本单位档案的完整性与及时性,加强文书档案立卷工作,特制定本制度。一、各单位各部门在工作活动中形成的各种具有保存价值的材料, 都要按年度分别立卷归档，具体包括：重要会议材料，重大活动材料，上级发文及与本单位工作有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料，重要领导讲话、典型材料、会议简报、会议记录、录音带、录像带、照片等，收发文件、管理文件、技术文26、件等。二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，结案后及时交专(兼)职档案人员归档， 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。三、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件，含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理，一项工作由几个部门参与办理,在办理过程中形成的档案材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。四、立卷质量要求:（一）为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室档案员负责组卷、编目。（二）案卷质量总的要求是:遵循档案的形成规律和特点,保持档案之间的有机联系,区别27、不同的价值,便于保管和利用。（三）归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。（四）在归档的材料中,应将每份的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发件与原件,多种文字形成的同一档案,立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单立卷, 少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。（五）不同年度的档案一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷; 没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。（六）卷内材料应区别不同情况进行排列,密不可分的材料应依序排列在一起,即批复在前,请28、示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成规律或特点, 应保持档之间的密切联系并进行系统的排列。（七）卷内材料应按顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角列印页号。五、案卷的装订和案卷各部分的排列格式:案卷装订前,卷内材料要去掉金属物。六、对破坏的材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷, 案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。七、归档。（一）每年度的文件材料必须在次年的六月底前立卷，然后编制档案移交清册，一式三份，连同有关资料，向档案室移交归档。（二）归档时，交接双方必须根据移交清册核对案卷，交接双方必须在移交29、清册上签字。（三）移交清册一份移交单位留存备查，一份归入档案，一份作为检索目录。八、案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内档目录)一档一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。第十三节 档案库房管理制度一、档案库房是档案资料保护和储存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。 二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。 四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。 五、对新30、接收入库档案要严格检查，对有蛀虫、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。 六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24之间，相对湿度应控制在45-60之间。 七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。 八、每年初，要对上年度案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。九、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。 十、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。第十四节 档案收集制度一、档案员对各部门所有形成资料和外来文件都要及时收集，防止失散。