1、北京炎黄盈动科技发展有限责任公司中信产业投资基金管理有限公司财务报销系统需求分析及设计书(版本:1.0)北京炎黄盈动科技发展有限公司文档日期 2010年8月文档编号： RD-0001中信产业投资基金管理有限公司 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司授权代表确认： 授权代表确认： _ _ 日期： 日期： 文档修订记录序号版本号修订日期修订概述修订人审批人备注11.02010/10/19薛鹏文档分发记录序号版本号分发目的地分发日期备注11.0需求设计确认2010/10/20目 录目 录41.引言61.1编写目的61.2适用范围61.3预期的读者61.4术语、定义和缩写62.项目概述72.1项目范围732、.需求概述83.1.基本档案83.1.1 业务需求83.1.2设计方案93.2.报销业务103.2.1业务需求103.2.1.1费用报销103.2.1.2商务卡报销133.2.1.3报销审批流程及权限153.2.2设计方案173.2.2.1基础数据173.2.2.2费用报销213.2.2.3商务卡报销303.2.2.3.1消费数据导入303.2.2.3.2商务卡报销313.3.对公付款353.3.1业务需求353.3.2设计方案363.3.2.1对公付款363.3.2.2待摊费用363.4.费用预算40原型业务描述40需求分析40设计方案403.5.分析报表413.5.1报表权限控制413.53、.2报表-商务卡消费记录413.5.3报表-报销统计423.5.4报表-部门费用明细表423.5.5报表-项目费用明细表423.5.6报表-预算查询汇总表423.5.7报表-付款统计423.6.与NC集成433.7.特殊调整说明433.8.系统上线事项431. 引言1.1编写目的本文档详细描述中信财务报销系统必须满足的需求及操作方式，作为本项目的项目管理人员、系统设计人员、编码、实施和测试人员以及与本项目相关的其他人员开展工作的基础和依据，同时也界定了本项目的工作内容和目标。1.2适用范围本文档适用于中信报销各功能模块及流程的描述，为后阶段进行详细设计、实施与开发提供了依据及参考。1.3预期的4、读者本文档的读者包括参与本项目的中信相关人员、用友、炎黄盈动的项目管理人员、系统设计人员、编码、实施和测试人员，上述读者可以通过阅读本文档对将要开发的经营核算系统有一个全面、详细的了解和认识。1.4术语、定义和缩写2. 项目概述2.1项目范围序号子系统功能模块功能简述1基本档案岗位分类2员工岗位信息3费用类型4费用类型明细5报销标准6区域城市7协议酒店8审批退回9报销代理10项目维护11财务报销费用报销12商务卡消费导入13商务卡消费报销14对公付款对公付款15待摊费用16费用预算部门预算17分析报表商务卡消费统计18报销统计19付款统计20部门费用统计21项目费用统计22部门预算统计23现金5、收款24汇率查询3. 需求概述3.1. 基本档案3.1.1 业务需求包括组织结构、人员档案、币种、核算项目、结算方式等l 组织结构、人员档案由HR系统获取（姓名，员工编号，所属部门，职级等基本信息）l 其他部分基本档案整理如下：币种币种人民币港币美元欧元会计科目详细请参照中信提供的财务会计科目结算方式结算方式现金现金支票转账支票网上银行汇款支票购汇商务卡项目可根据项目编号查询目前中信需要核算的项目主要是投资项目。在投资项目的管理上，中信有项目名称和编码管理办法，主要参照这一制度对项目进行整理。这个制度的主要内容包括：u 项目编码由九位数字构成，第一位表示项目属于公司哪个基金，由一位大写英文字母6、表示，A表示绵阳基金，B表示外币基金，以此类推；第二位表示公司的哪个项目组，由一位阿拉伯数字表示，如“1”表示投资一部，“2”表示投资二部，以此类推；第三至六位表示项目入库日期，由四位阿拉伯数字表示，如“1005”表示2010年5月入库；第七至九位表示该项目在其所在项目组的序号，序号按照入库时间依次排列，相当于流水号。如，A11005026，表示投资一部2010年5月入库的绵阳基金项目，该项目是投资一部入库的第26个项目。u 如有绵阳基金和外币基金共同投资的项目，项目编码第一位字母将不同于分别代表绵阳基金和外币基金的字母，如“X”。