1、煤矿选煤厂工程档案规定及编写管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 煤矿选煤厂工程档案管理规定及编写规范一、 编制依据（略）二、管理规定（一）工程档案管理在档案主管部门的领导下，通大公司档案室全面负责工程档案管理工作，各职能部门及施工单位、监理单位等领导和专业人员，对所辖范围的档案形成及完整性、准确性负直接责任，并根据档案管理制度和档案管理网络要求，完成档案工作计划及本专业的任务。（工程档案管理网络图见附件1。）（二）工程档案资料管理职责分工1. 建设单位（1）经理部A.按照国家及上级主管部门有关档案工作的方针、政2、策、法规要求，制定本单位工程档案管理的有关规章制度。B.负责工程建设全过程档案、资料管理的组织协调、监督、指导工作，负责本单位工程档案、资料的接收、催办、归档、保管和利用工作。C.对职能部门移交的各类文件、图纸、资料、照片、电子文档等按照有关规定和标准进行审查，办理交接手续，并整理、分类、归档。D.负责工程勘察设计资料、设计文件、施工图的接收、发放、整理、归档。E.负责编制单位工程案卷编号一览表，确保工程档案和工程文件编号的唯一性。F.编制工程档案检索工具。G.严格按照本规定检查、验收各职能部门及施工单位、监理单位、调试单位等移交的工程档案、竣工文件和竣工图，确保其完整、系统、符合档案管理规定3、要求。对不符合要求的档案文件进行整改指导、督办。(2)工程安全部A.负责整理移交本部门与参建单位之间的往来技术性文件、工程质量管理文件。B.负责检验报告、设备和施工质量缺陷处理，负责整改报告、不符合项和事故报告的处理，对施工、监理、调试等单位移交的验评表、项目施工文件、监理文件、调试文件及竣工图等工程技术文件进行审核。C.负责工程建设期间安全监督管理性文件、异常情况处理报告等。D.负责整理移交工程简报、各种工程会议纪要等。E.负责对施工、监理、调试、设计院等单位项目文件形成过程中的检查监督。F.负责对参建单位移交的竣工技术文件进行技术审核。G.负责提交专业总结及工程建设总结。(3)计划经营部A4、.负责工程前期依据性文件、工程管理文件的收集、整理及归档。包括征地相关文件、工程相关合同、协议、招投标文件资料、工程项目融资、贷款合同、协议、工程概算、结算等文件的收集整理、定期移交。B.负责在与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求。C.负责物资管理、设备管理、备品备件、专用工具管理文件的收集整理归档。具体包括物资、设备招投标、合同、协议等文件的收集移交，设备开箱及随机文件的收集移交，设备及附件台帐的移交，设备开箱到移交生产各阶段所有设备消缺、修补与更换记录、数据统计等文件的整理、移交。D.负责对竣工技术文件移交把关工作，工程进度、5、完工验收时，没有档案部门的签字，计划经营部不予认可工程进度，不予结算工程款。(4)财务部A.负责工程费用、工程结算相关文件、资料的整理归档。B.负责财务档案的整理及归档。C.负责对竣工技术文件移交把关工作，在工程竣工后，没有档案室的签字财务部不予结算工程款。(5)生产准备与试生产单位A.负责收集整理生产管理文件。包括企业工作、技术、管理标准（系统图、运行规程、检修规程、设备操作规程及事故处理规程等）。B.负责设备性能实验报告、技术经济指标统计、半年生产考核期间的运行记录等的收集、整理、移交、归档工作。C.负责提供整套的试生产期间文件材料（试生产记录、设备运行记录、事故处理记录、分析及总结等）。6、D.负责提供生产准备方案、试生产方案、试生产记录、运行评价、试生产总结等。2. 施工单位(1)工程档案管理列入工程计划，并落实工程档案工作领导责任制、纳入工程质量管理条例中。(2)各施工单位须有领导分管工程档案工作，并建立相应的管理机构，配备专（兼）职档案、资料管理人员，制定档案管理制度及相应的控制措施，统一管理好工程档案资料。(3)各参建单位进入工程现场后，应根据合同进度、工程建设进度编制本单位合同范围内的工程文件移交计划，并根据本办法规定，到工程档案管理部门备案。(4)负责收集、积累、整理工程施工过程中所形成的各种工程文件、资料。(5)负责提交施工、安装全部技术记录及相关的声像资料（含隐蔽7、工程及测量记录）。(6)负责提供分部试运行阶段的方案、措施和试运行记录及验收签证书。(7)负责提交从设备安装到移交试生产前所有设备的修复、更换记录、设备完好率的统计等。