1、XX（北京）物业管理有限公司1/13授权委托书法律审核办法第一章总 则第一条第一条 为规范XX（北京）物业管理有限公司（以下简称“物业公司”）授权委托书的法律审核工作，加强内部风险控制与风险管理意识，健全公司授权委托书的审核、审批、备案等工作，根据有关法律法规，结合物业公司实际，制定本办法。第第二二条条 本办法适用于物业公司及所属各单位授权委托书的法律审核工作。所属各单位指物业公司各分公司和项目部。第第三三条条 本办法所称授权委托书，是指物业公司依据法律法规及物业公司有关规定委托他人在委托范围和委托期限内办理公司事务的书面证明文件。物业公司、法定代表人，或分公司、负责人为授权委托人，简称“授权2、人”；接受委托的人为被授权委托人，简称“被授权人”。第第四四条条 物业公司及所属单位授权委托书的管理工作应遵循归口分类管理、程序规范、权责明确、依法合规的原则。第二章授权委托书的分类第第五五条条 根据所使用的授权委托书文本是否为物业公司2/13统一印制的文本形式，分为格式文本授权委托书和非格式文本授权委托书。第六条第六条 根据所委托办理的事务为一项或多项，分为综合授权委托书和专项授权委托书。综合授权委托书是指拟委托办理的事务比较复杂，内含多个具体事项，且这些具体事项陆续或交错发生，不宜针对每个具体事项单独委托办理时，所使用的授权委托书。专项授权委托书指拟委托办理的事务为特定的某一项事务，且该项3、事务可单独委托办理时，所使用的授权委托书。第七条第七条 根据授权期限的长短，分为长期授权委托书和短期授权委托书。长期授权委托书是指办理持续时间较长才能处理完毕的事项所使用的授权委托书。长期授权委托书的授权期限，应为超过 180 天、360 天以下（含 360 天），超过 360 天仍不能处理完毕的，应重新办理授权委托书。短期授权委托书是指所办理的事项能够在短时间内办理完毕时所使用的授权委托书。专项、短期授权委托书的授权期限，以所委托事务处理完毕时为止，但最长不得超过 180 天，超过期限仍不能处理完毕的，应重新办理授权委托书或者办理长期授权委托书。第八条第八条 授权委托书根据是否涉及诉讼程序分4、为诉讼授3/13权委托书和非诉讼授权委托书。诉讼授权委托书为物业公司或分公司应对诉讼、仲裁等司法活动所需的授权委托书；除此之外的授权委托书，称为非诉讼授权委托书。第九条第九条 根据授权委托书所委托处理的事项不同，分为以下几类：（一）涉及公司各类生产经营活动的前期跟踪、报名、资审、投标、洽谈等生产经营前期工作的授权委托书。（二）涉及公司各类生产经营合同签订类的授权委托书。（三）涉及公司融资、担保、保函、税务等财务管理类的授权委托书。（四）涉及公司处理诉讼、仲裁以及公证等法律事务的诉讼授权委托书。（五）其他经营管理事项所需的授权委托书。第三章授权委托书的办理程序第十条第十条 物业公司本级各部门申请5、办理授权委托书的流程如下：（一）业务承办人员填写 授权委托书办理申请表（详见附件）和授权委托书；（二）业务承办人员将填写完成后的 授权委托书办理申请表、授权委托书及相关材料呈本部门负责人，经4/13本部门负责人审核后在授权委托书办理申请表上签署意见；申办授权委托书应附授权委托事由、拟被授权人的身份证明或机构证明以及其他所需资料。（三）业务承办人员将本部门负责人签署完毕的 授权委托书办理申请表、授权委托书及相关材料交法律事务部审核，并由法律事务部依据相关规定在授权委托书办理申请表上签署法律意见；（四）业务承办人员呈报公司分管领导、总法律顾问、主管领导、执行董事签批；（五）签批后，印章管理部门依据6、审批后的授权委托书办理申请表办理用印事宜；（六）业务承办人员应将签署完毕的 授权委托书办理申请表、签字盖章后的授权委托书及相关附件（至少一式两份，一份用于办理业务，一份用于留存），同时将扫描件报法律事务部备案。