1、学习改变人生做成功物业管理人！北京金福地物业财务部工作手册二零零八年八月第52页，共52页中国物业服务教育网质量体系文件目录序号文件编号文 件 名 称文件性质01FD-CW-001备用金管理制度02FD-CW-002代收备用金管理制度03FD-CW-003财务报表作业04FD-CW-004催缴作业05FD-CW-005发票收据管理制度06FD-CW-006资产管理制度07FD-CW-007收款作业流程08FD-CW-008请款及付款管理制度09FD-CW-009工程物品采购制度10FD-CW-010押金申请申退作业流程11FD-CW-011预算作业12FD-CW-012紧急采购作业13FD-C2、W-013交通费使用标准14FD-CW-014招待费使用标准15FD-CW-015职务代理人作业16FD-CW-016工程物品采购流程17FD-CW-017工程物品验收制度18FD-CW-018请采购流程质量记录表格目录序号表格编号名 称备 注1FD-H-001备用金申请表2FD-H-002备用金保管收据3FD-H-003备用金报销单4FD-H-004个人备用金报销明细表5FD-H-005备用金报销明细表6FD-H-006代收备用金申请单7FD-H-007代收备用金报销明细表8FD-H-008代收备用金保管收据9FD-H-009资产负债表10FD-H-010损益表11FD-H-011预算对比表3、12FD-H-012收支表13FD-H-013固定资产明细表14FD-H-014应收账款明细表15FD-H-015应付账款明细表16FD-H-016预收账款明细表17FD-H-017其他应收款明细表18FD-H-018其他应付款明细表19FD-H-019预提费用明细表20FD-H-020待摊费用明细表21FD-H-021低值易耗品明细表22FD-H-022管理费收款明细表23FD-H-023应交税金明细表24FD-H-024管理费催缴明细表25FD-H-025催缴通知单26FD-H-026寄发律师函明细表27FD-H-027提请诉讼申请表28FD-H-028发票、收据申请单29FD-H-0294、发票记录本FD-H-030资产登记卡FD-H-031资产转移申请单FD-H-032资产遗失申报单FD-H-033资产报废申报单FD-H-034资产清册FD-H-035资产盘点清册FD-H-036付款通知单FD-H-037收款日报表FD-H-038车位管理费等收款清单FD-H-039物业管理费收款清单FD-H-040其他收入收款清单FD-H-041代收项目收款清单（一）FD-H-042代收项目收款清单（二）FD-H-043押金收款清单FD-H-044费用申请单FD-H-045物料请购单FD-H-046物料采购单FD-H-047物料验收单FD-H-048付款明细表FD-H-049支票付款记录FD-5、H-050付款日报表FD-H-051工程物品请购单FD-H-052工程物品采购单FD-H-053工程物品验收单FD-H-054厨房用品请购单FD-H-055押金收取申退收据FD-H-056押金收据遗失证明FD-H-057押金退款签收单FD-H-058启动预算表FD-H-059年度预算表FD-H-060紧急采购报告单（一）FD-H-061紧急采购报告单（二）FD-H-062市内交通费报销单FD-H-063招待费预先申请单FD-H-064招待费报销单FD-H-065月度报销单程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一 备用金6、额度依据每个项目规格经公司物业部与财务部审核后根据标准存放一定金额的备用金。二 备用金保管人 各项目出纳三 备用金使用范围1、 使用上限以10000元为限。2、 使用项目为邮资、日常用品、员工车费（仅限于各项目一般员工）及一般小额杂项。3、 零用金每月补发一次，物业总经理必须于额度内加强控管使用。四 备用金使用程序负责执行人员使用表单说 明时 点备用金设置物业总经理备用金申请表依各驻点现场情况提报总部。驻点成立或设置必要时备用金发放驻点出纳备用金保管收据1). 由出纳人员保管并签署备用金保管收据。2). 保管人员应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。备用金投入时使用申请使用人 备用金报销7、单 个人备用金报销明细表备用金申请人填写备用金报销单及“个人备用金报销明细表”，并附发票。每周一程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制 主管签核物业总经理1). 物业总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。每周一支付备用金项目出纳1). 出纳人员核对凭证及签署权限。2). 支付备用金并要求领款签章。每周一备用金拨补手续项目出纳备用金报销明细表1). 出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。2). 