(8)对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上，经建设单位和监理单位审核同意后方可实施。(9)根据工程现场实际情况以及合同规定要求，对工程竣工图和竣工文件进行编制、整理，并检查其内容是否齐全、完整，是否符合工程档案管理相关规定。(10)应按要求如实向设计部门提供竣工图的各种参考依据。(11)在工程完工45天内（含归档文件审查、档案部门验收时间），向建设单位提交经整理好的竣工技术文件和8、其他有关的工程档案（含电子版）。(12)在合同工程完成后，应编制工程施工总结，不作为竣工文件，但属于必备材料之一，另行交付。其内容包括：工程概况；包括施工组织机构、主要设备及工程量、施工计划管理主要施工工期、进度节点、施工大事记、施工总平面及机械布置、主要吊装方案及交叉作业、重大交叉作业、力能供应、新工艺、新技术、新设备、新材料在内的施工管理文件；包括工程保证及环境保护体系、质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、培训管理等在内的工程管理文件；以劳动力管理为主要内容的经营管理文件；以及工程所有的验收项目总数、项目清单明细、优良率、合格率统计，混凝土强度汇总9、材料等。3. 设计单位(1)按照合同、协议规定，负责及时向建设单位提交系统设计、整理的各阶段的文件、图纸及设计文件总目录。(2)按照设计合同，负责按时编制设计范围内的竣工图（含电子版），并在整体工程完工后60天内（含归档文件审查、档案部门验收时间）向建设单位提交。(3)工程完工后必须提交一份完整的、按专业化分的设计变更通知单并附汇总表。（4）在合同工程完成后，负责编制工程设计总结。4. 监理单位（1）必须按照工程建设监理规定第十四条“工程建设监理程序”规定，参加工程竣工验收，签署竣工文件监理意见。（2）负责工程常用的表式及工程项目文件（设计变更通知单、工程联系单、会议纪要）的编码管理。（3）对10、施工工程中产生的竣工文件、竣工图进行监理和审查（从技术角度和档案管理角度）并书写整改意见，确保其完整准确。（4）在建设监理任务完成后，按合同与本规定要求，负责对监理过程中形成的所有工程监理文件材料进行整理，并检查其内容是否齐全、完整，是否符合档案规定要求。（5）在整体工程完工后45天内（含归档文件审查、档案部门验收时间）向建设单位提交工程监理竣工文件。（6）在合同工程完成后负责编制工程监理总结。（二）工程档案编写内容 工程档案原则上以单位工程为编制单位。必须保证其真实、系统、完整、规范。一煤矿井巷单位工程档案编写内容执行煤炭工业建设工程质量技术资料管理规定与评级办法中的有关煤矿井巷单位工程施工11、技术资料组卷目录归纳的内容（略）。二建筑安装单位工程档案编写内容1、共同部分（1）开竣工报告及附件。A.开工报告及附件、停工复工报告及附件、分部分项工程开工报审表等。B.竣工报告及附件（含单位工程竣工交接签证等）。（2）图纸会审（主要指四级会审，签字页要与正文在同一页，必须亲笔签名。重要附件每一页需与会各方代表小签）、技术要求、技术交底及其会议纪要。（3）专业施工组织设计、施工技术措施、作业指导书（含重要项目施工安全技术措施合组织措施）。（4）建筑安装工程质量检查记录和中间验收交接签证、质量评定及验收记录。质量验收资料排序：四级验评划分表、单位工程质量验评、分部工程质量验评、分项工程质量验评、12、检验批工程质量验评、中间交接签证。（5）隐蔽工程验收记录及签证。（6）不合格项目及质量问题处理及缺陷处理报告（其中包括施工质量事故、设备缺陷处理和修补程序的会议纪要、修补记录及工程重大问题技术资料及处理文件，包括工程遗留问题）。（7）单位工程原材料证书和实验报告（可以单独组卷作为几个单位工程的共用部分，注明所共用的单位工程编号，但单位工程案卷中需放目录索引）。原材料证书、实验报告（含特种材料）按品种如钢材、水泥、砂石、砌块砼、钢筋接头、埋件使用等顺序按日期排列。（8）设计变更单（包括变更设计）、设计变更反馈验收单、材料代用单、工程联系单（单独组卷），单位工程案卷中只放本单位工程所涉及的设计变更13、清单，工程联系单清单。本工程所有设计变更单（变更设计）、设计变更反馈验收单等，按照专业、流水号单独整理组卷，变更单在前，反馈单在后，一一对应。（9）施工测量记录。（10）根据施工实况形成竣工图或竣工草图。