1、人事信息资料收集审核、档案管理 作业指导书编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核: 批 准： 发 布： 二XX年X月1 目的：为规范人事资料及人事信息管理，维护人事档案的完整性，以更好的为人事管理工作服务，特制订本作业指导书规定。2 适用范围：2.1 行政范围：xx、xx公司（各子公司参照执行）2.2 人员范围：所有在职员工3 人事信息资料分类：3.1 人事基本资料：3.1.1 求职申请表（包括测试题）。3.1.2 员工入职登记表。3.1.3 员工本人彩照。3.1.4 员工本人身份证复印件。3.1.5 员工前所在单位解除劳动合同证明。3.1.6 员2、工本人学历、技能资料：包括学历证书、技能等级证书、职称证书的复印件。3.1.7 员工本人劳动合同。3.1.8 员工本人试用转正表。3.1.9 员工本人任命书。3.1.10 员工本人奖惩、工资调整记录表。3.2 职工花名册（电子版）：3.2.1 全部在职人员表。3.2.2 储备人员表。3.2.3 新入职人员表。3.2.4 编外人员表。3.2.5 离职人员表。3.2.6 调出、调入人员表。3.2.7 报名未入职人员表。3.2.8 参保人员名单。3.3 员工考勤资料：3.3.1 手工考勤表。3.3.2 电子考勤表（包括补卡申请单）。3.3.3 请假条（包括带薪假和扣薪假）。3.3.4 加班申请表。33、.3.5 调休申请单。3.4 员工工资资料（详细清单见附表一）。3.5 员工培训资料：3.5.1 培训计划。3.5.2 培训签到表。3.5.3 培训有效性评估表。3.5.4 培训协议。3.5.5 特殊作业操作证、外部培训结业证书。3.5.6 员工设备安全操作证备案表（包括考试试卷）。3.5.7 员工设备操作保养培训备案表（包括考试试卷）。3.5.8 员工质量、工艺培训备案表（包括考试试卷）。3.6 公司员工社保档案资料：3.6.1 职工本人养老保险手册。3.6.2 就业失业登记证。3.6.3 常州市职工录用备案花名册。3.6.4 常州市农村（外来）劳动力就业登记表。3.6.5 外来劳动力录用备4、案花名册。3.6.6 外来劳动力情况登记表。3.6.7 常州市区用人单位退工退保人员情况报告表。3.6.8 常州市参加社会保险人员交费工资增减变化汇总表。3.7 公司员工住房公积金资料：3.7.1 常州市住房公积金汇缴变更清册。3.7.2 常州市职工住房公积金封存核准表。3.7.3 常州市职工住房公积金封存清册。3.8 员工健康及安全资料：3.8.1 员工入职体检报告。3.8.2 员工职业病防治检查报告。3.8.3 职工三级安全教育卡（包括考核试卷）。3.8.4 员工本人健康证。3.9 离职人员人事资料：3.9.1 离职申请表。3.9.2 离职离司手续表。3.9.3 离职人员基本资料。4 人事5、信息资料的收集4.1 各子公司的人事部门于每月5日将电子版职工花名册上报股份公司综管部经理、人事主管截止到上月底的数据，表格格式参照股份公司职工花名册。4.2 员工求职申请表、员工入职登记表、员工本人彩照、身份证复印件、前所在单位解除劳动合同证明、学历、技能资料、劳动合同，及员工社保档案资料中职工本人养老保险手册、就业失业登记证、常州市农村（外来）劳动力就业登记表，体检报告（入职前已体检的）由员工本人在入职当日填写或提供。4.3 员工转正表、员工本人任命书、员工本人奖惩、工资调整记录表由综管部人事主管在领导审批后一周内登记、收集、归档。4.4 本部职工电子版花名册由综管部人事主管根据员工填写、6、提供的人事基本资料一周内完成输入、收集、归档。4.5 生产部电子版职工花名册由驻厂人事专员根据员工填写、提供的人事基本资料一周内完成输入，并及时上报综管部经理、人事主管、培训专员。