1、费 用 管 理 制 度第一章 基本原则第一条 为明确公司的日常费用开支标准、借款和费用报账的审批管理程序，制定本制度。第二条 公司办公用品、耗材、固定资产等物资采购由行政人事部统一确定供应商和采购价格，报相关审批部门审批备案后集中采购。 第三条 费用实行预算管理，严格控制预算外、申请额度外和超标准的费用开支。第二章 费用开支标准第一节 业务应酬第四条 业务应酬费标准（参见附件一）。第五条 报销业务应酬费超过标准的，必须经有权批准的主管审核批准后才能办理报账手续。第六条 除公司统一组织活动外，禁止内部互相请客、送礼。第七条 中午外单位来客由公司领导安排就餐。第八条 各部门业务应酬费按核定的预算指2、标，按时间进度进行控制，超预算不予以报销。第九条 预算外业务应酬费标准应事先由经办者申请，经审批后实施。第二节 办公第十条 办公费包括各部门日常所必需的办公文具、用品、易耗材料（如纸张、碳粉、墨盒等）的费用等。办公费用标准为每人30元/月，部门公用80元/月，在此总额范围内申报、领用。第十一条 各部门应指定专人负责办公用品的领用和发放，并定期提交需求计划由行政人事部统一组织采购。行政人事部集中在财务部报账。第三节 通讯费第十二条 通讯费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费，包括互联网费、服务器维护费和数据线路租金。第十三条 各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传3、真机的安装统一报行政人事部办理和备案，直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。第十四条 电话费统一由行政人事部集中在财务部报账，各部门根据实际发生情况承担相应费用。第十五条 岗位电话费补贴方案按员工福利管理条例执行。第四节 差旅第十六条 符合开支标准的长途交通费用实报实销，经理级（不含）以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经董事长事先书面批准，否则按乘机费用总额的60报销；经理级（含）以上人员在符合附件二所列条件的情况下可乘坐飞机。第十七条 出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，经理级（含）以下人员国内出差审批人为部门负责人，部门负责人（含）以上人员出差审批人为总经理或董事长。第十八条 出4、差人因特殊原因未能事前书面申请的，应通过电话邮件等其他方式向部门负责人和公司财务负责人申请，并于回公司后3天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四，国内差旅费标准见附件二。第十九条 经理级（不含）以下员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿。第二十条 公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据报销有关差旅费用。由会议或培训方统一安排餐饮或住宿的，公司不再另外报销膳杂费和住宿费。第三章 程序第一节 出差借款程序第二十一条 出差借款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差审批表”，按程序办理借款：出差5、借款审批程序：借款人申请部门经理审批财务经理审核主管副总复核董事长审批借款。第二十二条 还款时间要求：出差人必须于出差回来后7个工作日内填单报销冲账，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。由于情况变化，业务被取消，所借款项必须立即归还。第二十三条 借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起财务部门应书面通知行政人事部从当事人工资中扣回，并按欠款余额从借款日开始按银行同期贷款罚息率计收利息；第二十四条 专项费用借款应提供经批准的书面申请及费用明细预算，费用预算要求清楚、合理。第二十五条 出国人员借款需附申请报告，报总经理批准同意后办理借款手续；若为外币借款，应将经审批的申请报告报财务6、部，按其指引办理借款或自购零星外币。第二十六条 其他类型借款，参照上述程序审批。第二十七条 直接支付给外单位的劳务费、咨询费、广告费、材料费等且一次性付款金额在20000元（含）以上的一律不得以个人借款的形式支付，须由财务部门统一对外转账付款。第二节 报销程序第二十八条 预算、标准内费用审批、报销流程：报销人部门负责人或分管领导审核财务经理审核执行董事复核董事长审批报销第二十九条 超预算开支、专项费用必须先经申请预算，批准后才能报销：报销人部门负责人或分管领导审核财务经理审核执行董事复核总董事长审批报销第三十条 所有费用应于发生之日起七日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），每迟报一天按报销7、金额的1%扣罚。