第十一条第十一条 所属各单位需要办理总公司授权委托书时，应根据所委托事项首先向物业总公司业务归口部门提交授权委托书办理申请表及相关材料，经总公司业务归口部门初步审核后，按照物业公司本级各部门办理授权委托书的流程办理。第十二条第十二条 所属各单位本级各部门办理授权委托书，参5/13照物业公司本级各部门办理授权委托书的流程办理。第十三条第十三条 授权委托书应严格按程序办理，不得越级或私自办理7、。第十四条第十四条 授权委托书在没有国家及地方政府部门规定的制式文本的情况下，优先使用物业公司统一印制的格式文本授权委托书。第四章授权委托书的法律审核第十五条第十五条 物业公司法律事务部及所属单位项目法律联络员应当以防范法律风险为原则，依据有关法律法规及公司规章制度对送审的 授权委托书 及相关资料进行法律审核。法律审核时限为：自法律事务部或所属单位项目法律联络员接收到完整的授权委托书申办材料（具体包括第十条所涉及的所有文件、材料）后 1 至 2 个工作日审结，特殊情况可适当延长。第十六条第十六条 对授权委托书及相关材料进行法律审核的要点如下：（一）授权人是否适格：有关委托人是否具备相应的授权资8、格，是否存在无权或越权行为。（二）被授权人是否适当：被授权主体是否响应了拟交易对方的要求，对方要求是否符合有关规定或约定，是否存在其他法律风险。（三）委托事项是否明确合法：委托事项范围描述是否6/13准确完整，内容是否依法合规。（四）委托权限是否清晰适当：委托权限是否界定清晰准确，是否充分或过度。（五）禁止转委托：禁止被授权人将被授权的委托事项及权限向他人转委托。（六）授权有效期限是否明确合理：授权有效期限是否标注，是否明确具体，期限是否过长等。（七）其他细节问题：授权委托书的双语文本是否准确对应，出现不一致时如何处理，以及是否需要办理公证等。第十七条第十七条 物业公司法律事务部或所属单位项目9、法律联络员审核后，应出具授权委托书法律审核意见。其他相关部门对法律审核意见有异议时，应当与法律事务部或项目法律联络员及时沟通、协商，达成一致意见。若不能协商一致，法律事务部或项目法律联络员有权保留意见。第十八条第十八条 物业公司及所属各单位各业务部门依据其部门职责分类负责本部门业务条线的授权委托书的业务承办。第十九条第十九条 物业公司及所属各单位各业务部门制作的各类授权委托书的格式文本，应经物业公司法律事务部审核后予以发布。第二十条第二十条 物业公司及所属单位人员未经法定代表人或负责人授权，任何人不得以公司名义擅自对外签署合同和做出引起法律后果的承诺7/13。第第二二十十一一条条外部单位与我方10、签订经济合同，非法定代表人签字的，必须提交法定代表人身份证明文件及授权委托书。第五章授权委托书的编号、使用及处罚第第二二十十二二条条授权委托书实行统一编号，1 份授权委托书 1 个编号，不得重号、漏号。采用授权委托书相对人提供的授权委托书文本时，仍需按我方规则对该授权委托书进行编号。编号规则为，“XX物+分公司所在城市名称+授20XX第 XX 号”，如物业总公司 2016 年第 1 份授权委托书，编号为“XX物授2016第 1 号”。如 合 肥 分公司2016 年第 1 份授权委托书，编号为“XX物合肥授2016第 1 号”。第第二二十十三三条条授权委托书申办使用单位及业务承办部门应对所经办的11、授权委托书的申办、使用全程监控管理，其他部门应给予积极配合。第第二二十十四四条条被授权人必须为物业公司及所属单位的内部工作人员（经批准办理特别事项的除外）。授权委托书申办单位及业务承办部门应全面持续地了解拟被授权人的自然情况，关注其工作状态。授权之后，如发生被授权人调出本单位或解除、终止劳动合同或达到法定8/13退休年龄或其他离职、解职等情况，应及时按照本办法第二十八条至第三十一条的规定处理。