1、控股公司总裁办公室管理制度及日常行为礼仪规范编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 总裁办公室管理制度第一章 员工日常行为礼仪规范第一节 总则第一条 为加强总裁办内部管理，更好地规范总裁办员工的行为礼仪规范，树立良好的形象 和积极的精神面貌，创造良好的团队氛围，特制定本规范。第二条 本规范适用于xx控股有限公司总裁办公室全体员工。每位员工都应自觉严格遵守本规范的要求，自觉维护总裁办公室及公司形象,树立起“人人都是xx形象，人人都是xx代表”的正确理念。 第二节 基本行为规范第一条 形象规范1、着装：着装应以整齐、清洁、端庄2、大方为原则，凡工作时间需着与工作相适应的商 务装或正装，参加公司对外活动均需着正装。2、仪容：工作时间要注意讲究仪表仪容，提倡与工作场合相适应的淡妆。3、谈话：提倡将普通话，语言表达要得体，说话语速适中，不要轻易打断别人的讲话，应耐心听取后发表自己的意见。4、举止：应时刻注意自己的形象，不能在公共场合做出有损办公室及公司形象的行为。5、问候：同事之间见面要主动打招呼，问候一声“您好，您好或再见”。第二条 工作规范1、 上下班时，必须谨记刷卡考勤，否则系统将自动视为未签到/退或旷工。2、 自觉遵守办公秩序，保持办公环境的整洁美观。3、 办公室内各类文件、资料、办公用品应摆放有序，不在办公桌面上粘3、贴或悬挂任何物品。4、 下班时，要将桌面收拾整齐，座椅归位，并将抽屉锁好，切断工位所有办公设备的电源。5、 长时间离开工位时，可能会有电话或者客人到访，应事先拜托给上司或者其他同事，并将椅子全部推入，以示主人外出。6、 如第二天因出差或休假等原因不能按时上班，应提前与相关人员做好交接工作。第三条 工作纪律 1、 准时上下班，各司其职。严格遵守工作时间，做到不迟到、不早退。因故迟到和请假的情况必须事先申请，来不及的情况下也必须事先电话联络。2、 办公时间应保持办公室的安静，不要喧哗闲谈。在公司内任何场所谈话，要以不影响他人工作为宜，保持安静，有工作沟通需要时应走到相关人员面前轻声交待。3、 上班4、时间不允许用办公电话打私人电话，不要在上班时间上网聊天、参与网络游戏、看网络电影、关注股票等与工作无关的活动。4、 不在办公区域高声喧哗，应适时调整手机铃声，在办公区域内适当调低，在培训/会议期间应将手机调至静音或关机。5、 上下班时间不随意串岗，不阅读与工作无关的书籍或处理私人事务。6、 准时参加公司的各类会议，在正常情况下不迟到、不早退。7、 服从公司工作分配和上级工作安排，严禁私自调班、调休。8、 重要工作文件应放入抽屉并锁好，不要随意翻阅他人文件，未经许可不得擅自进入他人办公室或使用他人办公电脑。9、 必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及其他经营信息泄露给他5、人。不打听、不传播与本人无关或不该打听不该传播的事项。10、 不得将公司资料、设备、器材用作私用，如需携带外出必须得到部门领导以及相关部门的批准。11、 应正确使用和保管办公设备及用品，如有遗失或者损坏则根据相关规定进行赔偿。12、 下班后，不得在办公室处理私人事务或长时间无故逗留。13、 在本公司任职期间，不受聘于其他公司或者个人。14、 不接受客户或其他公司有业务往来的单位及个人提供的金钱或礼物。第四条 办公室工作规范第三条 请示：下级向上级请示工作或汇报会议精神时，应事先拟好工作计划或执行意见，同时提供书面材料供领导决策。第四条 汇报：下级向上级汇报工作时，应全面、具体、有条理性，做到有6、成绩、有经验、有不足、有计划。第五条 尊重服从领导：这是员工的必备素质，与领导交谈时要有礼貌，对领导交办的工作要做到表里如一、言行一致。领导有不足之处要进行善意的提醒和解释，区分场合，注意节制。遇到苦难时要发挥自己的主观能动性，克服困难，努力完成任务。第五条 员工意识第六条 专业意识: 应努力使自己成为一名成熟的专业人员，对自己所从事的工作，要拥有不输给任何人的自信和骄傲，并使自己的服务能让对方完全满意。第七条 服从意识：每位员工在工作时间内，必须忠于职守，勤奋工作，服从公司的工作安排。第八条 协作意识：工作中要齐心协力，相互配合，团结协作，积极工作。第九条 责任意识：工作当中各个环节都有着密7、切的联系，只要有一个人未完全尽责，就会导致全目标无法实现。因此，公司的每一位员工都有责任去努力完成自己所担负的职责。第十条 成本意识：我们周围的一切：笔、纸、电话、能源等等都是公司出资购买的，都是成本的一部分，成本中还包含着“时间”这个肉眼看不见的费用。提高工作效率，单位时间成本就能下降，精心使用办公设备和器材，不仅可以节省成本还可以防止事故的发生。下班时，最后一个离开办公区域的员工应关上饮水机开关机照明开关，每位员工离开工位时应注意切断电源开关。