（每周一上报截止到上周的职工花名册资料，每月1日上报截止到上月底的职工花名册资料）4.6 生产部员工手工考勤资料、请假单及相应证明、奖惩通知单由各部门主管填写并于每月5日前提交给驻厂人事专员。4.7 员工工资资料由综管部人事主管在每月28日完成归档。4.8 员工培训资料由综管部培训专员在每次培训结束后一周内收集、归档。4.9 员工社保资料由综管部培训专员在每月25日前办完申报手续后收集、归档。4.10 员工入职体检报7、告、员工职业病检查报告在每次报告出来后由综管部安全主管收集整理后，交培训专员收集归档。4.11 离职人员人事资料由综管部培训专员在员工办完离职手续后一周内收集、归档。5 人事信息资料的填写、编制、审核、审批及整理归档的要求和方法（见附表一）6 人事信息资料的借阅管理6.1 因工作需要，经综管部经理同意，可以借阅人事资料。一般仅限于在综管部办公室阅读。 6.2 人事资料借阅需按正常手续登记、遵循借阅规定，借阅时不得涂损资料，并及时归还。7 本作业指导书解释权归综合管理部。8 本作业指导书从审批同意之日起实施。附表一：分类序资料名称资料填写、编制要求填写、编制人资料审核、审批要求审核、审批责任人整8、理归档要求保管责任人人事基本资料1求职申请表（包括测试题）所有管理人员均需填写员工 本人员工本人填写人事主管、驻厂人事专员归入个人档案袋培训 专员2员工入职登记表除以下7项由人事主管或人事专员填写的其余所有项目由员工本人填写，职称、执业资格若没有，则填无所有项目均需填写员工本人签字工号、部门、现任职务、在职状态、状态日期、岗位、岗位工资人事主管、驻厂人事专员3员工本人彩照1吋彩照5张（用于入职登记表、制作厂牌、三级安全教育卡、保安登记表、就业失业登记证、外地户口员工另加2张用于制作暂住证）员工 本人1吋彩照5张4员工本人身份证复印件身份证正反面复印复印件清晰5员工前所在单位解除劳动合同证明有则9、提供公司章印清晰6员工本人学历、技能资料复印件管理人员均需提供复印件清晰7员工本人劳动合同按劳动合同管理作业指导书按劳动合同管理作业指导书培训 专员8员工本人试用转正表试用转正表、连同审批意见一起打印人事 主管有领导审批意见9员工本人任命书任命书连同审批意见一起打印有领导审批意见综管部经理10员工本人奖惩、工资调整记录表根据实际奖惩、工资调整记录填写有领导审批意见职工花名册（电子版）1全部在职人员表花名册项目明细 ：部门（公司）、总序、序号、姓名、工号、性别、出生日期、现龄、工龄、所在部门、担任职务、入职日期、婚姻状况、籍贯、民族、健康状况、政治面貌、学历、毕业学校、专业、毕业日期、参加工作日10、期、特长、爱好、身份证号、家庭地址(身份证上)、现居住处、户口所在地(身份证上)、邮政编码、本人手机号码、紧急联系人、紧急联系人、社保账号、住房公积金号码、参保日期、参保年限、合同签定期限、所在公司、参保公司根据实际情况输入，每周一更新，驻厂人事专员负责所辖区内职工花名册编制，人事主管负责公司本部职工花名册编制驻厂人事专员（人事主管负责公司本部职工资料）与员工入职登记表一致人事 主管首先按部门排序其次按日期排序人事 主管2储备人员表3新入职人员表4编外人员表5离职人员表6调出、调入人员表7报名未入职人员表8参保人员名单根据每月参保情况输入，每月1号更新 