1、企业热电联产项目工程档案归档及收集管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录基本建设资料工作的规范1工程档案管理制度3资料归档管理制度8建设项目资料管理职责划分12档案室职责范围17档案主管职责18档案管理员职责19竣工资料移交要求20竣工档案整理规范24科技图书资料管理办法31档案借阅制度33档案库房的管理制度35档案的管理38照片档案的管理42电子文件归档与电子档案管理办法45档案保密制度49档案管理应急办法51档案工作责任追究制度55档案鉴定、销毁制度57涉密文件管理制度59档案的利用和公布61三纳入管理2、制度61四参加管理制度63档案管理系统操作管理办法64项目档案考核细则65档案管理体系图67档案管理流程图68基本建设资料工作的规范为提高XX新材料3350MW自备热电联产机组工程基本建设资料室（以下简称基建资料）工作的质量和管理水平，充分发挥基建资料室在社会主义建设中的作用，并为考核基建资料室工作提供依据，特制定本规范。一、基建资料室工作的基本原则1、 凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类资料。2、 基建资料室必须实行集中统一管理的原则，确保资料室材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。3、 基建资料室工作要纳入基建规划、计划、管理3、制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立资料室工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。二、 基建资料室归档范围1、 归档原则（1） 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对工程当前与长远具有参考价值和凭证作用。（2） 归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。（3） 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，与实物完成一致并具有成套性。2、 归档内容和重点（1） 归档主要内容包括综合管理，可行性研究，设计基础材料、设计文件，工程管理文4、件，施工文件，竣工验收，基建预算，概算，决算，设备管理等方面。（2） 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。3、 不归档的文件材料（1） 上级有关基建的普发性、不办的文件；（2） 正式施工前的草图，未定型的图纸；（3） 重份文件和图纸；（4） 无查考价值的临时性、事务性文件。4、 资料室补充与修改（1） 基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向资料室补充归档。（2） 对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意，未经批准，严禁更改已归档的基建资料室材料。（3） 资料室对5、补充归档的基建材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多时，可单独组卷、编目。工程档案管理制度为确保工程资料的齐全、完整、准确、系统，确保资料案卷合格率，使工程资料管理顺利达到火电机组达标投产考核标准及其相关规定依据工程资料管理标准及规定，特制定本制度。基本建设工程资料是指在整个建设项目，从决策到建成投产的过程中形成的有价值归档保存价值的科技文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。基本建设工程资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测6、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据中华人名共和国资料法，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保资料的完整性、准确性。一、资料的管理和要求1、资料管理（1） 工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理与工程建设同步。资料室集中统一管理本工程全过程的技术资料，对工程科技文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术资料的接收和移交。（2） 为了便于各个管理环节的衔接，资料室配备专职资料员，为更好的管理好资料，应配置必要的库房、资料室装具、资料室保护设施和办公设备。（3） 工程建设中，各个技术资料交由资料室统一管7、理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。（4） 设备开箱到货验收时，必须由设备验收小组负责人召集建设单位专业主管、质检主管、资料管理员、监理部门、施工单位等参加验收、专业主管、质检主管根据合同协议检查各类合格证、出厂证明、出厂试验报告、说明书等资料是否齐全、设备资料图纸应按照GBT10609.3-1989技术用图复制图的折叠方法“手风琴式”折叠，统一折叠成210mmx297mm（A4）图幅，图标朝外等资料进行验收，资料员检查资料是否符合归档要求，检查后，各验收单位签设备开箱签证单，验收方各持一份带回作为依据备案查考。然后由物资部统一交资料室管理，资料管理员造册登记并建立收发明细分发给施工8、单位并存档。（5） 所有应交资料室的资料，移交人必须填写资料室接受登记簿不填写者资料室拒绝接纳。2、 归档文件的质量规定（1） 凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本，必须有各方代表符合规定的亲笔签名，字迹工整；有单位盖章栏，必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档。（2） 文件的编号一律采用A4纸，用激光打印机或喷墨打印机打印。正文文字采用3号仿宋体，标题为2号黑体。施工技术记录、质量评定表必须首先使用电力部或建设部的现行格式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型格式必须是印制。表内“工程名称”填写整个9、工程的名称。（3） 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单、联系单、等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写，并将原件归档。验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件替代签名。（4） 质量评定上的复查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。（5） 调试措施、方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。（6） 主送和抄送本单位的文字材料均应为以红头文件归档，不能用复印件。（7） 主设备及主要辅助设备订货合同及其附件，招投标书等重要依据性文件材料应字迹持久、清楚、不能用复印件归档。（8） 施工质量检验表10、格式应符合火电施工质量检验及评定标准所列表式。（9） 书写规定：字迹工整、图表清晰；书写墨水为碳素墨水；文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排按要求编写；书写材料的大小尺寸应规范，文件装订尺寸：左侧留装订线2.5cm、上边距2.0cm、右边距1.5cm、下边距1.5cm；装订边空白间隙不能进行书写和留有信息。设备开箱资料签证单设备名称所属机组供货商制造厂合同号装箱号检验记录（不包括性能和在内的质量检验）：监理单位：处理方法：序号开箱资料名称套数件数备注1234开箱检查会签会签日期：年月日建设单位专业主管施工设备库监理质监站工程部供货商物资部单位物资部制造厂代保管单位专业：开箱日期：年月日11、编号：号此签证签字方各存一份，共页，第页。设备开箱资料移交清单设备名称所属机组供货商制造厂合同号装箱号移交内容序号图号开箱资料名称套数件数备注1234移交人接收人日期日期专业：开箱日期：年月日编号：号此签证签字方各存一份，共页，第页。资料归档管理制度一、资料的管理总则1、为使我单位的资料管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件材料的归档率，全面杜绝应归档文件材料的流失及将单位资料据为己有现象的发生特制定本制度。2、资料是有保存价值的历史文件，是由完成了文件处理程序，具有查考价、集中保存起来的文件转化来的。文件收集的齐全、完整与否，直接影响到归档资料的质量。收集是提前，单位员工、各部门兼职资料员12、平时要注意做好本部门在工作过程中所产生文件材料的积累工作，为今后文件归档打好基础。3、资料室是单位在前期、基建、生产管理中形成的具有保存价值的各类文件材料的归口管理部门。4、各专项工程总体验收须由资料室参加，并对其工程中的各种技术文件和竣工资料是否符合归档要求进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由资料室对竣工资料签收合格后进行。二、组织机构及职责分工1、为保证基层产生的文件材料收集的齐全、完整，单位资料实行分级管理、形成网络、层层分解、落实到人的管理方法。2、本单位由主要领导分管资料工作，各部门由部门领导负责本部门文件材料的收集工作，各部门必须有指定的兼职资料员，具体收集本部门内部生产或经13、办的文件材料。3、本单位员工对个人所经办的文件材料的齐全、完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料齐全、完整负责，做到能说清来源，能讲明去处。