1、企业经营办公室日常规范及员工管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 版本变更历史更新版名更新日期更新者更新页更新内容第1.0版XX-3-18综合管理部-初版作成第一章 日常行为规范第一节 劳动纪律管理规定一、日常考勤（一）工作时间工作时间为周一至周五，上午9:0011:45，下午12:4518:00。（二）考勤办法1、打卡+签到（退）：公司实行门禁考勤机打卡和纸质签到（退）并行监督的机制。2、统计：总裁办公室于每月的5日前统计员工上月考勤出具统计报表并报请主任审核。3、报送：总裁办公室主任于每月10日前将审核后的统2、计报表送财务组核算工资。4、公示：总裁办公室每月15日将上月迟到、早退、旷工情况在公司内部公示，以示惩戒。（三）考勤细则1、迟到、早退、旷工的判定迟到：凡是9:0010:00打卡，且未如期提交经确认的外出申请表或者休假申请单的，一律视为迟到；凡是在18:00前离开工作岗位，且未如期提交经确认的外出申请表或休假申请单的，一律视为早退； 有以下情况之一的，均按照旷工处理：员工在10:00以后打卡，且未如期提交经确认的外出申请表或者休假申请单；未经部门总经理和副总经理签字确认的半天以上未出勤的情况；员工无故不到岗或是请假未得到批准而擅自取假的。 特别规定晚上延时工作到23:00前回家的，次日须正常考3、勤；员工延时工作超过23:00的，次日出勤可在对应的时间内到岗并打卡，并附上经确认的延时工作申请表，同时抵消加班时间。工作时间内，员工因私事外出，需与直接上司讲明离开事由，并填写外出申请表，超过2小时（含）须填写请假单报直接上司审批。否则，视同旷工（2小时（含）-4小时（含）视为旷工半日，4小时以上视为旷工1日）。紧急情况无法按程序办理手续，需电话和部门总经理说明情况，并请部门其他同事代为办理手续。2、表格填写范例：2、视为特殊理由的情况如下：因紧急情况确实不能在规定时间内到岗，并由本人（特殊情况除外）在9:00前向部门副总经理说明情况（电话或其他方式）的，并请部门其他同事代为办理请假手续；员4、工准时到岗或准时下班但忘记打卡的；由于考勤机故障而造成上下班不能打卡的； 于工作原因早上不能到公司打卡或者下班不能亲自打卡的；员工因工作原因不能到公司打卡的，应提前一日填写外出申请表经审批后方可执行，如遇紧急情况不能提前填写的，需电话和部门副总经理说明情况，并请部门其他同事代为办理手续。 员工打卡时出现错打的。3、处罚规则迟到（早退）一次扣款10元；直接从当月工资中扣减。早退同理。月累计迟到（早退）且未如期提交外出申请表三次以上（含）者，按旷工一天处理。代人打卡，经查实，同时给予打卡人和代打卡人扣款50元的处罚，直接从当月工资中扣减。旷工一日（不满一日的按一日计算）扣发当月基本工资的10%，旷5、工两日以上（含）扣发当月基本工资的20%并扣除当月全部绩效工资。以此类推。月连续旷工三日以上（含）者，除扣除相应工资外，由总裁办公室对其教育或记大过，甚至劝退；月累计旷工超过五天（含）者视为自动离职，不予发放当月工资并自动终止劳动合同。（四）考勤监督总裁办公室行政人事组负责监督公司全体员工的考勤情况，并按月如期做成汇总报表，上总裁办公室主任并CC总裁助理，总裁办公室可会同其他管理人员不定期抽查考勤汇总情况。发现虚报、瞒报、篡改考勤记录等现象，给予当事人书面警告处分并全员通报，情节严重者扣发当月基本工资30%。二、延时工作规定（一）定义延时工作是指因一定期间内的工作量明显大于标准工作量，需要延长6、工作时间完成；紧急情况下需工作时间以外对应与支持；或因工作的特殊要求等情况而进行的正常工作时间外的工作。公司提倡高效率的工作，鼓励员工在正常工作时间内完成工作任务。对于确因工作需要发生的加班，公司支付相应的延时工作补助费。（二）申请与审批1、因工作需要延时时，须由项目经理填写延时工作申请表，延时工作实施人员签字，并经部门副总经理和总经理批准后方可执行，即，延时工作须事前审批。特殊情况未及时审批的，须在延时工作形成次日补交延时工作申请表。否则，不予计算延时工作。2、发生紧急情况，急需延时工作时，部门副总经理以上管理人员可先组织员工延时工作应对；事毕，3日内由部门副总经理填写延时工作申请表报副总裁7、补批。3、总裁办公室依据审批后的延时工作申请表中所列延时工作时间按月进行统计。4、表格填写范例：（三）延时工作时间的核定1、延时工作时间以0.5小时为单位进行统计. 延时工作时间在29分钟内的不计算为延时工作时间；延时工作时间在30分钟以上59分钟内的计为0.5小时：延时工作时间满60分钟计为1小时。2、延时工作时间以部门总经理审批后的有效延时工作时间结合门禁考勤机显示时间为准；当月累计超过36小时以上的延时工作，部门副总经理须在审批同时报经部门总经理、副总裁核批。3、法定节假日延时工作法定节假日按照国家相关规定执行。法定节假日是指：新年，放假1天（1月1日）；清明节，放假1天（农历清明当日）8、；劳动节，放假1天（5月1日）；端午节，放假1天（农历端午当日）；中秋节，放假1天（农历中秋当日）；国庆节，放假3天（10月1日、2日、3日）；春节，放假3天（农历三十、初一、初二）。各部门因业务情况需延时工作时须于假期开始前2日书面报经副总裁批准，并于假期开始前1日通知需加班员工。假期结束，部门总经理可根据项目进展的实际情况安排延时工作人员调休。（四）延时工作补偿1、延时工作补贴：级别工作日公休日法定节日1-410/h调休100/日5-613/h调休100/日7-815/h调休150/日9-1118/h调休200/日12-1620/h调休200/日17以上0调休300/日2、调休：1-16级9、员工当月有效延时工作数超过30小时的部分不予发放工作补偿，由部门三个月内(包括延时工作当月)自行安排调休，逾期未使用自动作废；17级以上员工无延时工作补偿，其当月有效加班时数将作为月度考评加分依据之一；17级以上员工公休日延时工作时数准予在两个月内调休，由副总裁审批；法定节日延时工作补贴须填写节假日延时工作补贴申请表，由部门副总经理申请，部门总经理签字、总裁或副总裁签字确认；由于春节假期的特殊性，除法定节日外的公休日产生的有效延时工作时数满8小时，可比照法定节日给予补偿。责任担当：各部门总经理是本部门成员有效延时工作时数确认的最终责任担当。说明：赴日本短期出差的员工，其在日本出差期间不计延时工10、作补偿。（五）责任与处罚各部总经理直接对本部门所产生的一切延时工作行为负责，要严格根据项目进展需求审查审批加班；项目推进过程中要努力提高工作效率，力争杜绝“磨洋工现象；同时，各部门总经理要合理安排调休，有效使用项目管理费以期合理补偿员工加班。经理部将会同总裁办公室会不定期抽查各部门延时工作及调休补偿情况，如出现消极怠工、安排不当等现象，可对相应部门总经理点名批评，情节严重时，由经理部研究给予一定额度的经济处罚。总裁办公室对延时工作时间汇总负责任，严格按照本规定第三条第1、2款计算汇总。三、休假制度（一）假期种类1、带薪假：年休假、婚假、产假、陪护假、丧假、法定节假日。2、病假3、事假（二）假期11、期限确定1、带薪假年休假：正式员工累计工作满1年不满10年的，给予年休假5天；满10年不满20年的，给予年休假10天；满20年的，给予年休假15天。说明：国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。累计在公司工作满1年不满10年的员工，当年一次性请病假60日，事假30日以上者，取消当年年休假资格。因公司业务情况使员工当年带薪假没有得到使用的，年底，公司将统一给予结算，并以奖金形式发放到人。