1、连锁药店有限公司办公室管理试行制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx连锁药店有限公司办公室管理试行制度第1 章 办公室管理制度. 第2 章 考勤管理制度. 第3 章 员工职务行为准则. 第4 章 办公电脑使用管理办法. 第5 章 印章管理. . 第6 章 固定电话使用管理. . . . . 第7 章 会议管理办法. 第8 章 档案管理. 第一章 办公室管理制度第一条 管理范围1、办公室及办公设施卫生；2、安全用电、防火防盗；3、按规定使用空调。第二条 责任划分1、各办公室第一行政负责人为各办公室管理总负责人。2、2、员工为本人所使用的办公设施管理直接责任人，同时必须无条件服从办公室管理负责人的 安排对本部门公共区域及设施承担责任。第三条 目标要求1、办公室干净整洁无异味，地面无烟头、纸屑及明显污迹，办公桌椅及设备无明显灰尘，文件资料有序放置；2、设立禁烟区：除 2人以下（含2人）办公室（不含仓库）、楼道、卫生间外，其它办公室、走廊、仓库严禁吸烟。但一楼市场服务部大厅、五、六楼大厅允许来访客户吸烟；3、安全用电，下班切断办公设备电源，关灯、关窗、锁门；4、严格按公司规定的温度限制使用空调，空调的使用条件和时间（以中央电视台天气预报温度为准，下同）：办公场所使用空调，夏季选择温度不得低于25(含),冬季选择温3、度不得高于10(含)；夏季开启的时间为：最高温度在32（含）以上冬季开启的时间为：最高温度在6（含）以下第四条 检查方式1、公司的日常巡视、抽查工作由行政部、创力投资公司安全事务部检查、督促、执行。2、由行政部组织、各部门派员参加，不定期进行集中检查评比。第五条 处罚标准1、有违反下列条款之一者，对责任人收取清洁费10元/次，每重复违反一次，增加收费10元。（每月累计一次） 乱丢烟头、果皮、纸屑等废弃物； 往洗手池内倒茶叶，在洗手池洗使用后的餐具，使用洗手池后不放水； 在非吸烟区吸烟；2、有违反下列条款之一者，对责任人收取罚款50元/次，每重复违反一次，增加收费50元。（每月累计一次） 随地吐4、痰； 卫生间使用后不放水冲池； 把垃圾倒在大厅、走廊等公司公共区域。3、有违反下列条款之一，对责任人收取罚款50元/次，如不能确定直接责任人的，则由办公室负责人承担。 下班后没有切断办公设备电源，关灯、关窗、锁门； 不按公司规定使用空调； 每月部门员工违规人数超过本部门员工总数2/3以上。第六条 处罚程序1、对行政部在日常巡视、检查中发现的违规，由巡检人员直接开出处罚通知单；对接到违规的举报，行政部有责任查明情况，依据事实确定是否处罚。处罚通知单一式三联（本人、财务、行政），除当即给违规者本人一联外，财务联由行政部在每月8号前统一交财务以作从工资中收取清洁费或罚金的依据。2、对处罚结果有异议者5、有权向行政部的分管领导申诉，经领导裁决的结果为最终结果。第二章 考勤管理制度本制度适用于xx连锁药店总部全体员工，公司全体员工必须遵守工作时间，自觉按时签到，不得迟到、早退。第一条 工作时间：公司实行定时工作制，每周工作5天，具体安排如下：夏季（5月1日9月30日） 8：3012：00，14：0018：00；冬季（10月1日4月30日）8：3012：00，13：3017：30。第三条 签到次数：一日二次，早、晚上下班各一次。工作时间外出公干，必须向主管领导请假，如主管领导不在，须告知行政文员，由行政人事文员负责备案，并应在签到本上注明去向。第四条 忘记签到：1个月内，因个人原因忘记签到累计达36、次及其以上者，扣发1天日薪。第五条 禁止员工间代签到，凡有代签行为，一经发现，双方均按旷工1天处理。第六条 考勤管理：1、公司的考勤区间是本月1日至次月1日（不含）。2、行政人事文员负责管理日常考勤及考勤统计工作。每月5日前（遇节假日顺延）将上月公司的考勤情况汇总后，填写考勤汇总表，连同上月每日的考勤表一同交至总裁办。总裁办秘书对考勤的真实性及时间性负责。3、人力资源部在收到考勤汇总表后，进行记录存档。并将本月考勤情况于每月10日前（遇节假日顺延）予以公布。人力资源部根据考勤情况于每月10日前（遇节假日顺延）将工资发放表交财务部。人力资源部对考勤表及汇总表的存档、对考勤情况的公布及员工工资的真7、实性负责。第七条 假期管理：1、病假：员工因病不能正常上班的，须请病假。病假超过1天（不含1天）者，须提供医院开具的有效证明。公司正式员工1年内可以享受3个工作日的有薪病假；病假3-10天者，病假期间工资为原工资标准的50%；病假超过10天按事假处理。