员工考勤资料1手工考勤表员工本人签字，由11、各车间主任、科长提供每个员工均签字确认首先按月份排序其次按部门排序2电子考勤表（包括补卡申请单）根据考勤机中数据缺勤情况均有说明3请假条（包括带薪假和扣薪假）写明姓名、部门、职务、日期、事由、主管意见有领导审批签字4加班申请表5调休申请单员工工资资料1月度员工到职、离职统计表每月最后一个工作日上报驻厂人事专员与实际相一致驻厂人事专员首先按月份排序其次按部门排序驻厂人事专员2计件工资核算日报表、计件单价审批表由各车间主任、科长提供各车间主任有领导审批签字3加班审批表、调休审批表、月度加班统计表与实际相一致4停工待料确认单、停工待料月度分类统计汇总表与生产报表相一致5计时审批表、工龄工资新增（或调12、整）补贴表、计时工资统计表与实际相一致6班组长岗位津贴审批表与实际相一致7生产部管理部门绩效考核目标审批表、生产部管理人员等级工资审批表由生产部经理建议核定生产部经理有领导审批签字8各工段产量产能汇总表由各车间主任、科长提供各车间主任与生产报表相一致9工资发放汇总表编制人、审核人、审批人签字驻厂人事专员与实际发放表相一致人事 主管人事 主管10生产员工工资条发放签收表员工本人签名均为员工本人签名11配料领料单、退库单、各工序生产记录、产品入库单产品质量日报表、产品报废单物流科、质量科责任人签字版由各车间主任提供各车间主任与生产报表相一致驻厂人事专员生产部统计12工资审核清单按薪资管理作业指导书13、驻厂人事专员审核人、被审核部门主管签字人事主管人事专员13奖惩通知单、奖惩汇总表由各车间主任、科长提供各车间主任与实际奖惩相一致驻厂人事专员 员工培训资料1培训计划培训名称、培训内容、培训目的、培训时间地点、培训人数、培训费用、培训师资明确培训 专员有审核人签字培训 专员按月份排序培训 专员2培训签到表培训有效性评估表每个培训均有培训签到表、培训有效性评估表表格所有项目均需填写正确3培训协议详见培训协议管理作业指导书公司及员工本人确认签章按签订时间排序4特殊作业操作证外部培训结业证书证件原件培训 专员有签发机构盖章按作业工种排序5员工设备安全操作证备案表（包括考试试卷）备案表由设备管理员根据生14、产部安全员提供的考核合格名单及试卷编制，考核试卷由工务移交培训专员保管工务科员姓名、操作机器名称、考试分数、上岗证名称、明确监考人按证书种类排序6员工设备操作保养培训备案表（包括考试试卷）备案表由设备管理员根据考核合格名单及试卷编制，考核试卷由工务科员移交培训专员保管姓名、操作机器名称、考试分数、上岗证名称、明确监考人按证书种类排序7员工质量、工艺培训备案表（包括考试试卷）备案表由质量部经理根据考核合格名单及试卷编制，考核试卷由质量部经理移交培训专员保管质量部经理姓名、质量、工艺科目、考试分数、上岗证名称、明确监考人按证书种类排序公司员工社保档案资料1职工本人养老保险手册手册原件培训 专员手册15、原件培训 专员按月份排序培训 专员2就业失业登记证常州、金坛、溧阳籍员工需入职当日提供有区级劳动保障机构签章常州市职工录用备案花名册根据每月实际入职、离职人员情况编制申报社保经办机构审核通过并盖章3常州市农村（外来）劳动力就业登记表4外来劳动力录用备案花名册5外来劳动力情况登记表6常州市区用人单位退工退保人员情况报告表7常州市参加社会保险人员交费工资增减变化汇总表公司员工住房公积金资料1常州市住房公积金汇缴变更清册住房公积金经办机构审核通过并盖章2常州市职工住房公积金封存核准表3常州市职工住房公积金封存清册员工健康及安全资料1员工入职体检报告由体检医院提供体检 医院有医院意见并盖章生效安全主管按年度排序2员工职业病检查报告3职工三级安全教育卡（包括考核试卷）编号、部门、工种由驻厂人事专员填写，教育者栏由教育者签字、安技科意见由安全员签字、公司意见栏由安全主管签字，其他由员工本人填写员工 本人所有项目均需填写按月份排序4员工本人健康证食堂工作人员需提供体检 医院健康证在有效期内按年度排序离职人员资料1离职人员人事资料离职人员人事资料保存期限为2年2年后将做销毁处理培训 专员离职申请表、离职离司手续表上领导签字齐全培训专员按月份排序