1、建筑公司采购部计划及成本控制管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 采购部组织结构与责权4第一节 采购部职能与组织结构5一、采购部职能5二、采购部组织结构6第二节 采购部责权11一、采购部职责11二、采购部权力13第三节 采购部管理岗位职责14一、采购总监岗位职责14二、采购经理岗位职责14三、采购主管岗位职责16四、采购稽核员岗位职责16第二章 采购计划管理18第一节 采购计划岗位职责19一、采购计划主管岗位职责19二、采购计划专员岗位职责20三、采购预算专员岗位职责20第二节 采购计划管理制度2、21一、采购预算管理制度21第三节 采购计划管理表格23一、采购申请单23二、生产请购单23三、设备采购申请表24四、物资采购计划表25五、订单采购计划表25第三章 供应商开发与管理26第一节 供应商开发与管理岗位职责27一、招标采购主管岗位职责27二、供应商管理主管岗位职责27三、供应商管理工程师岗位职责28四、供应商开发专员岗位职责29五、供应商管理专员岗位职责30第二节 供应商开发与管理制度31一、供应商管理制度31二、供应商筛选制度35第三节 供应商开发与管理表格37一、供应商调查表37二、供应商筛选表38三、合格供应商列表39四、供应商登记变动申请表39第四章 采购价格、谈判与合同管3、理40第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责41一、采购合同主管岗位职责41二、采购询价专员岗位职责41三、采购谈判专员岗位职责42四、合同管理专员岗位职责43第二节 采购价格、谈判与合同管理制度44一、采购合同管理制度44第三节 采购价格、谈判与合同管理表格47一、询价单47二、采购询价记录表48三、采购谈判计划表48四、采购谈判记录表49五、合同签订审批单49六、合同信息统计表50第五章 采购进度控制51第一节 采购进度控制岗位职责52一、采购进度控制主管岗位职责52二、采购跟单员岗位职责53第二节 采购进度控制管理制度54一、采购进度控制制度54第三节 采购进度控制管理表格55一、采购4、订单55二、采购进度控制表56三、采购物资跟催表56第六章 采购质量控制57第一节 采购质量控制岗位职责58一、采购质量控制主管岗位职责58二、采购检验专员岗位职责58第二节 采购质量控制管理制度59一、采购物资检验制度59第三节 采购质量控制管理表格63一、采购检验报告63二、采购质量控制表63第七章 采购结算管理65第一节 采购结算岗位职责66一、采购结算主管岗位职责66二、采购结算专员岗位职责66第二节 采购结算管理制度67一、采购结算付款管理制度67第三节 采购结算管理表格70一、预付申请表70二、付款申请表70三、采购付款进程表71四、采购支出证明表71五、采购结算清款表71第八章 5、采购成本控制72第一节 采购成本控制岗位职责73一、采购成本控制主管岗位职责73二、采购成本控制专员岗位职责73第二节 采购成本控制管理制度74一、采购成本控制制度74第三节 采购成本控制管理表格77一、采购实施记录表77二、采购付款申请表78三、采购成本汇总表79四、成本差异汇总表79五、采购成本比较表80第九章 采购绩效管理81第一节 采购绩效管理岗位职责82一、采购绩效主管岗位职责82二、采购绩效专员岗位职责83第二节 采购绩效管理制度83一、采购绩效考核制度83二、采购人员行为规范87第三节 采购绩效管理表格89一、采购绩效考核表89二、采购绩效改进表90三、采购绩效奖惩表90第一章 6、采购部组织结构与责权第一节 采购部职能与组织结构一、采购部职能采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使下列职能。（一）建立采购部组织结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。（二）建立健全采购管理制度体系根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。（三）采购计划管理在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。（四）供应商管理根据采购计划进行市场调研，选择、评审、7、考核供应商，建立并完善供应商档案。（五）采购价格管理建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。（六）采购合同管理组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。（七）采购进度控制监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。（八）采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。（九）采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。（十）采购绩效管理定期对部门采购作业及各采购人员进行绩8、效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。二、采购部组织结构不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。（一）按企业规模设计采购部组织结构1.中小型企业采购部组织结构中小型企业采购部组织结构如图1.1所示。采购部经理采购专员采购专员图1-1 中小型企业采购部组织结构示例2大型企业采购部组织结构大型企业采购部组织结构如图1-2所示。采购总监采购9、计划主管采购办公室采购计划专员采购预算专员采购专员A采购主管采购合同主管采购专员B采购合同专员采购结算专员文员供应商质量专员采购成本控制专员采购部经理经理助理图1-2 大型企业采购部组织结构示例（二）按职能设计的采购部组织结构根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图1-3所示。采购部经理采购质量主管采购结算主管采购成本控制主管采购绩效主管采购检验专员采购结算专员采购成本分析专员采购绩效专员采购总监供应商管理主管管采购合同主管计划专员预算专员供应商关系维护专员采购合同管理专员采购计划主管进度控制主管采购跟单员总监助理图1-3 按职能分工设计的采购部组织结构示例（三）按专业分工划分的采购部组10、织结构若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图1-4所示。采购部经理采购助理来源开发专员询价专员比价议标专员决标签约专员履约专员图1-4 按专业分工设计的采购部组织结构示例（四）按采购物资类别设计的采购部组织结构按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。一般物料组采购主管采购员A采购部经理采购助理采购员B采购员A采购员B零部件组采购主管采购员A采购员B机器设备组采购主管主要原料组采购主管采购员A采购员B图1-5 按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例（五）按采购地区设计的采购部组织结构按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。国内采购经理国际采购经理11、总监助理内勤A区采购主管B区采购主管内勤亚洲区采购主管欧美区采购主管采购专员采购总监采购专员国际采购专员国际采购专员图1-6 按采购地区设计的采购部组织结构示例（六）按采购渠道设计的采购部组织结构按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图1-7所示。采购部经理采购助理采购总监网络采购主管驻厂采购主管市场采购主管驻厂采购专员网络采购专员市场采购专员图1-7 按采购渠道设计的采购部组织结构示例（七）按行业设计的采购部组织结构1超市采购部组织结构超市采购部的组织结构如图1-8所示。采购总监采购办公室核算员数据分析员录入专员采购合同管理专员家居百货采购经理食品采购经理生鲜采购经理买手里手排面员总监助理12、A类产品采购主管B类产品采购主管C类产品采购主管D类产品采购主管鱼类采购组肉类采购组蔬菜类采购组熟食类采购组面包类采购组图1-8 超市采购部组织结构示例2酒店、宾馆采购部组织结构酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图1-9所示。采购部经理采购副经理采购主管收货主管仓储主管办公室采购专员A采购专员B收货专员A收货专员B仓储专员A仓储专员B统计员报关员文员图1-9 酒店、宾馆采购部组织结构示例3工程项目采购部组织结构房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式，工程项目采购部的组织结构如13、图1-10所示。工程项目总监工程项目招标采购经理工程材料采购经理项目经理招标采购主管招标采购专员招标采购文员材料采购主管材料采购专员A材料采购专员B材料设备经理项目采购主管材料采购专员A材料采购专员B图1-10 工程项目采购部组织结构示例第二节 采购部责权一、采购部职责（一）生产制造企业采购部职责从生产制造企业全面质量管理的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。其岗位职责如图1-11所述。职责1根据生产计划和安全库存编制不同时期的物资采购计划，经批准后实施编制采购预算，经批准后实施审查各类请购申请，核查采购的必14、要性、请购规格与数量是否恰当收集、整理供应商资料，建立供应商管理档案，定期评估供应商做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下订单、跟单、催货、结算等做好市场供求信息及价格调查，实现优质采购，确保生产及经营活动的需要职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理工作其他相关职责职责9职责10图1-11 生产制造企业采购部职责（二）商场、超市采购部职责对商场、超市而言，采购部主要负责新商品、新项目的15、开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。其具体职责如图1-12所述。职责1确定商品定位取向，开发引进适销商品通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的陈列效果根据市场需要，组织、审核并落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性跟踪分店销售情况及配送中心配送信息，及时补充货源及时处理滞销、损坏的商品职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责商品资料的维护工作，保证商品资料信息的准确性负责采购部与分店、配送中心以16、及供应商之间的信息沟通工作职责9职责10跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据负责商品采购合同档案管理工作职责11职责12其他相关职责职责13图1-12 商场、超市采购部职责二、采购部权力采购部的权力如图1-13所示。