婚假：正式员工可享受5天带薪婚假。试用期员工按事假处理。员工申请婚假时必须持结婚证原件及复印件填写请假申请单，经批准后，将结婚证复印件和审批后的请假申请单一并提交人力资源备案，方可休假。丧假：正式员工直系亲属（12、配偶、父母、配偶父母、子女）身故时，员工可享受3天带薪假。产假：国家规定在公司连续工作一年以上的女员工，享有98天的带薪产假。其中，产前为15天。难产者，产假增加15天（须持医院证明）。公司考虑女员工生育恢复之实际，特别将正式在职女员工的产假延长至180天。休产假超过180天仍不能恢复工作者，公司有权通知其解除劳动合同。女员工怀孕流产，出具正规医院开具的证明，公司视情况给予5日以内产假。产假包含节假日。陪护假：男员工在妻子分娩时，可享受3天的带薪假。员工申请陪产假先按事假执行，之后须持出生医学证明原件及复印件销假。法定节假日：元旦3天（其中：法定节日1天，公休2天），春节7天（其中：法定节日313、天，公休4天），清明节3天（其中：法定节日1天，公休2天），五一劳动节3天（其中：法定节日1天，公休2天），端午节3天（其中：法定节日1天，公休2天），中秋节3天（其中：法定节日1天，公休2天），国庆节7天（其中：法定节日3天，公休4天）。国家规定另行调整的，按调整公告后规定执行。2、病假短期病假：1日以上30日以下病假均为短期病假。短期病假可与申请人有效延时工作时数相抵消，或征得申请人同意核减其当年带薪年休假。长期病假：30日以上（含）的视为长期病假。员工休长期病假时，公司将根据劳动合同法和企业职工患病或非因公负伤医疗期规定的相关规定，视其在本单位工作年限长短而给予3个月至24个月不等的长期14、病假。员工病假期满，公司可根据其恢复情况结合公司用人之实际予以调岗甚至解除劳动合同。说明：病假需出示市级以上医院诊断证明。3、事假事假可与申请人有效延时工作时间相抵消，或征得申请人同意核减其当年带薪年假。当月事假30日以上（含）者，从第31日起，劳动合同自动中止。休假结束后须递交上岗申请书报分管领导批准后办理相应手续恢复原劳动合同关系。事假期间，公司不向员工发放薪资。4、调休员工节假日延时工作可享受调休，各部门总经理在合理安排项目运转情况下，可批准员工的调休申请。员工当年应享受的调休日，因公司业务情况而未休息的，年底，公司将统一给予结算，并以奖金形式发放到人。（三）请（销）假流程1、当月请假115、日以上5日以内（含）的请假应提前1日申请（即填写短期休假申请单），经部门副总经理审批后，方可执行。2、当月休假5日以上应提前5日申请（即填写长期休假申请单），经部门副总经理、部门总经理签批后，报副总裁审批，方可执行。3、5日以上30日以下休假结束后，申请人须于到岗当日持休假申请单到总裁办公室前台处办理销假手续。说明：部门总经理级以上员工休假须提前3日报总裁审批，并将休假具体时间CC其他相关人员。紧急突发情况除外。申请人休假前需将获批后的休假申请表提交总裁办公室备案。（四）假期薪酬1、带薪假：按国家相关规定执行。特别说明：产假：按照国家相关规定执行，女职工享受生育保险津贴，公司不再发放工资。对于16、不享受生育津贴条件者，产假期间享受98天的有薪待遇，薪酬标准按基本工资（工资的60%）计算。2、病假短期病假：公司支付病假当天的70%的工资长期病假：在按规定可享受的长期病假期间，超过30天地狱90天（含）者，公司将给予正式员工不低于太原市最低生活保障的基础工资；试用期员工不享受此待遇；超出90天者，超出部分不支付工资 3、事假当月事假30日以内工资中事假扣除额的计算公式为：扣除的事假工资日基本工资/8小时带薪休假不足抵扣事假的小时数。（五）特别说明1、遇无法预见（如疾病）或不可抗力（如恶劣天气、灾害）等特殊情况而无法提前申请假期者，应及时以电话等方式通知本部门总经理，并请部门同事代为办理请假17、手续，。 2、婚假、丧假、年休假如需延长，书面申请并获批后视同事假。3、计划休假达30日以上（含）者，须提前10日办理工作移交。（六）责任与监督1、总裁办公室负责统计每位员工当月的休假时数，并于每月末将各部门员工当月休假汇总报表，总裁办公室负责监督检查员工销假手续的履行情况。总经理办公室负责监督检查部门总经理及以上人员销假手续的履行情况。2、休假员工在休假期间需遵守竞业限制条款的相关规定，不得向同行提供技术支持，不得将公司商业秘密泄露。一经发现，视同违约，按保密协议中相关规定承担违约责任。情节严重者，公司保留依法追究责任人相关法律责任的权利。综合管理部负责监督。3、员工自休假获批执行之日起，一18、切安全责任自负。（七）附件1、短期休假申请表2、长期休假申请表3、外出申请表4、工作日延时工作申请表5、节假日延时工作申请表6、节假日延时工作补贴申请表第二节 办公场所管理规范一、出入及门禁管理（一）人员出入管理1、公司员工员工上班时间外出公干，需提前填写外出申请单，经部门副总经理审批，外出时将审批后的外出申请单交至前台，前台负责记录出、入时间。员工上班时间请假出公司，工作日内不能返回时，应按规定办理请假手续并打卡后方可离开公司。2、非公司员工非公司员工来公司洽商事务，须在前台进行登记后在接待室等候，由前台通知接待部门在接待室接待。如果有特殊原因，来访客人需要进入办公区域，须在前台领取临时出入19、卡或贵宾卡。要求事务办理结束后，由被访者陪送来访者出公司大门，前台收回临时出入卡或贵宾卡。（二）胸卡及出入证管理1、公司员工公司胸卡由总裁办公室负责监制。出入公司应佩挂胸卡，对未按规定佩挂胸卡者前台有权纠正。遗失胸卡应即时向总裁办公室前台处申请补发。公司员工因胸卡遗失等原因申请补发者，在未拿到正式胸卡前，应申请领取临时出入卡。胸卡补领后，于两个工作日内将临时出入卡归还综合管理部。2、非公司员工公司来宾，来公司洽商事务需停留1日以内者，由接待部门负责去总裁办公室前台处为来宾办理临时出入卡；停留1日（含）以上者，由接待部门负责去总裁办公室前台处为来宾办理贵宾卡。（三）门禁管理公司为每位员工发放门禁20、卡，用于日常的出入及考勤。员工应妥善保管门禁卡，由于门禁卡为红外线感应方式，请勿重压,以防断裂。尽量避免与移动电话等强磁物品放在一起。一旦发生门禁卡丢失或损坏，须照价赔偿（人民币10元）。并应立刻通知总裁办公室处理，以防发生意外。二、工作场所（开发间）安全管理规定 参照安全管理制度相关规定。三、电话使用管理规定1、电话线路的畅通是业务联系顺畅的有力保证，上班期间严禁随意用电话闲聊、恶聊与业务无关的事情，违者按照奖惩管理规定执行。2、电话内容必须简明扼要，尽量减少通话时间。3、总裁办公室派专人负责定期对公司有异议电话进行洗单，对打私话的话费进行确认、审核，报财务扣除。4、私自滥打公司电话或拨打收21、费信息的，一经查实，则将按照奖惩管理规定执行。5、一般情况下，尽可能通过发传真或EMail进行业务联系，以节省资源和费用。6、享有公司移动电话费补贴的相关人员，移动电话任何时候不得关机，违者按照奖惩管理规定执行。如因手机故障或电池没电未能开机，应由证明人证明，方予以减除罚款，但应及时向对应上级领导告知联络方式。四、空调使用管理规定1、各部门副总经理、总经理对本部门空调设备管理和使用负全责。2、在办公环境温度适宜时禁止开启空调，在开启空调时必须关闭门窗，以便室内保持适宜温度。3、需更新室内空气，应先关闭空调，绝不允许开着空调又敞开门窗的情况发生。4、各部门最后离开人员应在下班前关闭空调和办公设备22、电源。最后离开人员巡视无异常情况，做好最后离开人员登记后方可离开。5、使用会议室、接待室的部门或人员在使用结束后，应及时关闭空调、照明。