第十一条 改善意识：好的建议是从经常思考的头脑中产生出来的，应当经常树立问题意识，善于开动脑筋，提出好的、具有建设性的建议并积极汇报给上司。第十二条8、 保密意识：公司经营方面的信息数据，包括市场、用户、成本、合同、财务、工资、福利、奖金、津贴、专业技术及开发的项目和其他有关的公司专用信息资料均属于保密范围，一律不准向任何人透露，泄密者按奖惩管理规定处理。第三节 商务礼仪规范第六条 礼仪语言1、日常工作生活中要善用“请”、“谢谢”、“对不起”、“您好”等礼貌用语。2、言谈应诚恳庄重，声调适度，不可油腔滑调。3、在自己工作区域内或去拜访客人单位或家庭遇到客人时要主动打招呼问好，见面时不理不睬为不礼貌行为。第七条 介绍礼仪1、介绍相识，先将晚辈或职位较低的人介绍给长尊，把男士介绍给女士，把本单位的人介绍给外单位的人。2、向外单位的人介绍本单位人员9、时，即便是上司也不加先生，只加职位。第八条 握手礼仪1、对亲友、长辈及领导，应热忱问候，可用问好、微笑或握手致敬。2、参加聚会时应先与主人握手，再与其他人握手。3、男士不要主动与女士握手，待女士先伸手时才能相握。4、不要随便主动伸手与长者、尊者、领导握手，应等他们先伸手时才能握手，原则上以双手握手为尊。第九条 呈受名片礼仪1、递呈名片时，名片正面向上、正向，以双手呈上，说声“请！这是我的名片”或“您好，我叫”。2、接受名片应双手接过后，认真仔细看一遍，说“谢谢”，不要随便乱放。第十条 奉茶礼仪1、对尊长、领导奉茶应左手扶杯，右手托杯底递向双方。2、冲茶不必满杯，半杯多一点即可。第十一条 电话礼10、仪1、在接听或打电话时电话接通，应先道“您好”，并自报单位或部门名称、姓名。如拨错号码，应礼貌表示歉意。2、电话铃响三次以内应接听，如两部电话同时响起，应及时接听一个后，礼貌请对方稍候，分清主次分别处理。接到打错的电话应客气告之。3、接听电话时，应回答简明，声音清晰。声音不宜过高，时间不可过长，重要内容应复诵，避免暧昧语词。4、对方欲通话之人不在现场，应主动告知对方再次联络的时间或电话号码，代人受话，应听取记录并转告。如需回复电话，应准确记录对方电话号码及回电时间。5、如接到不属于自己业务范围的洽询电话，应尽量予以解释，并告知正确的咨询部门和电话。 第十二条 公共办公区及电梯礼仪 1、有急事也11、不要跑步，可快步行走。 2、按照右侧通行的原则，遇到迎面来人时，应主动让路。 3、遇到客人找不到想要去的部门时，应主动为其指路。 4、在电梯内为客人提供正确引导。 5、电梯没有其他人的情况：在客户/上司之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客户/ 上司进入电梯；如到达，按住“开”的按钮，请客人先下； 8、电梯内有人时，无论上下都是客户/上司优先。 9、电梯内有其他人时，先上电梯的人应靠后面站，以免妨碍他人进电梯；10、 电梯内不应嬉笑打闹第十三条 席间礼仪1、入席座位应听从主人安排，就座时应向客人表示礼让，若无人安排则可自选下位就座。2、尊长未到齐之前不宜先食，席间应尊重主人和其他客人，不可高声12、说笑，喧宾夺主。喝汤不宜有声音，不可用筷子或手指剔牙，必要时应用牙签，应避席掩蔽为之。3、主人开席致辞祝酒时，客人应停止讲话或其他活动，专心听以示尊重，若主人站立起敬酒，客人应起回敬，喝毕后坐下，尽量等主人招呼后再动筷用膳。第二章 档案管理制度第三章 总则第一条 目的：为规范和促进总裁办公室档案管理工作，提高档案管理质量与效率，特制订本制度。第二条 总裁办公室设立专职或兼职档案管理员。第四章 档案管理员工作职责第三条 工作职责：负责总裁办公室各类档案的收集、整理、保管、编制电子版档案和档案借阅管理等工作，要求做到材料齐全、排放有序、保存完好并做好借阅登记等。第四条 档案管理员有义务保证档案的完13、整和安全，发生紧急情况应及时汇报给上级领导，并及时采取有力措施进行处理。第五条 档案管理员有义务做好档案的安全保密工作，做到保密档案不乱放、不遗失、不泄密、严格执行公司保密协议的相关规定。第六条 档案管理员有工作调动或变动时，应做好档案的交接工作，编制交接目录并办理相关交接手续。第五章 档案管理办法第七条 归档时间：按月度收集，季度、年度分别进行汇总分类存档。第八条 归档范围第七条 公司印发的公文第八条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。第九条 公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。第十条 公司重要会议资料，包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。第十一条 上级机关签发的与14、公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。