权力1建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议设定采购方式、支配额度内资金代表公司选择、评估、确定合格的供应商在计划范围内，代表公司对外签署采购合同在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力有处理公司废旧物资、损坏物资的权力对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力对请购方式、手续权限、进度控制有监督权权力2权力3权力4权力5权力6权力7权力8对本部门员17、工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权其他相关权力权力9权力10图1-13 采购部权力第三节 采购部管理岗位职责一、采购总监岗位职责采购总监的主要工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购，确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。采购总监的岗位职责如图1-14所示。职责1参与企业规划目标、规章制度、重点工作计划的制订，并组织贯彻执行根据企业经营目标制订采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持组织制定采购部相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督、检查执行情况审核采购工作计划的制订、分解、实施及考核，并准确传达和执行企业的指导精神组织18、建立物资采购的供应系统，多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理指导、监督、考核部门人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制汇总、审核下级上报的月度预算，并参加企业月度预算分析和平衡会议审查部门预算外的临时性采购需求，审核临时采购计划，报总经理批准后执行职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8完成上级领导交办的其他工作职责9图1-14 采购总监岗位职责二、采购部经理岗位职责采购部经理主要负责企业所需物资的采购及采购部的日常管理工作，其岗位职责如图1-15所示。职责1执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经采购总监审批后执行根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算19、，以满足经营活动的需要，降低库存成本监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈上级领导审阅负责进行紧急20、采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供应商联系，协商处理办法职责9职责10负责采购人员的绩效、培训等管理工作负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务完成上级领导交办的其他任务职责11职责12职责13图1-15 采购部经理岗位职责三、采购主管岗位职责采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管理及部门管理等工作，具体如图1-16所示。分派、指导、监督采购人员的日常工作编制单项物资的采购计划，并监督实施在采购部经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益制21、作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库参与供应商信息的分析以及供应商的选择与评估工作签订和送审小额采购合同职责1职责2职责3职责4职责5职责6职责7编制单项采购活动的分析总结报告完成上级领导交办的其他工作职责8职责9图1-16 采购主管岗位职责四、采购稽核员岗位职责采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司规范，具体如图1-17所示。职责1对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等内控程度进行稽核对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否依据相关规定办22、理完成上级领导交办的其他工作审核合同内容是否合法并检查合同的执行情况对采购物资的质量与数量进行稽核职责2职责3职责4职责5职责6职责7图1-17 采购稽核员岗位职责第二章 采购计划管理第一节 采购计划岗位职责一、采购计划主管岗位职责采购计划主管在采购经理的指导下全面管理企业的采购计划，组织编制采购计划和采购预算，并对其执行情况进行监督检查，确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。采购计划主管的岗位职责如图2-1所示。职责1根据企业经营发展战略及生产销售计划，组织制订年度、季度、月度采购总体计划与预算汇总企业物资材料的月度申购计划，结合年度计划，制订详细的月度采购计划组织编制采购预算，交财务部23、审核后监督其执行情况监控采购计划的执行并协调采购进度，组织编制增补计划或临时计划实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪平衡采购计划，并根据生产、销售的实际情况随时调整采购供货期监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平职责2职责3职责4职责5职责6职责7深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道定期向采购经理汇报采购计划的执行情况及存在的问题职责8职责9完成领导交付的其他工作职责10图2-1 采购计划主管岗位职责二、采购计划专员岗位职责采购计划专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体如图2-2所示。职责2分析原材料、零部件24、历史消耗数据，依据生产计划编制物料需求计划依据物资需求计划和物资的库存情况编制各阶段采购计划对非计划备货物资，根据订单要求编制临时采购计划，以满足供货要求完成领导交办的其他工作职责3职责4职责5参与编制企业物资采购计划，并监督实施职责1图2-2 采购计划专员岗位职责三、采购预算专员岗位职责采购预算专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体如图2-3所示。职责1协助采购计划主管编制企业年度采购预算方案并报相关领导审批协助采购计划主管监督采购预算的执行情况根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案，层层上报对采购预算执行情况进行分析和报告完成上级领导交付的其他工作职责25、2职责3职责4职责5图2-3 采购预算专员岗位职责第二节 采购计划管理制度一、采购预算管理制度下面是某企业采购预算管理制度，供读者参考。制度名称采购预算管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。第2条适用范围本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。第3条职责1采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。2财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。3公司总经理负责审批采购预算。第2章采购预算的编制第4条编制采购预算的目标1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。2方便财务部门26、据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。第5条采购预算的编制依据1生产经营所需的物资数量。2预计的物资期末库存量。3本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。1采购环境。2公司销售计划。3物资使用清单。4存量管制卡。5物料标准成本的设定。第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算27、等。第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。第3章采购预算的执行与调整第12条采购预算的执行1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。3采购预算由使用部28、门严格执行，其他部门予以监督。第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。1公司经营方向发生变更。2受重大自然灾害的影响。3公司内部重大政策调整。4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。5市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。第4章附则第16条本制度自公布之日起执行。第17条本制度由采购部负责解释。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购计划管理表格一、采购申请单29、编号： 日期： 年 月 日申请部门部门编号项目编号需求时间收货地址联系人联系电话申请理由采购对象固定资产 生产用料 办公用品（家具、文具） 办公用品（其他） 低值易耗品 其他采购项目描述名称规格用途数量需求日期预计单价金额预算情况年度预算已用预算部门可用预算预算编号尚余预算审核财务部申请人使用部门经理预算负责人二、生产请购单编号： 日期： 年 月 日请购项目品名规格料号部门数量用途说明需要日期预算编号总经理生产部经理采购总监经办人料别原料 物料 设备 零配件 其他交货情况一次交货 分批询价记录供应商名称单价总价交货期及品质供应商选择参考资料库存量可用天数请购量可用天数前次购买单价供应商总经理采30、购部经理主管副总采购专员三、设备采购申请表序号名称型号规格零件编号数量单位参考单价要求到货时间购买单价备注12申请部门经办人备注负责人审批意见设备部经理采购部经理主管副总总经理完成情况订货期 年 月 日订货人预计到货期 月 日（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系）收货期 年 月 日收货人数量型号是否相符有无合格证有无说明书收货情况简述供应商资料名称联系人地址邮编电话传真开户行账号四、物资采购计划表编号： 填写日期： 年 月 日物资名称规格部门全年采购总量单价金额每月采购计划1月2月3月数量金额数量金额数量金额批准日期： 年 月 日 审核日期： 年 月 日 编制人：五、订单采购计划表编号： 31、年 月物资名称品名规格适用产品上旬中旬下旬库存量订购量单号用量单号用量单号用量第三章 供应商开发与管理第一节 供应商开发与管理岗位职责一、招标采购主管岗位职责招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作，建立招标采购工作规范，编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体如图3-1所示。