由物业总经理依据请款程序申请补发，并由总部物业经理、财务部审核。备用金不足时备用金拨补入帐8、公司出纳/项目出纳1). 由总部出纳拨发备用金。程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一、 前言为配合项目现场申退各项押金及代付款项而设置一定金额的“代收备用金“二、 代收备用金额度设置依据项目实际状况，由物业总经理申报，并财务部主管核准确认后，存放一定金额与现场。 三、 代收备用金保管人项目出纳保管备用金，但物业总经理需承担监督保管责任。 四、 代收备用金使用范围申退各项押金1. 出入证押金2. 车位证押金3. 装修押金4. 其他押金五、 相关规定1、 代付项目如可评估或明确应付项目金额，应采用月结方式申请，以支9、票或现金支付。2、 代收备用金每月补发一次，物业总经理应于额度内控管使用。程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制六、 代收备用金管理程序负责执行人员使用表单说明时点申请物业总经理 财务部主管代收备用金申请单1). 由物业总经理依据现场实际状况提出申请。2). 经总公司总经理及财务部主管审核。设置发放出纳，物业总经理*代收备用金保管收据1).由出纳人员及物业经理签 署代收备用金收据。设置备用金时代收备用金使用出纳*收据*押金收据遗失证明单1).依据“押金收取/申退作业“执行退款。申退当日代收备用金补发手续出纳*代收备10、用金报销明细表1).出纳人员根据当月所有申 退及付款编制“代收备用 金报销明细表“。2).应依据报销程序申请补 发，并由物业部主管，财 务部主管签核。备用金不足时代收备用金补登入帐公司出纳1).由公司补发出纳补发代收 备用金。程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一、项目1. 月财务报表制作提报每月各项财务分析表至主管及业主委员会/发展商2. 年度财务报表制作提报年度各项财务分析表至会计事务所 二、制作程序负责执行人员使用表单说明报表编制项目会计月报表1.资产负债表2.损益表3.预算对比表4.收支表5.固定资产明细表6.11、应收物业管理费明细表7.应付账款明细表8.预收账款明细表9.其他应收款明细表10.其他应付款明细表11. 预提费用明细表12.待摊费用明细表13.低值易耗品明细表14.管理费收款明细表15.应交税金明细表月报表：1） 收入项目结至30日/31日2） 支出项目结至30日/31日3） 会计人员依当月收入支出情形，编制报表程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制年度报表：1.资产负债表2.损益表3.现金流量表年度报表：1)所有账目结至12月31日每年1月31日 财报复核公司财务经理同上以备提报会计事项查账月报表1)将各项财报送交12、公司财务经理复核。2)送公司物业部主管签核。年度财报1)将年度财报送公司财务经理复核2)送公司物业部主管签核。每月6日每月8日每年2月1日业主委员会/发展商审核物业总经理/项目会计同上月报表1)业主要求情形，应将财报提报业主委员会/发展商参阅。年度财报1)原则上须呈报业主委员会/发展商 每月10日公告及存档物业总经理/项目会计1） 物业管理处收支费用表2） 物业管理处管理费收缴情况1) 视业主委员会要求可将财报公布于该管理中心2) 审核之财务报表正本应存公司财务部，副本应存管理中心以便查阅。每月15日程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0签发人：第1页 共213、页签发日期编制为维护项目正常运作, 对逾期未缴物业管理费之用户需按下列流程于不同阶段实施不同催缴作业，唯电话及口头催缴在任何阶段都应持续进行。负责执行人员使用表单说明时点亲自拜访电话催款物业总经理/客服人员1). 物业总经理及客户服务人员应主动以电话或登门拜访方式提醒业主催缴物业管理费。逾缴费通知单上之缴费期限制作催缴单物业总经理/会计/客服人员1) 管理费催缴明细表2）催缴通知单1)依据未缴款资料等制作“催缴明细表”。2)依据“催缴明细表”依次制作催缴通知单第一次催缴通知单第二次催缴通知单第三次催缴通知单逾缴费通知单上之缴费期限（如管理有约定，则根据管理合约约定的日期催缴）年收第1月15日 14、第2月15日第3月15 日程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制催缴通知单之寄发客服人员催缴通知单记录表1)由物业总经理统筹寄发2)邮寄应以挂号方式寄出3)物业总经理将处理情形记录于住户催缴明细表，并附于财务报表上。4)（催缴通知单影本），邮寄挂号信证明单，连同本次催缴明细表应一并存档。寄发律师函物业部物业经理/物业总经理1) 寄发律师函明细表2)律师函3)邮寄记录表1)物业总经理应对多次催缴仍不缴纳者，申请寄发律师函2). 编制寄律师函明细表，经物业部物业经理签发。3). 并应提报业主委员会/发展商同意寄发4). 