第二十五条第二十五条被授权人应妥善保管好授权委托书，不得出借、毁损、遗失等；如有发生，应立即书面报告公司业务归口部门。业务归口承办部门应及时会同法律事务部等相关部门研究补救措施。第二十六条第二十六条授权委12、托书不得有任何修改、涂抹痕迹。第二十七条第二十七条被授权人应当在授权委托书载明的权限范围内忠诚、勤勉、尽责地处理所委托事务。第二十八条第二十八条在授权委托书出具之后，对交易双方产生法律约束力之前，如发生需要撤回授权委托的情况，经原批准部门批准后，应及时向被授权人以及交易相对人发出撤回授权委托的通知。授权委托撤回的，被授权人应及时将授权委托书交至公司业务承办部门。在授权委托书对交易双方产生法律约束力之后，一般不得轻易撤销。如确需撤销授权委托，业务承办部门应及时会同法律事务部等相关部门研究补救措施，并形成报告，经原授权人批准后，可向交易对方发出撤销通知。第二十九条第二十九条出现下列情况之一，授权委13、托书终止或失效：9/13（一）授权委托期限届满的；（二）长期授权委托书虽在授权期限内，但被授权人工作岗位发生变动的；（三）长期授权委托书虽在授权期限内，但业务范围发生变动的；（四）授权人撤回或撤销授权委托的；（五）其他应当视为终止或失效的情况。授权委托书终止或失效的，被授权人应将持有的授权委托书交回公司业务承办部门。被授权人未将授权委托书交回的，公司业务承办部门应当及时将授权委托书收回。被授权人将授权委托书交回或者业务部门将授权委托书收回后，公司业务承办部门应当将授权终止或失效的情况书面通知授权委托事项的相对人。第三十条第三十条 授权委托书终止或失效后，如有需要，应依据本办法重新申办授权委托书14、。第三十一条第三十一条公司对被授权人实行严格的管理制度。有下列情形之一，根据情节轻重，按照公司规章制度对责任人给予纪律处分直至解除劳动合同，责任人需就公司因此所受损失承担赔偿责任；构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任。（一）超越授权范围开展业务活动的；（二）授权委托书终止或失效后仍进行该授权委托10/13事项的；（三）其他违反法律法规或公司有关授权委托管理规定，给单位造成经济损失或其他损失的情形。第六章附则第三十二条第三十二条本办法由物业公司法律事务部负责解释。第三十三条第三十三条本办法自发布之日起施行，原 XX（北京）物业管理有限公司授权委托书法律审核办法（试行）（XX物综201411 15、号）废止。附件：1.授权委托书办理申请表2.授权委托书办理流程附件 111/13：授权委托书办理申请表编号XX物授201第号申请时间年月日申请单位/部门名称（简称）承办人姓名联系电话申请办理授权委托书事由简述（需根据实际情况描述申请办理授权委托书的事由）申请单位/部门意见（盖章）负责人：日期：业务相关部门意见法律事务部意见物业公司相关领导意见物业公司副总经理、总法律顾问意见物业公司总经理意见物业公司法定代表人意见注：本申请表供物业公司及所属各单位申请办理各类授权委托书时使用。授权委托书至至少少一一式式两两份份，办理后，将此表、签字盖章后的授权委托书及所附相关资料扫描件报法法律律事事务务部部备备案案。12/13附件 2：授权委托书办理申请流程（参考流程图）单位名称单位名称法律事务部流程名称流程名称授权委托书办理申请流程层层次次所属单位上报总部任务概要任务概要授权委托书办理工作管理单位执行董事总经理副总经理、总法律顾问相关领导法律事务部负责人相关部门负责人所属单位负责人节点ABCDEFG注：授权委托书至少至少一式两份。一式两份。办理后，将申请表将申请表、签字盖章后的授权委托书授权委托书及所附相关资料所附相关资料扫描件报法律事法律事务部备案。务部备案。开始填写授权委托书办理申请表接 收申 请表审核审核审批审批审批批准还所属单位结束