1、企业发展建设出纳管理作业流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 出纳管理作业流程暨工作手册总说明为建立出纳管理制度，提升出纳管理效能及服务质量，加速公款支付，确保公款之安全，爰依据事务管理规则第六十二条之三规定精神并依本校组织之特性，研订出纳管理作业流程暨工作手册，并陈机关首长核准后实施，修正时亦同俾利出纳事务之推动。本手册系依据会计法、事务管理规则暨手册出纳管理部分、公款支付时限及处理应行注意事项，普通公务单位会计制度之一致规定、内部省核处理准则及其相关法规，考量出纳管理单位及其工作性质，汇整其共通部分据以研拟各项内2、容，(共计十章)：总则、安全及设施、收款、付款、零用金、票据、有价证券及保管品之收付与管理、押标金、保证金及保固金之收付、收纳款项收据之管理、出纳帐表及出纳业务之检核等十章。第一章 总则一、为建立出纳管理制度，依公开、透明作业程序，提升出纳管理效能及服务质量，加速公款支付，确保公款之安全，特依据事务管理规则第六十二条之三精神订定本手册。二、本手册所称出纳管理，系指依法管理现金、票据、有价证券、保管品等之收付、移转、存管及帐表之登记、标制等事项。管理上项出纳事务之单位为出纳管理单位；出纳管理人员系指实际经营管理现金、票据、有价证券、保管品等之收付、移转存管及帐表登记、编制之人员。三、出纳管理人员3、每六年至少职务或工作轮换一次，并贯彻休假代理制度。四、出纳管理单位应根据会计凭证，办理关于现金、票据、有价证券、保关品等之收付、移转、登记及财产之存管等事项。五、出纳管理单位对机关数支款项、数入部分，应在时效内当日或次日解缴国库，支出部分除零用金外以直接划拨或开立支票方式为原则。五、出纳管理单位应参酌实际情形，依财政部国库署各级地方政府为财政主管机关核定之额定零用金限额内，签经机关首长或其授权人核准后，提取定额现金备做零星事项之支用。六、出纳管理单位保管之现金、票据、有价证券、保管品、契据等不得挪用或做借支。七、出纳管理单位收纳各种收入，除法规另有规定者外，应一律使用收纳款项收据，并设置收纳款4、项收据纪录卡，实时通知会计单位编制会计凭证入帐。上述收纳款项收据，除经手人签章外，并应由主办出纳、主办会计及机关首长签章。八、符合额定零用金动支事项及款额之支出，由出纳管理单位根据核准文件凭证在额定零用金内之付之。九、出纳管理单位接到应待付款单据后，应恪遵公款支付时限及处理应行注意事项规定之时限办理，不得稽延。十、出纳管理单位除依法得自行保管之经费款项外，收纳之各种款项、票据、有价证券、保管品等，应依规定于当日或次日解缴公库，最长不得逾五日。但法令另有规定者不在此限。十一、专户管款项存款之支票应由机关首长，主办会计暨主办出纳签章。第二章 安全及设施一、各机关为确保出纳管理单位经管之现金、票据、5、有价证券、保管品等之安全，应于出纳管理单位之办公处所设置闭路电视监视系统，每一摄影机及录像机，应将出纳管理单位进出口及走廊全部涵盖于监视之范围内。但事实无法装设者，在能确保其安全下，得不设置前述之监视系统。出纳管理单位如与其他单位同一办公室，其位置应设在办公室最内角为原则。二、出纳管理单位对于有关单据，应妥慎管理。三、出纳管理人员解领款项，视需要加派人员协助办理。四、出纳管理单位得采柜台化或小柜员制方式收付，并力求程序简化，以便利正确为原则。五、出纳管理单位日常收纳事项较多者，得依规定洽请代理公库银行派员在本机关驻收。第三章 收款一、 收款作业：一 收受时，出纳管理单位人员对收入款项，务须当面6、清点，并实时登记备查簿，如该款项依规定应送存国公库者，应填具缴款书，如数解库，并将收据移送会计单位登帐。二 出纳管理人员对依法令规定应收纳之款项，得先行收纳开立收据，于当日或翌日上午前送会计单位补开收入传票入帐。三 收日现金、票据、有价证券、保管品等，需当面清点。四 收入票据，应审阅发票人或银行名称、地点、种类、抬头、金额、日期、背书等是否与规定相符五 委托银行代收票据，应先登录备忘簿，俟银行通知后，再行列收。如有延误，应即洽询。六 款项收妥后，及在传票或缴款单上加盖收讫日期戳记及经收人私章。七 出纳管理人员对收入款项，应随时按顺序登帐。 十九、收纳各种收入，除法令另有规定外，应一律使用收纳款7、项收据，由各业务单位向保管单位领取自行出纳款项统一收据，按编号顺序领用，另设收纳款项收据纪录卡，并依照各联别规定按收入项目名称分别办理，如因填写错误，应即办理销号手续。以使用之收据及收款书存根联，应存在各业务单位，依类别加装封面，按号次装订成册妥慎保留，以备抽查。