3.1.2设计方案组织结构、人员档案：由HR系统实时获取组织结7、构 ： 部门名称人员档案 ： 姓名，员工编号，所属部门，职级，是否是部门负责人3.2. 报销业务3.2.1业务需求报销业务类别分两种：费用报销和商务卡报销。3.2.1.1费用报销费用报销，是指员工在因公消费时，首先垫付费用，然后回公司报销的情况。现金报销主要集中于以下几类，并且公司规定了不同的报销标准。差旅费（含住宿、交通、餐补、市内交通、外省市内交通、洗衣、订票、业务招待等）业务招待费通讯费交通及餐饮补助图书行政费用（会议活动、礼品、办公用品、研究报告、保洁等）a差旅费包含了出差过程中所有的费用，包括交通、住宿、餐饮补助、住酒店发生的洗衣费、火车订票费、出差时发生的业务招待费等。 交通费实报8、实销。不同职级的交通工具乘坐标准，如头等舱还是经济舱、火车软硬卧等。 住宿费n 标准：总监及以上职级其他职级国外出差实报实销实报实销港澳地区实报实销不高于2000港币国内（北京上海广州深圳）实报实销不高于1500人民币国内（其他城市）实报实销不高于1000人民币n 城市协议酒店：1. 国内出差首选协议酒店，如果出差城市没有协议酒店，则按以上标准；2. 如果有协议酒店，总监及以上职级实报实销，其他职级标准与协议酒店哪个低按照哪个标准报销。n 报销出差住宿费，必须提交宾馆出具的住宿水单。否则需董事长审批。 洗衣费出差超过3天，可以按50元/天的标准报销。 餐饮补助国外出差每餐不高于30美元港澳地区9、每餐不高于150港币国内每餐不高于100人民币说明：n 餐饮补助一天报两次（午餐、晚餐），不限职级。 业务招待费出差期间发生的业务招待费，在差旅费中一同报销。如果当天的午餐（或晚餐）发生了业务招待费，则当次午餐（或晚餐）不能报销。标准参照业务招待费标准。总监及以上职级其他职级港澳地区600/人300/人中国内地400/人200/人国外实报实销实报实销 其他费用出差过程中发生的其他费用，包括酒店上网费、火车订票费等，据实报销。b业务招待费总监及以上职级其他职级港澳地区600/人300/人中国内地400/人200/人国外实报实销实报实销说明：n 每次业务招待费报销，要在单据上注明当次招待的人数。c10、通讯费总监及以上职级实报实销前台人员600/月中后台人员300/月秘书人员200/月说明：n 黑莓手机均实报实销。n 以上标准限一部手机和一部座机。n 新入职员工，当月标准根据实际入职天数，以公式（入职天数/当月总天数x月标准），计算实际标准。n 单月一次性结算。n 可以一次报几个月的。不超过一年（限当年，1月份只能报去年12月份的）d交通及餐饮补助交通费1000/月餐饮费1000/月说明：n 这两个标准是每月固定的，单月一次性结算。n 可以一次报几个月的。要在备注说明。不超过一年（限当年，1月份只能报去年12月份的）。n 新入职员工，当月标准根据实际入职天数，以公式（入职天数/当月总天数x月11、标准），计算实际标准。n 不受出差影响e图书书款1000/年说明：n 一年只能报一次。n 新入职员工，根据实际入职月份及天数，以类似于通讯费的方式计算实际应报标准。f行政类费用其他一些研究报告费、保洁、会议活动、礼品、办公用品，根据实际情况报销。g特殊说明汇率：所有报销均为多币别，录入金额以所选币别为准，但需要报销人/经办人 录入汇率，系统自动折算成人民币。费用分摊：所有费用都要有 项目、公司、部门、个人 的分摊3.2.1.2商务卡报销员工出差时，持商务卡支付住宿、招待等费用，回来后填报销单。财务接收银行提供的商务卡消费账单，与员工报销单进行核对。账单上因公发生的费用，按报销业务处理；不属于因12、公支出费用，财务部报董事长同意后，在工资中扣除。商务卡账单一般会在每月的6号或7号，付款截止到每月23日。账单寄到后，财务人员做付款单，审批通过后，经网银划款给银行。出纳人员每月下载商务卡消费数据，汇入系统，系统需要能满足以下需求：1. 导入商务卡消费数据（人工下载txt文件、并转成excel文件导入系统）2. 商务卡数据360度查询，能按照姓名、日期、未/已报销 等各种条件查询3. 商务卡自动过汇，不需要做汇率处理。