三、资料的收集1、单位基建施工及生产活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁片等），各项管理工作中形成的文件材料，要按照归档范围的规定，及时向资料室归档。2、建议建立“文件包”制。“文件包”制是保证文件材料收集齐全、完整中的最简单、最有效的方法之一。每个员工应设立“个人文件包”，平时将手边产生的文字材料统统放进文件包内，定期对“文件包”中的文字材料进行清理、鉴定，并将有保存价值的文件材料交本部门兼职资料员；每个部门14、应设立“部门文件包”，存放本部门内部业务工作中产生或涉及本部门以及部门人员上交的文字材料，整理并定期移交档案室。3、平时积累与主动收集相结合。部门与个人在文件材料的收集上都应注意平时工作的积累。每一项业务活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。4、采取“四结合”的方法进行收集。“四结合”是指：收集工作同计划管理相结合；集中收集和现场收集相结合；定期收集和随时收集相结合；内部收集和外部收集相结合。5、在工程建设的每个阶段上，技术资料的形成、积累、鉴定、工程竣工资料的审查及材料归档后的补充、修改等工作由工程部及质监站配合共同完成，并负责检查其15、完整性、系统性。资料室负责其格式、文字的规范性，并及时整理、归档。四、资料的归档要求1、根据工程进展情况和归档要求，将原始材料分类整理成册，并编好清单送资料室归档。2、现场设备在安装、调试、运行、维修、改造过程中的技术性、凭证性记录和文本，由各专业收集、整理后送资料室归档。3、归档的文件材料要字迹清楚，统一采用A4纸，图面整洁，文字材料及签署意见要用碳素墨水书写。4、归档的文件材料的种类、份数及文件页数均应齐全完整。5、重要的文件材料的归档两份。一般的文件材料归档一份。五、资料的整理与组卷1、资料的分类以“电力工业企业资料分类规则及分类表”为依据。2、文件材料组卷时，应当将每份文件的正件与附件16、，印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件及多种文字形成的同一文件等一起立卷，不得分开。3、卷内文件应保持有机联系；同属一类的文件材料应依顺序排列。应做到：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。4、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料要重新托裱。5、卷内文件材料分装订和不装订两种，凡装订的文件材料编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。6、按最新规定，档案盒的外形尺寸采用长宽325mm225mm无酸纸盒和320mm220mm无酸纸卷皮。六、对资料及文件材料的统计1、建立健全资料及资料工作台账。主要包括：资料总目录、分类目录、资料借阅登记、技术资料接受与分发登记等。2、资料17、室对所有文件材料的接收、发放、归档情况定时进行统计。3、坚持做好平时工作记录，保证统计数据的准确、可靠。4、对上级有关部门要求上报的定期和不定期的各类资料统计报表要及时、准确的上报。七、归档时间1、竣工资料：施工单位在机组投产后三个月内经验收合格后移交资料室。2、竣工图：机组投产后，凡有条件编制分部或分项工程竣工图时，应在每台机组投产后2-4个月内完成相应的竣工图。3、设计单位在本期工程最后一台机组启动试运结束后，要校核已投产机组先期完成的部分竣工图，并在收到末台机组设计变更资料3个月内，结束本期工程全部竣工图的编制工作。建设项目资料管理职责划分为了规范工程资料管理，建立完整的工程资料清册并运18、用于工程实际中，使工程资料达到系统、齐全、及时和完整，便于施工管理和质量控制，保证创优工程资料目标的实现。结合本工程的实际情况，特制定一期机组工程建设项目资料管理的职责。一、建设单位职责1、认真履行对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对内蒙古XX新材料3350MW自备热电联产机组工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。2、建设单位在工程招标、投标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确规定工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约的责任。3、负责提供卷盒、卷皮及各种档案表格的样式19、。4、对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。5、负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。6、负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术规范）及试生产文件的收集与整理。7、负责机组生产准备、试生产总结及建设总结的收集与整理。8、负责接收工程的全部档案、汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。9、建立符合要求的工程档案保管库房，集中统一保管档案，为档案保管和提供利用配备必要的装具和设备，其费用列入工程总概算。配备与工程规模相适应的档案人员，为工程建设提供有效服务。10、各专业主管要对所负责专业的内部资料认真整理归类，认真检查、核对好每项工程的资料是否齐全20、，资料管理员按要求认真检查、核对工程各参建移交的工程文件，确认符合归档要求后移交清册上签字。财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。二、施工单位1、应设立该工程档案管理领导小组，对本单位该项目工程施工档案具体进行管理。2、负责提交施工全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）。3、负责提交分部试运记录及验收签证书。4、负责提交分部试运阶段的方案、措施。5、负责提交移交试生产前的消缺记录。6、负责提交全部机组建设期间的工程联系单。7、负责提交反映工程施工、安装过程的电子版和声像材料。8、负责提交工程总结和工程技术总结。9、负责提交的图纸必须符合GB/T10609.31989技术21、用图复制图的折叠方法，“手风琴式”折叠，统一折叠成210mm297mm(A4)图幅，图标朝外。10、所有由施工单位负责提交的文件必须在机组移交试生产后一个半月内，按照本细则及国家有关资料管理的要求整理、装订、装盒，同时提交二套相应的软盘，并编制移交清册后，移交建设单位资料部门。三、调试单位1、负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告及性能试验报告等。2、负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。3、负责提交调整试运质量验评表。4、负责提交分系统调试和整套试运阶段的调试验评表和签证单。5、负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。6、负责将机组整套启动试运及系统调试文件，编制移交清册，同22、时提供二套相应的光盘在机组以移交试生产后一个半月内移交建设单位资料部门。四、设计单位1、负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件，编制施工图清册，图纸必须符合GB/T10609.31989技术用图复制图的折叠方法，“手风琴式”折叠，统一折叠成210mm297mm(A4)图幅，图标朝外。2、负责提交全部设计修改通知单。3、负责提交设计总结。4、对汇总的工程各类变更文件进行最终审核，保证其完整、准确。按竣工图编制合同及电力部电建1996666号文件要求，编制五套完整的竣工图及二套完整的CAD电子文件，并按本办法及XX新材料3350MW自备热电联产机组工程档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清23、册，在机组完成168小时满负荷试运后两个月内移交建设单位档案部门。五、质量监督部门1、负责提交工程各阶段形成的中心站和电厂质监站的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论意见。2、负责提交火电、送变电工程重点项目质量监督检查典型大纲以及火电工程质量监督站质量监督检查典型大纲（试行）所规定的文件材料。3、负责对工程监督档案资料按档案管理的有关要求进行整理、装盒、组卷，编制移交清册向资料室移交档案资料。六、监理部门1、负责提交工程监理项目的监理文件（监理大纲、规划、目标、办法、措施等）及结论意见（如对于工程质量、工期、投资等的监理意见）。2、负责提交工程各阶段形成的工程质量监督检查记录纪要、报告和结24、论意见。3、负责提交工程监理通知单及整改措施记录、总结。4、负责提交工程施工及调试期间的设计变更执行情况总结及未完成项目的闭环签证（处理结果）。5、负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。6、负责提交调试过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。7、负责提交设备修改通知单。8、负责提交工程联系单及材料代用记录。9、负责提交全部施工调度（协调）会议纪要、专业会议纪要。10、按细则整理要求进行整理、装盒、编制移交清册，同时提交二套相应的光盘，必须在机组移交试生产后一个月内移交建设单位资料部门。11、监理单位为工程建设过程中的档案责任单位，负责监督工程文件内容的真实性25、齐全完整情况以及归档文件的质量，并与建设单位密切配合共同做好工程档案管理工作。