职责1参与编制并严格执行企业的招（议）标采购管理制度和流程制订采购招标工作计划并及时组织落实负责从邀标、资格预审、考察、标书编制、选型封样、发标、答疑、回标，到评标、清标、议标、定标等全过程的组织管理工作组织招标后合同的谈判、起草、评审和签订工作，并跟踪、监督合同的执行情况协助进口物32、资采购手续的办理及报关报验工作参与采购物资验收，协助办理入库等工作职责2职责3职责4职责5职责6严格执行招标采购预算，控制采购成本收集、整理、审查供应商有关资料，参与供应商及年度合格供应商的评价工作，与供应商良好关系完成上级领导交办的其他工作职责7职责8职责9图3-1 招标采购主管岗位职责二、供应商管理主管岗位职责供应商管理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，具体如图3-2所示。职责1根据企业战略规划和年度运营计划分析资源供应市场，制订并实施供应商开发与管理计划负责定期对供应商的技术能力、质33、量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估，形成评估报告，经审批后传递给相关部门结合企业运营需求，建立完善合格的供应商资料库建立、维护与供应商之间的关系，解决存在的问题协调、配合部门内部或其他相关部门的工作负责指导、培养、监督、考核下属人员的工作，提高工作效率负责企业采购物资的质量监控与审核，确保采购行为符合有关政策法规和道德规范参与产品的询价、比价、议价，负责样品价格的确认与维护工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8完成上级领导交办的其他工作职责9图3-2 供应商管理主管岗位职责三、供应商管理工程师岗位职责供应商管理工程师的岗位职责是具体执行供应商管理工作，为供应商提供质量控制帮助，对34、供应商进行评估及考核，具体如图3-3所示。职责1建立、健全供应商评价体系及标准，对供应商进行考核了解供应商的生产流程和关键控制点，协助解决生产过程中或质量控制方面的问题，避免出现质量问题与供应商紧密配合，迅速解决供应商产品的质量、交期问题，并不断提高采购质量对各供应商进行准确记录，定期分析并及时提出相关问题和改进建议完成上级领导交办的其他工作对供应商进行考核评估，并根据供应商的考核结果进行等级管理向本部门或其他部门人员提供相关的培训支持职责2职责3职责4职责5职责6职责7图3-3 供应商管理工程师岗位职责四、供应商开发专员岗位职责供应商开发专员的岗位职责是在供应商管理主管的领导下，负责供应商开35、发的日常管理工作，提高企业对供应商的管理能力，具体如图3-4所示。职责1协助供应商管理主管制订和实施供应商开发计划负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商制定和完善供应商开发流程，并监督流程的贯彻执行情况协助产品的询价、比价、议价，负责样品价格的确认及维护工作完成上级领导交办的其他工作参与制定和完善供应商开发管理资料库参与供应商定期评价活动职责2职责3职责4职责5职责6职责7图3-4 供应商开发专员岗位职责五、供应商管理专员岗位职责供应商管理专员的岗位职责是协助供应商管理主管处理相关日常事务，建立并完善供应商档案库，协助进行供应商开发，维护与供应商的关系，及时完成上级安排的工作任务36、，具体如图3-5所示。职责1负责协助供应商管理主管进行供应商关系的维护与拓展工作定期开展市场行情调查、收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告完善供应商档案库，保证数据及时更新和正常使用协助供应商管理主管处理与供应商的关系以及其他日常行政事务定期检查采购记录，检验对采购员是否在合格供应商处进行采购协助供应商管理主管对供应商供货、质量、交期和售后服务工作进行监督配合供应商管理主管利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态职责2职责3职责4职责5职责6职责7协助供应商管理主管拜访供应商及不定期回访合作的供应商职责8定期对市场进行调查，收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告完成上级领导安排37、的其他工作职责9职责10图3-5 供应商管理专员岗位职责第二节 供应商开发与管理制度一、供应商管理制度下面是某企业供应商管理制度，供读者参考。制度名称供应商管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。第2条适用范围本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。第3条权责1采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。2采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。3总经理负责合格供应商的审批工作。第2章合格供应商的标准第4条评价合格供应商公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。1供应商应有合法的经营许可证，应有必38、要的资金能力。2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。 （1）进料的检验是否严格。（2）生产过程的质量保证体系是否完善。（3）出厂的检验是否符合我方要求。（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。（5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。4具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。5能有效处理紧急订单。6有具体的售后服务措施，且令人满意。7同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。8样39、品通过试用且合格。第3章供应商的评价程序第5条供应商初步评价1质量管理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。2采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。3在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。第6条供应商的现场评审1根据所采购材料对产品40、质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。2对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。3对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。第7条供应商质量保证协议的签订1采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订供应商质量保证协议。2供应商质量保证协议一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。第8条提出样品需求1如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品41、提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。2样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。第9条样品的质检1样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。2经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。第10条确定合格供应商的名单1在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单42、”，交公司总经理批准。2原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。4接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。5适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。第4章供应商的监督与考核第11条考核对象供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。第12条考核方法公司对供应商43、实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。第13条考核频率对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。第14条考核结果的处理1考核结果在90分以上的供应商，优先采购。2考核结果在8089分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。3考核结果在7079分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。4对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删44、除，并终止向其采购。5考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第15条对合格供应商进行交期监督采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。第16条对合格供应商进行质量监督1质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。2对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。第5章供应商政策的执行、反馈与变更第17条供应商政策的执行与反馈供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。在政策执行的过程45、中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。第18条供应商政策的临时性变更1在出现下列情况时，经过公司采购总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。（2）某供应商决定把我公司作为重要客户。（3）重要供应商出现经营危机。