1、科技公司人事服务合同文件档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的：为了规范公司人事档案的管理工作，对人事档案进行妥善分类保管，保证人事档案的完整性，防止档案的遗失和损坏，便于人事档案的查询，特制定本制度。2 原则：安全、保密、清晰、完整。3 范围：公司全体员工。4 内容：4.1 文件夹管理及命名：文件夹名称 具体内容人事服务合同 招聘、社保等各项服务合同意外保险 意外保险保单、合同生育保险 员工生育保险办理资料医疗保险 员工医保办理资料、医保卡领取凭证等用工备案 用工备案相关办理资料残疾人年审 残疾人年2、审资料及办理凭证等外地社保 外地参保人员社保明细及资料等体检报告 员工体检报告及结果汇总资料等试用期员工档案 试用期未转正员工入职资料离职员工档案 离职员工资料等在职员工档案 在职员工资料等4.2 人事服务合同管理： 人事服务合同包括：各招聘网站合作合同、招聘系统服务合同、社保合作合同、劳务派遣合同、其他人事服务类合同等。 人事服务合同的保管：人事服务合同按类别进行归类存放，每个类别以分页纸进行区分，原则上需在合同履行完成后保留 5 年。4.3 意外保险文件的保管：第 1页，共 5页 意外保险文件包括：意外保险合作合同、每月增减员保单、理赔通知书、其他相关文件等。 意外保险文件的保管：意外保险3、文件原则上需在合同履行完成后保留 5 年。4.4 生育保险文件的保管： 生育保险文件包括：生育待遇申办资料、生育保险医疗费用申办资料、生育保险定点医院申办资料、其他相关资料等。 生育保险文件的保管：生育保险文件原则上需在申报手续完成后保留 5 年。4.5 医疗保险文件的保管： 医疗保险文件包括：医疗费用申报资料、医保卡领取凭证、异地就医申请表、工伤申请资料、其他相关资料等。 医疗保险文件的保管：医疗保险文件原则上需在手续办理完成后保留 5 年。4.6 用工备案文件的保管： 用工备案文件包括：员工花名册、公司架构图、用工备案指引、用工备案申办资料、其他相关资料等。 用工备案文件的保管：用工备案文4、件原则上需在办理备案后保留 5 年。4.7 残疾人年审文件的保管： 残疾人年审文件包括：残疾人年审相关资料、相关法规政策及指引等。 残疾人年审文件的保管：残疾人年审文件原则上需在年审完成后保留 3 年。4.8 体检报告文件的保管： 体检报告文件包括：体检服务合同、费用对账单、公司员工体检情况汇总表、员工体检信息表等。 体检报告文件的保管：体检报告文件原则上需在每年体检完成后保留 3 年。4.9 员工人事档案管理： 员工人事档案的建立：员工自入职之日起，由人力资源与行政部为其建立人事档案，并归入试用期员工档案文件夹中。人力资源与行政部将对档案材料进行收集和整理，如为复印件，还需确保复印件与原件相5、符，核实完整、无误后进行归档。人事档案包括： 员工信息表（含证件照两张，需员工本人亲自签名）； 承诺书（需员工本人亲自签名）； 身份证（复印件 2 份）； 毕业证书、学位证书和学历鉴定截图/证明（复印件，如有）； 职称证书（复印件，如有）； 体检报告或健康证；第 2页，共 5页 原公司离职证明； 面试资料（求职人员登记表、个人简历、笔试试卷、面试评估表等）； 劳动合同或实习协议、保密协议； 职位说明书（需员工本人亲自签名）； 试用期员工通过试用期考核评估后，将建立一个专属的人事档案袋，归入在职员工档案专用柜里，按组织架构图顺序摆放。人事档案里需增加以下资料： 考核评估表； 学习路径图； 工作职6、责（需员工本人亲自签名）； 在职员工人事档案袋的使用规范： 销售部-深蓝色 市场部-灰色 技术服务部-橙色 人力资源与行政部-红色 财务部-绿色 物流部-黄色 采购部、质量管理部-浅蓝色 离职员工档案的管理： 员工完成离职手续办理后，将离职员工的人事档案归入离职员工档案里。 每年年初将上一年度离职员工档案里人事档案整理入箱，按离职月份标签顺序排放并密封，在外包装上注明姓名、标签编号，移交仓库保管。 离职员工档案的保管：离职员工档案原则上需保留 5 年。 人事档案的更新和维护：员工如发生人事异动、奖惩、或个人资料变化等，应及时进行记录或更新，确保人事档案的正确性。 人事档案的查阅和借阅： 员工人7、事档案为公司机密文件，属于员工个人隐私，人力资源与行政部必须合理存放，并做好保密工作。 员工人事档案只有人力资源与行政部可以查阅，员工不可查阅其他人员的人事档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案。其他特殊情况需经过人力资源与行政部经理同意。 如需借阅员工人事档案者，必须按以下申请程序进行： 借阅者需要向人力资源与行政部提出书面申请，经管理中心总监批准后，填写第 3页，共 5页员工人事档案查/借阅登记本。 一般借阅时间以 3 天为限，如有其他特殊情况，需经人力资源与行政部经理同意。 借阅者不得将借阅的员工人事档案转借、传阅、复印、扫描、调换、拆卸等，否则按奖惩管理制度执行；归还时必须保证档案资料的完整，由人力资源与行政部审核后在员工人事档案查/借阅登记本登记核销。5 附则：5.1 本制度解释权归人力资源与行政部，修改时亦同。