第三十一条 报销差旅费时应附经审批的“出差审批表”，并填制“差旅费报销单”。第三十二条 出差过程中发生的电话费、传真费、保险费等杂费以及长途交通费、住宿费单据粘贴在“粘贴单”上，按照上述项目明细分别填报汇总。第三十三条 本市内出租车票原则上不予报销，特殊情况须主管单位负责人审批。第三十四条 出差地点市内交通费在规定限额内据实报销。若有公车出差，住宿费、膳杂费直接按标准补贴。第三十五条 出差过程中，如发生业务应酬费的，应附上经审批的“业务应酬费申请表”。第三十六条 业务应酬费报销：超过预算和标准而发生的业务应酬费事先应请示有权主管审批，办理“业务应酬费申请业务表”。第三十七条 礼8、品、礼金报销时要求有两人或两人以上同时经办证明。第三十八条 电话费、邮费报销：必须以电信、联通、邮电等部门开具的有效发票为报销凭证。第三十九条 年检、换证费报销：应附上经批准的对方单位收款通知或发票。第四十条 会务费报销：附会议邀请函副本（外地会议的还应有出差申请表）、会务费发票、收据等。第四十一条 律师代理费报销：原则上不准报销律师代理等律师费用。特殊情况，须单独审批。第四十二条 招聘费用报销：附用人单位确认的招聘计划，以及每次招聘效果专题汇报（含招聘的组织、效果、费用构成），填制“付款申请单”按规定的程序审批。第四十三条 培训费：外聘专家费用需附聘请报告及费用预算，外聘专家费用支出应由对方9、签收；内部专家费用按行政人事部相关培训文件规定执行，并报行政人事部、财务部确认。第四十四条 广告宣传费：附详细的广告宣传实施报告和费用预算，有劳务费支出的需提供有效的支付凭证。第四章 发票/单据的审核第四十五条 所有发票应当清晰载明单位名称、金额、开票日期，发票要素填制规范、齐全，发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章。如果是收据的，必须是行政事业性收费专用及其他行业专用的、税务部门认可的收据。第四十六条 购货发票必须清晰载明所购买货物的名称、型号规格、单价、大小写合计金额、开票人签名，增值税发票要保持票面清洁，要素填制规范齐全。第四十七条 餐费发票正面必须有消费日期、单位名称和金额10、。发票上的时间与地点应与“业务应酬费申请业务表”的时间、地点吻合。第四十八条 对于定额的餐饮业发票，按规定的标准核实报销。第四十九条 除以转账形式支付礼金之外，其他礼品发票正面必须载明礼品名称、单价、总金额、采购地点，背面必须有两个以上经办人签名，并附有采购之前已审批的申请表。第五十条 飞机、车船票：票面必须载明日期、终始地点、票面金额。第五十一条 住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额等。第五十二条 一次出差到多个目的地的，在“差旅费报销单”上要列示每个行程的明细路线（日期、起止地点、费用项目、合计金额等）。第五十三条 手工电话费单据需有电信、邮局或住宿旅馆11、等加盖的印章，日期、金额清楚；电脑发票上标明的日期、金额清楚。第五十四条 当次用车费用单据应单独整理，不按规定整理的单据视同非法单据拒绝受理。第五章 费用报销责任界定第五十五条 报销人的责任A、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。B、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。第五十六条 直接领导的责任A、负责审查费用申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。B、对所报销项目的真实性、合理性负责。第五十七条 财务审核人员的责任A、负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。B、12、审查报销项目审批手续的完整性。第五十八条 审批者的责任：审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。第六章 处罚办法第五十九条 报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额50-100%但不低于100元的罚款。第六十条 直接领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%-50%但不低于50元的罚款。第六十一条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员处以违规报销金额5%-15%的罚款。第六十二条 审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。第13、七章 附则第六十三条 报销费用时涉及外币的，以外币借款时的汇率换算成本位币付款。