（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。（5）其他需作临时性调整的情况。2临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。3一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在46、供应商评审会议上通过。第6章建立供应商质量体系第19条对供应商质量体系的开发每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。第20条供应商质量体系的评定1重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。2质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。3按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。4如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。第7章附则第21条本制度由采购部制定，采购部负责解释和修订。第22条本制度报总经理审批后，自47、颁布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、供应商筛选制度下面是某企业供应商筛选制度，供读者参考。制度名称供应商筛选制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为保证采购物资能满足公司要求，以及有效评价物资供应商的资质和能力，加强对供应商的管理，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于为公司提供产品或服务的所有供应商。第3条权责1采购部、质量管理部负责供应商的筛选与考核工作。2总经理负责对相关部门选择的供应商进行审批。第2章供应商信息收集与调查第4条供应商信息收集与调查由公司采购部负责，其他相关部门予以配合。第5条供应商调查的内容1材料供应状况。2材料品质状况。3专业技术能力48、。4机器设备状况。5管理水平。6财务及信用状况。第6条凡与公司建立供应关系，且符合条件的供应商，均应填写“供应商调查表”，作为公司选择和评估供应商的参考依据。第7条若供应商的生产经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。第8条采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”须每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况更新原有资料内容。第9条供应商信息收集的方式可以采用问卷调查、实地考察、委托验证等不同的方法。第3章供应商评审管理第10条成立评审小组评审小组的成员可以由采购部、生产部、质量管理部、财务部及其他相关部门人员组成。第11条供应商49、评审管理1对供应商的评审主要从供应商的一般经营状况、供应能力、技术能力、品质能力等方面进行。2对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，并报采购部经理审批。3对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等进行审核，并予审核通过后认定其合格供应商资格，报相关领导审批。采购部应对合格供应商每年进行一次复审。4对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度对其进行一次考评，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，报采购副总审批。供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。第4章供应商档案管理第12条采购部负责建立供应商档案，使用部门予以配合，对每50、个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。第13条供应商档案由采购部指定人员负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。第14条供应商档案包括供应商调查表，供应商审批表，供应商质量档案，供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料等。第5章附则第15条本制度由采购部、质量管理部、人力资源部联合制定，相关内容分别由相关负责人解释和修订。第16条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 供应商开发与管理表格一、供应商调查表编号：供应商基本信息公司名称厂址成立日期占地面积企业性质负责人联系人电话传真E-mail公司网址生产技术设备信息主要产品及用途检测仪51、器校对情况主要生产线设计开发能力正常生产能力 /月最大生产能力 /月正常交货周期最短交货期及说明产品信息主要产品及原材料产品介绍产品遵守标准国际标准 国家标准 行业标准 企业标准产品认证情况产品销售区域人员信息公司总体职工数管理人员技术人员数质量管理部人数财务信息固定资产净值营运资金资产负债率短期负债银行信用等级调查日期 年 月 日调查人部门主管签字填表人：二、供应商筛选表编号： 筛选日期： 年 月 日采购项目筛选供应商数量筛选人员供应商名称生产技术设备情况产品质量服务水平认证水平管理水平优良差优良差优良差优良差优良差优良差筛选结果筛选总结总经理意见 日期： 年 月 日三、合格供应商列表 日期52、： 年 月 日序号供应商编号供应商名称联系方式供应物资最后复查时间备注确认： 审核： 填表：四、供应商登记变动申请表编号： 日期： 年 月 日供应商名称编号供应产品名称数量金额年供货量重要程度备注变动原因申请变动原因申请变动依据申请人采购部经理采购总监总经理第四章 采购价格、谈判与合同管理第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责一、采购合同主管岗位职责采购合同主管全面负责采购合同的管理，开展采购谈判，拟订采购合同，监督采购合同的执行情况等，为采购工作的顺利实施提供保障。采购合同主管的岗位职责如图4-1所示。职责1协助采购部经理建立采购价格和合同管理体系，为实施采购建立执行、控制机制组织制定企业53、采购合同管理制度、采购价格管理制度以及谈判制度建立采购价格管理、谈判管理以及合同管理流程，编制和统一采购合同范本组织实施合同价格调研、分析，开展询价和议价工作指导谈判资料、价格资料以及合同文件的整理、汇总和归档工作完成采购部经理交办的其他工作负责合同谈判、合同签署以及合同执行工作检查合同执行情况，预测合同履行风险，并制定风险防范措施职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图4-1 采购合同主管岗位职责二、采购询价专员岗位职责采购询价专员的岗位职责是在采购合同主管的领导下，调查、收集采购物资的价格，并对其进行分析、比对，定期编制采购价格报告，具体如图4-2所示。职责1根据企业所需采购的物资类别54、收集价格信息调查企业采购合同草案中的物资价格定期对收收集的价格信息进行分析，并编制企业采购物资的市场价格分析报告，送审根据市场变动情况及时更新企业采购价格平台中的数据定期开展采购物资的市场价格调研活动，并编制调研报告，呈相关授权人审批完成采购合同主管交办的其他工作职责2职责3职责4职责5职责6图4-2 采购询价专员岗位职责三、采购谈判专员岗位职责采购谈判专员的岗位职责是收集供应商相关信息并进行评估，拟定谈判议案，组织谈判，进行有效议价，具体如图4-3所示。职责1协助采购部经理建立采购谈判管理制度与工作规范，并严格执行收集采购价格信息，编写采购价格调研报告根据采购项目选择谈判目标，并拟定具体谈判55、方案开展采购谈判工作，进行有效议价等，并做好谈判记录负责整理、汇总并归档谈判资料、价格资料等工作完成上级领导交办的其他工作职责2职责3职责4职责5职责6图4-3 采购谈判专员岗位职责四、合同管理专员岗位职责合同管理专员的岗位职责是根据采购合同制度和流程，具体实施各项价格分析、谈判和合同执行工作，协助采购合同主管防范合同风险，具体如图4-4所示。职责1协助领导完成采购价格和合同管理体系的建立、完善及更新工作协助采购合同主管制定公司合同策略、价格分析流程和谈判流程，编制合同范本协助建立采购价格管理、谈判管理以及合同管理流程，起草合同范本协助采购合同主管起草合同文本，确定主要合同条款完成上级领导临时56、交办的其他工作参与合同谈判工作，执行合同风险防范措施整理及汇总谈判资料、价格资料和合同文件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图4-4 合同管理专员岗位职责第二节 采购价格、谈判与合同管理制度一、采购合同管理制度下面是某企业采购合同管理制度，供读者参考。制度名称采购合同管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。第2条适用范围本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管57、理工作。第3条职责分工公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部经理、采购总监和总经理对采购合同进行审批。第4条采购合同的形式采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。第5条采购合同的内容采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。58、第2章合同签订第6条采购签约权限的规定1公司采购部经理有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。2公司采购总监有权签署合同标的额在5 00020 000元的采购合同。3合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。4公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。第7条采购招标1根据国家与公司相关规定，对于大宗物资（单价在50 000元（含50 000元）或批量50 000元（含50 000元）以上的物资）的采购，须实行公开招标。2对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采购部、财务部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。第8条供应商调查签订合同前，采59、购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在20 000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。第9条采购合同主管或采购招标小组根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。