6、当敞开窗户时，应将窗帘叶面呈水平状全部合起，轻拉轻放，以免折断损坏窗帘。7、在管理和使用空调过程中，以上条款规定未能概括的，一律按公司相关规定执行。五、会议室使用管理规定（一）使用方式 视频会议室使用需提前一日申请预约，如需使用视频设备、投影设备及其他相应设备时，请在会议室使用申请单中列明，总裁办公室按照使用性质、申请时间先后给予安排使用。 申请者如取消使用会议室，请于预约时间前一小时告知总裁办公室，以便安排其他申请者使用。（二）注意事项1、使用前到总裁办23、公室领取钥匙；2、使用时请爱惜使用公共设备、会议室相关视听设备，遵循相关操作流程，妥善操作。因操作不当、人为破坏，致设备毁损故障者，须负赔偿责任；3、用毕请关闭投影仪、空调、照明及其他电源、清洁场地、设备归位、锁门、归还钥匙。（三）表格填写范例：六、接待室使用管理规定（一）使用范围 接待室主要用于接待来宾及员工休息等。（二）使用规定1、公司来宾均在接待室接待，如需进入公司，须事先征得相关部门批准办理相应手续方可进入。2、使用者应自觉维护接待室的环境卫生，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。3、接待室为接待来宾备有饮用水和茶叶，如有特殊需要，则自行准备。4、使用完毕应注意关闭门窗、电器开24、关，预防被盗和其他事故发生。（三）管理要求1、接待室的使用管理由总裁办公室负责。2、总裁办公室负责协调做好接待室的日常安全、报修，定期进行卫生清洁工作。七、员工休闲室使用管理规定 （一）使用范围 员工休闲室主要用于员工休息、用餐、更衣等。 （二）使用规定 1、员工应保持休闲室室内清洁卫生，不乱扔杂物等； 2、爱护休闲室内的公共设施，遵守操作规程，妥善使用微波炉、电冰箱等电器； 3、保持就餐桌面干净整洁，就餐结束及时清理桌面； 4、不要长时间逗留休闲室； 5、离开休闲室时应确认休闲室的空调、照明及其他电器电源、门窗是否关闭。八、机房使用管理规定 参见安全管理制度相关规定。九、最后离开人员管理1、25、每日各部门最后离开人员应检查部门内所有的机器电源、门窗等是否关闭，包括服务器、所有计算机、打印机、复印机、空调、饮水机、照明等。确认完毕后在（部门）最后离开人员登记表上签字确认后方可离开。同时，须确认其他部门是否尚有工作员工。2、每日最后离开公司的人员除应确认所属部门机器电源等关闭情况外，还应确认其他部门的门窗、楼道照明、卫生间照明、电梯间照明、电梯间大门等是否关闭。确认完毕后在前台最后离开人员登记表上签字确认后方可离开公司。3、表格填写范例：3、监督检查：每日早上，总裁办公室前台人员到岗后，首先检查最后离开人员登记表与考勤机及场所管理人员反应的实际情况是否相符，不相符时，总裁办公室当日与该部26、门总经理核实情况后，对最后离开人员罚款人民币10元（从当月工资中扣除），并连带追加部门副总经理、总经理的管理责任，对部长全员通报批评。经理部成员会同总裁办公室相关人员将不定期抽查各部门加班情况及最后离开人员登记情况。十、其他设施使用管理规定 1、各部门负责所属辖区内的办公桌椅、打印机、复印机、传真机、饮水机、窗帘等物品的使用和管理。员工应该按照操作规程，正确使用，如因操作不当或有意损坏需照价赔偿。2、配电井区域，除专门维修人员外，其他人员一律不得进入，以免发生危险。十一、办公室环境卫生管理规定1、为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本塑造良好的企业形象，特引入27、办公环境5S管理办法。2、定义与目的： 整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤出不需要的东西；目的是把“空间”腾出来活用； 整顿（SHITON）：把要用的东西按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；目的是不浪费时间找东西； 清扫（SEISO）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态；目的是消除“污脏”,保持职场干净、明亮； 清洁(SEIKETSU):将前3S实施的做法做到制度化、规范化、维持其成果；目的是通过制度化来维持成果； 修养（SHIESUKDE）:培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯；目的是提升“人的品质”，成为对任何工28、作都讲究认真的人。3、5S推行要领及规范内容序 号项 目推行要领规范内容1整理1）对工作场所全面检查2）制定要和不要的判别基准3）不要物品的清除 4）要的物品调查使用频度，决定日常用量 不再使用过期的文件资料、工具废弃处理不常使用的书籍放置于柜中，常使用的文件资料、书籍整齐放置在文件柜中办公用品统一摆放到文件架、抽屉中 2整顿1）前一步骤整理的工作要落实 2）需要的物品明确放置场所 3）摆放整齐、有条不紊 4）场所、物品标示清楚 各类物品、用品、等要有规划，定位放置文件资料要放入相应文件夹，做好编号、定位摆齐电脑线和其他电线要用绑带扎起，不零乱办公桌及抽屉内摆放整齐有序，不杂乱私人物品放置于规29、定位置3清扫1）建立清扫责任区 2）开始一次全公司的大清扫 3）每个地方清洗干净 将地面、门窗、办公桌等打扫干净，破损处及时报修办公用品、用具、办公设备擦洗干净文件记录破损处修补好办公室通风，光线充足没有噪音和其他污染4清洁1）落实前3S工作 2）制订目视管理的基准 3）部门负责人经常带头巡查，带动全员重视5S活动每天上下班各花5分钟做好5S工作每天随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查对不符合的情况及时纠正保持整理、整顿、清扫的成果5素养1）制订和遵守内部有关规章制度2）推行目视化管理3）实施5S教育、宣导4）推动各种激励活动 衣着整洁得体，仪容整齐大方言谈举止文明有礼，对人热情大方,30、 工作精神饱满爱护公共财产，自觉遵守相关规章制度有团队精神，互相帮助，积极参加5S活动严禁公物私用，做到资源共享在办公室严禁随意放置易燃易爆物品在工作场所内不追逐打闹，不大声喧哗和私语，坐立端正养成节约的好习惯，充分利用可再生资源4、办公室5S管理细则办公桌1.1桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。1.2重要纸张文件，保密资料（包括重要信息、工作联络单）等一律入柜。1.3其他纸件全部整齐放置在文件夹、书架中、不得散放在桌面上。1.4办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、电话、水杯等物品，要求放置整齐有序。1.5笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于书架抽屉中。1.6办公桌下31、除整理箱外不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志等。.办公椅2.1保持干净整洁2.2摆放整齐，离开时办公椅要靠近办公桌。.抽屉3.1下班离开前要锁好。3.2抽屉中物品要摆放整齐。3.3抽屉中物品要进行定期清理。.计算机4.1摆放端正、保持清洁。4.2下班时关闭电源（包括主机和显示器）。4.3笔记本锁到个人物品柜中。.打印机、传真机5.1节约用纸，纸张存放整齐，对于不涉及公司机密的纸张背面可做二次利用。5.2及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密。