1、房地产公司信息管理规范编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的明确公司信息上报、收集、存档和考核的程序，推进信息沟通扁平化，提高运营效率。2 适用范围适用于房地产有限公司、置业有限公司、物业管理有限公司的各类信息。3 术语和定义3.1定期信息：指某项工作的定期统计信息或者定期变化的非统计信息。该类信息的特点是数据性、统计性、分析性强。如：销售日报、项目管理月报、部门资金计划等。3.2即时信息：指即时描述某项工作最新进展或最终结果的信息。如：公司荣誉快报、紧急法律事件快报、媒体负面曝光等。即时信息分为两类：a)固定责2、任部门的即时信息：指定事项的即时上报，事前已明确责任部门；b)涉及所有部门的即时信息：突发事项的即时上报，任何部门都可能遇到。4 职责4.1总经理办公室：是公司的信息管理部门，负责公司信息管理流程的制定与完善，对各部门报送的工作信息进行收集、整合、传递、跟踪、监督、考评等工作。总经理办公室计划信息组负责具体执行。 4.2公司各部门：是相关业务信息的产生、报送和处理部门，根据其职能完成对信息进行收集、分析、反馈、跟进等工作。各部门负责人是本部门信息上报第一责任人，主要职责为：a) 指定本部门定期和即时信息的上报人；b) 审核本部门上报的各类信息；c) 督促本部门信息上报人及时、准确上报信息；各部3、门信息上报人：为本部门信息上报责任人，按照本规定要求及时、准确、全面的上报信息。5信息管理原则5.1抄送原则：除特别注明外，所有上报集团和公司的定期或即时信息均要抄送总经理办公室计划信息组，以便全面统计、评估各部门信息管理情况。5.2书面原则：事件发生较紧急或重大时、节假日时，为了及时知会相关人员，信息可先行通过口头形式传达，但随后仍要按本文件的规定在时限内以书面形式（包括邮件）报送。5.3保密原则：树立高度的保密意识，采取严格的保密措施，遵守信息传递流程及传递范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。5.4问责原则：信息上报人、审核人（各部门负责人）应做好核实工作，对因信息迟报、错报、漏报、瞒报4、而造成严重后果的，将追究相关责任人的责任。5.5及时、准确、全面原则：及时、准确、全面是对上报信息的最基本要求，在上报信息时要注意摒弃“报喜不报忧”的行为。6工作程序6.1信息上报信息上报人：各部门需指定专人负责定期、即时信息的报送，上报人名单及调整情况需报总经理办公室计划信息组备案。信息上报形式：.1定期信息：根据6.2中规定的报送要求，按指定格式，以电子邮件附件的形式报送相关部门或将信息上传至集团内网（万网景）相关栏目、位置。.2即时信息：直接以电子邮件形式报送（应在邮件主题中概括业务属性，例如：开盘快报、入伙快报、项目事务快报等）或将信息上传至集团内网（万网景）相关栏目、位置。6.2 上5、报信息列表定期信息列表：部门名称标准格式时限上报至何处备注总经理办公室（10-5）法律信息月报每月4日之前集团风险管理部项目管理月报每月5日之前集团项目管理部业务信息月报每月5日之前集团办公室业务信息组月度人力总结及计划无固定格式每月1日之前集团人力资源部员工沟通月报无固定格式每月15日之前集团人力资源部部门月度工作计划每月25日之前总办计划信息组部门资金计划按照公司要求每月29日之前财务部计划执行情况反馈周报 每周一17：30之前经理层全体相关部门周一10:00前发总办计划执行情况反馈季报每季度首月15日之前经理层全体所有部门任务书每月月底之前经理层全体财务部（8-6）地价支付简表每月3日之6、前集团资金中心信息月报每月5日之前集团财务管理部季度报表按照集团要求季度结束后10个工作日内集团财务管理部资金计划网络填报每月头3个工作日之前集团资金中心资金周报每周一10：00之前集团资金中心魅力项目经营月报每月10日之前GIC部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办计划信息组部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部营销策划部（5-2）销售周报周一上午11：00之前集团项目管理部按项目上报销售日报每天下班之前集团项目管理部按项目上报项目管理月报格式同总办每月3日之前总办计划信息组部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办计划信息组设计部（3）7、项目管理月报格式同总办每月3日之前总办计划信息组部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办客户关系中心（3-1）投诉月报每月3日以前集团办公室客户关系中心部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办计划信息组成本管理部（3-1）成本信息月报每月3日之前集团成本审算中心部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办计划信息组工程管理部（2）工地检查报告每周五之前项目经理部抄：经理层全体项目管理月报格式同总办每月3日之前总办计划信息组部门月度工作计划格式同总办每月25日之前8、总办计划信息组项目经理部（3）项目管理月报格式同总办每月2日之前工程管理部部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办计划信息组部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