2、土建、水暖工程（1） 工程质量验评记录A.单位（子单位）工程观感质量检查记录B.单位（子单位）工程安全及功能检验资料核查及主要功能抽查记录C.单位（子单位）工程质量控制资料核查记录D.单位（子单位）工程质量验收记录E.分部（子分部）工程质量验收记录F.分项工程质量验收记录G.检验批质量验收记录H.土建移交安装中间验收交接签证(2)隐蔽工程验收记录（包括地基验槽、砼中钢筋工程、地下砼结构工程14、地下防水、防腐工程及其他安装工程验收记录等）。(3)施工技术记录A.混凝土施工记录（含混凝土浇灌通知单、混凝土搅拌、浇灌及养护记录或混凝土施工日记、混凝土工程冬期施工热工计算及施工记录、大体积混凝土温控计算及施工记录）。B.高强度螺栓施工记录。C.构件和设备消缺处理记录。D.结构吊装记录。E.管道、阀门等设备、严密性试验记录。F.排水系统灌水、通水试验记录G.给水、采暖及生活热水系统通水冲水及水压试验记录H.电气绝缘测试、接地电阻测试记录I.蓄水构筑物满水记录J.通风、空调调试记录及制冷系统试验记录K.抗渗实验报告L.电梯负荷试验、安全装置检查记录(4)施工试验记录A.钢筋材质及焊接接头实验15、报告B.混凝土试件实验报告C.钢结构摩擦面抗滑移系数及高强度螺栓连接实验报告D.砌筑砂浆试件实验报告E.土石方回填实验报告F.焊条、焊剂焊前实验报告、实物抽样实验报告(5)原材料证书及试验报告A.钢材出厂合格证及试验报告B.焊条、焊剂出厂合格证C.砖、砌块出厂合格证及试验报告D.水泥出厂合格证及试验报告、混凝土试件试验报告E.特种材料出厂合格证F.砂石试验报告G.构件、配件出厂合格证及试验报告H.钢筋跟踪管理台帐（包括品名、规格型号、厂家名称、到货日期、数量、出厂证件编号、复试报告编号、宏观质量描述、领用单位、领用数量、加工和焊接情况、使用部位及数量、存在问题及处理情况等）I.水泥、砼跟踪管理16、记录（包括水泥厂家名称、品种规格、数量、到货日期、出厂证件编号、现场试验单编号、浇灌部委、砼试块试验报告编号以及砼安质评定记录、每批砼配合比量及浇灌砼数量）(6)测量放线记录及沉降观测记录（按单位工程、文件日期排列，单独组卷）A.厂区、建（构）物施工测量、大型设备轴线定位放线测量记录等B.沉降观测记录，变形、高程控制记录及水准点一览表(7)其他文件3、安装工程（参考）（1）工程质量验评记录（2）施工技术记录（3）实验报告（4）不合格项及质量问题处理报告（5）原材料、半成品、设备出厂合格证和试验报告以及材料跟踪记录（6）其他文件（三）工程档案组卷原则：1、在认真贯彻执行国家和行业有关标准和规定前17、提下，执行本规定。2、总体要求：完整、系统、准确、清晰。3、分类科学，组卷合理，案卷内项目文件必须相呼应。4、施工单位移交竣工文件时，原则上应该分专业按单位工程划分进行组卷。5、每一案卷不同内容之间用彩色隔页纸隔开，并标注相应内容标题。案卷及卷内文件不重份，同一案卷不同保管期限的文件，该卷的保管期限从长。6、每一案卷的内容大体分为以下几部分：A.开竣工报告、图纸会审、技术要求、技术交底；B.施工组织设计及作业指导书；C.施工技术纪录；D.隐蔽工程验收记录；E.质量验评资料；F.不合格项或质量事故报告；G.设计变更单、材料代用单、工程联系单；H.原材料合格证、复试报告（包括土岩实验报告、混凝土实18、验报告）；I.观测记录。7、档案案卷每册单独编写页号，整卷不必连续编号。自行成册的不另行编码，不另行书写目录。页码编写：整理阶段铅笔书写，审定合格后用打码机打号。封面、签证书、卷内目录、彩色隔页纸、备考表不编入页数内。单页页码写在右下角，双面正面写在右下角，背面写在左下角。图样的页码写在图标的右下方。8、案卷的封面填写、目录编写、签证书的编写、备考表的编写要符合有关规定。封面编写要包含案卷题名、立卷单位、起止时间等（参见附件案卷封面样本）。总登记号、保管期限由档案室统一填写。工程签证书的编制人（技术员）、审核（专业专工）、审定（专业负责人）、批准（负责人）应均由本人签字。填全编制日期。卷内目录19、必须使用统一的卷内目录表样（见附件样本）。序号用数字填，文件编号填文件号或图纸号，责任者填写技术文件直接编制单位（名称可缩写），文件题名写全称，日期填文件形成时间，页次填写每份技术文件起止页号。备考表要注明档案资料互见号，标明卷内文件件数、页数、不同载体形式文件的数量、说明组卷及使用情况。9、工程档案卷内文件的排列要与案卷目录顺序一一对应，排列有序。