律师函内15、容由律师出具。5). 邮寄挂号信证明，寄发律师函明细表连同律师函影印本应一并存档。视管理合约之规定催缴期限提请法院诉讼物业部物业经理/物业总经理提请诉讼申请表诉讼函1)物业总经理应就恶意不缴纳者提报业主委员会经业主大会（业主代表大会，发展商）决议同意授权后执行。（首次决议）2)所有诉讼函资料应留底存档。3). 申请法院就债务人财产甲、 冻结财产乙、 拍卖财产，以便清算欠缴管理费满半年者依法院判决程序程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一、 发票1、 发票使用范围一般有以下各项收入时必须开具发票：物业管理费收入，车位16、管理费收入，清洁收入（有偿服务部份）及其他必须缴纳税收的各项收入。2、 发票领用1) 项目设置发票管理员，负责领用，保管，使用发票。2) 项目所开具的发票均需向总公司领用，并统一加盖公司发票章，不得私自购买发票使用。3) 如需向总部申请领用发票时，应提前二天以书面形式向总部申请。（见附表）3、 发票填写1） 物业管理处应在收讫业主缴纳的现金，支票或其他收款凭证后向业主开具发票。2） 发票填写时，应做到按号码顺序开具。3） 发票三联一次填写，内容需完全一致。必须填写的内容包括：业主名称及单元号，开具日期，收费项目，金额（大小写金额需保持一致），开票人。收取物业管理费时，开具的发票上应明确是收取物17、业管理费的日期。4） 发票不得随意涂改，如发现开错现象，应三联同时复写“作废”字样，重新开具正确发票。并在发票封面上填写作废张数。4、 开具红字发票1） 发票核销后，或隔月发现发票开具错误，需重新开具发票时，必须先收回原发票，开具红字发票以抵消开具错误的发票。红字发票的填写项目应与原开具发票所有项目一致。2） 各项目出纳在开具红字发票时必须向项目会计或总部会计申请备案，不得随意开具。程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制5、 发票的核销1） 项目应备有发票记录，核销本。（见附件）2） 发票记录本上应明确填写发票号，每18、张发票所开具的内容等项目，每本发票使用结束后应及时上缴公司总部以换取新发票，并请公司总部会计核销，签字确认。二、 收据1、 收据的使用范围税务局统一印制的收据一般使用于各代收代付项目，收取出入证押金外购收据一般用于维修费，复印费等小额收费。注：收据的使用，填写，红字收据的开具，收据的核销均与发票相同。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共3页签发日期编制一、 前言固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。二、 固定资产的定义固19、定资产于财务上与行政上有不同之定义：财务上：固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。行政上：1.上述帐上资产2.帐上已尽折旧之资产，但事实上仍继续使用之资产。3.金额未达一定标准 (2,000) ，但可供长期使用，虽然于帐务上未列作资产，仍应管理记录。4.业主移交或受赠而来，虽无成本记录，仍需使用保管者。三、 固定资产的分类1. 办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算器等。2. 办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。3. 电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影20、机等。4. 通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。5. 保安设备：电机棒、手电筒、巡逻钟等。6. 机电设备：仪器设备、机电工具等。7. 其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。四、 资产管理权责的划分财务部：负责资产成本的记录，折旧的摊提，依据税务规定编制资产清单。行政部：负责资产之购置、分类编号、登录造册、使用分配、变动登记、实地盘点、报废拍卖等。为资产之广泛管理者。使用部门：物业总经理应为业主委员会资产负最高的管理责任，须妥善保管使用。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共3页签发日期编制五、 固定资产购置程序作业流程负21、责执行人员使用报表说明提出需求需求单位请购单请依照“请购作业程序”执行清查资产可否移转使用Y 行政部门资产移转申请单N评估作业后依采购作业办理采购行政部门采购单1.请依照“采购作业程序”执行2.电脑设备应由公司IT人员协助购买验收使用单位或工程主管或采购人员验收单请依照“验收作业程序”登录“资产登记卡”行政部门资产登记卡资产清册提列折旧财务部固定资产清单记录成本、利息于帐上。