第六十四条 公司内任何部门均对本制度的修改和完善有建议权。第六十五条 本制度的解释权在财务部，修改内容由财务部上报公司董事长办公会决定。第六十六条 本制度自颁布之日起施行。第六十七条 本制度不具有溯及力。附件一：业务应酬费标准附件二：国内差旅费标准附件三：业务应酬费申请表附件四：出差审批表附件五：专项费用开支预算申报（请）表附件六：报销单据规范指引附件七：借款/付款凭证流程图附件八：费用支出凭证报账流程图附件一业务应酬费开支标准一览表单位：元/次陪同人员类别业务应酬标准备 注经理500控制陪餐人数，最多不超过6人。14、经理以上实报实销附件二国内差旅费标准一览表一、 乘坐交通工具标准职级飞机火车轮船总经理级以上头等仓软卧头等仓经理级距离大于1000公里或乘坐火车超过8小时；其他情况下事先报总经理批准。硬卧二等仓其他员工当天晚上八点以后至次日早晨六点，连续乘车超过10小时者，可以乘坐硬卧。三等仓及以下说 明：1、员工乘火车在可购买卧铺票的情况下而购买硬座票或无座票的，可按硬座票价的60%，无座按硬座票价的100%给予补贴；2、原则上不予报销车船、飞机票的订票费用。如遇特殊情况确实需要发生的订票费用，须提供所属单位负责人签名确认的书面说明方可报销；3、凡公司派公务车出差的员工，原则不予报销交通费。二、 住宿费、伙15、食费及市内交通费，在相应限额内据实报销单位：元/天 职 级地 区副总经理以上经理级其他员工特 区按发生实际报账600400直辖市、省会、沿海开放城市400250其他地区280200补贴标准300180100说 明：1、特区指：香港、澳门、深圳、珠海、厦门、汕头、海南、上海等城市；2、沿海开放城市指：大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、宁波、南通、温州、湛江等城市；3、地区等级的计算，是以住宿发票开具的地点作为报销等级，报账时须提供实际出差天数及其当地住宿发票，住宿发票须注明人数、天数、单价等；4、出差回程日差旅费计算：返回车船票、机票所注时间或随公务车出差返回时间在18：00以前，按对应地区半天16、计算；18：00以后，差旅费按对应地区全日计算。出差当日返回者，亦比照办理。5、随主管单位负责人等高层人员出差的一般员工，其出差费用可按经理级标准报销，但须经直属领导签字批准；6、出差人员出差期间，除有关联系业务的邮费、电话费、复印费等正常小额可以报销外，其他开支的一切费用均个人自理，不予报销；7、以上标准不适用于长期驻外人员，长期驻外人员津贴另行制定；8、风险控制部如需要外聘律师、法院人员配合一同出差的须另行申请；9、以上所有员工差旅费报销时填制的“差旅费报销单”后应附有足够的、真实有效的发票。10、“补贴标准”项只适合武汉市以外的地区。附件三：公关费申请表申请时间： 年 月 日申请部门经办17、人申请原因被接待主宾及宾客人数陪同人员就餐地点费用预算餐费早餐中餐晚餐合计招待费用住宿费礼品费其他合计部门经理： 财务审核： 执行董事： 董事长：填表说明：1、申请人员必须详细填写此表，填写项目不全，或预算金额明显不合理的，财务部门有权拒绝报销。2、报销金额在审批限额以内的，财务审核后可直接报销；超过限额的，必须经总经理审批后方可报销。附件四出差审批表部门： 申请日期： 年 月 日出差人姓名出差时间出差路线费用预算实际发生金额地点天数项目申报金额审核金额月 日至月 日长途交通飞机火车汽车轮船出差事由住宿费应酬费膳杂费其 他合 计所在部门意见签名：财务部门意见签名：负责人意见签名：说明：1、本审18、批表是经理级（含）以下人员出差前必须填写的表格，用作出差审批、出差借款的依据。出差人应按照差旅费报销标准认真填写，且金额不得涂改。2、本表经批准后，已审批的金额视作限额。出差结束后，出差人凭本表办理费用报销手续。附件五：专项费用开支预算申报（请）表申请部门： 专项名称开支属性预算内超预算预算外预算金额开支事由和预算明细财务意见执行董事意见董事长意见附件六： 报销单据规范指引一、各种单据的使用 差旅费报销单：主要用于出差发生费用的报销； 借款申请单：主要用于临时性并且金额比较小的借款； 申请付款单：购买办公用品或其他接受劳务的应付未付款，或其他根据协议需预付各款项的付款。 支出申报单：主要用于挂账、冲账等不需支付款项的费用报销。 粘贴单：主要用于经办人粘贴各项费用的单据，以便审核和装订。 业务应酬费申请表：主要用于承担难度较大的业务和重要接待活动中支付餐费、礼品费、礼金等。 出差申请表：办公机构所在地以外的出差均需填制该申请表。二、报销单据的粘贴要求所有发票必须用胶水粘贴，不得用订书订或别针。各种单据粘贴应当平整、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。对于不符上述要求的报销凭证，财务人员有权拒绝办理。附件七：借款/付款凭证流程图附件八：费用支出凭证报账流程图