第10条采购合同审批程序1采购合同主管提交合同初稿会审稿采购合同文本原则上不得对公司所立项目及有效的“招标会签表”中所确定的重要内容，如标的，数量，质量，价款或报酬，中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况，须采用书面形式加以说明，再由公司按照有关规定重新审查确认。2采购合同初稿会审稿的审查采60、购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；（3）采购总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；（4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；（5）公司采购部经理在审查后签字，表示认可合同文本；（6）公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总61、经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。第11条公司采购部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据财务处、设备处、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。第12条采购合同签订过程中各部门的职责划分。1公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。2公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。3公司财务部和质量管理部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。4公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。第13条公司采购部、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。第62、3章采购合同履行第14条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第15条在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。第16条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。第17条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。1由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。2由于对方在合同约定的63、期限内没有履行合同所规定义务的。3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4其他合同约定或法律规定的情形出现。第18条合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第4章合同管理纪律要求第19条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。1泄露或私自更改合同内容。2丢失合同。3损害公司利益。4参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。第20条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给64、予责任人行政和经济处罚。第21条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。第5章合同资料管理第22条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。第23条财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。第24条行政部负责合同资料的归档和查阅工作。第6章附则第25条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。第26条本制度自通过之日起实行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购价格、谈判与合同管理表格一、询价单编号： 公司：一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物资，请速予65、报价，以便进一步联系。物资名称规格型号质检说明数量二、来函或来电请寄至本公司采购部 先生，电话 ，并请注明贵公司联络人及电话。三、附公司介绍。 公司采购部 年 月 日二、采购询价记录表采购计划单工作号询价单工作号申请采购物资编号供应商电话供应商报价（单价）备注出厂价批发价零售价平均价询价员询价员工号询价日期三、采购谈判计划表谈判议程谈判议题谈判目标谈判策略参加人员最优目标预期目标底线目标备选策略实施策略四、采购谈判记录表记录人： 记录时间： 年 月 日供应商谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质量要求谈判内容描述（内容较多可以附表）谈判主要争议点谈判结果谈判参66、加会签主管领导审批意见签字： 日期： 年 月 日五、合同签订审批单采购业务口采购物资名称合同编号送入系统时间合同草签基本内容供应商名称采购数量采购单价采购金额交货时间其他特别条款采购总监审核意见签字： 日期： 年 月 日法律顾问审核意见审核意见签字： 日期： 年 月 日填表人： 年 月 日六、合同信息统计表登记日期： 登记人：序号合同编号合同内容供应单位合同数量合同单价合同总额采购形式联系人及联系方式1234审核人： 审批人：第五章 采购进度控制第一节 采购进度控制岗位职责一、采购进度控制主管岗位职责采购进度控制主管的岗位职责是控制企业采购的进度，跟催采购订单的，防止缺料，确保在及时采购物资的67、同时降低库存成本，具体如图5-1所示。职责1协助采购部经理制定采购部相关制度与规范，并严格执行与仓储部、生产部进行有效沟通，明确采购需求与库存情况与仓储部确定重要物资的采购点，规定时间期限，执行采购作业与采购供应商建立良好的合作关系，明确采购交期，确保到货及时审核紧急采购申请，跟踪其执行情况参与供应商评估工作，定期分析并上报采购作业的执行情况随时掌握采购合同或订单的执行情况，了解物资运输情况，指导催货工作参与采购物资的验收工作，有发现物资种类、数量与采购订单不符或出现质量问题时，应及时通知供应商商讨解决办法，并上报企业领导职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8指导、监督、考核采购跟单员的工68、作职责9完成上级领导临时交办的其他工作职责10图5-1 采购进度控制主管的岗位职责二、采购跟单员岗位职责采购跟单员的岗位职责是在采购进度控制主管的领导下掌握采购合同或订单的进度，及时进行催货，跟踪与确认每日应到物资，确保采购物资及时到位，具体如图5-2所示。职责1掌握所负责物资的规格型号及相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控及时跟进与确认每日应到物资，记录及核查物资账目相关采购员不在时，代替回答供应商的一些基本问题针对已经有过合作的供应商，订单处理后续事宜（电话沟通或接收传真），并转交给相关责任人采购物资出现质量问题时，协助采购人员与供应商进行沟通，填报“物资交货异常信息反馈日”报表追踪69、外发加工产品，要求全部回仓，并跟进外发余料库存情况根据采购合同或订单催促供应商发货，并追踪货物运输情况跟催相关部门对样品的确认结果并在规定日内回交供应商职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8每日做好日清、对账工作，定期汇报采购情况完成上级领导临时交办的其他工作职责9职责10图5-2 采购跟单员的岗位职责第二节 采购进度控制管理制度一、采购进度控制制度下面是某企业采购进度控制制度，供读者参考。制度名称采购进度控制制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为有效控制采购进度，确保物资供应，掌握采购时间，准确控制库存存量，降低成本，提高公司的经济效益，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于与公司物70、资的采购进度控制相关的所有工作。第3条归口管理采购部是采购进度控制的归口管理部门，负责采购作业的顺利进行。第2章采购进度控制程序第4条设定采购作业期限采购部应对国内外采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区，据此结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。第5条确定采购作业进度控制要点1内购作业分为询价、订购、交货三个管制点。2外购作业分为询价、订购、装船、到港四个管制点。第6条每一控制要点阶段完成后，采购跟单员应将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段sw 预定进度。第7条采购部收到请购单后，采购跟单员应将请购部门限定的进货日期和采71、购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度控制表”。第8条“采购进度控制表”可提示采购人员每周内应完成的进度，以保证采购控制有条不紊。“采购进度控制表”应每周填写一次。第9条每一请购项目仅列一项作业阶段的预定日期，如该阶段的实际日期已填入，则填写下一阶段的预定进度。第10条采购跟单员每周五下午制定下周应完成的采购业务的预定进度。第11条逾期末完成的请购作业，由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。第3章采购作业进度各控制要点监督管理第12条询价、谈判进度管理采购进度控制主管需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不72、延误采购时间。具体的询价、谈判工作可参照公司制定的相关采购询价、谈判制度。第13条订购进度管理订购进度管理工作包括订单的跟催等，具体请参照本公司制定的订单跟踪管理制度。第14条交期管理交期管理，具体请参见本公司制定的采购交期管理办法。第5章附则第15条本制度由公司采购部制定，解释权归采购部所有。第16条本制度呈总经理核准后实施，修订时亦同。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购进度控制管理表格一、采购订单采购合同编号： 供应商编号：订单编号： 供应商名称： 项次物资编号品名规格单位数量单价合计交货日期交货地点采购部联系人联系电话注意事项交易条款核准： 审核： 经办： 年 73、月 日二、采购进度控制表编号： 年 月 日请购单号请购部门请购日期物资名称供应商订购需要日期交货期付款条件付款情况交货记录备注日期数量单价金额审核： 制表：三、采购物资跟催表编号： 跟催员： 物资订购日期订购单号订购数量规格供应商计划交货日实际入库备注编号名称数量交货日期审核人： 审批人： 第六章 采购质量控制第一节 采购质量控制岗位职责一、采购质量控制主管岗位职责采购质量控制主管主要负责企业所采购物资的质量控制、验收工作，保证所购物资质量优良，符合企业生产、经营和销售需要，其职位职责如图6-1所示。