1、成品阀门开立分发订购单、验收入库采购作业指导书编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核: 批 准： 发 布： 二XX年X月目录1、目的:32、成品采购审批流程33、供应商的选定方法及基准34、询价、比价、议价、定价作业45、订购单的开立、分发与变更56、采购的交期控制57、验收及入库68、采购费用的报销79、报表的填报710、存档7 成品阀门采购作业指导书 1、目的: 通过对采购过程进行有效控制,确保成品的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求。 2、成品采购审批流程 2.1.采购员根据业务部门的生产通知单;送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安2、全库存量确定订购数量需求表;由采购员依据订购数量需求表编制成品阀门订购单予权限呈交采购部经理/总经理批准采购。 2.2成品阀门订购单应包括产品型号、生产单号、数量、型号/规格/材质、技术条款、到货时间、供应商、注意事项等资料。 2.3.成品阀门所涉图样及技术文件由采购员向技术部申请,经部门主管审核,总经理批准后交供应商。 3、供应商的选定方法及基准 3.1审查方式:书面审查及实地调查。 3.1.1由采购员提出成品采购的需求申请。 3.1.2申请核准后,由采购员判定是否有供应商;若没有,则选择三家以上有加工 能力且能保证质量的供应商,填制“供应商资料调查表”。 3.1.3实地调查,视成品的制造难3、易程度,由质保、技术、采购、生产等部门派员 组成调查小组,但每一次调查小组成员不得少于以上其中三部门的相关人员,并 将调查结果填入供应商资料调查表,且在调查表上签字,以示对其调查结果负责。 3.1.4实地调查后根据结果选定合格供应商。 3.2审查基准(综合考评优秀才者,作为合格供应商)。 3.2.1品质。 3.2.2加工能力(设备配置、场地、工量器具、人员配备)。 3.2.3价格。 3.2.4管理/信誉。 3.2.5具有一般纳税人资格。 4、询价、比价、议价、定价作业 4.1.本公司所有成品采购必须向经公司认可后的合格供应商购买,以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。 4.2.比价、议价:采购4、人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价,以利于比价作业进行,并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商;采购人员与厂商议后,将比价、议价结果呈报总经理。如客户有指定要求或特定技术时,不受此限。 4.3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。 4.4.定价:采购部经理依据议价结果选择合适的供应商,签订采购合同及定价表经采购部经理审核、总经理批准后实施。 4.5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品,采购部必须同供应商签订技术保密协议,以保障公司利益。 5、订购单的开立、分发与变更 5.1.所有成品阀门的采5、购必须采用本公司的订购单,订购单一式四份,一份由采购存档,一份由财务结算,一份由仓库收货及进度跟踪,一份供应商存档。 5.2.采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写订购单,并明确供应商名称、生产单号、产品型号、数量、型号/规格/材质、交货时间、品质要求、注意事项等,若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在订购单上注明所附文件的识别方式。 5.3.已下达的订购单如遇客户订单变更需修改或取消,必须在供应商未正式生产前通知供应商,否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额,报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的订购数量需求表及成品阀门订 购单并注明6、“修改”字样,或注明原单号作废字样,取消并收回已经分发的订购数量需求表、订购单(含部分修改或全部修改);订单取消亦同。 6、采购的交期控制 6.1.采购人员在订购单发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函,急单采购要将约定交期回复需求部门,并建立采购台帐,在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商,跟催交期,如有异常不能按既定交期交货时,应以书面形式,注明异常原因及预定交货日期,呈采购部经理核示后转送需求部门,依需求部门意见拟订对策处理。 6.2.仓管人员应根据订购单提供成品到位的数量与质量信息,提醒采购人员未按交期到货的信息,以利及时处理采购时出现的一系列异常。 7、验收及入库 7.1.7、采购成品到厂后,供应商将送货单交仓管员,由仓管员引导供方将成品存放在待检区。供应商送货单必须注明我公司订购单单号及订购数量、送货数量等信息。 7.2.由采购员和仓库管理员在一个工作日内依订购单对检验成品进行验证。验证内容包括:成品名称、型号/规格/材质、产品包装、标识、数量等,品质按抽样比例进行量测。验证合格后开具送检入库单在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放,并依送检入库单及时填写吊卡和登记计数帐;检验不合格需退货的填报验退单办理退货手续。 7.3.入库数量与订购数量必须相吻合,超出部分填写验退单通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库8、等待订单的,由仓管员在厂商寄存登记簿上登记。并将寄存成品按定置管理摆放,并做好标识;交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但不影响订单交货,有利降低库存积压的由仓库主管复核,采购部经理同意, 可免补交,短交如需补足时,仓管员应通知采购部门联络供应商处理。 7.4.由于品质不符合规定标准,但不影响顾客要求,或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级成品,采购人员应与供应商联系退换或返修,如由我公司返修、特采或降级处理,采购和仓管人员应跟踪该批成品对我公司的费用影响,并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。 7.5.送检入库单须依据订购单、送货单或发票载明供应商名称、订购单号、成品名称、型号/规9、格/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注,送检入库单经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。 7.6.采购人员对照订购单、送检入库单、发票、合同、定价表进行核对,核对无误后交采购经理复核并同时登记采购台帐核销采购订单,复核后转交财务办理入帐手续。 8、采购费用的报销 采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理付款申请书,经财务核对无误后交采购部经理、总经理审批,审批后交财务出纳付款,并在采购台帐中记录。确认出纳付款后在采购台帐中冲销应付款项。 9、报表的填报 采购人员依据采购台帐每月底报送采购月报表及应付帐款余额表,报送相关部门人员(财务、总经办、采购部经理)。 10、存档 采购人员应对生产通知单、生产计划表、订购数量需求表、成品订购单、送检种入库单、验退单、采购合同、报价单进行分类整理,按时间序时顺序装订成册存档。