2、事假：因事而不能正常出勤者，需请事假，经相关领导批准后才能离岗。事假期间不计算工资。3、婚假：公司员工在公司工作期间结婚，可休婚假。一般为3天，晚婚者（男25周岁，女23周岁）为10天，婚假需在结婚年度使用。婚假不扣工资，也可以和年休假合并使用。4、丧假：员工亲属（父母、配偶、子女、配偶父母）去世，可休丧假。丧假一般为3天，可给一定的路程假，8、但累计不超过6天，丧假不扣工资，但路费自理。5、产假：公司女员工生育，可以享受90天产假，特殊情况下（难产、剖腹产）可增加15天。多胞胎生育的，每多生一胎，增加假期15天。产假期满后无故不到岗者，以旷工论处。女员工怀孕期间，累计享受3天的带薪产检假。女员工怀孕不满4个月流产，根据医院开具的相关证明，可以享受15天30天的假期。怀孕满4个月以上流产的，可以享受42天产假。产假期间，按病假计算工资。6、年休假：凡在公司服务满1年者给予3个工作日带薪年休假（不累计）。员工1年内病、事假累计超过了5天或者旷工达1天，不享受年休假。员工年休假可在下一自然年度春节期间使用，也可分割使用。年休假当年有效。因9、工作需要，公司有权随时召回正在休假的员工。员工因为工作原因放弃年休假的，则应发给相应的报酬，即天数乘以以当月日薪为发放标准（含当月工资）。7、工伤假：员工因工负伤，由所在部门上报人力资源部，经工伤鉴定委员会确认后，可以根据国家有关规定享受工伤假。8、法定的节假日：员工可以享受国家及上级部门规定的有薪节假日，具体安排按照国家及上级主管部门的规定执行。第八条 请假管理：1、员工请假，应提前向主管领导、人力资源部提交请假申请单。请假天数在3天（含）以内的，应提前1天请假；请假天数在4天（含）以上的，应提前3天请假。确因不可预见的原因没来得及提前交单的，应委托他人代为填写请假单，2、相应的假期须提供相10、关证明，可以事先请事假，在上班后2日内，补交相关证明，再做相应处理。3、病、事假期限。到岗后的试用期员工事假每月不可超过2天（含），病假每月不可超过2天（含），病、事假合计不可超过3天（含），否则终止试用，予以辞退。正式员工1年内事假不可超过20天（含带薪事假，不包含产假）。4、审批权限。一般员工事假1天以内（含1天）、其他休假3天以内（含）的，由所在部门主管领导审批。事假1天以上、其他休假3天以上由部门主管领导、人力资源部依次审批。部门经理级（含）以上级别员工请假，无论天数多少，均需经过营运副总审批。如遇所在部门经理出差，一般员工请假可由人力资源部审批。第九条 加班管理：1、加班的提请和申报11、：加班可由经理级以上人员根据工作需要安排，对于公司指派的加班，员工不得无故推诿。加班人员需填写加班审批表，呈请部门经理、总助或副总批准。加班人员须在加班后24小时内将经核准的加班审批表送公司人力资源部，未按时上报的，加班不予确认。2、 加班认定：人力资源部依据加班审批表和考勤打卡记录，核定加班时数。一般情况以加班审批表中经理批准的时数为准；加班考勤打卡记录少于经理审批的加班时数时，以考勤记录为准；无打卡记录的，除有充分实据证明确已加班外，加班不予承认。3、加班期间用餐时间不计算为加班时间。休息日、节假日加班，每次连续超过5小时，按用餐1小时扣减加班时间；超过10小时，按用餐2小时扣减加班时间；12、正常工作日加班的，自下班后顺延半小时开始计算加班。4、下列情况或人员延时工作不计加班： 属本人工作职责范围内延时工作的； 事先未经请示批准或未经领导指派的加班； 出差期间超时工作； 由公司组织的学习、业务会议及举办文体等活动； 副经理级（含）以上人员延时工作的不计加班费，可安排调休。5、加班工资的支付与调休：员工加班原则上以安排调休为主，调休须填写调休申请表，经部门经理批准，交人力资源部备案。调休计算方法：加班超过7.5小时/天（不含用餐时间）的，调休一天;不足7.5小时/天的按实际加班时数调休。6、对于员工符合规定要求的加班，又不能再当月安排调休的情况。晚上加班按5元/小时支付员工加班工资；13、超过晚上22：00按10元/小时支付员工加班工资；公休日加班按员工50元/天、主管60元/天、经理副经理70元/天计算加班工资。7、加班工资与工资一同发放，相应税金由公司依法代为扣缴。第十条 公司支持一切正常休假。第十一条 奖励与处罚：1、全勤奖。凡工作满1年的员工如在全年内没有迟到、早退、缺勤、病假（除有薪病假）、事假（除有薪事假）及其他休假（除年休假），可在年末获得全勤奖金500元。