部项目发展部（5-2）月度市场报告每月第5个工作日内集团企划部土地基本情况、项目开发、土地储备统计季度报表按照集团格式每季度首月第5个工作日内集团财务管理部和企划部市市场信息周报每周三之前经理层全体部门资金计划格式同总办每月29日之前财务部部门月度工作计划格式同总办每月25日之前总办计划信息组物业公司（5-4）资产负债月报每月第5个工作日之前并且不超过每月9日集团财务管理部会计组物业经营信息月报每月8日之前集团财务管理部会计组物9、业月报每月第5个工作日之前集团物业管理部业务督导组魅力项目物业管理月报每月3日之前财务部（GIC）部门月度工作计划格式同总办每月29日之前总办计划信息组即时信息列表表一：固定责任部门的即时信息列表部门名称标准格式时限上报至何处总经理办公室（8）项目关键节点快报事件发生次日内集团办公室业务信息组公司荣誉收到相关通知3个工作日内集团办公室业务信息组重要会议纪要会议结束后3个工作日内集团办公室业务信息组项目开发计划详见附件项目管理部外聘法律顾问合同备案合同签定后五个工作日内集团风险管理部紧急法律事件快报事件发生之日或收到起诉状当日或次日集团风险管理部媒体负面曝光发现有媒体曝光危险的即日；曝光发生1日10、内董事会办公室媒体关系组事故灾祸事故或灾祸发生1个工作日内集团办公室业务信息组财务部暂无营销策划部（2）开盘快报开盘结束后3小时内总办计划信息组开盘提前或推迟快报开盘提前或推迟确定之后当日内总办计划信息组设计部（1）规划设计变更快报变更前提前10日上报总办计划信息组重要营销工具完成快报制作或会签完成当日内总办计划信息组客户关系中心（2）重大投诉（含物业公司）投诉发生1日内集团办公室客户关系中心入伙快报入伙当日结束后三个小时内总办计划信息组成本管理部暂无工程管理部总包单位确定快报签约当日内总办计划信息组项目经理部项目主体开工快报主体开工后一个工作日内总办计划信息组项目竣工验收快报验收后一个工作日11、内总办计划信息组项目发展部获取土地快报获得土地后一个工作日内总办计划信息组重要报批报建文件获得快报文件获得后一个工作日内总办计划信息组物业公司业主委员会成立（改选）快报事件发生后一个工作日内总办计划信息组物业管理服务、合同终止、变更快报事件发生后一个工作日内总办计划信息组表二：涉及所有部门的即时信息列表名称标准格式时限上报至何处备注公司荣誉快报收到相关通知2个工作日内总办计划信息组主要涉及总办、财务部、设计部、项目经理部、营销策划部和物业公司重要会议 纪要快报会议结束后2个工作日内总办计划信息组涉及所有部门（包括物业公司）媒体负面曝光快报发现有媒体曝光危险的当日；曝光发生1日内总办计划信息组主12、要涉及总办、客服、项目经理部、营销策划部和物业公司事故灾祸快报事故或灾祸发生当日内总办计划信息组主要涉及总办、客服、项目经理部、营销策划部和物业公司重要人士参观访问快报参观或访问当日内总办计划信息组主要涉及总办、财务部、设计部、项目经理部、营销策划部和物业公司考察报告、培训总结无固定格式外地考察或培训结束后二周内本地考察或培训结束后一周内总办计划信息组涉及所有部门6.3信息存档所有定期信息和上报集团的即时信息由各部门负责存档。上报总办计划信息组的即时信息由总办存档。各部门负责人为信息存档的第一责任人，信息上报人为经办责任人。如部门有多个信息上报人，则由一人统一对信息进行存档。6.3.3总办计划13、信息组将对各部门的信息存档情况进行不定期检查。6.4信息管理考核公司对各部门信息管理工作的考核分为年度与季度考核。年度考核：n 年度考核采用“0.7考核法”。具体如下：年度考核中，信息上报考核权重为0.7，信息管理体系建设考核权重为0.3。n 计算公式为：各部门信息管理年度考核结果信息上报年度考核结果*70信息建设年度考核结果*30 n 各部门信息上报年度考核结果根据各部门季度考核结果计算平均分。n 各部门信息建设年度考核结果，主要从部门信息管理流程建设和公司内网部门信息平台维护两方面进行评价（各部门每年底应提交本年度部门信息管理体系建设分析报告作为考核依据，总经理办公室会对报告内容进行抽查）14、。 季度考核：n 考核采用扣分制。各部门每季度原始分均为100分，扣除相应分值后，其得分即为该部门的考核得分。n 考核中的扣分项有五项：迟报：指信息的上报时间超出要求上报时间3天（含）以内的。缺报：指上报的信息明显不完整或对事件的描述缺乏连贯性，包括但不限于以下情形： 要求上报的表格没有完全填写 上报信息未满足集团或公司要求内容的 针对同一事件分批报送的信息，出现信息中断错报：指上报的信息与真实情况有出入，包括但不限于以下情形： 上报信息出现错误的（对同一信息的描述出现差异，或对同一数据的引用出现不一致） 上报信息与实际情况明显不符的漏报：指没有上报信息，或上报时间超过要求上报时间3天以上的。15、瞒报：指刻意不上报或有意上报虚假信息的，包括但不限于以下情形： 有意不上报信息的 在上报信息中隐瞒问题的 在上报信息中歪曲事实真相的n 扣分办法： 定期信息每迟报一天扣除1分，即时信息每迟报一天扣除2分。 缺报、错报一次扣除5分；漏报、瞒报一次扣除10分。 各扣分项可叠加计数，单项信息最高扣分不超过10分。 每季度，总办计划信息组将根据每个部门的季度考核情况进行排名，根据排名成绩，将对排名靠前的部门进行相应奖励，对排名靠后的部门进行相应处罚。每月，根据各部门上报信息的迟、错、缺、漏、瞒报情况，对信息上报人及部门负责人进行即时处罚，处罚金额从工资中扣除，最高处罚不超过工资工资总额的20%。各部门的季度信息考核情况将与各部门的季度绩效考核挂钩。7支持性表格 信息上报考核表8支持性文件 无