二、接收范围主要指行政管理档案、经营管理档案、基本建设档案、科学技术研究档案、会计档案等。三、档案收集工作要求31、（一）齐全完整。文件资料形成后，应将文件底稿、清样、附件收集齐全，随同文件资料一并保存。（二）主动及时。档案员要经常、主动、及时地将各部门形成的文件资料收集归档，不等不拖，防止失散。（三）宁宽与勿严。档案收集是为文件资料归档立卷服务的，有些材料在形成时的存在价值难以看准，部门在收集过程，宁宽一些，不可过于严格，以防在鉴别时需要立卷的材料散失而造成无法弥补的损失。第十五节 档案整理制度一、档案整理的内容党群工作文件材料的整理。行政管理文件材料的整理。经营管理文件材料的整理。生产技术管理文件材料的整理。地质勘探文件材料的整理。基本建设文件材料的整理。产品文件材料的整理。设备仪器文件材料的整理。会计32、档案文件材料的整理。干部、职工档案文件材料的整理。声像档案文件材料的整理。实物档案整理。底图整理。二、档案整理工作原则（一）档案的整理必须保持文件之间的历史联系。（二）档案整理应该充分利用原有基础。（三）档案整理必须便于保管和利用三、档案整理工作必须在办公室主任的领导下，认真实施整理工作的全过程。第十六节 档案保管制度一、档案资料管理在专用的库房设施下存放。二、严格执行防火管理，档案库房必须具有消防器材。消防器材要时刻保持灭火功能正常，能随时发挥其灭火作用。三、严禁易燃、易爆品（煤油、汽油、雷管、火药、爆竹等）带入库房，一经发现除写书面检查外，酌情予以处罚，情节严重者追究其刑事责任。四、库房内33、不准吸烟、不准使用明火，不准搞电气焊，库房照明设施及其他用电设施要经常检查；用电线路要保持完好，以防发生明火。五、档案库房要有专人管理，无关人员一律不准入内。库房存放的档案资料要根据其等级和专业性质、保管期限，分类保管，对绝密及特别重要的档案材料实行单独存放。六、所有档案要根据分类要求，分别整理编号、装盒（袋或册），按序号上架保存，对借阅的档案资料，必须按时追回，放在原存放柜内，不得随意堆放到其他地点。七、库房要经常保持一定的温湿度，保持清洁卫生，并做好防盗、防火、防潮、防鼠、防光、防尘等事项。如发现有损坏，模糊不清、缺边漏页，要根据损害程度及其使用价值加以修补复制。八、借阅人员不得在库房查阅34、档案，要在借阅室、档案人员办公室等候借阅。九、定期对档案管理进行检查，加强保护、保密工作。十、档案管理人员调动，必须在离职前将其保管的档案数量及状况交代清楚，并与接任者交接手续。第十七节 档案鉴定销毁制度一、档案的鉴定和销毁必须按规定程序进行，一切档案未经鉴定、批准，不得销毁。二、档案的鉴定分以下两个方面：（一）初步鉴定：与档案的立卷同步进行，确定文件资料是否在归档的界限，制定档案的保管期限。（二）期满鉴定：按照保管期限进行鉴定，审查案卷的保存价值，确定案卷是否销毁。三、档案鉴定工作要在办公室负责人主持下，由有关部门的专业人员组成鉴定小组，依据档案的保管期限和有关法规，有组织、有计划进行，采取35、直接鉴定法，决定其销毁或延长保存期限，并注明鉴定意见。保管期限未满的档案资料不得销毁。四、档案鉴定工作结束后要写出书面报告，报分管领导审批；对经过审核需要销毁的档案，按规定逐级上报审批。五、批准销毁的档案，要编制档案销毁清册，写出销毁内容分析报告，经复审后方可销毁。六、销毁档案必须指定专人监销，销毁人和监销人要分别在销毁清册上签字，档案销毁任务完成后将销毁清册存档。第十八节 档案统计工作制度一、 为方便领导决策、规划、指导工作，实现档案标准化管理，档案室必须对档案、档案现状及变化情况进行精确统计。二、档案统计工作的任务:（一）经常提供档案收进、移出、整理、鉴定、保管等方面的数据； （二）及时准36、确地提供档案在一定时间、地点条件下，实际利用的有关数据； （三）全面完整地提供档案管理人员、机构、经费、设施等确切数据。 三、统计必须做到准确、及时、科学。（一）准确：实事求是、如实反映情况； （二）及时：档案统计工作必须与统计对象的变化同步进行；（三）科学：科学统计工作必须遵循国家统计工作的规定，执行中华人民共和国统计法，按照科学的原则和方法进行。四、做好档案登记工作，为完整、准确地进行档案统计奠定基础，档案登记包括：（一）卷内目录；（二）案卷目录；（三）总登记；（四）档案利用、复印、安全并登记。五、档案统计要按照国家档案行政管理制度规定的报表填报，并使用统一的计量单位，不得各行其事。六、要37、定期进行档案统计上报工作，对每季度所管档案的增减、利用、安全等情况进行一次统计，并将结果上报。七、档案统计资料作为正式文件统一归档。第十九节 档案利用制度为维护档案的完整与安全,服务企业部门各项工作,最大程度发挥档案作用, 根据企业档案管理的具体情况和公司档案工作的具体情况, 制订本制度。一、本公司员工因工作需要,可以借阅与其工作有关的档案和资料。二、借阅本公司档案须办理登记手续,保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。三、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行，如遇特殊情况需要借出利用档案时,必须经过分管档案工作的领导同意。四、本企业档案一般不外借,借阅时应在档案部门指定的地方进38、行阅览，确须外借的档案,要经主管领导或办公室主任同意,按时归还,借阅期一般不得超过7天,确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。