商务卡消费记录卡号持卡人姓名持卡人英文名员工编号交易摘要交易日期记账日期交易国别交易币种交易金额记账币种记账金额外币折算日商户类别代码授权号收单号3.2.1.3报销审批流程及权限13、报销流程：审核权限：(1) 部门负责人：标准、预算规定内的 差旅费、业务招待费、个人(通讯、交通、餐费、图书计划) ，部门负责人审核通过后，无需总裁、董事长审核。(2) 董事长：基金项目投资款、基金资产分配、支付管理费、支付基金销售费用超预算、超标准(刘总、吴总)；礼品和各种预存费用；财务对公付款；人力资源费用；费用归属为总裁的报销；其他总额超过50W的费用付款；(3) 总裁：基金项目投资款、基金资产分配、支付管理费支付第三方中介机构的服务费(会计师、律师、咨询、研究报告、会员费)；固定资产采购、装修房租IT费用（网络，黑莓费用）；董事长发生的费用；部门负责人发生的费用超预算、超标准其他超过514、W的3.2.2设计方案3.2.2.1基础数据 方案说明 ：n 财务基础数据，OA-报销与NC-财务 维护分工B 集成开发H：OA-报销NC-财务区域城市科目协议酒店科目与费用类型的对应关系费用类型同步NC公司费用类型明细同步NC币种同步OA投资项目同步NC结算方式同步OA岗位分类客商档案同步OA员工岗位信息银行类别同步OA报销标准付款银行及账号同步OA报销代理设置收款银行及账号同步OA审批退回内部项目同步OA所属基金扣薪类型同步OA分摊类型同步OA待摊明细同步OA交通工具同步OAn 报销标准设定：依据费用类型、区域、岗位分类设定报销标准，并且可以灵活到人，不局限于HR系统中人员所属序列、部门等15、，实现步骤：（1）创建岗位分类（2）设定每个人所属的岗位分类（3）针对费用类型、区域、岗位分类 设定标准 基础数据维护设计功能功能说明字段字段说明角色岗位分类设定岗位分类分类名称如：总监及以上，总监以下，前台人员，中后台人员，秘书人员等，全部（选择此分类，即不做岗位限制）财务员工岗位信息A 开发M1. 设定员工对应的岗位分类，报销时以此判断对应的标准2. 可修改，无新增、删除3. 数据来源于员工表员工编号来源于HR系统（正式员工），不可维护 财务员工姓名所属部门职级岗位分类来源于“岗位分类”维护费用类型删除时，同步删除明细及报销标准A 开发L编码不可维护名称费用类型明细删除时，同步删除报销标准16、中该费用类型的设定所属费用类型编码下拉列表财务编码不可维护名称已有的费用类型（比如差旅-住宿），名字不可修改分类付款（在付款中可选）、报销（在报销中可选）审核权限总裁、董事长费用是否到人是、否报销标准1. 按照区域、岗位分类 设定报销标准2. 交通补助等，不需要设定岗位和区域的，则选择“全部”表头：生效日日历（主表）财务子表：费用类型来源于“费用类型”维护子表：岗位分类来源于“岗位分类”维护子表：区域来源于“区域城市”维护子表：币种来源于“NC-币种”子表：金额区域城市城市名称1. 全部（不做区域限制）2. 国外3. 港澳4. 内地国内各城市.(若国内城市未设定，则按“内地”计算)综合管理部，17、财务城市标记是，否（非城市）协议酒店1. 维护各城市协议酒店价格2. 综合管理部修改后，需要财务审核方能生效表头：城市来源于“区域城市”中的城市，城市标记为“否”综合管理部，财务财务C 开发M表体：酒店子表：金额子表：生效日报销代理设置设定秘书负责的报销人秘书综合管理部财务报销人审批退回退回分类财务投资项目后续处理方式：投资系统转入项目编码手动输入部门综合岗，投资部总监审批C开发M项目简称手动输入项目全称手动输入所属部门项目总监项目经理所属基金来源于“基金维护”客户项目阶段最后更新人 系统扩展性说明决定系统扩展性的数据：员工，部门，系统角色，岗位分类，费用类型，付款类型，报销标准，区域城市，协18、议酒店，项目，供应商，结算方式员工，部门，系统角色，岗位分类，区域城市，协议酒店，项目，供应商，结算方式 可随时维护（增、删、改），付款类型，无限制费用类型，报销标准：目前已有的（设计阶段定义的）费用类型：1. 报销时，对应的字段可以灵活定义；2. 可以检查该费用类型对应的报销标准 及 预算；之后新增的费用类型：1. 无法定义该类型对应的字段。解决办法显示固定的字段2. 