5.3不允许用传真机复印大量文件（单张或紧急时候可特殊对待）。.地面6.1保持干净。6.2计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。6.3桌垫、纸32、袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源线、网线、电话线放置在一起，保证安全。.通道7.1保持通畅。7.2不得摆放影响美观或走路的纸箱等。.临时摆放物品8.1原则上公共场地不予许摆放纸箱、物品等。8.2如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐、不得影响整个办公场所的美观及行走方便。.公用、流动座位 使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的卫生工作。.个人行为10.1工作时应保持良好的工作状态。10.2不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食。10.3着装得体大方。 10.4爱护公物，用完归位。10.5待人接物诚恳有礼貌，乐于助人。10.6遵守公共秩序与规定。10.733、离开办公室前关闭所有电源。10.8提高修养，追求并创造良好办公环境整洁的自律精神，并按规则做事。.基本修养11.1开放办公间办公11.1.1不要大声喧哗、接听电话或与别人讨论的声音要控制在隔壁的同事听不到为准。11.1.2团结并尊重每一位同事，工作中保持经常沟通，有不同意见时，要通过恰当方式解决，任何情况11.1.3不可恶话相向或采取它种过激行为。11.1.4如有客人来访，要做到并彬彬有礼。11.2手机的使用开会、上课、培训时手机关闭（或设置为震动）十二、附件 外出申请书 部门最后离开人员登记表 公司最后离开人员登记表第二章 行政管理第一节 会议管理规定一、会议原则：有话则长，无话则短，一般时34、间30-60分钟 逐步杜绝会而不议，议而不决，决而不行 例会一般不得请假，因公外出需提前递交书面情况说明至直接上司，CC会议主持二、会议类型（一）例会1、横向周管理例会1.1日本太原业务联系会议时间：每周一上午北京时间9:00参加人员：日本耐特斯达业务主管，日本事业部总经理列席人员：副总裁，企划管理部部长会议主持：日本侧业务主管主要议题：协调解决上周业务推进过程中的各类问题，提出本周工作计划及指导，重点解决日本和太原事业部之间关联业务的联络与协调。要求：形成纪要，报备部门副总经理以上及各相关人员。纪要人员由日本事业部总经理指定。说明：太原国内事业部、经营管理本部（其他国内部门）如有工作联络需与35、日本侧业务、行政担当召开横向管理联席会议时，可采用临时会议形式。1.2部门协调会时间：每周一下午北京时间13:30参加人员：各部门总经理列席人员：日本侧行政副总，综合管理部、企划管理部部长（总裁办公室主任、总裁助理）如遇下发或部署重大经营决策时，可通知全部部门副总经理以上管理人员参加。会议主持：总裁助理主要议题：重点协调解决各部门的工作配合问题，总结、督导上周工作进度及计划完成情况，部署本周工作重点。如遇重大议而未决事项，需在会议当日由总裁助理提交总裁决策。要求：形成纪要，报备全体参会人员。 纪要员由总裁助理指定。2、纵向周管理例会即，各部门管理例会时间：每周五（具体时间由各部门根据业务情况自36、行确定）会议主持：部门总经理、副总经理参加人员：各部门项目经理以上人员主要议题：针对日常管理与项目进展状况展开批评与自我批评，突出周工作问题点暨解决方案；部署下周工作计划。要求：形成纪要，报备总裁办公室无法独立解决的问题点，提交至上级管理例会商议解决。3、月度例会会议名称：月度经营分析会时间：每月第一周周二北京时间9:00会议主持：总裁参加人员：部门副总经理以上及日本侧业务、行政副总主要议题：重点就上月经营情况互通情报，并针对本月经营计划作出指导。要求：形成纪要，报备部门副总经理以上及各相关人员。纪要员由总裁助理担任。4、季度例会会议名称： 季度综合评价会 时间：每季度最后一周周五北京时间1337、:30会议主持：太原侧副总经理参加人员：总裁，太原、日本侧部门副总经理以上主要议题：重点就本季度经营目标完成、员工考评、市场开拓等事项作出总结，并针对次季度经营计划作出指导。要求：形成纪要，报备部门副总经理以上及各相关人员。纪要员由总裁助理担任。5、年度总结会时间：次年元月中旬，具体时间临时通知参加人员：全员议题：重点针对年终决算，全员评价，次年目标计划等事项展开。要求：会议所用PPT文档均需提前报备总裁办公室，由总裁办公室事后统一归档。（二）临时会议公司各部门可根据工作实际临时组织召开，主要解决经营活动中遇到的非常规性问题或出现紧急突发事件。原则：谁负责，谁召集即，所遇问题或事件属于哪个部门38、，则由对应担当召集相关人员及部长以上管理人员开会研究，并最终拿出解决方案，推动落实。要求：形成纪要，报备与会人员及工作相关人员。纪要员由会议发起人指定。（三）早礼2012年各事业部需重点加强团队建设和部门文化建设，首先从早礼入手，逐步凝聚团队认知度。时间：每个工作日早8:50-9:00地点：各部门作业区主持人：部门副总经理、总经理与员工轮流要求：各部门一周一次将早礼情况汇总至前台，早礼的成效性将作为公司对部门副总经理、总经理日常管理考核依据之一。三、会议要求1、有计划、高效率各级例会应按计划如期召开，提高会议效率，确保公司内部信息传递、协调沟通、解决问题的及时性。2、会议要求主题明确，内容清晰39、。（1）主题明确明确会议宗旨，提出问题，分析问题，解决问题。杜绝主题混乱不清，避免会议中的无谓争论。（2）内容清晰会前应准备好会议材料，打印成稿，在会议前发给与会人。对于需要集体研究和深入决策的重大问题，要求在会议前一周左右做好此项准备工作，确保与会人员有足够时间进行思考和拟订方案。（3）会议纪要会议纪要不仅要记录会议全过程，更要言简意赅，重点突出，问题清晰；同时，任何一级会议纪要均需报备至总裁办公室。格式如下：各部门例会需：TO:会议相关人员；CC：总裁助理部门例会，日本太原横向例会，月度、季度例会，临时会议均需：TO:会议相关人员；CC：经营管理本部部长（含本部长，综合管理部部长、企划管理40、部部长）。总裁助理、总裁办公室主任。（4）时效性日常例会定期举行，临时会议需提前2小时通知与会人，重大会议需提前3个工作日通知与会人，年度例会应提前10个工作日通知并准备。会议因故不能如期举行，或需改期举行，应提前1个工作日邮件通知与会人，并说明原因。（5）会后贯彻各部门会后应及时做出总结，明确任务，及时传达并贯彻实施。总裁办公室可不定期抽查会议内容落实问题，并形成抽查报告，以此作为总裁对部门总（副）经理考核的依据之一。三、会议纪律会议开始前应将手机调到震动状态，如确有紧急事情需接听电话时，请到会议室外进行并及时返回。如有紧急事情需要立刻去处理，应先报告会议主持，阐明原因，取得批准。对于所耽误41、的会议内容，应在会后主动与会议主持联系，及时了解和掌握。无特殊或意外情况，与会人员不得擅自缺席会议，否则按旷工处理。例会因公不能出席时，需提前1个工作日书面向会议主持人请假；若遇突发事件，可电话告假或由他人代假，但事后需认真学习会议纪要，完成指定工作。临时会议在接到会议通知后，因公确需晚到，可于会议前半小时向会议主持人请假。 任何会议无故迟到、早退将罚款50元/次，视情节将影响本人考评成绩。第二节 日常办公用品管理一、日常办公用品的范围日常办公用品主要包括中性笔、铅笔、资料夹、资料架、笔记本、计算器、胶水、大头针、回形针、墨盒、打印纸、插线板、电话机、卫生用品、清洁用品等。