职责1参与制定各类采购物资质量检验标准和质量检验规范，并监督落实参加采购计划会议，提出采购物资74、的供应商质量保证条款参与编制各类采购物资的质量检验方案并组织实施妥善处理所购物资出现的质量异常情况，提出处理意见对供应商交货质量进行整理、分析和评价，评定供应商的质量保证能力，提出改善建议建立企业各类需采购物资质量标准档案，关注新技术、新产品的发展负责组织检验仪器、量规和试验设备的管理和保养工作，建立并更新仪器设备档案对各类购进的物资规格、质量提出改善意见或建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8完成领导临时交办的其他工作职责9图6-1 采购质量控制主管岗位职责二、采购检验专员岗位职责采购检验专员的岗位职责是在采购质量控制主管的领导下，具体实施采购物资检验方案，协调处理质量问题，具体如图75、6-2所示。职责1协助制定各类采购货物检验标准和检验规范协助采购质量控制主管编制采购货物质量检验的具体方案并实施按照相关质量检验标准，协同使用部门人员对采购物资进行质量检验按照企业规定的程序实施检验工作，防止不合格品入库或投入使用协助供应商评估工作，对供应商提出质量改进建议对检验不合格品提出处理意见识别和认真记录各类物资质量问题，填写“检验报告单”，登记质量原始记录定期对所检物资的质量情况进行统计分析，形成报告并上报领导职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8维护与保养检验仪器、量规和试验设备，建立完善的仪器设备档案完成上级领导交办的其他工作职责9职责10图6-2 采购检验专员岗位职责第二节76、 采购质量控制管理制度一、采购物资检验制度下面是某企业采购物资检验制度，供读者参考。制度名称采购物资检验制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为严格检验采购物资的采购标准和质量标准，杜绝不合格物资入库，现结合公司的实际情况，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于所有公司采购物资的质量检验。第2章采购物资质量检验的规划第3条明确采购物资检验要项1采购检验专员在对采购物资进行检验之前，首先需清楚该批物资的质量检测要项，不明之处需向采购质量控制主管或质量管理部门咨询。2在必要时，采购检验专员可从采购物资中随机抽取一定量的物资，交质量管理部人员检验临时样品，并附相应的质量检测说明，采购人员不可在不明77、采购物资检测项目、检测方法和允收水平（AQL）的情况下进行验收。第4条采购物资检验的依据1公司本身制订的采购计划。2采购部与供应商签订的采购合同。3供应商出示的材质证明书。4供应商出示的产品合格证。5技术部制定的采购物资技术标准。6物资工艺图纸。7供应商提供的样品和装箱单。第5条影响采购物资检验方式、方法的因素1采购物资对产品质量、经营活动的影响程度。2供应商质量控制能力及以往的信誉。3该类物资以往经常出现的质量异常情况。4采购物资对本公司运营成本的影响。第6条确定采购物资检验的项目及方法采购物资检验方法一览表采购验收方法具体说明外观检测一般用目视、手感对限度样品进行验证尺寸检测一般用卡尺、千78、分尺、塞规等量具验证结构检测一般用拉力器、扭力器、压力器验证特性检测电气的、物理的、化学的、机械的特性，一般采用检测仪器运用特定方法来验证第7条采购物资检验方式的选择1全数检验适用于采购物资数量少、价值高、不允许有不合格品的物料或工厂指定进行全检的物料。2免检适用于大量低值辅助性材料、经认定的免检厂采购货物以及因生产急用而特批免检的物资。对于后者，采购货物检验专员应跟踪生产时的质量状况。3抽样检验适用平均数量较多，经常性使用的物资。一般工厂的物资采购均采用此种检验方式。第3章采购物资检验的程序第8条技术部编制采购物资质量标准，由技术部经理批准后发放采购检验人员执行。第9条质量管理部编制采购物资79、检验控制标准及规范程序，经质量部经理审批后发放相关检验人员执行，检验的规范包括货物的名称、检验项目、方法、记录要求。第10条采购部根据到货日期、到货品种、规格、数量等，通知仓储部和质量管理部准备检验和验收采购物资。第11条采购物资运到后，由仓储部库管人员检查采购物资的品种、规格、数量（重量）、包装情况，填写“采购物资检验报告单”，并通知采购检验专员到现场抽样，同时对该批采购物资进行“待检”标识。第12条采购检验专员接到检验通知后，到标识的待检区域按采购货物检验控制标准及规范程序对采购物资进行检验，并填写“采购物资检验报告单”，交采购物资检验主管审核。第13条采购物资检验专员将通过审批的“采购物80、资检验报告单”作为检验合格物资的放行通知，通知库管人员办理入库手续。库管员对采购物资按检验批号标识后入库，只有入库的合格品才能由库管员控制、发放和使用。第14条采购检验专员储存和保管抽样的样品。第15条检测中不合格的采购物资根据公司制定的不合格品控制程序的相关规定处置，不合格的采购物资不允许入库，由采购人员移入不合格品库，并进行相应的标识。第16条如果是紧急采购物资，来不及检验和试验时，需按紧急放行相关制度规定的程序执行。第17条采购部按规定期限和方法保存采购物资检验的记录。第4章采购物资检验实施要点第18条采购检验专员收到“采购物资检验报告单”后，依检验标准进行检验，并将采购物资的供应商、品81、名、规格、数量、验收单号码等填入检验记录表内。第19条采购物资应于收到验收单后三日内验收完毕，但急需的采购物资可优先办理。第20条检验时，如果采购检验专员无法判定货物是否合格，应立即请技术部、请购部委派人员会同验收，会同验收的参与人员必须在检验记录表内签章。第21条采购检验专员执行检验时，抽样应随机化，不得以个人或私人感情为由予以判定是否合格。第22条采购检验专员必须及时反馈采购物资检验情况，将供应商的交货质量情况及检验处理情况登记于供应商交货质量登记卡内，并每月汇总于供应商交货质量月报表内。第23条采购检验专员须根据采购物资的实际检验情况，对检验的方案、程序等提出改善意见或建议。第24条采购82、检验专员应定期校正检验仪器、量规，保养试验设备，以保证采购货物检验结果的准确性。第5章采购物资检验结果处理第25条经采购检验专员验证，不合格品数低于限定的不合格品个数时，则判为该批来货允收，采购检验专员应在“进料检验报告表”上签名，盖“检验合格”印章，通知仓储部收货。第26条若不合格品数大于限定的不合格品个数，则判定该送检批为拒收。采购检验专员应及时在“进料检验报告表”上签名，盖“检验不合格”印章，经相关部门会签后，交仓储部、采购部办理退货事宜。同时在该送检批货品外箱标签上盖“退货”字样，并挂“退货”标牌。第27条特采规定。1“特采”是指采购货物经采购检验专员检验，其质量低于允许接收的标准，虽83、然采购检验专员提出“退货”的要求，但是由于急需情况或其他原因，请购部门作出“特别采用”的决定。2若非迫不得已，请购部门尽可能不启用“特采”。即使采用，也应按严格的程序办理，计提请参照公司制定的特采作业管制制度。第28条若送检物资不合格品数超过规定的允收水准，经特批后，可进行全数检验，选出其中的不合格品退回供应商，合格品办理入库或投入生产手续。第29条送检物资几乎全部不合格，但经过加工处理后即可使用的，由采购部送生产部加工。第30条采购检验专员对加工后的物资进行重检，对合格品接收，对不合格品办理退货手续。第6章附则第31条本制度由采购部、质量管理部共同制定。第32条本制度经总经理审批后实施，修正84、废止时亦同。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购质量控制管理表格一、采购检验报告编号： 日期： 年 月 日物资名称规格批号数量采购日期到货日期供应商编号供应商名称检验记录检验项目检验标准检验结果合格不合格备注总评合格不合格采购经理质量控制主管检验员验收数量足短缺二、采购质量控制表编号： 填表人： 日期： 年 月 日供应商交易情况采购单号物资名称采购数量发货批数检验批数批抽检率总抽检率质量水平A类不良品B类不良品C类不良品退货记录备注第七章 采购结算管理第一节 采购结算岗位职责一、采购结算主管岗位职责采购部结算主管主要负责采购部应付账款的核算与结算工作，其岗位职责如图785、-1所示。职责1协助采购经理制定本部门的各种规章制度，并监督规章制度的执行情况执行各项规定负责采购业务往来的分析与监督工作负责采购结算管理协调和采购结算的日常监督工作负责指导采购结算员解决工作中出现的问题完成领导交办的其他工作职责2职责3职责4职责5图7-1 采购结算主管岗位职责二、采购结算专员岗位职责采购结算专员的岗位职责是在结算主管的领导下，与采购供应商进行对账与货款结算，具体如图7-2所示。职责1按采购合同结算条款或企业财务结算进度要求供结算应商货款清算供应商的退货款反馈和处理货款结算和退货款清算中出现的问题协助财务、供应商进行账务核对及时更新并维护供应商信息完成上级领导交办的其他工作职86、责2职责3职责4职责5职责6图7-2 采购结算专员岗位职责第二节 采购结算管理制度一、采购结算付款管理制度下面是某企业采购结算付款管理制度，供读者参考。制度名称采购结算付款管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。第2条适用范围本公司采购的订购与付款方式，除另有规定外，均需按照本制度办理。第3条职责1采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。2财务部负责按合同付款。3采购付款工作需严格遵循公司财务部制定的付款申请审批程序。第2章采购合约规定第4条订购方式1电话通知方式：小宗交易，可用电话通知下单87、。2确认方式：由公司出具订单或供应商出具售货单。3合同方式：由公司采购部与供应商签订采购合同。第5条采购合约可确定双方应尽义务，作为解决合约纠纷、法律诉讼的证据。第6条本公司采购合约的种类如下表所示各类采购合约说明合约种类具体说明订购单其适用范围如下：1标准化产品，不易发生错误2公司与供应商双方有很高的互信度3在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可4出现交货问题，容易处置5交货、验收流程成熟、严密国内采购合同1明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间和地点，并与请购单一致2明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等3规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式4规定解约的88、办法，保障双方权益5商定验收方式与质量问题处理方式6规定供应商保证责任7明确其他认为应予附加的条款国际采购合同1基本条款包括物资名称，品质与规格要求，单价与总价，数量，货款支付方式，装运，包装，保险等方面内容2一般条款包括不可抗力事件、索赔规定、仲裁、适用法律、违约及解约等3付款方式包括汇款、信用证付款、托收、货到付款、凭单付款等第7条 采购部凭借请购单、订购单、采购合同、进料验收单等向财务部请款，财务部依据合同规定的给付方式。