可以检查预算，但无法检查是否超标准新增的费用类型，可以在报销标准中设定标准，在报销时，显示该报销标准，人为判断是否超标3.2.2.2费用报销 适用范围：差旅费，业务招待费，普通费用报销（月定额：通讯，交通补助） 报销流程 ： 19、设计描述节点1经办人录入表单权限全部可编辑办理角色：秘书规则及界面操作说明：详见：界面设计及规则（一）：经办人、报销人备注信息：(办理动作名称) 暂存 暂时保存 办理 提交报销单给报销人确认节点2报销人审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：报销人规则及界面操作说明：确认数据备注信息：(办理动作名称) 暂存 暂时保存 办理 依据选择项（1）通过（2）退回 发送给部门负责人或退回给秘书，若当前报销人是部门负责人或董事长，则直接到总裁A 开发（规则判断）H节点3部门负责人审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：费用承担部门的部20、门负责人A 开发H规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）批准（2）驳回 发送给总裁或退回给秘书 系统依据规则自动判断是发送给总裁、董事长或是到财务负责人A 开发（规则判断）M,详见“审核权限”说明节点4总裁审批表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：总裁规则及界面操作说明：1. 审核数据2. 若是因为超标准 或 预算，而到该节点，则显示出该信息备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）批准（2）驳回 发送给董事长或退回给秘书 系统依据规则自动判断是发送给董事长或是到财务负责人A 开发（规则判断）M，详见“审核权限”21、说明节点5董事长审批表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：董事长规则及界面操作说明：1. 审核数据2. 若是因为超标准 或 预算，而到该节点，则显示出该信息备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）批准（2）驳回 发送给财务负责人或退回给秘书节点6财务审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：财务部门负责人规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给出纳或退回给秘书节点7付款表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：财务出纳规则及界面22、操作说明：付款（结算方式、驳回原因）备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）完成（2）退回 结束流程或退回给财务负责人节点8付款-审核发送表单权限1. 更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况2. 据结算方式-是否需要网上付款 判断是否执行此节点办理角色（人）：财务部门负责人规则及界面操作说明：付款备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）完成B NC资料M（2）退回 结束流程或退回给财务负责人 界面设计：经办人数据录入+审核界面经办人数据录入待处理报销单界面报销单录入界面报销单号：自动生成，规则 年月-流水号新增弹出窗口进行数据录入操作说明：1. 选择费用类型后，会23、动态显示该费用类型对应的字段A 开发H，参照“费用类型对应字段”2. 针对目前已有费用类型，需要做标准及预算检查A 开发M；新增的费用类型，只做预算检查费用分摊1. 是否分摊：选择分摊B 开发（费用承担人在NC中的引用或所属关系）M，显示如上界面 2. 新增，在弹出的界面中输入要分摊的费用，及相应的费用承担检查：A 开发（对应生效日）H3. 费用分摊完后，需要点击保存，检查分摊费用与总费用（折算后人民币）是否一致4. 修改时，若是分摊，需要将“公司，费用归属部门，项目名称，费用承担人”清空；若是不分摊，需要将分摊的数据情况5. 