1、传送TO：公司全体员工制拟FROM：行政中心主题：资料管理制度（共8页，本页为首页）备送：董事长室、总经理室备案文号：CK-ZDXXXX第008号总经办意见：制拟日期：XXXX-8-1总经理意见：XXXX服饰贸易公司资料管理制度第一章 总则第一条：目的为了加强公司资料的规范和统一管理，固化资源、有效保存，充分发挥相关资料的价值和作用，特制定本制度。第二条：适用范围XXXX服饰贸易有限公司。第二章 资料的定义及范围第一条：资料的定义 1.资料是指有存储和利用价值的文字类文档或材料。2.资料是公司日常经营管理活动中，对某项具体事项进行记录、陈述或总结的专门型文本或文字材料。第二条：资料的范围本资料2、管理制度，所界定的资料，具体包括：1.合同类文件；2.档案类文件；3.财务报表及原始账册类文档；4.公司日常公文、通知；5.各部门上报的申请、报告、请示、总结及计划方案类文档。第三章 资料的密级设置与说明第一条：资料的密级公司的资料根据其重要及保密程度，依次分为秘密、机密和绝密三个等级。第二条：密级的设置公司资料的密级，由行政中心根据文件、资料的具体情况设置。第三条：密级的说明 1.秘密：是指仅限于在公司内部流通、传阅或使用的资料；一般包括：公司的日常文件、通知、表格或活动方案等；通常用汉字加一颗“*”标注：秘密【*】。2.机密：是指仅限于公司中、高层管理人员（主管、部门经理、总监）知悉、流通3、传阅或使用的资料；一般包括：生产技术类资料、销售报表类资料、战略策划类资料或合同、档案类资料等；通常用汉字加两颗“*”标注：机密【*】。3.绝密：是指仅限公司决策层知悉、流通、传阅或使用的资料；一般包括：公司的发展规划、经营战略、预决算报表、经营收益报表等；通常用汉字加三颗“*”标注：绝密【*】。4.以上密级划分，只是常规划分和原则性规定，经主管部门、领导授权知悉或应用的部门和个人，不在上述密级的限制之列。5.秘密类资料，由行政中心限量发行；机密类资料，由董办（或总办）定量发行；绝密类资料，由制件部门单版发行。6.密级类资料，由行政中心严格登记、编码发行，使用部门或个人严禁私自复印；一经查实4、，公司将视具体情况，给予资料持有者严厉的行政处分和经济处罚。7.密级资料的保密原则：持密或知密者应该做到：“不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说，不该记录的不记录”。第四条：相关资料密级的具体界定1）绝密类资料包括：A.公司发展规划、经营战略、预决算报表、日常财务报表及经营收益报表；B.工资报表、高层薪资、股东股份比例、董事会决议。2）机密类资料包括： A.销售业绩报表、店铺数量、加盟商信息、订货会订货金额、货品库存报表； B.绩效考核结果、合同、档案、经营策划类资料、产品结构及生产技术类资料。3）秘密类资料包括： A.员工联络方式、内部办公电话、员工住址、员工基本信息； B.公司规章制度5、流程、日常文件、通知、表格或日常活动方案类资料。第四章 资料的管理和责任第一条：公司的合同类资料、财务类资料，经制件部门或行政中心确定密级后，由公司财务中心负责分类登记和保管。第二条：公司的档案类资料、日常公文及请示、总结、方案类资料，经制件部门或行政中心确定密级后，由行政中心或收件部门负责分类登记和保管。第三条：密级类资料的下发件，由使用的部门和对应的个人，负责分类登记和保管。第四条：对密级类资料的泄密、遗失或损坏，由对应的保管部门或个人承担责任；各级保管部门或个人，一旦发现保管的资料异常，应及时向行政中心报告；知情或隐瞒不报者，一经查出，公司将从严、从重处理。