12、监理部门各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档资料实施审查，对归档文件的完整性、准确性负责，并在卷内备考表审核人栏处签署。13、负责竣工资料的验收签字。七、设备厂家1、编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位档案部门。2、在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及设备图纸（按合同规定）。3、负责提交的图纸必须符合GB/T10609.31989技术用图复制图的折叠方法，“手风琴式”折叠，统一折叠成210mm297mm26、(A4)图幅，图标朝外。对各单位提供的不符合规定的案卷内的文件，资料室有权退回立卷归档单位，立卷归档单位应按资料管理的有关规定进行整改，直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算，各项工程竣工决算的最后付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。档案室职责范围一、贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。二、督促、检查和指导资料立卷部门对移交资档案室材料进行完整、系统、正确的立卷归档。三、档案室应编制档案总目录以及分类目录、机读目录等检索工具，便于检索和利用。四、定期对已过保管期限的档案进行27、鉴定，并提出处理意见。五、档案室按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果的统计等。六、做好资料库房的保洁工作，定期清扫、通风更换消防器械。七、承办领导交办的其他工作。档案主管职责一、认真学习贯彻上级有关科技工作的方针、政策、指示及本单位的有关规章制度，积极宣传科技资料工作的重要意义。二、根据上级机关有关档案工作的法规、指示、拟定和修改本室的各项管理制度，并实施。三、熟悉科技资料的来源、用途、种类和存放位置，负责科技资料的接受、保管、统计和利用工作。四、负责本室的全面管理，对本室工作人员进行合理分工，组织安排号本室所管各类资料室的接受、整理、保管、统28、计、鉴定、利用等业务。随时掌握情况，按计划完成任务。五、积极组织开发资料室信息资源，充分发挥资料室的作用。六、认真组织本室人员指导、监督、检查各立卷部门的移交归档工作，扶助各部室做好文件材料的形成、积累和整理归档工作后，移交资料室。七、认真做好库房安全、卫生和科技资料的维护工作，采取有效措施“八防”防火、防高温、防盗、防鼠、防虫、防光、防潮、防尘，以延长资料寿命。严格遵守保密制度。八、对资料定期清查，保证帐、物、卡相符，及时催要借出的资料，对所保管资料的数量、状况、利用情况利用效果进行统计。九、认真学习科技资料工作的基础理论和专业知识，练好基本功不断提高管理水平。档案管理员职责一、认真学习和贯29、彻上级有关科技档案工作的方针、政策、指示及本公司的有关规章制度，积极宣传档案工作的重要性。二、根据上级机关有关档案工作的法规、指示、拟定和修改档案室的各项管理制度并实施。三、熟悉档案的来源、用途、种类和存放位置，负责科技资料的接收、保管、统计和利用工作。四、负责指导、监督、检查各部门兼职档案员做好资料的形成、收集、整理、归档工作。五、认真做好库房安全、卫生和维护工作，严格遵守保密制度。六、对资料定期清查，保证帐、物相符，及时催要借出的资料，对所保管资料的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。七、积极主动、热情的为公司各项工作、各类人员提供利用资料，作好资料的借阅工作。八、认真学习档案管理工作30、的基础理论和专业知识，练好基本功不断提高管理水平。竣工资料移交要求为了规范工程资料的整理，建立完整的工程档案并运用于工程实际中，使工程档案达到系统、齐全、及时和完整，便于施工期资料的管理和后期档案制作整理，及早的监督、检查和指导以后资料的立卷归档，保证工程创优资料目标的实现，结合本工程资料制作的实际情况，特制定工程建设项目档案整理的规范。为了更好地对档案管理过程中的收集、管理、保存和利用，2014年11月档案软件正式启用，实现了自动化、智能化管理手段，软件中更明确的规范了卷内目录、卷内备考表、案卷封皮、案卷脊背等内容，使之更具体，完整。能够在输入内容后自动生成，能够更快的检索到我们所查阅的内容31、。为了全面提高工程建设质量和整体移交水平，结合火电建设管理体制，结合工程竣工资料整理最新DLT241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范、科学技术档案案卷构成的一般要求的细则，制定如下XX新材料3350MW自备热电联产机组工程资料移交要求。一、竣工文件材料整理要求1、资料的原始性：组卷时，必须将资料的原件放在正本中，例如：验评表评定验收意见及签字的原件，材料出厂报告等。材料出厂证件及出厂试验报告有的部分是复印件的（特殊情况下），复印件要清晰，复印件上加盖直接供货商红印章属类似原件，但复印件上不得有“复印无效”的字样。2、技术资料要齐全、准确、完整，其含义：（1）单位工程所含的各项技术资32、料应基本齐全。（2）出厂证件应内容齐全、准确、真实；抄件应注明原件存放单位、编号，并有抄件人、抄件单位的签字和盖章。（3）各项试验报告内容齐全、准确，有试验、审核、批准人（或负责人）签字和试验机构盖章。（4）工程质量验评记录。施工记录、验评单、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等项目内容要满足齐全、准确、公整的要求，表式和数据均应用合格的书写材料书写（不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔），并原件（如表式为复印件，数据虽用合格书写材料书写也不能作为原件）归档，均应为A4幅面；验收签证单中的各方人员必须签全名，签字要认真、规范，不能以盖章或打印代替33、签名。各种记录、表单、通知单等均有统一编号。（5）措施、方案和报告等均应为激光打印机打印件。不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。所有应归档的单据、记录等均不能用喷墨打印机打印。（6）设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在说明书纸张规格相同的纸张上。3、页号的编写规则：使用2B铅笔在每页的右下角用阿拉伯数字填写，由1、2、3顺序填写，如果是横向装订，则从横向角度方向看的右下角，即竖向装订的右上角编号，纸张背面有字迹时应在其左下角编写页号，纸张背面无字迹时不编页号34、，封皮、卷内目录和备考表不编写页号。4、在资料整理时，发现问题及时与建设单位资料室联系，有争议的地方以行标的规定为准；共同协商，争取基本一致。5、顺序号是以“验标”及验评范围项目划分表中划定的每一个单位工程并按照电力企业档案分类大纲的要求去分类排列的；案卷分类号一般由建设单位档案室统一给定，各单位组卷时依次排序。6、每个单位工程的资料按照竣工文件材料的组成、移交范围及排列顺序中的内容分类单独组卷，如果一个单位工程的资料较少，也可以将其组合在一起，档号选用主卷应取的“三段号”。7、一个单位工程根据内容的多少可以组成几卷，但每卷资料不能超出200页，若大于200页，则分类另组一卷，原则是：将施工记35、录、出厂证件、现场复检报告、验评资料等内容相对较多的部分分出另组成一卷。8、一个施工单位的同一专业共用部分资料不提倡重复归档，例如：一个批次钢材的复检报告，同一罐混凝土的检验报告等，一是单独组卷，二是组卷时，尽量放在相关的几个单位工程或同一个单位工程的几个分项或分部中排列在前面的卷中，其它相关的卷须在其相应的位置加以说明并标注索引号。9、竣工文件材料归档原则：各参建单位应在各自的职责范围内，搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。谁是责任单位谁出版谁移交，例如：设计变更由设计院整理归档，图纸会审纪要由谁主持谁整理归36、档，施工单位只需在相关的卷内目录或说明上注明其编号即可。10、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，有关表单的签字必须使用碳素笔，不能以盖章或打印代替签名，文字资料需署名单位的，其单位名称上须加盖红色单位印章。11、材料出厂证明和出厂检验报告至少提供一份原件，另一份可以是复印件。12、电气、热控专业的原材料证书及设计变更组卷时放在本单位工程的第一卷顺序排列的位置上。13、安装专业中建设单位负责采购保管的设备材料等有关资料由建设单位自行整理。竣工档案整理规范一、组卷、排列、档案号组卷应根据卷内文件的内容和文件的多少组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整，独立成册、成套的37、项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。每个单位工程的资料按照竣工文件材料的组成、移交范围及排列顺序中的内容分类单独组卷，如果一个单位工程的资料较少，也可以将其组合在一起。一个单位工程组卷每卷资料不能超过300页。（可参考2012档案管理附录A，按照69大类组卷。)项目档案案卷应按分类表项目顺序依次排列。档号由项目代号（或年度）、分类号和案卷流水号三组代号构成，分别用09阿拉伯数字标识。三组代号之间用“-”分割；不同级类目之间，直接连接。档号标识见图1.档案号、组卷排序格式按照最新DLT241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范。二、卷内目录1、卷内目录排列在案卷之首，不编写页号，卷38、内目录格式见表1.2、卷内目录编制要求：（1）序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序，各案卷之间序号不连续。