2、准时上班时间8:30，迟到、早退在1-30分钟之内者，每分钟扣1元。超过30分钟者，则扣发日薪的50%。超过1个小时，扣发全天日薪。每月累计迟到、早退3次（含）以上者，另每次扣20元。3、确因偶发事件，迟到14、1-15分钟之内的情况，每月有2次的申诉机会，申诉事由经部门主管领导、人力资源部审核成立的情况，不扣薪。4、1个月内每旷工1天者，扣发月薪的30%，1年内旷工累计达3天者，则予以辞退。第十二条 本办法自颁布之日起生效，原有与本办法相抵触的规定均以本办法为准。第十三条 本办法修订权、废止权属总裁办公会，由人力资源部负责解释、实施。第三章 员工职务行为准则第一条 员工如有违反下列规定的行为，将酌情予经济及行政处罚，直至解除劳动合同。 1、工作时间应注意保持办公室区域的安静和整洁；工作时间内应坚守工作岗位，不得喧哗打闹，不得擅离职守，严禁窜岗、闲聊。 2、上班时间不能看与工作无关的报纸、杂志、书籍，15、不允许浏览与工作无关之网站，严禁玩游戏、网络聊天等与工作无关的事情。 3、工作时间避免接打私人电话，私人来访接待应在15 分钟内。 4、不得在综合办公区吸烟（应到指定吸烟区）。5、 工作时间必须佩带公司统一员工号牌，若遗失应在两个工作日内向人力行政文员申请补办。6、员工必须将自己的手机以及住宅电话号码通报给人力行政文员备案并及时更新。 7、凡公司提司机、主管及以上级别员工必须24 小时保持开机状态，其余员工手机开机时间至少保证 7：00-22：00。 8、爱惜公物，更不得将公司公物带回家私用。9、下班时需关闭工作区域内所负责相关办公设备及门窗。 10、严禁在办公场所喧闹、赌博、吵架、斗殴； 116、1、在工作时间内，所有员工应仪表端庄整洁，按规定着职业装并保持干净整洁、大方得体，服装应无明显折皱、无钮扣脱落、衣领平整无汗迹、衣袖及裤脚不得翻起、挽起。女性不得穿无袖上衣、吊带式服装、超短裙、露脐装上班，男性着衬衫、西装、西裤（含休闲西裤）上班；女性职员应化妆并自然适度，服饰打扮淡雅得体。男性职员应头发梳理整齐，不能穿耳环，鞋子清洁光亮，保持个人卫生。不得染发、染指、奇装异服；所有员工不可光脚及穿露脚趾和后跟的鞋及休闲鞋、拖鞋上班。（考虑周末职能部门有员工下班后直接回家，故周五不做要求）第二条 经营活动 1、员工不得超越本职业务和职权范围，进行经营活动。 2、员工除本职业务外，未经集团总裁授17、权或批准，不能从事下列活动： A. 以公司名义提供担保、证明； B. 以公司名义对新闻媒介发表意见、消息； C. 代表公司出席公众活动。 第三条 保密义务 1、员工有义务保守公司的经营机密。员工务必妥善保管所持有的涉密文件。2、员工未经公司授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据、客户情况及其他商业秘密。 3、管理人员、涉及技术资料的人员严禁泄漏公司技术机密、经营信息及其他商业秘密。 第四条 保护公司资产 1、员工未经批准，不准将公司的资金、车辆、设备、房产、材料、产品等擅自赠与、转让、出 租、出借、抵押给其它公司、单位或者个人。 2、员工对因工作需要配18、发给个人使用的笔记本电脑、通讯设备等，不准违反使用规定，作不适当之用途。 第五条 禁忌事项员工如有发生下列行为，将被视为严重违反公司制度。公司将视情节轻重，依惩罚事项酌予处分，直至解除合同。1、泄露公司机密或对公司进行不利捏词； 2、未经许可携带公物或文件资料外出，未经许可在公司内拍照，未经许可私自带外人出入公司； 3、携带宠物进入工作场所； 4、上班时间内，穿着污秽、衣冠不整，或着衣袒胸露背，或打瞌睡、睡觉等； 5、工作散漫、怠惰、推诿或回避责任者； 6、不服从主管人员合理指挥调配者以及对上级指派之工作任务，拒绝执行者； 7、顽抗或轻蔑主管或类似行为者； 8、对同仁恶意攻击、诬告、作伪证或制19、造事端者； 9、撕毁公文或公告、文件及遗失经管之重要文件、用品、设备、工具者； 10、工作懈怠、失时误事，或在工作上欺骗、隐瞒，使公司蒙受损失者； 11、管理不善或疏于防范而酿成重大灾害，以及疏于监督或错误指导致公司蒙受损失者； 12、滥用职权、假公济私以达个人目的之行为； 13、非专业操作人员操作工作设施及办公设备，擅自篡改、添设电气装置； 14、使用公司之工作设施供作私人使用； 15、任意浪费使用原物料或损坏公物者； 16、违反安全管理规定或不遵守操作安全规则或有关防灾措施，肇轻微事故者； 17、未经许可张贴标语、散发传单、召集群众公开演讲，募集捐款； 18、赌博、威胁、殴打或伤风败俗、有20、违传统道德观念等事，侵犯他人权利，携带枪弹利器管制刀具、损毁公物及一切危害公众 秩序或安全之行为； 19、态度不端或行为不检、破坏纪律、屡诫不改者。