去除所有金属金属装订物。文字材料、图纸不必装订，由档案室统一安排装订。但图纸必须按照技术用图复制图的折叠方法进行规范折叠。档案资料组卷每册厚度不得超过4cm，不得低于2cm。10、工程档案组卷顺序按照外封面、内封面、签名页（竣工技术文件审核签证书）20、卷内目录、编制说明、单位工程概况（每个单位工程第1册）、工程档案正文、备考表、外封面顺序组卷。（四）工程档案案卷档号编制：工程档案案卷编制依据通大公司档案分类细则执行，由公司档案室统一编写案卷目录代号、分类号、案卷号等。（五）工程档案资料移交程序及要求1、工程档案资料必须经系统整理及审核无误后，方可向建设单位及监理单位移交。移交时，必须有工程安全部、监理公司、调试接收单位等对竣工资料的审核整改意见。2、工程档案移交的必须附有内容一致的电子版，电子文件载体为不可擦写光盘，文件采用PDF格式3、工程档案移交数量为：纸质文件与电子版个三套（建设单位两套正副本、监理公司一套）。竣工图2套。由设计院编21、制的竣工图按照规定份数移交，并同时归档电子版文件2套。4、施工单位工程档案移交要在单位工程完工后的45天内（含档案文件审查、档案室验收时间）移交完毕。设计单位要在整体工程完工60天内完成档案资料移交。监理单位要在工程完工后45天内完成档案资料的移交。5、工程档案资料的移交要履行下列审核程序，并填写工程档案移交审核会签单及工程档案资料移交清单：A.施工单位自检；B.监理单位与业主审核并提出整改意见；C.监理单位审核；D.建设单位（工程安全部、档案室）审核验收。三、编写规范（一）工程档案资料书写标准及要求：1、内容齐全，排列有序，数据准确，图文清晰，规格统一，签字工整，日期完整，签字盖章手续完备，22、无残缺及内容模糊现象。2、竣工文件用纸统一为标准A4（210mm297mm）幅面复印纸，图幅大于A4的图表或图纸，应折叠成A4幅面，小于A4幅面的要粘贴在A4复印纸上，粘贴时采用防虫性的不干胶。3、页边距同一尺寸为：左25mm，右15mm，上25mm，下15mm。4、文字规格：标题宋体三加粗，正文宋体小四，表格内特殊情况可视情节定。行间距24磅，首行缩进2字符。英文、数字采用Times New Roman。5、施工技术记录表、各类报审表、监理用表、工程签证单、设计变更通知单、工程联系单、案卷封面、隔页纸等均使用档案管理部门提供的统一表式、样本。填写内容规范，编号一致。表中空白处有未填满或大面积23、空白时，加盖红色条形“空白”、“以下空白”印章，加以注明。印章标准为：以下空白：15*4.9mm；空白： 9*4.5mm；字体为宋体。6、质量验评记录表不能用符号代替评定结果，该填数字的，不能用符合*标准等字样代替。7、文件或表格内容中需要手工填写的部分或签名必须统一使用黑色碳素墨水或黑色签字笔书写，不得使用园珠笔、蓝黑墨水、纯蓝墨水书写，也不能用复写纸复写，所有文件、表格必须采用激光打印机打印，不得使用喷墨或针式打印机，不得使用压感纸热敏传真纸。字迹必须清晰可辩。8、资料和表格中涉及到单位名称时必须书写单位全称，不得省略或填写别称。9、归档文件正本必须为原件，施工过程中形成的表格、记录等必须24、逐份签证、签名、加盖印章，不得采取复印形式。无原件的材质证明类要求复印件必须清楚，并加盖供货单位或使用单位印章。对于多个单位工程共用的原材料合格证等文件，无法使用原件归档的，应在案卷备考表中标明原件所在的案卷。材质证明属于感应件，应将复印件附后，不需增加页号。（二）竣工图编制规范1、竣工图的编制工作，可以是以施工图为基础，以各种设计变更文件、施工技术文件为补充修改依据编制。2、凡在施工中，完全按原设计施工，无任何变动的，则由施工单位在原设计图上加盖“竣工图”标志章作为竣工图；虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新图）上采取标25、记修改法、杠改法、刮改法、贴图更改法等注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，然后加盖“竣工图”标志章作为竣工图；结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，或者图面变更面积超过35%的，不宜再在原施工图上修改、补充，应重新绘制改变后的竣工图。特别是基础、结构、管线等隐蔽工程部位的变更应重新绘制竣工图。