第十二条 公司对外的正式发文及与公司有关单位来往的文书及传真。第十三条 公司重要的技术资料、客户资料等。第十四条 公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。第十五条 公司的历史沿革、大事记及反应公司重要活动的简报、照片等。第十六条 公司及公司产品的获奖证书等。第九条 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用，按年度分类存档，分别制定电子版和纸质版两种方式保存。在归档的文件资料中，应将每份文件的原件与附件，请示与批复归放在一起，不得分开。第十条 质量要求：归档文件应齐全、完整。纸质文15、件字迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并存档，已破损的有价值文件应予以修复。第十一条 整理方法：文书档案整理采取分项立卷，根据归档范围和保管期限按时进行归档。要求一事一卷，多个小卷装档案盒整理。第十二条 总裁办公室所有原始文件档案，在未经董事长许可的情况下，一缕不允许外部人员查阅、复印、外传。第六章 档案销毁管理第十三条 根据国家档案保管期限的规定，制定公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。第十四条 档案超过保管期限后，由档案管理人员列出清单报相关领导填写意见，经鉴定复核并填写好销毁鉴定报告，编制销毁清册后报董事长批准后，在相关部门人员的监督下方可进行销毁。第十五条16、 需销毁档案的填写销毁清册（一式两份），档案销毁后，将鉴定报告、批准手续、销毁清册等文字材料一周内归档。第七章 公共关系管理制度第一节 总则第一条 目的：为规范管理公司的公共关系以及公共行为，树立良好的企业信誉和形象，开发并保持公司与政府和客户沟通的良好渠道，有效传递内外信息，以实现公司公共资源的优化配置，增加公司的社会效益和经济效益，特制订本管理制度。第二条 公共关系管理体制1、 由总裁办公室主任负责公司公共关系总协调，公共关系事务统一由总裁办公室主任负责；2、 总裁办公室所有成员都要树立“人人都是公关员”的公关意识。第二节 公共关系维护方案3、 公共关系维护对象1、 公司外部对象 包括政府17、机关、新闻媒体、社会公众2、 公司业务单位 包括客户、合作人和竞争对手3、 公司内部对象 包括公司全体员工第四条 公共关系管理原则1、 团结一致原则 公司在进行公关活动时对外口径要保持一致，各相关人员不能随意表述自 己的立场。2、 表里如一原则 公司人员在对外宣传时不得过分吹嘘，要以实际行动去说服和感动公众。3、 有的放矢原则 负责和执行公共关系事务的人员要根据公关目标、任务、对象，精心设计、策划公关方案、编制公关计划以起到事半功倍的效果。4、 以诚待人原则 在处理公关事务时，不能一味掩饰缺点，应及时化解、转化矛盾，切忌弄虚作假，夸夸其谈。第三条 公关关系的活动方式 指企业围绕特定的公关目标和18、任务，将各种公关媒介与方法进行有机组合，形成的具有特定公关职能的工作方法体系。按照功能不同，活动方式可分为以下5种类型：1、宣传型公关方式就是利用报纸、杂志、电视、广播、互联网等各种传播媒体，向社会传播企业信息，以形成有利的社会舆论，树立良好的企业形象的公关活动。2、交际型公关方式就是借助人际交往，通过人与人的直接交流沟通，以求广结良缘，为企业建立广泛的社会关系网络。其主要形式有：宴会、招待会、联欢会、座谈会、茶话会、慰问、专访、参观访问、友谊比赛、信函等。3、公益型公关方式就是通过赞助文化教育体育卫生等公益事业和社会福利事业，来塑造企业形象，提高企业的知名度和美誉度的活动。4、服务型公关方式19、就是提供实惠性服务，以实际行动来获取社会公众的了解、信任和好评，树立良好的企业形象和声誉。5、征询型公关方式就是通过一定的信息网络，获取社会信息，了解民情民意，为企业营销管理提供决策参考的公关活动。第三节 公共关系信息管理第六条 公共关系信息的汇编与使用1公共关系信息的汇编由总裁办公室根据公司实际需要制定公共关系信息管理系统（也可称作客户信息管理系统），使用固定的格式编制公共关系信息卡片，卡片的内容包括客户姓名、工作单位、职位、住址、联系方式等。（详见总裁办公室客户信息管理系统）。2公共关系信息的管理由总裁办公室指定专人负责公司公共关系信息的汇编工作，总裁办公室主任负责公司公共关系的统筹协调和20、管理工作。3公共关系信息的使用（1）公共关系信息的使用须以准确性、有效性、时效性为原则。（2）总裁办公室相关人员根据客户信息系统的有效信息对客户进行定期回访、维护等。4公共关系信息的更新客户信息管理系统应随着客户情况的变化，加以记录调整。总裁办公室相关负责人员应随时根据进展情况更新客户信息卡，保证公司公共关系信息管理系统的完整性和时效性。