第四章 办公电脑使用管理办法 为加强公司电脑及局域网的管理，确保电脑及局域网正常运作，特制定本制度。 本文所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。第一条 公司各部门的电脑遵循谁使用谁负责的原则进行管理。第二条 各部门应经常检查本部门的电脑使用情况，负责电脑的安全使用、密码管理、上网管理等，发现问题及时纠正。第三条 行政部对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司所有电脑、设备进行登记、造册21、备案和维修；对软件系统进行维护和优化。第四条 严禁非技术人员拆装电脑，因此造成电脑损害的应照价赔偿（由行政部和财务部核算后进行赔偿）。第五条 电脑使用和保养1、电脑操作规程：电脑开机时，应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序。每次的关、开机操作至少相隔一分钟。严禁连续进行多次的关机操作。电脑关机时，应遵循主机、显示器、电源插座的关机顺序。下班时，务必要将电源插座的开关全关上。节假日时，必须将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。2、对电脑及其设备应定期进行保养清洁。电脑不能放在潮湿的地方，应放在通风的位置，不得在电脑设备上堆放物品。3、需保存的信息，除在硬盘保存外，还应进行光盘备份，以免电脑22、发生故障时资料数据丢失。保密文件资料需设置密码。4、各部门电脑指定专人使用，未得到部门经理以上领导批准非指定人员不得使用别人的电脑。笔记本电脑非工作需要不得携带出公司使用。第六条 打印机及外围设备的使用。1、打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸。 2、激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干凅，针打机看是否有断针。3、当打印机工作时，不要人工强行阻止，否则容易损坏打印机。第七条 电脑防病毒的管理。外来的U盘，或对外报送资料的U盘以及从外界录入信息的U盘，一律要进行电脑病毒检测，在确保没有病毒时方可进入本公司电脑读取信息。第八条 上网的管理。1、因工作和业23、务需要，公司各部门可申请开通一台电脑用于上外网。确因工作需要增加的，需部门经理提出申请，分管副总经理批准。2、网络管理由部门负责，员工上外网需得到本部门经理的授权许可，并禁止浏览与工作无关的网页，不随便下载网页的信息，特别是不要随便打开不明来历的邮件及附件，以免网上病毒入侵。如有违反规定，每发现一次对部门经理予以罚款200元的处罚，三次以上每次罚款300元。第九条 禁止在公司电脑安装与工作无关的软件和有碍系统运行的软件，一经发现对部门经理予以罚款200元的处罚，三次以上除经济处罚外对部门经理和当事人将予以行政处罚。第十条 公司所有电脑未经部门经理以上管理人员许可，严禁非公司人员使用和操作。否则24、，一经发现对部门经理予以罚款200元的处罚，三次以上除经济处罚外对部门经理和当事人将予以行政处罚。第十一条 本制度由行政部负责拟定、执行，解释权归行政部。第五章 印鉴管理制度第一条 总则1、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。2、公司总裁授权由相关部门全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。第二条 印章领取和保管1、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。 2、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。 3、专人领取和归25、还印章都必须办理进行相应登记。 4、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第三条 印章使用1、公司各级人员使用印章需按要求填写“印章使用登记表”，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司相关领导审核。 