二、日常办公用品的购42、置各部门所需日常用品由总裁办公室统一购置，各部门人员按工作实际需要领用。总裁办公室对日常用品保留一定的库存，各部门行政助理在每月月底填写物品请购单，由总裁办公室派专人统一购买于下月月初发放至各部门。各部门按照部门人员需求给与发放。三、日常用品的领用各部门人员在本部门领用所需办公用品，领用时需在领用表上按名称、数量、时间，规格等填写清楚并签名。四、日常用品的使用日常用品只能用于办公及公司内使用，不得挪作他用或私用。各部门人员对领用的日常用品不得随意乱扔或人为损坏。五、附件 办公物品请购单第三节 固定资产管理规定一、固定资产的管理范围本规定详细明确了固定资产以及低值易耗品的分类管理、采购、进出库的43、工作流程，并明确了各部门在固定资产以及低值易耗品管理上的职责和范围。二、固定资产的管理规则 固定资产：指单位价值在人民币1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备；低值易耗品：指单位价值在人民币100元至1,000元，且使用年限在一年以下的与经营活动有关的家具、办公用品及各类设备等。三、固定资产的资产编号1）固定资产由总裁办公室编号。 2）编号方式：资产分类编号+地区代码(两位拼音字母)+购买年份(两位数字)+流水号码+部门代码3）资产编号中资产名称代码：DY打印机 BJB笔记本电脑 TS台式电脑 FY复印机TY投影仪 BX44、冰箱 TV电视机 KT空调 HYZ会议桌 BGZ办公桌 CJ茶几 YZ椅子 WBL-微波炉 GZ柜子 TE电话机 CA车 EL其他各类部门代码： 总裁办公室-ZC 实验室-SY 北京分公司-BJ 海外事业部-HW 系统开发事业部XT 节能环保事业部-JN EL其他例：XX年1月太原总裁办公室购入笔记本电脑，编号：BJBTY0901001ZC四、固定资产管理的流程 固定资产购置计划登记1）对于要求添置资产的部门或个人应填写固定资产购置申请单，直属部门总经理批准，总裁办公室财务组审核（依据预算或其他），最后总裁办公室主任签字批准。2）固定资产的采购由总裁办公室执行。 固定资产入库 购置的资产到达公45、司后，由总裁办公室负责组织相关部门验收。验收合格后，进行资产编号，然后填写固定资产入库单办理入库手续。 固定资产领用及登记1）领用部门或人员凭批准的固定资产出库单，交总裁办公室行政组，由行政组负责配发相关固定资产。 2）所有固定资产的领用，行政组配发相应的固定资产登记标签。3）所有资产经行政组入资产库后，需进行登记工作，包括：填写固定资产入库单、建立固定资产登记卡、标签等。4）固定资产登记卡由行政组制作，至少一式两份，由行政、财务各留一份存档。固定资产的维修 1）资产的维修、更换、升级、添加等均需交行政组执行； 2）对于资产进行维修申请，由资产使用部门/人员填写固定资产维修申请单后交于行政组，46、在获得相关批准后，由行政组负责联系维修。 固定资产的报废 固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废，需办理相关报废手续。1）固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”，列明固定资产报废原因及固定资产的原值、净值等，鉴定小组签署意见后报分管副总经理、总经理批准后转入固定资产清理程序。2）在清理过程中，注意节约费用，实事求是对残料进行作价。3）报废资产处理完毕，对固定资产及时登记，核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一致。 固定资产的盘点1）公司定于每月对资产进行一次实物的清点，清点工作由总裁47、办公室组织，各部门应给予积极的配合。2）清点完成后，行政组及财务组需填写固定资产月盘点表。五、附件固定资产购置申请单固定资产入库单固定资产登记卡固定资产登记标签固定资产维修申请单固定资产月盘点表第四节 图书、资料、档案管理规定图书、资料、档案入库借阅登记入库登记归还登记为了规范公司的图书、资料、档案管理，方便大家浏览查阅，做到资源共享，特制定如下图书、资料、档案管理办法。一、公司档案的分类： 1、行政、人事档案（行政人事制度文件、行政会议记录、行政公函、人事奖惩、人事考核、人事名册等） 2、技术档案（招投标文件、认证资料等） 3、图书 4、其他档案（其他有必要或要求备忘的资料等档案）二、各类档48、案的分类范围1、行政档案对于行政文件中的内部文件，需要公开的原件登记留底，如企业规章制度，人事变动、人事奖惩等。需要传阅的文件先登记原件留底，然后备份后传阅，经手人需签字和日期，最后备份收回存档；不需要传阅的文件直接登记归档。公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。公司于有关单位签订的合同、协议书等文件材料。公司员工劳动、工资、福利等方面的文件材料。公司的大事记及反映公司重要活动的照片、录音、录像等。2、技术档案对于还未开始项目的资料，分为正在争取的和已经签约的两类作临时归档，待项目结束按竣工资料存档。对于已经竣工项目的资料，汇总归档。3、图书分为A、图书、B、说明书49、C、杂志、D、光盘及其他介质资料三、文件材料、档案、图书的收集管理1、公司制定总裁办公室专人负责文件材料、档案、图书的管理；2、文件材料、档案的收集由各部门或经办人员负责整理，交负责人归档；3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作汇总形成的文件材料，由主办部门或人员收集。4、会议文件由总裁办公室收集；5、归档的文件材料、档案应为电子文件和文字文件，归档后的电子文件仅有总裁办公室行政人事组的专人保管，部门级个人不可保留。6、图书的购买：各部门因业务原因需购买书籍，应先填写物品请购单，经部门总经理批准、总裁办公室主任批准同意后方可购买。四、归档要求 1、归档的文件种类、份数、以及每份文件的页数均50、应齐全完整。2、在归档的文件中，应将每份文件的证件与附件，印件与定稿，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。3、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。4、图书的入库：新购买图书需到总裁办公室前台处办理入库登记手续后，方可借出和报销，报销时需附上发票及图书资料验收入库单。总裁办公室前台处需对新购图书按顺序编号，并将书名、出版社名称、作者、册数、出版日期、购买日期、金额等相关资料进行详细登记。五、文件资料、档案、图书的借阅使用 文件资料、档案的借阅1、公司文件资料、档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者到前台办理借阅手续，方可借阅。2、档案资料的借阅随借随还，对借出档案资料，档案51、资料的管理人员要及时催还，发现损坏、丢失情况进行全员通报批评。3、借阅者必须对档案资料内容严格保密，不泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。4、不准拆卷及任意抽换文件或剪贴涂改字句等，必须爱好档案资料，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或做记号等。5、不准转借，必须专人专用。用毕按时归还，如需延长借阅时间，须到档案资料管理人员处办理续借手续。图书的借阅1、图书的借阅由总裁办公室前台处负责。