1、服饰集团有限公司员工出差报销管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 出差管理制度一、目的为提高出差效率，合理有效开支，规范出差流程，并通过制度条款保障员工出差安全，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于XX服饰整个集团公司所有因公出差的员工三、内容1、出差前管理1.1 出差前必须提前填写出差申请报告单（见附表一）并上交直属上级及部门负责人审批。（特殊情况不能及时填写须提前告知，经直属上级/部门负责人同意后并以短信形式告知人力行政部方可生效，并应在出差结束后三个工作日内补填出差申请单。）1.2 出差申请批准后应及时交2、由人力行政部备案。2、出差中管理2.1 出差期间，为确保安全及方便联系，出差人员的手机必须24小时开机，每天应向直属上级汇报当日工作进展情况。2.2 出差期间，确实因工作需要周末或法定节假日加班的，可按公司考勤管理流程进行申请，返回公司后的一个月内可申请调休，须在“请假申请单”上注明被调休的具体日期、事由及出差加班证明人。2.3 出差期间若发生出差地点、时间等内容和预计有变化的时候需向上级负责人说明申请，经同意后才能作出改变，该上级负责人必须同时以短信形式告知人力行政部，由人力行政部做好记录。3、出差后管理出差返回公司后的三个工作日内应到人力行政部领取出差申请报告单出差成果报告单（见附表二）填3、写，并由人力行政部签字审核。4、出差类别：员工出差分为短途出差、长途出差、长期出差。4.1 短途出差4.1.1 短途出差，指的是员工在公司所在省份内城市公干的。4.1.2 市内不算出差，属于外出公干，按考勤管理规定操作。4.2 长途出差4.2.1 长途出差指的是公司所在省份以外的其他省份或城市公干，含赴外国、XX、澳门、台湾公干的。4.2.2 住宿应以经济平实为原则，费用以发票、小票或凭据为准。4.3 长期出差4.3.1 长期出差是指公司外派到其他地方支持工作时间段超过1个月（30天）以上的公干，含店铺营运支持、项目协助等（若中途有若干天回该原始工作地后又再次出差到同一地方公干，则按出差的目的4、及完成的工作事项进行评估此次出差归属类型）4.3.2 长期出差的住宿、补贴标准按外派福利制度中规定一致。另，住宿方面提倡分公司提供员工宿舍，若未提供的，由该地行政和出差本人协助一同找出租屋居住。5、出差费用预支与报销5.1 员工出差前应按本身出行计划，写出费用预算，再凭出差申请单、费用暂支单提前两个工作日向财务部预支差旅费。5.1.1出差每次借支不超过2000元（机票、高铁、火车票、长途汽车票除外），累计借支不得超过当月工资的60%。5.2 出差人员机票/火车票/高铁等可由人力行政部预定，各出差人员应至少提前五个工作日向人力行政部报备（总裁办除外），以便提前选择，节省费用。机票费用一般情况下由5、出差人员自行到财务预支费用。（如遇特殊情况，可由人力行政部代为暂支。）5.3报销时限：出差返回办公地后5日（周末除外），内完成报销手续。具体参照财务部制度A2013123001 员工借款未按期归还处理规定5.4报销需备凭证：所有出差人员必须按要求填写报销单、出差申请报告单及原始数据；所有车票须凭正式票据；住宿发票上要有开票日期、住宿天数及金额。报销人员必需妥善保管自己的出差和费用原始单据，对于报销时无法提供原始单据的，经相关人员证明确实有发生该费用的，公司将处以丢失原始单据票面金额的25%的处罚，即报销75%；5.5员工至XX各分公司出差的，分公司若提供住宿，所属公司将不予以报销个人住宿费用。6、5.6两名同性员工须组合成一间房，住宿费用只算1人的费用，按高级别的报销标准。（总监级以上除外）5.7单次出差费用（含交通费、住宿费、出差补贴等）必须一次性报销；几人同行、同返的，须一同报账。