1、工程公司风电场建设项目资料管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1.目的12.适用范围13.总则14.编制依据15.管理职责与内容26.归档范围、份数、时间27.档案分类38.档案收集与整理要求39.档案编制的格式及质量要求510.档案组卷要求6附件一 卷内目录71.目的为规范有限项目部风电项目经理部（以下简称“项目部”）风场建设工程档案管理，提高工程建设管理水平，统一工程档案管理及交接标准，根据国家基本建设档案管理及业主的有关规定，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于项目部风电场建设项目工程资料的整理归2、档、工程档案的检查验收、竣工文件的编制等各项内容。3.总则3.1风电场建设项目工程档案是在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、安装调试、监理、生产准备到竣工投产全过程中形成，归档保存的文件、图纸、图表、声像等包括以纸质、磁盘、光盘等为载体的全部文件材料。3.2项目部作为施工单位，负责组织、协调、指导、规范施工队伍编制项目工程管理技术资料和竣工文件。3.3工程开工前，由项目部组织，施工队伍各技术人员组成工程档案管理协调组，与工程施工同步，协调解决工程档案工作中存在的问题。档案管理协调组各成员要及时做好各自职责范围内或合同规定内技术资料的收集、整理和移交工作。4.编制依据DA/T 22-2000 3、归档文件整理规则DA/T 14-2012 全宗卷规范DA/T 35-2007 档案虫霉防治一般规则DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范GB/T 15418-2009 档案分类标引规则GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 50328-2001 建设工程文件归档整理规范GB/T 10609.3-2009 技术复制图的折叠规范NB/T 31021-2012 风力发电企业科技文件归档与整理规范NB/T 31022-2012 风力发电工程达标投产验收规程DL/T 5229-2005 电力工程竣工图文件编制规定档发20062号 重大建设项目4、档案验收办法档发20025号 企业档案管理规定光伏发电工程工程综合管理与档案质量程度检验评定表风力发电工程综合管理与档案质量程度检验评定表中国电力优质工程奖评选办法（2013版）电力企业档案数字化管理必备法规标准GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范档发20127号 电子档案移交与接收办法5.管理职责与内容5.1 项目部档案管理职责和内容5.1.1 建立档案管理机构，相应的5、管理体系，组织实施关于档案工作的法律、法规、规范、标准和档案管理部门有关的规定、办法、细则。5.1.2 制定本项目部档案工作的规定，管理办法和计划。5.1.3 项目部统筹规划分项目部各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计与利用工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设。5.1.4 对项目部档案人员的业务培训，宣贯竣工档案标准制度。5.1.4 在统一领导，分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对分项目部档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督与指导，定期检查。6.归档范围、份数、时间6.1归档范围凡是反映与工程有关，具有考查价值的各种载体的文件材料（图纸、照片、录音、录像6、磁盘、光盘等）均应收集齐全并归档，其范围参见风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表。6.2归档文件的份数要求四套纸质资料，两份原件两份复印件，两套电子版扫描件资料（一套光盘、一套优盘）。工程前期招投标文件、政府批文、合同、四个阶段验收文件（包括：单位工程验收、整套启动前验收、移交生产验收、竣工验收），其它工程资料（包括施工资料、试验资料、调试资料等）至少为二份原件。6.3归档时间一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕与合同、协议签订完毕后即归档。初步设计阶段形成的材料在初设审查批复后即可归档；招投标文件，一般在决标后即可归档；各专业工作中形成的文件材料在工作告一段落后即可归档7、；设备开箱技术文件及图纸，现场开箱验收后即归档。7.档案分类风电场资料以“工程项目”为单位进行分类整理参考附件风力发电企业归档范围与档案分类及保管期限划分表将同一项目施工、竣工阶段所形成的，有保存价值的资料收集、整理、归档。8.档案收集与整理要求8.1依据性档案的整理8.1.1 原件与复印件的问题。凡本单位的发文均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文，均应原件归档。如若转发文，直接隶属关系的文件应红头文件归档，间接关系的转发文可复印件归档，但一定要复印清楚、文件齐全，复印件上要标注明确原件的存放处。8.1.2 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文8、件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。8.1.3在归档的文件中，应当将每一份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一种文件，分别立在一起，不得分开。8.1.4 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前、请示在后，正件在前、定稿在后，转发文在前、被转发件在后；多种文字形成的同一文件，原件在前、译文在后；图文紧密排列时，文字材料在前、图样在后。8.1.5 征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，分期分批交待清楚，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图，征地申报表，拆迁协议书，拆9、迁安置表等文件在后。遇到密不可分的依据性文件（如几块土地同是一个批文，红线图一次办理等情况）可有倾向性地将文件归在同一卷中。若在其它卷中提及到这一类文件，可在备考表中加以注释（XXX号文参见XXX档案号）。