与供应商结款。第8条公司国内采购一般采用一次性后付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况须总经理核准。第9条国外采购一般采用信用证付款方式，89、特殊情况须总经理核准。第3章采购付款与结算第10条采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间，由采购部向财务部申请付款，统一支付。第11条采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。第12条采购部应在每批物资收货后一周内及每月底与供应商核对账务，防止出现差错。第13条采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。第14条结算计划由采购部结算专员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制定，分清轻重缓急。结算计划须经采购部经理审核及主管副总审批。第15条在向供应商或配送方支付货款时，采购部结算专员须对照合同、收90、货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。第16条支付货款时，财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购结算专员必须在付款后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。第17条在部分物资紧张或供应商坚持要求先款后货时，所需货款须由采购部、财务部和总经理严格审查及批准后方可办理。第18条确实需要直接交付支票的，应由采购结算专员带正式合法发票到财务部办理借款手续。第19条采购先款后货作业具体见公司的采购预付管理规定。第20条采购结算专员支付采购货款后，应依据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上购货发票、采购计划单、订购单、验收入库单，并由采购部91、经理审批。第4章应付账款管理第21条采购部结算专员负责采购应付账款的管理工作，设立应付账款台账。第22条采购部结算专员应定期编制客户往来对账单，发送至对方单位，每月核对一次并妥善保存对账记录。第23条对长期客户、重点客户以及金额在一定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设置档案。第24条采购结算专员需归档保管相关的采购合同、提货凭证、收付款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等。第5章附则第25条本制度由采购部负责制定、修订和解释。第26条本制度自公布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购结算管理表格一、预付申请表编号： 日期： 年 月 日申92、请部门申请人付款类别 订金（尚未开发票） 分批交货暂支款付款金额说明审核： 财务部： 总经理：二、付款申请表申请表编号： 申请日期： 年 月 日收款供应商名称： 合同编号：地址： 电话：序号物资编码名称型号描述合同编号合同数量单位单价入库数量金额备注合计总金额（大写）佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分特别说明后付单据其他说明付款申请人采购部经理审核总经理审批财务部经理审批三、采购付款进程表序号订单号产品/服务供应商订单金额订单到货日验收状况发票号码付款到期日付款完成情况备注四、采购支出证明表单位： 年 月 日支出事由金额（大写） ￥： （小写）单据报销种类部门经理： 经手人： 财务部负责人：五93、采购结算清款表编号： 年 月 日清款金额（大写） ￥： （小写）清款原因采购部经理总经理： 财务总监： 清款人：第八章 采购成本控制第一节 采购成本控制岗位职责一、采购成本控制主管岗位职责采购成本控制主管的岗位职责是全面负责企业采购成本控制工作，对采购计划的制订、合同的签订、订单采购与进度控制等进行监督，具体如图8-1所示。职责1协助采购部经理完成采购管理各项规章制度的制定工作制定采购成本控制目标，编制采购成本控制计划组织实施采购成本控制计划，协调相关部门或人员的工作，并监督其执行情况负责审核采购经济批量、采购预算方案等协助人力资源部门做好下属员工的技能培训以及绩效考核工作完成公司领导交办的94、其他工作组织采购成本控制专员进行采购成本核算，分析采购成本，定期编制采购成本控制报告关注行业采购动向，掌握先进采购方式，适时提出降低采购成本的方案职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图8-1 采购成本控制主管岗位职责二、采购成本控制专员岗位职责采购成本控制专员的岗位职责是在采购成本控制主管的领导下，负责具体的采购成本分析、控制工作，协助相关部门实施采购成本控制计划，达成采购成本控制目标，具体如图8-2所示。职责1协助采购成本控制主管制订采购成本控制目标及采购成本控制计划协助采购成本控制主管编制采购成本降低方案所以采购成本控制主管的指挥，实施具体的采购成本控制计划定期编制内部采购成本核算、95、分析报表，提供成本控制依据负责采购成本控制相关报表、报告、文档的存档、保管工作完成公司领导交办的其他工作根据实际情况向其他部门提供精准的采购成本分析、控制报告负责其他与采购成本核算、分析、控制有关的工作事项职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图8-2 采购成本控制专员岗位职责第二节 采购成本控制管理制度一、采购成本控制制度 下面是某企业采购成本控制制度，供读者参考。制度名称采购成本控制制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为加强采购成本管理，降低采购成本消耗，提高公司的市场竞争力，现根据国家有关成本费用的管理规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。第2条范围采购部采购成本控制相关事项均须96、参照本制度办理。第3条采购成本的构成采购成本包括维持成本、订购成本及缺料成本，不包括物资的价格，具体如下表所示。采购成本构成表采购成本分类说明成本细分维持成本为维持物资的原有状态而发生的成本资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧及陈腐成本、保险费用、管理费用等订购成本为实现一次采购而进行的各种活动的费用请购手续成本、采购成本、进货验收成本、进库成本等缺料成本由于物资供应中断而造成的损失安全库存成本、延期交货成本、试销成本、失去客户的成本等第4条采购成本控制的管理职责1采购总监具体负责指导、监督采购成本控制工作。2采购部成本控制主管及专员负责采购成本具体控制工作。3采购部其他人员及其他部门需配合执行97、采购成本控制规定。第5条采购成本控制要点公司采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制。采购部应结合公司的具体情况明确采购成本控制关键点，具体如下所述。1确定最优的采购价格。2确定合理的采购订货量。3采购付款控制。第2章采购计划控制第6条常备用料的采购计划由采购部计划管理人员根据采购申请、库存情况及用料需求计划制订，经采购部经理审核后报采购总监审批。第7条其他用料的采购计划由采购部计划管理人员根据各部门的采购申请制订，经采购部经理审核后报采购总监审批。第8条采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司资金的安排。第9条采购部在实施采98、购的过程中，必须严格执行采购计划。若采购计划变更，必须由总经理签字确认后方可执行。第10条未列入采购计划内的物资一般不能进行采购。如确属急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经公司总经理审批、采购部核准后方能列入采购范围。第3章采购价格控制第11条采购部实施物资采购时需填制“采购申请表”，“采购申请表”中的价格要严格执行财务部核定的物资采购最高限价。第12条采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等。采购部应将各种采购方式进行对比，找出成本最低的采购形式组合，降低采购成本。第13条采购部在确定采购价格时，可遵循以下四个步骤。1询价利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获取市场最高99、价、最低价、一般价格这三类信息，从而保障采购询价效率。2比价分析各供应商提供的物资规格、品质、性能等信息，建立比价体系。3估价成立估价小组（小组由采购管理人员、技术人员、财务人员组成），自行估算出较为准确的底价资料。4议价采购部根据底价资料、市场行情、采购量大小和付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。第14条如果实际物资采购价格低于最高限价，公司将给予经办人一定比例的奖励；如果实际采购价格高于最高限价，则必须获得财务部核价人员的确认和总经理的批准，同时给予经办人一定比例的罚款。第4章采购订货量控制第15条仓储部库管员应每日填写物资库存日报表，反映现有存货物资的名称、单价、储存位置、储存区100、域及分布状况等信息，并及时将此信息报送给采购部。第16条采购部应要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真、电子邮件等方式，及时提供已订购物资的未达存货日报表。第17条采购部根据各部门采购申请制订采购计划时，应在充分研究同期的采购历史记录、下期的销售计划的基础上，协助物资计划人员确定最佳安全库存。第18条采购部协助仓储部根据物资采购耗时的不同及货源的紧缺程度等，借助历史经验估计、数学模型测算等方法确定安全库存量。第19条采购部人员在制订采购计划时，应在充分分析现有存货量（包括供应商或第三方物流的未达存货）、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素的基础上，结合各种货物的安全101、存货量确定最佳订货量及订货时点。第5章采购入库及付款控制第20条相关人员办理采购物资入库时，必须同时满足以下两个条件，否则仓储部一律不予受理。1到库物资符合采购订单要求。2到库物资经质量管理部检验合格。第21条采购物资登记入账时，价格、质量、数量、规格型号须完全符合采购订单的要求。第22条支付物资采购费用时，必须同时满足以下三个条件，否则财务部一律不予付款。1已经列入当期货币资金支出预算。2双方往来账核对无误。3“付款申请单”已经财务部经理签字批准。第6章附则第23条本制度由采购部负责制定、修订和解释。