1、实业企业人事档案材料收归管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: l 人事档案材料的收集、归档制度第一章 总 则第一条 人事档案材料的收集、归档工作是人事档案管理工作的重要环节，关系到能否真正为组织上、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才提供依据。认真坚持档案材料收集和档案材料送交归档的工作制度。主动与形成人事档案材料的部门加强沟通与联系，本着实事求是的原则，收集反映政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面材料，充实档案内容，有效地为人事工作服务。第二章收集范围第二条 收集范围第一类 履历材料。第二2、类 自传材料。第三类 鉴定、考核、考察材料。第四类 学历、学位、培训和专业职称材料。第五类 政审材料。第六类 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。第七类 奖励材料。第八类 违犯党纪、政纪、国法处分材料。第九类 工资、任免材料。第十类 有保存价值的材料。第三章收集方法和要求第三条 收集方法和要求1、建立健全人事档案材料的收集制度。与形成人事档案材料的部门取得联系，在材料形成后的一个月内，收集归档。2、掌握信息，做好集中收集。可根据各个时期中形成的归档材料，提早发出通知，明确提出统一报送归档材料的种类、要求和时间。3、建立联系制度，疏通收集渠道。应经常注意与本机关各有关部门保持联系，主动到形成3、人事档案材料的部门收集归档材料。4、跟踪收集。在收集、鉴别归档材料和整理档案的过程中，发现缺少材料或材料不符合归档要求时，应及时进行登记，并向有关部门进行收集或重新补办。5、收集人事档案材料的基本要求是：全面、及时、真实、准确。第四章归档材料的要求第四条 归档材料的要求1、归档材料必须是办理完毕、手续齐全的正式材料。材料必须经过认真的鉴别，做到完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。2、归档材料凡规定由组织审查盖章的，必须要有组织盖章。规定要同本人见面或需要签字的材料,应有本人签字。特殊情况下，本人未签字的，应由组织注明未签字的原因。3、不属于归档范围的材4、料，不得擅自归档，可经过鉴别，分别处理(退给有关部门或本人)。4、档案材料，一般用纸规格是：18.426CM或1926.5CM(一本档案应是一个规格)，文字须是铅印、胶印、油印、打印(字迹必须清楚)或用蓝黑墨水、黑色墨水、黑汁书写。5、对档案材料的归档要及时，对收集的人事档案材料在一个月内归入档案袋(盒)内，每二年装订入册一次。6、档案材料的收集、归档工作程序详见（附件）l 人事档案的整理制度第一章 总则第五条 人事档案的整理工作是档案管理的基础工作之一，也是人事档案规范化管理和提供利用的一个重要环节。整理主要是将收集起来的每个人的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目，技术加工后装订成册，并在5、此基础上，不断对档案内容进行补充。对所管理的档案及时认真地进行整理。第二章 人事档案整理工作的基础要求第六条 基础要求1、整理档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。2、准备好整理档案所需要的物品和设备，如目录表、职务变动表、工资变动登记表、防腐胶水、切纸刀、打孔机、缝纫机等。3、必须努力学习档案工作的专业知识，提高对归档材料的鉴别能力，熟悉整理档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能。第三章 归档材料的鉴别第七条 人事档案是组织上培养、选拔和使用人才的重要依据，是反映全部历史的真实凭证。归档材料的鉴别至关重6、要，应严格遵循以下原则，认真把好材料关。1、鉴别归档材料，要按照有关规定为依据，认真细致地进行。2、对归档材料的鉴别，一定要实事求是，历史地、辩证地分析材料内容。要具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件及材料的主要内容、用途、保存价值，来确定材料 是否归入档案。3、鉴别归档材料的具体做法：1) 判定归档材料是否属于所管的材料及应归入档案的内容。 2) 审查归档材料是否齐全、完整。凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。3) 审查归档材料是否真实。对每份归档材料的真伪要认真进行审查，特别是对填写的出生日期、参加工作时间、入党时间与档案记载不一致的材料，一定要核准后再归档，对参加工作后取得的学7、历，要配合有关部门对其归档的学历、学位等有关材料，进行认真核查。4) 审查归档材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的归档材料，要有组织盖章。手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。5) 鉴别中发现涉及政治历史问题或其它重要问题的材料没有查清或未办理完毕，不能归入档案，应交有关组织处理。6) 核对鉴别归档材料时，如发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并向有关部门收集补充。第四章档案材料的分类和内容第八条 档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。第九条 档案正本分十类，其内容：第一类 履历材料。