（2）文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。（3）责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称。合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。（4）文件提名，应填写文件标题的全称。（5）日期，应填写文件流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。（6）页号，应按照装订形式分别编写。（7）可标识该卷的存址或其他。如：（001CWEME-1207-BLZBDC-FJ1防爆门设备招标文件2013041-75）3、卷内目录标题采用宋体加黑2号字体，题名采用宋体加黑39、3号字体。三、卷内备考表1、备考表应填写案卷内文件的总件数和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题，备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。备考表格式见表2.2、备考表编制要求如下：（1）立卷人及日期，应由案卷整理责任人签名，并填写完成立卷的日期。（2）检查人及日期，应由案卷质量检查人签名，并填写日期。（3）互见号，应填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案档号，同时应注明其载体形式。如：（本卷情况说明：卷内共有文件1件，页数291页。）3、卷内备考表标题采用宋体加黑2号字体，案卷号及内容采用宋体4号字体。四、案卷封皮1、案卷封面采取外封面的形式，案卷封皮格式见表3.2、案卷封面编制要40、求如下：（1）案卷题名，应简明、准确的揭示卷内文件的内容。（2）立卷单位，应填写案卷整理单位的全称。（3）起止日期，应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。（4）保管期限，应分为永久、10年、30年。（5）档号，有项目代号、分类号、案卷流水号组成。3、案卷封皮中案卷题名采用宋体加黑2号字体，其他则采用宋体加黑4号字体。五、案卷脊背案卷脊背格式见表4.案卷脊背应填写档号、案卷题名或关键词、保管期限、正副本等内容。案卷脊背分别有：1.5cm、2.0cm、3.0cm、4.0cm、5.0cm、6.0cm等，字体格式则按照档案软件打出为准。六、案卷装订案卷装订采用线绳三孔一线左侧装订法。组卷厚41、度不超过30mm。七、档号章、竣工图章档号章、竣工图章见图2.八、照片收集与整理照片收集应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰裁剪的照片收集归档。应将能全面反映时间全貌并突出主题的照片收集归档。声像材料编制中声像专业照片尺寸6英寸，按照单位工程排序装册。工程竣工资料案卷封面、案卷脊背采用308mm*210mm（60克）牛皮纸装订、粘贴。0000-0000-000案卷流水号（用001999标识）四级类目三级类目二级类目一级类目项目代号（年度）图一档号标识档号序号10103020竣工图审查章（监理单位名称）（监理工程师姓名）（日期）1310152540图二档号章竣工图章表一卷内目录卷内目录档42、号：0101-8057-009序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注001CWEME-1207BLZBDC-FJ1北京国电工程招标有限公司防爆门设备招标文件2013041-75002003004005006007008009表二卷内备考表卷内备考表案卷号：0100-910-002本卷情况说明：卷内共有文件1件，页数291页。立卷人：检查人：立卷时间:年月日表三案卷封皮档号0101-8057-009档案馆号XX新材料3350MW自备热电联产机组工程（XXX工程）立卷单位XXXXX起止日期2004102620071026保管期限永久密级科技图书资料管理办法为了加强单位科技图书资料管理工作，使其43、实现规范化、标准化，更好地为单位各部门服务，依据资料升级有关规定，制订本办法。一、图书资料的购置1、凡属档案室购进的国家标准、行业标准、科技资料、科技图书等资料均由档案室统一办理，经领导同意后方可购置或办理预订手续。2、各部门因工作需要，需购置科技图书、科技资料时应事先通知领导，经档案室核对后方可购买。3、凡购置技术资料和图书的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续，技术资料和图书一律入档案室登记，加盖“XX新材料自备热电联产项目”方可借阅。任何人不得将订购的图书、资料据为己有。4、本单位职工出差因工作需要在外地购置的科技资料、图书须事先征得领导同意，特殊情况确系工作需要的，须经单位领导44、同意后方能报销。5、本单位职工在外参加专业会议，确由主办单位分配购买的技术资料、书籍等，回单位后要交档案室存档保管，不得私自保留，需用时可借阅。6、图书资料的管理应按专业、购进时间分类登记，统一编号，上架，使帐物相符。二、图书资料的借阅1、本单位职工借阅图书，每次借阅不得超过二册，借阅时间不得超过一个月。逾期继续使用者，到档案室办理续借手续，到期不还者停止借阅资格。如确有需要长期使用的，须领导批准，根据库存情况办理借阅手续。如专项工作急需，有必要收回已借出的图书，无论借阅者的借阅期限是否到期，档案室可通知其提前归还。2、仅存一份的书籍、资料一般不外借，只允许在阅览室查阅。3、借阅图书、资料者，45、不得拆散和在图书、资料上勾画、涂抹；不准弄脏、缺角、遗失，保护完整无损交回。4、凡调离的职工，在办理离职手续前必须将所借的技术图书等资料归还档案室，没有档案室的签字，人力资源部不予办理调离手续。三、图书资料的保管1、本单位科技图书、资料由档案室统一管理，专人负责。图书管理员应对现有的和随时购进的书籍进行整理、注册、编目、上架、保管。2、加强库房管理是实现资料管理现代化的重要方面，作好温、湿度的控制和调节，达到温、湿度适宜（湿度45-60RH，温度14-24）。图书库房应设有防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理等设施。3、图书管理人员离开库房时，必须检查，切断电源，关好门窗，确保安全。档案借46、阅制度一、为保证单位资料的完整、安全以及特殊资料的保密性，凡需查阅、借阅科技资料、实物资料及科技图书等，均需严格履行借阅登记及审批手续。二、本单位员工查看、借阅资料时，须填写登记表办理借阅手续。如需借阅已归档的资料材料，须经领导批准再行办理相关手续。重要资料原则上不外借，必须在指定地点查阅，特殊情况须报请有关领导的同意后特殊办理。三、协作单位（指本工程的设计、施工、监理等单位）如需查阅与工程有关的档案或资料，须经电厂项目部领导同意方可办理。四、其他单位人员查阅本公司资料或借阅资料需经单位领导批准且应由本单位相关人员陪同。如需提供资料复印品，须由单位领导签字确认。五、调用机密或重要资料，须经单位47、领导批准。对此类文件不得随便摘抄或复制。六、借阅资料时间不得超过一周，到期后仍需使用时，需携带所借资料到档案室办理续借手续。七、不得随意将借阅的档案拆散或在资料上勾画、涂抹；不准弄脏、缺角或遗失，否则，按损坏、遗失赔偿。八、借阅合同、协议及招投标文件时需经计划物资部负责人审核，单位领导批准后，方可办理借阅手续。九、档案管理人员对交回的档案、资料等，要逐页检查、核对、验收，发现问题除按规定处理外，要及时向领导汇报。查阅资料时，档案管理人员应在现场，严禁把资料带出资料室。十、因工作调动、离职前，应将所借的资料归还，由档案室负责人签字后方可办理调离、离休手续。十一、声像资料原则上不予个人借阅。十二、48、如专项工作急需，而有必要收回已借出的资料，则无论借阅者的借阅期限是否到期，档案室可通知其提前归还。档案库房的管理制度档案是国家的宝贵财富，档案库房是档案保管的重要部位，档案库房的科学管理，是确保档案安全，最大限度地延长档案寿命，保证档案工作顺利进行的必要条件。一、档案库房的技术管理工作要严格遵照国家关于档案安全、保密的有关规定维护好档案，使其免遭损害，防止和消除人为造成的不安全因素。二、档案库房管理要认真贯彻“以防为主，防治结合”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防虫、防高温等安全防护措施，确保档案的安全保管。三、为便于提供利用，在柜（架）外固定位置应设置排架标识牌，标49、识牌的设置应纵、横一条线、美观、大方。四、图书、资料、标准、规程、规范实行开架管理；工程资料实行闭架管理，非档案管理人员不能进入闭架管理区。五、工程声像资料设单柜保管，不另设声像资料库。六、库房应保持适宜的温湿度，温度14-24，相对湿度45%-60%，对温湿度应每日监测，做好库房温湿度变化资料的积累工作，并研究掌握库房内外温湿度变化的规律，制定综合管理计划。七、档案排架应系统反映档案整理分类的具体方式，并依据从左至右、自上而下的顺序进行。八、库房要定期清扫，保持清洁卫生，下班前检查门、电器开关是否关闭；库房内严禁存放易燃易爆等危险品及杂物；消防器材要有专人负责定期检查，保持完好状态。九、对库50、藏资料要定期进行检查，消除不安全因素。每年底要对资料进行一次清点核对，做至卷帐相符，对破损资料及时进行修补和复制。十、在档案管理人员严格遵守档案管理制度，全面掌握档案管理情况，以便更好地开展工作。十一、库房和设备的管理措施1、档案库房“八防”措施档案管理“八防”工作，设施到位，措施落实，是做好档案管理保护工作的关键环节，必须高度重视，以此确保档案的完整和安全。根据有关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本办法。2、具体措施（1）防盗：档案人员要经常检查防盗设施是否坚固，发现问题及时处理，如装有防警装置，要经常检查是否灵敏。