2、经审核后，最终由具有该印章使用决定权的正、副总经理批准后方可交印章保管人盖章。 3、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 4、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。 5、公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。 6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司总经26、理审核签字。 7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。 8、用印后所有“印章使用登记表“作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交行政部专人归档。9、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。 10、公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第四条 相关责任1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司上级领导报告。 2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。3、违反本办法的规定，27、给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第六章 固定电话管理第一条 公司向员工提供固定电话来对外联络，以便提高办公效率。 第二条 公司为经理以上职务人员和部分岗位提供直线电话和分机电话，并根据需要为副总经理以上职务人员提供国际电话直拨功能。 第三条 公司为员工提供分机电话，并根据岗位需要，提供相应的市内、国内通话级别。具体程序：申请部门经理同意，报人力行政中心按部门安排分机号码备案，申报级别、分机号完成报装。人力行政中心将分机号统一列入公司通讯录。 第四条 公司提供电话仅限于员工办公使用，任何人不得使用公司电话办私事。特别禁止使用公司电话拨打128、68、968 等收费信息服务台，如若发现，将向拨打者收费。 第五条 公司所有分机的数据库由人力行政中心负责管理。人力行政中心负责公司话费的管控，随时根据数据检查各分机话费，如发现费用异常或使用服务电话，人力行政中心将向其部门经理、分管副总经理汇报并向全体同仁公布。 第六条 员工使用电话应该长话短说，节约话费。第七条 公司为员工提供电话通讯限于因公通话，不能打私人电话，违者按公司规定处罚。第七章 会议管理制度第一条 总则：为强化公司决策机制，加强各部门沟通、促进信息传递、及时解决问题、提高会议效率，特制定本制度。第二条 会议安排1、为避免会议过多或重复，公司常规性会议原则上按规定的时间、地点、人29、员组织召开。每周二下午午14：30召开，副总经理组织，公司全体人员参加。各部门汇报上周计划执行和目标任务完成情况、工作分析，本周工作重点和工作部署。2、其他非常规会议：各部门临时组织的涉及副总经理参加的临时会议，须提前一天（特殊情况除外）经分管副总经理批准后，报行政部统一安排召开；其他工作会议以及外单位与相关对口部门召开工作协调会，由对口部门经理批准，提前一天报行政部组织安排。 第三条 会议组织事项1、召开公司常规会议，行政部应提前作好会前工作（包括会议通知、会议资料、会场布置等），如需改期或遇特殊情况，需及时通知相关人员。2、其他非常规会议必须服从行政部统一安排，不应安排在公司常规会议期间召30、开。应坚持小会服从大会，局部服从整体原则。如需改期或遇特殊情况，召集人须及时通知会议安排部门。3、会议召集部门、主持人、与会人员应做好有关准备工作。会议由主持人按照会议议程安排和组织，未列入议题的事项在安排议题结束后由主持人决定是否在会上商议。4、对内容重复、意义不大或准备不充分的会议，行政部有权合并安排或不予安排。5、会议召集部门负责向会议组织部门提交会议议题、参会人员、会议时间和会议材料。会议组织部门负责收集、审核以上内容、安排布置会议场地、发会议通知、会议签到、会议记录。会议记录在会后交各参会部门领导签字存档。会议纪要由会议组织部门在2个工作日内提交会议主持人签发。6、公司所有会议必须本31、着精简节约的原则组织安排。