履历表、简历表，、职工、教师、职员、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，更改姓名的材料及批件，8、个人简历材料及以履历为主的综合性材料等。第二类 自传材料。自传，属于自传性质的材料，入党入团形成的自传材料等。由本人撰写的叙述自己的经历、思想变化过程，家庭和社会关系情况的材料归入本类。第三类 鉴定、考核、考察材料。第四类 学历、学位、培训和专业职称材料。第五类 政审材料。第六类 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。第七类 奖励材料。第八类 违犯党纪、政纪、国法处分材料。第九类 工资、任免材料。第十类 有保存价值的材料。大、中专毕业生分配工作派遣证(报到证、通知书)，新录用和毕业生分配工作体检表，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定残废等级材料，有保存价值无法入前九类的材料。第十条 档9、案副本由档案正本主要材料的复制件(或重复材料)构成，其内容和分类是：第一类 近期履历材料；第三类 主要鉴定、考核材料；第四类 学历、学位和评聘专业技术职务材料；第五类 政治历史情况及审查结论(包括甄别、复查结论)材料；第七类 奖励材料；第八类 处分决定(包括甄别、复查结论)材料；第九类 工资、任免、待遇、通知、出国审批材料；第十一条 内容交叉的材料，根据材料的主要内容或用途确定类别。(1)带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。(2)履历表或简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。(3)培训考核表中有成绩、学生鉴定表带有学习成绩，在没有其他成绩表或毕业生登记表的情况下，归入第四类。(4)入党10、入团申请书和自传连在一起的归入第六类。(5)有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的主要表现情况的综合材料、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类；提升工资级别的鉴定材料，如已有工资晋升批表的归第三类，没有审批表的归第九类。(6)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归入第五类，以违纪错误为主的归第八类。第十二条 档案材料的排序与编目每类档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，左上角编写材料形成的时间(只有一页的材料可不用11、编写)，右下角编写页数。第十三条 档案材料排序的基本方式1、按档案材料形成时间排序的： 2、按档案材料内容的主次关系进行排序的： 3、按材料性质相对集中排序的方法是：工资情况的材料；任免材料；出国、出境材料；其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。每卷档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。第十四条 职务变动表应及时填写。职务的变动、级别的变动、技术职务的变动都应如实填写。第十五条 工资变动表，仍需填写，放在职务变动表后面，不用编排类别和编号第五章人事档案整理工作注意事项第十六条 必须严格遵守安全保密制度，不可随意泄漏档案中的内容。第十七条 在整理档案时12、，严禁吸烟，以确保档案的安全。第十八条 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第十九条 不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。第二十条 在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露档案内容。档案整理的工作程序详见（附件）l 人事档案的保管和保护制度第一章 总 则第二十一条 人事档案保管工作是以安全保密为基本原则，以便于查找为主要内容，以提供利用为最终目的一项重要工作。对人事档案要严格保密，维护和确保人事档案的完整和绝对安全。同时，在保管过程中，要采取切实有效的措施，防止和避免人事档案的损坏，延长其使用寿命，使人13、事档案更有效地为人事工作提供服务。第二章具体要求第二十二条 具体要求如下：一、保存500册以上档案的，要建立坚固的防火、防潮、防盗的专用档案库房，面积为每千卷需20至25平方米。二、库房内要具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等条件，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(温度14度24度，相对湿度4565%)。为此，要配置铁质的档案柜，库内要设置空调、去湿、加湿、消毒、灭火等设备，并经常检查。三、要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。四、档案库房严禁吸烟、堆放杂物、放置易燃易爆物品。库房的钥匙要设专人妥善保管，无关人员一律不得进入档案库房。五14、要建立好各种登记台帐，对查阅、借阅、转入、转出档案等项目要及时登记，一年进行一次统计。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。六、严格遵守安全保密制度，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁用电话等通讯工具索取和提供有关的全面情况或一些重要问题，严禁携带档案材料探亲、访友、进入公共娱乐场所。对违犯档案工作法律和纪律，丢失档案、贿赂秘密者，要视情节轻重，予以严肃处理。