需要借阅图书时到总裁办公室前台处办理借阅手续，并确定归还日期。2、借阅时限：一般图书的借阅时间最长不得超过一个月；词典、珍贵图书被指定为公共参考类图书，概不得带出公司，阅览者限当日归还。员工需52、按借阅登记时注明的归还日期将图书归还到总裁办公室前台处，以便其他员工继续借阅；如果因为特殊原因不能按时归还的，需到总裁办公室前台处办理续借手续。3、员工所借图书及其余资料，如遇公务上需要参考通知收回时，借阅人不得拒绝。4、图书原则上只借给本公司员工（总裁办公室允许的情况除外），借出图书不得转借他人。5、借阅图书被丢失或者在归还时被损坏，借阅者需按照书价进行赔付。6、借阅图书一次不得超过2本7、不准转借，必须专人专用。用毕按时归还，如需延长借阅时间，须到前台处办理续借手续。光盘及其他介质资料的借阅光盘及其他介质资料由总裁办公室前台处统一管理。光盘及其他介质资料的管理与图书管理相同，但借出时间最多53、为两天。六、编号记录1、 文件资料、档案编号：文件档案代码+年号+部门代码+编号文件档案代码： 行政管理类：A 人事管理类：B 技术管理类：C 项目申报类：D 其他：E各类部门代码： 总裁办公室-ZC 实验室-SY 北京分公司-BJ 海外事业部-HW 系统开发事业部XT 节能环保事业部-JN EL其他例如：总裁办公室2013年1月10日下发的第一份文件行政制度，编码为：A20130110ZC001七、档案资料、图书管理人员的职责 1、按照有关规定做好文件、图书的手机、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司方案的完整与54、安全八、附件1、图书入库单2、图书借阅单3、文件档案记录单4、文件档案借阅单第五节 文件资料保密规定为确保公司核心竞争力免受侵害，增加公司商业秘密及自主知识产权的安全系数，根据公司目前发展的实际情况，结合法律法规的相关规定，制定本制度。 一、公司秘密的定义及范畴公司秘密是关系公司权益和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，包括但不限于：技术资料、文件资料、客户信息等。 公司全体员工都有保守公司秘密的义务。 公司秘密范畴：(一) 公司重大决策，主要表现为会议决定及会议记录；(二) 重点项目的可行性报告；(三) 公司与客户订立的各类经济合同、技术服务合同；(四) 公司掌55、握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； (五) 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；（六）公司人事档案，薪酬管理资料等；(七) 一切技术资料，含电子文档；（八）其他经董事会确定应当保密的事项。说明：一般性决定、决议、通报、通知等行政管理资料不属于保密事项。二、公司秘密分类及确定公司秘密按密级程度不同可分为绝密、机密、秘密三级。1、绝密材料是指如泄露会使公司的合法权益和利益遭受特别严重损害的各类资料。包括但不限于：直接影响公司经营发展中的重要决策性文件资料及会议记录，一切技术资料，含电子文档。2、机密是指泄露会使公司合法权益和利益遭到严重的损害的各类资料。包括但不限于：公司财务报表、统计56、资料、重点项目的可行性报告、与客户订立的经济合同、技术服务合同等。3、秘密是指一般性重要文件资料。包括但不限于：公司人事档案、薪酬管理资料及公司掌握但尚未进入市场或公开的各类信息。公司所有的文件资料应依据上述分类标明密级，并确定保密期限。保密期限届满自行解密。三、保密措施1、属于公司机密以上级别文件资料的传递、复制、保存和销毁由总裁或副总裁指定专人办理，采用电脑技术存取、处理、传递的技术性文件资料由总裁办公室指定专人配合各部部长采取保密措施，并不断更新（具体保密措施由涉密部门责任人不定期将更新措施上报经理部备查）。公司技术人员、管理人员离职时，由总裁办公室指定专人配合部门将离职人员所掌握的技术57、资料、管理资料等的电子文稿及书面文稿清点并分类保存。2、接受采访或与客户谈判时需要提供公司秘密事项，须提前1日书面报副总裁审批，重大事项须报总裁审批。3、涉密员工不得在私人交往和邮件中泄露公司秘密，不得在公共场所谈论公司秘密，不得通过其他方式传递公司秘密。4、一旦出现泄密事件，第一时间发现人须及时报告副总裁或总裁于第一时间采取补救措。四、责任与处罚1、责任总裁办公室主任对公司所有文件资料承担主要保密责任，各部门总经理对本部门技术资料及客户信息承担主要保密责任。2、处罚（1）警告罚款：泄露公司秘密尚未造成严重后果或经济损失的，或无意间已泄露公司秘密但积极采取补救措施的，公司给予书面警告并扣发当月58、工资50 元以上500 元以下；（2）辞退并赔偿经济损失：故意或过失泄露公司秘密造成严重后果或重大经济损失的，或利用职权为其他公司窃取公司秘密的，或利用职权强迫他人违反保密规定为其提供信息的，公司予以辞退并视情节严重要求其赔偿经济损失； （3）依法追究法律责任：员工故意或过失泄露公司秘密给与公司有竞争关系的企业，从而造成严重后果或重大经济损失的，公司除对该员工辞退并追索经济赔偿外，还将依法对接受情报的企业提起诉讼。五、特别说明1、泄密行为指使公司秘密被不应知悉者知悉的，或使公司秘密超出了限定接触范围而广为传播的行为。2、公司对在保守秘密工作中表现突出，发现泄密事件及时通报及时应对的员工，将给予59、一定金额的奖励甚至总经理特别奖。3、经理部须不定期检查监督公司各类文件存档情况，及时发现问题解决问题。4、涉密员工在遵守本保密制度的同时须履行劳动合同中关于竞业限制的相关规定。第六节 出差管理规定一、 总则第一条 为了满足公司业务拓展的需求，完善因公出差流程，加强因公出差费用的控制，使管理更加科学，更加适应公司发展需求，特制定本规定。第二条 本公司员工出差差旅费支给依本规定办理二、出差流程第三条 员工出差依下列程序办理1、公司因业务需要需安排员工到外地（工作所在地城市以外）出差时，由各部门副总经理通知出差员工。2、出差员工在接到出差通知时，需及时填写出差申请单（一式两联），一联转交总裁办公室备60、案，一联本人作为借款、报销依据留存。3、总裁办公室接到签批的出差申请单后，第一时间办理员工的旅途交通工具票据以及其他相关事宜。特殊情况时可委托员工本人自行办理。4、如需预支差旅费用的，出差人可凭核准的出差申请单，到财务组填写借款单办理借款手续。借款人按财务要求填写借款单，经总裁办公室主任审批后，出纳即可支付。5、出差员工，在办理完相关出差手续后，在出发之前及时将本人出差日程（含：班机、航次、到达时间）以邮件告知出差地对应人员及接机人员。 第四条 出差的审核决定权限1、 国内出差，六日以内由事业部总经理(总经理不在可由副总经理代签)签字核准，六日以上须经部门总经理及常务副总裁核准。部门副总经理级61、以上员工出差需报副总裁、总裁审批。2、 国外出差，一律由部门总经理、副总裁及集团总裁核准。第五条 （一）出差期间 1、国内出差：员工在国内出差期间，每周须将作业周报以邮件报告部门总经理或直接上司。确定出差结束日，如需公司办理相关返程事宜，须提前以邮件通知总裁办公室主任。2、国外出差：出差员工到达目的地第一时间须电话告知出差地对应上司（如：日本出差需告知集团总裁）本人到位情况；安顿好后及时以邮件通知国内上司，表明已安全进入工作，同时将邮件CC所属部门总经理及总裁办公室相关人员。工作期间，每周须将作业周报CC国内的直接上司及部长。确定回国日期后，如需国内办理接机等相关事宜，须提前以邮件通知所属总经62、理及总裁办公室主任协调安排，并将回国计划CC集团总裁。