5.8员工至XX各分公司出差的，分公司行政部可协助出差人员住宿、机票等预定，期间所产生的所有费用需回到所属公司财务部报账，并计入该次出差的差旅费。5.9具体报销标准详见“第四 出差标准”6、行政责任6.1 未经公司部门上级批准私自出差的，不予报销费用，并取消此次出差补助费用，根据公司行政处罚条例给予处罚。6.2 未按照流程填写出差报告单、差旅费报账单，赞助成长基金10-50元/项。6.3 未按公司规定选择7、交通工具或无总裁办签字同意的交通工具申请单，所产生的超额费用由当事人承担。6.4如有特殊情况订制机票需要退票、改签的，所产生的差额费用由要求退、改票的人员承担。特殊情况需写申请审批。6.5由于自身情况造成的退票、改签的，所产生的差额费用由当事人自行承担。7、出差考勤规定7.1 出差时间计算7.1.1 出发时间在12:00（含12:00）前算全天出差；12:00后算半天出差。 到达公司或公司所在地的时间在12:00前算半天出差；12:00后算全天出差。7.1.2 根据出差人员回到公司或公司所在地的具体时间，作出以下调整：16:00前16:00-22:0022:00-02:0002:00后回公司报8、到次日按时上班次日10:00上班次日13:00上班7.1.3时间计算均以车票或机票为准，如出现延误等情况，应及时电话或短信与人力行政部联系。四、出差标准1、各级别乘坐交通工具标准1.1省外出差级别乘坐交通工具标准备注飞机火车高铁/动车轮船市内1.全体人员必须按照该项标准来执行，所有超标之外的，需先向直属上级领导申请，并经得总裁办批准后方可施行；2.乘飞机与乘火车硬卧价格相差在200元内可申请乘飞机，超出差价公司与员工各付一半，特殊原因需经总裁办特别批准； 3.省外出差人员，因工作原因，晚上22点后返回目的地（酒店、车站、机场），可申请乘坐出租车.4.特殊情况乘坐飞机的需填写出差乘坐飞机申请单（9、详见附表三）由总裁办审批后方可乘坐飞机。5、原则上订票均选择最优/低价位、座位订票，特殊情况由总裁办审批方可预定（如：火车软卧、高铁一等座等）头等舱普通舱软卧硬卧一等座二等座二等三等出租车地铁/公交车总监级以上（含总监）经理级区长、部门主管级业务主办级、店铺助店、店长、带班组长职员级1.2省内出差级别广东省内出差 交通工具交通费总监级以上（含总监）公务车/的士/巴士凭据实报销经理级公务车/的士（5公里之内，晚10点后）/地铁/巴士主管级公务车/的士（5公里之内，晚10点后）/地铁/巴士业务主办级、店铺助店、店长、带班组长公务车/地铁/巴士职员级公务车/地铁/巴士2、国内/国外出差住宿、补贴标准10、2.1国内标准（单位：元）城市类别第一类城市除一类城市之外的其他城市城市类别员工行政级别出差补助住宿标准出差补助住宿标准1、省外出差人员因工作原因，晚上10点后返回目的地（酒店、车站、机场）可申请乘坐出租车；的士票需在票据后面注明始发地点及乘坐原因；2、一般一个地区出差所报销的的士不超过3次。3、出差补助含电话费/市内交通费/餐费巡店/一般性出差市场拓展巡店/一般性出差市场拓展经理级以上（含经理）70902507090200主管级以下（含主管）709018070901502.2国外（除中国以外的国家）及港/澳/台标准：2.2.1研发中心走访国外市场（机票费、住宿费、路程费等）按该中心的项目费用11、记账，员工补助费用与国内出差一致。2.2.2其他出差港/澳/台地区原则上要求当天去当天回（不过夜），因特殊情况需住宿的，标准为国内一线城市标准的1.5倍，员工补助费用与国内一致。2.3特殊说明2.3.1 出差到客户所在地工作应由客户提供食宿的，不予报销餐费及住宿费，需报销食宿费用需说明特殊情况，经批准后方予报销； 如出差当地酒店受到当地展销会、世博会、商品交易会等特殊情况影响导致住宿升高，则公司的住宿标准按升幅的比例进行调整，且需经管辖区域经理同意方可；2.3.3 所有员工市内出差（外出公干的）较郊区地区补贴20元/人/天（如：广州区域的南沙、番禺、花都、从化等地区，番禺仓库及其他区域无补贴）12、。