l 人事档案的查阅和借阅制度第一章人事档案的查阅、借阅手续第二十三条 查阅、借阅人事档案手续1、要提前预约，并在约定时间内，由中共党员2人持党委出具主管领导签字、加盖公章15、的查阅人事档案审批表，经公司有关领导签字同意后，方可前来查阅。2、国家安全、公、检、法机关和保卫部门，以及地方、军队等单位，因工作需要，查阅档案，必须持有县、团以上的组织或人事部门出据的查阅档案证明信，经人事负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。3、档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，需要说明理由，经档案管理部门批准，并严格履行登记手续，15天内必须归还，如确困工作需要不能按期归还的，可办理续借手续，但不得擅自转借他人。第三章查阅人事档案注意事项第二十四条 查阅人事档案注意事项1、查阅人事档案必须是中共正式党员，持查阅人事档案审批表及本人工作证，经同意后，方可查阅。2、任何人都不准16、查阅、借阅本人和直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级档案。3、查阅和借阅档案时，严禁涂改、圈划、抽取撤换、拆散、损坏档案材料。4、严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容。未经档案管理部门同意，严禁复制、摘录、拍摄档案内容。5、不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由所在单位的党组织负责提供。6、查档人员应在指定的地点查阅档案，严禁吸烟。7、查阅人事档案审批表详见（附件）l 人事档案的转递、移交、接收制度第一章总则第二十五条 人事档案的转递工作，是人事档案的流动性质决定的。工作的调动、职务的变化、机构的重组，都牵涉到人事档案的转递，它17、是人事档案管理工作中的一项经常性业务。第二章做好这项工作的注意事项第二十六条 注意做到如下几点：一、人事部门应及时将办完的调动通知和职务变动任免通知送交人事档案管理部门。二、接到调动或职务任免通知后，经主管部门同意，应在15天内将调出的档案转给新的主管单位。三、铁路系统各单位有任免权的人事部门可直接转递、移交档案。四、人事档案应通过机要交通转递或派党员取送，不准邮寄和本人自带。五、转出的人事档案材料必须齐全，并按规定认真整理，装订整齐，不得扣留材料和分批转出。六、转出的人事档案必须使用统一的“档案转递通知单”，按照项目要求详细填写登记，并要严密包封。七、收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订18、质量，经核对无误后，在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回执的，转出单位应催问，以防丢失档案。八、接收档案单位，经检查，没有按规定整理的档案，有权将其退回原单位，限期整理装订整齐后，再接收。九、移交档案时，移交和接收单位应在交接前协商好交接方法、时间及地点。十、严格执行转递制度，在档案转递过程中，转递档案和接收档案单位要互相沟通，避免产生“无头档案”。十一、具体工作程序详见（符件）附则第二十七条 本办法由人力资源部负责解释，自公布之日起执行。 附件1档案材料收集、归档工作程序序号程序工 作 内 容工 作 要 求1明确来源经常与产生档案材料的部门联系1、建立联系制度；2、主动联系。2及时收19、集掌握规律、注意方法、及时收集1、做到嘴勤、腿勤、手勤；2、收集及时、完全、真实、准确。3认真鉴别确定是否应归档、审查完整完备性1、以中央及有关规定为准绳；2、具体问题、具体分析。4妥善处理不应归档的退回不完整、不完备的退回补齐补办1、归档材料应完整、完备；2、不应归档的退回制作单位处理。5随时归档符合要求的及时装入档案1、归档应及时、准确；2、不准积压、避免丢失，保证作用。6定期装订有计划的经常性装订、定期的普遍整理装订。1、严格执行整档规定；2、避免材料出现散乱3、避免材料丢失。附件2档案整理工作程序序号程序工 作 内 容工 作 要 求1鉴别分类立卷鉴别分类补充材料鉴别分类1、鉴别认真；220、分类准确；3、排序合理。2编制记号编注类属号、页数、时间编注类属号页数、时间编号、页数、时间编注准确、工整。3技术加工复制、粘贴裁剪等复制、粘贴裁剪等1、加工细致；2、合乎规范。4登记填写登记目录、填写职务、工资表登记目录、填写职务、工资表1、用碳素墨水钢笔；2、登记准确、字迹工整；3、缩减合理，排列有序5装订装订成卷装订成卷1、装订要做到右、左、底部三面整齐，上部大致齐；2、无材料文字损伤。6复核复查验收复查验收1、入库要及时；2、进柜排放要合理；3、无错放位置，错编档案号现象。7入库装袋 入库进柜装袋 入库进柜附件3查阅人事档案审批表内容项目姓 名单 位 职 务政治面貌被查阅人查阅人查档21、理由和查阅内容查阅单位负责人签字： 年 月 日(盖公章)主管部门意见 年 月 日领 导批 示附件4档案转递、移交、接收工作程序序号程序工 作 内 容工 作 要 求1清点/审核清点、整理、移交、转递档案档案名册注销严密包封当面移交，或机要转递编制移交名册、填写转递档案通知单移交、转递审核移交名册接 收1、清点移交档案准确无误，并将散材料整理装订；2、接收时认真审核移名单。2造册/核对核对接收档案1、移交名册一式二份，或转递单一份；2、接收档案须逐份核对，有问题及时处理。3收帐/签收核对、签收1、注销档案名册，保持帐档一致。2、核对无误，交接人签字，单位盖章，接收回执即时返回。4包封/编号编制档案号1、移交档案须严密包封，妥善办理；2、接收后，准确编写档案号。5移交/入帐名册登记、入 库1、移交须当面进行，或走机要，不准搞信誉交接；2、及时登入名，入库进柜，接序排放。