（2）防火：档案库房内禁止用明火，不准吸烟，管理人员要经常检查消防用具，51、定期更换。档案人员要学习消防知识，掌握消防用具的使用技术，灭火器材要放在明处，不准随意挪动。（3）防水：经常检查库房内装不设施是否牢固，如有暖气片、水管、屋顶是否漏水，一但发现水灾，立即将档案转移到安全处，损失的设施要及时修旦或更换。（4）防尘：要经常检查门窗密封是否严密，防止尘土下落，转移到安全处，损失的设施要及时修理或更换。（5）防鼠：经常检查库内是否有鼠迹，定期摆放灭鼠药品，防止鼠害。（6）防光：档案室内配置防光窗帘，经常检查窗帘是否完好，太阳直射时，要拉窗帘，库内照明白炽灯。（7）防虫：要经常检查灭虫药是否完备，及时更换防虫药品，一但发现虫蛀，要立即采取措施，经常检查档案柜中的档案材料52、是否有虫迹，夏季要设纱窗，防止害虫进入。（8）防腐：库房温度、湿度要保持在规定范围内，不符合要求的要及时采取措施，通气、换水，如有湿度过大，要加干燥剂吸潮，过于干燥要洒水，保持正常温度、湿度，防止霉菌、细菌及其它有害物对档案的破坏。十二、档案统计1、统计内容（1）档案保管情况统计，包括档案收进、移出、销毁、实存数量等。（2）档案监督情况统计。（3）档案成份和数量变化情况报考表。（4）卷内文件目录和案卷目录。（5）档案利用统计，包括利用效果、借阅人数、调卷数量、复用率等。（6）档案工作基本情况统计年报。2、统计要求（1）必须具有准确性，统计项目要严格核实，不得有遗漏、差错现象。（2）必须具有科学53、性标准进行统计。严格按照统计法和档案统计标准进行统计。（3）统计内容应做好每次的记录和分析，并用方案加以简要说明。档案的管理一、档案的管理1、遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，以全部档案为对象，依据单位管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号。2、经办人对所经办的文件材料的齐全完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料的齐全、完整负责。3、文件材料的收集上都应注意平时工作的积累，每一项活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。4、建立健全资料管理台帐，坚持做好平时工作记录，保证统计数据的54、准确、可靠。5、档案人员变动时，应办理档案交接手续，交接双方对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。6、单位人员调离时，须将档案资料移交档案室后方可办理调离手续。7、各部门应设兼职档案员，负责收集、整理本部门平时形成的资料。二、文件材料的形成和归档1、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入单位生产、技术、计划、基建等各项工作计划和程序，列入有关部门的职责范围有关人员的岗位责任制。2、单位科研成果鉴定及所属产权变动、单位资产处置时，有关部门应通知单位档案室参加。3、单位新购重要设备仪器和引进项目到货时，有关部门应通知档案室参加开箱验收，并将有关材料及时归档，办理移交手续，各方签字后财55、务部门方可付款。4、单位科研成果评奖，应将归档材料是否完整、准确为审查内容，归档材料不完整、不准确、档案工作人员不签署意见的，不得申报和奖励。5、因公外出学习、考察、参加会议的人员，应及时将获取的材料向档案室移交。6、文件材料归档的基本要求：（1）归档文件材料必需完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系，签批手续完备。（2）归档文件的制作和书写材料必须易于长期保存，不允许有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏传真纸。（3）归档文件材料的整理应符合有关标准。（4）归档文件应由专业人员分类、整理，经部门或项目负责人审定。（5）具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子原件一同归档。56、归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。7、文件材料归档的范围：（1）科技档案归档范围：本单位技术标准、运行系统图、值长运行调度记录、运行技术文件材料、全厂性试验、水文记录和电力生产各种运行日志、运行监督记录、建筑物监督记录、技术改造的图纸（含电子图）文件和各种记录；全厂的立项科研课题、经局级、省(市)级以上鉴定获奖的科研项目材料。燃料、锅炉、汽机、电气、热工、化学、水工、土建、暖通专业设计图纸及设备安装使用说明书、合格证、出厂实验报告和设备清单等图纸资料。（2）文书档案归档范围：党务工作综合材料、组织工作材料、纪检工作材料、宣传工作材料、工57、会工作材料、共青团及青年工作材料、协会及学会工作材料。行政管理综合材料、行政事务材料、外事工作材料。生产技术管理综合材料、规划基建管理材料、生产管理材料、施工管理材料、安全环保工作材料、科技管理材料、质量管理材料、信息工作材料。财务审计综合材料、财务管理材料、审计工作材料。人事劳资综合材料、机构编制材料、人事管理材料、劳动管理材料、工资管理材料、教育培训工作材料。合同管理材料：工程招投标书及合同、协议，来往文件；大小修、技改项目合同；重大设备物资采购合同、工程概算、决算文件、征、租土地文件、外包合同等，8、文件材料的归档时间（1）党群、行政、经营、生产技术等管理方面材料，于次年5月底前移交档案58、室。（2）科研成果和其他技术项目在任务完成或告一段落时，应于3个月内移交档案室。（3）新购进设备仪器（包括引进技术）的文件材料，在设备开箱验收后由专业人员审核、整理后归档，其设备在安装、维护过程中形成的文件材料，于任务结束后一个月内移交档案室。自制设备在验收后随即归档。（4）会计档案由会计部门保存一年后，于第二年的一季度移交档案室。（5）文书档案由办公室保存一年后，于第二年的第二季度移交档案室。（6）单位人员因公外出考察及参加会议的材料，采取随时归档的办法。（7）照片档案（包括底片）在照片冲洗、加工并经整理后，移交档案室。（8）因机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料应随时移交59、档案室。9、各类文件材料一般归档两份，比较重要或利用频繁的材料可归档3份。10、各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经部门负责人审定并在目录上签字后，移交档案室。交接时，双方经清点无误后，均应在目录上签字。照片档案的管理一、照片档案的收集1、收藏范围（1）反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。（2）领导人和著名人物参加与本单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。（4）纪录本单位、本地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。（5）与其他载体档案有密切联系的照片档案。（6）其他具有保存价值的照片档案。2、收集时间（1）归档时60、间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理，按照片档案卷内目录编写说明，在第二年向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。（2）收集要求-底片、照片、说明齐全。-底片与照片的影像相符。-数码照片需提供与影像相符的电子光盘。3、照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片、数码光盘应分开存放。4、文字说明的成分和编写要求（1）文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景。摄影者等六要素。事由：照片影像所反映事件，事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背61、景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。（2）文字说明的编写要求综合运用以上六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。5、照片的整理方法（1）照片的分类应在全宗内保管期限年代问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。（2）根据分类情况，将照片与说明以其固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mm210mm。（3）根据照片的规格，画面和说明的字数确定照片固定的位置。（4）照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。（5）案卷内的芯页以三十页左右为宜。6、照片的整理要求（1）62、照片要组成案卷（保管单位）。（2）案卷题名应概括案卷内全部的照片的基本主题。（3）档号规范、准备、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。（4）说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。（5）案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。（6）有完整的，符合标准格式的案卷目录。（7）对大于案卷芯页规格的照片，采用袋装式或卷筒式的方法与说明一并单独存放，并在装置明显的位置填写照片题名与档号，并题名与档号在相应案卷的卷内目录中予以标注。