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产管理制度版本：A修改状态：0签发人：第3页 共3页签发日期编制六、 资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交行政部门于资产登记卡上做更改记录、移22、转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。七、 资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交行政部门签核，并由行政部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报单位经部门核准后。由财务部报销资金，并送财务部依税法规定办理。八、 资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。九、 资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资产保23、管维护之责任。如有重大损坏，需回报行政部门，提出修缮申请。经行政部门主管同意后进行修缮。十、 资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。十一、 资产盘点行政部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因后会同财务部门依规定办理。程序文件文件名称编号：FD-CW-007财务部收款作业流程版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一. 收款项目1.物业管理费2.车位管理费3.各项24、租金收入4.各项维修收入5.有偿清洁费收入6.其他业务收入二. 收款流程负责执行人员使用表单说明时点编制付款通知单物业总经理，客户服务人员，出纳管理费分摊表车位维护分摊表其他相关资料付款通知单1）应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单的准确性。2）付款通知单应一式二联。3）各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。每上一收款期的25日以前发送付款通知单客户服务人员付款通知单1).应在付款通知单上加盖物业管理处印章。2).将正联邮寄或发送至住户 处。3).副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。每期25日程序文件文件名称编号：FD-CW-007财务部收款作业流程版本：A修改状态：25、0签发人：第2页 共2页签发日期编制收取款项并开出发票（收据）出纳发票，收据1).住户缴款方式： * 现金 * 电汇* 支票2).处各项管理费收入以外应包含现场提供的各项服务收入。3).经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。收款时填写收款清单出纳*物业管理费收 款清单*车位管理费收 款清单*其他收款清单*传真，复印服 务收费登记表1).应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。2).传真“现金解款单“至财务部。收款当日现金管控帐务冲销出纳会计公司会计主管收款日报表1).将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。2).填写收款日报表并传真至财务部以便于查核。3).公司会计应每日核查“现金26、解款单“之准确性。收款当日驻场会计公司会计应收账款明细表1).依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目.收款当日程序文件文件名称编号：FD-CW-008财务部请款及付款管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一 请款项目1. 各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）2. 根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）3. 公用事业费用：水费，电费，电话费，煤气费等。三 付款方式1. 合约及非合约厂商按下列程序请款，开立书明抬头，禁止转让，划线的支票支付。2. 公用事业费用以银行自动扣款缴纳。四 请款及付款程序付款申请负责执行人27、员使用表单说明时点费用申请人费用申请单请购申请单采购单物料验收单工程验收单1)附相关单据（发票，工程材料请购请附付款申请单，请购申请单，采购单，物料验收单，工程验收单）每日付款审核物业总经理1)物业总经理依据合约内容， 请采购流程及实施状况，核实付款内容。每日汇总当月费用项目出纳付款明细表1)项目出纳根据当月所有经物业总经理签核的申请单，编制“付款明细表。