说明： 在日本出差员工，出差期间所需生活费用等可到耐特斯达（日本）公司办理借款等手续。确定回国日后，提前2个工作日持相关票据到耐特斯达（日本）公司办理报销等相关手续。出差途中因病或遇意外灾害，或因工作实际需要电话联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，并依情节轻重论处。（二）出差返回出差返回后，如返回时间尚在工作时间内（即下午18：00前），需先回公司报到。1、出差人返回后两个工作日内填具出差旅费明细表，并结清暂支款。2、出差返回后，须于到岗后第一时间以邮件向客户致感谢信，并以邮件通知出差地其他同事及相关63、人员本人已安全返回事宜；并于到岗当日或次日向所属部门提交出差工作总结，经部门总经理审核后提交总裁办公室备案留存。 3、出差返回后需要休假的，办理请假手续后，方可休假。4、国外出差员工到位后需由总裁办公室安排在最近一次全员早礼上做报告，向全体员工通报出国学习、工作的经验及收获。二、出差细则（一）出差补助 1、国内出差 公司全体员工国内出差可享受30元/人/日出差补助。出差当日返回者不享受此项补助。2、国外出差目前，我公司国际业务主要集中在日本，故，在此仅对赴日出差补助做出规定，日后如业务涉及其他国家和地区，再另行补充。日本出差补助标准： 短期出差：各级员工统一工作日补助4000日元/人/日，移动64、日及休息日为3000日元/人/日 长期出差：指赴日工作连续12个月以上（含）。补助措施调整为按月补助，具体为：部门副总经理以上，23万日元/人/月项目经理，21万日元/人/月其他员工，19万日元/人/月说明：上述补助含住宿5万日元，如住公司宿舍，则每月从补助中扣4万日元作为房租费用，水电费住宿人员均摊； 不含加班费、雇佣保险、厚生年金； 每月扣500日元活动经费，按抚养人数扣所得税； 国民健康险、注名税由出差人员自付； 保险、福利以太原为准。员工中途请假的，扣除相应请假天数的出差补助。出差日包括往返日。（二）住宿补助出差住宿，遵循以下原则：1、参加会议者，服从会议安排；2、客户提供住宿的，服从65、客户安排；客户不提供时，由总裁办公室统一安排；3、总裁办公室无法统一安排时，由出差人员自行解决住宿。住宿费原则上实报实销，标准参照：（1）部长以上人员（含代理部长、部长助理），每人每日300元内（含）凭票实报实销；（2）项目经理，每人每日200元内（含）凭票实报实销；（3）一般员工，每人每日150元内（含）凭票实报实销。（三）交通补助 1、国内出差：原则上以乘坐高速客车和火车硬座或硬卧为主。特殊紧急情况可使用飞机、软卧或轮船。个人选择超标准的交通工具时，超出部分费用由个人承担。国内出差，一般由总裁办公室统一购票；如遇春运等特殊情况，可由出差人员自行解决。出差期间，市内活动原则上以乘坐市内公共交66、通工具为主，考虑时间及情况紧急程度，近距离（约20公里内）可优先乘坐出租车。2、赴日出差：赴日本出差的员工，由总裁办公室统一购买飞机票。一般情况选择较为经济的航班，个人不得任意提出航班要求。三、差旅费确认与报销差旅费用，严格依照既定标准执行。超出标准部分且事前未书面（含短信、电子邮件）征得总经理批准的，由出差人员自行承担。财务会计须严格审查粘贴票据，对于非正规票据需剔出并指导出差人员按规定提供正规有效票据，有借款情况的，予以标明并先行核销借款。出差报销时，出差人需按出差旅费明细表内容详细列明报销项目及费用产生情况。本规定自下发之日起实施。本规定实施之日起原有相关规定废止。四、附件出差申请单出差67、旅费明细表出差工作总结第七节 名片管理规定1.公司员工的名片经总裁办公室审核后统一印制，个人不得私自印制。2.印制名片要提前三天填写名片印刷申请表，由部门总经理签字后送总裁办公室前台处印制。3.员工离职时，应将名片交回总裁办公室。4、附件 名片印刷申请表第八节 公车使用管理规定一、目的为加强公司公车管理，本着交通安全、节约经费开支，发挥公车使用效率的原则，结合我公司的实际情况，制定本办法。二、管理部门 公司公车管理部门为总裁办公室，由总裁办公室指定专人管理。三、用车管理1、公司公车的证照及稽核等事务统一由总裁办公室负责管理，由总裁办公室主任指派专人调派，并负责维修、检查、清洁等2、用车坚持专车68、专用，公务用车坚持“先特殊后一般，先计划后临时”的原则。3、 市内三公里内，部门优先乘坐公交车辆，紧急情况可申请使用公司公车。4、 严格执行派车制度，用车部门使用公车时，需填写派车申请单，并经所属部门总经理批准，总裁办公室根据情况安派车辆，驾驶员要依据派车单出车，当出车时间、地点和工作内容发生变化时，向公车管理人员汇报后，方可执行新的工作，并在派车单上注明变更的工作内容。5、市区内用车，用车部门须提前半天递交派车申请单；市区外（长途）用车经业务或行政主管批准后，须提前一天递交派车申请单。6、非公务不派车，特殊情况须经总裁助理批准。7、 公车使用完后，应将车辆停放在公司楼下，并将车辆钥匙交由公车69、管理员保管，任何人不得私自开车回家。特殊情况，要及时向车管人员和主管领导请示。节假日，非执行公务的人员，一律不准动用公司车辆。8、 外出的车辆停放时需进入停车场，无停车场或停车位时驾驶员不得远离车辆，驾驶员临时离开车辆，必须熄火锁门。因不按规定停放车辆造成车辆丢失、损坏一律由驾驶员负责赔偿。9、总裁办公室驾驶员按月汇总车辆使用情况，并根据各部门用车公里数（12升/百公里），将公车费用分摊到各部门。四、驾驶员管理1. 驾驶员必须严格遵守国家法律、交通法规和公司的各项规章制度，认真学习业务知识，提高驾驶技术，按规定参加安全教育和学习，增强法律观念，确保行车安全。违反交通法规收到的罚款，由驾驶员自行70、负责处理（总裁办将定期查询公车违章记录并落实相关责任人），公司不予报销。2. 严格执行 “准驾证”制度。凡驾驶公司公车的人员必须具备机动车驾驶证，严禁非机动车驾驶岗位和不具备机动车驾驶岗位资质人员驾驶公车。造成交通事故的，事故责任人责任自负。3. 驾驶员禁忌。驾驶员开车时严禁饮酒；严禁超速行驶和强行超车，严禁私自动用公用车辆。4. 驾驶员应做到，勤检查、勤保养，保持车容整洁、保持车况良好。5.发生交通事故后，驾驶员要及时向公车管理部门报告，向交警部门、保险公司报案，并保护现场。五、私有机动车辆管理如遇紧急情况，公司公用车辆不在或无法外派时，用车部门经总裁助理批准，可以使用私有车辆，同时需填写派71、车申请单，并注明私车牌照、出车时间、地点、工作任务、行驶公里数和收车时间等，按12升/百公里补贴。外出私有机动车辆驾驶人要严格遵守交通法规，安全驾驶。杜绝违法交通法规、交通事故等。六、附件 派车申请单 第九节 项目管理流程第三章 财务管理制度第一节 经费支出管理规定一、按照公司日常费用发生的归属关系，将费用分类如下：1、营业费用定义：营业费用分为营业管理费和营业活动费，国内市场的营业费用由市场总监总裁助理负责审批。营业管理费是指营业人员的工资，奖金，营业活动宣传费（广告费）等用于营业的管理成本。营业活动费主要指营业人员在日常营业活动中产生的交通费，差旅费，客户招待费等合理费用。新开发业务领域的72、客户，如与客户最终签订合同，可提出当年度合同额的3%，由市场总监对于积极协助开拓客户的员工进行奖励，此奖励条款适用于公司内所有部门员工。对于提出营业信息最终被市场部采纳实施的案件，由市场总监总裁助理认可，给予一次50元的奖励。2、项目管理费用定义：主要指项目完成过程中产生的各项费用，包括，交通费，差旅费，加班费，技术资料购置费，完成项目所需软硬件设备购置费，等等，由技术总监副总裁最终负责审批。