第四章 付款 二十、可直接以票据、汇拨或划拨方式支付受款人者，除零用金外，应不由出纳管理单位支付现金为原则。二十一、收到会计单位编制之付款凭单，应即递送地区支付机构办理支付。其属于受款人自领方式附有公库专户存款支票，通知受款人领取。二十二、款项付讫后，即在传票上加盖付讫日期戳记及经付人员章。二十三、办理付款时，应检核所附凭証，是否与支8、出传票之印鉴相符一 出纳管理人员收到会计单位开具之支出传票，其款项属于在专户 存管款项支付者，应即签发国库专户存款支票通知受款人领取。二 在专户存款内之支付之款项，应一律签发抬头支票，并依规定划线或禁止背书转让。第五章 零用金二十四、一 零用金之申请：年度开始零用金管理单位因应紧急零星支用，应参酌实际情形在财政部国库署或财政主管机关核定零用金额度内，经机关首长或其授权人核准后，提取定额现金，指定专人经营，备做零星支用。二 零用金由出纳管理单位指定出纳管理人员统一保管支付。三 零用金支付后，管理零用金之管理人员应将支出凭证予以编号加盖收讫日期章，随时逐笔登录零用金备查簿，于支付相当数额时，按类别9、整理归类，填具零用金支用清单，连同支出凭证，其授权人核章后，送会计单位审核，依规定程序拨还。四 会计年度终了时，额定零用金之处理，依集中支付作业程序之规定办理。第六章 票据、有价证券及保管品之收付与管理二十五、票据、有价证券及保管品之收付，出纳管理单位应根据传票执行，执行后，主办出纳人员，应于传票上签章以示完成收付手续。二十六、出纳管理单位收到各项票据、有价证券及保管品，应依照公库保管品有关规定送存公库或代理公库机关保管。存库之保管品应分类登记于存库保管品备查簿并按月编造保管品报告表送会计单位以备查考管制。第七章 押标金、保证金及保固金之收付 二十七、出纳管理单位应依招标须知规定，收取押标金，10、并开立收据，退还时，对未得标厂商，可实时退还，对无法实时退还者，应循一般付款程序办理。对得标厂商，应依规定将押标金转换为履约保证金，厂商持原缴纳押标金之收据，换取履约保证金之收据。出纳管理单位应即收回原押标金收据上注明已转换为履约保证金。二十八、出纳管理单位办理保证金之退还时，应依据会计单位编制之传票，始可退还，保固金亦同。二十九、采购案有保固期间者，厂商应缴纳之保固金，可直接由应退之履约保险金或该采购案之应付款项中扣抵，惟厂商应事先申明，俾利会计及出纳作业之办理。第八章 收纳款项收据之管理 三十、出纳款项收据套印各机关印信、机关首长、主办会计及相关业务主管签章时，应由会计单位、总务单位及各相11、关业务单位派员会同监印，印妥后由保管单位指派专人负责保管。三十一、收纳款项收据之领用，应由使用单位填具领用单一式二联，经使用单位主管单位签核后，向保管单位领用。领用第一联由保管单位抽存，第二联由出纳管理单位保管存查，并应设置收纳款项收据纪录卡，随时纪录使用情形，备供查核，以达勾稽作用。三十二、未使用或已使用拟作废之收据，截角作废，并妥慎保管备查，保管期限至少两年，届满两年后，陈经该管上级机关同意得以销毁。三十三、收纳款项之收入收据，应由出纳管理单位或使用单位按编号顺序开立，不得跳号，并以类别分类。当日收入，原则上应于次日前结算，按科目填制缴款书解缴国库，缴款清单连同收据第二联于次日上午送会计单12、位列帐。三十四、汇解各项收入款时，应将收款之收据字轨号码填入各该缴款书其他应行说明事项栏内。三十五、为加强收纳款项收据之管制，保管单位应设置收纳款项收据领用纪录卡，并不定期抽查，作成纪录备查。第九章 出纳帐表三十六、出纳管理单位应制备下列各项簿籍其格式详附录一：一 现金出纳备查簿，备登收纳款项，必要时的分立收入、支出或收支结存各项簿籍。二 存库保管品备查簿，备登存库保管各类有价证券、票据、保管品等项。三 保管品记录簿，作为保管品之明细备查簿，以记载保管品收存即发还之原始纪录。第十章 出纳业务之检核三十七、出纳管理之检核要项如下：一 出纳手续是否符合规定二 传票送达后，办理收付款项，是否迅速三 保管之票据、有价证券、保管品等否与帐目相符，有无超过有效期间四 收付款项，是否随时登帐及依规定办理缴库五 收纳之各项收入，有无依照规定使用收纳缴款收据六 收纳款项收据之管控是否良善七 现金、票据、有价证券、保管品等之出纳有无依照规定程序处理，有无随时登记，其实际结存金额与账面结存是否相符八 公库或金融机构所送存款之对账单有无与存款账户结存数核对，如有差核，出纳管理单位有无编制存款差额解释表，并查明其发生原因是否正当。收纳款项业务流程图：