第24条本制度自公布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购102、成本控制管理表格一、采购实施记录表1采购物资价格申报表 年 月 物资编号物资名称单位数量单价金额使用部门采购人员技术要求供应商情况单位名称性质具体地点电话号码信用情况生产单位名称申报部门货比三家情况采购经理财务部经办人采购总监2采购支出登记台帐申报部门： 填表日期： 年 月 日物资名称采购价人工费运杂费仓储费单位成本总成本单位成本总成本单位成本总成本单位成本总成本合计制表： 审核：二、采购付款申请表1采购付款通知单合同编号： 填表日期： 年 月 日合同名称物资名称收款单位合同金额（元）人民币大写本次应付款（元）人民币大写累计付款（元）人民币大写合同余额（元）人民币大写备注经办部门： 经办人：2103、一般采购付款申请表编号： 填表日期： 年 月 日采购项目物资型号物资编号单位数量单价申请金额财务部审批金额制表人： 审核人：三、采购成本汇总表物资采购地区价格进口费用运输费用取得成本付款条件与方式名称编号国别供应商金额方式四、成本差异汇总表采购物资名称数量物资价格各种费用合计总成本合计估计实际差异（%）估计实际差异（%）估计实际差异（%）合计五、采购成本比较表项目本月上月环比本年累计上年累计同比数量金额数量金额数量（%）金额（%）数量金额数量金额数量（%）金额（%）生产材料生产设备办公耗材采购费用支出合计制表： 审核：第九章 采购绩效管理第一节 采购绩效管理岗位职责一、采购绩效主管岗位职责采购104、绩效主管的岗位工作职责是根据企业经营规划和人力资源规划的总体要求编制并组织实施采购绩效考核方案，同时将考核结果应用到员工日常工作中去，作为人员晋升、调薪、奖惩等人事决策的依据，以更好地调动员工工作积极性，具体如图9-1所示。职责1协助人力资源部经理制定采购绩效考核管理制度，经批准后组织实施制定考核标准，组织开展考核培训，负责对考核事项进行解释开展并实施采购绩效考核，监督统计考核得分，解决考核过程中出现的争议问题组织进行绩效考核面谈，并提出改善采购绩效的目标和建议汇总各项考核信息，撰写考核分析报告并报采购部经理、人力资源部经理审批根据企业实际情况，提出绩效考核改善建议，并经批准后实施根据绩效考核105、结果和相关规定，报相关领导审批后对相关人员实施奖惩受理绩效申诉工作，发现问题或错误时须及时查找原因并提出解决方案职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8指导、培养、考核下属工作职责9完成领导临时交办的其他工作职责9图9-1 采购绩效主管岗位职责二、采购绩效专员岗位职责采购绩效专员在采购绩效主管的领导下负责绩效管理工作的具体实施，其岗位职责如图9-2所示。职责1参与采购绩效管理制度、方案的制定与完善工作，推动其实施参与设计与优化采购绩效考核标准协助采购绩效考核主管做好采购绩效考核工作对考核过程进行跟踪，解决考核过程中出现的问题并及时上报及时根据企业需要提供绩效数据支持对考核结果、考核制度等资料106、做好分类、归档管理工作负责采购绩效管理的培训工作并向员工解释各种相关制度问题受理员工绩效考核申诉，对不能给予解决的问题及时上报绩效主管职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8完成领导临时交办的其他工作职责9图9-2 采购绩效专员岗位职责第二节 采购绩效管理制度一、采购绩效考核制度下面是某企业采购绩效考核制度，供读者参考。制度名称采购绩效考核制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为保证公司所需物资的供应及时，确保采购质量，提高员工的工作绩效和工作积极性，从而提高公司整体绩效，最终实现公司战略目标，特制定本采购绩效考核制度。第2条考核对象本制度适用于采购部所有正式员工，下列人员不列入年度考核实施107、范围。1试用期人员；2停薪留职及复职未达半年者；3连续缺岗天数达30天以上者。第3条考核实施的意义和作用1确保公司采购目标达成；2提供绩效改进的依据；3作为员工个人或部门的奖惩参考之一；4为员工职位变动、教育与培训提供较为有效的参考；5提高采购人员的工作积极性。第2章考核实施时间与职责分工第4条考核分为月度考核、半年度考核及年度考核三种，具体实施时间如下表所示考核实施时间考核类别考核实施时间考核结果应用月度考核次月5日与每月工资挂钩季度考核下一季度第一个月的10日前薪资调整、培训计划制订的依据、职位调整、季度奖金年度考核次年1月1日前薪资调整、年度培训计划制订的依据、职位调整、年度奖金第5条职108、责分工1被考核者的直接上级作为考核最主要的负责人之一，必须对下属的工作表现做出客观公正的评价，并有效地利用绩效考核，不断提升自己的管理水平及管理效果。2人力资源部工作人员应对考核工作进行组织、协调和监控。3被考核者的同事及被考核者本人须积极参与公司的绩效管理工作。4具体职责划分如下表所示。职责划分表人员职责采购部经理1考核结果的审核、审批2组织、实施本部门的员工绩效考核工作，客观公正地对下属进行评估3与下属进行沟通，帮助下属认识到工作中存在的问题，并与下属共同制订绩效改进计划和培训发展计划被考核者1学习和了解公司的绩效考核制度2积极配合部门主管讨论并制订本人的绩效改进计划和标准3针对绩效考核中109、出现的问题，积极主动地与财务主管或人力资源部进行沟通人力资源部工作人员1绩效考核工作前期的宣传、培训、组织2考核过程中的监督、指导3考核结果的汇总、整理4应用绩效评估结果进行相关的人事决策第6条外部相关人员工作1供应商由于采购人员的工作与供应商联系紧密，因此供应商的意见也可以作为采购人员绩效评估的一个参考依据。2外界管理顾问为避免企业内各部门之间的本位主义，也可以聘请外界管理顾问来为采购人员作采购绩效评估。第3章考核实施第7条考核内容1采购工作业绩考核指标采购工作业绩考核指标工作业绩考核指标如下表所示。采购工作业绩考核指标考核指标具体指标质量指标进料验收指标在制品验收指标数量指标储存费用指标呆110、料、废料处理损失指标时间指标紧急采购费用指标停工断料损失指标价格指标实际价格与标准成本的差额实际成本与过去移动平均价格的差额采购效率（活动）指标采购金额新供应商开发个数错误采购次数订单处理的时间采购计划完成率管理类指标部门人员流动率部门协作满意度2人事考核人事考核主要包括以下两大方面：（1）考勤；（2）个人行为鉴定，主要是指被评估者在日常工作中因违反公司相关制度而被惩罚，或有突出性的工作表现而被肯定，并以此进行绩效评定的结果。第8条考核方法根据职位说明书，相关负责人应等分别确定各岗位、各部门的考核内容与评分标准并编制表格，根据员工的实际工作成果实施考核。第4章绩效考核面谈第9条绩效面谈是提高绩111、效的有效途径，各部门主管必须在考核结束后七日内安排绩效面谈。第10条绩效面谈记录的内容将作为员工下一步绩效改进的目标和培训安排的参考。第6章考核纪律第11条考核须遵循公正、公平的原则、上级领导必须认真、负责，否则将给予降职、扣除当月绩效奖或扣分处理。第12条各部门负责人要认真组织，慎重打分，凡在考核中消极应付，公司将给予其扣分甚至扣除全月绩效和岗位津贴等处分。第13条考核工作必须在规定的时间内按时完成。第14条凡弄虚作假者,一律按公司相关规定给予办法执相应的处理。第5章考核申诉第15条提交申诉。1被考核人如对考核结果不清楚或持有异议，可以采取书面形式向人力资源部绩效考核管理人员申诉。2员工可以112、书面形式提交申诉书，内容包括申诉人姓名、所在部门、申诉事项、申诉理由等第16条申诉受理。人力资源部绩效考核管理人员接到员工申诉后，应在三个工作日内做出是否受理的答复。对于申诉事项无客观事实依据，仅凭主观臆断的申诉不予受理。第17条申述处理。首先由所在部门考核管理负责人对员工申诉内容进行调查，然后与员工直接上级、共同上级、所在部门负责人进行协调、沟通。不能协调的，可上报公司人力资源部，请其协助处理进行协调。第18条申诉处理答复。人力资源部应在接到申诉书的五个工作日内明确答复申诉人。第6章附则第19条公司人力资源部负责本制度的制定、修改、废除等工作，报总经理审批后组织实施。第20条本制度自颁布之日113、起实施。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、采购人员行为规范下面是某企业采购人员行为规范，供读者参考。规范名称采购人员行为规范编 号执行部门第1章总则第1条为规范采购人员的采购行为，树立和维护公司的良好形象，特制定本规范。第2条本规范适用于公司采购部的所有员工。第2章日常行为规范第3条遵守国家相关法律法规。第4条遵守公司的制度规定、办事程序。第5条恪尽职守，勤奋工作，高质量地完成工作任务。第6条上班时应保持良好的精神状态，认真接受领导的指示和命令，对别人的提醒、忠告和批评应虚心接受。第7条积极主动地钻研业务，提高工作技能。第8条爱惜并节约使用公司的一切财产物资。第9条主动学习业114、务知识与技能，提高自身的工作能力。第10条所有员工都有义务保守公司的各种经营管理信息，机密文件和资料不得擅自复印，未经特许不得带出公司。第11条采购人员须凭相关领导审批的采购单，按公司规定批准权限和相关程序实施采购。第12条急需物资购经公司总经理批准后可先进行采购，后补办相关手续。第13条凡每批采购金额在元以上的采购，采购人员应至少向家供应商询价，争取最低的采购成本，并将相关询价资料报采购主管审核。第14条采购人员不按规定进行询价的，公司将按相关规定对其予以处罚。第15条采购主管应对上述信息进行核实，确认采购人员的报价是否属实及最低，核准其采购申请单。若采购主管发现自己的询价比采购员的报价低且115、低于%时，应展开相应的调查，并将调查结果报相关领导处理。第16条采购人员应按采购单保质保量地完成采购工作，收货时要按企业有关规定进行验收。第17条不准弄虚作假，伪填或涂改发票。第18条不准出现向供应商索取或接受其回扣、佣金等公司禁止的行为。第19条采购人员须维护公司形象，保守商业秘密。第3章附则第20条本行为规范自公布之日起生效，由公司人力资源部门负责解释。第21条人力资源部门有权对本制度进行修改和补充，修改或补充的制度报总经理审批通过后实施。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购绩效管理表格一、采购绩效考核表被考核者姓名所在职位所属部门考核期间 年 月 日 年 月 日1116、工作表现考核项目考核内容考核得分备注工作态度遵守公司各项规章制度工作认真负责遇到问题主动沟通、积极解决从公司整体利益出发处理与其他部门的关系工作能力专业知识掌握熟练能够有效制订自我工作计划并确定所需要的资源沟通能力强，能够广泛建立业务关系综合分析能力强，善于全面、系统地分析问题，判断准确率高2业绩表现考核项目考核内容考核得分备注工作任务完成情况工作计划完成率成本控制成本降低率工作质量达到公司规定的要求工作效率在规定的时间内保质保量地完成工作任务3综合评定意见部门经理评价人力资源部评价二、采购绩效改进表1采购绩效改进表被考核者所在职位所属部门不良绩效描述需改进的绩效采取的措施完成时间改进后的效果被考核者签字直接主管签字部门经理签字2采购绩效改进表姓名所在职位所属部门直接领导1评估期间绩效未符合工作标准的事实描述2原因分析3改善目标及措施（需详细说明工作内容、实施日期、完成日期等）4改进措施记录5改进效果评价及后续措施三、采购绩效奖惩表编号： 填写日期： 年 月 日姓名所在职位所属部门奖惩事由奖惩方式部门经理核定签名： 日期： 年 月 日人力资源部核定签名： 日期： 年 月 日总经理批示签名： 日期： 年 月 日结束