3、行政费用定义：公司运营所产生的行政性费用支出，包括，行政管理费，行政办公费，行政活动费用，由行政总监总裁助理最终负责审批。行政管理费：包括公司人员的工资、奖金，保险费用，质量管理体系认证投入费用，商务73、合同额等等。行政办公费：公司日常办公产生的费，包括：设备费，耗材，房租，水电费，取暖费，网络使用费，域名使用费等等。行政活动费：包括公司用于行政性接待的客户招待费，礼品费，以及政府攻关费用，等等5、员工教育培训费定义：企业用于员工教育培训的各类费用，以及员工参加各类技术资格考试通过后的奖励费用，等等，由总裁助理最终负责审批。6、工会经费定义：公司工会组织员工开展各类业余活动，如：团体羽毛球赛、新年联欢、司庆旅游以及各项工会福利，所产生的各类费用，包括部门活动经费。由总裁助理最终负责审批。7、其他以上定义以外的其他费用，由各相关责任人判断所需费用是否应该支出，并在自己权限范围内予以签批。二、人员74、协力费用1、社外人员协力费定义：指公司运营过程中与其他兄弟公司之间因业务合作而产生的人员协力费用，其业务处理由人力资源与市场部互相配合完成,所涉及费用由副总裁最终负责审批。2、社内人员协力费 定义：指公司具体的项目运行过程中，由于项目实施部门人员不足需兄弟部门协助而产生的人员协力费用，其业务处理由人力资源与人员派出派入部门互相配合完成,所涉及费用由副总裁最终负责审批。三、费用支出审批权限1、原则：公司的一切费用均按照逐级限额，责任到人，责权一致的原则进行审批和管理。2、费用审批权限：部门副总经理：本部门正常业务开展过程中单笔金额在500元（含）以内 的费用支出；经理部成员：公司经营过程中，在其75、管辖范围内单笔金额在5000元（含）以内的费用支出。在上述权限范围内，各相关责任人有责任判断所列费用是否应该支出，并在自己权限范围内予以签批。在上述权限范围之外的费用，各相关责任人需逐级上报，获批后，方可发生。紧急情况下部门副总经理和经理部成员可以先斩后奏，但要承担相关责任。3、具体表格填写申报流程,根据总裁办公室财务组的财务借款及报销管理办法逐级上报审批。4、预借款无论10000元内（含）须总裁助理审批，10000元以上须报请总裁审批。四、费用支出管理 公司各类费用支出情况均须由总裁办公室财务组按照公司成本管理等要求分类归集，并按月形成报表，呈报总裁助理、总裁审阅。五、特别说明1、当发生费用76、所对应的业务不涉及中间层次相关责任人时，业务承担人可以越级报请审核批准。2、公司经营过程中发生的各项费用需直接计入相关业务承担人（业务承担部门）的相关费用科目内。审批责任人审核签字时，必须注明相关费用的支出科目和内容明细。3、公司日常经营过程中发生的管理费用、办公费用等，当月进行账务处理前须报总裁核查。总裁外出时，授权总裁助理审核通过。4、公司经营过程中发生的人员协力费用，副总裁全权审查决定，重大事项须事前沟通会签。每月月底，副总裁要将当月外部协力情况汇总表上报经理部。第二节 财务借款报销管理办法 费用支出流程财务会计 公司经营过程中发生的一切费用，需由业务承担人按照公司相关的经费支出管理规定77、办理借款或报销审批手续。具体流程如下：出纳付款总裁 费用管理责任人票据粘贴业务发生责任人 填 单一、借款1、出差：出差人员如需借款可持签批后的出差申请单到财务办理借款手续。2、来客招待：接待部门如需借款，可由接待责任人持接待费用预算单到财务办理借款手续（该项工作一般在客人到来前1个工作日前办结）。3、其他：员工因公外出需借款时，需详细填写借款单审批后，方可到财务领款。二、转账、电汇1、固定费用支出：固定费用可由财务出纳填列固定费用支出申请表，经总裁办公室主任审批，并及时办理转账或电汇手续。2、合同支出：公司所有合同支出一般通过转账、电汇或支票方式支付，支付前由总裁办公室（营业本部）填写付款申请78、单按规定报批后，转财务办理。特殊情况需支付现金则必须报请总裁审批。三、报销1、报销时间：每周二集中报销上周的日常开支。每月25日至次月5日期间为结账期，报销工作顺延。2、报销人员：除因公而产生的差旅费用需当事人亲自报销外，其余业务费用（包括但不限于：招待费、加班产生的出租费等）需列名具体支出情况，由各部门需指派部门行政秘书统一办理。直接费用报销人员必须取得真实、合法的正式票据。3、票据粘贴：采取鱼鳞式粘贴方法将取得的票据粘贴在粘存单上（同类性质的票据粘在一起）。4、核销期限：当月发生的费用应尽量在当月核销，当月无法核销的，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期财务将不予报销。出差以外的借款必须月清79、月结。5、财务审核票据时，如发现票据与规定不符的情况时可做如下处置：（1）退回报销单(注明退回原因)。（2）剔除部分不合格、不合理、说明不全的票据 (附剔除原因)。（3）要求报销人员补充说明或补必要单证。（4）交出纳付（汇）款。6、报销单填写要求：（1）实物报销：报销条件为相关正规发票、验收入库相关人员签字确认，二者缺一不可。（2）其它报销：票据必须为正规发票，报销单上必须填写清楚报销事由、具体时间参与人员等；差旅费报销应将交通费金额和其他费用分开粘贴，并附审批后的出差申请单存根联。四、费用归集1、原则：公司各项费用采用按项目、分部门归集，精确核算的原则管理，做到各项费用均与具体业务有效挂钩。80、2、归集流程2.1技术项目费用归集公司技术部门承担的一切项目（包括社内项目和社外尚未签订合同但以投入人员开发的项目）费用发生均需按照以下流程实施，具体为：项目完工通知（日本事业部总经理下发项目完工通知）项目成本核算（财务组根据项目立项书按项目归集项目运行费用）项目立项（日本事业部总经理下发项目立项单）项目总结算（财务组提交项目核算表）经理部（审议、评价）说明：（1）各类项目经技术委员会审定后2个工作日内由技术总监下发立项单（立项单附后）至技术部门，技术部门收到立项单后2个工作日内复印立项单提交至总裁办公室财务组；（2）财务组自收到立项单之日起即对已立项项目运行过程中产生的各类费用合理归集，并按81、月进行成本核算；（3）项目完工后2个工作日内由技术总监下发项目完工通知至总裁办公室财务组，财务人员于接到通知之日起10个工作日内给出项目总核算（项目总结算表附后）；（4）临时项目也按此流程执行；（5）如无项目立项单，则财务人员可对本项目下发生的费用不予报销。2.2市场运营费用归集公司所有市场运营项目的费用均需按照以下流程实施，具体为：合同签订（各部门总经理将已签合同转至总裁助理）市场调研（新市场或技术调研展开前，各部门总经理需提交市场调研表至经理部）合同履行期成本核算（财务人员按合同期核算合同成本）合同总结算（财务组合同总核算表提交总裁助理）经理部（审议、评价）说明：（1）市场部所有未形成合同82、而产生的费用均列入市场调研费用中核算，包括技术部门为联络业务与新老客户沟通产生的交通、招待等相关费用；（2）所有业务合同签订后2个工作日内，各部门总经理需将已签合同原件交回至总裁助理处；（3）已签订合同并进入履行过程而产生的各项市场运营费用，包括但不限于招待费、劳务费、交通费等，均计入该合同履行成本；（4）按合同期履行的合同，合同履行完毕收到最后一笔款项之日起10个工作日内财务人员给出合同总核算表（合同总核算表附后）至总裁助理，总裁助理审查后提交至经理部审议评价；（5）合同履行期内，财务人员须根据合同约定时间提前15个工作日下发催款通知单（附后）催促市场人员及时收款。五、财务会计需于每月28日前提交下月的支出预算表至总裁，每月第5个工作日提交上月公司整体收支情况至总裁。注：报表内容按费用发生的归属关系分类，同时将项目费用归集至所对应的部门费用中，以便公司考核部门工作业绩时参考。