7、底片组卷（1）用铁笔在每张底片乳剂面右上角按顺序刻写底片号；（2）将刻有底片号的底片以自然张为单位，放入相应规格的半透明中性纸和中性胶粘剂制成的的底片袋内63、，在底片袋右下脚编写底片顺序号。（3）按底片顺序号将装有底片的底片袋插入相应的案卷芯页；（4）对不宜用案卷保存的大张底片，采用袋装式或和盒装式的方法存放，并在装具明显位置填写底片号。8、照片的保管（1）保存底片的适宜温湿度为：温度13-15相对湿度35-45。保存照片的适宜温湿度为：温度14-24相对湿度40-60。库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。底片应立放。照片档案卷内目录：照片底片号题名拍摄时间备注案卷号题名年度张数期限备注档案档案室编电子文件归档与电子档案管理办法一、电子文件归档1、电子文件的形成（1）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体64、，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（2）电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。（3）对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理的连续性。（4）电子文件形成部门及负责电子文件的形成积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。2、管理办法（1）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成之初，就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。（3）具有保存65、价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。（4）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应予保留。当正式文件是纸质时，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。（5）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。（6）在“无纸化”计算机办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并将具有利用价值的电子文件，制作成纸质文件存档保留。（7）用文字处理技66、术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式和属性。（8）用扫描仪等设备获得的图像文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。（9）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。（10）用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。（11）用音频设备获得文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。（12）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。（13）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号、名称、版本和相关参数手册、说明资料等。67、专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。（14）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。3、收集、积累方法（1）及时按照要求制作电子文件备份；（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记；（3）电子文件登记表应与电子备份文件一同保存；（4）电子文件登记表如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸质打印件。二、电子文件归档1、电子文件归档要求（1）进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。（2）电子文件的归档鉴定工作，参加68、国家关于电子文件现行的有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。（3）归档前，由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。（4）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。（5）电子档案采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘，一次写光盘，可擦光盘，磁带等，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。69、（6）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。（7）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。（8）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在的同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。（9）档案管理部门应对归档的每套载体进行检验，将检验的结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，退回形成单位，重新制作。（10）验收合格后，档案管理部门在电子档案入库登记表上签字盖章，一式二份，一份交电子文件形成单位，一分自存。2、电子档案保管除应具备纸质档案一般的要70、求外，还应符合下列条件：（1）归档载体应作只读处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防形变。（2）存放时应注意远离磁场，并与有害气体隔离。（3）单片载体应装盒，且避免挤压。（4）环境温度范围：17C-20C,相对湿度范围：35%-45%。3、有效性保证：(1)归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。(2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读校验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。(3)对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。(4)将检验结果定期填入归档电71、子文件管理登记表。档案保密制度一、档案人员必须坚持保密原则，认真执行保密制度，维护档案机密的绝对安全。二、档案室保存的档案，凡是加密的不属于开发利用的范围，只限于本单位领导和工作人员利用，一般不对外提供借阅。三、利用者借阅非密级档案，需经领导同意；借阅密级档案，须经领导批准。四、利用者查阅档案，必须说明利用档案的目的和范围，不得要求查阅与利用目的、范围无关的档案，尤其是密级档案。五、档案利用者在履行档案借阅登记手续后，应在阅览室等候调卷人提供档案，严禁进入库房自行查找档案。六、利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔记本上记录档案机密，不得扩散档案机密。七、利用者一般只在阅览室查阅档案，特殊72、情况需借出档案或需要档案复制件者，必须领导批准并进行登记，利用结束后须立即到档案室办理退还手续，利用过程中不得私自复制或转借他人。八、档案人员必须随时锁闭档案库房门窗，做好档案的安全防盗工作；资料库房的钥匙未经领导批准，不得转借他人。九、非档案工作人员，未经档案部门负责人批准，不得进入档案库房。十、任何人不得携带档案或档案复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。保密范围一、保密档案范围及利用者范围序号保密档案范围利用者范围1厂党委会会议记录、党政联席会会议记录、厂长办公会会议记录厂级领导、党委、行政秘书2所有工程前期依据性文件(可行性研究、开工计划)基建前期办3工程设计依73、据性材料（厂址选择、工程地质、测绘成果里的等级水平控制网、水准网、国家等级控制点、1：5000以上的地形图或地形图内涉及国家军事目标、地震、水文、气象等材料）基建前期办、相关专业专工4工程、设备招、投标材料、合同计划物资部、安全监察部相关专业专工5基建工程概算、预算、决算材料计划物资部6厂区总平面布置图、地下管网布置图生产部门相关专业专工7年度会计决算报表财务部相关工作人员档案管理应急办法档案是珍贵的社会记忆和人类遗产，许多档案是“孤本”，突发事件很容易对档案造成巨大的、无法挽回的损失。为此，档案部门应该提高突发事件的防范意识，建立有效的突发事件应对机制。档案部门突发事件的类型引发档案部门突发74、事件有自然因素、人为因素，或自然与人为综合因素。主要有以下几种情况：水灾、火灾、地震、战乱、档案丢失、档案被盗、档案泄密。事前预防应对突发事件的先导预先防患，有备无患。应对突发事件的最佳办法就是将各种隐患消灭在萌芽状态。为此，档案部门应从以下几个方面着手：一、加强宣传教育档案部门应该加强对全体工作人员的宣传教育，提高他们对于突发事件的防范意识，使他们掌握应付突发事件的程序、方法。这是预防和应对突发事件的重要前提。二、重视制度建设加强制度建设是预防和应对突发事件的基础工作内容。