第十三条 公共关系信息的保密管理总裁办公室所有成员对公司公共关系信息负有保密责任，具体规定及措施参见总裁办公室管理制度第四章保密制度。第八章 保密制度第二节 总则11、 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。12、 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定21、程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，包括但不限于技术秘密和其他商业机密。13、 公司全体职员都有保守公司秘密的义务，能接触到公司商业秘密的秘书人员对保守公司秘密负有特别的责任。第三节 保密事项及文件级别第四条 保密事项1、公司重大决策中的秘密事项。2、司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5、产品供销情报及客户资料。6、司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。7、职员人事档案，工资性、劳务性收人及资料。8、各类技术资料及公司内部管理制度22、。9、经公司确定应当保密的事项。第五条 密级分类：公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1、绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；2、机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；3、秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。第六条 公司秘级的确定：1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级；2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密；3、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收人、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第四节 保密规定及措施第七条 保密规定：属23、于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总裁办公室人员执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由网络技术人员负责保密。第八条 保密措施： 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1、 未经董事长或公司相关领导人批准，具不得复制和摘抄公司有保密性质的文件；2、 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；3、 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经董事长批准；4、 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。5、 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露24、时，应当立即采取补救措施并及时报告总裁办公室主任或相关领导。6、 员工应履行下列义务：1） 严格遵守本企业保密制度，防止泄漏企业技术秘密；2） 不得向他人泄漏企业技术秘密；3） 非经公司书面同意，不得利用该技术秘密进行生产与经营活动，不得利用技术秘密进行新的研究和开发：7、 对总裁办秘书人员实行“竞业限制”制度，限制总裁办秘书人员的以下行为：1） 自行设立与本公司竞争的公司； 2）就职于本公司的竞争对手；3） 在竞争企业中兼职；4） 引诱企业中的其他员工辞职；5） 引诱企业的客户脱离企业；6） 在离职后，与企业进行竞争的其他行为。第五节 责任与处罚第九条 出现下列情况之一的，给予警告，并处以100-300元罚款： 1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失; 2) 已泄露公司秘密但及时采取补救措施的； 3）如因主观原因有以上过失者承担双倍以上罚责。第十条 出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：1） 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；2） 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；3） 利用职权强制他人违反保密规定的。