每月25日程序文件文件名称编号：FD-CW-008财务部请款及付款管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制总部审核物业经理/物业部主管/财务部付款明细表1)公司总部逐笔审阅费用申请单项目及金额，并签核。次月2日 开立支票28、总部会计/出纳1)总部出纳根据付款明细表开立支票。2)总部会计，财务经理审核盖章。次月5日领取支票项目出纳1)项目出纳人员至公司总部领取支票。次月6日供应商领款项目出纳支票付款记录 1)项目出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支票付款记录本“。程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共4页签发日期编制采购作业分为二类：1.物料采购2.工程施工采购（包括外判维护合同，购置设备，大型工具）一物料采购（2000）1.先由公司挑选供应商，并经过“供应商评估表”，经评为A级供应商，且同意配合公司付款办法，则签到合同，列入公司执行采购物料的配合供29、应商。2.每年度必需针对配合供应商重新执行“供应商评估表”以淘汰提供服务品质较差的供应商并加入新厂商。3.一般物料则由采购人员从公司指定“配合供应商”中执行采购作业。4.如采购物料项目特殊，无法由公司“配合供应商”购得，则需视同为“工程采购”，执行工程采购制度。二工程采购作业（2000） （包括各类外判合同，购置设备，大型工具）（一） 采购价格介于2001至5000者，按以下程序执行采购1.拟标：由采购人员及工程部主管拟定采购内容，包括工程方案，施工要求及维护保养，清洁等要求。2.报价采购人员应采用电话或书面形式邀请供应商或承包商报价。3.议价在采购部门收到至少3家（含）以上的供应商报价后，由30、采购人员进行议价，且将议价结论，填写“工程采购单”并附各项报价，送交主管进行权限签核并核定中标供应商。4.签订合同将“工程采购单”经权限主管签核及核定中标供应商。由采购人员及工程主管进行合约内容商定并进行合约签署程序。程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共4页签发日期编制签发日期编制（二）采购价格介于5001-10000者，按以下程序执行采购1.拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，改建或新建工程方案，施工范围，维护保养，技术资料，验收标准，免费保修及投标权限要求。2.招标由采购人员将标书向3家（31、含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场说明。3.投标所有标书应用A4信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门4.揭标及议价由采购人员会同采购部主管共同启封投标书，经议价后裁定中标供应商，并填写“工程采购单”进行签核。5.签订合约 由采购人员，工程主管及核定供应商或承包商商讨合约条款，并送至发展商（业主委员会）确定确认，将合同及相关采购证明文件送至公司进行合约签署程序。（三）采购价格高于10000元者，按以下程序执行采购1.拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，技术规格，改建或新建工程方案，施工范围，维修保养，技术资料，验收标准，免费保32、修，投标期限及培训要求，拟定后送公司审阅。2.招标由采购人员将标书向3家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场说明。3.投标所有标书应用A4信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门。4.议标由采购人员及采购主管共同启封标签，若需要可同工程主管召集投标供应商或承包商召开投标说明会，并裁定2家作为中标供应商。5.揭标由采购人员与中标供应商进行洽谈及标价，在裁定中标供应商后填写“工程采购单”进行签核。6.签订合同由采购人员，工程部主管与中标供应商商讨具体合约条款送发展商（业主委员会）代表确认，由采购人员附投标说明等相关文件及发展商确认证明送交公司，进行合约签署程序。程序文件33、文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0签发人：第3页 共4页签发日期编制签发日期编制（四）若该外判工程为发展商（业主委员会）指定承包商，而无法按上述规定执行时，需注意如下事项：1.需有发展商（业主委员会）书面通知或指示。2.若由于种种原因无法获得发展商（业主委员会）书面证明，可以以会议纪要形式，但需发展商（业主委员会）签收确认。3.发展商（业主委员会）的正式签字或签收的证明或会议纪要原件与合同正本一同送公司审核，批准及签署。4.对发展商（大业主）一般工作人员推荐的承包商，将视作一般的投标单位处理，若价格及其他条件相同，可优先考虑。 三其他类合同（一）基本参照34、工程类合同的签署程序。