除了加强日常管理的制度建设之后，还应制定预防和应对突发事件的规章制度或应急方案，规定预防内容，明确责任人员，确定处理程序75、。三、建立领导小组档案部门应建立预防和应对突发事件的领导小组。这是预防和应对突发事件的组织保证。四、采取预防措施采取各种预防措施是预防和应对突发事件的重要工作内部。主要包括以下方面：1、建筑档案库房时应选择防震、防水的地址，建设设计应符合防火、防水、防盗要求。2、选择符合标准的档案装具和仪器设备。对于珍贵档案采用特殊的优质装具保存。3、选择安全可靠的软件系统和存贮设备，建立电子数据备份系统，对于重要数据最好实行远程异地实时备份。4、对于不同保存价值的档案最好实行分开存放。五、定期清查隐患定期清查各种安全隐患，是档案部门预防和应对突出事件的一项经常性工作。档案部门应该定期清查库房建设建筑、周围环76、境、电路、仪器设备、软件系统，检查是否存在库房倒塌、水灾、火灾、丢失、偷盗、泄秘等的安全隐患。事中控制应对突发事件的关键一、有许多隐患是不易被人认识，还有许多突发事件人力无法抵抗。因此，发生一些突发事件往往是难以避免的。但是事件发生后，如果能够处理得当，也能有效地降低损失。二、事中控制的程序1、事发之时，当事人员和值班人员应立即告之本单位领导；档案部门主要领导应该在第一时候赶到事发现场，指挥和组织人员及时抢救；迅速启动突发事件应急系统。2、当即预测突发事件的后果，对于有可能造成重大损失和严重影响的，立即向上级主管部门汇报，听候上级主管部门的指挥。3、迅速组织专家小组制定应对方案，组织学术队伍对77、受损档案进行修补。4、突发事件处理完毕或告一段落之后，及时向上级主管部门报告处理结果。三、事中控制的原则1、统一指挥原则。突发事件发生后应由一名主要领导或事先成立的突发事件应对小组组长进行统一指挥，组织协调，以免出现“多头领导”，无所适从，造成混乱。2、服从命令原则。当事工作人员应无条件服从现场指挥人员的命令，按要求采取相应的应急措施。3、团结协作原则。当事工作人员应团结一致，同心协力的处理突发事件。切不可相互推诿。4、保持冷静原则。面对突发事件，档案部门领导千万不可惊慌失措，乱了方寸，应该振作精神，沉着镇定，科学决策。5、主动出击原则。突发事件发生后，档案部门人员不能以消极、推拖甚至是回避的78、态度来对待，否则就会“雪上加霜”，并将为自己的“不作为”的行为而付出代价。因此应主动出击，直面矛盾，及时处理，敢于承担相应责任。6、灵活处理原则。对于突发事件，应具体问题具体分析。即使事先已有应争方案的，也应根据具体情况，及时做出相应的调整。7、安全第一原则。处理突发事件应以不造成新的损失为前提，不能因急于处理，而不顾后果，造成更大的且不必要的损失。8、依法处理原则。出现各种突出事件时，档案部门应根据国家各种法律、法规予以应对，加以控制。例如，发生突出事件时，档案行政管理机关应向责任单位发出档案执法监督检查通知书，及时介入。事后改进处理突发事件的延续亡羊补牢、未为晚矣”。发生突发事件并不可怕，79、而可怕的是同样的事件再发生第二次、第三次。因此事后改进尤为重要。突发事件基本平息后，应事件起因，处理过程和结果进行全面的总结，以此总结经验，吸取教训；发现问题，持续改进；肯定成绩，逐步推广；为制订纠正措施，防止类似事件的再度发生打好基础。“事前预防、事中控制、事后改进”，这就是档案部门建立预防和应对突出事件机制的基本思路。档案工作责任追究制度档案是历史的原始记录，是企业和国家的宝贵财富。为强化档案和档案工作的控制措施和管理手段，有效地保护和利用档案，确保档案工作的整体质量，根据国家有关档案工作的法律、法规，制定本制度。一、具体要求1、未依法建立档案机构或者配备档案人员，依据有关法律、法规，追究80、单位主要负责人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。2、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。3、将公务活动中的应当归档的文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正，对限期内不改正者，给予行政处分视情况给予经济处罚。4、所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。5、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档81、案的价值，责令赔偿损失。6、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。7、涂改、伪造档案的，追究直接责任的和相关人员的行政责任或经济责任。8、擅自出卖或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。9、不按规定办理档案登记，或不向集团公司档案行政管理部门报送档案统计报表，追究主管负责人和直接责任人的责任，责令限期改正。10、上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案鉴定、销毁制度为了发挥档案的重要作用，正确地确定需要保存的档案，保护有价值的档案，使档案室保存的档案有较高的质量，对失去保存和利用价值的档案剔出销毁，提高82、档案的保管条件，特制定本制度。管理要求一、鉴定档案要正确划分档案密级，正确评价档案的保存价值和利用价值，对具有保存价值的档案要科学地划分保管期限，对失去保存价值的档案剔出销毁。二、鉴定档案要采取直接鉴定法，即直接对档案内容进行具体分析和详细审查，逐卷、逐份地评价其价值，对失去保存和利用价值的档案剔出，由档案人员编制销毁清册，由鉴定领导及档案室负责人签字，报主管领导批准后销毁。三、销毁档案要严肃认真，谨防失密，严禁将应销毁的档案作其它用途，更不能废品出卖。四、销毁档案时，应指派2名以上专人检查，准确无误后鉴销，直到档案已销毁。鉴销人员要在销毁清单上签字，会计档案的销毁，按国家规定进行。五、档案鉴83、定工作应以档案有关法律、法规和档案保管期限表等为依据，坚持整体价值观和动态价值观的原则，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的鉴定销毁范围。六、档案的鉴定应以卷为单位，采取逐卷逐件审查的直接鉴定法，一般不拆卷进行鉴定。七、档案鉴定工作一般每5至10年进行一次。八、档案鉴定工作程序：1、档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导批准。2、鉴定工作申请包括鉴定工作的目的、范围、参加人员、所需时间等。3、成立档案鉴定小组，档案鉴定小组由企业分管档案工作的领导具体负责，档案室和有关人员参加。4、鉴定小组成员按分工分别对档案进行初鉴，提出鉴定意见。集体审查，形成鉴定小组意见，对失去保存价值，84、需销毁的档案进行登记造册，并向单位领导提交档案鉴定报告。5、本单位领导审查、批准，在档案销毁清册上签署意见。6、销毁档案应有两名监销人。监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上签名盖章。九、任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。十、档案室应及时做好档案变更、检索工具调整等善后处理工作。十一、档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。涉密文件管理制度为进一步加强单位秘密文件、资料的管理，共同做好涉密文件的管理工作，根据中华人民共和国保守秘密法有关要求，结合本单位实际情况，现制定本制度。保密工作人员应具备较强的85、责任心和高度的警惕性，严守国家秘密和工作机密，维护档案机密的绝对安全。管理要求一、涉密文件的收发、传递、使用、复制、保存和销毁，应当符合国家保密规定。专人保管、清晰登记、统一管理、集中销毁；传阅不过夜，严禁私人保管和复印。二、涉密文件材料须由单位文书人员收发、登记、传阅、保管。并及时收存会议发放的涉密文件资料。三、严格按照涉密文件确定的阅读范围，由文书人员送阅读对象阅办，并办理阅办手续，不得横传或由他人代为传递，不得擅自扩大涉密文件的阅读范围。四、确因工作需要携带涉密文件资料外出的，需经分管领导批准并采取相应的保密措施。外出期间，不准携带涉密文件资料在公共场所停留、游览、购物、探亲访友等，返回86、后及时交保密工作人员保管。五、借阅涉密文件要严格履行借阅手续，对借出的文件应及时追回。借阅人对文件负有安全和保密的责任，不得随意传播、泄露、扩散档案机密，不得在个人笔记本上记录档案机密。六、利用者必须在档案室查阅涉密档案，若有特殊情况需要复印、复制涉密档案须经总经理工作部负责人和公司分管领导批准同意后，才能复印、复制。对复印、复制的份数要进行登记，涉密文件复印件按原件要求管理。利用结束后须立即到档案室办理退还手续，利用过程中不得私自复制或转借他人。七、涉密文件资料在办理完毕后，统一由文书人员移交档案室，并办理相关手续。将移交后的涉密文件统一存放在保险柜中。八、涉密文件资料的销毁，必须造册逐一登87、记，经分管领导签字后，由公司档案室统一销毁，销毁涉密文件应有两名监销人，任何个人不得擅自销毁。各部门工作人员不得长期保存和私自销毁秘密文件、资料。九、涉密文件禁止通过互联网、传真机等易泄密的方式进行传输，涉密文件资料必须在涉密计算机上处理。档案的利用和公布一、档案室编制目录检索工具，提高利用效率。二、档案室可利用档案应当逐步实现以缩微品代替原件，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案形成单位印章标记的，具有与档案原件同等的效力。三、科技档案分级向单位各部门开放，文书档案、照片档案、电子文件档案原则上不开放，若工作需要可依照档案借阅制度办理相关手续后方可利用。四、非本单位人员利用档案须经领导审核88、批准。五、利用单位档案未经档案室、直管领导同意或领导批准均无权复制、摘抄、公布档案。罚则（一）、有下列行为之一的，责令限期改正，情节严重的给予处罚。