2.3.4员工出差参加培训的不予报销补贴费用。2.3.5因特殊情况，公司员工自驾车出差的按出差的实际公里数报销油费及过路费。每公里油费固定为1元。（“出差申请报告单”上标明自驾车，且需填写预估费用）2.3.6附件-城市类别划分一览表第一类城市：首都、各省省会、直辖市、经济特区及发达城市北京上海天津重庆哈尔滨沈阳长春拉萨乌鲁木齐呼和浩特西宁兰州银川西安太原石家庄合肥济南郑州南京杭州武汉福州南昌长沙南宁成都贵阳昆明海口厦门无锡青岛苏州深圳广州宁波大连温州第二类城市：其他城市3、交际费1、 定义：因工作需要，而必须开支的业务应酬费用，包括餐费、娱乐费、礼品费等；2、 使用对象限部门经理级以上人员，13、并由部门负责人审核后报总裁办批准后方可有效；3、 交际费，原则上按先申请后使用，并按交际费用支出申请单标准执行；（详见附表四）4、 凭费用产生地的有效凭据实报销，并在票据后面写明执行对象及时间；5、 两人以上在同一地方出差，不能双向报销；6、 未经公司批准不得带领员工或客户去游山玩水，公司将不予以报销任何费用；7、 招待1人以上5人以下的客户，一餐不能超过300元（超标准需电话向上级申请，方可使用），其他视情况而定；8、 招待5人以上10人以下的客户，一餐不能超过500元，其他视情况而定；9、 凡超出规定费用之外的，需提报总裁办审批。出差产生的交际费记入该部门的业务招待费用。五、出差及报销流程14、申请人填出差申请报告单申请人填费用暂支单直属上级及部门负责人签字审批出差申请报告单交行政部费用暂支单财务部审批出差结束行政部核实考勤及补贴凭有效票据填写差旅报销单直属上级及部门负责人审批签字财务审核签字报销后抵暂支单（特殊出差需总裁办审批签字方可报销）需暂支费用的情况行政部订票支钱 费用审批权限表：（与财务部费用报销规定一致）费用支出事项及金额部门主管行政部财务部肖董付董差旅费财务部、人事/行政部2000元以下（含）审核审核2000元以上审核审核审批其他部门2000元以下（含）审核审核2000元以上审核审核审批招待费财务部、人事/行政部300元以下（含）审核审核300元以上审核审核审批其他部门15、300元以下（含）审核审核300元以上审核审核审批六、附则：本制度自2014年5月1日起生效。公司之前的各规定如有与本规定相抵触之处，以本规定为准，本制度解释权归人力行政部。七、附表附表一：出差申请报告单附表二：出差成果报告单附表三：出差乘坐飞机申请单附表四：交际费用支出申请单附表一：出差申请报告单出差申请报告单 年 月 日本人填写姓名出差日期预计出差天数出差地点或合作商出差事项（明细填写）上级负责人签字预计返回上班时间出差费用预估（金额超1000元填写）序号费用明细出发目的地选乘交通工具交通费用出差天数住宿费补贴费123小计总合计 元行政部人员填写出发日期出发时间出发地点到达地点到达时间出发16、：返回：行政部审核实际出差天数 天出差补贴出差天数每日补贴补贴总金额备注备注：申请事项与费用不符时，需电话与上级申请。自驾车登记表序号日期使用人出发表数返回表数行程公里数油费单价合计费用审核附表二：出差成果报告单出差成果报告单姓名部门出差地点出差日期自年月日至年月日（共计天）出差目的与计划出差完成工作成果汇报后期需跟进事项备注上级负责人意见附表三：出差乘坐飞机申请单（主管级以下需填此表）申请人（手工填写）出差起、止地点里程出差时间出差事由申请乘坐飞机的原因方案对比火车/机票费用路途总耗时乘坐火车乘坐飞机差异部门负责人： 财务部： 总裁办：附表四：交际费用支出申请单交际费用支出申请单申请人日期上级审批招待对象招待原因招待地点招待时间申请金额其他备注 人力行政部 2014年4月20日 呈送：总裁办 抄送：各部门、分公司