8.1.6 工程评估材料、招投标书、决标书、议标书、谈判协议、现场备忘录等，按文件形成的规律分类组卷。8.1.7 协议合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件要求，从法律上考虑，凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同协议与证书均应将一份正本归档，以私章代替亲笔签名、以单位名义签署的只有签名无公章或只有公章无签名的，归档件为复印件等情况均不符合档案管理要求，接收方有权不10、予接收。8.1.8 项目部委托代理的有关进口设备材料合同，应保存合同副本归档。8.2 建设工程设计性档案的整理8.2.1 工程全部设计文件应齐全，系统、完整。归档的图纸一般要求为蓝图。一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件，根据设计院的通知分别插入有关卷册，但需要重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按其顺序排序，但要注明版次（是最终图还是确认图）8.3 建设工程施工性档案的整理8.3.1 工程验收、检验及评定资料应按施工验收规范编制划分的分项、分部、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监理单位审查。8.3.2 水泥、11、钢材等原材料试验报告，要求报告单字迹清楚，数据准确，杜绝用不符合档案保管要求的书写材料书写，要有见证取样签证，且以原件归档。要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理，指定专人做好原材料监督跟踪工作（记录原材料进货、发放的品种、数量、规格型号、生产厂家、日期、原材料出厂试验报告单编号、半成品试验报告单编号、浇灌使用部位等。）8.3.3 隐蔽工程记录与中间验收签证：要求文件材料齐全、完整、记录数准确（即与现场实际施工情况相符合）填写字迹端正、记录详细、不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有坐标位置的蓝草图，隐蔽工程记录与中间验收签证，检查单位及部门签字手续要完备。8.3.4 设计变更通知单、工12、程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计变更通知单要求内容简明、字迹、图样清晰，原件归档。8.3.5 施工质量处理、缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）按实际情况组卷。8.4 调试、试验报告系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开组卷。8.5 照片档案收集8.5.1照片的收集，整理和编目按照GB/T11821照片档案管理规范的要求具体执行。其中应特别注意，将项目建设原始地形地貌、重大事件及活动拍摄的照片列入收集范围，定期收集归档。8.5.2应将项目建设过程中拍摄13、的工程照片（隐蔽工程，关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等）及时收集，在工程竣工后与纸质档案一并向建设单位移交归档。8.5.3照片应按张整理，并逐张按GB/T11821要求编写全面反映照片画面内容和人物等基本信息的文字说明。8.8 电子文件的收集8.8.1在整理移交各自归档范围内的纸质档案的同时，移交与纸质档案相对应的电子档案，电子档案的文件以纸质档案的案卷为单位，电子文件命名与该卷案卷的档案一致，以建设单位要求的统一电子文件格式和质量要求进行移交和归档。（通常情况下，是将整理、组卷、编制完成的纸质档案扫描成PDF格式进行存储）9.档案编制的格式及质量要求9.1 文件所用表式应符合现行电力14、建设施工质量验收及评价规程及相关标准的规定，采用统一制表（页面设置、字体、字号等统一），70克以上无酸纸制作标准A4打印纸。9.2 横向文件：左侧留装订线25mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距20mm，特殊情况下允许上、下、右侧有正负3mm的偏差，标准以不影响装订为准。9.3凡是正文应有页眉页脚，表格不加页脚，其字型均采用小五号宋体字，页脚居中需标注页号，页眉为15mm、页脚为20mm、页眉下横线重为1.5磅。9.4作业指导书、施工措施、施工组织设计、方案等编写结构由封面、审批页、目录页、正文及附录四部分组成，正文字体采用四号宋体字，1.5倍的行间距，封面、目录页、附录仍采用四号宋体15、字；标题采用小二号宋体字，采用标准的字间距，每一页都要有页脚，注明页数。页眉与页脚采用小五号宋体字。9.5竣工资料均应为激光打印机打印，以保证字迹的耐久性。9.6施工质量检验表应符合有关施工质量检验及评定标准所列表式：验评表填写规定： 表格字体为宋体，表头标题为18号字。 左边距为25mm、右边距为25mm、上边距为20mm、下边距为20mm、页眉为15mm页脚均为20mm。 一般情况下表格为黑色实线，粗细为1/2磅。 页脚为宋体9号字。 检验（实测）结果不得填写“符合/满足于xxx项。 空白栏均用“/”代替。 签字均使用黑色的签字笔,且必须签日期，格式为8位字符格式，如“XXXX年XX月XX16、日” 检查结果和验收人员签字必须是手写。 评定表下面的签字栏应保留原表式的四级验收排布,是几级验收就在其相应的位置上签字.9.7 文件编号应符合唯一性原则，体现文件的特征和内容，有关文件的编号原则，应提前专门制定细则进行明确。9.8 设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件，如产品合格证、说明书等统一粘贴在A4规格相同的纸张上。9.9 文件统一采用激光打印机打印。书写内容用耐久性强的黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。9.10 工程文件应字迹清晰工整、17、图样整洁、签字认可手续完备。所有签字栏应本人手工签字,不应代签或机打签字。10.档案组卷要求10.1 组卷要求10.1.1风电资料归档前要进行系统整理。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，分类科学，组卷合理；便于档案保管和利用。10.1.2.归档文件应去掉金属装具用线按件（或卷）装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。其他要求按照业主的规定进行。11.本办法自颁布之日起施行，由工程技术部负责解释。附件一 卷内目录卷 内 目 录序号文件编号责任者文件题目日期页数/页号备注注：页数为案卷的总页数。