据费用类型明细，判断是否到人6. 标准及预算数据录入后界面1. 点24、击暂存，在费用清单下，依据费用类型显示汇总金额A 开发L2. 点选一笔数据，可以对数据进行修改3. 说明：若公司、费用归属部门、项目名称 为空白，则表示未进行费用分摊；若为空白，则表示进行费用分摊，点选“费用分摊”处的“详细列表”可以查看对该笔费用的分摊，如下界面：审核界面部门负责人、总裁、董事长、财务 审核界面1. 点选数据，弹出明细窗口2. 财务负责人、出纳，并可修改结算方式3. 总裁、董事长、财务可在弹出的界面中，针对每笔数据，进行说明，并在如上界面的“财务审核”处显示4. 针对费用类型进行金额汇总费用类型及对应字段：费用类型字段类型内容差旅-交通开始日期日历盒结束日期日历盒出发地下拉选25、择框来源于“区域城市”维护目的地下拉选择框来源于“区域城市”维护交通工具下拉选择框火车软卧|火车硬卧|火车硬座|飞机|汽车差旅-住宿开始日期日历盒结束日期日历盒地点下拉选择框来源于“区域城市”维护差旅-餐补开始日期日历盒结束日期日历盒餐补次数数字差旅-市内交通费开始日期日历盒结束日期日历盒差旅-外省市内交通费开始日期日历盒结束日期日历盒差旅-其他（上网、订票、洗衣费）开始日期日历盒结束日期日历盒业务招待费日期日历盒地点下拉选择框来源于“区域城市”维护人数数字交通补助开始月结束月餐饮补助开始月结束月通讯费开始月结束月行政费用-会议日期日历盒地点下拉选择框来源于“区域城市”维护行政费用-办公用品日26、期日历盒行政费用-研究报告日期日历盒行政费用-礼品日期日历盒行政费用-保洁日期日历盒行政费用-其他日期日历盒图书年公共字段费用类型下拉选择框 来源于“费用类型”单据（张）输入框（数字）币种下拉选择框来源于“NC-币种”汇率输入框（数字）4位小数（预设为1）金额输入框（数字）两位小数折算后人民币不可编辑自动计算公司下拉选择框 来源于“NC-账簿”费用承担部门地址簿HR项目名称数据字典来源于“项目维护”费用承担人地址簿HR备注新增费用类型（除公共字段外）日期日历盒地点下拉选择框来源于“区域城市”维护检查规则A 开发M：针对已有费用类型（设计确定前），需要做标准及预算检查；新增的费用类型，只做预算检27、查（对应生效日） 汇率：所有报销均为多币别，录入金额以所选币别为准，经办人 录入汇率，系统自动折算成人民币（保留两位小数）。 差旅-餐补：系统判断规则，报销金额是否超标(出差地标准*手动录入的餐补次数) 洗衣费：“出差天数”大于3，人为判断，系统判断报销金额不可超标（起讫日期差*标准） 协议酒店：n 总监及以上不做检查，实报实销；n 总监以下，住协议酒店，按协议酒店报；有协议酒店，但未选择，哪个低按照哪个报（协议酒店+标准）；无协议酒店，按标准报 业务招待费：“报销金额”除以“宴请人数”的结果不可超报销人职级+宴请地对应的标准 业务招待费 与 差旅-餐补 抵消不做检查 月定额费用：通讯费、交通28、补助、餐饮补助按月标准进行控制，新进人员按照入职日进行折算。当月一次性结算。例如当月通讯费300，报250，但下月报销上限仍是300。可以一次报几个月的。不超过一年（限当年，1月份只能报去年12月份的）但某个月只能报销一次新入职员工，当月标准根据实际入职天数，以公式（入职天数/当月总天数x月标准）计算 图书计划：按照年标准控制，一年报一次 审核权限 依据费用类型，系统自动流转到不同环节部门负责人 ： 1. 本部门所有报销。2. 标准、预算规定内的 差旅费、业务招待费、个人(通讯、交通、餐费、图书计划)，部门负责人审核通过之后，直接到财务。部门负责人审核完成以后，系统判断若属于以下状况，流程转向29、总裁或董事长董事长 ： 1. 超预算、超标准；2. 费用归属为总裁的报销3. 其他总额超过50W的费用付款；4. 对公付款：据“付款类型维护”中的设定，系统自动判断是否经董事长审核（项目投资款、基金资产分配、管理费、基金销售费用、礼品、预存费用、人力资源）总裁 ： 1. 董事长发生的费用2. 部门负责人发生的费用3. 超预算、超标准4. 其他超过5W的5. 对公付款：据“付款类型维护”中的设定，系统自动判断是否经总裁审核。（项目投资款、基金资产分配、管理费、会计师费、律师费、咨询费、研究报告费、会员费、固定资产采购、装修款、房租、IT费用）3.2.2.3商务卡报销设计方案说明1. 