（设计原因设计单位负责重绘；施工原因施工单位负责重绘；其他原因建设单位负责或委托。）；施工图被取消，包括设计变更取消或现场未施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录中注明“取消”，并将原图作废；由于特殊原因，新的施工内容在没有正式施工图的情况下进行施工的（这种情况26、一般是不允许的），应按实际施工最终状况，由施工单位绘制竣工图，经设计单位签署意见并补充修改依据后方可作为竣工图。3、作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸。蓝图的更改可根据变更的具体情况选用“注改”和“杠改”(划改)，不能刮改，以保持图面整洁。竣工图的图形和有关文字说明必须清楚准确、反映现场变更实际。做到图、物、文字一致，没有错误，遗漏和含糊不清的地方。所有设计变更文件中的变更内容，必须不遗漏地在施工图中全面反映，即每项变更内容，不但要在文件所指的竣工图上反映，而且要在所有涉及到的每张竣工图上反映。修改处都要标注修改依据。一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册27、中，或在备考表中说明。4、所有竣工图均须由编制单位逐张加盖、签署“竣工图”章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在图纸标题栏附近空白处。重新绘制的“竣工图”按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标的“图名栏”内注明“竣工阶段”字样。编制“竣工图”必须用碳素墨水书写和绘制，不得用其它墨水和颜色的笔绘制，以便长期保存。描绘用纸必须是质地优良，透明度好的硫酸或薄尼龙纸，描绘线条要实在，墨色要均匀，以符合复晒的要求。竣工图章应使用不褪色红印泥。5、竣工图要具备完善的图样目录或文件目录。竣工图样上各专业名词、术语、代号、图形文字、符号和选用的结构要素，以及填写的计量单位，均应符合有关28、标准和规定。（三）监理文件编制规范1、监理竣工文件原则上以监理工程为编制单位，必须及时整理、真实完整、分类有序。2、监理竣工档案的内容分为以下7类进行组卷。即：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录类、验收总结类。3、监理竣工文件整理目录见附表。4、监理竣工文件需移交建设单位2套，并附电子版。（四）声像资料编制规范1、收集范围：建设单位负责收集：规划设计平、立、剖面图及模型；建设地点原始地形地貌、拆迁平整过程；开工、奠基过程；工程进度目标照片；重要领导人或知名人士视察、剪彩、题词；重要会议照片、录像、录音；涉及工程的照片、图片；建设后的内外全貌；等等。施工、监理单29、位负责收集：主要施工过程及与工程相关的重大活动、重大事件、重大事故照片、录像、录音；记录设备开箱、原材料验收等外观性状的声像资料；记录施工现场质量、文明施工情况的声像资料；主要机电设备安装就位等重要过程的声像资料；记录隐蔽工程隐蔽前后实况的声像资料；记录各单位工程开工前原址原貌和竣工后的概貌的声像资料；其他有保存价值的声像资料。2、收集要求：按要求收集归档，并确保其真实性；主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等；底片（数码摄影光碟）、照片、说明齐全、对应；说明要描述清楚事由、时间、地点、人物或设备、背景、摄影者等；无底片的照片应制作翻版底片。3、收集数量：照片以单位工程收集与组合。零星工30、程6-8张；主体建筑、安装工程20-25张。录像以标为单位收集，一般不少于25分钟。4、编制要求：编号清楚，说明详实，使用规范相册。（五）表格使用规范工程档案专用表格大体分为管理表格与专业表格两大类。管理表格又分为施工单位申报、监理用表、通用表格、档案管理、质量监督检查用表五类；专业用表按照工程性质分为矿建、土建、安装三类，包含自制工作记录用表、国家专业推荐用表等。矿建用表按照煤炭家建设工程质量技术资料管理规定与评级办法执行，建筑、安装专业用表按照建筑工程施工质量验收统一标准推荐的表格执行。各种表格式样见附件。附件1：工程档案管理网络图附件2：表格、封面样式（1） 施工单位申报的管理表格（2） 监理单位使用的管理表格（3） 通用的管理表格（4） 归档用管理表格 附件3：工程档案归档目录