（二）所参与的人员，除了公司负责人员，采购部及总部工程主管之外，还包括负责该合同所涉事宜的专职人员。（三） 书内容则根据外判项目的类别而定。例如，日常清洁标书内容包括：合约期限，合约范围，清洁工作基本要求，清洁用具，清洁费收取方式，对清洁人员之要求，合约转包及修改的要求，赔偿，合约中止及工作细则等。四采购单核准金额核准金额 工程部主管 采购人员 采购主管 财务 发展商（业主）0-2000 会 审 核2000以上 会 审 审 核 视管理合约规定02000 会 审 审 核 2001以上 会 审 审 审 核程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修35、改状态：0签发人：第4页 共4页签发日期编制签发日期编制五、采购流程签订合同特殊规定项目开发商业主委员会财务部进行采购程序：分为1 一般物料采购2 工程采购工程部主管采购人员20002000)指项目大型物料的采购，固定资产，工程施工及外判合同。由需求单位提出“工程请购单”，描述需求理由，施工日期，并必须符合预算项目及金额才可提出。3. 特殊性请购如请购项目不在预算额度内，或业主有指定供应商，品牌情况下，需另附业主委员会/发展商“会议记录”并经业主委员会/发展商代表签核相关文件，才可提出请购单。4.管理合约中特殊规定 如管理合约中有特殊规定需经开发商（业主委员会）审核确认的申请项 目，则无论金额36、多少均需开发商（业主委员会）签核相关文件，方可提出 请购。5.其他规定 如为同一工程之相关物料应视为统一份请购单，执行请购程序，不可分 开请购。二 请购单核准金额 核准金额 物业总经理 物业部工程经理 物业部主管 财务部 总经理 业主 0-1000 审核 核准 1001-5000 审核 审核 核准 5001以上 审核 审核 审核 审核 核准 特殊请购 审核 审核 审核 （审核） （审核） 核准程序文件文件名称编号：FD-CW-016财务部工程物品采购版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制三 工程部主管控管作业1. 为公司物业部请购作业作统一记录并管理2. 核查各全管项目请购是否37、有“异常”情况并针对“异常”情况提出疑问，必要时可直接退回物业主任。3. 依据专业判断，可建议合适供应商及品牌并在请购单上注明。4. 将符合请购制度的请购单转入采购部门，并作适当跟踪及联系。四 请购流程财务部500010005000总经理特殊项目业主程序文件文件名称编号：FD-CW-017工程物品验收制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一. 验收项目 1. 物料验收 2. 工程验收 (包括工程施工验收、设备验收、大型工具验收等)二 验收方式（一） 总金额于2000元以下（一般物料采购和小型工程）1. 由物业总经理督核，驻场工程主管执行验收，并填写“物料验收单”或“工程验收38、单”。2. 工程施工期内，应不定时查看施工质量及进度。3. 总部工程主管应不定时至现场查核。（二） 总金额大于20001. 由总部工程主管，物业总经理及驻场工程主管共同督核执行验收，并填写“物料验收单”或“工程验收单”。2. 工程施工期内，应不定时查看施工质量及进度。三. 特殊采购验收作业 （不论金额大小）1. 管理合约中明文规定，任何采购都应有开发商（业主委员会）同意，则任何验收事项都应经过开发商（业主委员会）验收核准。程序文件文件名称编号：FD-CW-017工程物品验收制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制四 审核标准金额驻场工程主管物业总经理总部工程主管开发商（业主委39、员会）0-2000审核2000以上审审核特殊性事项审审审核五验收如有不符项目，应按下列程序执行。1. 物料验收不符，应即时退货，并请厂商于期限内补送新货。2. 工程验收如不符合约要求事项，应即时请厂商停止施工，或重新施工，如过于严重应重新更换厂商执行工程。3. 填写验收单应详细说明：不符原因，处理方式，及应扣款项或索求赔偿等事项，以便财务部付款作业。4. 针对提供服务不符、品质差的厂商，采购人员及总部工程部，应加以记录，以便年度评审时，列入淘汰。程序文件文件名称编号：FD-CW-018财务部请采购流程版本：A修改状态：0签发人：第1页 共1页签发日期编制负责人员使用表单说明时点请购作业需求项目1. 物料请购单2. 工程请购单针对特殊事项、规定应附开发商（业主委员会）代表审核之相同证明文件随时采购作业公司采购部门1.物料采购单1.物料采购接单3日之内公司工程部2.工程采购单2.工程采购接单7-10日 公司工程部1.物料验收单1.物料验收管当天物业总经理验收作业驻场工程部2.工程采购单2.工程验收视工程施工情况分段验收开发商(业主委员会)代表请款作业驻场负责人员1.费用申请单每月25日2.付款明细表请款/付款管理制度付款作业公司财务部1.支票付款记录次月6日驻场财务人员请款/付款管理制度