财务导入商务30、卡消费数据，每月一次，状态：未处理2. 报销：a) 经办人选择报销人+月份后，带出该人该月的消费数据b) 选中一笔数据，在弹出界面中，设定报销种类：全报销、部分报销、全扣薪c) 选择全扣薪时，可录入备注字段；选择全报销、部分报销时，设定费用类型，并补录其他字段d) 费用分摊与普通报销一致e) 提交后，以上数据状态为“报销中”f) 审核驳回：状态全部变更为“未处理”g) 审核通过后，更改数据状态：全报销已报销 部分报销已报销扣薪全扣薪已扣薪3. 流程：a) 与商务卡一致4. 凭证生成：a) 一张报销单生成一张凭证，报销单的费用分摊、扣薪对应凭证中的分录设计功能功能说明字段字段说明角色消费数据导入31、人工下载txt文件，并转成excel文件后，按月导入系统年度（主表）财务月份（主表）比对txt（子表）不可编辑状态（子表）不可编辑1. 导入数据，默认为 未处理 2. 包括：未处理、报销中、已报销、已扣薪、已报销扣薪 商务卡报销一笔消费数据：1. 全额报销2. 部分报销各自生成凭证参考上面设计方案说明3.2.2.3.1消费数据导入界面设计 ：选择年度、月份，导入数据，状态为“未处理”（不可维护），每月导入A 开发L一次3.2.2.3.2商务卡报销 报销流程 ：同现金报销流程 设计描述 ：节点1经办人录入表单权限全部可编辑办理角色：秘书规则及界面操作说明：1. 选择 报销人 及 月份，暂存后，带32、出A 开发M该人、该月的商务卡消费记录（状态：未处理）2. 可删除 或 新增 数据，“追加记录”：在弹出的页面中，通过xml（交易日）数据字典带出导入的消费数据3. 点选一笔数据，设定该数据的 费用类型，并补充字段，进行数据分摊 或 部分报销4. 原有数据不可修改备注信息：(办理动作名称) 暂存 若子表中无数据，则带出该人、该月的商务卡消费记录；若有数据，则暂存页面数据 办理 提交报销单给报销人确认，将数据状态更新为“报销中”节点2报销人确认表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：报销人规则及界面操作说明：数据确认备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（133、）已确认（2）退回 发送给部门负责人或退回给秘书，若当前人员为部门负责人A 开发L，则直接到总裁节点3部门负责人审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：费用承担部门负责人规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给总裁或退回给秘书 系统依据规则自动判断A 开发L是发送给总裁、董事长或是到财务负责人节点4总裁审批表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：总裁规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给董事长或退回给秘书 34、系统依据规则自动判断A 开发L是发送给董事长或是到财务负责人节点5董事长审批表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：董事长规则及界面操作说明：1 审核数据2 若是因为超标准 或 预算，而到该节点，则显示出该信息备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给财务负责人或退回给秘书节点6财务审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：财务部门负责人规则及界面操作说明：1 审核数据2 若是因为超标准 或 预算，而到该节点，则显示出该信息备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给出纳35、或退回给秘书节点7付款审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：财务出纳规则及界面操作说明：录入付款数据（驳回原因）备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）完成A 开发（薪资）L（2）退回 结束流程或退回给财务负责人 界面设计：经办人 录入数据经办人录入录入界面1. 