对于需要开支的会议费用一律按照公司费用管理办法进行预算、审批管理，费用计入相关部门年度费用指标。对于未列入年度预算的会议费用必须按照预算外费用申报审核批准。第四条 会议注意事项1、参加会议人员要严格遵守会议的议程安排，不得迟到早退。确系特殊情况，须向会议组织部门请假。如系公司常规会议，经分管副总经理、总助批准后报总经理办公室备案。 2、会议期间手机一律关机或设为静音，不得在会场接听电话干扰会议。 3、发言应切题、言简意赅。第八章 档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录及重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一条 档案范围公32、司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须归档。其中文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二条 档案的分类及编号1、档案按其内容及关联部门可分为五大类： 行政类 财务类 人事类 业务类 工程类2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密；绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括： 财务资料 公司重要会议纪要公司经营情况 人事档案、薪资档案、劳动合同 技术资料 金额在10万-100万元的合同。 秘密33、档案包括： 重要项目资料 项目合同协议。档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第三条 档案装订1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第四条 保存期限档案保存期限按照下列规定办理：1、永久保存： 公司章程 股东名簿 股东会、董事会、监事会会议纪要； 公司证照 各级批文 印鉴 公司年度经营计划 公司年度经营总结 年度财务报表 技术资料 不动产所有权状及其他债权凭证 人事资料大型活动图片、音像资料其他核定须永久保存的文书。2、十五年保存： 会计凭证 其他经核定须十五年保存的文书。(34、其它财务档案的保存期限按部门规定执行)3、五年保存： 期满或解除的合同协议 完结后的项目方案 其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存： 部门工作计划及工作总结 完结后的部门请求报告 完结后无长期保存必要文书。4、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第五条 保管部门1、财务专项机要档案由财务部负责保管。2、人事专项机要档案由行政部负责保管。3、其他档案均由总经理办公室指派专人保管。第六条 档案调阅1、因工作需要需调阅档案时，须经本部门经理核准后方可调阅。2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经理办公室35、主任核准，仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，将档案调出，供调档人查阅，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。4、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第七条 档案销毁1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。2、需销毁的档案经保管部门相应核准人核准后方可销毁。3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经理指定专人监督销毁。第八条 其他1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。2、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。3、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。4、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。