1、将培训、出差形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝移交档案室归档的。2、将借阅档案损坏、丢失的。3、私自复制、摘抄、翻录档案的。4、将下发资料丢失，影响日常工作的。5、明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。（二）、档案法第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上，5000元以下。（三）、违反档案法和本办法造成档案损失的，根据损失档案的价值责令赔偿损失。六89、纳入管理制度为进一步加强单位档案工作，更好的为单位的发展提高经济效益服务，特制定“三纳入”管理制度。一、将档案工作纳入单位工作规划、年度计划。1、建立健全单位各项档案规章制度，并制定单位发展规划及年度计划。2、在年度财务计划中，做出档案工作专项费用计划。3、将档案工作纳入单位目标管理。单位档案工作做为单位的基础工作，为单位的发展服务，将档案工作与目标管理工作挂钩，通过这些目标来规范单位档案工作，促进单位档案工作整体水平的提高，使其更好地为单位改革和单位发展服务。二、将档案工作纳入单位领导议事日程1、有明确的单位领导分管档案工作，并且能及时解决档案工作中存在的实际问题。2、贯彻执行国家档案工作90、的法律法规，在单位会议上研究讨论有关档案的事项，中层领导干部不定期学习档案法及行业标准，使得管理能够全面、系统、准确地掌握档案知识。3、将档案工作纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制4、文件材料的形成、归档列入有关人员岗位责任制纳入有关工作程序，并做为考核工作实绩内容之一。5、工程竣工文件：施工协议书、合同、施工图纸会审纪要、施工组织设计、技术交底、开工报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、测试记录、沉降记录、基础土方化验报告、重大技术措施、设计变更单、材料代用单、技术问题核定单、重大质量事故记录、分析处理意见，设备安装、调试记录及水电、暖、煤气、通风、热力等专业的安装试验记录报告、竣工报告、交91、工验收证书，全套竣工图、各专业归档。6、工程使用维护文件：工程维护、改造扩建等活动中形成的竣工图及各种文件材料。在工程竣工验收时归档。参加管理制度为进一步加强单位档案工作，更好地为单位的发展和提高经济效益服务，特制定档案工作“四参加”管理制度。一、凡本单位及与本单位活动相关的其他单位召开生产、调度、安全、计划等专业技术会议和科研成果鉴定会议，都要通知档案人员参加。档案人员应积极主动了解全单位的生产、经营活动等方面的信息动态，开展好档案资料的利用工作，保证生产、经营工作的正常进行。二、参加设备开箱验收1、档案工作人员参加全单位的设备开箱，负责对随箱资料、设备说明书、合格证、装箱单、检验单、图纸、92、易损坏图册、技术证明及订货合同等文件材料的收集、整理，并随时归档。2、国外引进设备的开箱，在设备到货开箱时，对设备随机的全部图纸、说明书、合格证、装箱单、质量证明等技术资料要详细收集，并对设备开箱时的设备照片一并归档，确保档案资料准确。三、参加科技项目、成果会议凡是单位召开的科技项目、成果鉴定、表彰会议等档案人员要参加。随时收集科技报告、工作总结、科技成果鉴定材料、论文、专著、参加人员名单、科技项目等情况，确保档案资料的系统性和完整性。四、参加单位生产、基建工程竣工验收活动。凡是单位生产建设、技术改造及各项工程竣工验收，档案人员应参加，随时收集整理归档，便于保管和利用，确保档案的齐全、完整。193、依据性的文件材料：建设项目的报批文件、设计和计划任务书可行性研究报告、项目评估、设计方案等，在办理完毕后及时归档。2、基础性文件材料：建址选择报告、水文、地质、气象、交通、运输、供水、供电、土地证书、协议书、批准书、地界图、地形图、资料调查等材料，在施工设计完成后及时归档。3、设计文件材料：项目初步设计、技术、施工设计的各种图纸、计算材料、技术条件及单项工程概算等。在每项设计文件完成后及时归档。档案管理系统操作管理办法档案是国家机关、团体及企事业单位在从事各种社会活动、生产活动和科研活动过程中，形成的具有一定价值的材料或实物，是人类共同的精神财富。我单位应用飞扬综合档案管理系统。该系统采用现94、代化的光盘存储技术、影响扫描技术、网络技术及数据库信息技术来建立高效的档案信息管理。档案管理系统具备数据收集、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能。为了方便工作需要，减少纸质档案原件利用和磨损，从而推进公司档案数据化管理，尽快实行档案管理工作规范化、科学化、现代化管理，特制定本办法。使用范围档案管理系统适用于XX新材料自备热电联产项目的档案管理人员、兼职档案人员、查询人员。档案系统的所有功能均由档案管理人员使用。兼职档案人员只须使用数据收集、检索查询部分等功能，查询人员面对单位全体工作人员，只使用检索查询、个性设置等部分功能。系统使用档案管理系统是相对95、独立操作系统，可通过公司局域网络进行查询。输入档案管理系统的用户名和密码，根据人员情况，由档案管理人员添加人员信息。用户添加成功后，个人登录可以根据自己的情况修改个人信息。数据形成档案管理人员可以直接对文书档案、会计档案、科技档案、实物档案等其他类型的档案进行录入数据。单位办公自动化系统与档案系统相互链接，办公自动化系统运行的所有发文、收文随办随归；单位机要收文经过文书人员手签传阅后，及时移交档案人员。以上数据尽量提供电子文件，未使用电子文件不能转入档案管理系统。项目档案考核细则根据DLT241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范、DAT28-2009国家重大建设项目文件归档要求与档案96、整理规范等相关文件及标准的要求，针对内蒙古XX新材料有限公司3350MW自备热电联产机组工程项目烟囱建筑工程项目参建各方所形成的应归档保存的文件材料进行检查、考核。项目档案工作制度不健全考核500元。项目文件没有放置在专用卷柜或库房，也未单独集中专人保管考核500元。建设单位发放文件或图纸等，需施工单位资料员领取，在通知后当天未进行领取的考核200元，通知后未领取超过一天增加100元。项目文件的“八防”措施不到位考核500元。项目文件管理未配备专（兼）职资料员，资料员未经过岗前培训或未从事过项目档案管理而直接上岗的，考核200元。项目文件平时收集、登记、建账不及时、不规范，考核300元/项。不97、注重项目文件的保护、项目文件污损、缺失，考核500元/项。项目文件签章手续不完整、利用假签名、假公章、假档案等弄虚作假手段，造成与工程实际不相符，考核2000元，触犯法律的依法追究责任。项目文件材料选用不耐久的纸张和字迹材料的，以及卷内留有金属物的，考核300元。签字不工整、模糊不清、以印章和打印字体代替签字，考核500元/项。复印件代替原件，考核300元/项。发包单位不对分承包单位形成的文件及劳务分包形成的文件签字确认的视为无效文件，考核300元。用于记录的专业施工与验收表格文件，应符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格应用划线或加盖“以下空白”章，以示闭环，否则考核500元。项目98、文件材料的表格，旁站记录等内容应填写完整标准、规范、不缺项，不允许有改动。保持文件材料的原始记录性，否则考核500元。变更、整改和缺陷通知单应有执行后的闭环文件，否则考核500元。未及时编制设计更改执行情况汇总表或汇总表内容不完整，考核200元。设计单位在出版竣工图时，应按档案保护要求规范折叠竣工图，否则考核1000元。不按文件形式规律和有机联系组卷，组卷不合理考核300元。卷内文件排列顺序未按标准排列，页码错误的，考核200元。原始地形地貌、重大活动、事件、隐蔽工程、关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷未拍照片和照片未加说明的以及未做光盘刻录备份的，考核1000元。照片档案所用数码相机像素99、应符合归档照片质量要求，照片主题鲜明、影像清晰、画面完整，每张照片附有简要说明，包括事由、时间、地点、人物、摄影者、否则考核500元。电子文件应脱机储存至耐久性好的载体上，一式三套，否则考核500元。电子文件存储载体，应采用只读光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存，否则考核500元。移交建设单位的档案在组卷前应扫描成电子版，同竣工档案一并移交，否则按相关规定及合同要求不予结算工程款。以上考核是指每发生一例的处罚，并期限整改，对不能期限改正的加大处罚。档案管理体系图总指挥韩效义基建厂长吕 铁副总指挥马晓中档案室李晓琰综合管理部王 雷计划物资部崔洲石工程技术部张亚明安健环监察100、部段建军档案管理员杨 丽档案管理员王 路档案管理员李晓琰档案管理员王宏博监理资料员王树娟勘察设计单位设计代表建筑安装单位资料员系统调试单位资料员设备厂家驻厂代表生产准备部档案管理员计划物资部：应归档项目前期立项批报等文件，项目投资、概预算管理文件，招投标及承发包合同协议等文件；应归档设备招投标、合同及物资管理、设备资料（或委托管理）文件工程技术部：应归档施工管理、质量与安全监督与检查、项目后评估等文件工程技术部项目档案室文件管理统计工作安全保管借阅利用整理归档资料管理监理单位各施工调试单位统计、填报项目档案和资料动态管理情况表汇总清点统一分类计算机录入编制挡号编制检索工具入库上架排列编写档案总结及整理编制情况生产准备部：应归档生产准备阶段以及项目竣工验收、投产达标考核、项目各专项验收勘察、设计单位：应归档在设计中形成的基础资料、项目设计及竣工后编制的竣工图等监理单位：应归档在设计监理和施工监理活动中形成的各种文件施工调试单位：应归档在土建施工、设备、电气、热控仪表及管线安装调试过程项目分管领导设计单位监督检查移交归档监督检查移交归档监理审查监理审查档案管理流程图