报销单号：自动生成，规则 年月-流水号2. 显示字段：参考普通报销界面导入商务卡消费记录1. 选择 报销人 及 月份，暂存，则带出该人、该月的商务卡消费记录（状态：未处理）2. 无新增、删除补录数据1. 点击一笔数据，商务卡数据作为参考数据显示在最上面2. 设定报销类别：全报销、部分报销36、全扣薪3. 设定该数据的 费用类型，并补充字段4. 费用类型对应的字段、费用分摊A 开发M与普通费用报销一致5. 报销金额 字段：全报销人民币B NC凭证资料H金额 部分报销手动录入6. 保存时，对费用标准及金额进行检查A 开发M提交检查通过后，更新状态为“报销中”审核界面与费用报销一致若驳回，状态变更为“未处理”审核通过后，更改数据状态：全报销已报销 部分报销已报销扣薪 全扣薪已扣薪3.3. 对公付款3.3.1业务需求对公付款大致上分为业务、行政等几个方面。一般来说，由经办人填付款单，根据公司规定的流程，不同的费用走不同的流程审批，通过后财务到网银进行录入，由财务经理审核后完成付款操作。项37、目类的费用记其他应收款，有的挂绵阳基金账，有的是香港公司，有的是外币基金。如果是绵阳基金的费用，需要注明咨询费、律师费等。飞机票付款，与航空公司月结。首先秘书做付款单，另外有一个机票明细的电子表格；付款审批通过后，电子表格汇总到财务。财务在付款时，首先要分清是中信产业基金的还是绵阳基金的，之后才会进行付款。l 付款流程申请人（填单）部门负责人（审核）总裁（审核）董事长（审核）财务审核付款付款-审核发送若结算方式为支票，发给出纳（经办人领取支票后，流程结束）若结算方式为购汇，发给出纳（出纳录入汇率，折算成RMB）若结算方式为网银，发给财务负责人（网银支付后，确认无误，结束流程）l 需求重点付款单38、上要反映出必要的信息，包括反映银行账号信息，银行户名，项目。对公付款，需要有币种，经办人录入的是当前币别的金额，到财务出纳时会手动录入汇率，计算出人民币，凭证是用人民币金额。付款单提供明细，可以在一个单子上反映总额和明细信息。经办人填付款单的时候，有时候会有内容填错，如银行账号；财务在进行网银付款后，银行退回；这个时候要能够将原出错的付款单退回，由经办人重新填付款单，重新付款。有些付款发票没有及时送到，经办人要在付款单备注上说明，并解释原因；到财务付款的时候，要能确认是否有发票；没有发票的，设置三天预警来提醒经办人索取发票。财务要能够查到发票到达情况。3.3.2设计方案3.3.2.1对公付款付39、款时，费用分摊三种选项：费用分摊，待分摊，不分摊n 费用分摊：可进行费用分摊，录入或导入excel，付款金额不可输入，而是各部门的承担金额的加总n 待分摊：后续通过费用确认，进行费用分摊，付款金额手动录入n 不分摊：不进行费用分摊 付款金额手动录入付款与签报的关联A 开发H：分为两种 ： 1. 独立付款，无需写签报2. 签报与付款单同时填写3.3.2.2待摊费用对已付款（比如礼品款），进行费用分摊，需要生成凭证，冲销对应科目的付款费用确认：表头同付款，流程：经办人财务 设计描述节点1申请人录入表单权限除付款银行、付款账号、汇率其他都可编辑办理角色：申请人规则及界面操作说明：新建付款单详见：界面40、设计备注信息：(办理动作名称) 暂存 暂时保存 办理 提交付款单给报销人确认节点2部门负责人审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：费用承担部门负责人规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给总裁或退回给申请人 系统依据规则自动判断A 开发L是发送给总裁、董事长或是到财务负责人节点3总裁审批表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：总裁规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给董事长或退回给申请人 