第五条：部门或个人对公司下发6、的密级类资料，使用完毕或暂不使用的，可以交至发放部门存档，统一保管。第六条：人事行政部根据董办、总办或行政中心的要求，承担部分资料的登记和保管责任。第五章 资料的借用、借阅和复制第一条：公司统一保管或已经存档的资料，具有使用权限的部门或交存部门，应办理相关手续后，方可借用、借阅或复制。第二条：借用、借阅或复制资料应填写资料借用(借阅/复制)申请单（见附件一），经主管部门或行政中心批准后，到保管部门办理。第三条：借用资料，应按时归还；借阅资料，应在保管部门内进行；复制资料，应按密级要求保管。第六章 资料的制作规范、流程及编号规则第一条：文字类资料的字体、字号及制作排版规则 1.公司的文字类资料一7、般用“宋体”字，正文部分一般用“四号”或“小四”，标题一般用“小二”“黑体”并“加粗”。2.文字资料一般应有“标题”和“落款”，“落款”包括行文部门和行文时间两个部分。3.文字资料的“标题”应居中，“落款”一般靠右对齐。4.文字资料的行距一般按电脑的默认设置，非特殊文本，不得变更文本的行距，以免行文过于密集和稀疏。第二条：正式发文公文的编号规则 1.公司发文，用公司公文的统一格式，冠“凯政字【XXXX】第XXX号”字样，位于行文标题与正文之间；“凯”是公司简称，“政字”指公司人事行政部发，【XXXX】指年号，“第XXX号”指发文顺序号。2.部门发文，用公司公文的统一格式，冠“凯财字【XXXX】8、第XXX号”字样，位于行文标题与正文之间；“凯”是公司简称，“财字”是部门简称，指公司财务部发，【XXXX】指年号，“第XXX号”指发文顺序号。第三条：合同类资料的编号规则 1.为了便于对公司各种合同的管理，可以对公司各类合同进行编号管理。2.按各部门签定的合同，冠“凯生字【XXXX0808001】”字样；“凯”是公司简称，“生字”是部门简称，指公司生控中心签，“XXXX0808”：是指签约的年月日编码；“001”是指合同的累积顺序号。第四条：公司内一般性常规资料，不需要编号；各部门发文编号要慎重，严禁随意乱编，导致无法存档和索查。第五条：发文流程1.公司发文，由人事行政部拟稿，经行政中心审核9、后，报董事长（或总经理）审批。2.部门发文，由发文部门拟稿，经部门负责人审核后，报行政中心审批。3.发文审批稿经主管领导批准后，由人事行政部组织发文，审批件人事行政部存档。4.人事行政部发文清样制作后，交由部门负责人校对、复核，复核无误，由行政中心（或发文部门）加盖印章，人事行政部按发放范围，进行印制、登记和发放。5.凡公司正式发文，行政中心必须留底存档一份备案（不含审批件）。第七章 资料的保存期限及销毁第一条：一般资料的保存期限为六个月；密级类资料的保存期限，由董办、总办或行政中心根据具体情况确定。第二条：一般资料的销毁，是在保存期满后，由保管部门申请，经行政中心批准后进行；密级类资料的销毁10、，在保存期满后，由保管部门申请，经行政中心审核，报董事长、总经理批准后进行。第八章 附则第一条：本制度经董事长、总经理批准后，自发布之日起执行。第二条：本制度由人事行政中心修订、解释和监督执行。第三条：附件 1.附件一：资料借用(借阅/复制)申请单资料借用（借阅/复制）申请单填写时间：申请人姓名所在部门担任职务申请类型【 】借用资料； 【 】借阅资料； 【 】复制资料。申请资料名称申请资料用途直接上级意见审批意见办理情况 经办人：2.附件二：发文申请单发文申请单填写时间：发文申请部门发文申请人申请发文时间拟稿人发文目的标题： 称呼：正文： 落款： 时间：发放范围抄报单位部门负责人意见总经办审核意见主管领导审批意见