五、所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案进行更改或涂写，对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的,要追究当事者责任。六、借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。七、摘抄或复印档案材料的有关内容,须按有关规定,经主管领导批准后方可进行。复制、摘抄或复印的档案材料需加盖公司公章,否则无效。八、借出档案只限在本部门有关人中查阅,不得转借其它部门或个人,如需转借时,应到档案室办理转借手续。九、外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证,39、并办理有关手续。十、档案人员要主动热情提供档案利用服务,对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查,发现问题,及时汇报解决。同时,如实填写档案利用情况登记表。第二十节 档案保密制度一、档案库房谨防盗毁档案。二、档案工作人员要严格遵守保密规则，不得对外泄漏保密性文件和资料，不准将保密文件带出室外。三、严格档案查阅制度，凡查阅档案资料需持单位介绍信，必须写明查阅目的和范围，经办公室负责人或分管领导批准后方可查阅。四、查阅档案时，要根据目的，确定查阅范围，不准在卷内乱划，查阅者不得翻阅无关的内容，不得拿出阅文室。五、查阅后的档案，不得在打印室或办公室存放，查阅后立即放回原档案柜内，杜绝以查阅为手40、段的一切泄密行为。六、单位领导人手中保存的保密性图纸、文字或数字性材料以及摘录件，用完后除需归档以外，要及时销毁。七、档案员不得随意对任何人谈论档案文件、资料的内容，要做好守口如瓶。不该看的不看、不该说的不说、不该做的不做。发现他人有泄密行为，要立即汇报反映。八、每天上下班，要对档案库房门及时进行关闭。第二十一节 荣誉实物档案归档制度为了做好荣誉档案的保管和对本单位干部职工的传统教育，提高荣誉感，发扬成绩，推动工作，特制定本制度。一、归档范围：（一）奖品（奖旗、奖状、奖杯、奖章、奖牌等）。（二）纪念品（纪念杯、纪念章、纪念册等）。（三）证书（荣誉证书、认可证书等）。二、归档要求：（一）归档完整41、齐全。（二）以件为单位一件一号。（三）统一编号集中保管和分散存放的原则。三、归档时间：随时归档办法，奖励工作完毕后，即可归档。四、档案归档整理：（一）按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编流水号。（二）用纸填写上档号，贴在背面右下角。（三）按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。（四）将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。第二十二节 档案人员“四参加”制度为了切实加强公司的机械设备、科研工作、生产技术等方面的档案管理工作，特制定本制度。第一条：对所有新进公司的设备，进入公司由生产调度部组织有关人员及专职档案员参加开箱验收，未经档案员验收签字的设备不得开箱使用。第二条42、:设备验收合格后，档案员要对设备及零部件等有关技术资料进行登记，并将所有设备图纸说明书等技术资料交档案室立卷归档。第三条：机械工程竣工验收时，由负责机械施工人员组织有关人员及档案人员进行竣工验收，档案人员在验收单上签字。第四条：检验合格后的基建工程，由基建施工负责人将所有设计图纸、施工合同、协议等统一收集，并交专职档案员，专职档案员应按规定办理移接手续。然后将上述资料交档案室立卷归档保存。第五条：公司内部的科研项目鉴定会、研讨会，专职档案员必须参加，并将鉴定会的专家意见及关键性方案和有关资料整理交档案室归档。第六条：专职档案员坚持参加各项生产技术活动，并将活动内容及有关技术资料及时整理交档案室43、保存。第二十三节 档案人员“四同步”制度为了加强公司档案管理工作，切实做到文件材料及时归档，并及时准确的整理档案材料，真正使档案资料及时为生产建设服务，为企业服务，特制订档案人员“四同步”制度。一、主管档案工作的领导和专职档案员定期检查各部门文件资料的形成情况，为及时准确的归档打好基础。二、评审鉴定成果时，专职档案员必须参加鉴定会，同时对鉴定档案材料是否完整、是否准确、是否系统进行验收，对缺少的资料及时补充完整，使归档资料齐全。三、专职档案员在参加各项会议和活动的同时，及时整理档案资料并完整保存。第二十四节 底图保管、更改、复制制度一、底图的保管、更改、复制贯彻档案工作基本原则，维护底图的完整和安全，便于保管和利用。二、底图按项目系统分类、排列、科学编号、条理有序，便于查找利用。三、采取有效的技术和方法，防止所存底图的损毁，最大限度地消除各种可能损毁底图的不利因素影响。四、不断改善存藏条件，提高底图修复技术，最大限度延长底图的使用寿命。五、底图的更改，既要保证底图的历史面貌，又要反映出更改的现状和需要，采取划改、刮改并用方法。 六、底图的复制，只限本单位工作人员利用，概不对外提供。如确因工作需要利用时须经档案形成部门负责人审查，分管领导批准后，严格按批准数量晒制。基本建设底图档案，只需主管部门负责人批准即可利用晒制七、不经批准，任何利用人不准随时更改底图。