系统依据规则自动41、判断A 开发L是发送给董事长或是到财务负责人节点4董事长审批表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：董事长规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给财务负责人或退回给申请人节点5财务审核表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：财务部门负责人规则及界面操作说明：审核数据备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）同意（2）退回 发送给出纳或退回给申请人节点6付款表单权限录入汇率，自动折算成人民币，选择付款银行及账号办理角色（人）：财务出纳规则及界面操作说明：付款特殊标记42、：是否已提供发票（提供之后，方可结束流程）备注信息：(办理动作名称) 办理 依据选择项（1）完成（2）退回 发给给财务负责人或退回申请人节点7付款-审批发送表单权限更新最后完成批阅人和最后批阅时间，并填写批阅情况办理角色（人）：财务出纳/财务负责人规则及界面操作说明：据结算方式-是否需要网上付款 判断是否执行此节点备注信息：(办理动作名称) 办理B 凭证H 结束流程 界面设计n 对公付款经办人数据录入录入界面付款单说明：1. 付款单号，自动生成，规则 年月-流水号2. 付款类型：取自“付款类型”3. 付款银行、付款银行账号为财务填写，取自“NC-付款银行及账号”4. 财务可更新 汇率、结算方式43、是否有发票5. 财务录入汇率后，点击暂存，自动计算折算后的人民币，包含费用明细中的折算后人民币6. 费用分摊选择待摊A开发M时，需要设定选择具体的明细付款单与签报：流程走向，有两种方案：方案一：按照公文分类走申请人选择 需要xxx审核(1)申请人不清楚 何种付款 走何种审批流程公司制度，并且有档案管理员审核；*找财务问*(2)档案管理员审核公文分类是否正确，但是否有此情况：某些财务付款，不能让档案管理员看。方案二：按照付款类型走1.需要财务设定每种付款类型，对应的审核权限：总裁，董事长2.新增的付款类型，只能做角色控制，不能做金额控制：前者可以作为制度定义费用明细点击追加记录，弹出如下界面，44、录入明细，也可用excel导入审核界面审核界面与录入界面一致，但不可修改n 费用确认A 普通费用确认+iPhoneH经办人数据录入数据送财务审核后，送NC生成凭证B NC资料M3.4. 费用预算原型业务描述对于日常发生的费用，每年编制一张费用预算表，用来对各种费用进行预算控制。需求分析重点需求：在各种费用报销时，要能控制到各种费用是否超预算；如果超预算，需要走特殊的审批流程。需求分析：系统可以根据部门或科目对费用进行预算控制。审批方面，设置多个审批流，系统判断不超预算或者超预算，进入到不同的审批流。设计方案预算审批开放给财务维护，维护内容内容：年，部门，费用类型，预算金额3.5. 分析报表3.45、5.1报表权限控制个人查看个人的；部门负责人查看本部门的；财务查看全部的3.5.2报表-商务卡消费记录条件输入报表明细通过图表展示报表3.5.3报表-报销统计需求说明：可按照时间、部门、员工查询统计，审批完成的报销明细 及 汇总金额样式参考报表-商务卡消费记录3.5.4报表-部门费用明细表需求说明：归入本部门的费用，如报销、付款、办公用品及礼品领用的费用样式参考报表-商务卡消费记录3.5.5报表-项目费用明细表需求说明：归入本项目的费用，如报销、付款、办公用品及礼品领用的费用样式参考报表-商务卡消费记录3.5.6报表-预算查询汇总表需求说明：查看某个部门的预算金额及剩余金额样式参考报表-商务卡消费记录3.5.7报表-付款统计需求说明：可按照时间、部门、员工查询统计，审批完成的付款及汇总金额样式参考报表-商务卡消费记录3.6. 与NC集成详见财务报销与NC集成方案，作为单独设计文件进行确认签署3.7. 特殊调整说明需要统一调整内容 ： 表单样式以与鲜磊确认为准子表-追加记录新增办理提交3.8. 系统上线事项本次项目是年终启用，之前剩余费用的处理方式，在上线前处理完成，后续统一按照新制度（即该系统）进行报销共43页 第43页